Valiokuntien ja jaostojen lausunnot Sipoo-talon toimintaja hinnoittelumallista sekä vastaukset niihin

Transkriptio

1 1 (9) Valiokuntien ja jaostojen lausunnot Sipoo-talon toimintaja hinnoittelumallista sekä vastaukset niihin Vapaa-ajanjaoston lausunto: Lausuntopyyntö/Sipoo-talon toimintaja hinnoittelumalli / Begäran om utlåtande/verksamhetsoch prissättningsmodell för Sibbohuset VAPJAOS 15 Vapaa-ajanjaosto/Fritidssektionen Valmistelija / Beredare: kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö/kultur- och fritidschef Anne Laitinen, anne.laitinen(at)sipoo.fi Kunnan johtoryhmä pyytää mennessä lausuntoa oheisesta Sipoo-talon toimintaja hinnoittelumallista. Lausunnot osoitetaan kunnanhallitukselle, joka tekee päätöksen mallin hyväksynnästä ja käyttöönotosta. Toiminta- ja hinnoittelumallissa kuvataan toiminnan ja hinnoittelun keskeisimmät periaatteet. Vuokraamiseen liittyvät operatiiviset yksityiskohdat käsitellään myöhemmin valmisteltavissa vuokrausehdoissa. Sipoo-talo on valmisteilla oleva sähköinen portaali, jonka kautta kuntalaiset ja muut asiakkaat voivat varata Sipoossa sijaitsevia vuokrattavia tiloja ja tehdä tilavarauksia. Sipoo-talon portaali tulee jatkossa toimimaan kunnan tilojen lyhytaikaisen ulosvuokraamisen kanavana. Sipoo-talo on avoin kaikille toimijoille, joten mukana on kunnan omistamien tilojen lisäksi myös yhdistysten ja yksityisten tiloja. Portaalissa esitetään tiloista mahdollisimman kattava kuvaus, hinnat sekä tilan toimintaperiaatteet. Sipoo-talo on osa tekniikka- ja ympäristöosastoa, joka vastaa myös kunnan kiinteistöistä ja sisäisestä vuokrauksesta. Sipoo-talo-toiminnan keskeisin tavoite on, että asiakas löytää tilan tarpeisiinsa yhdistysten, seurojen ja yksityisten tarjoamista tiloista tai kunnan tiloista. Kunnan tiloissa Sipoo-talon kolmihenkinen tukitiimi tarjoaa muun muassa AV- ja tilajärjestelypalveluita. Sipoo-talo sopii kunkin tilan omistajan/haltijan/päävuokralaisen kanssa siitä, missä laajuudessa ko. tilaa halutaan vuokrata

