Provet Pet potilasohjelmisto Käyttöohje

Transkriptio

1 _ Provet Pet potilasohjelmisto Käyttöohje Finnish Net Solutions Oy 1/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

2 _ Sisällysluettelo 1. Yleistä Provet Pet ohjelmistosta... 4 Ohjelman tekijät... 4 Ohjelman omistusoikeus ja lisenssi... 4 Ohjelman tekniset vaatimukset ja ominaisuudet... 4 Päivitykset ja ylläpito... 4 Vastuu ohjelmiston toiminnasta Yleistä Provet Petin käyttöliittymästä Ohjelman päivittäinen käyttö (Provet -ohjelma)... 6 Ohjelman käynnistys Päivämuistio Potilaskäynnin kirjaaminen... 8 Eläimen lisäys... 9 Uuden käynnin aloittaminen Laboratoriotutkimukset Toimenpiteet Lääkitykset Rokotukset Stasu Terveystarkistukset Kutsut Hammastarkastukset Käynnin laskun tiedot Laskun määrittäminen osamaksuksi Käynnin päättäminen Lisätoiminto: Koontilaskutus Potilaskäyntien selaus aikajärjestyksessä Avoimet laskut Myyntitoiminto Myyntitapahtuman lisäys Eläimet valikko Eläimet Poistetut eläimet Omistajat Puhelimet Postit Lajit Rodut Sukupuolet Laboratorio Tutkimukset Testin mukaan Allergiatulokset Puhelinreseptit Puhelinreseptit Apteekit Ohjelman perustietojen hallinnointi (Rekisterit-ohjelma) Yleistiedostot Diagnoosit Toimenpiteet Kutsut Todistukset Vakiotekstit Apteekit Eläinlääkärit /58 Finnish Net Solutions Oy 2011

3 _ Kassahenkilöstö Postit Vastaanotto (klinikan perustiedot ja perushinnasto) Maksutavat Laboratorio Testit Viitearvot Allergeenit Lääkkeet/tuotteet Lääkkeet/tuotteet tuoteluettelon ylläpito Tuoteryhmät Aineet Indikaatiot Annokset Suositukset Rokotteet Huumaavat (Huumausaine-erien käsittely ja tietojen tulostus) Eläintiedostot Raportointitoiminnot (Raportit ohjelma) Maksut Käynnit Osamaksut Myynnit Avoimet (= Avoimet laskut) Viitteet (= Laskut viitenumerojärjestyksessä) Käsin kirjaus (= Pankkisiirtojen merkitseminen maksetuiksi viitenumerolla) Automaattinen kirjaus Poistot Nollat Koontilaskut Perinnät (= maksuseurantatoiminnot) Kassaraportit (= talousraportointi) Päiväkohtainen (= kuluvan päivän laskut) Maksuperusteinen Laskutuspäiväkirja Suorituspäiväkirja Avoimet laskut Luottotappiot Myöhemmät maksut Osamaksut Tulosraportti Seurannat Haut Omistajat Tarrat Kutsujen käsittely (Kutsut ohjelma) Kirjautuminen Kutsujen esille hakeminen Kutsujen käsittely Kutsulistan tulostus Kaikkien kutsujen tulostus Yksittäisen kutsun tulostus Liite 1: Provet Pet -ohjelmiston maksutapanumerot /58 Finnish Net Solutions Oy 2011

4 _ 1. Yleistä Provet Pet ohjelmistosta Käytössäsi oleva Provet Pet on Windows käyttöjärjestelmää käyttäville tietokoneille suunniteltu potilasohjelmisto pieneläinklinikoiden tarpeisiin. Ohjelmisto on suunniteltu klinikan kaikkia yleisimpiä tiedonkäsittelytarpeita silmällä pitäen. Keskeisimmillään ohjelmisto tallentaa tiedot eläimistä, eläinten omistajista, suoritetuista hoitotoimenpiteistä. Provet Pet huolehtii potilaskortiston ylläpidon lisäksi laskutuksesta ja seurannasta. Provet Petin avulla saadaan myös erilaisten raportointitoimintojen avulla arvokasta yhteenvetotietoa klinikan toiminnasta. Ohjelman tekijät Provet Pet ohjelman toimittaja on Finnish Net Solutions Oy. Provet ohjelmistojen tukeen, kehitysehdotuksiin ja kaikkiin muihin kysymyksiin liittyen voit ottaa yhteyttä FNS:ään. FNS:ssä Provet Pet ohjelmaan liittyvistä kysymyksistä vastaavat Janne Huttunen ja Petri Pihlajamaa. Voit meihin molempiin yhteyttä, jos sinulla on kysymyksiä missä tahansa ohjelmaan liittyvissä kysymyksissä. Myös parannusehdotukset ovat tervetulleita. Aiempi Provet ohjelmien kehittäjä oli Clinivet Oy / Esa Stenroos. Clinivet ei vastaa enää Provet-ohjelmista millään tavoin. Janne Huttunen Petri Pihlajamaa janne.huttunen@provet.fi petri.pihlajamaa@provet.fi p p Ohjelman omistusoikeus ja lisenssi Provet Pet ohjelmiston sekä siihen liittyvän ohjeistuksen ja muun materiaalin tekijänoikeuksien omistaja on Finnish Net Solutions Oy. Klinikallenne on myönnetty ohjelmaan käyttöoikeus. Käyttöoikeutta ei voi myydä eikä siirtää toiselle ilman myyjän suostumusta. Ohjelman kopiointi toisen käyttäjän käyttöön ilman kirjallista suostumusta on tekijänoikeuslain vastaista ja rangaistavaa. Ohjelman tekniset vaatimukset ja ominaisuudet Provet Pet ohjelmiston käyttö edellyttää Windows käyttöjärjestelmällä (95, 98, ME, 2000, XP, Vista, 7) varustettua tietokonetta, jossa on 10 gigatavua levytilaa ja 256 megatavua keskusmuistia. Ohjelmiston verkkokäyttö edellyttää klinikalta Windows lähiverkkoa, jossa voidaan jakaa palvelinkoneen yksi hakemisto. Useimmilla klinikoilla ohjelmisto on asennettu palvelinkoneen C:\Provetpet hakemistoon. Ohjelmiston varmuuskopiointi tai siirto toiselle koneelle on mahdollista tämä hakemisto siirtämällä. Verkkokäytössä tämä hakemisto pitää jakaa Windows lähiverkkoon täysillä kirjoitusoikeuksilla. Päivitykset ja ylläpito Provet Pet ohjelmistoon liittyy ylläpitosopimus ohjelmiston toimittajan kanssa. Vuosittaista ylläpitomaksua vastaan käyttäjät ovat oikeutettuja käyttötukeen sekä ohjelmiston päivityksiin. Päivitykset lähetetään asiakkaille tyypillisesti CD levyllä, josta ne voidaan omatoimisesti asentaa. Ennen päivityksiä on aina otettava varmuuskopio. Ohjelmistopäivitysten vuoksi on tärkeää huomata, että ohjelmistoon on voinut tulla muutoksia tämän ohjeen laatimisen jälkeen. Vastuu ohjelmiston toiminnasta. FNS Oy ei anna takuuta ohjelmiston virheettömästä toiminnasta. Valmistaja ei vastaa vahingosta, joka on syntynyt tuotteen käytöstä käyttäjälle tai 4/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

5 _ kolmannelle osapuolelle. Ohjelman mukana toimitetut luettelot ja rekisterit (esimerkiksi lääkeluettelot, hinnastot, diagnoosikoodistot) perustuvat saatavissa oleviin mahdollisimman luotettaviin lähdetietoihin, mutta niitä tulee pitää viitteellisinä, ei absoluuttisina arvoina. Ohjelmiston käyttäjä on aina itse vastuussa hoitotyössään tekemistään ratkaisuistaan! Yleistä Provet Petin käyttöliittymästä Useimmat Provetin erilaiset näkymät ovat listoja, joissa voidaan valita jokin listassa näkyvä rivi toimenpiteiden kohteeksi. Valinta tapahtuu klikkaamalla haluttu rivi siniseksi. Listan alareunassa ovat toimintapainikkeet vaikuttavat aktiivisena olevana riviin. Tyypilliset toimintopainikkeet ovat Lisää, Muokkaa sekä Poista. Tämän lisäksi useimmilla näytöillä on Sulje painike, joka sulkee aktiivisen näkymän. Mikäli näkymää ei ole vielä tallennettu, kysytään yleensä vahvistus tallentamisesta ilmoituksella Do you want to save changes to this record?. Monissa näkymissä tietoa voidaan ryhmitellä ja suodattaa välilehtien avulla. Välilehtiä vaihtamalla nähdään eri tavoilla suodatettuja näkymiä listaan. Alla on esimerkki välilehdistä: Provetissa käytetään useimmissa listauksissa automaattista hakua. Tämä tarkoittaa, että voit useimmissa listanäkymissä aloittaa kirjoittamaan suoraan hakemaasi asiaa, ja kirjoittaessasi merkkejä listaus siirtyy automaattisesti hakutuloksen mukaan. Toiminto on erityisen käytännöllinen esimerkiksi eläin- tai omistajalistoissa tai lääkelistassa. Useimmista Provetin toimintopainikkeista saat lisätietoa viemällä hiiren kursorin toimintopainikkeen päälle ja antamalla olla sen hetken aikaa paikoillaan. Tällöin kursorin viereen ilmestyy näkyviin pieni ohjeteksti, joka kertoo tarkemmin, mitä painike tekee. Alla esimerkki tällaisesta toiminnallisuudesta: 5/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

6 _ 2. Ohjelman päivittäinen käyttö (Provet -ohjelma) Ohjelman päivittäinen käyttö kattaa tyypillisen potilaskäynnin kirjaamisen ohjelmistoon. Lisäksi käsitellään myyntitapahtuman kirjaus. Ohjelman käynnistys Provet Pet ohjelma käynnistetään klikkaamalla tietokoneen työpöydällä olevaa Provet kuvaketta. Käynnistyessään ohjelma kysyy salasanaa. Salasana voidaan vaihtaa klinikkakohtaisesti. Syötä salasana ja paina Enter tai klikkaa vihreää symbolia. Oikean salasanan antamisen jälkeen ohjelma avautuu seuraavanalaiseen päänäkymään: 6/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

7 _ Asiakaskäynnit valikosta voit käsitellä päivittäisiä potilaskäynteihin liittyviä toimintoja. Kalenterisymbolista voit avata suoraan potilaskäyntipäiväkirjan ( Asiakaskäynnit valikon kohta Päivämuistio ), joka listaa päivän käynnit eri tavoin ryhmiteltyinä. Ruiskusymboli avaa nähtävillesi kaikki ohjelmaan tallennetut potilaskortit (valikko Asiakaskäynnit Käynnit eläimen mukaan ). Kassakone toiminto avaa myyntitoiminnon, jonka kautta voit myydä lääkkeitä, rehuja ja tarvikkeita ilman varsinaista potilaskäyntiä. Puhelinsymboli on oikotie puhelinreseptitoimintoihin (valikko Puhelinreseptit ). Laboratorio valikosta pääset käsittelemään ohjelmistoon tallennettuja laboratoriotutkimuksia aika- tai tutkimusjärjestyksessä. Yleistiedostot -valikosta pääset selaamaan muokkaamaan keskeisimpiä ohjelman perusrekisterejä, joihin pääset laajemmin erillisen Rekisterit ohjelman kautta. Muokkaa valikko sisältää tavanomaiset leikepöytätoiminnot. 2.1 Päivämuistio Päivämuistio on toiminto, jonka avulla ohjelmaan voidaan valmistella tiedot päivän aikana tulossa olevista potilaista esimerkiksi työpäivän aluksi. Päivämuistiota voidaan käyttää työlistana, josta kukin henkilö näkee, mitä varauksia kuluvalle päivälle on olemassa. Päivämuistio avataan ohjelman päänäkymässä näkyvästä kalenterikuvakkeesta tai Asiakaskäynnit valikon Päivämuistio kohdasta. Avautuva päivämuistion päänäkymä näyttää seuraavalta: Uuden tapahtuman merkintä voidaan aloittaa Lisää -painiketta painamalla. Lisäämisessä (samoin kuin muuttamisessa Muuta painikkeella avautuu seuraavalta näyttävä näkymä: 7/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

