TEOLLISTEN TUKIPALVELUIDEN OSTO-OPAS

Transkriptio

1 TEOLLISTEN TUKIPALVELUIDEN OSTO-OPAS

2 SISÄLTÖ: 1. Johdanto 3 2. Miksi teollisuuden tukipalveluita ei kannata tuottaa itse? 4 3. Kertasuoritteet vs. keskittäminen mikä sopii meille? 5 4. Kokonaisuus haltuun työnjohtajan avulla 7 5. Miten varmistan, että valitsen oikean yhteistyökumppanin? 8 6. Mistä kannattaa maksaa? 9 7. Vastuu velvoittaa toimimaan fiksusti Työturvallisuus on väärä paikka säästää 12 Miten työturvallisuutta voidaan parantaa? 8 konkreettista vinkkiä! 13 Pienet laiminlyönnit suuret seuraukset Tukipalveluiden keskittäminen säästää euroja Yhdessä tekemällä molemmat hyötyvät 17 2

3 Johdanto Teollisen toiminnan tekniset prosessipuhdistukset, jätehuolto, puhtaanapidon palvelut, kiinteistöpalvelut sekä muut tukipalvelut mielletään usein pakolliseksi pahaksi asioiksi, jotka on vain saatava jollakin tavalla järjestettyä. Kaikki nämä tukipalvelut ovat kuitenkin toiminnan jatkuvuuden kannalta perusedellytyksiä, sillä ilman niitä toimintaa olisi mahdotonta suorittaa ja ylläpitää. Ostajan näkökulmasta teollisuuden tukipalveluissa korostuvat erityisesti hinta, laatu, palvelujen saatavuus ja turvallisuus kaikki erittäin tärkeitä ja välttämättömiä osatekijöitä. Mutta mitä muita asioita on otettava huomioon teollisia tukipalveluja ostaessa? Miten varmistaa, että hinta ja laatu kulkevat käsi kädessä? Mistä tukipalvelujen hinta muodostuu ja mitkä ovat kokonaiskustannukset? Kannattaisiko mieluummin keskittää ja hankkia kaikki tukipalvelut samasta paikasta vai ostaa kertasuoritteita? Miten vertailla palveluntarjoajia ja varmistaa, että valinta kohdistuu varmasti tarpeita parhaiten vastaavaan palveluntarjoajaan? Tämä opas on luotu tuomaan helpotusta ostajan, tuotantopäällikön ja yritysjohdon päätöksentekoon sekä tukipalvelujen tarpeen ja palveluntarjoajien arviointiin. Kun omiin tarpeisiin ja budjettiin optimoitu palvelukokonaisuus toimii kuin rasvattu koneisto, jää yritykselle enemmän aikaa ja resursseja keskittyä omaan ydinosaamiseen ja tuottavaan toimintaan. 3

4 2. MIKSI TEOLLISUUDEN TUKIPALVELUITA EI KANNATA TUOTTAA ITSE? Erkki Mäkelä, aluemyyntipäällikkö Teollisuuden tukipalveluita, kuten siivousta, jätehuoltoa ja prosessipuhdistusta, ostetaan yleensä kumppanilta, joka on erikoistunut kyseisen palvelun tuottamiseen. Tämä on järkevää kolmesta syystä: 1. Kalusto Kumppanilla on käytössään parhaat mahdolliset välineet työn suorittamiseen, jolloin työt hoituvat laadukkaasti ja tehokkaasti. Erikoiskaluston hankkiminen sekä huolto on kallista ja vaatii erikoisosaamista, jolloin investointia ei kannata tehdä itse. Lisäksi tarve kalustolle on yleensä epäsäännöllistä, jolloin alaan erikoistuneen kumppanin kyky hyödyntää kalustoa myös muissa kohteissa on kustannustehokkainta. *Joko tunnet työtapaturmaja ammattitautilain? Kävimme läpi teollisuuden ajankohtaisia lakimuutoksia webinaarissa. 2. Ammattitaito Kumppani tuo mukanaan ammattitaitoisen henkilöstön, joka tekee vastaavia töitä myös muissa ympäristöissä ja pitää siten jatkuvasti osaamistaan yllä. Rautaiseen ammattitaitoon kuuluu myös jatkuva kehitystyö. Itseään toistavan suorittamisen sijaan osaava kumppani pohtii jatkuvasti, miten työt voitaisiin tehdä entistä fiksummin. 3. Turvallisuus Turvallisuus* on toiminnan ytimessä ja se korostuu entisestään riskialttiissa ympäristössä sekä riskialttiita töitä tehtäessä. Menetelmien, laitteiden ja työsuoritteiden on oltava turvallisia, jotta haavereilta vältytään. Asiaan erikoistuneelle kumppanille asiakaskohteessa harvoin suoritettavat työt ovat osa päivittäistä tekemistä, jolloin turvallisuus on otettu joka kantilta huomioon. Kokemus erilaisista työympäristöistä sekä töistä puolestaan tuo näkemystä riskien arviointiin sekä työn suorittamiseen, jolla on turvallisuutta kehittävä vaikutus asiakkaalle. Kumppanuus kannattaa Teollisuuden tukipalveluissa, kuten muissakin palveluissa, aito kumppanuus on fiksua. Yhteispelillä saadaan parhaat tulokset aikaiseksi ja kumppani pystyy parhaimmillaan tukemaan omalla toiminnallaan asiakasta liiketoiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Tehokkaasti, ammattitaitoisesti ja turvallisesti. 4

