Aloita katsomalla tämä video. ( Jos linkki ei toimi, kopioi URL selaimeesi.

Transkriptio

1 1 MYCLUB OHJEET 1 Aloita katsomalla tämä video. ( Jos linkki ei toimi, kopioi URL selaimeesi. OHJEET JOJOILLE: MyClub toimii monilta osin hyvin samojen toimintojen pohjalta. Nämä samat kohdat löydät niin kohdissa jäsenet, tapahtumat, viestintä kuin laskutus. Näitä voi rohkeasti kokeilla, mitään peruuttamatonta et saa aikaan. Mutta tässä vielä ohjeet kohta kohdalta, jotta pääset vauhtiin! 1. JÄSENREKISTERI 1.1. Uuden jäsenen lisääminen Lisää uusi pelaaja joukkueeseen valitsemalla Uusi jäsen, jolloin tyhjä lomake tulee ruutuun. Kätevintä on täyttää vain kaikki pakolliset kentät ja antaa uuden jäsenen tarkastaa/täydentää omat tietonsa. Huom! Pelaajan tiedoissa on oltava sähköpostiosoite (alaikäisillä se on toisen vanhemmista). Voit lähettää aktivointilinkin samalla kun tallennat tiedot (ruksi pieneen laatikkoon lähetä aktivointilinkki. Tai ensin tallentaa tiedot (pääset vielä tarkistamaan ne) ja sen jälkeen valitse jäsen, ja sen jälkeen toiminto Lähetä aktivointilinkki, jolloin uusi henkilö pääsee luomaan tunnukset ja pääsee hallinnoimaan omia tietojaan.

2 MYCLUB OHJEET Mahdollisia ongelmatilanteita uuden jäsenen lisäämisessä Järjestelmä herjaa jäsennumerosta ( on jo käytössä ): Joku toinen käyttäjä oli nopeampi sai saman esitäytetyn numeron käyttöönsä. Kasvata numeroa yhdellä ja kokeile uudestaan, jos tämä ei auta, aloita alusta uuden jäsenen lisäämisestä. Järjestelmä herjaa nimestä ( on jo käytössä ): Sama etunimi + sukunimi on jo käytössä jossakin toisessa ryhmässä. Jos jossain toisessa ikäluokassa on henkilö jolla sama etu- ja sukunimi, mutta kyseessä on eri henkilö, täytyy käyttää lisätunnusta esim toisen nimen ensimmäistä kirjainta (Juhani T.) tai lempinimeä (Juhani Jussi ). Jos yritetään rekisteröidä valmentajaa, joka on jo toisessa ikäluokassa valmentajana. Tällöin käytetään komentoa Lisää jäseniä ryhmään. Tästä ohjeet kohdassa 1.3. Perustiedot syötetään vain kerran vaikka henkilö olisikin mukana useammassa eri ikäluokassa Aiemmin rekisteröidyn jäsenen lisääminen omaan ryhmään tai siirtäminen toiseen ryhmään Klikkaa Jäsenet -> Lisää jäseniä ryhmään.

3 3 MYCLUB OHJEET 3 Klikkaa ensin ruksi pois ylimmästä ruudusta ja sitten kirjoita jäsenen nimi ja paina Etsi. Muissa ryhmissä olevat samannimiset jäsenet tulevat listalle ja voit valita jäsenen, jonka liität joukkueeseesi. Siirrossa valitse pelaaja ja sitten Siirrä ryhmään. Siirrossa annetaan mahdollisuus pitää pelaaja myös omassa ryhmässä Jäsenen poistaminen Valitse jäsen ja sitten komento Poista ryhmästä. (Kts yllä oleva kuva) Vaikka jäsen poistetaan ryhmästä tiedot säilyvät järjestelmässä ja pääkäyttäjät voivat palauttaa jäsenen joukkueeseen tai johonkin toiseen ryhmään. TU:n myclubin käyttömaksu per kuukausi vaikuttaa myclubissa olevien jäsenten määrä, joten on tärkeää, että myclub on jatkuvasti ajan tasalla ja lopettaneet pelaajat, tulee poistaa listoilta lopetusilmoituksen tultua.