8 _ Pvm kenttään annetaan päivämäärä, jolle merkintä halutaan kirjata. Haluttaessa tapahtumia voidaan merkitä myös tuleville päiville, eli esimerkiksi huomiselle päivälle. Kellonajaksi merkitään potilaalle varatun ajan alkamisajankohta. Eläin kentän vieressä olevalla keltaisella kansiosymbolilla voit valita eläinkortistosta eläimen, johon käynti liittyy. Tämä ei ole välttämätöntä, jos eläin ei ole vielä aiemmin käynyt klinikalla, eikä sitä ole vielä ohjelman potilaskortistossa. Tällöin kenttä voidaan jättää entiselleen arvoksi 0, joka tarkoittaa uutta eläintä. Vet kenttään voidaan syöttää sen eläinlääkärin nimikirjaimet, jota käynti koskee. Asia kentä on varattu vapaamuotoisille muistiinpanoille, jotka kuvaavat käynnin syytä (esimerkiksi Rokotus tai Kissan kastraatio ). Rastit kohdissa Tullut ja Lasku valmis kuvaavat käynnin vaihetta. Rastine laittaminen näihin kohtiin näkyy päivämuistion päänäkymässä sarakkeissa T ja V numerona 1. Tietoa voidaan käyttää hyödyksi kassan ja eläinlääkäreiden välisessä viestinnässä. Alareunassa olevat Hoitamatta, Hoidettu, Avustajille, Soittopyyntö ovat ryhmittelytoimintoja, joiden perusteella muistiomerkintöjä voidaan ryhmitellä päivämuistion päänäkymän eri välilehtiin. Välilehti Kaikki listaa kaikki eri tyyppiset tapahtumat. Päivämuistion päänäkymästä on mahdollista tulostaa päivän tapahtumalista Tulosta painikkeella. Hoidettu painike merkitsee aktiivisena olevan rivin kokonaan valmiiksi, jolloin tämä merkintä poistuu Keskeneräiset välilehdeltä (löytyy edelleen Kaikki välilehdeltä). Jos muistiomerkintään on liitetty jokin tietty eläin, voidaan potilaan käyntitiedot sisältävä potilaskortti avata Potilaan kortti painikkeesta. Lasku painike tulostaa käyntiin liittyvän laskun. Tullut ja Valmis asettavat valittuna olevaan muistimerkintään rastin päälle vastaaviin kohtiin. 2.2 Potilaskäynnin kirjaaminen Uuden käyntitapahtuman kirjaaminen voidaan aloittaa kahdella vaihtoehtoisella tavalla: 1. Valitsemalla potilas suoraan potilaskortistosta (avataan ruiskusymbolista tai valikon kohdasta Asiakaskäynnit Käynnit eläimen mukaan ). 2. Avaamalla potilaan kortti päivämuistion kautta Potilaan kortti painikkeesta. (Edellyttää, että muistiotapahtumaan on liitetty potilastiedot) 8/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

9 _ Seuraavassa edetään potilaan kortille vaihtoehtoa yksi noudattaen hakemalla potilas kortistosta. Jos potilaan kortille mennään päivämuistion kautta, jää potilaan hakuvaihe pois. Potilaskortisto avautuu seuraavassa esitettyyn näkymään: Potilaskortistosta voidaan hakea eläintä kirjoittamalla omistajan nimeä vähän matkaa. Kirjoittamisen voi aloittaa suoraan näkymään. Yläreunan välilehdistä voidaan vaihtaa haku- ja järjestysperustetta. Jos haluttua eläintä ei löydy valmiiksi kortistosta, voidaan Lisää painikkeella lisätä uusi potilas kortistoon. Lisäys esitetään seuraavassa vaiheittain. Vastaavasti Muuta painikkeella voidaan muokata potilaan tietoja. Eläimen lisäys Lisää painike avaa seuraavassa kuvassa näkyvän potilaan perustiedot sisältävän näkymän. Potilaan perustietoihin tulee aluksi valita eläimen omistaja. Eläimen omistaja valitaan painamalla omistajan nimen vieressä olevaa keltaista kansiota. Jos omistajaa ei löydy valmiina, voidaan omistaja lisätä vastaavasti Lisää painikkeella. Eläimen kortilla pakollisia tietoja ovat omistajan lisäksi eläimen nimi, laji ja sukupuoli. Kaikki muut tiedot ovat vapaaehtoisia. Eläimen tiedot tallennetaan levykkeen kuvaa painamalla. 9/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

10 _ Kun uusi eläin on lisätty tai on valittu vanha eläin, voidaan jatkaa painamalla Käynnit painiketta. Painike avaa seuraavanlaisen potilaskorttinäkymän: Potilaskortin yläreunassa listataan keskeiset eläimen ja omistajan perustiedot. Eläin painikkeella päästään muokkaamaan tarvittaessa eläimen perustietoja, Om. painikkeella vastaavasti omistajan perustietoja. Yläreunan välilehdillä ( Painot, Todistukset ym ) 10/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

11 _ päästään nopeasti vilkaisemaan kaikkia potilaan historiaan tallennettuja tietoja riippumatta siitä, millä käynnillä ne on kirjattu. Oikeassa reunassa ruutua olevassa Pvm, Vet, Asia otsikoidussa listassa ovat mahdolliset tähän potilaaseen liittyvät lisämuistiinpanot, joita kutsutaan nooteiksi. Nootteja voi lisätä ja poistaa plus- ja miinussymboleilla. Tulostus onnistuu tulostimenkuvasta. Koko eläimen hoitohistorian, potilaskertomuksen, voit tulostaa Potilaskertomus painikkeesta. Tämä toiminto ennen tulostamista kysyy, mitä tietoja tulostetaan. Lopetustodistus painike tulostaa lyhyen todistuksen eläimen lopetuksesta/kuolemasta. Lonkkalomake painike tulostaa Kennelliiton lonkkalomakkeen valmiille lomakepohjalle. Ruudun keskellä näkyvässä isossa päivämäärittäin lajitellussa luettelossa listataan kaikki tämän aktiivisena olevan potilaan käynnit. Uusi käynti lisätään Lisää painikkeesta. Vastaavasti vanhoja käyntejä päästään muokkaamaan tai katsomaan Muuta painikkeella. Uuden käynnin aloittaminen Uutta käyntiä lisättäessä kysytään aluksi eläinlääkäri, joka käynnistä vastaa. Oikean eläinlääkärin valinta on tärkeää raportoinnin onnistumiseksi virheettömästi. Lääkäri valitaan klikkaamalla haluttua lääkäriä ja painamalla Valitse painiketta. Eläinlääkärin valinnan jälkeen avautuu seuraavassa kuvassa esitetty käynnin perustietotoruutu. Ruudulle syötetään tarvittaessa käynnin syy. Päivämääräksi ehdotetaan automaattisesti kuluvaa päivää. Päiväystä voi tarvittaessa muuttaa. Ruudulla on paikat myös diagnooseille, jotka voi kirjata heti aluksi tai myös myöhemmässä vaiheessa käyntiä. Potilaskäynnin tietoja syötetään varsinaisesti vaihtamalla näkymää yläreunassa näkyvien Anamneesi, Status jne. välilehtien kautta sekä käyttämällä käyntinäkymän alareunassa olevia Lbr, Tmp, Lää jne. painikkeita. Näkymien välillä voidaan vaihtaa vapaasti käynnin aikana, välitallennuksia ei tarvita. 11/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

12 _ Käynnin tietojen syöttäminen aloitetaan yleensä Anamneesi välilehden kautta. Anamneesi ruudulla on paikka vapaalle tekstille, johon anamneesitiedot voidaan kirjata. Samoin myös Status ja Terapia näkymät ovat vapaalle tekstille varattuja paikkoja. Ohje välilehdellä on vapaan tekstin lisäksi oikeassa reunassa nähtävillä myös vakiotekstit, joita voidaan kopioida omistajalle tulostettavaan ohjeeseen klikkaamalla haluttua valmista ohjetekstiä ja painamalla Siirrä painiketta. Käyntinäkymän alareunassa ovat toimintopainikkeet. Lyhenteet painikkeissa ovat seuraavat: Lbr = Laboratoriotutkimukset Tmp = Toimenpiteet Lää = Lääkitykset Rok = Rokotukset Stasu = Stationääripotilaiden tiedot Tark = Tarkastusten tiedot Kut = Potilaan kutsut Ham = Hammastiedot / -hoidot Jos lyhenne näkyy lihavoituna, on tämän painikkeen alle tehty merkintöjä tällä käynnillä. Laboratoriotutkimukset Lbr toiminnolla voidaan tallentaa potilaalle laboratoriotutkimusten lähetteitä ja vastauksia. Painamalla Lbr-nappia avataan lista tällä käynnillä kirjatuista laboratoriotutkimuksista. Uuden tutkimuksen lisäys avautuu Lisää painikkeesta. Laboratoriotutkimuslista ja uuden tutkimuksen lisäysruutu esitetään vierekkäin siirrettyinä seuraavassa kuvassa. Halutut tutkimukset eläimelle lisättäväksi valitaan Valitse nappia painamalla. Levykkeen kuvan painaminen tallentaa valitut tutkimukset tälle eläimelle. Kun tutkimus on lisätty eläimelle, voidaan siitä tulostaa lähete Lähete painiketta painamalla. Sisäinen tulostaa klinikan sisäisen lähetteen. Tutkimukseen päästään kirjaamaan vastaukset valitsemalla haluttu tutkimus listata ja painamalla Muokkaa painiketta. Tutkimuksen muokkaukseen avautuu seuraavanlainen ruutu: 12/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

13 _ Tulos kenttään syötetään tutkimuksen lopputulos tiiviissä muodossa (esim. Neg, Pos, Normaali ). Kommentit kenttä on vapaan tekstin kenttä, johon tyypillisesti tallennetaan tutkimuksen numeroarvot. oikealla näkyvät numerot ovat tutkimuksen viitearvoja, joita voidaan muokata Rekisterit ohjelman kautta. Tutkimustulos tallennetaan levykkeen kuvaa painamalla. Tutkimusluettelossa näkyvä tulos voidaan tulostaa paperille painamalla Tulokset painiketta. Vastaava englanninkielinen tuloste saadaan Results painikkeesta. Yksittäisen tutkimuksen lähete voidaan tulostaa Yks. lähete painikkeesta. Req. form on vastaava englanninkielinen lähetetuloste esim. ulkomaalaisia laboratorioita varten. Toimenpiteet Tmp painikkeesta päästään lisäämään ja muokkaamaan käynnille kirjattuja toimenpiteitä. Toimenpiteen lisäys tapahtuu vastaavasti kuin laboratoriotutkimusten lisäys: Lisää painikkeista avataan lista toimenpiteistä, Valitse painikkeella valitaan halutut toimenpiteet ja tallennetaan levykkeen kuvalla. Kun toimenpiteet on lisätty, voidaan Muokkaa painikkeella tarvittaessa muokata halutun toimenpiteen tietoja. Toimenpiteen muokkausnäkymä näyttää toimenpidelistan viereen siirrettynä seuraavalta: 13/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

14 _ Toimenpiteen muokkauksessa on mahdollista lisätä toimenpiteeseen vapaamuotoinen toimenpiteen kuvausteksti (valkea tekstialue). Haluttaessa myös toimenpiteen osahintoja (palkkio, anestesia, rtg) voidaan muokata erikseen. Lääkitykset Lää painikkeella voidaan lisätä ja muokata käynnille tallennettuja lääkkeitä, rehuja tai muita tuotteita. Painikkeesta avautuu luettelo käynnille tallennetuista lääkitys- ja tuotetiedoista. Lisää painikkeen painaminen avaa esille ohjelman lääke- ja tarvikeluettelon. Luettelossa voi hakea kirjoittamalla lääkkeen nimeä. Haluttu lääke valitaan Valitse - painikkeella. Valinnan jälkeen saadaan auki tarkempi lääkityksen tietojen määrittelyruutu. Ruutu on esitetty seuraavassa kuvassa. Tärkein tieto tällä ruudulla on Määrä kenttään syötettävä lääkkeen määrä sekä valinta siitä, onko kyseessä lääkkeen käyttö/luovutus (rasti kohdassa Luovutus, oletusvalinta) vaiko reseptin antaminen asiakkaalle (rasti kohdassa Resepti ). Reseptille merkityt lääkkeet eivät kasvata asiakkaan laskua. 14/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

15 _ Ohje kenttään voidaan kirjoittaa lääkkeen annostusohjetiedot. Annostusohjeina voidaan käyttää myös oikealla Siirrä painikkeen yläpuolella olevia vakiotekstejä. Ne saadaan kopioitua ohje-kenttään valitsemalla haluttu vakioteksti ja painamalla Siirrä painiketta. Lääketietoikkunan oikeassa reunassa on näkyvillä myös mahdollinen lääkkeeseen tallennettu valmistajan annostusohje. Levykkeen kuvan painaminen tallentaa lääkityksen tiedot. Lääkelistaussivulla Ohje painike tulostaa asiakkaalle annettavan lääkkeiden annostusohjeen / lääkitysselvityksen. Resepti painike tulostaa eläinlääkärin allekirjoitusta vaille valmiin reseptin kaikista käynnin reseptilääkkeistä. Rokotukset Rok painike avaa eläimen rokotusten listan, joka näyttää seuraavalta: Uusi rokote lisätään Lisää painikkeesta. Halutut rokotteet valitaan listasta Valitse painikkeella. Valinnat tallennetaan levykkeen kuvasta. Muuta painikkeella päästään haluttaessa muokkaamaan rokotteen tietoja ja syöttämään esim. eränumero. Myös rokotteen voimassaoloaikaa voi muuttaa muuta toiminnolla. Rokotelistassa voidaan tulostaa rokotustodistus aktiivisena olevasta rokotuksesta alareunan Suomi/Engl. jne. painikkeista. Eri kieliyhdistelmät kuvaavat rokotustodistukseen tulevien tekstien kielivaihtoehtoja. Rokotushistoria painike tulostaa kaikki eläimelle tallennetut rokotukset. Vacc. history antaa vastaavan englanninkielisen tulosteen. Stasu Stasu painike avaa toiminnot klinikalla sisällä olevan potilaiden kunnon seuraamiseen. Potilaalle voidaan merkitä kellonaikaan liittyviä muistiinpanoja Lisää painiketta painamalla. Merkintöjä voi muuttaa Muuta painikkeella ja poistaa Poista napista. 15/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

