ROVANIEMEN IMAGO KOKOUS JA KONGRESSIPAIKKANA. Tutkimus suomalaisten yritysten kokemuksista ja mielikuvista

Transkriptio

1 OPINNÄYTETYÖ Pia Lempiäinen 2009 ROVANIEMEN IMAGO KOKOUS JA KONGRESSIPAIKKANA Tutkimus suomalaisten yritysten kokemuksista ja mielikuvista MATKAILUN KOULUTUSOHJELMA

2 ROVANIEMEN AMMATTIKORKEAKOULU MATKAILU, RAVITSEMIS JA TALOUSALA Matkailun koulutusohjelma Opinnäytetyö ROVANIEMEN IMAGO KOKOUS JA KONGRESSI PAIKKANA Tutkimus suomalaisten yritysten kokemuksista ja mielikuvista Pia Lempiäinen 2009 Rovaniemen Kehitys Oy / Maanmainiot kohtaamiset hanke Ari Kurtti Hyväksytty 2009

3 Matkailu, ravitsemisja talousala Opinnäytetyön tiivistelmä Matkailun koulutusohjelma Tekijä Pia Lempiäinen Vuosi 2009 Toimeksiantaja Työn nimi Sivu ja liitemäärä Rovaniemen Kehitys Oy / Maanmainiot kohtaamiset hanke ROVANIEMEN IMAGO KOKOUS JA KONGRESSI PAIKKANA Tutkimus suomalaisten yritysten kokemuksista ja mielikuvista Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Rovaniemen imago kokous ja kongressipaikkana Rovaniemen Congresses kokousjärjestäjän asiakkaiden näkökulmasta. Tutkimusongelmana oli selvittää kokousasiakkaiden mielipidettä Rovaniemen imagosta kokous ja kongressipaikkana. Tutkimukseen liittyvä kysely lähetettiin Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjän yrityskontakteille, sekä Rovaniemellä Valtakunnallisille Yrittäjäpäiville osallistuneille yrityksille. Tutkimus tehtiin kvantitatiivisena tutkimuksena. Toimeksiantajana opinnäytetyöhön oli Rovaniemen Kehitys Oy:n hallinnoima Maanmainiot kohtaamiset hanke. Hankkeen tavoitteena on Rovaniemen kokous ja kongressipalveluiden kehittäminen, sekä luoda Rovaniemen kokous ja kongressimatkailun kehittämisohjelma vuosille Tutkimustuloksista käy ilmi, että Rovaniemi koetaan kokousasiakkaiden näkökulmasta eksoottisena sekä kiinnostavana, ja Lapin luonto antaa eniten lisäarvoa kokouksen järjestämiseen. Yli puolet vastaajista oli kiinnostunut tulevaisuudessa järjestämään kokouksen Rovaniemellä. Vastaajat eivät tunteneet Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjää kovin hyvin. Sen sijaan Rovaniemen kokouspalveluihin vastaajista suurin osa oli tutustunut Internetin kautta. Rovaniemen matkailu kasvaa koko ajan, ja kilpailun myötä kokousjärjestäjien on kehitettävä toimintaansa sekä palvelutarjontaansa. Asiakkaiden vaatimukset kasvavat ja Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjällä on kiristyvässä kilpailussa haasteena mm. myytävien kokoustilojen tarjonnan vastaaminen asiakkaiden tarpeiden mukaan sekä palvelun laadun kehittäminen. Avainsana(t) matkailu, kokousmatkailu, imago, liikematkailu

4 School of Tourism and Hospitality Management Tourism Programme Abstract of Thesis Author Pia Lempiäinen Year 2009 Commissioned by Subject of thesis Number of pages Rovaniemen Kehitys Oy /Maanmainiot kohtaamiset project THE IMAGE OF ROVANIEMI AS A MEETING AND CONGRESS CITY Study of the experiences and images of Finnish Organizations This aim of the thesis was to find out the image of Rovaniemi as a meeting and congress city from the point of view of the clients of Rovaniemi Congresses PCO. The research was carried out by sending a questionnaire to the clients of Rovaniemi Congresses PCO. This questionnaire was sent to business contacts, and also to participants of the Valtakunnalliset Yrittäjäpäivät in Rovaniemi during October This research was quantitative research. This thesis is commissioned by the Maanmainiot kohtaamiset project, which is administered by Rovaniemen Kehitys Oy. The aims of this are to develop congress services of the City of Rovaniemi and produce a meeting and congress travel medium term plan for the City of Rovaniemi for the years The answers of the questionnaires tell us that Rovaniemi is an interesting and excotic meeting place. For arranging the meeting in Rovaniemi the nature in Lapland gives most value. The results revealed that Rovaniemi Congresses PCO is not so known nation wide. Most of the respondents of the questionnaire knew Rovaniemi meeting services by Internet. In the future tourism of Rovaniemi and requirements of clients will increase. Key words travel, meeting travel, image, business tourism

5 SISÄLLYS 1 JOHDANTO ROVANIEMI KOKOUS JA KONGRESSIPAIKKANA Rovaniemen työmatkailu Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjä KOKOUS JA KONGRESSIMATKAILU Työmatkustus Kokouksen määritelmä Kongressin määritelmä KOKOUSPAIKAN VETOVOIMATEKIJÄT Kokouspaikan valintaan vaikuttavat tekijät Maantieteellinen saavutettavuus Kokous ja kongressitilat Majoitus ja ravintolapalvelut Ohjelmapalvelut Kokouspaketit IMAGON MERKITYS KOKOUSPAIKAN VALINTAAN Imagon määritelmä Rovaniemen imago kokous ja kongressipaikkana Rovaniemen kokous ja kongressimatkailun tulevaisuus TUTKIMUKSEN TULOKSET Tutkimusmenetelmä Kyselylomakkeen sisältö Valtakunnallisille Yrittäjäpäiville osallistuneiden tulokset Rovaniemen imago kokouspaikkana Rovaniemen imago kokouspaikkana Yrittäjäpäivien aikana Tulevaisuus Kokousjärjestäjän tunnettuus Tulokset muut yritykset ja yhteisöt Rovaniemen imago kokouspaikkana Tulevaisuus Kokousjärjestäjän tunnettuus Yhteenveto tuloksista POHDINTA...47 LÄHTEET...51 LIITTEET...54

6 KUVIOT Kuvio 1. Imagon psykologiset vaikuttajat...19 Kuvio 2. Tutkimuksen aikana lähetettyjen saatekirjeiden määrä, sekä tutkimukseen vastanneiden määrä...24 Valtakunnallisille Yrittäjäpäivälle osallistuneiden tulokset: Kuvio 3. Vastaajien prosentuaalinen jakautuma lääneittäin...27 Kuvio 4. Vaihtoehtojen antama lisäarvo Rovaniemellä järjestettävään kokoukseen...28 Kuvio 5. Vastaajat Etelä Suomen läänistä. Vaihtoehtojen antama lisäarvo Roveniemellä järjestettävään kokoukseen...29 Kuvio 6. Vastaajien näkemys Rovaniemestä kokouspaikkana kolmen eteläisimmän läänin osalta...30 Kuvio 7. Prosentuaalinen jakauma Rovaniemestä kokouspaikkana kahden pohjoisimman läänin osalta...31 Kuvio 8. Valtakunnallisille Yrittäjäpäiville osallistuneiden vastaajien palaute kokousjärjestelyiden onnistumisesta...32 Kuvio 9. Arvioitu osallistujamäärä yrityksien kokouksissa...33 Kuvio 10. Kuinka tärkeänä pidetään, että Rovaniemellä järjestettävään kokoukseen voidaan tehdä kaikki järjestelyt Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjän kautta...34 Kuvio 11. Rovaniemen kokouspalveluihin tutustuminen...35 Tulokset muut yritykset ja yhteisöt: Kuvio 12. Vastaajien jakautuma lääneittäin...36 Kuvio 13. Vaihtoehtojen antama lisäarvo Rovaniemellä järjestettävään kokoukseen...37 Kuvio 14. Vastajana Etelä Suomen lääni. Vaihtoehtojen antama lisäarvo Rovaniemellä järjestettävään kokoukseen...38 Kuvio 15. Prosentuaalinen jakauma Rovaniemestä kokouspaikkana lääneittäin...39