2 2 (9) eteenpäin. Kunnan tiloissa kunkin tilan käytöstä päättää sen päävuokralainen ja päävuokralaisen toiminta on aina etusijalla. Omasta käytöstä yli jäävän, ulosvuokrattavaksi soveltuvan ajan osalta päävuokralainen voi antaa tilan vuokrattavaksi Sipoo-talon kautta. Sipoo-talon kautta vuokrattaessa kunnan tiloissa sovelletaan yhtenäisiä hinnoitteluperiaatteita. Näin taataan asiakkaalle helppo ja selkeä vuokrausmahdollisuus sekä vuokrausten selkeä hallinnoitavuus. Sipoo-talon roolina on toimia välittäjänä ja käytännön asioiden järjestelijänä tilan tarjoajan ja vuokraajan välillä, jotta asiakaskokemus olisi laadukas ja yhtenäinen ja jotta tilan tarjoajalla ei kuluisi ylimääräistä aikaa ja resursseja vuokrausjärjestelyihin. Sipoo-talo tilittää tilan vuokraamisesta saamansa tulot lyhentämättömänä päävuokralaiselle. Lausuntopyyntö 2 (2) Tekniikka- ja ympäristöosaston hallinto Sipoo-talo on yksi tekniikka- ja ympäristöosaston ns. induktioliesiprojekteista ja siten osa kunnan strategiaa parantaa kuntalaisten palvelukokemusta erityisesti digitaalisten välineiden avulla. Sipootalon portaali ja sitä kautta tapahtuva vuokraustoiminta käynnistyy hinnoittelumallin hyväksynnän ja teknisen valmistelun jälkeen kevään 2016 aikana. Liitteet/Bilagor: Liite / Bilaga 1/15. VAPJAOS: Sipoo-talon toimintaja hinnoittelumalli Liite / Bilaga 2/15. VAPJAOS: Hintaesimerkkejä ja vertailuhintoja yksityisten, yhdistysten ja seurojen Sipoossa vuokraamista tiloista Kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikön ehdotus Vapaa-ajanjaosto ei hyväksy Sipoo-talon periaatteita varsinkaan Topelius-salin osalta. Jaosto esittää, että Topelius-salia ei sisällytetä Sipoo-talo järjestelmään tässä vaiheessa. Mikäli Topelius-sali siirretään Sipoo-talon alaisuuteen, tulee alustavat varaukset kierrättää kulttuuripalvelujen kautta, ennen kuin tilajärjestäjät vahvistavat varauksen. Ulkopuolisille vuokrattaessa on oleellista että vahtimestaripalvelut sisältyvät Topelius-salin vuokraamiseen. Kultur- och fritidschefens förslag

3 3 (9) Fritidssektionen godkänner inte principerna för Sibbohuset, särskilt för Topeliussalens del. Sektionen föreslår att Topeliussalen inte inkluderas i systemet Sibbohuset i detta skede. Ifall Topeliussalen flyttas över till Sibbohuset, ska de preliminära reserveringarna gå via kulturtjänster innan lokalarrangörerna bekräftar reserveringarna. Vid uthyrning av Topeliussalen till utomstående är det viktigt att vaktmästartjänsterna ingår i uthyrningen. Päätös Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Beslut Föredragandens förslag godkändes enhälligt. Vastaus vapaa-ajanjaoston lausuntoon: Sipoo-talon ehdotettu toimintamalli perustuu puhtaasti vapaaehtoisuuteen, eli kukin tilan haltija voi antaa haluamaltaan osin ja itse valitseminansa aikoina hallitsemaansa tilaa vuokrattavaksi ulos Sipoo-talon kautta. Yhtäkään tilaa ei ehdotetussa mallissa siirretä Sipoo-talon alaisuuteen, vaan Sipoo-talon on määrä toimia ainoastaan tilojen välittäjänä niiltä osin kun on tilan haltijan kanssa sovittu. Kulttuuritapahtumien osalta on sovittu, että tehdyt varauspyynnöt kiertävät myös kulttuuripalveluiden kautta. Ehdotus on muiltakin osin valmisteltu tiiviissä vuoropuhelussa kulttuuripalveluiden kanssa. Lausunnossa ei esitetä korjaus- tai parannusehdotuksia ehdotettuun toimintaja hinnoittelumalliin, eikä esitykseen ole näin ollen lausunnon osalta tehty muutoksia.