16 _ Terveystarkistukset Tark painikkeesta avautuu lista eläimelle tehdyistä terveystarkastuksista. Lisää toiminnolla voidaan lisätä uuden terveystarkastuksen tiedot. Terveystarkastuksen tiedot jakautuvat kolmelle eri välilehdelle, jotka kannattaa kaikki käydä läpi terveystarkastusta kirjattaessa. Tarkastuksen tiedot tallennetaan levykkeen kuvasta. Luettelossa Tulosta painike tulostaa aktiivisena olevan tarkastuksen tiedot paperille. Kutsut Kut -painike avaa esille eläimelle tallennetut kutsut. Kutsuja generoidaan eläimille automaattisesti rokotusten yhteydessä. Kut painikkeen avaaman näkymän kautta näitä kutsuja voidaan manuaalisesti poistaa, lisätä tai muokata. Eläimelle voidaan esimerkiksi lisätä manuaalisesti kutsu hampaiden tarkastukseen. Tarpeettomia rokotuskutsuja voidaan myös poistaa tätä kautta. Puhelinreseptit Puh painikkeesta päästään käsittelemään eläimeen liittyviä puhelinreseptejä. Ruudulla listataan kaikki eläimen puhelinreseptit. Uusi resepti lisätään Lisää painikkeella. Puhelinreseptin lisäyksessä on tärkeää määrittää apteekki, jonne puhelinresepti soitetaan. Se onnistuu keltaisesta kansion kuvasta Apteekki kentän vieressä. Palkkio kenttään voidaan merkitä muistiin puhelinreseptistä pyydetty palkkio. Soitettu kenttään on mahdollista rastittaa, onko reseptiä vielä varsinaisesti soitettu apteekkiin. Uusi lääke puhelinreseptiin lisätään resepti-ikkunassa olevalla Lisää painikkeella. Tämän jälkeen avautuu lääkkeen hakuruutu, jossa haluttu lääke voidaan nimeä kirjoittamalla hakea esille. Valinta tapahtuu näppäimistöltä enter-napilla tai hiirellä Valitse painikkeella. Kun lääke on valittu, on näkymä tässä vaiheessa seuraavanlainen: 16/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

17 _ Puhelinreseptiä varten Määrä kenttään tallennetaan tieto lääkkeen määrästä samoin kuin käytetyn lääkkeen lisäyksessäkin. Ohje kenttään kirjoitetaan muistiin puhelimitse apteekkiin kerrottu annostusohje. Vakiotekstit ovat käytettävissä Siirrä painikkeella. Levykkeen kuvaa painamalla voidaan tallentaa seke lääkkeen tiedot että koko puhelinreseptin tiedot. Hammastarkastukset Ham painikkeesta avautuvat kissojen ja koirien hammastietolomakkeet. Avautuvassa luettelossa voidaan lisää painikkeella lisätä tietoja hammastarkastusten tuloksista. Tulosta toiminnolla saadaan tulostettua hammaskarttatiedot. Käynnin laskun tiedot Käynnin laskutiedot löytyvät ylhäältä Lasku välilehteä klikkaamalla. Laskunäkymä esitetään seuraavassa kuvassa. Laskunäkymässä voidaan käydä milloin tahansa käynnin aikana katsomassa kertynyttä laskua. Oletuksena laskun varsinaisissa osasummissa (valkeapohjaiset luvut) on nollia. Laskun summat päivitetään eri kohtiin tallennetuista tiedoista laskulle Päivitä painikkeesta. Tällöin kootaan tallennetuista tiedoista yhteen laskutustiedot laskulle. Loppusummia voi tarvittaessa muokata tällä ruudulla esimerkiksi pyöristystarkoituksissa. On tärkeää huomata, että Päivitä painikkeen painaminen korvaa mahdolliset käsin muokatut summat automaattisen laskennan tuloksilla. 17/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

18 _ Käynnin laskun tiedoissa keskeistä on laskun osa- ja kokonaissummien lisäksi muutamia muita keskeisiä kenttiä. Kassalla kenttään kirjoitetaan kassalla olleen henkilön nimikirjaimet. Maksutapa- kenttä määrittää, miten Provet käsittelee laskun statusta. Maksutavat on lueteltu liitteessä 1. Maksutavoista saat myös luettelon klikkaamalla keltaisesta kansion kuvasta maksupäivän vieressä. Yleisimmin pieneläinklinikoilla käytetään maksutapoja 1 (käteinen raha), 2 (pankkikortti) ja 3 (luottokortti). Jos lasku annetaan asiakkaalle myöhemmin maksettavaksi, käytetään maksutapaa 4 (pankkisiirto). Laskun määrittäminen osamaksuksi Jos käynnin lasku halutaan maksaa osamaksulla (esim. osan maksaa asiakas käteisellä, osan vakuutusyhtiö pankkisiirrolla), voidaan maksutavaksi valita 4 (Pankkisiirto). Kun lasku tallennetaan ja avataan uudelleen, on aiemmin harmaan ollut Osamaksut kenttä nyt käytetävissä. Osamaksut ruudulla voidaan laskulle kirjata osamaksusuorituksia, kuten esimerkiksi asiakkaan omavastuuosuus laskusta. Uusi suoritus kirjataan Lisää painikkeella. Myös osamaksuille merkitään maksutapa (käteinen/pankki-/luottokortti) samoin kuin koko laskun maksulle. Esimerkki osamaksusuorituksen kirjaamisesta on esitetty seuraavassa kuvassa. 18/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

19 _ Käynnin päättäminen Käynti päätetään klikkaamalla hiirellä levykkeen kuvasta. Tällöin palataan potilaskortille, jossa näkyy potilaan käyntiluettelo. Käyntiin liittyvä lasku ja/tai mahdollinen pankkisiirto tulostetaan käyntiluettelon alareunassa olevista Lasku (= käteiskuitti) tai Pankkisiirto painikkeista. Kun lasku tai pankkisiirto on tulostettu, voidaan ikkunat sulkea. Käynti on tällöin valmis Lisätoiminto: Koontilaskutus Jos säännöllisesti klinikalla käyvää asiakasta ei haluta laskuttaa jokaisella käyntikerralla, vaan asiakkaan kanssa sovitaan, että asiakas maksaa käynnit koontilaskutuksena (esim 1.kk käynnit kerralla), voidaan käyttää koontilaskutusta. Koontilaskutus kokoaa useamman aikaisemman käynnin laskut yhteen laskuun. Koontilaskutuksen käyttö onnistuu merkitsemällä myöhemmin laskutettavaksi jätettävät laskut maksutavalle 9 = Avoin lasku. Kun laskut halutaan koota, painetaan potilaan kortilla näkyvää Koonti painiketta. Painikkeesta avautuu seuraavanlainen ikkuna: Laskutuspäivämääräksi merkitään päivä, jolloin koontilasku annettiin asiakkaalle. Maksutavaksi voidaan valita jokin vaihtoehdoista 1-4 (käteinen/pankki-/luottokortti, pankkisiirto). Ok merkin painaminen tai Enter tulostaa koontilaskun esikatseluun ja muuttaa kaikkien avointen laskujen maksutavaksi tähän merkityn maksutavan. 19/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

20 _ Potilaskäyntien selaus aikajärjestyksessä Potilaskäyntejä voidaan selata aikajärjestyksessä valitsemalla Asiakaskäynnit valikosta kohta Aikajärjestyksessä. Valinnan jälkeen Provet kysyy päivämäärää, mistä taaksepäin käyntejä listataan. Päivämäärän antamisen jälkeen saadaan näkyville käynnit tästä päivästä taaksepäin aikajärjestyksessä. Luettelon alareunassa näkyy toimintopainikkeet käteislaskun sekä pankkisiirron tulostamiseksi listassa aktiivisena olevasta laskusta. Koontilasku -painike kokoaa kaikki asiakkaalla olevat avoimet käynnit koontilaskuun. Muuta painike avaa listassa aktiivisena olevan laskun muokattavaksi. Avautuvasta näkymästä voidaan muuttaa mm. laskun maksutapaa tai summia. Osamaksut välilehden kautta laskulle voidaan kirjata tätä kautta myös osamaksusuorituksia. Logit toiminto on teknistä ylläpitoa varten. Se listaa tiedot siitä, koska ja miten laskuja on muokattu. Avoimet laskut Asiakaskäynnit valikon kohdasta Avoimet laskut saadaan listattua kaikki ohjelmassa avoimena, eli maksutavalla 9, olevat laskut. Samoin kuin laskujen aikajärjestyksessä luetteloinnissa, voidaan myös tätä kautta tulostaa käteislaskuja ja pankkisiirtoja. Myös muokkaustoiminnot ovat vastaavat. 20/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

21 _ 2.3 Myyntitoiminto Provet ohjelmassa näkyvästä kassakoneen kuvasta tai yläreunan Myynnit valikon kohdasta Myynnit avautuvalla myyntitoiminnolla voidaan nopeasti merkitä muistiin sekä tulostaa kuitteja/laskuja lääke-, rehu- sekä tarvikemyyntitapahtumista, joihin ei liity varsinaisesti eläinlääkärikäyntiä. Seuraavassa käydään läpi myyntitapahtuman kirjaaminen vaihe vaiheelta. Myyntitapahtuman lisäys Myyntitapahtumat listaava näkymä avataan kätevimmin kassakoneen kuvasta. Avautuva näyttää seuraavalta: Uusi myyntitapahtuma lisätään tältä ruudulta Lisää painikkeella. Vastaavaan tapaan vanhoja myyntitapahtumia voi muokata Muuta painikkeesta. Avautuvassa ruudussa nähdään myyntitapahtuman perustietoruutu: 21/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

22 _ Myyntitapahtuman perustietoihin kuuluu kenttään Pvm tallennettava myyntipäivämäärä, johon oletuksena ehdotetaan kuluvaa päivää. Asiakas kohtaan voidaan haluttaessa valita keltaista kansiosymbolia klikkaamalla jokin asiakaskortiston asiakas. Jos kyseistä myyntiä ei haluta kohdistaa johonkin tiettyyn asiakkaaseen, voidaan Asiakas kenttään jättää lukemaan MYYNTI teksti, joka tarkoittaa, että myynti kirjataan anonyymille käteisasiakkaalle. Myyjä kenttään kirjataan myyntitapahtuman kirjanneen henkilön nimikirjaimet. Eläin kenttä on varattu eläimen vapaalle tunnisteelle (esim. Misse-kissa ). Myytävät tuotteet lisätään myyntitapahtumaan ruudun alareunassa näkyvällä Lisää painikkeella. Lisää painikkeesta avautuu myytävän tuotteen tietoikkuna: Määrä kenttään kirjataan myytävä määrä, joka on oletuksena 1 kpl. Tuote kentän vieressä olevalla keltaisella kansion kuvalla päästään valitsemaan myytävä tuote ohjelman lääke-/rehu-/tarvikekortistosta. Listassa voidaan hakea kirjoittamalla tuotteen nimeä. (Jos tuotekortistoon on tallennettu tuotteiden viivakoodeja, on mahdollista käyttää myös viivakoodinlukijaa. Tällöin viivakoodi luetaan Viivakoodi -kenttään). Jos aiemmassa näkymässä on valittu jokin asiakas asiakaskortistosta, ja myyntitapahtuma halutaan kohdistaa asiakkaan tiettyyn eläimeen, voidaan eläin valita Eläin kohdan vieressä olevasta kansiosta. Ruudulla näkyvä Summa päivittyy automaattisesti valitun tuotteen mukaan. Summaa voi tarvittaessa muokata myös manuaalisesti. Ohje kenttään on mahdollista kirjoittaa vapaamuotoinen tuotteen annostelu- tai käyttöohje. Levykkeen kuva tallentaa tuotteen tiedot myyntitapahtumaan. Toistamalla edellä kuvattua tuotteen lisäystä voidaan lisätä myyntitapahtumaan niin monta tuotetta kuin on tarpeen. Kun kaikki halutut tuotteet on lisätty, valitaan maksutapa. Maksutavan valinta onnistuu Maksutapa kentän vieressä olevaa keltaista kansion kuvaa klikkaamalla. Myyntitapahtuman lopuksi käyttäjällä on mahdollisuus muokata ruudulla näkyviä summia tarpeen mukaan. Esimerkiksi Palkkio kenttään on mahdollista lisätä tuotteiden hinnan lisäksi lääkkeenluovutuspalkkio. Levykkeen kuvan painaminen tallentaa myyntitapahtuman. Valitun maksutavan mukaan myyntitapahtumasta tulostetaan lopuksi käteislasku ( Lasku painike) tai pankkisiirto ( Pankkisiirto painike) myyntitapahtumalistassa olevilla toimintopainikkeilla. 22/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

