THE INTERNATIONAL ASSOCIATION OF LIONS CLUBS

Transkriptio

1 THE INTERNATIONAL ASSOCIATION OF LIONS CLUBS Piiri 107- E Suomi District 107- Finland Piirikuvernööri District Governor Antti Hynnä (Anneli Mäkelä) Puh antti.hynna@lions.fi E-PIIRIN STRATEGIA Laadittu 2013

2 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. Missio 2. Perusarvot 3. Nykytila-analyysi ja johtopäätökset analyyseista 4. Pelikenttä 5. Visio ja päämäärät 6. Menestyskonsepti 7. Kriittiset perustekijät 8. Fokus ja painopistealueet 9. Strategiatoteutushankkeet

3 3 1. Missio Piirin tarkoituksena on piirin ohjesäännön mukaisesti: toimia piirin alueella toimivien rekisteröityjen lionsklubien yhdyssiteenä ja neuvovana keskuselimenä toimia läheisessä yhteistyössä Lions Clubs Internationalin (järjestö) kanssa toimia läheisessä yhteistyössä Suomen Lions-liitto r.y:n (Liitto) kanssa kannustaa klubeja niiden palvelutyössä avustaa klubeja toteuttamaan kansainvälisiä ja valtakunnallisia palveluaktiviteetteja, joista erikseen päätetään järjestön tai Liiton vuosikokouksissa Tarkoituksensa toteuttamiseksi piiri: tukee ja ohjaa jäsenklubiensa toimintaa hankkii ja levittää alan tietoutta sekä järjestää jäsenkoulutusta, erityisesti klubien virkailijoille, jäsentoimikunnille, uusille lioneille ja puolisoille järjestää kokouksia, esitelmätilaisuuksia, retkiä, juhlia ja muita vastaavia tilaisuuksia julkaisee vähintään kerran toimikaudessa piirilehden ja ylläpitää omaa verkkosivustoa 2. Perusarvot Piirin neljä keskeistä perusarvoa ovat klubien hyvinvointi, avoimuus, yhteistyö sekä uudistuminen. Klubien hyvinvointi Keskeisiä tekijöitä piirin positiivisen jäsenkehityksen turvaamisessa ovat klubien hyvinvointi ja klubityytyväisyys, joiden huomioonottaminen on ensisijainen tavoite kaikissa piirin toimissa ja päätöksissä. Avoimuus Piiri edistää toimissaan avoimuutta toimimalla päätöksenteossaan mahdollisimman läpinäkyvästi. Tämän perusarvon toteuttamiseksi mm. piirihallituksen kokouspöytäkirjat, piirin toimintakertomukset sekä muut piirikokousasiakirjat ovat julkisesti nähtävillä piirin www-sivuilla. Yhteistyö Piiri pyrkii edesauttamaan ja kannustamaan klubien välistä vuorovaikutusta ja yhteistyötä. Vuorovaikutuksen lisäämiseksi piiri levittää tietoutta toisille klubeille muissa klubeissa havaituista hyvistä käytänteistä, toimintatavoista ja aktiviteettitoiminnasta. Yhteistyön edistämiseksi piiri kannustaa klubeja yhteisiin (paikkakuntakohtaisiin) aktiviteetteihin. Piiri kannustaa klubeja tutustumaan toistensa toimintatapoihin ja aktiviteetteihin klubivierailuja rohkaisemalla.

4 4 Uudistuminen Piiri seuraa aktiivisesti ympäröivän yhteiskunnan muutostrendejä ja reagoi niihin toiminnan painopistealoja uudelleensuuntaamalla sekä kannustaa myös klubeja mukautumaan muuttuvaan toimintaympäristöön. Näin menetellen turvataan piirin ja klubien positiivista jäsenkehitystä luomalla edellytykset lions-toiminnan puoleensavetävyydelle ja jäsenhankinnalle. 3. Nykytila-analyysi SWOT-analyysi Vahvuudet Piirin jäsenmäärä toistaiseksi korkea Piirin sitoutuminen klubien toimintojen tukemiseen Piirihallitustyöskentelyn jatkuvuus (DG-tiimi on sitoutunut noudattamaan pitkäjänteistä toimintapolitiikkaa) Mahdollisuudet Aktiivisten klubien toiminta Aktiivisten jäsenten toiminta Sitoutuminen tiedotukseen ja viestintään JOVA-toiminta Klubien määrän lisääminen (erityisesti naisklubien, mutta myös miesklubien) Leoklubien määrän lisääminen Piirivirkailijoiden koulutuksen lisääminen Toimintojen nykyaikaistaminen Heikkoudet Korkea (ja nouseva) lioneiden keski-ikä Pieni jäsenmäärä erityisesti Tampereen klubeissa Laskeva jäsenkehitys Vähäinen kiinnostus piirin virkoihin Uhat Kasvava klubien jäsenten keskiikä Klubien joidenkin jäsenten passivoituminen Vähäinen kiinnostus piirin virkoihin, jolloin piirihallituksen virkoja ei saada miehitettyä riittävän pätevillä henkilöillä Laskevaa jäsenkehitystä ei saada pysäytettyä Yleismaailmallinen kiinnostuksen puute lionstoimintaan (kuten myös muuhunkin yhdistystoimintaan)