7 Kuvio 16. Vaihtoehtojen merkitys kokouksen onnistumiselle Rovaniemellä. 40 Kuvio 17. Yrityksien ilmoittama osallistujamäärä kokouksissa...41 Kuvio 19. Rovaniemen kokouspalveluihin tutustuminen...42 Yhteenveto tuloksista: Kuvio 20. Vastaajien jakauma lääneittäin Kuvio 21. Lisäarvojen vaikutus kokouksen järjestämisessä Rovaniemellä...44 Kuvio 22. Rovaniemi on kokouspaikkana...45

8 1 1 JOHDANTO Opinnäytetyöni aihe liittyy kokous ja kongressimatkailuun sekä kaupungin imagoon kokous ja kongressipaikkana. Kokous ja kongressimatkailu on kasvava matkailun ala, ja Rovaniemen matkailustrategiassa kokous ja kongressimatkailu on nimetty yhdeksi kehittämiskohteeksi. Rovaniemen kokousja kongressimatkailua sekä kaupungin matkailullista imagoa on tutkittu opinnäytetöissä aikaisemminkin. Vuonna 2000 Marko Sulonen tutki Rovaniemen kongressitoiminnan ongelmia yhteistyön puutteesta ja Rovaniemen tuloksettomasta kehittämisestä kongressikaupunkina (Sulonen 2000, 1). Katja Sokero tutki puolestaan Rovaniemen imagoa incomingtoimistojen näkökulmasta opinnäytetyössään Rovaniemen imago matkailukaupunkina. Tutkimuksessa haluttiin selvittää incomingtoimistoissa työskentelevien henkilöiden mielikuvia Rovaniemestä (Sokero 2001, 2). Outi Mikkola perehtyi kannustematkailuun opinnäytetyössään Rovaniemi incentive matkakohteena. Tutkimuksen kohteena olivat incentive matkailun parissa työskentelevät henkilöt. (Mikkola 2001, 1.) Rovaniemen matkailuun liittyvää tutkimusta tehdään vuosittain Rovaniemen kaupungin toimesta. Matkailupäällikkö Tuula Rintala Gardin kokoaa ja ylläpitää Rovaniemen matkailuun liittyviä tilastoja ja tunnuslukuja. Opinnäytetyöni toimeksiantajana on Maanmainiot kohtaamiset hanke, jonka tehtävänä on Rovaniemen kokous ja kongressimatkailun kehittäminen, sekä luoda Rovaniemen kokous ja kongressimatkailun kehittämisohjelma vuosille Projektipäällikkö Salla Tauriainen määritteli työni tehtäväksi tutkia Rovaniemen imagoa ja sen vetovoimatekijöitä kokous ja kongressipaikkana. Opinnäytetyöni tutkimusongelmana ovat Rovaniemen vetovoimatekijät kokous ja kongressipaikkana sekä eri tekijöiden, mm. saavutettavuuden vaikutus Rovaniemen valintaan kokous ja kongressipaikaksi. Kyselytutkimuksen kautta kartoitettiin myös Rovaniemen kokousjärjestäjän onnistumista kokouksen järjestämisessä sekä alueen vetovoimatekijöiden vaikutusta kokouspaikan valintaan. Tutkimukseen osallistuivat syksyllä 2008 Rovaniemellä pidettyihin Valtakunnallisille Yrittäjäpäiville osallistuneiden yritysten edustajat sekä Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjän otanta yritysasiakkaista asiakasrekisteristä.

9 2 Valtakunnalliset Yrittäjäpäivät järjestettiin Rovaniemellä, ja kokouspäivien teemana oli Yrittäjä maailman matkassa. Kokous ja kongressipaikan kiinnostavuutta päätettiin tutkia yritysasiakkaiden näkökulmasta, koska ainakin osa yrityksistä järjestää työhön liittyviä kokouksia muualla kuin omalla työpaikalla tai paikkakunnalla. Valtakunnallisille Yrittäjäpäiville osallistuneet käyttivät kokouspäivien aikana Rovaniemen kokous ja kongressipalveluita. Kokoukseen osallistujina heillä oli tuore mielikuva Rovaniemen vetovoimaisuudesta kokous ja kongressipaikkana. Yrittäjäpäiville osallistuneiden lisäksi tutkimukseen haluttiin ottaa mukaan myös Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjän asiakkaita. Näistä yrityksistä osa oli järjestänyt Rovaniemellä kokouksen ja osa oli vain ollut kiinnostunut Rovaniemen kokouspalveluista. Opinnäytetyössäni yrityksellä tarkoitetaan yhden tai usean henkilön yhdessä harjoittamaa taloudellista toimintaa, joka tähtää kannattavaan tulokseen. Yrityksiä ovat ammatin ja liikkeenharjoittajat, jotka toimivat omalla nimellään tai rekisteröidyllä toiminimellä, oikeushenkilöt (esim. osakeyhtiö, osuuskunta, säästöpankki, taloudellinen yhdistys ja avoin yhtiö) sekä julkiset rahoituslaitokset ja valtion liikelaitokset (Tilastokeskus 2009.) Mukana kyselyissä on siis laaja kirjo monen eri alan yrityksiä ympäri Suomen, joiden koko vaihtelee mikroyrityksistä aina suuriin yrityksiin. Kyselyyn vastanneet ovat antaneet tärkeää tietoa Rovaniemen kokouspalveluiden ja tilojen tasosta suurien kokouksien aikana. Rovaniemen imagoon liittyviä kyselyitä on aikaisemminkin tehty matkailijoille, mutta Valtakunnalliset Yrittäjäpäivät antoivat aivan uuden näkökulman tutkia kokous ja kongressipalveluita sekä Rovaniemen kiinnostavuutta kokous ja kongressipaikkana heti kokouksen jälkeen.

10 3 2 ROVANIEMI KOKOUS JA KONGRESSIPAIKKANA 2.1 Rovaniemen työmatkailu Rovaniemen matkailutilaston 2008 mukaan työmatkalla olleiden yöpymiset lisääntyivät vuonna vuorokaudella. Vapaa ajan matkalaisten yöpymisluku sitä vastoin pieneni vuorokaudella. Työmatkailun kasvu tuli lähes kokonaan ulkomailta, kun sen sijaan vapaa ajan matkailun koko vähennys tuli samoin ulkomailta. Kotimaasta vapaa ajan matkailu lisääntyi 4.600:lla yöpymisellä. Vuonna 2008 yöpymiset jakautuivat matkan tarkoituksen mukaan seuraavasti: vapaa aika 63,3 %, ammattiin liittyvät 35,2 % ja muu tarkoitus 1,4 %. (Rintala Gardin 2008.) Työmatkalla yöpyvät eivät ole ainoastaan muista lääneistä tulleita työmatkailijoita, vaan osa työmatkailijoista on myös Lapin läänin alueelta. Ammattiin liittyvän matkailun kasvun myötä voisi myös olettaa mm. kokousten määrän kasvua, koska ammattiin liittyvä matkailu sisältää myös tapaamisia yhteistyökumppaneiden ja muiden toimijoiden kanssa sekä erilaisia koulutustilaisuuksia ja kokouksia. Rovaniemen kaupungin kansainvälistymisen myötä on myös nähtävissä työmatkailun määrän kasvaminen ulkomailta. 2.2 Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjä Kongressipalvelutoimistoista käytetään englanninkielistä nimitystä Professional Congresses Organizer = PCO (Rautiainen Siiskonen 2002, 51). Aarrejärven mukaan kaikilla pääasiallisilla kongressipaikkakunnilla on ammattijärjestäjä, joilta voi saada apua. Varsinkin kongressipalvelutoimistojen kokemus käsittää yleensä kaiken mahdollisen operatiivisen toiminnan kongressien markkinoinnista ja taloussuunnittelusta pätevään tilinpäätökseen saakka. Kun ajatellaan, että järjestäjien pitäisi omien leipätoimiensa ohessa hoitaa myös kongressien tekniset järjestelyt, joihin heillä ei useinkaan ole kokemusta tai valmiuksia, on riskin minimoimista antaa kongressihallinnan koko tekninen puoli asiantuntijoiden haltuun. (Aarrejärvi 24, 2003.)