23 _ 2.4 Eläimet valikko Eläimet valikon toiminnoilla voidaan listata potilaskortistoon tallennettuja eläimiä eri hakukriteereillä. Valikoiden toimintoja selvitetty seuraavissa kappaleissa. Useimmista listauksista voidaan tavanomaisten Lisää, Muuta ja Poista painikkeiden kautta käsitellä eläintietoja. Eläimet Eläimet valinta listaa kaikki potilaskortiston eläimet. Avautuvan ruudun yläreunassa olevilla välilehdillä ( Omistaja, Nimi, Virallinen, Nro jne.) voidaan lajitella eläimiä eri hakukriteereiden mukaan. Esimerkiksi välilehti ID listaa eläimet mikrosirun/tatuointinumeron mukaan, jolloin tietoa voidaan käyttää esimerkiksi kadonneen eläimen omistajan etsimiseen. Poistetut eläimet Poistetut eläimet valinnalla voidaan hakea esille tietyllä aikavälillä poistettuja eläimiä. Toiminto antaa tulostettavan listan annetulla aikavälillä poistetuista eläimistä, niiden omistajista sekä poistopäivämääristä. Omistajat Omistajat toiminto listaa kaikki järjestelmään tallennetut eläinten omistajat. Toiminnolla voidaan hakea välilehtien avulla omistajia nimen, postinumeron tai lähiosoitteen perusteella lajiteltuina. Listan alareunassa olevilla toimintopainikkeilla voidaan tulostaa aktiivisena olevalle omistajalle kirjekuori tai osoitetarra. Puhelimet Puhelimet toiminto listaa kaikki omistajille tallennetut puhelinnumerot. Toimintoa voi hyödyntää esimerkiksi etsiäkseen jonkin muistiin kirjoitetun puhelinnumeron omistaa järjestelmästä. Postit Tämä toiminto on pikareitti Provet ohjelmiston postinumerokoodistoon. Postinumeroita voi lisätä, poistaa ja muokata listan alareunassa olevilla toimintopainikkeilla. Lajit Tämä toiminto on pikareitti Provet ohjelmiston eläinlajikoodistoon. Lajeja voi lisätä, poistaa ja muokata listan alareunassa olevilla toimintopainikkeilla. Eri kielisten tulosteiden vuoksi lajien nimet kysytään suomeksi, ruotsiksi sekä englanniksi. On suositeltavaa täydentää kaikki kielivaihhtoehdot. Rodut Rodut toiminto on pikareitti ohjelmiston rotukoodistoon. Aluksi lista avautuu tyhjänä, sillä aluksi tulee valita eläinlaji, jonka rotuja käsitellään. Tämä onnistuu listan vasemmassa reunassa olevalla Valitse laji painikkeella. Tämän jälkeen valitun lajin rotuja voi lisätä, poistaa ja muokata. Sukupuolet Tarvittaessa sukupuolivalikon kautta voidaan lisätä, poistaa ja muokata eläinten sukupuolia. 23/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

24 _ 2.5 Laboratorio Laboratorio valikon toiminnot ovat käytännöllisiä erityisesti silloin, jos klinikalla työskentelee laboratoriotutkimuksia päätyönään tekevä laborantti. Valikon toimintojen avulla tutkimuksia voidaan listata aika- tai tutkimustyypin mukaan. Tutkimukset Tutkimukset valikon kautta saadaan listattua ohjelmaan tallennetut laboratoriotutkimukset aikajärjestyksessä. Oletuksena avautuva Kaikki välilehti listaa tutkimukset riippumatta siitä, onko niille kirjattu vielä vastausta vai ei. Valitsemalla Avoimet välilehti listataan ainoastaan ne tulokset, joihin ei vielä ole kirjattu vastausta ( Vastaus kenttä on tyhjä). Vieraat välilehti listaa ne tutkimukset, jotka on merkitty Rekisterit ohjelman kautta ulkopuolisissa laboratorioissa tehtäviksi. Oikeassa alareunassa olevalla Muuta painikkeella saadaan laboratoriotutkimus muokattavaksi. Avautuva ruutu on esitetty seuraavassa: Tällä ruudulla tutkimukseen voidaan tallentaa tutkimustulos kenttään Tulos sekä tutkimukseen liittyvät kommentit, esimerkiksi tarkat numeroarvot, kenttään Kommentit. Tutkimus tallennetaan levykkeen kuvasta. Tutkimuksien listausruudun vasemmassa reunassa olevilla Lähete ja Yks. lähete painikkeilla voidaan tutkimuksista tulostaa lähetelomakkeet ulkopuoliseen tutkimukseen lähettämistä varten sekä klinikan sisäiseksi lähetteeksi. Testin mukaan Testin mukaan valikosta saadaan avattua listaus, joka listaa vain tietyt tutkimukset. Ruutu avautuu aluksi tyhjänä: testi tulee valita Valitse testi painikkeesta. Tämän jälkeen listaan ilmestyvät aikajärjestyksessä kaikki ko. testin tutkimukset. Muuta painikkeella päästään katsomaan ja muokkaamaan valittua tutkimustulosta. 24/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

25 _ Allergiatulokset Allergiatulokset toiminnolla voidaan ohjelmaan kirjata potilaille tehtyjä allergiatutkimustuloksia. Allergiatulokset toiminto avaa auki kaikki potilaille tallennetut allergiatutkimukset. Lisää painikkeella päästään lisäämään uusi tutkimus. Vastaavasti Muokkaa painike avaa vanhan tutkimuksen muokkaukseen ja Poista -painike poistaa tutkimustuloksen. Lisää painikkeella avautuva allergiatutkimuksen tulosruutu avautuu aluksi tyhjänä. Ensimmäiseksi tutkimusta lisättäessä tulee valita EläinNro kentän vieressä olevasta keltaisesta kansiosta eläin, jolle allergiatutkimus halutaan tallettaa. Eläinten valinta tapahtuu vastaavasti kuin muissakin tilanteissa. Eläimen valinnan jälkeen ruutu näyttää seuraavalta: Paneeli valinnasta voidaan vaihtaa, mitä allergiatutkimuspaneelia käytetään. Pvm kenttään voidaan tallentaa tutkimuksen lähetyspäivämäärä ja Testinro kenttään vastaavasti testin numero. Huomaa, että tutkimuksen tiedot jakaantuvat useammille välilehdille, joita voi vaihtaa yläreunasta. 25/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

26 _ 2.6 Puhelinreseptit Puhelinreseptit toiminnolla voidaan lisätä, muokata ja selata puhelinreseptejä. Puhelinreseptejä voidaan tallentaa omistajille/eläimille ilman käyntiä. Puhelinreseptien tiedot tallentuvat eläimen kortille. Tiedot ovat saatavissa nähtäville eläimen kortin kautta Puh. reseptit välilehden kautta tai käyntiruudun alareunasta Puh. painikkeesta. Puhelinreseptit Puhelinreseptit valikon kohta Puhelinreseptit listaa luetteloon aikajärjestyksessä kaikki ohjelmaan tallennetut puhelinreseptit. Puhelinreseptivalintaan on mahdollista päästä myös ohjelman päänäkymässä näkyvällä pikapainikkeella, jossa on puhelimen kuva. Puhelinreseptinäkymässä uusi resepti lisätään Lisää painikkeella. Vanhoja reseptejä pääsee muokkaamaan Muuta painikkeella. Poista painikkeella voidaan poistaa resepti. Ennen poistoa reseptistä tulee kuitenkin poistaa lääkitystapahtumat. Lisää painiketta painamalla avautuvassa uuden reseptin lisäyksessä valitaan ensin omistaja, jolle resepti lisätään. Omistajan valinta tapahtuu keltaista kansion kuvaa Omistaja kentän oikealla puolella klikkaamalla. Avautuvassa omistajan valintaruudussa voidaan tarvittaessa myös lisätä uusi omistaja, mikäli omistajaa ei löydy. Haluttu omistaja valitaan Valitse painikkeella. Omistajan lisäksi valitaan eläinlääkäri sekä apteekki, johon puhelinresepti on soitettu tai ollaan soittamassa. Myös päivämäärän voi tarvittaessa muuttaa Pvm kenttään. Apteekin vieressä oleva Soitettu kentän rastiminen tarkoittaa, että ko. resepti merkitään soitetuksi. Jos rastia ei merkitä soitetuksi, näkyy ohjelman alareunassa olevien päivämäärän ja kellonajan vasemmalla puolella ilmoitusteksti Huom: Puhelinresepti. 26/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

27 _ Palkkio kenttään voidaan merkitä puhelinreseptistä saatu palkkio. Koska palkkiot nykyään tilitetään apteekeista suoraan eläinlääkäreille, ei näitä palkkioita liitetä suoraan ohjelman kirjanpitotietoihin. Raportit ohjelmasta on kuitenkin mahdollista saada erillinen listaus puhelinreseptipalkkioista. Puhelinreseptiin lisätään lääkitystapahtumia Lisää painikkeella. Avautuvassa Lääke ikkunassa on ensimmäisenä kohta Eläin, josta valitaan, mille valitun omistajan eläimelle lääkitystä määrätään. Valinta tapahtuu Eläin kentän oikealla puolella olevalla keltaisen kansion kuvalla. Halutun eläimen valinta tapahtuu Valitse painikkeella. Eläin kenttään tulee näkyville eläimen potilasnumero ohjelmassa. Alla olevaan pidempään kenttään tulee näkyville eläimen nimi. Jos haluttua eläintä ei löydy potilaskortistosta tai eläintä, jolle lääkettä puhelinreseptillä määrätään, ei haluta lisätä potilaskortistoon, voidaan tähän kenttään kirjoittaa myös suoraan eläimen nimi. Eläimen valinnan jälkeen valitaan lääke. Lääkkeen valinta tapahtuu Lääke kentän oikealla puolella olevaa keltaista kansion kuvaa klikkaamalla. Haluttu lääke voidaan hakea kirjoittamalla vähän matkaa lääkkeen nimeä. Lääke valitaan Valitse painikkeella tai enterillä. Määrä kenttään kirjoitetaan määrä, joka valittua lääkettä halutaan määrätä. Ohje kenttään voidaan kirjoittaa muistiin tiedot puhelimitse apteekkiin annetusta ohjeesta. 27/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

28 _ Lääkitys tallennetaan levykkeen kuvaa painamalla. Jos samalla puhelinreseptillä määrätään useampia lääkkeitä, lisätään kaikki lääkkeet vastaavalla tavalla. Koko puhelinresepti tallennetaan painamalla levykkeen kuvaa. Puhelinreseptin muokkaus tapahtuu vastaavasti kuin lisäys Muuta painiketta painamalla. Apteekit Apteekit valikosta saadaan esille ohjelmaan tallennettu apteekkitietokanta. Apteekkien tietoja voidaan lisätä, poistaa ja muuttaa ohjelmalle tyypilliseen tapaan. Tämän valikon kautta voidaan myös tarkistaa, mitä reseptejä johonkin tiettyyn apteekkiin on määrätty. Valitsemalla haluttu apteekki ja painamalla Muuta painiketta avautuu ikkuna, jossa voidaan vaihtaa apteekin nimeä ja puhelinnumeroa. Tämän ruudun Reseptit välilehdeltä voidaan myös tarkistaa, mitä reseptejä ko. apteekkiin on määrätty. Muuta painikkeella voidaan avata haluttu resepti tarkasteluun ja muokkaukseen. 28/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

29 _ 3. Ohjelman perustietojen hallinnointi (Rekisterit-ohjelma) Rekisterit ohjelmalla käsitellään lähes kaikkia ohjelman peruskoodistoja. Näitä ovat esimerkiksi klinikan ja eläinlääkäreiden perustiedot, erilaiset hinnastot, luettelot sekä koodistot. Seuraavissa kappaleissa käydään läpi Rekisterit ohjelman keskeiset toiminnot valikoittain. 3.1 Yleistiedostot Yleistiedostot valikko sisältää kaikki ohjelman perustoimintaan liittyvät tiedot, kuten diagnoosit, toimenpiteet sekä klinikan ja eläinlääkäreiden perustiedot. Diagnoosit Diagnoosikoodistoa voidaan käsitellä Lisää, Muuta ja Poista toiminnoilla. Kaikille diagnooseille on mahdollista tallentaa diagnoosin teksti kolmella kielellä (suomi, ruotsi, englanti). Diagnoosit lajitellaan ohjelmassa diagnoosikoodien mukaan. Oletuksena diagnoosikoodit ryhmittelevät diagnoosit ryhmiin englanninkielisten diagnoosiryhmien mukaan. A alkuiset koodit ovat tavanomaisten pieneläinkäyntien diagnooseja, kun taas esimerkiksi BEH alkuiset liittyvät käytöshäiriöihin jne. Koodeja voidaan haluttaessa muuttaa vapaasti. Tulostimen kuva diagnoosinäkymässä tulostaa koodiston esikatseluun, josta se voidaan tulostaa paperille. 29/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

30 _ Toimenpiteet Toimenpiteet toiminnon kautta päästään käsittelemään ohjelman toimenpidehinnastoa. Avautuva näkymä esitetään seuraavassa kuvassa. Toimenpidehinnastoa voidaan käsitellä Lisää, Muuta ja Poista toiminnoilla. Usemmiten hinnastoon ei tarvitse lisätä uusia toimenpiteitä, sillä ohjelman luettelo sisältää jo valmiiksi useimmat eläinklinikoiden toimenpiteet. Hintojen muokkaus halunlaisiksi on kuitenkin yleensä tarpeen. Ohjelman toimenpidehinnat koostuvat useammista osahinnoista. Valitsemalla haluttu toimenpide ja painamalla Muuta painiketta saadaan esille toimenpiteen tiedot. Toimenpiteen koodia ja nimeä eri kielillä voidaan muuttaa niille kuuluvista kentistä. Toimenpidekoodit on oletuksena ryhmitelty samaan tapaan kuin diagnoosit. Toimenpiteen hinta ohjelmassa koostuu useammasta osahinnasta. Toimenpide kentässä oleva hinta tarkoittaa toimenpiteeseen liittyvää työn osuutta, Materiaalit kenttä tarkoittaa materiaaleja (esim. pumpulitupot, siteet ym. tarvikkeet), Lääkkeet lääkityksen osuutta (nämä 30/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