5 3. KERTASUORITTEET VS. KESKITTÄMINEN MIKÄ SOPII MEILLE? Harri Krokfors, myyntijohtaja Teollisten tukipalvelujen ostaja joutuu usein pohtimaan keskittämisen ja hajauttamisen tuomia etuja ja haittoja. Kannattaako suurempia palvelukokonaisuuksia ostaa yhdeltä toimittajalta, vai kannattaako palvelut pilkkoa ja ostaa kertasuoritteita toimijalta, jolta palvelun edullisimmin saa? Yhtä ainoaa oikeaa vastausta ei ole, vaan parhaiten omiin tarkoituksiin soveltuva toimintatapa on monen osa-alueen summa. Vertailukaavio on luotu helpottamaan ostajan päätöksentekoa ja eri palvelumuotojen vertailua. Kokonaispalvelu Plussat Palvelut optimoidaan asiakkaan kokonaistarpeiden näkökulmasta: hallinnointikustannukset vähenevät, työnkuvat laajenevat ja henkilöstöresurssien optimointi helpottuu. - Miinukset - Yleinen harhaluulo, ettei kokonaispalvelua voisi kilpailuttaa eikä sitä voisi sen vuoksi saada edullisesti. Mahdollistaa kokonaisuuden järkevän hinnoittelun. - Väärän kumppanin valinta: liian pieni palveluvalikoima rajaa kokonaispalvelun toimittamista. Toimittajalla on oltava tarpeisiin nähden kattava palveluvalikoima. Alentaa asiakkaalle koituvia kustannuksia: kun toimijoita on vähemmän, vähemmän aikaa ja rahaa kuluu toimintojen operointiin. - Asiakas kokee kokonaispalvelun vähentävän kilpailua. Todellisuudessa näin ei ole, koska kokonaisuudesta tulee kaikille toimijoille houkuttelevampi. Kaikki palvelut ja toiminnot ovat yhden, ammattimaisesti hoidetun johdon alaisuudessa. - Päivittäinen johtaminen ja tukipalveluiden kehittäminen ei ole enää pelkästään omissa käsissä. Yhteiset laatukriteerit helpottavat kokonaislaadun hahmottamista ja seurantaa. Laatutakuu on yritykselle merkittävä etu. Aikaa ei kulu yksittäisten suoritteiden jatkuvaan kilpailuttamiseen ja tarjousten vertailuun. Keskittäminen takaa ostajan vaatimusten täyttymisen. Kaikki tehdään yhteistyössä, mikä luo pohjan kehittymiselle: ollaan kumppaneita, ei vain ostaja ja myyjä = keskinäinen luottamus. 5

6 Kertasuorite Plussat Miinukset - Palveluntoimittajaa voidaan vaihtaa helposti, kun pitkiä sopimusaikoja ei ole. Jos ei olla tyytyväisiä lopputulokseen, voidaan ensi kerralla valita toinen toimittaja. - Pelkkä hintojen kilpailuttaminen saattaa johtaa heikkoon laatuun, eikä toiminnan kehittämiseen panosteta. Yksittäisten suoritteiden kilpailuttaminen on helppoa, joskin aikaa vievää, jos suoritteita tarvitaan paljon. - Johtamismalli on joka suoritteessa erilainen, mikä vaikeuttaa kokonaisuuden hahmottamista. Yksittäiset suoritteet voivat olla edullisia: jos vain hinta ratkaisee eikä laadulla ole merkitystä, on pilkkominen hyvä valinta. - Resurssien optimointi vaikeutuu, kun kukin suorite ostetaan eri palveluntoimittajalta. Tukipalveluiden keskittäminen mahdollistaa resurssien optimoimisen, jolloin tehtaalle saadaan joustavasti henkilöstöä. - - Yksittäisten toimittajien jatkuva kilpailuttaminen tuottaa jatkuvaa työtä sekä vie aikaa ja resursseja. Sopimusten hallinta on haasteellista, kun toimijoita on paljon. Harri Krokfors, myyntijohtaja - Eri toimijat eri suoritteissa johtaa kokonaisuuden ja laadun kannalta epätasaiseen lopputulokseen. Usein keskittäminen kannattaa Tukipalvelujen pilkkominen moniksi eri toimittajilta ostettaviksi osakokonaisuuksiksi ei tänä päivänä ole ainoa tapa toimia. Tukipalveluiden keskittäminen mahdollistaa resurssien optimoimisen, jolloin tehtaalle saadaan joustavasti henkilöstöä. Näiden henkilöiden integroiminen yhdeksi, hyvin johdetuksi palveluntuottajien kokonaisuudeksi tarjoaa mahdollisuuden laskea kustannuksia. Henkilöt voivat tehdä työtä osittain ristiin tai vähentää turhaa tekemistä, jolloin resurssien käyttö voidaan optimoida kokonaisuuden kannalta parhaalla mahdollisella tavalla ja vastata samalla asiakkaiden kustannuspaineisiin palkkoja alentamatta ja laadusta tinkimättä. Vaihtoehtoja pohtiessa kannattaa tiedustella palveluntoimittajien näkemystä siitä, mitkä palvelut muodostaisivat yhdessä sellaisen palvelukokonaisuuden, jonka synergiat voitaisiin kääntää ostajan hyödyksi. 6