11 4 Asiakkaan näkökulmasta kokousjärjestäjän tarjoamat palvelut helpottavat huomattavasti kokousten ja kongressien järjestämistä. Pelkästään ilmoittautumisen järjestäminen suureen kongressiin voi olla asiakkaalle erittäin työlästä, jopa mahdoton järjestää pelkästään jo riittämättömien valmiuksien ja ajanpuutteen takia. Kongressien järjestäjät edellyttävät PCO toimistolta erityisosaamista. Kongressien osallistujat vaativat interaktiivista ja nopeaa palvelua vastausten, vahvistusten ja muutosten hoitamisessa. Kongressipalvelutoimistot voivat hyödyntää Internetin välityksellä kongressien tiedonhallintaa, rekisteröintiä tai abstraktitöitä. (Rautiainen Siiskonen 2002, 51.) Asiakkaan työtä kokouksen järjestämisessä helpottaa myös kokousjärjestäjän paikallistuntemus sekä mm. kokous tai kongressipäiville liitettävien ohjelmapalveluiden tuottajien tuntemus. Kokouksen tai kongressin ajankohdasta riippumatta Rovaniemellä on ympäri vuoden mahdollisuus liittää mitä erilaisimpia ohjelmapalveluita osaksi kokouspäivää. Näiden palveluiden kirjoja ja palveluidentarjoajien määrää voi olla vieraspaikkakuntalaisen hankala hahmottaa ilman paikkakuntalaisen kokousjärjestäjän apua. Rovaniemellä kokous ja kongressipalveluita tarjoaa Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjä, joka on täyden palvelun kongressitoimisto (PCO) ja kokousjärjestäjä. Se toimii Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy:n alaisuudessa. Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy:n keskeisiä toimintoja ovat alueellinen yhteismarkkinointi, tapahtumat, kokous ja kongressipalvelut sekä matkailuneuvonta. Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjän kokouspäällikkönä on Juhani Sallanmaa, ja samoissa tiloissa toimivan Maanmainiot kohtaamiset hankkeen projektipäällikkönä on Salla Tauriainen. Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjä myy asiakkaan tarpeiden mukaan kokouspaikkoja sekä myös erilaisia kokouspaketteja kotimaisille ja ulkomaisille asiakkaille. Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjä hoitaa tarvittaessa kaiken: majoituksen, kuljetukset, illalliset, ohjelmapalvelut, kulttuurielämykset sekä muun kokoukseen tarpeelliset toiminnot. Kokoustiloja myydään mm. alueen hotelleista, Rovaniemen kaupungintalolta, Rovaniemen ammattikorkeakoululta, Lapin yliopistolta sekä Lappi Areenalta (Rovaniemi Congresses 2009a). Opinnäytetyöni toimeksiantajana on Rovaniemen Kehitys Oy:n hallinnoima Maanmainiot kohtaamiset hanke. Hankkeen tarkoituksena on Rovaniemen

12 5 kokous ja kongressimatkailun pitkäjänteinen ja systemaattinen kehittäminen vuosina Rovaniemen matkailustrategiassa on kokous ja konferenssimatkailu nostettu kärkihankkeeksi. Matkailustrategiassa tavoitteeksi on nostettu se, että kokous ja kongressimatkailulle laaditaan oma kehittämisohjelma, jossa panostetaan tuotekehitykseen ja markkinoinnin kehittämiseen. Hankkeen aikana kartoitetaan kokous ja konferenssipalveluiden potentiaaliset uudet tuottajat ja olemassa olevat palvelut, laaditaan markkinointisuunnitelma sekä toteutetaan pienimuotoisia markkinointitoimenpiteitä tehtävän markkinointisuunnitelman mukaisesti. (Maanmaniniot kohtaamiset, Rovaniemen kokous ja kongressimatkailun kehittäminen 2009.)

13 6 3 KOKOUS JA KONGRESSIMATKAILU 3.1 Työmatkustus Maailman matkailujärjestön määritelmän mukaan luokkana työmatka viittaa kaikkiin sellaisiin matkoihin, joihin liittyvät työhön tai ammatilliseen toimintaan tavanomaisen elinpiirin ulkopuolella. Työmatkat tehdään velvoitteista, jotka liittyvät ammattiasemaan tai matkustajan työskentely yksikön tuotannon taloudelliseen toimintaan. Tähän ryhmään kuuluvat osto ja myyntimatkat, osallistuminen kokouksiin, konferensseihin ja kongresseihin, osallistuminen myyntimessuihin ja näyttelyihin, julkishallinnon ja kansainvälisten organisaatioiden työntekijöiden virkamatkat, ammattiin liittyvä opiskelu (kurssit) sekä työntekijöiden palkinto eli kannustematkat (incentive tours). (Puustinen Rouhiainen 2007, 76.) Finland Convention Bureau ry:n tutkimuksen mukaan Suomessa pidettiin vuonna 2006 kansainvälisiä ja kotimaisia, yli 10 hengen käsittävää kokousta yhteensä kappaletta. Näihin osallistui henkeä. Tutkimukseen ei ole laskettu mukaan alle 10 henkilön kokouksia. (Finland Convention Bureau 2007a.) Kongressit Suomessa 2007 tutkimuksen mukaan Suomessa järjestettiin 438 kansainvälistä kongressia. Ylivoimaisesti suosituin kongressikaupunki kongressivieraiden määrällä mitaten oli Helsinki, joka sai 41 % osuuden kaikista kansainvälisistä kongressivieraista. Kongressien kesto oli keskimäärin 3,3 päivää, ja kongresseista 44 % järjestettiin yliopistoissa ja korkeakouluissa, 27 % kongressikeskuksessa, 11 % hotelleissa ja 18 % muissa tiloissa. Suosituin kongressien pitokuukausi on edelleen kesäkuu, jolloin järjestettiin neljännes kansainvälisistä kongresseista.(finland Convention Bureau 2007b.) Verhelän mukaan kansainvälisiä ja kansallisia kokouksia ja kongresseja järjestetään ympäri maailman, ja elinkeino onkin voimakkaasti kasvanut ja kasvava liikematkailun osa alue. Kokousmatkailusta puhuttaessa tarkoitetaan matkailua, joka tehdään kokoukseen tai kongressiin osallistumisen takia tai johon liittyy osallistuminen kokoukseen tai kongressiin. Tilaisuus, johon matkan aikana osallistutaan, voi olla muutamalle ihmisille tarkoitettu pienimuotoinen kokous tai sadoille jopa tuhansille osallistujille tarkoitettu kongressi, ja tilaisuuden kesto voi olla muutamasta tunnista viikkoonkin. Liikematkailuun

14 7 kokous ja kongressitoiminta kuuluu silloin, kun tilaisuus järjestetään yrityksen ulkopuolella ja sen toteuttamiseen tarvitaan perinteisiä matkailun eri osaalueiden palveluita ja usein myös kokous ja kongressialan ammattilaisen tuottamia organisointipalveluita. (Verhelä 2000, 18.) Rovaniemellä järjestetään suuria, lähes tuhannen osallistujan kokoisia kokouksia tai kongresseja muutaman kerran vuodessa. Tavallisimmat osallistujamäärät kokouksissa ovat muutamasta henkilöstä noin sataan henkilöön. Suurin tapahtuma oli vuonna 2008 Valtakunnalliset Yrittäjäpäivät, jonka osallistujamäärä oli 1500 ja vuonna 2007 Suomen Lions liitto ry:n vuosikokous, johon osallistui henkilöä. (Kongressipalvelut 2009.) Verhelän mukaan matkailutuotteiden käytön kannalta ei ole varsinaista eroa sillä, onko palveluiden käyttäjä eli asiakas liikematkustaja vai joku muu matkustaja. Kaikki matkailijat käyttävät samoja peruspalveluita: majoitus ja ravitsemispalveluita, kuljetuspalveluita, opastuspalveluita ja ohjelmapalveluita. Maksajana liikematkustuksessa on yleensä yritysmatkustajan työnantaja tai työpaikka, koska matkustus liittyy työtehtävien hoitamiseen. (Verhelä 2000, 13.) Kokous ja kongressiasiakkaat voivat liikematkailijan lisäksi muodostua kannustematkailijoista. Kannustematkailu eli incentive travel tarkoittaa yrityksen antamaa palkinto eli kannustematkaa yrityksen henkilölle, tiimille tai ryhmälle (Davidson Cope 2003, 3). Kanteleen mukaan yleisenä lähtökohtana loma ja työsidonnaisen matkailun rajoista on ajatus työmatkailijan muuttumisesta lomailijaksi työtehtävän tultua suoritetuksi kohteessa, tai hänen osallistuessaan viralliseen ohjelmaan liittyviin turistisiin ohjelmaosioihin kuten iltaohjelmiin, tai kokouksen yhteydessä mahdollisesti toteutettaviin matkoihin. (Kantele 2006, 81.) 3.2 Kokouksen määritelmä Kokous määritellään ihmisten kokoontumiseksi. Kokoukset vaihtelevat yksinkertaisesta aamupalaverista monimuotoisempiin kokouksiin. Kokous voi kestää monta päivää sisältäen erilaisia tapahtumia useissa eri tiloissa. Kokouksen tarkoitus on yleensä päättää, tiedottaa, keskustella ja valita henkilöitä eri tehtäviin. Kokousjärjestelyt käsittävät esimerkiksi ruoat ja juomat, sosiaalisia tapahtumia, virkistysmahdollisuuksia, oheisohjelmaa, kuljetuksen, majoituk