31 _ eritellään alv 8% kohtaan), Anestesia anesetesian osuutta ja Röntgen ja ultraääni röntgenen ja ultraäänen osuutta. Kaksi viimeistä osahintaa ovat muokattavia erittelykohtia, joiden nimeä voidaan tarvittaessa muuttaa (muuttomahdollisuus Vastaanotto kohdan alta). Osahintojen määrittely halutulla tarkkuudella on tärkeää, jos raportoinnissa halutaan eritellä, kuinka paljon tuloja mistäkin toimenpiteen osasta on tullut. Erittely mahdollistaa myös palkanmaksuperusteiden seurannan tarkemmin Raportit -ohjelman kautta. Esimerkiksi eläinlääkärikohtaisten palkkioiden laskenta vain Toimenpide osuuksista on tällöin mahdollista. Klinikkamaksu kohdassa oleva prosenttiluku tarkoittaa sitä, että kuinka suuri osuus ohjelmaan määritetystä klinikkamaksusta valitun toimenpiteen sisältävällä käynnillä lasketaan mukaan laskuun. Ei tulosteta laskuun tarkoittaa että ko. toimenpidettä ei tulosteta asiakkaan laskulomakkeelle. Eutanasiatoimenpide rastin merkitseminen toimenpiteelle tarkoittaa, että ko. toimenpiteen valinnan yhteydessä potilaan kortille merkitään automaattisesti eläin kuolleeksi. Kastraatiotoimenpide muuttaa potilaskorteille eläimen sukupuolen automaattisesti toimenoiteen yhteydessä. Kutsu kenttään on mahdollista määrittää jokin kutsunimike. Tällöin tulee määrittää myös kutsuaika vuorokausina. Kutsuaika tarkoittaa vuorokausimäärä, kuinka monta vuorokautta toimenpidepäivästä eteenpäin kutsu luodaan. Tätä voidaan käyttää esimerkiksi tilanteessa, jossa halutaan lähettää kutsuja hammaskiven poistoon. Eri kieliset diagnoosikentät mahdollistavat automaattisen diagnoosin merkkaamisen käynneille toimenpiteen valinnan yhteydessä. Kirjoita halutessasi diagnoosi näihin kenttiin. Lopuksi muokatun toimenpiteen tiedot tallennetaan OK painikkeella. Hinnastoluettelonäkymän alareunassa olevalla Hinnasto painikkeella saadaan esikatseluun toimenpidehinnasto, josta se voidaan tulostaa myös paperille. Oletushinnasto on paperille tulostettuna noin 13 sivua pitkä. Korotus toiminto mahdollistaa kaikkien hinnaston hintojen automaattisen korottamisen (tai laskemisen) halutuilla kertoimilla. Kertoimet voidaan antaa desimaalilukuna jokaiselle osahinnalle erikseen. Hinnat pyöristetään automaattisesti kymmenen sentin tarkkuuteen. Huom: muutos voi kestää muutaman minuutin, odota kärsivällisesti. 31/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

32 _ Kutsut Kutsut valikosta voidaan lisätä, muuttaa ja poistaa ohjelman kutsutyyppejä. Kutsuja hyödynnetään rokotuskutsuissa ja toimenpiteissä. Toimenpiteille voidaan antaa suomenruotsin ja englanninkielinen nimi. Todistukset Todistukset toiminnolla voidaan käsitellä ohjelmaan tallennettuja todistuspohjia. Todistuspohjat ovat tekstimuotoista tietoa, joilla on varsinaisen tekstin lisäksi koodi ( Todistus kenttä) ja otsikko, joka tulostuu todistustulosteen yläreunaan. Lisää tai Muuta painikkeella saadaan näkyville varsinainen todistuksen tiedot. Todistuksen nimi ja otsikko ovat avautuvalla Yleinen välilehdellä, varsinainen löytyy tekstiosuus Ohje välilehdeltä. Vakiotekstit Vakiotekstit toiminnolla voidaan käsitellä käynnin yhteydessä tulostettavan ohjetekstin yhteydessä käytettävissä olevien vakiotekstien valikoimaa. Vakioteksteillä on olemassa koodi (esim. Rok-ohje ) ja varsinainen ohjetekstiosuus. Vakiotekstejä voidaan lisätä, muuttaa ja poistaa. 32/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

33 _ Apteekit Apteekit valikosta voidaan lisätä, muuttaa ja poistaa puhelinreseptien yhteydessä käytössä olevaa apteekkivalikoimaa. Apteekeista tallennetaan nimen lisäksi puhelinnumero. Apteekkilistan voi myös tulostaa ruudulla olevasta tulostimenkuva- painikkeesta. Eläinlääkärit Eläinlääkärit valikosta voidaan lisätä, muuttaa ja poistaa ohjelmaan tallennettuja eläinlääkäreitä. Valikosta avautuu seuraavassa kuvassa esitetty lista eläinlääkäreistä. Alareunassa olevilla Lisää, Muuta ja Poista painikkeilla voidaan käsitellä aktiivisena olevan eläinlääkärin tietoja. Käyntikortti tulostaa esikatseluun eläinlääkärin käyntikortteja, jotka voidaan tulostaa edelleen paperille. Eläinlääkärin tietojen lisäyksessä tai muokkauksessa määritetään eläinlääkärille erilaisia tietoja. Näistä enimmäinen on Nimikirjaimet, jotka ovat koko ohjelmassa keskeinen henkilön tunniste. Nimikirjaimet eivät saa olla samat kahdella eri eläinlääkärillä. Tarvittaessa voidaan käyttää kolmea nimikirjainta. Eläinlääkärin nimen jälkeen seuraavina kenttinä ovat eläinlääkärin tittelit suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Sala kenttään syötettyä salasanaa käytetään erillisessä Päiväkirja ohjelmassa, jonka kautta eri eläinlääkärit voivat tarkastella henkilökohtaisia tulostietojaan. Teksti, Text, R, ja Text, E ovat lisätietokenttiä, jotka tulostuvat suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi tulosteisiin eläinlääkärin nimen ja tittelin alle. 33/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

34 _ Nro -kenttä on paikka eläinlääkärinumerolle. Sen syöttäminen on tärkeää, sillä numerotieto tulostuu esim. resepteihin tätä kautta. Tili kenttään on mahdollista syöttää eläinlääkärin oma pankkitilin numero. Tämä mahdollistaa eläinlääkärikohtaisten pankkitilien käytön pankkisiirroissa. Arkistoi -rasti poistaa eläinlääkärin tiedot näkyvistä esim. uuden käynnin lisäyksessä. Tiedot kuitenkin näkyvät edelleen raporteissa. On suositeltavaa mieluummin arkistoida klinikan entiset eläinlääkärit kuin poistaa tietoja kokonaan. Kpaikka on eläinlääkärin kustannuspaikkatieto. Tietoa voidaan hyödyntää raportoinnissa. Kuva välilehdellä voidaan määritellä kuvatiedosto, joka tulostetaan mukaan käyntikortteihin. Kassahenkilöstö Kassahenkilöstö -toiminnolla voidaan lisätä, poistaa ja muokata kassahenkilöiden tietoja. Kassahenkilöiden tiedot toimivat vastaavasti kuin eläinlääkäreiden tiedot, mutta tietokenttiä on hieman vähemmän. Postit Postit toiminnolla voidaan käsitellä ohjelman postinumerokoodistoa. Postinumeroita voidaan lisätä, poistaa ja muokata. Postitoimipaikan nimi tallennetaan sekä suomeksi että ruotsiksi. Vastaanotto (klinikan perustiedot ja perushinnasto) Vastaanotto on keskeinen toiminto erityisesti uuden ohjelman käyttöönottovaiheessa. Suurin osa klinikan perustiedoista tiedoista löytyy tämän toiminnon alta. 34/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

35 _ Keskeisimpiä klinikan perustietoja päästään muuttamaan klikkaamalla kahdesti riviä nro 1, Suomi. Avautuvalla ruudulla nähdään klinikan nimi. Klinikan nimeä ei voida muuttaa, sillä se on sidottu Provet Pet ohjelman lisenssin haltijaan. Muita yhteystietoja voidaan muokata vapaasti. Syötettyjä tietoja käytetään ohjelman tulostamissa tulosteissa. Teksti 1 ja Teksti 2 ovat vapaita tekstikenttiä ohjelman tulostamiin tulosteisiin. Tiedot tulosteissa valikosta voidaan valita, kuinka paljon tietoja halutaan printata erilaisiin tulosteisiin. Oletuskieli kohdasta voidaan vaihtaa tulosteiden oletuskieleksi suomi tai ruotsi (S tai R). Alaviiva, Isot kirjaimet sekä Maksutapaa ei laskussa ovat tulostusteiden asetuksiin vaikuttavia asioita. Tilit kenttiin voidaan haluttaessa syöttää kaksi eri tilinumeroa. Rastittamalla Eläinlääkärikohtainen tili käytetään pankkisiirtotulosteissa eläinlääkäreiden tietoihin tallennettuja tilinumeroita. Hinnasto välilehdeltä löytyvät ohjelman perushinta-asetukset. Välilehdeltä voidaan määrittää klinikan klinikkamaksu, oletuksena joka laskulle lisättävä tarvikelisä, laboratoriolisä (lisätään laboratoriotapahtumia sisältäviin laskuihin) sekä laskutuslisä (pankkisiirroissa). Perusmaksu kentän sisältämää hintaa käytetään toimenpidehintana silloin, jos käynnille ei merkitä mitään toimenpiteitä. Huomaa, että nämä hinnat sisältävät arvonlisäveron 22%. ALV Y, R ja L kohdista voidaan tarvittaessa muuttaa ohjelman käyttämiä arvonlisäveroprosentteja. Maksuehto (vuorokausina) ja viivästyskorko (prosentteina) voidaan myös määrittää tältä ruudulta. Anestesia valinta määrittää, laskeeko ohjelma toimenpiteiden Anestesia sarakkeeseen merkityn osuuden lääkkeisiin vai toimenpiteisiin. Käytäntö vaihtelee eri klinikoilla, jonka vuoksi asetusta on mahdollista muuttaa. Tekstit -välilehdellä on mahdollista muuttaa ohjelman laskuerittelyssä käyttämien tekstien nimiä. Vastaava kohta löytyy myös toisten kielien kohdalta. Lisä 1 ja Lisä 2 ovat vapaasti muokattavia kohtia. Oletuksena näissä on Tuhkaus sekä EKG. Voit vaihtaa nämä haluamiksesi. 35/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

36 _ Karhu välilehdeltä voidaan muokata karhukirjeen tekstiä. Samalla sivulla voidaan määrittää myös karhulaskuihin lisättävä perimiskulu euroina. Perintä välilehdeltä löytyy vastaava perintäkirjeen teksti. Tälle sivulle voit mm. merkitä näkyviin perintätoimistosi nimen. Kutsu -välilehdeltä löytyvät kutsukirjeiden tulostamiseen liittyvät asetukset. Yläteksti tulostuu kutsun aiherivin yläpuolelle, ja Alateksti kutsun aiheen alapuolelle. Muut sivulla näkyvät kentät (etunnus, elomake ) liittyvät Itellan ( ekirje palveluun. Kutsujen teko tapahtuu varsinaisesti Kutsut ohjelmalla, jolla voit tehdä kutsuja eri muodoissa. Logo välilehdeltä voit määrittää logon. Logo voi olla.gif tai.jpg muotoinen kuvatiedosto. Huomaa, että verkkokäytössä ko. kuvatiedosto pitää olla saatavilla kaikilta tietokoneilta. Tiedosto on suositeltavaa kopioida palvelimelle Provet Petin hakemistoon. Klinikan osoitetiedot sekä erilaiset tekstitiedot löytyvät myös riveiltä 2 ( Ruotsi ) ja 3 ( Englanti ). Näiltä riveiltä voit muokata kyseisen kielen tekstejä. Rivin 2 (Ruotsi) tietoja muokkaamalla saat näkyville myös Lisäasetukset välilehden, josta löytyy muutamia ohjelman lisäasetuksia. Näitä ei yleensä ole tarvetta muuttaa. Maksutavat Tältä ruudulta saat näkyville Provetin eri maksutavat. Muuta painikkeella voit myös vaihtaa halutessasi eri maksutapojen termejä. Maksutapoja on mahdollista poistaa, mutta se ei ole suositeltavaa, sillä ohjelma käyttää useimpia maksutapoja sisäänrakennetuissa perustoiminnoissaan. 36/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

37 _ 3.2 Laboratorio Laboratorio valikosta hallinnoidaan ohjelman laboratoriotietoja, kuten laboratoriohinnastoja ja viitearvoja. Testit Testit valinnasta saat auki ohjelman laboratoriotutkimusten luettelon. Näkymä esitetään seuraavassa kuvassa. Yläreunassa näkyvillä välilehdillä ( Kaikki, Omat, Vieraat, Ryhmittäin ) voit suodattaa ja lajitella näkyviin testejä välilehden mukana. Alareunassa olevalla printterinkuva-painikkeella voit tulostaa luettelon testeistä. Luettelo avautuu ensin esikatseluun, josta se voidaan tulostaa edelleen paperille. Muuta / Lisää painikkeilla voidaan avata aktiivisen laboratoriotestin tiedot muokkaukseen tai lisätä uusi testi. Avautuvassa ikkunassa voidaan määritellä testin tietoja. Testi kentässä ilmoitetaan testin koodi. Laboratoriotestit järjestetään ja niitä voidaan hakea luetteloissa testikoodin avulla. Oletuksena koodit ovat yleisesti käytettyjä lyhenteitä laboratoriotesteille. Ryhmä -kenttä tarkoittaa mihin testiryhmään kyseinen testi kuuluu. 37/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