7 4. KOKONAISUUS HALTUUN PALVELUPÄÄLLIKÖN AVULLA Antti Toivanen, Head of New Business Teollisuuden palvelupäällikkö tai palveluvastaava vastaa tuotannon ja teollisuuskiinteistön tukipalveluiden toiminnasta, johtamisesta ja kehittämisestä sekä palvelukokonaisuuden toiminnallisesta ja taloudellisesta vastuusta. Selkeä malli kohteen johtamisesta asiakkaan yhteyshenkilöiden kanssa helpottaa muutoksiin reagointia sekä auttaa tunnistamaan tehostus- ja kehityskohteita. Palvelupäällikkö toimii asiakkaan edunvalvojana esimerkiksi laitepuhdistuksiin, kiinteistön ylläpitoon ja korjauksiin liittyvissä asioissa. Jatkuvan kehittämisen mallissa kohdetyönjohdolla on yrityksen tuki ja verkosto toiminnan kehittämiselle sekä parhaiden käytänteiden tuomiselle. Miksi ulkopuolisen palvelupäällikön käyttäminen kannattaa? Helppous sekä vaivattomuus: yksi ja sama toimittaja toteuttaa ja valvoo palvelukokonaisuuden toteuttamista. Kustannukset pysyvät hallinnassa, kun palvelujen välillä ei ole rajapintoja ja työtehtäviä voidaan järkeistää. Toimintamalli säilyy yhtenäisenä, kun kokonaisuutta johdetaan keskitetysti. Toimintamalli joustaa palvelutarpeiden muuttuessa: tällä varmistetaan aina asiakkaan tarpeisiin optimoitu palvelukokonaisuus. Kokonaisvastuu palvelujen kehittämisestä, laadun seurannasta sekä turvallisuuden valvonnasta ja parantamisesta on yksissä käsissä sekä ammattimaisesti johdettu. Teollisuuden palvelupäällikkö vastaa puolestasi sopimuksessa määriteltyjen palvelujen toiminnasta, suunnitelmallisuudesta ja kustannustehokkuudesta. Palvelupäällikön tehtäviin voi kuulua: Kulubudjetin laadinta ja seuranta Kiinteistön turvallisuudesta ja ympäristöystävällisyydestä huolehtiminen Lakisääteisistä huolloista ja tarkastuksista vastaaminen sekä korjausohjelmien toteuttaminen Yllä- ja kunnossapidon valvonta Jätehuollon optimointi esimerkiksi kierrätysastetta kehittäen Tuotantotilojen ja -laitteiden puhtaustason varmistaminen ja toiminnan kehittäminen Energiankulutuksen seuranta ja hallinta Vikatilanteiden hoitaminen Lupa-asioista huolehtiminen Kiinteistöön liittyvien investointitarpeiden esittäminen tilaajalle Kiinteistöön liittyvien ostopalvelujen johtaminen Kiinteistön käyttäjien tyytyväisyyden varmistaminen Muut palvelupäällikölle osoitetut tehtävät. Kun kokonaisuuden hallinta on osaavissa käsissä, voi yritys keskittyä omaan ydinosaamiseensa. 7

8 5. MITEN VARMISTAN, ETTÄ VALITSEN OIKEAN YHTEISTYÖKUMPPANIN? Jani Muilu, liiketoimintajohtaja Ennen palveluntarjoajien vertailua yrityksellä on oltava selkeä kuva siitä, millaisille palveluille ja kalustolle tarve on olemassa. Jo pelkästään erikoiskoneiden tarve saattaa rajata vaihtoehdot minimiin. Vertailua tehdessä on myös pidettävä mielessä sopimusmalli palvelun yksikköhinta ei vielä kerro koko totuutta, vaan kokonaisuus muodostuu monen tekijän summasta: kalustosta, sijainnista, osaamisen tasosta, kokemuksesta ja ennen kaikkea työtavoista. Tämän tarkistuslistan avulla voidaan varmistaa tärkeimpien kriteerien huomiointi palveluntarjoajia vertaillessa. Työturvallisuus ja työtavat Työturvallisuus vaikuttaa koko teollisuuslaitoksen toimintaan: henkilö- ja materiaalivahingot, läheltä piti -tilanteet ja onnettomuustutkinta voivat pysäyttää tuotannon pitkäksikin aikaa. Työtavat, työturvallisuuden johtaminen ja onnettomuustilastot kuuluvat vertailukriteerien kärkeen. Toimitusvarmuus ja vasteaika Toiminta on usein paikallista, jolloin palvelu on nopeaa. Paikallisuus vaikuttaa paitsi toimitusaikaan myös hintaan matkakustannukset nostavat palvelun kokonaiskustannuksia. Käytettävä kalusto Samanmerkkinen laite voi olla toisella palveluntarjoajalla tehokkaampi kuin toisella. Tehokkuuden lisäksi on syytä vertailla polttoaineen kulutusta kaikki osatekijät vaikuttavat kokonaiskustannuksiin. Työn hinta vs. työn määrä Pelkkä hinta ei kerro kaikkea. Millainen on työn hinnan ja määrän välinen suhde? Seuraa palveluntarjoajien arvioimia työmääriä. Poikkeavatko ne suuresti toisistaan? Miksi? Kokemus ja referenssit Mitä palveluntarjoajan nykyiset sopimukset kertovat yrityksestä? Vuosia jatkunut yhteistyö kielii asiakastyytyväisyydestä. Referensseihin on syytä kiinnittää huomiota erityisesti palveluissa, jotka vaikuttavat suoraan tuotantoon ja laitoksen operatiivisiin toimintoihin. Tällaisia ovat esim. materiaalitoimitukset tai riskialttiit työt. Työvoiman käyttö Onko palveluntarjoajalla omaa henkilökuntaa vai hyödyntääkö yritys alihankkijoita? Puhuvatko työntekijät suomea? Entä teollisuuslaitoksen oma henkilökunta, mitä kieltä he taitavat? Onko kielimuurin riski olemassa? Kommunikaation sujuvuus on aina varmistettava. Palvelun laajuus Tarvitaanko palveluja yhdelle vai useammalle tehtaalle? Yhden tehtaan toiminnassa paikallinen palvelee usein parhaiten. Jos tukipalveluja tarvitaan useammalle tuotantolaitokselle, pystyy iso, koko maassa toimiva toimittaja tarjoamaan yhtenäiset palvelut samalla laadulla joka tehtaalle. Keskittäminen helpottaa laadunvalvontaa ja auttaa kehittämään tehtaan toimintoja. Pieni vai suuri? Pieni palveluntarjoaja on usein ketterä ja nopea liikkeissään päättäjät ovat itse mukana yrityksen operatiivisissa toiminnoissa ja toimitusketju on lyhyt. Toisaalta pienellä toimijalla palveluvalikoima ja käytössä oleva koneisto ovat usein rajattuja, mikä voi oman yrityksen toiminnan laajentuessa vaatia tukipalvelujen ostamista useammalta eri yritykseltä. Isolla toimijalla puolestaan toimitusvarmuus ja palvelut riittävät vastaamaan kasvavaankin tarpeeseen. Aikaisemmat kokemukset Mistä tukipalvelut on aikaisemmin ostettu ja onko toimijaan/ toimijoihin oltu tyytyväisiä? Miksi tai miksi ei? Mitä sopimus on sisältänyt ja mihin hintaan? Ovatko nämä tiedot tallessa? Suurten ikäluokkien eläköityminen on tuonut muutoksia tuotantokulttuuriin. Vuosikymmeniä totuttujen tapojen mukaan toimineet työntekijät ovat ostaneet palveluja samoilta toimijoilta pitkään ilman dokumentoituja tarjouspyyntöjä, sopimuksia tai tallennettuja tietoja palvelun sisällöstä. Hiljaisen tiedon tallentaminen on äärimmäisen tärkeää, jotta palvelusopimukset sekä toteutumat ovat myös yrityksen tulevien työntekijöiden tiedossa. 8