4 MYCLUB OHJEET Unohtunut salasana/tunnus Tarkista ensin, onko jäsen varmasti jo rekisteröitynyt. Ellei ole, lähetä aktivointilinkki uudestaan. Muussa tapauksessa ohjaa jäsen id.myclub.fi sivuille -> Tässä vielä linkki ohjesivulle Voit muokata näkyviä kenttiä jäsenhallinta näkymässä. Tässä kohtaan pääset valitsemaan mitä tietoja haluat näkyviin myclubissa. Jos haluat poistaa valittuja kenttiä, klikkaa ne (muuttavat väriä) ja paina sitten nuolta oikealle. Jos haluat lisätä muita kenttiä, klikkaa halutut (muuttavat väriä) ja paina nuolta vasemmalle. Lopuksi paina Aseta.

5 5 MYCLUB OHJEET Pelaajalistan vieminen exceliin ( pelaajalista peleihin) Jäsenet -> Hallinta kohdassa valitse halutut pelaajat ja valitse VIE TIEDOSTOON. Tässä kohtaan pääset valitsemaan mitä tietoja haluat exceliin ottaa mukaan. Jos haluat poistaa valittuja kenttiä, klikkaa ne (muuttavat väriä) ja paina sitten nuolta oikealle. Jos haluat lisätä muita kenttiä, klikkaa halutut (muuttavat väriä) ja paina nuolta vasemmalle. Voit myös järjestää valitut kentät haluamaasi järjestykseen. Paina kolmen viivan kohtaa niin, että nuolet neljään suuntaan tulevat esille ja raahaa rivi haluttuun kohtaan. Lopuksi paina Valitse.

6 MYCLUB OHJEET Tapahtumakalenterin tilaaminen MyClubissa voit tilata myclub -tapahtumat puhelimesi kalenteriin tai tietokoneen kalenteriin. Näin tapahtumat päivittyvät AUTOMAATTISESTI henkilökohtaiseen kalenteriin. Tässä linkki mistä löytyy ohjeet google, iphone, Outlook ja ical kalentereille: 2. OHJEET PELAAJILLE JA VANHEMMILLE 2.1. Käyttöohjeita jäsenille löytyy kohdasta myflow -> omat tiedot Toinen huoltaja voi lisää huoltajia kohdassa Omat tiedot -> Käyttäjät. Tai sitten joukkueen jojo pystyy lisäämään huoltajia ja lähettämään heille aktivointilinkin Kuinka hallinnoida kaikkia jäsentilejä eri seuroissa myclub ID:lläni. Tässä linkki ohjeisiin. ( (

7 7 MYCLUB OHJEET 7 3. TAPAHTUMAT 3.1. Tapahtumien luominen Valitse Tapahtumat ->Hallinta -> Uusi tapahtuma. Syötä kaikki tarvittavat perustiedot. Huom! Paikkalistassa tyypilliset harjoitus- ja pelipaikat. Jos et löydä paikkaa, niin valitse Lisää uusi tapahtumapaikka. Tapahtumapaikka tallentuu ja muidenkin käytettävissä, joten käytä nimeä minkä muutkin tunnistavat ja kannattaa tässä kohtaa nähdä pieni vaiva ja lisätä osoitekin jo valmiiksi. Jos kyseessä toistuva tapahtuma, lisää kesto kohtaan ruksi toistuva kohtaan ja määritä mihin asti tapahtuma toistuu. Ilmoittautuminen ja näkyvyys välilehdellä pääset valitsemaan onko tapahtuma koko ryhmälle vai tarkoitettu vain osalle (valituille pelaajille). Jos valitset valitut, tapahtuma näkyy vain heidän kalenterissa. HUOM! Jos valitset avoin kaikille, tapahtuma näkyy kaikille seurassa!

8 MYCLUB OHJEET Tapahtuman muokkaaminen tai poistaminen kokonaan MyClubissa tapahtumien muokkaaminen on helppoa, ja muokkauksen voi tehdä niin, että se koskee vain yhden päivän tapahtumaan tai toistuvia tapahtumia. Tapahtumat -> Hallinta -> Valitse tapahtuma mitä haluat muokata (tai tapahtuma mistä alkaen muutokset tulevat voimaan). Valitse Muokkaa ja tee haluamasi muutokset. Muista vain tallentaa muutokset. Tässä kohtaa järjestelmä kysyy, koskee muutokset vain tätä tapahtumaa vain myös saman tulevia tapahtumia. Jos haluat poistaa tapahtuman kokonaan. Tapahtumat -> Hallinta -> valitse tapahtuma(t) mitkä haluat poistaa -> Valitse toiminto -> Poista tapahtuma.