38 _ Seuraavissa kentissä on paikat testin nimelle suomeksi, ruotsiksi sekä englanniksi. Oma kenttä määrittää, onko kyseinen testi klinikan oma (omissa tiloissa ja omilla laitteilla tehtävä) laboratoriotutkimus vaiko vieras (V), klinikan ulkopuolisessa laboratoriossa tehtävä testi. Hinta kenttään syötetään kyseisen tutkimuksen arvonlisäveron sisältävä hinta. Viitearvot välilehdeltä voidaan määrittää kyseisen testin viitearvotietoja eri eläinlajeille. Viitearvoja voidaan lisätä, poistaa ja muuttaa. Viitearvojen käsittelyyn on myös seuraavassa esiteltävä oma toimintonsa. Viitearvot Viitearvot valikosta voit käsitellä eri testien viitearvoja. Laboratoriotestit listataan testin koodin mukaan. Viitearvoja voi lisätä, poistaa ja muokata. Viitearvot ovat aina eläinlajikohtaisia. Kun lisäät uutta viitearvoa, valitse ensin eläinlaji, jolle viitearvoa lisätään. Valitse seuraavaksi, mistä testistä on kyse, ja lisää sen jälkeen haluamasi viitearvot. Viitearvoille on ohjelmassa varattu korkea, mutta melko kapea tila, johon voidaan syöttää vapaata tekstiä. Viitearvot on tarkoitettu syötettäväksi siinä järjestyksessä, jossa tutkimustulokset yleensä kirjataan muistiin ohjelmaan. Esimerkkejä viitearvojen kirjaustavoista voit katsoa ohjelmaan valmiiksi tallennetuista viitearvoista. Allergeenit Allergeenit toiminnolla voidaan muokata ohjelman allergiatutkimustuloksista tallentamia allergeenitietoja. Allergeenitietojen muokkaustarve on hyvin harvinaista. Muokkaaminen tapahtuu tyypillisellä tavalla Lisää, Poista ja Muuta toiminnoilla. 38/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

39 _ 3.3 Lääkkeet/tuotteet Lääkkeet/tuotteet toiminnolla hallinnoidaan ohjelman lääke-, tarvike- ja rehuluetteloihin liittyviä asioita. Valikosta löytyvät myös huumausaineseurantaan liittyvät toiminnot. Lääkkeet/tuotteet tuoteluettelon ylläpito Lääkkeet/tuotteet toiminnolla saadaan avattua ohjelman lääke- ja tuoteluettelo. Tästä luettelosta löytyvät kaikki lääkkeet sekä tuotteet samasta listasta. Avautuva näkymä esitetään seuraavassa kuvassa. Yläreunan välilehdillä voidaan haluttaessa suodattaa ja lajitella näkymää halutulla tavalla. Lisää, Muuta ja Poista toiminnoilla voidaan käsitellä luettelon tietoja. Inventaario välilehdellä voit tulostaa inventaariotiedot Inventaario napista. Nollaa tyhjentää tuotteiden määrä -kentät. Tulostimen kuva tulostaa luettelon paperille. Lisää tai Muuta painikkeella avautuva näkymä esitetään seuraavalla sivulla. Avautuvassa näkymässä Tuote kenttään tallennetaan tuotteen nimi. Tuotteen nimikenttään kannattaa yleensä kirjata näkyviin tuotteen nimen lisäksi vahvuus sekä pakkauskoko. Viivakoodi kenttä on varattu mahdollisuudelle käyttää viivakoodia esim. tuotteiden myynnissä myyntitoiminnolla. Jos sinulla on käytössäsi viivakoodinlukija, voit lukea lukijalla viivakoodin siirtämällä kursorin tähän kenttään ja lukemalla koodin lukijalla. Hinta kenttään tallennetaan tuotteen verollinen myyntihinta asiakkaalle. Palkkio kenttään voidaan tallentaa ko. lääkkeen antoon liittyvä palkkio, joka lisätään laskulle toimenpiteeksi tätä lääkettä käytettäessä. 39/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

40 _ Ryhmä on tärkeä kenttä. Ryhmä määrittää, onko kyseinen tuote lääke, tarvike vaiko rehu. Arvonlisävero eritellään tuotteen ryhmän mukaan. Ryhmät ovat seuraavat: 1 = Luovutetut lääkkeet 2 = Käytetyt lääkkeet 3 = Dieettiruoat (rehut) 4 = Dieettituotteet 5 = Tarvikkeet Ryhmät 1 ja 2 ovat 8% alv, ryhmä 3 on alv 17% ja ryhmä 4 ja 5 alv 22% alaisia tuotteita. Aine kohdan vierestä olevasta kansion kuvasta voit halutessasi valita vaikuttavan aineen, jota ko. tuote sisältää. Vaikuttavien aineiden hallinnointiin on oma toimintonsa. Tukku kohdasta voit valita, mistä tukusta kyseistä tuotetta tilataan. Tämä tieto on hyödyksi Tilaukset ohjelmaa käytettäessä. Tukkuhinta kenttään voit merkitä, mikä on tuotteen tukkuhinta. Tukkuhintaa käytetään inventaariotoiminnossa varaston arvon laskemisessa. Alv on arvonlisäveroprosentti ko. tuotteelle. Se määräytyy automaattisesti ryhmän mukaan. Määrä kenttä tarkoittaa kyseisen tuotteen tämänhetkistä määrää varastossa. Sitä käytetään inventaariossa varaston arvon laskentaan. Pvm on inventaariopäivämäärä. Tilauserä kentässä olevaa määrää hyödynnetään Tilaus ohjelmassa. Inventaariossa rasti tarkoittaa tuotteen olevan mukana inventaariossa, jolloin se tulee näkyviin listattaessa tuotteita Inventaario välilehdelle. Ostettava tuote tulee näkyviin Tilaukset ohjelmassa. Myytävä tuote tulee näkyviin myyntitoiminnolla tuotteita myytäessä. Resepti rastilla merkityt tuotteet on mahdollista antaa reseptilääkkeinä. Huumaava rasti tarkoittaa, että kyseinen tuote on huumaavaa ainetta, ja sen käytön yhteydessä tulee valita huume-erä, josta tuotetta käytetään. Huume-erien ylläpitoon on oma toimintonsa. Ei potilaskertomukseen/laskuun kohdan rastiminen estää ko. tuotteen tulostuksen näihin dokumentteihin. Tuoteryhmät Tästä valikosta voit listata ohjelman käyttämä tuoteryhmät 1-5. Näitä ei ole mahdollista muuttaa. 40/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

41 _ Aineet Aineet valinta listaa ohjelmaan tallennetut vaikuttavat aineet. Vaikuttavia aineita voidaan lisätä, poistaa ja muuttaa. Tästä kautta päästään myös lääkkeiden annostusohjeiden muokkaukseen. Useimmiten käytetyin toiminto tässä listassa on Muuta. Muuta painikkeella (tai vastaavasti Lisää painikkeella) avautuu ikkuna, jossa voidaan syöttää vaikuttavan aineen nimi. Tältä ruudulta päästään myös Annokset välilehden kautta vaikuttamaan annostusohjeisiin eri eläinlajeilla. Samalta ruudulta voidaan syöttää myös kontraindikaatiotiedot. Lääke välilehti listaa kaikki lääkkeet, joiden vaikuttavaksi aineeksi tämä aine on valittu. Indikaatiot Indikaatiot listasta saadaan näkyville erilaisia indikaatioita ja niihin annettuja lääkityssuosituksia (vaikuttavia aineita). Suosituksia voidaan lisätä, poistaa ja muokata. HUOM: on tärkeää huomata, että ohjelman mukana toimitetut suositukset ovat esimerkinomaisia. Kukin eläinlääkäri vastaa aina itse antamistaan lääkityksistä. Annokset Tästä kohdasta päästään hallinnoimaan erilaisia ohjelman antamia annostussuosituksia. Niitä voidaan lisätä, muuttaa ja poistaa. Yleisimmille vaikuttaville aineille/lääkkeille löytyy valmis annostusohje. Useimmiten näiden tietojen käsittely on lähinnä ohjeiden muokkaamista. Lisää tai Muuta painike tuo nähtäville annostustiedon tietokentät. Ensimmäiseen kenttään valitaan vaikuttava aine, johon kyseinen annostusohje kohdistuu. Toiseen kenttään tallennetaan eläinlaji, johon lääkitysohje kohdistuu. Seuraavaan kenttään luetteloidaan lääkkeet, joita tämä ohje koskee. Alle voidaan kirjoittaa kontraindikaatio. Varsinainen annostusohjeteksti on välilehdellä Annos. 41/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

42 _ Suositukset Katso kohta indikaatiot. Tämä toimii vastaavasti suositustietojen käsittelyssä. Rokotteet Rokotteet ovat ohjelmistossa omassa, erillisessä tietokannassaan. Rokotteita voidaan lisätä, muuttaa ja poistaa. Lisäksi rokotelistan voi tulostaa tulostimenkuva-painikkeesta paperille. Lisättäessä tai muuttaessa rokotteen tietoja nähdään seuraavassa kuvassa kuvatun kaltainen rokotteen tietonäkymä. Rokotteen nimi yksilöi rokotteen. Kutsu kenttään voidaan valita keltaisesta kansiosta haluttu kutsu. Aika kenttään annetaan aika (vuosina), jonka jälkeen rokotustapahtumasta generoidaan kutsu seuraavaan rokotukseen. Kutsut generoidaan odottamaan kutsupäivää aina rokotustapahtuman yhteydessä. Kutsu 2 ja Aika 2 kentissä voidaan haluttaessa määrittää toinen kutsukerta. Tauti / Sjukdom / Disease kenttien sisältöä käytetään rokotustodistuksien tulostamisessa. Erä kenttään on mahdollista tallentaa rokotteiden eränumero. Hinta kenttään tallennetaan rokotteen arvonlisäverollinen hinta. Kutsu 13kk:n iässä kenttään laitettu rasti laskee rokotustiedon tallennushetkellä eläimen iän perusteella rokotuskutsun ajankohdan sille ajanhetkelle, kun eläin täyttää 13kk. Huumaavat (Huumausaine-erien käsittely ja tietojen tulostus) Tällä toiminnolla voidaan lisätä ohjelmaan tietoja lääkevarastossa olevista huume-eristä. Huumaavat toiminnon valinta avaa esille listan huumausaine-eristä, joita ohjelmaan on tallennettu. Alkutilanteessa ohjelmassa ei ole yhtään huume-erää. Uuden erän lisäys aloitetaan Lisää painikkeella. 42/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

43 _ Huume-erän tietoihin kuuluu ensimmäisenä EräNro, joka on vapaasti määritelty huume-erän eränumero, esimerkiksi Ketalar 1 tai L-Pola 1. Lääke kohtaan haetaan ohjelman lääkevalikosta haluttu huumaava aine. Määrä kenttään voidaan syöttää numeroarvo tuotteen määrästä (millilitraa, kappaletta ). Arvo voi olla esimerkiksi 100. Tullut kenttään merkitään lääkkeen varastoontulopäivämäärä. Avattu kenttään annetaan pakkauksen avauspäivämäärä ja viereiseen nimikenttään avaajan nimikirjaimet. Kun pullo on käytetty loppuun, palataan tälle ruudulle ja tallennetaan Loppu kohtaan pakkauksen loppumisajankohta. Hukka kenttään voidaan antaa mittatappioiden tai hävittämisen takia hukkaan mennyt määrä. Käytöt välilehdeltä nähdään tiedot siitä, koska ja mille eläimille tätä kyseistä huume-erää on käytetty. Tiedot voidaan tulostaa listasta Tulosta painikkeella. Tiedot tallennetaan OK painikkeella. 43/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

44 _ 3.4 Eläintiedostot Eläintiedostot valikosta voidaan käsitellä ohjelman eläinlaji ja rotukoodistoa sekä sukupuolia. Tarvittaessa lajeja voidaan lisätä, muuttaa ja poistaa Lajit kohdasta. Lajien nimet on tallennettu ohjelmaan kolmella kielellä (suomi/ruotsi/englanti) eri kielisten tulosteiden mahdollistamiseksi. Rotuja käsiteltäessä tulee ensiksi valita avautuvan ikkunan vasemmasta alalaidasta Valitse laji toiminnolla laji, jonka rotuja halutaan käsitellä. Myös rotujen nimet löytyvät ohjelmasta suomeksi, ruotsiksi sekä englanniksi. Tarvittaessa myös sukupuolia voidaan muokata Sukupuolet kohdasta. Sukupuolien nimet löytyvät ohjelmasta kolmella kielellä. 44/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