9 6. MISTÄ KANNATTAA MAKSAA? Harri Krokfors, myyntijohtaja Teollinen ostaja joutuu usein pohtimaan, kuinka tukipalvelujen hintoja saataisiin nykyistä alemmas. Paine hintojen alentamiseen tulee normaalisti asiakkailta tai omistajilta. Tuotteita ja palveluja on saatava hankittua entistä edullisemmin, jotta oman lopputuotteen hinta olisi kilpailukykyisempi. Yhtälö on yksinkertainen ostaja saa tuotteistaan alhaisemman hinnan, joten toimittajien on saatava omastaan alhaisempi hinta. Niukkuutta jaetaan koko arvoketjussa. Malli toimii varsin hyvin sellaisissa palveluissa, joiden laadulla tai riskittömyydellä ei ole väliä. Palveluntoimittajan näkökulmasta laadun tuottaminen kuitenkin maksaa. Työturvallisuus, laadukas palvelusuoritus, henkilöstön kouluttaminen, moderni kalusto ja lukuisat muut osatekijät vaativat investointeja, jotta ne olisivat toimivia, riskittömiä ja laadukkaita. Leikkaamalla kulut äärimmäisen alas leikataan samalla laadun tasoa. Palvelut saa halvalla, mutta riskienhallinnan näkökulmasta tilanne ei välttämättä ole kovin mairitteleva. Mistä ostaja voi tietää, milloin hinta ja laatu kohtaavat optimaalisesti siten, että sopivaan hintaan saa riittävää laatua? Voisi kuvitella, että ei oikein mistään. Onneksi tilanne ei ole kuitenkaan aivan näin lohduton. Asiaa voi selvittää helposti muutamilla yksinkertaisilla asioilla. 1. Kokemukset Selvittämisen voi aloittaa miettimällä mitä on laatu ja mistä hinta muodostuu. Yksinkertaistettuna laadun voi käsittää odotusten ja kokemusten välisenä erona. Kokemukset ovat siis ensimmäinen tarkasteltava asia. Aiemmat kokemukset palveluntoimittajasta kertovat paljon. Ostajana on syytä pohtia, olenko ollut tyytyväinen palveluntoimittajan aiempaan suoritustasoon. Jos olen, miksi? Jos en ole, miksi en? 2. Mitä toimittaja tekee ja miten? Oliko palvelussa osa-alueita, jotka eivät toimineet? Tähän voi pureutua hieman syvemmin miettimällä mitä palveluntuottaja aiemmin teki ja miten. Usein näistä jälkimmäinen on kokemusten synnyttäjänä tärkeämpi ja kertoo, onko palveluun oltu tyytyväisiä. Varsinainen suoritus on saattanut olla hyvä, mutta yhteinen suunnittelu tai tiedonkulku on ollut puutteellista, eikä samanlaista epävarmuutta haluta kokea toista kertaa. 3. Mistä tyytymättömyys on johtunut? Mitä se paljastaa? Tästä päästäänkin helposti hinnanmuodostukseen, jonka pohdintaa voidaan terävöittää tarkastelemalla aiemmin tyytymättömyyttä aiheuttaneita asioita. Puuttuiko yhteisestä suunnittelusta suunnittelumenetelmä? Jäikö tiedonkulun toimintamalli kokonaan määrittelemättä? Edellä mainitut asiat kertovat siitä, että yritys ei 9

10 ole investoinut laadukkaaseen toimintaan kehittämällä toimintamallejaan, osaamistaan ja tietojärjestelmiään. Palveluntarjoajan pyytämän hinnan tulisi tällöin olla kilpailijoitaan alempi, sillä laadun tuottamisen kustannukset ovat muita alemmat. Toki tällöin on mietittävä tarkasti, mitä heikompi laatu voi tarkoittaa. 4. Onko palveluntarjoajalla systemaattinen toimintamalli? Asiakkaiden tarpeista kiinnostunut yritys, joka pyrkii tuottamaan tasalaatuista palvelua, kehittää jatkuvasti toimintaansa systemaattisesti ja turvallisesti, sekä investoi laadun tuottamiseen. Tällaiselle yritykselle kannattaa maksaa hieman korkeampi hinta erityisesti tilanteissa, joissa palvelut ovat liiketoimintakriittisiä, ja joissa odotusarvot toiminnasta ovat korkeat. Tällöin on todennäköistä, että maksamalleen rahalle saa aitoa vastinetta. Yllätyksiä ei tapahdu, ja palvelukokemus muodostuu kauttaaltaan positiiviseksi. 5. Turvallisuus Teollisissa tukipalveluissa työturvallisuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Työturvallisuus on oikeastaan laadun mittari: se kertoo, kuinka laadukkaasti yrityksessä hallitaan työturvallisuuteen liittyvää kokonaisuutta vai hallitaanko ollenkaan. 6. Markkinaosuus Palveluja tarjoavan yrityksen markkinaosuudesta voidaan päätellä pienin varauksin jotakin yrityksen toiminnasta ja toimintatavoista, kuten sen, ovatko muut asiakkaat olleet tyytyväisiä yrityksen toimintaan. 7. Taloudellinen asema ja sertifikaatit Ostajan on syytä tarkastella myös palveluja tarjoavan yrityksen vakavaraisuutta ja sertifikaatteja. On varsin todennäköistä, että hyvän taloudellisen aseman saavuttanut sertifioitu yritys tekee asiat paremmin kuin velkasaneerauksessa oleva. Laatuun on varaa panostaa, ja yritystä johdetaan ammattimaisesti. Vastuunottaja löytyy aina. 8. Muut asiakkaat Muiden asiakkaiden tarkastelu esimerkiksi referenssien kautta auttaa hahmottamaan yrityksen toimintaa. Asiakkuuksista voidaan päätellä paljon: mikäli yrityksellä on useita saman toimialan asiakkaita ja selkeitä saavutuksia referensseinä, on se hyvä merkki yrityksen toiminnasta. Näillä muutamilla edellä kuvatuilla ylätason perusasioilla saa suhteellisen helposti kuvan siitä, kykeneekö yritys tuottamaan odotettua laatua oikeaan hintaan ja vastaavatko palvelutarjonta ja toimintamalli omia tarpeita. Miten teollisuuden kustannukset saa kuriin? Asiakkuusjohtaja Juha-Matti Laurila kertoo blogissa 5 vinkkiä parempaan vuosisuunnitteluun. 10