15 8 sen ja mahdollisesti vielä muutakin. Kokouksia on monentyyppisiä: on kokouksia joihin osallistuu vain muutamia ihmisiä ja toisaalta kokouksia, joihin osallistuu tuhansia henkilöitä. (Rautiainen Siiskonen 2002, 24.) Teknologian kehittymisen myötä kokouksia voidaan järjestää perinteisestä kokoontumisesta poiketen myös puhelimitse tai video tai audiovisuaalisten laitteiden avulla. Nykyaikainen kuvansiirtotekniikka tekee mahdolliseksi välittää yleisölle reaaliajassa tapahtuva esitys luennoitsijan ollessa toisella paikkakunnalla. Tällä tekniikalla esim. kiireisten huippuasiantuntijoiden luentoja voidaan saada kokouksiin helpommin ja halvemmalla mitä heidän läsnäolonsa maksaisi. (Aarrejärvi 20003, 16.) Kokouksia on helppo järjestää mm. videoneuvotteluyhteyden kautta, jolloin pelkästään jo Lapin lääniin alueella monen sadan kilometrin matkustamisen sijasta voi istahtaa videoneuvotteluyhteyden ääreen ja järjestää kokous tätä kautta. Videoneuvotteluyhteys rajoittaa kuitenkin osallistujamäärää, ja suuremmissa kokouksissa perinteinen kokousjärjestely on kuitenkin kokouksen kannalta helpompaa. Kokoukset ovat siis yhteisnimitys erilaisille kokoustyypeille. Kokouksilla ymmärretään arkikielessä kuitenkin osallistujamäärältään pienempiä tapahtumia, jotka kestävät yleensä muutamasta tunnista yhteen päivään. Tyypillisimpiä työpaikan kokouksia ovat työpaikalla järjestettävät henkilöstö tai tiimikokoukset. Silloin työpaikalta itseltään yleensä löytyvät sopivat kokoustilat ja tarjoilut. Henkilöstön kehittämispäiviä tai muita useamman tunnin kestäviä kokouksia yritykset voivat järjestää myös muualla omalla paikkakunnallaan. Tällaisiin päiviin on useasti liitetty mukaan myös muuta kevyttä ohjelmaa keventämään kokouspäivän kulkua. Ohjelmapalvelun voi tuottaa paikallinen ohjelmapalveluyrittäjä, tai myös kokouspaikan sijainti voi antaa puitteet ohjelmaan, kuten esimerkiksi pienelle kaupunkiin tai luontoon suuntautuvalle omatoimiselle retkelle tai tutustumiselle paikallisiin attraktioihin. Rovaniemellä ja sen lähiympäristössä on mahdollisuus järjestää kokousvieraille erilaisia lappilaisia tilaisuuksia ja ohjelmia. Valtakunnallisilla Yrittäjäpäivillä oli viikonlopulle järjestetty ohjelmaa Rovaniemen alueella eri kohteisiin. Näitä olivat mm. arktiseksi kutsuttu vierailu Arktikumissa, tulojuhla Santa Parkissa joulupukin luolassa sekä gaala Lapin urheiluopistolla (liite 1). Juhli

16 9 en ohjelmaan kuului mm. koltansaamelaista joikua, jota esitti Tiina Sanila. Gaalajuhlan juontajana oli saamelainen, elokuvista kuuluisa näyttelijä Anni Kristiina Juuso ja ohjelmassa oli mukana myös oikea tonttushow. 3.3 Kongressin määritelmä Suuremmista kokouksista käytetään kokouksen luonteen mukaisesti nimitystä kongressi tai konferenssi. Kongressi on säännöllisin ajoin järjestettävä kokoontuminen, johon kokoontuu satoja tai jopa tuhansia saman ammatillisen, kulttuurisen, uskonnollisen tai muun ryhmittymän edustajia. Kongressi kestää yleensä useita päiviä ja sen aikana järjestetään useita samanaikaisia istuntoja. Kansainvälisten kongressien kesto on vähintään kaksi päivää. (Rautiainen Siiskonen 2002, 25.) Pre tour ja post tour ovat nimensä mukaisesti ennen kongressia ja sen jälkeen järjestettäviä retkiä tai matkoja, joiden aikana tutustutaan joko matkailullisesti kiinnostaviin tai kongressin aiheeseen liittyviin kohteisiin. Social programme eli kongressin seurapiiriohjelma tarkoittaa niitä tilaisuuksia ja järjestelyjä, jotka kuuluvat kaikkiin kongresseihin, mutta eivät ole kuitenkaan kongressien virallista asiaohjelmaa. Tällaista ohjelmaa voivat olla mm. erilaiset vierailukäynnit, järjestämispaikkakunnan tai valtion järjestämät vastaanotot ja cocktailtilaisuudet, yhteiset päivälliset sekä illanvietot. (Verhelä 2000, 22.) Kongresseja järjestetään niiden suuren osallistujamäärän vuoksi useasti messu tai kongressikeskuksissa. Kongressipaikan aulatiloista löytyy yleensä infotiski, palvelutiski ja ilmoittautumistiski. Muista tiloista on mainittava mm. tietoliikennettä hoitava palvelupiste, kahvilat ja erityyppiset ravintolat sekä kioskimyymälä. Kongressikeskuksiin kuuluu myös useita kokous, ryhmä, näyttely ja esiintymistiloja. Messu ja kongressikeskusten tavoitteena on, että siellä voidaan järjestää samanaikaisesti useampia tapahtumia. (Rautiainen Siiskonen 2002, 38.)