45 _ 4. Raportointitoiminnot (Raportit ohjelma) Raportit ohjelmalla voidaan tulostaa erilaisia talousseurantaan ja tilastointiin liittyviä raportteja. Raportit ohjelmalla hoidetaan myös pankkisiirtojen maksuseuranta. Seuraavissa kappaleissa esitellään raportit ohjelman toiminta päävalikoittain. 4.1 Maksut Maksut valikosta voidaan käsitellä yksittäisten laskujen (käynti, koontilasku tai myyntitapahtuma) tilaa. Käynnit Käynnit valinta kysyy ensimmäiseksi päivämäärää. Toiminto listaa annetusta päivämäärästä taaksepäin kaikki käyntilaskut. Jos esimerkiksi haet jotakin tietyn päivän laskua, voit antaa tähän suoraan päivämäärän. Päivämäärän kuittaamisen jälkeen toiminto antaa listan ohjelmaan tallennetuista käynneistä annetusta päivämäärästä taaksepäin. Listasta voidaan selata laskuja ja tulostaa Lasku painikkeella käteislasku aktiivisena olevasta käynnistä. Jos maksutapa on pankkisiirto (4), voidaan Pankkisiirto painikkeella tulostaa pankkisiirto aktiivisesta laskusta. Koontilasku painikkeella annetaan mahdollisuus tulostaa koontilasku valitun asiakkaan kaikista avoimista (esim. maksutapa 4 tai 9) laskuista. Muuta painikkeella päästään käsittelemään valitun laskun tietoja. Esim. laskun maksutapaa voidaan muuttaa. Myös esimerkiksi osamaksueriä voidaan lisätä Osamaksut välilehdeltä. Logit välilehti listaa laskun muutostapahtumat. Tällä ruudulla näkyy keskeinen tieto Laskua ei voi muuttaa tai Laskua voi vielä muuttaa. Laskut lukittuvat päiväraporttien tulostamisen yhteydessä. Tämän jälkeen laskujen summia ei voi enää muokata. 45/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

46 _ Osamaksut Tästä kohdasta voidaan listata ohjelmaan tallennetut osamaksukäynnit. Aluksi toiminnon valinnan jälkeen kysytään päivämäärä, josta alkaen osamaksutapahtumat halutaan listata. Toiminto listaa osamaksut ja mahdollistaa laskun tulostamisen valitusta osamaksukäynnistä. Muuta painike avaa edellisessä kohdassa kuvatun laskun muokkausnäkymän. Tältä sivulta voidaan esim. lisätä osamaksueriä vanhoille käynneille. 46/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

47 _ Myynnit Myyntitoiminto listaa aikajärjestyksessä kaikki ohjelmaan tallennetut myyntitapahtumat. Uusimmat tapahtumat listautuvat luetteloon ensimmäisinä. Ruudulla näkyvillä Lasku ja Pankkisiirto painikkeilla voidaan tarvittaessa tulostaa maksutavasta riippien myyntitapahtuman kuitti tai pankkisiirto paperille. Muuta -painikkeella voit avata myyntitapahtuman laskun muokkaukseen. Esimerkiksi summia tai maksutapaa voi tarvittaessa muuttaa. Muokkaus tallennetaan levykkeen kuvasta tai peruutetaan punaisesta rastista. Avoimet (= Avoimet laskut) Avoimet toiminto listaa kaikki ohjelmaan avoimeksi merkityt laskut aikajärjestyksessä. Avoin lasku tarkoittaa laskua, jonka maksutapa on 9 (Avoin). Tyypillisesti tästä listasta löytyvät myöhemmin maksettavaksi sovitut laskut tai muutoin keskeneräiset käynnit. Käteismyynnin (käteinen, pankkikortti, luottokortti) kuitti voidaan tulostaa Lasku painikkeesta. Pankkisiirto (maksutapa 4) voidaan tulostaa Pankkisiirto painikkeesta. Koontilasku painikkeella voidaan koota kaikki asiakkaan avoimet laskut sekä maksamattomat pankkisiirrot yhteen laskuun koontilaskuksi. Koontilaskulle annetaan laskutuspäivämäärä, sekä maksutapa. Lisäksi voidaan antaa maksupäivämäärä, jos lasku on jo maksettu. Muuta painikkeella päästään muokkaamaan laskun summia ja maksutietoja (jos laskua voi vielä muuttaa). Avautuvan ikkunan Osamaksut välilehdeltä voidaan tarvittaessa lisätä osamaksueriä, Logit välilehti kertoo tietoja laskun muokkaustapahtumista. Nootit välilehti listaa käyntiin tallennetut nootit (lisämuistiinpanot). 47/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

48 _ Viitteet (= Laskut viitenumerojärjestyksessä) Viitteet toiminto luetteloi kaikki käyntilaskut viitenumerojärjestyksessä. Laskuja voidaan tällä toiminnolla hakea viitenumeron perusteella. Haku toimii automaattisesti: haettavaa viitenumeroa voi alkaa kirjoittaa suoraan laskulistaan. Tähän listaan listataan kaikki laskut, joilla on viitenumero (ei käteismaksuja). Samaan luetteloon listataan sekä käynnit että myyntitapahtumat. Näkymän alareunassa olevilla Käyntilasku ja Myyntilasku painikkeilla voidaan tulostaa lasku aktiivisena olevasta laskusta. Kirjaa painike antaa mahdollisuuden vaihtaa suoraan laskun maksutapa maksetuksi (maksutavat on listattu liitteessä 1), jolloin lasku näkyy ohjelmassa maksettuna. Käsin kirjaus (= Pankkisiirtojen merkitseminen maksetuiksi viitenumerolla) Käsin kirjaus toiminnolla voidaan kirjata ohjelmaan pankkisiirtoja maksetuksi. Toiminnon avulla voidaan kirjata esimerkiksi kuukauden lopussa maksetuksi kaikki kuukauden aikana maksetut laskut katsomalla tiliotteesta, millä viitenumeroilla laskuja on maksettu, ja syöttämällä nämä viitenumerot sekä maksupäivät ohjelmaan. Toiminnon valitsemalla saadaan näkyville vasemmalla kuvattu ikkuna, johon voidaan syöttää viitenumero. Viitenumeron voi syöttää kenttään ilman alkunollia, esimerkiksi muodossa 13. Kun viitenumero on syötetty, painetaan näppäimistöstä tabulaattoripainiketta, jolloin ohjelma hakee laskun tiedot näkyville. Viitenumerokentän yläpuolella nähdään tieto siitä, löytyikö lasku ohjelmasta. Viitenumerokentän ja maksupäivän välissä nähdään tiedot asiakkaan nimestä, laskun päivämäärästä ja eläimestä sekä laskun summasta. Näitä tietoja voidaan verrata tiliotteeseen. Jos tiedot täsmäävät, syötetään lisäksi maksupäivä, jolloin maksusuoritus on kirjautunut tilille. Kirjaa maksetuksi pankkiin merkitsee maksusuorituksen ohjelmaan, ja avaa ruudun uudelleen seuraavan maksusuorituksen kirjaamista varten. 48/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

49 _ Automaattinen kirjaus Automaattinen kirjaus on toiminto laskujen maksetuksi merkitsemiseen pankin yhteysohjelmien/verkkopankin avulla saatavien KTL-tiedostojen avulla. KTL-tiedostojen avulla voidaan merkitä automaattisesti tiedostoajolla. KTL-tiedoston sijaintipolku määritetään Rekisterit ohjelman avulla. Jos klinikallanne käytetään paljon pankkisiirtoja, on automaattisen kirjaustoiminnon käyttäminen järkevää. KTL-tiedostojen siirron selvittämäksi suosittelemme ottamaan yhteyttä pankkiin. Poistot Poistot toiminto listaa ohjelmaan poistetuksi merkatut virheelliset laskut. Poistettu lasku ei näy ohjelmassa talousraporteissa. Poistetun laskun maksutapa on 99. Näkymässä listataan kaikki poistetut laskut aikajärjestyksessä. Aktiivisen laskun tiedot saadaan Muuta painikkeella muokattavaksi. Avautuvasta laskun muokkausnäkymästä voidaan esimerkiksi vaihtaa laskun maksutapa, ja palauttaa näin lasku takaisin aktiiviseksi laskuksi pois poistetuista laskuista. Nollat Nollat toiminto luetteloi aikajärjestyksessä maksutavalla 0 olevat laskut. Nollamaksutapa tarkoittaa, että laskua ei ole vielä tallennettu ohjelmaan käynnin laskuruudulla, vaan se on jostakin syystä kesken. Listassa olevalla Muuta napilla voidaan avata lasku käsiteltäväksi. Nollat lista toimii käytännössä tarkistusvälineenä, jonka avulla voidaan aika-ajoin käydä tarkistamassa, ettei ohjelmassa ole jostakin syystä keskeneräiseksi jääneitä käyntejä. Jos nollalaskuja näkyy listassa, on yleensä syytä selvittää, miksi laskut on jäänyt keskeneräiseksi. Koontilaskut Koontilaskut toiminto listaa kaikki ohjelmaan tehdyt koontilaskut. Koontilaskujen avulla voidaan koota yhden asiakkaan useampi eläinlääkärikäynti samaan laskuun. Koontilaskutoiminto listaa nämä koontilaskut, sekä antaa tarvittaessa mahdollisuuden muuttaa tai poistaa koontilaskujen tietoja. Perinnät (= maksuseurantatoiminnot) Perinnät valikosta löytyvät erilaiset ohjelman maksuseurantatoiminnot. Perinnät valikko jakautuu useampiin alakohtiin, jotka samalla kuvaavat maksamattoman laskun perintävaiheita. Vaiheet ovat seuraavat: 1. Karhuttavat (= lista laskuista, joita ei ole maksettu eräpäivään mennessä) 2. Karhutut (= lista laskuista, joita on karhuttu kertaalleen, ja joita ei ole maksettu) 3. Pikaperityt (= laskut joita on peritty kertaalleen) 4. Perityt (= laskut joista on lähetetty perintätoimeksianto perintätoimistolle) 5. Luottotappiot (= laskut jotka on kirjattu luottotappioksi) Luettelon järjestys tarkoittaa, että eräpäivään mennessä maksamattomat (Huom: Muista laskujen merkitseminen maksetuksi käsinkirjauksella tai automaattikirjauksella) laskut näkyvät ensiksi Karhuttavat listalla, kertakarhunnan jälkeen Karhutut listalla, sitten Perityt- tai Pikaperityt listalla ja lopuksi, jos maksusuoritusta ei tule, Luottotappiot listalla. 49/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

50 _ Listoja avatessa kysytään ensiksi aikaväli, millä tilannetta halutaan tarkastella. Listat avautuvat laskujen aikajärjestyksessä. Karhuttavat listan alareunassa näkyvät toiminnot käynti-/myyntilaskun tulostamiseen sekä karhukirjeiden ja karhulistan tulostamiseen. Karhukirje painike tulostaa yhden laskun karhulaskun, Listaa tulostaa listan kaikista karhuttavista laskuista (asiakas, osoitetiedot, laskun summa, eräpäivä). Laskuja päästään myös muuttamaan Muuta painikkeella. Maksumuistutuskirjeen tulostus Karhukirje painikkeella merkitsee ohjelmaan laskun karhutuksi, jolloin lasku katoaa karhuttavien listalta ja siirtyy Karhutut listalle. Karhutut toiminto toimii vastaavasti: tässä listassa karhukirjeen ja -listan sijasta toimintoina ovat Perintäkirje (tulostaa perintäkirjeen) ja Toimeksianto (tekee toimeksiantolistan perintätoimistolle toimitettavaksi). Samoin voidaan Pikaperityt listasta siirtää laskuja perityt listaan. Perityt listasta laskuja ei voida enää siirtää automaattisilla toiminnoilla seuraavaan vaiheeseen. Jos maksusuoritusta asiakkaalta ei saada perinnän jälkeenkään, voidaan lasku vielä määrittää Muuta painikkeen avulla luottotappioksi. Tämä tapahtuu vaihtamalla laskun maksutavaksi 20 = luottotappio. 4.2 Kassaraportit (= talousraportointi) Raportit ohjelman kassaraportit valikon toiminnoilla voidaan tulostaa erilaisia talousraportteja, jotka toimivat ensisijaisesti kirjanpidon raportteina sekä yrityksen toiminnan suunnittelun ja seurannan apuvälineinä. Valittaessa ohjelmasta kirjanpitoon (kirjanpitäjälle) toimitettavia raportteja on tärkeää päättää, kummanko kirjapitotavan, maksuperusteisen vai suoriteperusteisen, mukaisia raportteja tarvitaan. Suosittelemme asiasta keskustelemista kirjanpitäjän kanssa. Päiväkohtainen (= kuluvan päivän laskut) Päiväkohtainen raportti listaa jonkin tietyn päivän laskutustapahtumat. Valittaessa tämä toiminto valikosta kysytään ensimmäisenä päivää, jonka ajalta tapahtumat halutaan listata. Oletuksena ehdotetaan kuluvaa päivää. Tuloksena saatava päiväraportti listaa käynti- ja myyntitapahtumat aikajärjestyksessä. Yksittäisten käyntitapahtumarivien lisäksi raportin lopussa on erittelyt eläinlääkäreittäin sekä yhteensä kaikilta eläinlääkäreiltä. Summat esitetään arvonlisäverollisena sekä verottamana. Summat eritellään laskun erittelytavan mukaan (toimenpiteet, lääkkeet, tarvikkeet jne.) Maksuperusteinen Maksuperusteinen raportti tulostaa annetulta aikaväliltä (oletuksena edellinen kuukausi) maksuperusteisen yhteenvedon tulotapahtumista. Raporttia haettaessa voidaan haluttaessa rastittaa El. kohtainen ruutu, joka antaa yhteenvedon eläinlääkäreittäin. Asettamalla KP kohtaan jokin muu numero kuin nolla saadaan raporttiin vain valitun kustannuspaikan tapahtumat. Raportissa ovat mukana ainoastaan saadut maksusuoritukset, ei avoimia laskuja (maksamattomat pankkisiirrot tai maksamattomat osamaksuosuudet). Raportti sopii yritykselle, jonka kirjanpito tapahtuu maksuperusteisesti. Maksuperusteisessa kirjanpidossa maksuperusteinen raportti on keskeisin kirjanpidon raportti. 50/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