11 7. VASTUU VELVOITTAA TOIMIMAAN FIKSUSTI Antti Tervo, toimialajohtaja Yritysvastuu muodostuu jokapäiväisestä tavasta toimia: lakien ja määräysten noudattamisesta, rehellisestä ja läpinäkyvästä toiminnasta, työtovereiden ja yhteistyökumppaneiden kunnioittamisesta, työturvallisuudesta, osaamisen kehittämisestä, ympäristöstä huolehtimisesta, kaluston ja työvälineiden kunnossapidosta sekä laadukkaasta työnjäljestä. Mutta miten vastuullisuus näkyy työarjessa? Miten voidaan varmistaa, että yhteistyökumppaniksi valitaan vastuullisesti toimiva yritys ja miksi sen pitäisi kiinnostaa teollisuuden tukipalvelujen ostajaa? 1. Vastuu turvallisuudesta Työturvallisuuden merkitys korostuu aina teollisessa toiminnassa. Yrityksen tapa lähestyä turvallisuutta kertoo toiminnasta kaiken oleellisen: millaiset suojavarusteet on käytössä ja miten niitä käytetään, miten henkilökuntaa koulutetaan, miten havaintoja kerätään, miten riskeihin reagoidaan ja miten tietoa jaetaan? Vastuullinen yritys varmistaa omien työntekijöidensä lisäksi jokaisen samassa ympäristössä työskentelevän ihmisen ja yrityksen turvallisuuden. Riskit ennakoidaan ja niistä informoidaan myös muita. Henkilövahinkojen ja niistä koituvien menetysten lisäksi työtapaturma saattaa pysäyttää koko tuotannon, mikä tarkoittaa vääjäämättä rahallisia menetyksiä. Teollisuuden aloilla työturvallisuusriskit ovat suuret, ja jokaisen tehdasalueella työskentelevän yrityksen on sitouduttava samoihin turvallisuusperiaatteisiin. Vuonna 2016 voimaan tullut työtapaturma- ja ammattitautilainsäädännön uudistus tarkentaa merkittävästi työnantajan velvollisuuksia. Millaisia muutoksia uudistus toi työtapaturmien vakuutukseen? 2. Vastuu ympäristöstä Ympäristövastuu ei ole valintakysymys, vaan ympäristölainsäädännön määrittelemää. ISO sertifioitu ympäristöjohtamisjärjestelmä kertoo ympäristövelvoitteiden noudattamisesta ja vastuullisesta toiminnasta. Vastuunsa tunteva toimija paitsi kierrättää jätteensä myös sitoutuu kierrätyksen kehittämiseen sekä toimintansa ympäristövaikutusten minimoimiseen kestävän kehityksen periaatteita noudattaen. Yrityksen oman toiminnan lisäksi myös yhteistyökumppaneilta ja sidosryhmiltä on syytä edellyttää vastuullista ympäristöasioiden hoitoa. Miten tunnistat ja ennakoit teollisuuden ympäristöriskit? Ympäristöjohtamisen asiantuntija Jenni Takala kertoo lisää blogissa. 3. Vastuu työtavoista Työtavat ja -turvallisuus kulkevat käsi kädessä. Yrityksen johdon vastuulla on perehdyttää työntekijät vastuullisiin työskentelytapoihin eri työvaiheissa sekä kouluttaa henkilökuntaa säännöllisesti. Vastuullisiin työskentelytapoihin kuuluu työpisteen ja -ympäristön siisteys: epäjärjestys ja siivottomuus luo aina työturvallisuusriskin. Entä noudattaako henkilökunta tehdasalueen nopeusrajoituksia ja liikennesääntöjä? Seurataanko työntekijöiden ajotapaa: nopeutta, äkkijarrutuksia, läheltä piti -tilanteita ja vaaranpaikkoja? 4. Vastuu työkaluista ja kalustosta Millaista kalustoa ja koneita yrityksellä on käytössään? Onko työkalut sekä laitteet huollettu ja tarkastettu? Käyttääkö yritys omaa kalustoa vai vuokrataanko se muualta? Onko yrityksellä itsellään mahdollisuus vaikuttaa laitteiden huoltoon ja kuntoon? Kuka laitteet huoltaa oma henkilökunta vai ulkopuolinen yritys? 5. Vastuu tiedonkulusta Yritysvastuu muodostuu sanojen, tekojen ja toimintatapojen kautta. Viestintä on aina tärkeässä osassa: jos epäkohta löytyy, kuinka siitä viestitään yrityksen sisällä? Kuinka siitä viestitään yhteistyökumppaneille ja sidosryhmien ulkopuolelle? Miten epäkohtiin reagoidaan ja mitä niille tehdään? Miten muutostilanteissa toimitaan ja kulkeeko tieto muutostilanteesta yrityksen ja tehdasalueen sisällä? 11