4 4 (9) Suomenkielisen koulutusjaoston lausunto: KOULJAOS Suomenkielinen koulutusjaosto Valmistelija / Beredare: sivistysjohtaja Kurt Torsell, kurt.torsell(at)sipoo.fi Sivistysjohtajan ehdotus Suomenkielinen koulutusjaosto näkee tärkeäksi periaatteeksi sen, että päävuokralaisena oleva taho saa itse määrittää, missä laajuudessa sen vuokraamia tiloja vuokrataan eteenpäin, ja että päävuokralaisena olevan tahon toiminta on aina etusijalla. Näin voidaan varmistaa, ettei päävuokralaisena olevan tahon oma toiminta hankaloidu. Suomenkielinen koulutusjaosto katsoo tärkeäksi periaatteeksi myös sen, että yleishyödylliseltä yhdistykseltä tai vastaavalta, yleiseen etuun tähtäävältä ryhmittymältä, perittäisiin kokoustiloista yleistä hinnoittelua pienempää vuokraa. Suomenkielinen koulutusjaosto edellyttää, että varaus- ja maksujärjestelmä sekä kulunvalvonta on mahdollisimman helppokäyttöinen ja toimii niin, ettei hallinnollinen työ lisäänny. Sipootalon toiminta tulee arvioida ensimmäisen toimintavuoden jälkeen. Asian käsittely Puheenjohtaja Maarit Rope Janne Nickströmin kannattamana ehdotti seuraavaa lisäystä: Suomenkielinen koulutusjaosto suosittelee, että ulkopuoliseen käyttöön soveltuvat ja vapaina olevat tilat annetaan mahdollisimman laajasti Sipoo-taloon edelleen vuokrattavaksi. Puheenjohtaja totesi, että suomenkielinen koulutusjaosto yksimielisesti hyväksyi puheenjohtajan ehdottaman lisäyksen. Päätös Suomenkielinen koulutusjaosto näkee tärkeäksi periaatteeksi sen, että päävuokralaisena oleva taho saa itse määrittää, missä laajuudessa sen vuokraamia tiloja vuokrataan eteenpäin, ja että päävuokralaisena olevan tahon toiminta on aina etusijalla. Näin voidaan varmistaa, ettei päävuokralaisena olevan tahon oma toiminta hankaloidu. Suomenkielinen koulutusjaosto katsoo tärkeäksi periaatteeksi myös sen, että yleishyödylliseltä yhdistykseltä tai vastaavalta, yleiseen etuun tähtäävältä ryhmittymältä, perittäisiin kokoustiloista yleistä hinnoittelua pienempää vuokraa. Suomenkielinen koulutusjaosto edellyttää, että varaus- ja maksujärjestelmä sekä kulunvalvonta on mahdollisimman helppokäyttöinen ja toimii niin, ettei hallinnollinen työ lisäänny. Sipootalon toiminta tulee arvioida ensimmäisen toimintavuoden jälkeen. Suomenkielinen koulutusjaosto suosittelee, että

5 5 (9) ulkopuoliseen käyttöön soveltuvat ja vapaina olevat tilat annetaan mahdollisimman laajasti Sipoo-taloon edelleen vuokrattavaksi. Vastaus suomenkielisen koulutusjaoston lausuntoon: Päävuokralaisen toiminnon säilyminen etusijalla ja yleishyödyllisten yhdistysten ja vastaavien toimijoiden yleistä hinnoittelua pienempi vuokra ovat Sipoo-talon hinnoittelun keskeisiä periaatteita. Varaus- ja maksujärjestelmä rakennetaan mahdollisimman toimivaksi ja yksinkertaiseksi tavoitteena paitsi hallintotyön keventäminen, myös laadukas asiakaskokemus. Palautteen kerääminen, tehdyn työn arviointi ja toiminnan kehittäminen ovat laadukkaan palvelutuotannon kulmakiviä ja niitä tullaan hyödyntämään myös Sipoo-talon toiminnan osalta.