17 10 4 KOKOUSPAIKAN VETOVOIMATEKIJÄT 4.1 Kokouspaikan valintaan vaikuttavat tekijät Vetovoimatekijät ovat ominaisuuksia, joista attraktioiden vetovoimaisuus muodostuu. Järviluoman (1994) mukaan matkailumarkkinoinnissa käytetään ainakin seuraavia houkuttimia erilaisten attraktioiden vetovoimaisuuden korostamiseksi; luonto ja maisema, ilmasto, kulttuuri ja historia, harrastusmahdollisuudet, ohjelmapalvelut ja tapahtumat, majoitus ja ravitsemispalvelut, paikallisen väestön suhtautuminen matkailijoihin, hintataso ja saavutettavuus (ks. Albanese Boedeker 2002, 24). Rovaniemen tunnetuimpia attraktioita on joulupukki. Kaupungin markkinoinnissa käytetään hyväksi napapiirin pohjoista sijaintia, lunta ja poroja. Vaikka joulupukki on jouluinen, se on pystytty markkinoimaan ympärivuotisesti niin ulkomaisille kuin kotimaisille matkailijoille. Suurin osa työmatkustuksesta tehdään kaupunkikohteisiin. Kaupunkeihin on yleensä sijoitettu pääkonttorit, tehtaat ja konferenssi ja näyttelykeskukset. Siellä on myös suurin osa palveluista, jotka tukevat työmatkailumarkkinoita kuten hotellit, kuljetusterminaalit ja kulttuuri tai ajanvieteresurssit. (Davidson Cope 2003, 10.) Rovaniemellä on monia Lapin läänin alueella olevien yritysten pääkonttoreita. Näiden yritysten kokouksiin tulevat myös muualta maakunnasta kokousasiakkaita. Kulttuuri ja ajanvietteen tarjonta on monipuolista ympäri vuoden, joten kokousasiakkaalle löytyy kokousten päätyttyä mieleistä tekemistä. Rovaniemen keskustasta löytyy hotelli ja ravintola alan tarjontaa monenlaiseen tarpeeseen. Rovaniemen osalta näitä osa alueita käydään tarkemmin läpi tulevissa kappaleissa. Vetovoimatekijöillä on tärkeä vaikutus asiakkaan päätökseen valita kokouspaikka. Kokouspalveluiden laatu ja saatavuus, tai niiden omaleimaisuus voivat jo itsessään olla vetovoimatekijä ja vaikuttaa kokouspaikan valintaan. Palvelujen aineettomuus on keskinäinen tekijä palvelualalla mielikuvaa ja imagoa rakennettaessa. Harkitessaan palvelun ostoa asiakas punnitsee palvelun tarjoajan imagoa, sillä hän ei pysty kunnolla tutustumaan palveluun etukäteen. Palvelu ei ole esine, vaan toimintaa, jota kulutetaan ja tuotetaan

18 11 pääosin samanaikaisesti. Palvelua ei voi varastoida. Kun palvelutapahtuma lakkaa, lakkaa palvelu olemasta. (Rainisto 2008, 43). Useamman päivän kestävät kokoukset vaativat kokoukseen osallistujille majoitustiloja. Suuret kokoukset ja kongressit voidaan järjestää vain niillä paikkakunnilla, joista löytyvät tarpeeksi suuret ja tarkoitukseen sopivat kokous ja kongressitilat sekä majoitus ja ravitsemispalvelut. Kongressitiloja varattaessa tulee huomioida ensimmäiseksi kongressin luonne: mikä soveltuisi kongressikaupungiksi? Kongressin tilavalintakriteerinä voidaan mainita neljän A:n periaate: tilojen saatavuus (Accessibility), hintataso (Affordability), vetovoimaisuus (Attractiviness) ja mukavuudet ja palvelut, mitä ohessa tarjotaan. (Amenities). (Rautiainen Siiskonen 2002, 38.) Kuten jo aikaisemmin tekstissä todettiin, kokoukset ja kongressit voivat sisältää osallistujille oheistapahtumia, matkoja tai muuta ohjelmaa, joka liittyvät esimerkiksi kokouspaikkakunnan historiaan tai kulttuuriin. Matkailualueen kiinnostavuus vaihtelee eri aikoina. Matkailukohteiden määrä ja monimuotoisuus (samojen alueiden toimijoiden sekä lähtö että kohdealueina) luovat valtavan kilpailun ja tuotekehittelyn vaatimuksen kaikille elinkeinon piirissä toimiville organisaatioille. Matkustajien kiinnostuminen jostakin uudesta kohteesta voi muuttaa nopeasti vanhan kohteen tilanteen. (Brännare Kairamo Kulusjärvi Matero 2003, 230.) Kaupungit ja kunnat matkailukohteina 2005 tutkimuksen mukaan Rovaniemi jää matkailukaupunkina jälkeen mm. Kuopiosta ja Savonlinnasta. On aihetta pohtia miksi näin on. Luontaisilta lähtökohdiltaan Rovaniemen pitäisi olla kilpailukykyinen mm. edellä todettujen kaupunkien kanssa. Viiden viime vuoden aikana on positiivista kehitystä tapahtunut tutkimuksen mukaan vain esitteissä, matkailuneuvonnassa ja nähtävyyksissä. Muilta osin on taannuttu tai pysytty samalla tasolla. (Matkailustrategia 2006, 40.) 4.2 Maantieteellinen saavutettavuus Kokouspaikan maantieteelliseen saavutettavuuteen vaikuttavat liikennepalveluiden tarjonta. Liikenne palveluita ovat mm. liikenneyhteydet ja niillä kulkevat liikennevälineet kuten lentoliikenne, rautatieliikenne, maantieliikenne ja vesiliikenteen palveluita (Álen Nenonen Savola Uusimäki 1997, 108). Rova

19 12 niemen kaupunki sijaitsee hyvien kulkuyhteyksien varrella. Rovaniemeä pidetään monen pohjoiseen matkaavan läpikulkupaikkana, sillä sen läpi kulkee E4 valtatie etelästä pohjoiseen, rautatieliikenne kulkee Rovaniemen kautta aina Kemijärvelle saakka ja lentokenttä sijaitsee Rovaniemen keskustasta noin viiden kilometrin päässä. Monipuoliset julkisten liikennevälineiden aikataulut takaavat, että Rovaniemen saavutettavuus on kokousasiakkaille hyvä. Aarrejärvi toteaa, että kongressipaikalle täytyy kuitenkin päästä maahantulopaikkakunnalta helposti joko lentäen, junalla tai bussilla (Aarrejärvi 2003, 13). Kairamo toteaa, että oleellinen osa teknologian muutosta on liikennevälineiden ja matkustusmuotojen kehitys. Liikkuminen tulee entistä nopeammaksi, mukavammaksi ja helpommaksi. Matkustamisen tehokkuus lisääntyy isojen lentokoneiden ja nopeiden junien avulla. Etenkin lentoliikenteen kehitys on suuressa muutoksessa halpalentoyhtiöiden tultua markkinoille. (Kairamo 2006, 31.) Matkustusmuotojen kehittyminen voi olla kokouspaikan kehittymiselle ja sen saavutettavuudelle ensiarvoisen tärkeää. Asiakkaiden vaatimukset kasvavat myös matkustustapojen suhteen. Matkustusmuotojen jälkeen jäänyt kehittyminen ja uudistuminen valtakunnallisella tasolla, tai näiden palveluiden huonontaminen, voi johtaa saavutettavuuden huonontumiseen. Rovaniemen matkailu, kuten myös Lapin matkailu kokonaisuudessaan, perustuu vahvasti sesonkiaikoihin. Sesonkiaikoina lentoliikenne, junaliikenne ja linjaautoliikenne lisäävät aikatauluihin lisävuoroja matkustajamäärien noustessa. Linja autoliikenteessä myös kouluvuoden loppuminen lopettaa osan vuoroista kesälomien ajaksi. 4.3 Kokous ja kongressitilat Kongressipaikkaa valittaessa tulisi huomioida ainakin seuraavia asioita: mikä on kongressipaikka, missä kongressikeskus sijaitsee, mikä on kongressihotellien sijainti, millaiset yhteydet ovat kongressipaikalle, mitä palveluja on ympäristössä sekä miten turvajärjestelyt hoidetaan. Kongressipaikkaa valittaessa voidaan selvittää tapahtuman tyyppi ja tavoitteet. Onko tapahtuma seminaari, lehdistötilaisuus vai kansainvälinen tai kansallinen järjestökokous? Osallistujista voidaan selvittää vieraiden kansallisuus, ikä ja ammattiala.