12 8. TYÖTURVALLISUUS ON VÄÄRÄ PAIKKA SÄÄSTÄÄ Heikki Huttunen, työturvallisuuspäällikkö Turvallisuuden johtaminen vaihtelee suuresti paitsi isojen ja pienien toimijoiden myös toimialojen välillä. Joka yrityksessä ei kuitenkaan tavoitteellisesti johdeta työturvallisuutta, vaikka näin pitäisi olla. Työturvallisuuden johtaminen ei ole vain esimiesten vastuulla, vaan myös työntekijät on perehdytettävä turvallisuusjohtamiseen. Työturvallisuudesta puhuttaessa tavoitteet eivät ole vain täyttymistä vaan ylittämistä varten. Työturvallisuuden tavoitteet ja toimintamallit on kehitettävä yhteistyössä kaikkien teollisuusalueella toimivien yritysten kesken. Yhteistyöyritysten henkilökunnan ja vuokratyövoiman on sitouduttava täysin samoihin toimintamalleihin kuin omien työntekijöiden. Työturvallisuus on ennen kaikkea asennekysymys turvallisuuden ja sen parantamiseen tähtäävän toiminnan on oltava positiivinen ja arkea helpottava, ei negatiivinen tai työntekoa vaikeuttava asia. Asenteeseen kuuluu kaverin tukeminen ja varoittaminen sekä havainnoista raportoiminen, mutta myös kiittäminen ja kehuminen aina, kun siihen on aihetta. Työturvallisuus alkaa huolehtimalla, että perusasiat ovat kunnossa: työohjeet ovat selkeät, työ huolellisesti suunniteltu, riskienhallintaan sekä ennakointiin on panostettu ja turha kiire on poissa. Työturvallisuuteen on sitouduttu ja se suunnitellaan ja toteutetaan yhdessä. Tiedetäänkö jokaisessa tehdasalueella toimivassa yrityksessä, milloin työntekijäsi työskentelevät korkeissa paikoissa? Ylhäällä työskentely luo aina riskin: työkalun putoaminen jo muutamankin metrin korkeudesta on aina hengenvaarallista. Työturvallisuus ei tarkoita vain omien työntekijöiden turvallisuudesta huolehtimista, vaan joka ainoan työmaalla työskentelevän ihmisen huomioimista. Yhdessä suunnittelu takaa sen, ettei toisille aiheuteta turhia riskejä. Työturvallisuuden johtaminen korostuu aina, kun työympäristössä tapahtuu muutoksia. Muutostilanteissa läsnä on paljon ihmisiä, joista jokaisella on kiire. Silloin myös riskit kasvavat. Joko tunnet työturvallisuuden mittarit? Blogissa esittelyssä muun muassa LTA (lost time accidents) ja TRIF (total recordable incident frequency). 12

13 MITEN TYÖTURVALLISUUTTA VOIDAAN PARANTAA? 8 KONKREETTISTA VINKKIÄ! TYÖNALOITUSLISTA Luokaa yhteinen työnaloituslista eli checklist: työtä ei saa aloittaa ennen kuin listan jokainen kohta on käyty läpi. Listan avulla voidaan esimerkiksi varmistaa, ettei katon rajassa työskentelevien alapuolella ole ketään töissä. On erittäin tärkeää, ettei yritys unohda ilmoittaa korkean paikan työstä. Informaatioketjun yhdenkin lenkin pettäminen voi luoda työympäristöön hengenvaaran. TYÖTURVALLISUUSKIERROS Työturvallisuuskierros eli safety walk: tehdäänkö työturvallisuuskierroksia säännöllisesti? Jaetaanko tehdyt havainnot jokaisen alueella toimivan yrityksen ja työntekijän tietoisuuteen? TYÖTURVALLISUUSTUOKIO Järjestäkää viikoittainen työturvallisuustuokio: koko henkilökunnalle yhteisessä tapaamisessa käydään läpi viikon aikana sattuneet läheltä piti -tilanteet, onnettomuudet ja työturvallisuushavainnot sekä pohditaan yhdessä, miten vastaavia tilanteita voidaan jatkossa välttää HELPPOUS Tehkää havaintojen raportoimisesta helppoa: puhelimet kulkevat työntekijöiden taskuissa työpisteestä toiseen. Valjastakaa työntekijöiden käyttöön mobiilisovellus, jonka avulla havainnosta voi ilmoittaa nopeasti, helposti ja viiveettä. PEREHDYTYS Säännölliset perehdytykset: ovatko työohjeet jokaisen työntekijän tuoreessa muistissa? Onko käytössä oikeanlainen ja tarkastettu kalusto? Käytetäänkö suojaimia oikein? Onko suojaimet tarkastettu? Onko asenne kunnossa? Työturvallisuus alkaa asenteesta! HSEQ-ARVIOINTI HSEQ-arviointi: ulkopuolisen toimijan tekemä arviointi antaa yrityksesi työturvallisuustilanteesta kattavan kokonaiskuvan. Inspectan järjestämässä HSEQ-arvioinnissa käydään läpi työterveys-, turvallisuus-, ympäristö- ja laatukokonaisuudet sekä tarkastetaan, miten nämä osaalueet linkittyvät yrityksen johtamiseen. 4 RAPORTOINTI Kannustakaa henkilökuntaa raportoimaan. Laadukkaista ennaltaehkäisevistä havainnoista ja toimenpide-ehdotuksista voidaan maksaa rahallisia kannustimia, mikä on todistetusti tehokas keino työturvallisuusajattelun parantamiseen työyhteisössä. 8 NOLLAPELI Tavoitteeksi nollapeli: sitouttakaa työntekijät ja yhteistyöyritykset nolla työtapaturmaa -tavoitteeseen. Työturvallisuus alkaa asenteesta! 13