6 6 (9) Ruotsinkielisen koulutusjaoston lausunto: UTBSEKT 21 Svenska utbildningssektionen Valmistelija / Beredare: svensk undervisningschef Hannu Ollikainen, hannu.ollikainen(at)sibbo.fi Undervisningschefens förslag Svenska utbildningssektionen anser att det är en viktig princip, att huvudhyresgästen bestämmer i vilken utsträckning utrymmen hyrs ut och att huvudhyresgästens verksamhet prioriteras i förstahand. På detta vis kan man garantera att ordnandet av egen verksamheten inte försvåras. Svenska utbildningssektionen anser att det också är en viktig princip att man av allmännyttiga föreningar och grupperingar med allmännyttiga mål tar ut en lägre hyra för möteslokalerna. Svenska utbildningssektionen förutsätter att reserverings-och betalningssystemet samt passerkontrollen är så lätt att använda som möjligt och fungerar så att det administrativa arbetet inte ökar. Svenska utbildningssektionen förutsätter också att Sibbohusets verksamhet utvärderas efter det första verksamhetsåret. Beslut Föredragandens förslag godkändes enhälligt. Svar på svenska utbildningssektionens utlåtande: Centrala principer för Sibbohuset är dels att prioritera huvudhyresgästens verksamhet och dels att hyran för allmänyttiga föreningar och motsvarande ska vara lägre än vanligt. Reserverings- och faktureringssystemen kommer att göras så fungerande och enkla som möjligt och målet är att minska förvaltningsarbetet och förbättra kundbetjäningen. Insamling av respons, utvärdering av utfört arbete och utvecklande av verksamheten är hörnstenar i en kvalitativ serviceproduktion. Dessa kommer att utnyttjas och i Sibbohusets verksamhet.

7 7 (9) Sivistysvaliokunnan lausunto: SIVVLK Sivistysvaliokunta / Bildningsutskottet Valmistelija / Beredare: sivistysjohtaja/bildningsdirektör Kurt Torsell, kurt.torsell(at)sipoo.fi föreningar och sammanslutningar i Sibbo Sivistysjohtajan ehdotus Sivistysvaliokunta merkitsee jaostojen lausunnot tiedoksi saaduksi ja lausuu varhaiskasvatuspalvelujen osalta seuraavaa: Varhaiskasvatuspalvelut näkee tärkeäksi periaatteeksi sen, että päävuokralaisena oleva taho saa itse määrittää, missä laajuudessa sen vuokraamia tiloja vuokrataan eteenpäin, ja että päävuokralaisena olevan tahon toiminta on aina etusijalla. Näin voidaan varmistaa, ettei päävuokralaisena olevan tahon oma toiminta hankaloidu. Vapaa-aikajaoston esittämän lausunnon johdosta on saatu teknisen valiokunnan antama vastaus jonka sivistysvaliokunta merkitsee tiedokseen: "Sipoo-talon ehdotettu toimintamalli perustuu puhtaasti vapaaehtoisuuteen, eli kukin tilan haltija voi antaa haluamaltaan osin ja itse valitseminansa aikoina hallitsemaansa tilaa vuokrattavaksi ulos Sipoo-talon kautta. Yhtäkään tilaa ei ehdotetussa mallissa siirretä Sipoo-talon alaisuuteen, vaan Sipoo-talon on määrä toimia ainoastaan tilojen välittäjänä niiltä osin kun on tilan haltijan kanssa sovittu. Kulttuuritapahtumien osalta on sovittu, että tehdyt varauspyynnöt kiertävät myös kulttuuripalveluiden kautta. Ehdotus on muiltakin osin valmisteltu tiiviissä vuoropuhelussa kulttuuripalveluiden kanssa. Lausunnossa ei esitetä korjaus- tai parannusehdotuksia ehdotettuun toimintaja hinnoittelumalliin, eikä esitykseen ole näin ollen lausunnon osalta tehty muutoksia" Vastaus sivistysvaliokunnan lausuntoon: Päävuokralaisen toiminnan säilyminen etusijalla on Sipoo-talon keskeisimpiä periaatteita ja kaikesta Sipoo-talon kautta vuokrattavasta ajasta sovitaan päävuokralaisena toimivan tahon kanssa. Sipoo-talon toimintaja hinnoittelumallin perusta on tilojen varustaminen siten, että niiden omatoiminen käyttö on mahdollisimman yksinkertaista mm. lukituksen, kulunvalvonnan ja AV-laitteiden toiminnan suhteen. Tällöin henkilökunnan tarve on vapaasti asiakkaan määriteltävissä. Mikäli asiakkaalle