20 13 (Rautiainen Siiskonen 2002, 38.) Kokoukseen tai kongressiin osallistuvien kulttuuritaustan sekä myös ammattialan selvittäminen helpottaa mm. majoitusta ja ruokailuja tilattaessa. Kansainvälisissä kokouksissa osallistujina voivat olla henkilöitä, joiden uskonnollinen tausta asettaa omat vaatimuksensa niin majoituksen, kuin myös ruokailun suhteen. Etukäteen tehtävän selvityksen avulla voidaan mm. ruokailuun liittyvät vaatimukset huomioida etukäteen. Rovaniemellä kokouksia pidetään yleensä hotelleiden kokoustiloissa. Keskustan hotellit tarjoavat muutaman hengen kokoustiloista yli sadan hengen auditorioihin sopivia kokoustiloja. Hotelleiden yhteydessä on kokoustilojen lisäksi tarjolla myös ravintolapalvelut. Kokouksen järjestäjän työtä helpottaa kokoustarjoiluiden, sekä myös ruokailujen saatavuus kokouspaikan yhteydestä. Kokouspaikalla tapahtuva ruokailu helpottaa myös kokousaikataulun suunnittelua, eivätkä pitkät siirtymämatkat ruokailutiloihin aiheuta kokousaikatauluihin turhia viivästyksiä tai kuluja. Rovaniemellä pidettäville suuremmille kokouksille löytyy sopivia kokoustiloja ammattikorkeakoulun ja yliopiston auditorioissa. Kokoustilojen koot vaihtelevat muutaman hengen kokoustiloista yli sadan hengen auditorioihin. Kokoustilojen lisäksi voidaan kokouspäiville varata myös pienempiä ryhmätyötiloja. Näitä ovat mm. yhdistysten ja liittojen alueelliset sekä valtakunnalliset kokoukset. Kokoukset voivat olla myös kansainvälisiä, jos kokoukseen osallistujia on eri maista. Tunnettuja kokouspaikkoja Rovaniemellä ovat Arktikum, Lappia talo, Lappi Areena sekä Santa Sport Center. Suurin kokoustila Rovaniemellä on Lappi Areena, jonka tiloissa on asiakaspaikkaa jossa ruokailu voidaan järjestää osallistujalle. Muita suuria kokoustiloja ovat Lapin yliopiston Fellman sali 326 asiakaspaikalla ja Lappia talon Tieva teatterisali 405 istuinpaikalla. Rovaniemellä Valtakunnallisilla Yrittäjäpäivillä tapahtumapaikoiksi oli varattu tapahtuman luonteen mukaisesti Lappi Areena, Lapin Urheiluopisto, Santa Park ja Arktikum (liite 1). 4.4 Majoitus ja ravintolapalvelut Hotelleja voidaan tyypitellä sijainnin mukaan: keskusta tai taajamahotelli (city hotel tai commercial hotel), lentokenttähotelli, korpihotelli ja tienvarsihotelli

21 14 (motelli). Asiakkaiden tai kohderyhmän mukaisesti hotellit voidaan tyypitellä liikemieshotelleihin, kylpylä ja kuntoutushotelleihin, kokous ja kongressihotelleihin, asuntohotelleihin, säästöhotelleihin ja lomahotelleihin. (Verhelä 2000, 97.) Hotellin valintaan vaikuttaa ensisijaisesti hotellin sijainti kokouspaikkaan nähden, hinta, toimitusehdot, ketjusopimukset, hotellin taso, muut palvelut kuten aamiainen ja ravintolat, tietoliikenneyhteydet, turvallisuus ja paikoitus (Rautiainen Siiskonen 2002, 45). Kokous ja kongressiasiakkailla on mahdollisuus majoittua Rovaniemen keskustan hotelleihin. Rovaniemen rekisteröity majoituskapasiteetti on noin 3100 vuodepaikkaa (Rovaniemi esite 2009, 46). Keskustan hotelleista on helppo siirtyä julkisilla liikennevälineillä kaupungilla sijaitseviin muihin kokoustiloihin. Kaupungilta on myös helppo siirtyä linja autoasemalle, rautatieasemalle tai lentokentälle. Hotelleissa on muina palveluina myös ravintoloita sekä kokoustiloja. Hotellimajoituksen lisäksi Rovaniemellä on mahdollisuus majoittua Ounasvaaran läheisyydessä myös lomakeskukseen, joka tarjoaa huoneistomajoituksen lisäksi myös ravintolapalveluita ja aktiviteetteja. Rovaniemen matkailun tunnuslukujen 2008 mukaan Rovaniemen keskimääräinen vuodekapasiteetti oli paikkaa (Rintala Gardin 2009.) Kokous ja kongressivieraat ovat hotellille vaativa asiakasryhmä, varsinkin jos kokouksissa viivytään useamman päivän. Silloin korostuvat hotellien peruspalveluiden lisäksi myös niiden erityispalvelut. Erityispalveluita voivat olla esimerkiksi kuntosali, kampaamo, autonvuokraus ja kioski (Alén Nenonen Savola Uusimäki 1997, 58). Kongressin ravintolapalveluihin kuuluvat usein kahvitarjoilut, lounaat ja juhlaillalliset, buffet illalliset, banketit, cocktail tilaisuudet ja retki illalliset. Tilaisuuksien ruokalistojen tulisi olla monipuolisia, jotta ne antaisivat edustavan kuvan suomalaisesta ruokakulttuurista (Rautiainen Siiskonen 2002, 92.) Suurien kokousten juhlaillalliset tai banketit voivat vaatia pitopaikaksi muun kuin varsinaisen kokouspaikan. Tämä onnistuu hyvin varsinkin silloin, kun kokoukseen liittyvät tilat ovat lähellä toisiaan. Rovaniemen ravintolakapasiteetti on noin 30 ruokaravintolaa 3500 asiakaspaikalla (Rovaniemi esite 2009, 46). Rovaniemellä suuria kokoustiloja on vähän, joten Valtakunnallis

22 ten Yrittäjäpäivien liittokokous pidettiin Lappi Areenalla, ja juhlagaala järjestettiin viereisessä rakennuksessa Urheiluopiston tiloissa samana iltana Ohjelmapalvelut Liikematkailijoiden käyttämät ohjelmapalvelut vaihtelevat suuresti asiakkaan ja hänen tarpeidensa mukaisesti. Perusjakona voidaan liikematkailussa pitää ohjelmapalveluiden jakoa aktiivisiin ja passiivisiin sen mukaan, osallistuuko matkailija itse palvelun toteuttamiseen vai seuraako hän vain toisten suorittamaa tai tuottamaa palvelua. Nämä ohjelmapalvelut WTO luokittelee seuraavasti: vesi ja ranta aktiviteetit, talviaktiviteetit, luontomatkailu ja luonnon tarkastelu, sosiaalinen elämä ja kilpailut, kulttuuri, taiteet ja käsityöt. (Verhelä 2000, 103.) Ohjelmapalveluita tuottavia yrityksiä on monenlaisia. Lapissa suurimpia ohjelmapalveluyrityksiä ovat luontomatkailuun liittyvät yritykset, jotka tuottavat mm. moottorikelkkaretkiä sekä vaellus ja koiravaljakkoretkiä. Ohjelmapalveluyrityksiä ovat myös erilaiset opastuspalvelut sekä mm. yksittäisten esiintyjien tuottamat erilaiset ohjelmapalvelut. Aktiivisilla ohjelmapalveluilla ja aktiivisilla lomilla asiakas osallistuu täysipainoisesti erilaisiin aktiviteetteihin. Näitä ovat mm. moottorikelkkailu, riippuliito tai syvänmerenkalastus. Passiivisia ohjelmapalveluita ovat mm. kulttuuri ja taidepalvelut. Näissä palveluissa asiakas siirtyy tilaan, jossa ovat mm. teatteri ja taidenäyttelyt. (Brännare Kairamo Kulusjärvi Matero 2005, 233.) Ohjelmapalveluilla annetaan lisäarvoa kokous ja kongressipäiville. Ohjelmapalveluihin liitetyillä matkoilla voidaan tutustua mm. alueen kulttuuriin, ihmisiin ja luontoon. Ohjelmapalveluiden nousevana trendinä on elämyskokonaisuuden rakentaminen (Brännare Kairamo Kulusjärvi Matero 2005, 234). Kokouspaketteihin voidaan lisätä kokouspaikan mukaan erilaisia elämyksiä. Elämyskokonaisuutena kokouspäivälle Rovaniemen Congresses kokousjärjestäjä tarjoaa Joulukassa vietettävää kokouspäivää. Kokouksen aikana on käytettävissä tunnelmallinen kokoustila. Kokouspäivä huipentuu pikkujoulukarkeloihin, illalliseen sekä tonttumaiseen ohjelmaan (Rovanemi Congresses 2009). Kokousasiakkailla on valmiiden kokouspakettien lisäksi myös mahdollisuus valita kokoukseensa Rovaniemen monipuolisista ohjelmapalveluista kiinnostavimmat ja sopivimmat palvelut. Valtakunnallisilla Yrittäjäpäivillä