14 PIENET LAIMINLYÖNNIT SUURET SEURAUKSET Jokainen onnettomuus maksaa, mutta onnettomuudessa voidaan menettää myös asioita, joita ei rahassa voi mitata tai korvata. Pahimmillaan onnettomuus voi viedä hengen. Se voi viedä työkyvyn lapsiperheen isän tai äidin sokeutuessa tai joutuessa loppuiäkseen pyörätuoliin koko perheen arki muuttuu pysyvästi. Huonoimmassa tapauksessa onnettomuudesta ei ole paluuta entiseen, vaikka käytössä olisi kaikki maailman varat. Päivittäisillä valinnoilla on väliä. Työturvallisuuteen vaikuttavat valinnat on mahdollista ja syytä tehdä oikein. Työturvallisuuden johtamista on painotettava myös työntekijöiden keskuudessa, sillä esimiehet eivät aina ole paikalla. Millainen on sinun työympäristösi työturvallisuuspolitiikka? Millaiset ovat työturvallisuustavoitteet onko niitä? Työtapaturmat aiheuttavat Suomessa satojen miljoonien eurojen kustannukset joka vuosi. Miten tavoitteita ja niiden toteutumista seurataan? Miten työtä valvotaan? Millainen on esimiesten koulutustaso? Miten työntekijöitä perehdytetään työturvallisuusajatteluun? Mikä on käytettävän kaluston kunto? Kuinka usein vaaratilanteita syntyy? Miten niihin reagoidaan? Näitä asioita on painotettava myös tukipalveluja tarjoavan yrityksen valinnassa. Aina löytyy halvempi tarjous, mutta mitä halpa hinta sisältää? Työturvallisuus on väärä paikka säästää! Työtapaturman hinta on kova. Heikki Huttunen kertoo blogissa 5 vinkkiä niiden välttämiseen. 14

15 9. TUKIPALVELUIDEN KESKITTÄMINEN SÄÄSTÄÄ EUROJA Harri Krokfors, myyntijohtaja Teollisuusyrityksille on tyypillistä ostaa kertasuoritteita erityisesti sellaisilla aloilla, joissa ostettava palvelu on henkilösidonnaista ja sille on määriteltävissä selkeä alku ja loppu. Hyviä esimerkkejä tällaisista palveluista ovat esimerkiksi siivous tai erilaisten teollisten prosessien pesut. Kertasuoritetta ostaessa päätös tehdään hyvin usein hintaan perustuen, ja toimijoita voidaan vaihtaa hyvin helposti sopimuskauden päätyttyä. Tavoitteena on ostaa tarvittava suorite niin edullisesti kuin se on mahdollista. Malli on vanha ja kuulostaa hyvin järkevältä. Mutta onko se sitä lopulta? Miksi teollisten tukipalvelujen ostajan kannattaisi tuijottaa kaikkea muuta kuin hintaa? Mitä halpa hinta tarkoittaa? Pelkkään suorituksen hintaan keskittyvä ostotoiminta tuottaa mahdollisimman halvan ratkaisun, joka on valitettavasti laadultaan usein heikoin. Mikäli ostettavan palvelun laadulla ei ole merkitystä, toimii malli varsin hyvin. Mikäli laadulla on merkitystä oman liiketoiminnan tai sen lopputuotteiden kannalta, ei vanha malli toimi. Kova hintakilpailu johtaa toimijat usein tilanteeseen, jossa laadusta on tingittävä, jotta kustannukset saadaan mahdollisimman alas. Tästä seuraa useita asioita: työntekijöille on maksettava mahdollisimman vähän palkkaa, heidän koulutustaustansa on oltava mahdollisimman alhainen ja kalusto on optimoitava kustannuksiin nähden eli kalustoinvestointeja ei voida tehdä riittävästi. Jopa työturvallisuudesta on joidenkin yritysten pahimmassa tapauksessa tingittävä, huolimatta siitä, että kuten yllä todettiin, työturvallisuus on väärä paikka säästää. Palvelua toimittavan yrityksen on siis valittava liiketoimintastrategiakseen kustannusjohtajuus. Se tarkoittaa, että kaiken on oltava halvinta mahdollista, jotta hintakilpailussa menestyttäisiin. Se näkyy väistämättä myös asiakkaalle. Mitä hintakilpailu tekee kehitykselle? Ostaja voi aina pyrkiä vaatimaan mahdollisimman korkeaa laatua ja halpaa hintaa. Kysymys on tällöin kuitenkin aina joko taitilanteesta: on valittava, kumpaa painotetaan enemmän, hintaa vai laatua. Usein päädytään kompromissiin, jonka lopputuloksena on halvin mahdollinen hinta ja siedettävä palvelun laatu. Näin jatketaan vuodesta toiseen. Välillä vaihdetaan toimittajaa ja toivotaan parempaa laatua siinä harvoin onnistumatta, sillä halvimman mahdollisen hinnan vaatimus tuottaa palveluntarjoajalle paljon toiminnallisia haasteita. Toimittaja lisäksi tietää, että hänen yrityksensä voidaan taas nopeasti vaihtaa halvempaan sopimuskauden umpeuduttua, joten kehittäminen on haastavaa. Yhteistyöllä parempaan lopputulokseen Tästä pääsemmekin vuorovaikutuksen todelliseen haasteeseen: onko ostaja myyjä-asetelma sittenkään järkevä? Olisiko kaikkien kannalta parempi miettiä yksissä tuumin, mitä pitää saada aikaan? Miten ostavan yrityksen toimintakykyä ja palvelun laatua voidaan ylläpitää toivotulla tasolla oikeaan hintaan ja kehittää yhdessä? Yhteinen kehittäminen edellyttää jatkuvuutta ja luottamusta sekä ostaja myyjä-suhteen uudelleen määrittelyä. Toimittajan sijaan puhutaankin kumppanista. Kumppanuudessa on kysymys kaikki voittaa -tilanteesta. Yhdessä sovitaan, mitä palvelua tuotetaan ja mihin hintaan, miten palvelu skaalautuu tarpeiden muuttuessa ja mitä tehdään yllättävissä tilanteissa. Palvelua kehitetään yhdessä ostajan lähtökohdista jatkuvasti parantaen. Kumppanuus poikkeaa merkittävästi vanhan mallin aiheuttamasta häviäjä voittaja-asetelmasta, jossa ostaja voittaa ostamalla liian halvalla ja palvelun tuottaja häviää, jolloin laatu usein kärsii. Toisinpäin ajateltuna ostaja voi maksaa liikaa, ja myyjä on voittajan roolissa saaden ylihintaa huonosta palvelusta. Kertasuoritteita ostaessa vain harvoin on niin, että molemmat osapuolet voittaisivat. Se olisi kuitenkin mahdollista, mikäli palvelun tuottaja kykenisi tuottamaan parasta palvelua halvimmalla mahdollisella hinnalla. Työvoimavaltaisessa liiketoiminnassa tämä on valitettavasti äärimmäisen harvinainen ilmiö. Jos yrityksen omana strategiana on tuottaa kilpailijoita laadukkaampia tuotteita ja palveluja, on ristiriita olemassa. Halvoilla ja heikkolaatuisilla tukipalveluilla ei kyetä tuottamaan vaadittavaa laatua. 15