5 5 Johtopäätökset analyyseista Piirin lionstoimintaan (erityisesti klubitasolla ja sieltä piiritasolle säteillen) kohdistuu monenlaisia uhkakuvia, jotka toteutuessaan tulevat vääjäämättä näivettämään toiminnan volyymia ja intensiteettiä yhä edelleen. Nämä uhkakuvat ovat olleet näkyvissä jo likimain 20 vuotta ja ulospäin asia on näkynyt koko maan tasolla mm. lähes jatkuvana jäsenmäärän laskuna (esimerkiksi jäsenmäärän huippuvuosi Suomessa oli 1992, jolloin lioneita oli noin ). Tässä suhteessa E-piiri sijoittuu Suomen piirien vertailussa (korkeintaan) keskikastiin. Tällainen negatiivinen kehitys näkyy, paitsi jäsenmäärän pienenemisenä, niin myös jäsenistön passivoitumisena (ei enää osallistuta aktiivisesti klubikokouksiin ja klubien muuhun toimintaan) ja motivaation pienenemisenä muuhunkin lionstoimintaan säteillen klubitasolta edelleen piiritason toimintaan saakka. Kaikenpuolisen negatiivisen kehityksen katkaisemiseksi piiri pyrkii johdonmukaisesti toimimaan kohdassa 2 mainittujen perusarvojensa mukaisesti. On pidettävä mielessä, että klubi on kaiken lionstoiminnan perusyksikkö, jolloin piirin toiminnan tulisi olla klubeja sekä yksittäisiä lioneita rohkaisevaa, innostavaa, kannustavaa ja motivoivaa. Piirin keskeisimpiä kehityskohteita tulevat olemaan sellaiset toimenpiteet, joilla saavutetaan maksimaalinen hyöty negatiivisten kehitystrendien pysäyttämiseksi. Edellämainittuihin periaatteisiin nojautuen ja kehittämistoimenpiteisiin panostaen piiri erityisesti: Kannustaa ja innostaa klubeja ottamaan osaa JOVA-koulutukseen Panostaa klubien toimihenkilöiden koulutukseen ja motivointiin edesauttaakseen: o siirtämään tietoa ja motivaatiota edelleen klubin yksittäisiin lioneihin o parantamaan klubikokousten kiinnostavuutta o kannustamaan pitkäjänteistä toimintapolitiikkaa Panostaa lohkojen puheenjohtajien koulutukseen ja motivointiin Tuo esiin menestyneitä klubeja ja kannustaa muita klubeja ottamaan näistä esimerkkiä. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi piirin www-sivujen kautta sekä palkitsemalla entistä useampia menestyneitä klubeja piirikokouksen yhteydessä Kannustaa klubien välistä yhteistyötä Lisää lionstoiminnan näkyvyyttä viestintää lisäämällä ja sen laatua parantamalla o Kannustaa klubeja viestimään toiminnastaan esimerkiksi paikallislehtiin o Panostaa piirin www-sivuihin ja tukee klubien www-sivujen kehitystyötä sekä ajantasaisuutta o Panostaa lionstoiminnan mainostamiseen ja jäsenhankintaan klubien järjestämien tilaisuuksien yhteydessä 4. Pelikenttä Piirin toiminnan lähtökohtana on kohdassa 2 kuvatut piirin perusarvot. Toiminnassaan piiri erityisesti pyrkii kannustamaan ja motivoimaan piirissä toimivia yksittäisiä lioneita, klubeja sekä lohko-organisaatioita kohdassa 3 kuvatulla tavalla. Piiri ottaa osaa Suomen Lions-liiton organisoimiin ja koordinoimiin projekteihin kulloisenkiin tapaukseen erikseen parhaaksi katsomallaan tavalla.