8 8 (9) on tarvetta koulutetulle tukihenkilökunnalle, on sitä Sipoo-talon kautta aina saatavissa. Toisaalta jos asiakas tulee toimeen ilman henkilökuntaa ei hänen sitä ole pakko ottaa, eikä hänelle siitä myöskään näin ollen koidu kustannuksia. Tämä malli mahdollistaa tilojen mahdollisimman laajan käytön ja toisaalta avaa useammalle mahdollisuuden tilojen käyttöön. Kunnan käytössä olevien periaatteiden mukaisesti kiinteistöjen käytöstä päättää niiden haltija/päävuokralainen. Näiden periaatteiden mukaisesti Topelius-salin käytöstä päättävät kulttuuripalvelut ja vapaa-ajan jaosto, Wessman-salin käytöstä koulu ja koulutusjaostot/sivistysvaliokunta ja Juhlatalon osalta tekniikka- ja ympäristöosasto sekä tekninen valiokunta. Mikäli tilan vuokrauksesta Sipoo-talon portaalin kautta sovitaan päävuokralaisen ja Sipootalon välillä, sovelletaan tilassa Sipoo-talon kautta tehtyjen varausten osalta kaikille tiloille yhteisiä Sipoo-talon periaatteita, jotka määrittää kunnanhallitus. Kunnalla on kymmeniä ulosvuokrattavia tai ulosvuokraukseen soveltuvia tiloja. Sipoo-talon on tarkoitus toimia jatkossa ensisijaisena sähköisenä kanavana Sipoon kunnan tilojen lyhytaikaisessa tilavuokrauksessa. Sipoo-talon toimintaja hinnoittelumalli lähtee siitä, että kaikkia tiloja tulee kohdella tasapuolisesti ja samoin periaattein. Topelius-salin tapahtumia, vuokrausta ja vuokraukseen liittyviä käytännön töitä voidaan hoitaa täysin kulttuuripalveluiden kautta ja olla sijoittamatta salia varattavaksi Sipoo-talon kautta mikäli näin halutaan. Tilojen antaminen vuokrattavaksi Sipoo-talon kautta on aina vapaaehtoista. Lähtökohta on, että Sipoo-talon kautta varattaessa tiloissa noudatetaan kaikille yhtenäisiä periaatteita. Kulttuuritapahtumien ja Topelius-salin tapahtumien osalta on alustavissa keskusteluissa sovittu, että Sipoo-talon portaalin kautta tehdyt varauspyynnöt voisivat kiertää myös kulttuuripalveluiden kautta. Näin kulttuuritapahtumien kokonaisuuden hallinta olisi kulttuuripalveluiden kannalta selkeämpää.

9 9 (9) Sosiaali- ja terveysvaliokunnan lausunto: SOSTEVLK Sosiaali- ja terveysvaliokunta / Social- och hälsovårdsutskottet Valmistelija / Beredare: Sosiaali- ja terveysjohtaja/social- och hälsovårdsdirektör Leena Kokko, leena.kokko (at) sipoo.fi Sosiaali- ja terveysjohtajan ehdotus Sosiaali- ja terveyslautankunta toteaa, että toiminta voidaan käynnistää suunnitelmien mukaisesti ja saatavien käyttökokemusten ja palautteiden perusteella toimintaa tulee tarvittaessa arvioida uudelleen. Social- och hälsovårdsdirektörens förslag Social- och hälsovårdsutskottet konstaterar att verksamheten kan starta enlig planerna och vid behov kan verksamheten bedömas på nytt på basis av användningserfarenhet och respons som mottagits. Päätös Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Beslut Föredragandes förslag godkändes enhälligt. Vastaus sosiaali- ja terveysvaliokunnan lausuntoon: Palautteen kerääminen, tehdyn työn arviointi ja toiminnan kehittäminen ovat laadukkaan palvelutuotannon kulmakiviä ja niitä tullaan hyödyntämään myös Sipoo-talon toiminnan osalta.