23 16 maksullisia oheisohjelmia oli järjestetty myös muualle kuin Rovaniemelle. Oheisohjelmina oli mm. käynti Ranuan eläinpuistossa, Päivä Napapiirillämatka ja Lapin kaste kodassa. 4.6 Kokouspaketit Nykyään useimmat tilaisuudet tehdään räätälöidysti asiakkaan toiveet huomioiden. Kongressipalveluiden myyntityössä on otettava erityisesti huomioon asiakkaan toiveet, jotta kongressikeskus toimisi kilpailukykyisesti, joustavasti, asiakasystävällisesti ja monipuolisesti. (Rautiainen Siiskonen 2002, 102.) Kokouspaketit helpottavat asiakkaan valintaa kokouspäivän järjestelyistä ja kahvi tai ruokatarjoilusta, sekä myös myyntipalvelun työtä. Kokouspäivän tarjouksen jättäminen on myyntipalvelulle helpompaa, ja asiakkaan on helpompi saada kokonaiskuva tilaisuuden kuluista kokouspäivien aikana. Kokouspakettien hinnoittelussa käytetään yleensä yhden tai kahden vuorokauden hinnoittelun periaatetta. Kokouspakettien aihealueet ovat yleensä kokouspaketin tarjoilu, kokoustekniikka, hinnoittelu, peruutusehdot, maksuehdot ja tekninen tuki. (Rautiainen Siiskonen 2002, 93.) Hinnoitteluun voidaan lisätä myös majoituksen osuus, varsinkin jos kokouspaketin tarjoajana on hotelli. Kokouspaketteja voidaan käyttää myös apuna, kun suunnitellaan asiakkaan toiveiden mukaista kokonaisuutta. Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjän kokous ja kongressipalveluiden markkinoinnissa on kokouspaketeissa käytetty hyväksi kokouspaikkojen kulttuuria, historiaa tai luontoon ja sijaintiin liittyviä ominaisuuksia. Kokouspakettien nimiä ovat mm; Aaltokokous Kaupungintalolla, joka viittaa Alvar Aallon suunnittelemaan kulttuuri ja hallintokeskukseen (kulttuuripohjainen markkinointi). Legendaarinen Kokous. Kokouspaikkana on Hotelli Pohjanhovissa, joka on Rovaniemen ja Lapin tunnetuin hotelli ravintola kautta aikojen (historiapohjainen markkinointi). Maisema Kokous. Kokouspaikkana on Sky Hotel Ounasvaara, joka sijaitsee Ounasvaaran laella. Kaunista näköalaa voi ihastella ravintolasalin ikkunoista tai kiivetä ravintolan ylätasanteelle ihastelemaan maisemia (luonto ja sijaintipohjainen markkinointi).

24 17 Normaalien päiväkokouksien lisäksi on tarjolla erilaisiin teemoihin liitettyjä kokouspaketteja. Näitä ovat Elämyskokous Santamuksessa, Seilaava Saunakokous Kemijoella sekä PikkujouluKokous Joulukassa. (Rovaniemi Congresses 2009c.)

25 18 5 IMAGON MERKITYS KOKOUSPAIKAN VALINTAAN 5.1 Imagon määritelmä Mielikuvat, imago, brandi ja maine ovat termejä, jotka viittaavat kulttuuriseen todellisuuteen. Niissä ei ole kyse kivien ja kantojen kaltaisista käsin kosketeltavista fyysisistä asioista, vaan merkitystason ilmiöistä, jotka elävät ihmisten mielissä, viestinnässä, kulttuurissa. Tällaiset kulttuuriset ilmiöt tulevat todellisuudeksi ihmisten tekojen kautta. Mielikuvat eivät ole vain jo todelliseksi tulleen maailman kuvia mielissämme, vaan ne ovat myös käsikirjoituksia, jotka ohjaavat toimintaamme, valintojamme, päätöksiämme. (Kostiainen 2001, 46.) Rovaniemi Congresses sivustoilla on Rovaniemen sijaintia ja luontoa luonnehdittu seuraavasti: Lapin pääkaupunki Rovaniemi sijaitsee pohjoisella Napapiirillä, kahden suuren joen, Kemijoen ja Ounasjoen yhtymäkohdassa. Vuodenaikoja on näin kahdeksan ja jokaista niistä määrittävät valoisuuteen, lämpötilaan ja luonnonilmiöihin liittyvät piirteet. Vaihtuvat vuodenajat luovat muuttuvan taustan tekemiselle, talvisesta moottorikelkkailusta keskiyön auringon veneretkiin. Eri vuodenaikoina kaupungin voi kokea eri tavoin. (Rovaniemi Congresses 2009b.) Mielikuviin vaikuttaminen ja niiden rakentaminen on vaikeaa ja vaatii markkinoinnilta paljon jotta ylilyöntejä ei tapahtuisi. Markkinoinnissa mielikuvien rakentamisessa tulisi pitäytyä tosiasioissa, jotta markkinointi ei luo väärää mielikuvaa tai informaatiota markkinoitavasta kohteesta. Ihmiset kokevat asiat eri tavalla, sillä jo kulttuuriset erot, aikaisemmat kokemukset ja arvot vaikuttavat näkemyksiin. Esimerkiksi lappilaisille tuttuja ja arkipäiväisiä asioita ovat hohtavat keväthanget ja talvisin moottorikelkkailu. Etelä Suomen läänissä asuville henkilöille nämä lappilaisten arkipäiväiset asiat voivat olla eksoottisia elämyksiä joita he voivat kokea ainoastaan Lapissa. Rope ja Vahvaselkä toteavatkin, että käytännössä markkinoinnissa pitäisi pystyä vaikuttamaan koko siihen ihmisen sisäiseen psykologiseen kenttään, joka vaikuttaa imagoon (kuvio 1).

26 19 Kuvio 1. Imagon psykologiset vaikuttajat (Rope Vahvaselkä 1998, 66). Imagoon ja identiteettiin liittyy usein tiettyjä symboleja. Symbolit ovat yksilöllisiä ja yhteisöllisiä merkityksiä, joiden avulla voidaan viestiä ympäristön kanssa. Kaupunkitasolla New Yorkin symboleja ja vahvoja imagon luojia ovat Manhattanin pilvenpiirtäjät ja Vapaudenpatsas. Symboli voi olla henkisempikin, kuten La Scala Milanossa. Laajemman paikan imago on vielä vaikeammin hallittava asia kuin suppean paikan kuten esimerkiksi kaupungin imago. Laajemman paikan imago ei myöskään uskottavasti voi rakentua vain pienten maantieteellisen osa alueen (imagon) varaan. Maakunnissa on oltava selvä keskus ja sen vaikutusalue. Mikäli kilpailevia kaupunkeja on useita, ja ne ovat luonteeltaan erilaisia, se hämärtää maakunnan kokonaiskuvaa. (Rainisto 2008, 39.) 5.2 Rovaniemen imago kokous ja kongressipaikkana Rovaniemen imagoon ja matkailun markkinointiin on liitetty jo pitkän aikaan pohjoinen sijainti ja Lappi, joulupukki sekä joulu. Näitä tekijöitä, sekä Lapin luontoa on painotettu myös kokous ja kongressimatkailun markkinoinnissa, koska kokous ja kongressipalveluihin on liitettävissä tapahtuman ajaksi näihin palveluihin liittyviä ohjelmia, retkiä ja matkoja. Kostiainen toteaa, että imagon ohella puhutaan julkisesta kuvasta, tuotekuvasta, yrityskuvasta ja kaupunkikuvasta. Kaupunkikuva olisi siis ihmisten mielessä oleva kuva tai