6 Piiri järjestää piirin sisäisiä piiriaktiviteetteja erikseen piirikokouksessa hyväksyttyihin kohteisiin, hyväksytyllä laajuudella, kestoajalla sekä toimintatavoilla. Piirin toimintakenttään kuuluvat seuraavat yksittäiset piirin sisäiset tapahtumat sekä aktiviteetit: Piirileijona-lehden julkaiseminen vähintään kerran toimintakauden aikana Nuorisovaihtoleirin järjestäminen joka kolmas vuosi Varojenkeräysaktiviteetti (teatterinäytäntö, konsertti tai muu vastaava) vähintään kerran toimintakauden aikana, kerätään varoja piirin sisäisiin aktiviteetteihin (esimerkiksi nuorisovaihtoleiri) Piirin sisäiset tapahtumat (järjestetään toimintakausittain, ellei erikseen muuta mainittu, tarvittaessa voidaan järjestää myös muita tapahtumia): o Piirihallituksen kokoukset, 4 kpl o Piirihallituksen tutustumistilaisuus (heinä-elokuussa) o Piirikuvernöörin vaihtotilaisuus (toukokuussa) o Piirikokous (huhtikuussa) o SuurPNAT (Piirifoorumi), lisäksi lohkojen sisäiset PNAT-kokoukset, 2 kpl/lohko o Melvin Jones juhla (tammikuussa) o ARS-juhla (maaliskuussa) o Kirkkopyhä (lokakuussa) o Koko perheen ulkoilupäivä (syyskuussa) o Uuden vuoden tanssiaiset tai vastaava tapahtuma (esim. piirikuvernöörin tanssiaiset) o Seppeleenlasku Kalevankankaan hautausmaalle Lions-viikolla o Puolisopäivä (toukokuussa) 6 5. Visio ja päämäärät Visio Aktiivinen, elinvoimainen, attraktiivinen, yhteisöllinen, ulospäin suuntautunut, jäsenmäärältään kasvava ja iloisen tekemisen meiningin omaava piiri, joka vetää puoleensa toimintaansa myös nuoria henkilöitä sukupuoleen katsomatta. Piirin lionit ja klubit ovat motivoituneita ja sitoutuneita lions-periaatteisiin sekä -ihanteisiin. Piirin klubit ja niiden toiminta on laajasti tunnettua, tunnustettua ja arvostettua myös suuren yleisön keskuudessa. Päämäärät Toiminnassaan piirin keskeisimmät päämäärät ovat: Klubien hyvinvoinnin turvaaminen, klubiviihtyvyyden ja klubityytyväisyyden parantaminen. Piirin lioneiden ja klubien motivointi ja sitouttaminen piirin yhteisesti sovittuihin päämääriin sekä lions-periaatteisiin. Koskee erityisesti klubien toimihenkilöitä sekä piirihallituksen jäseniä yksittäisiä klubitasolla toimivia lioneita unohtamatta.