16 Osta lopputulosta, älä suoritusta Palvelun tuottajan ja ostajan välillä painopistettä olisi hyvä siirtää lopputuotosten aikaansaamisen suuntaan. On hyvä pohtia yhdessä mitä pitää saada aikaan, kuinka nopeasti, miten, millä kustannuksilla ja laadulla? Kuinka varautua yllätyksiin ja minimoida riskit? Siirtämällä huomion kertasuoritteista laajempien kokonaisuuksien hankintaan ostajalle avautuu täysin uudenlainen mahdollisuus optimoida palvelutuotantoaan ja lisätä ymmärrystä isosta kuvasta siitä, mikä on todella tärkeää ja minkä voi jättää vähemmälle. Optimaalinen vaihtoehto on valita sellainen palveluntuottaja, joka kykenee tuottamaan suuren osan tarvittavista tukipalveluista. Palveluntuottaja voi silloin tehdä omaan toimintaansa rakenteellisia muutoksia, jotka mahdollistavat sen, että hintataso kehittyy oikein ja ostajan vaatimukset täyttyvät sekä toiminta kehittyy. Näin myös henkilöresurssien optimoinnista tulee mahdollista aivan uudella tavalla kustannukset huomioiden. 16

17 10. YHDESSÄ TEKEMÄLLÄ MOLEMMAT HYÖTYVÄT Juha-Matti Laurila, asiakkuusjohtaja Kun teollisuuden tukipalveluissa ostetaan suoritteita, saa rahoilleen vastineeksi juuri sitä: suoritteita. Siivouskertoja, jäteastioiden tyhjentämistä ja viemäreiden puhdistusta. Sijoittamalla palvelun laatuun suoritteiden sijaan asiakas voi ansaita omalla toiminnallaan enemmän. Laadukkaan palvelun tunnusmerkki on toiminnan kehittäminen. Mekaanisen suorittamisen lisäksi keskitytään parantamaan asiakkaan prosesseja. Parhaimmillaan konsultointi, aktiivinen toiminnan kehittäminen ja asiakkaan sparraaminen johtavat lopputulokseen, jossa molemmat hyötyvät. Hyötyjä ei kuitenkaan synny ilman konkreettisia toimia. Powerpointit ja hienot kaaviot eivät riitä muuttamaan tehtaan henkilöstön asenteita. Tarvitaan tiivistä yhteistyötä palveluntarjoajan ja ostajan välillä. Ja sitä laadukas palvelu parhaimmillaan on, yhteistyötä. Mitään ei tapahdu sormia napsauttamalla. Jos halutaan saada isoja asioita aikaiseksi, tarvitaan investointeja ja strategisen tason päätöksiä. Ja kun päätökset on tehty, toimintatapojen muutos on vietävä käytäntöön. Muuten toiminnan kehittäminen jää teorian tasolle eikä mikään muutu. Lähestyykö vuosihuolto? Lataa muistilista! Kokosimme avuksesi muistilistan, jota voit käyttää vuosihuollon suunnittelun tukena. Näin mikään tärkeä vaihe ei unohdu matkan varrella. 17

18 SUOMI TARVITSEE ENERGIAA, RAAKA-AINEITA JA TYÖTÄ. NIITÄ SYNTYY KIERRÄTTÄMÄLLÄ. Lassila & Tikanoja on palveluyritys, joka yhdessä asiakkaidensa kanssa on muuttamassa kulutusyhteiskuntaa tehokkaaksi kierrätysyhteiskunnaksi. Teollisuusasiakkaamme haluavat entistä tiukemmin keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa. L&T:n Teollisuuspalvelut auttaa asiakasta tässä tavoitteessa huolehtimalla tukipalveluista kokonaisvaltaisesti. Tarjoamme ratkaisuja erilaisten sivuvirtojen hyödyntämiseen ja turvalliseen loppusijoitukseen, viemärihuoltoon ja prosessipuhdistukseen sekä ympäristörakentamiseen. Lue Lassila & Tikanojan blogista lisää asiantuntevia näkemyksiä! Lassila & Tikanoja Oyj Valimotie 27, Helsinki (yritykset) (yksityiset) JÄTEHUOLTO JA KIERRÄTYS KIINTEISTÖHUOLTO JA -TEKNIIKKA SIIVOUS JA TUKIPALVELUT VIEMÄRIHUOLTO KORJAUSRAKENTAMINEN PROSESSIPUHDISTUS YMPÄRISTÖRAKENTAMINEN