27 20 käsitys kaupungista. (Kostiainen 2001, 46.) Rovaniemen kuvauksessa rakennetaan mielikuvia sen nimeen liitetyillä vertauksilla Lapin sykkivä sydän, Lapin portti ja Lapin pääkaupunki. Nämä kuvaukset antavat mielikuvan Rovaniemen asemasta Lapin keskuksena, joka on esimerkiksi tärkeä portti Lappiin. Tämä pitääkin paikkansa, sillä matkustettaessa pohjoiseen Rovaniemi sijoittuu kulkuteiden risteyskohtaan. Suomen Gallupin tekemän imagotutkimuksen 2005 mukaan suomalaisilla on positiivinen mielikuva Rovaniemestä. Spontaanisti muodostuva mielikuva Rovaniemestä on voimistunut selvästi vuodesta 2002, jolloin vastaava tutkimus toteutettiin edellisen kerran. Useimmin Rovaniemeen assosioituu pohjoinen ja Lappi (40 %:lle vastaajista), joulupukki ja joulu (20 %), Jätkänkynttilä silta (11 %) ja Napapiiri (9 %). Ainoastaan Napapiirin tunnettuus on heikentynyt. (Yhdistyneet Rovaniemen alueiden käytön strategia, matkailuselvitys 2006.) Rovaniemen kaupungin nimeen on yhdistetty myös kahdeksan vuodenaikaa. Vanhat lappilaiset ja saamelaiset eivät tyytyneet neljään vuodenaikaan, vaan he jäsensivät aikansa kahdeksaan jaksoon: syystalvi, talvi, kevättalvi, kevät, kevätkesä, kesä, syyskesä ja syksy. Vuodenaikoja nimitetään myös nimillä: joulukaamos, pakkastalvi, hankikanto, jäidenlähtö, keskiyön aurinko, sadonkorjuu, ruska ja ensilumi. Vaihtuvat vuodenajat luovat muuttuvan taustan tekemiselle ja eri vuodenaikoina kaupungin voi kokea eri tavoin. (Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy 2009.) Vuoristo ja Vesterinen kuvailevat Rovaniemeä Lapin läänin pääkaupunkina ja kulttuurikeskuksena palvelevan myös matkailijoita monipuolisesti. Samalla Rovaniemi on myös yksi Suomen suosituimmista matkailukeskuksista. Sen vetovoima perustuu erityisesti tapaan, jolla napapiirin eksotiikka ja joulupukinmaan imagoa on täällä hyödynnetty. (Vuoristo Vesterinen 2002, 261.) Rovaniemen valintaan kokouspaikaksi vaikuttaa kaupungin imago kokouspaikkana sekä palveluiden hinta. Kokouksen järjestäjää kiinnostaa myös se, mitä annettavaa kaupungilla on kokouspaikan lisäksi. Davidson ja Cope toteavat, että Pariisi on menestynyt kohde kokousmarkkinoilla. Avaintekijänä menestykseen on ollut sen erittäin positiivinen imago. Jopa ne, jotka eivät

28 21 koskaan ole olleet Pariisissa, pitävät sitä mielenkiintoisena kohteena. Sen kulttuuri on rikasta, imago huolellisesti ylläpidetty ja vaalittu. Imagoa ylläpitävät ne, jotka vastaavat markkinoinnista kaikille matkailijoille, myös kokouksille. Määräpaikan näkemys vaikuttaa siihen, valitaanko se kokouspaikaksi vai ei. Imagoa voidaan muodostaa erilaisilla tavoilla, mukaan lukien myös henkilökohtaiset kokemukset. Useimmat mielikuvat on luotu median, romaanien ja elokuvien kautta sekä uutistiedotteiden ja sanomalehtien uutisten kautta. (Davidson Cope 2003, 111.) Onnistuneesta imagosta kehkeytyy aikanaan suorastaan alueen tai kohteen tuotemerkki brand image, ja jopa laadun tae (Vuoristo 2002, 178). 5.3 Rovaniemen kokous ja kongressimatkailun tulevaisuus Matkailu on Lapin yksi kärkitoimialoista. Sen merkitys taloudellisesti ja työllisesti on koko alueelle erittäin tärkeä. Matkailu tuo välitöntä taloudellista hyötyä, mutta myös välilliset hyödyt muille elinkeinoille ovat merkittävät. Se estää myös Lapin alueen kylien väestön vähenemisen ja lisäävät kuntien väkimäärää. Nämä ovat tärkeitä seikkoja Lapissa, missä väestö vähenee ja muuttotappio on huomattava. Paikkakuntakohtaiset erot ovat kuitenkin suuria ja matkailun hyödyt ovat luonnollisesti merkittävämpiä matkailukeskuksissa ja niiden läheisyydessä. (Lapin liitto 2007, 5.) Rovaniemen matkailun strategiset tavoitteet on mainittu mm. kokous ja kongressimatkailun kehittäminen, koska Rovaniemi on jo mukana kotimaisessa konferenssipaikkatarjonnassa. Matkailustrategian mukaan kokous ja kongressimatkailulle laaditaan oma kehittämisohjelma, jossa panostetaan tuotekehitykseen ja markkinoinnin kehittämiseen. (Matkailustrategia 2006, 59.) Rovaniemellä ei ole tällä hetkellä kokous ja kongressikeskusta, vaan suurempia kokouksia ja kongresseja on pidetty osallistujamäärä kapasiteetiltaan kaupungin suurimmissa tiloissa kuten Lappi Areenalla, Kaupungintalolla tai Lappia talolla. Kansainvälistymisen myötä myös kongressien lukumäärän arvellaan tulevaisuudessa kasvavan ja se on aiheuttanut paineita kokous ja kongressikeskuksen rakentamiselle. Matkailustrategian mukaan kehittämisen riskeinä ovat sitoutumisen puute, rahoitusresurssien puute, epäonnistuminen johtamisessa, puutteelliset tiedot asiakkaiden odotuksista

29 ja toiveista, matkailun globalisaatiokehitys ja yleinen taloudellinen kehitys (Matkailustrategia 2008, 69). 22 Tulevaisuus tuo uusia haasteita myös PCO:n toimintaan ja tulevaisuuden kokous ja kongressipalveluiden tarjontaan. Palvelun laatuun kiinnitetään yhä enemmän huomiota, eikä huonoa palvelua tai välineitä enää hyväksytä. Rovaniemi Congresses kokousjärjestäjällä ei ole omia kokous ja kongressitiloja välitettävänä. Varsinkin teknologian kehittyessä nopeaa vauhtia eteenpäin, se tuo mukanaan myös uusia mahdollisuuksia teknologian käytössä, mutta myös vaatimuksia välineiden ja ohjelmien päivitykseen tai hankintaan. Yritysten tarpeet kokousten järjestämiseksi voivat muuttua teknologian kehittymisen myötä. Buhalis ja Costa näkevät tulevaisuudessa yritysten varustavan toimitilojensa yhteyteen myös kokoustiloja. Näillä saadaan yrityksissä aikaan säästöjä työntekijän ajankäytössä sekä kuluissa. Tulevaisuuden trendinä kokous ja kongressipalveluissa PCO:n odotetaan yhä enemmän järjestävän asiakkaan toiveen mukaan räätälöityjä palveluita. (Buhalis Costa 2006, 64.) Rovaniemen kaupungilla ei tällä hetkellä ole kokous ja kongressikeskusta. Sen tarpeellisuudesta on viime vuosina puhuttu paljon. Valion tuotantolaitoksen rakennukset purettiin joku vuosi sitten pois, ja tällä hetkellä tontilla ei ole mitään rakennuksia. Rovaniemen kaupunki haluaisi tälle Valionrannan tontille näyttävän matkailuvetonaulan. Kaupunginarkkitehti Juhani Isopahkala sanoo, että Valionrannan rakennukset vaativat korkealuokkaista arkkitehtuuria. Isopahkala toivoo, että kylpylähotellista tulee Alvar Aallon kirjastotalon veroinen kohde, jota tullaan katsomaan vielä vuosikymmentenkin päästä. (Lapin Radio 2008.) Valionrannan alue on suunniteltu kaavoitettavaksi matkailupalveluiden alueeksi. Alueella sijaitsee myös muinaismuistokohde, jonka alueen maankäyttösuunnitelmasta on pyydettävä museoviraston tai maakuntamuseon lausunto. (Rovaniemen kaupunki 2008a.) Kokous ja kongressikeskuksen sijainti keskellä Rovaniemen kaupunkia toisi kansainvälistymisen myötä suuria kansainvälisiä tapahtumia, joilla on huippuluokan laatu vaatimukset. Kokous ja kongressitilat toimisivat kokoustilana, banquett salina, näyttelytilana, konserttisalina, urheilutilana ja tanssiravintolana. Kokous ja kongressikeskuksen lisäksi tiloissa toimisivat hotelli, ravinto