7 Yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvaisuuden tunteen parantaminen järjestön sisällä. Järjestön sisäisen lions-tietouden kehittäminen (lions-periaatteiden ja ihanteiden tunnettavuuden parantaminen). Lionstoiminnan näkyvyyden ja tunettavuuden lisääminen. Järjestön olemassaolon turvaaminen sopeuttamalla toiminta sellaiseksi, että se ympäröivässä yhteiskunnassa kykenee menestymään (ei kuitenkaan lionsperiaatteiden ja ihanteiden vastaiseksi) Menestyskonsepti Piirin hyvinvointi riippuu ennenkaikkea yksittäisten klubien hyvinvoinnista. Toiminnoissaan piiri pyrkii täten edesauttamaan klubien hyvinvointia ja tukemaan klubien toimintaa. Piiri toimii kohdissa 1 ja 2 esitettyjen missionsa ja perusarvojensa mukaisesti kiinnittäen erityishuomiota seuraaviin yksityiskohtaisiin toimenpiteisiin: Piirihallituksen toimihenkilöiden rekrytointiprosessien tehostaminen ja parantaminen. On tarpeen saada entistä aktiivisempia ja motivoituneempia henkilöitä piirihallitukseen. Piirin strategian luominen klubien tarpeiden pohjalta periaatteenaan tukea klubeja näiden toiminnoissaan. Piiri on siis tässä suhteessa klubeja palveleva organisatoorinen elin. Motivoidaan klubeja ja klubien toimihenkilöitä esimerkiksi JOVA-valmennuksen kautta Piirihallituksen lähentyminen klubien suuntaan. Tässä asiassa aktiiviset ja motivoituneet lohkojen puheenjohtajat ovat ratkasevassa roolissa. Piiri pyrkii uudelleensuuntaamaan PNAT-kokouksia suuntaan, jossa klubit vaihtaisivat ennenkaikkea toimintaideoita keskenään Tiedotuksen lisääminen painottuen sähköiseen tiedottamiseen. Avoimuuden painottaminen. Piiriaktiviteettien suunnittelussa otetaan alusta asti klubien mielipiteet huomioon ja kuunnellaan ennenkaikkea kentän tarpeita. 7. Kriittiset perustekijät Piirin toiminnan jatkuminen on joka tapauksessa turvattu jatkossakin, koska ei ole olemassa sellaisia kriittisiä osatekijöitä, jotka uhkaisivat johtaa toiminnan totaaliseen loppumiseen. Uhkana tosin on toiminnan hidas näivettyminen, mikäli seuraavia allalueteltuja osatekijöitä ei saada kuntoon. Ajatusmalli lähtee siitä, että klubi on piirin toiminnan perusta, jolloin piiriä vahvistavat toimenpiteet tulee kohdistaa erityisesti klubitasolle tarkoituksena klubien kannustaminen, aktivoiminen ja motivointi. Jäsenmäärän aleneminen o Klubityytyväisyys o Klubiviihtyvyys o Toiminta jäsenistöä tyydyttäväksi, klubityytyväisyyskyselyt o Kokousten saaminen mielenkiintoisemmiksi

8 o Panostus nuoriin jäseniin Muutaman vuoden klubitoiminnassa mukana olleiden lioneiden eroaminen o Klubityytyväisyys o Klubiviihtyvyys o Sisäänpääsy klubin toimintaan, kummin roolin korostaminen Motivaatioasteen kasvattaminen, koskee sekä yksittäisiä lioneita, klubien toimihenkilöitä sekä piirihallituksen toimihenkilöitä 8 8. Fokus ja painopistealueet Ensisijaisin painopistealue on piirihallituksen toimihenkilöiden sitoutus ja motivointi toimimaan edelläesitettyihin periaatteisiin ja toimintatapoihin. Tämä pitää sisällään piirihallituksen jäsenten perehdyttämiskoulutuksen, erityisesti lohkon puheenjohtajien koulutus ja motivointi on ensiarvoisen tärkeää. Myös piirihallituksen jäsenten sitouttaminen useampivuotiseen toimintaan (siis jatkuvuuden korostaminen) on tärkeää. Vähintään yhtä tärkeä alue on lähteä siirtämään motivointia kohti klubitasoa. Tässä jälkimmäisessä prosessissa huomiota tulee kiinnittää erityisesti seuraaviin osatekijöihin: Klubivirkailijoiden koulutus esimerkiksi piirifoorumin yhteydessä JOVA Jäsenrekrytoinnin rohkaiseminen klubeissa

9 9 9. Strategioiden toteutushankkeet Hanke 1: JOVA-koulutuksen käynnistäminen Aikataulu Suoritettu/saavutettu Kokonaistavoite: JOVA-koulutuksen jatkuvuuden turvaaminen Toimenpiteet/Välitavoitteet: 1. Suunnittelupalaverit 2. Klubien innostaminen ja hankkeen mainostaminen 3. JOVA I 4. JOVA II 5. Seurantapalaveri Tehty 1-9/ /2014 Hanke 2: Koulutustoimintojen kehittäminen Aikataulu Suoritettu/saavutettu Kokonaistavoite: Kehittää sekä piiri- että klubivirkailijoiden koulutusprosessia (tavoitteena mm. virkailijoiden motivaatioasteen kohottaminen sekä parempi sitouttaminen tehtäviinsä) Toimenpiteet/Välitavoitteet: 1. Hankkeen suunnittelu yhdessä DG-tiimin ja piirin GLT- ja GMT-johtajien kanssa 2. Koulutus piirifoorumin (Suur- PNAT)yhteydessä 3. Seurantapalaveri 4. Koulutus piirikokouksen yhteydessä 5. Hankkeen arviointipalaveri, jatkon suunnittelu 5-8/ / /2014