51 _ Laskutuspäiväkirja Suorituspäiväkirja Laskutuspäiväkirja on raportti, joka listaa kaikki ohjelmaan kirjatut käyntija myyntitapahtumat riippumatta niiden maksutilanteessa. Laskutuspäiväkirjassa ovat siis käteis- ja korttimaksujen lisäksi mukana myös pankkisiirrot ja maksuja odottavat osamaksut. Laskutuspäiväkirjaa haettaessa kysytään tapahtumien aikaväli (käynti- tai myyntipäivät), oletuksena edellinen kuukausi. Rasti El. kohtainen antaa raportin eriteltyinä eläinlääkäreittäin sekä yhteensä. KP valinnalla saadaan vain tietyn kustannuspaikan tapahtumat. Laskutuspäiväkirja on yksi keskeinen suoriteperusteisessa kirjanpidossa tarvittava raportti. Suorituspäiväkirja listaa kaikki ohjelmaan tallennetut maksusuoritukset riippumatta niihin liittyvien laskujen ajankohdista. Suorituspäiväkirjan hakuperusteena on aikaväli. Lisäksi raportti voidaan ottaa eläinlääkärikohtaisena El. kohtainen rastilla sekä valita koskemaan vain tiettyä kustannuspaikkaa KP valinnalla. Suorituspäiväkirja on yksi keskeinen suoriteperusteisessa kirjanpidossa tarvittava raportti. Avoimet laskut Avoimet laskut raportti listaa maksamattomat ja keskeneräiset laskut, joihin liittyviä maksusuorituksia ei vielä ole kirjattu. Tämä raportti tarvitaan kirjanpitoa varten saatavien raportointiin. Avoimet laskut voidaan hakea käynnin/myyntitapahtumien päivämäärien aikavälillä. Lisäksi voidaan määritellä listaus koskemaan vain jotakin tiettyä kustannuspaikkaa. Luottotappiot Luottotappiot raporttiin listataan kaikki ohjelmaan luottotappioiksi merkityt laskut (maksutapa 20) annetulla aikavälillä. Myöhemmät maksut Myöhemmät maksut raportti listaa maksut, jotka on kirjattu ohjelmaan eräpäivän jälkeen. Osamaksut Osamaksut raportti listaa kaikki osamaksusuoritukset annetulla aikavälillä. Raportissa listataan tiedot laskun kokonaissummasta, maksetuista osista sekä avoimena olevasta osuudesta. 51/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

52 _ Tulosraportti Tulosraportti on apuväline klinikan taloussuunnitteluun ja seurantaan. Tulosraportti listaa annetulla aikavälillä eläinlääkäreittäin klinikalle tulleet tulot yhteensä sekä keskiarvona käyntiä kohti. Lisäksi raportista käy ilmi mm. uusien asiakkaiden määrä ja liikevaihto asiakasta kohti. Seuraavassa esitetään esimerkki tulosraportista yhden eläinlääkärin kohdalta. Kuvan jälkeen annetaan selitykset eri luvuille. Vasemmanpuoleinen sarake sisältää koko aika Oikeanpuoleinen sarakkeista on päiväkohtainen keskiarvo. Esimerkkiin ympyröidyt tunnusluvut tarkoittavat seuraavia asioita: 1. Kyseisen henkilön työpäivien lukumäärä raportin ajanjaksolla 2. Omaa laboratoriokustannusta sisältävien käyntien osuus 3. Röntgen/ultraäänikustannusta sisältävien käyntien osuus 4. Uusien potilaiden kappalemäärä 5. Uusien potilaiden prosenttiosuus kaikista potilaista 52/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

53 _ 6. Aktiivipotilaskäyntien kappalemäärä 7. Aktiivipotilaskäyntien prosentuaalinen osuus kaikista potilaista (Aktiivipotilas = potilas, jolla edellisestä käynnistä on kulunut vrk 8. Passiivipotilaskäyntien määrä 9. Passiivipotilaskäyntien prosentuaalinen osuus kaikista käynneistä (Passiivipotilas = potilas, jolla edellisestä käynnistä on kulut yli 540 vrk) 10. Uusintakäyntien määrä kaikista käynneistä 11. Uusintakäyntien prosentuaalinen osuus kaikista käynneistä (Uusintakäynti = käynti asiakkaalla, jonka edellisestä käynnistä on kulunut vähemmän kuin 30 vrk) 12. Myyntitapahtumien määrä 13. Myyntitapahtumien prosentuaalinen osuus tapahtumista (Myyntitapahtuma = myynnin kautta kirjattu tapahtuma) 14. Käyttöaste = suhdeluku, kaikkien käyntien käyntimäärä/uusintakäyntien määrä (esimerkissä 258/98 = 2,6) 53/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

54 _ 4.3 Seurannat Seurannat valikosta löytyy tilastointitoimintoja erilaisiin käyttötarkoituksiin. Useimmissa raporteissa on hakuperusteena aikaväli, jolta tietoja halutaan koota. Suosittelemme kokeilemaan raportteja vapaasti: Seurannat valikon toiminnot eivät tallenna Provetin tietokantaan tietoja, joten kokeilu ei aiheuta virheellisten tietojen tallentamista tietokantaan. 4.4 Haut Haut valikon toiminnot antavat mahdollisuuden hakea käyntejä esille käynnin sisällön perusteella. Kaikissa hauissa on hakuehtoina käynnin aikaväli sekä vapaa hakusana. Hakusanakenttään voidaan kirjoittaa haluttu sana, esimerkiksi diagnoosihaussa rokotus. Hakujen kesto riippuu tietokannassa olevien tapahtumien määrästä. On hyvä huomata, että useita vuosia käytössä olleilla tuhansia käyntejä sisältävillä ohjelmilla haku voi kestää useita minuutteja. 4.5 Omistajat Omistajat toiminnolla voidaan käsitellä eläinten omistajarekisteriä vastaavalla tavalla kuin rekisterit ohjelmassa. 4.6 Tarrat Tarrat valikon toiminnolla voidaan tulostaa omistajatarroja. Tarra-asetukset kannattaa aina tarkistaa ennen tulostusta. Omistajatarrojen lisäksi voidaan tulostaa vapaata tekstiä sisältäviä tarroja Tulosta toiminnolla. 54/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

55 _ 5. Kutsujen käsittely (Kutsut ohjelma) Provet Pet ohjelmiston kutsujen käsittely tapahtuu Kutsut ohjelmalla. Ohjelma käynnistetään työpöydällä olevalla Kutsut pikakuvakkeella. Yleisesti kutsujen toiminta edellyttää, että Rekisterit ohjelmasta on kytketty rokotteisiin käyttöön kutsut. Tällöin ohjelma lisää automaattisesti kutsut eläimille rokotteiden lisäämisen yhteydessä. Kutsujen periaate on, että ohjelma luo tietokantaansa virtuaalisen kutsukortin odottamaan tietylle päivämäärälle merkittynä. Tämä päivämäärä on se päivä, jolloin eläimen tulisi tulla seuraavan kerran toimenpiteeseen. Kirjautuminen Kutsut ohjelma kysyy kirjautuessa salasanaa ja valinnaisena myös eläinlääkärin nimikirjaimia. Mikäli halutaan käsitellä vain tietyn eläinlääkärin lisäämiä kutsuja, voidaan antaa myös eläinlääkärin nimikirjaimet. Jos käsitellään koko eläinklinikan kutsuja, ei nimikirjaimia pidä antaa. Kutsujen esille hakeminen Kutsujen käsittely tapahtuu valitsemalla Kutsut valikosta kohta Näytölle. Ohjelma kysyy seuraavaksi aikaväliä, jolloin ajankohtaiseksi tulevia kutsuja halutaan käsitellä. Oletuksena ohjelma ehdottaa 2vk 1kk päästä ajankohtaiseksi tulevia kutsuja. Muuta halutessasi aikaväliä ja jatka painamalla vihreää ok-merkkiä. Tämän jälkeen ruudulle avautuu seuraavanlainen näkymä, jossa näkyvät ko. aikavälin kutsut. 55/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

56 _ Kutsujen käsittely Kun lista kutsuista on saatu ruudulle, voidaan niitä edelleen käsitellä manuaalisesti. Kutsua voidaan muokata Muuta napilla, tai se voidaan poistaa Poista napilla. Ajatuksena on, että yleensä kutsut halutaan tässä vaiheessa tarkistaa manuaalisesti, jotta ei vahingossa lähetettäisi tarpeettomia kutsuja. Tarkastusta varten aktiivisella eläinrivillä näkyy mm. sarake Kuollut, jotta lopetuille/kuolleille eläimille ei lähetettäisi kutsuja. Ruudulla myös näytetään risuaita (#) symbolilla, jos eläimelle löytyy jo rokotuksia, jotka todennäköisesti liittyvät kutsun aiheeseen. Tarkistuksen helpottamiseksi ruudulla on napit Rokotukset, Eläinkohtaiset ja Käynnit, jotka ovat pikanäppäimiä valittuna olevan eläimen vastaaviin tietoihin. Kun eläimen tiedot on tarkastettu, voi Muuta napilla lisätä merkin Tarkastettu kyseisen kutsun tietoihin. Tämän merkinnän avulla tarkastuksen voi tarvittaessa keskeyttää ja jatkaa myöhemmin kadottamatta kohtaa, jossa oli menossa. Tarkastettu merkinnän lisääminen lisää listaan sarakkeeseen T merkinnän. Taulukon sarakkeessa LT näytetään omistajan kortista tieto siitä, millä lähetystavalla omistaja on toivonut saavansa kutsut. LT-sarakkeessa näytettävät lyhennemerkinnät ovat seuraavat: Kirje = P Sähköposti = S Tekstiviesti = T Sarakkeessa Huom näkyy merkinnät omistan kortin huomioista ( Huom kenttä omistajan tiedoissa). Sarake H sisältää omistajan kortilla mahdollisen Huom! kentässä olevan merkinnän. Sarakkeessa Kuoll näkyy mahdollinen kuolinpäivä, jos eläimelle on merkitty potilaskortilla kuolinpäivä. Numero 1 sarakkeessa A tarkoittaa, että eläin on merkitty arkistoiduksi. Yleensä kuolleitten/arkistoitujen eläinten kutsut poistetaan suoraan eikä niitä lähetetä. Sarake Viime kertoo, kuinka monta vuorokautta eläimen viimeisimmästä käynnistä on kulunut. Kutsulistan tulostus Tiivis luettelo aikavälin kutsuista tulostetaan painamalla nappia Tulosta. Vastaavasti painikkeella Sähköpostilista tai Puhelinlista voidaan kutsujen kohteena olevien henkilöiden omistajien sähköpostiosoitteet / puhelinnumerot tulostaa listaksi. Kaikkien kutsujen tulostus Kirjeet nappi tulostaa kerralla kaikki kutsujen kohteena olevat kirjeet. Kutsukirjeistä saadaan esikatselu ennen paperille tulostusta. Huom: Kutsukirjeitä tulostetaan vain yksi per omistaja: jos omistajan useammalla eläimellä on kutsuja tällä aikavälillä, kootaan ne yhteen kirjeeseen. TarratO nappi tulostaa omistajakohtaiset tarrat kaikille kutsujen kohteena oleville omistajille esimerkiksi postikortteja tai valmiiksi painettuja yleiskirjeitä käytettäessä. Tarroista saadaan esikatselu ennen paperille tulostusta. Huom: jos yhdellä omistajalla on useampia kutsuja, tulostetaan vain yksi tarra / omistaja. 56/58 Finnish Net Solutions Oy 2011

57 _ TarratE napista saadaan tulostettua eläinkohtaiset tarrat kaikkien kutsujen kohteena oleville eläimille. Jokaisen eläimen jokaiselle rokotukselle tulostetaan oma tarra. Yksittäisen kutsun tulostus Yksittäinen kutsukirje tulostetaan napilla Kirje. Nappi Kirje pohjalle on suunniteltu käytettäväksi valmiiksi painettujen kirjepohjien kanssa käytettäväksi; tällöin paperille tulostuu ainoastaan omistajan osoitetiedot, teksti kutsu sekä kutsun päiväys sekä eläimen tunniste. Tekstiviestikutsun lähetys Kutsun lähetys tekstiviestinä on mahdollista, jos tietokone, jolta kutsuja ollaan tekemässä, on kytketty Internetiin. Tekstiviestien lähetykseen käytetään FNS:n tekstiviestiyhdyskäytävää, ja tekstiviestit laskutetaan FNS:n toimesta yleensä Provet Pet ylläpitomaksujen yhteydessä. Painettaessa painiketta Tekstiviesti ohjelma antaa oheisen näkymän, josta voidaan vielä tarkistaa ja muokata viestin tekstiä, sekä valita numero, johon viesti lähetetään. ekirjeet toiminto E-kirjeiden tulostus ekirje napilla liittyy Postin ipost palveluun. ipost palvelun avulla on mahdollista lähettää kirjeiden informaatiosisältä Postin tietojärjestelmään sähköisesti, josta Posti tulostaa kirjeet edelleen paperille ja postittaa ne asiakkaille. Lisätietoja saat pyytämällä FNS:stä sekä Postin (Itellan) www-sivuillta ( hakusanalla ipost. Palvelu vaatii erillisen sopimuksen Itellan kanssa. 57/58 Finnish Net Solutions Oy 2011