9 9 MYCLUB OHJEET Tapahtuman vieminen toiseen ryhmään (jos joukkueen alla on esim 2 eri peliryhmää) valitse Valitse toiminto kohdassa Siirrä tapahtumat ryhmään. Jos olet luonut tapahtuman käyttäen toistuva tapahtumaa, et pysty siirtämään vain yhtä näistä vaan kaikki siirtyvät. Silloin sinun tulee poistaa tapahtuma ja lisätä uusi tapahtuma halutun ryhmän alle. Tai kopioida ensin tämä tapahtuma käyttäen kolmea pientä neliö kohtaa -> Kopio Ja sitten siirtää tämä kopioitu tapahtuma toiseen ryhmään.

10 MYCLUB OHJEET TIEDOTUS 4.1. Tiedotteet Valitse Viestintä -> Tiedotteet ja uusi tiedote. Sitten pystyt kirjoittamaan ja valitsemaan miten tiedote on näkyvissä Viestit (sähköposti) Valitse Viestintä -> Viestit ja valitse uusi sähköposti. Tekstiviestin lähetys tätä kautta ei ole seurassa käytössä. Lisää vastaanottajat, aihe ja tietysti itse sisältö. Voit aina esikatsella viestiä esikatselu kohdasta sisällön alta. Voit käyttää tallenna luonnos ja jatkaa viestin kirjoittamista myöhemmin. Kolmesta pienestä neliöstä pääset avaamaan sähköpostin uudestaan ja jatkaa sen kirjoittamista/lähettää sen.

11 11 MYCLUB OHJEET 11 OHJEET RAHASTONHOITAJILLE: 1. LASKUTUS MYCLUB MyClubia käytetään seuran jäsenten laskuttamiseen. Seuran ulkopuoliset laskut tehdään Procounterissa, niin kuin on tehty tähänkin asti Uuden laskun tekeminen Uuden laskun luonti Laskutus osiossa Valitse Uusi lasku. Täytä laskurivi: A. nimikkeeksi kirjoita tarkenne mitä laskutat (esim syyskausi 2019) ja laskutuskategoriaan (joukkuemaksu). B. Tärkeää, että laskutuskategoria on valittu oikein, sillä tiedolla ne menevät kirjanpitoon. Eri kategorioiden maksut suositellaan tehtävän erillisinä laskuina (kirjanpitoteknisistä syistä näin alkuun aikakin). C. Summa kirjoitetaan á brutto kohtaan, josta se kopioituu á netto sarakkeeseen. ALV on aina 0% D. Lkm saraketta voit käyttää, jos esim laskutat useamman kk-maksun kerralla. E. Tarkista että Lasku kuuluu ryhmään kohdassa on oikea joukkue. F. Valitse oikea tili!! G. Valitse haluttu maksuehto; voi käyttää eräpäivää tai maksuehtoa (pv). Viitenumeron etuliite kohta jätetään tyhjäksi. H. Voit kirjoittaa saatesanat laskuun. Kirjoita ainakin, että käytätähän maksaessasi viitenumeroa. Ilman viitenumeroa maksut eivät automaattisesti kohdistu oikealle joukkueelle ja teettää taloushallinnossa lisätöitä.

12 MYCLUB OHJEET 12 Kun laskun tiedot on täytetty. Valitse laskun saajat joko yksitellen kirjoittaen nimet TAI kohdassa Vastaanottajat -> Lisää vastaanottajia. Ikkuna aukeaa, josta voit valita suoraan listalta halutut jäsenet tai suodattaa listaa. Kun jäsenet on valittua, paina Luo. Tässä kohtaan voit vielä tarkistaa kenelle lasku on lähdössä ja poistaa jos lasku olisi vahingossa lähdössä väärälle tai korjata muita laskun tietoja. Ohjelma luo laskut ensin Luonnos tilaan. Valitse julkaistavat laskut ikkunassa ja valitse toiminto Julkaise.

13 13 MYCLUB OHJEET Uuden laskun luonti Jäsenet -osiossa. Hae laskutettavat pelaajat sopivalla hakuehdolla listaan. Jos kaikille pelaajille on täytetty jäsentasoksi Pelaaja on se esimerkiksi hyvä hakuehto. (Huom! Maalivahdit saattavat olla merkattu jäsentasoon Maalivahti ) Valitaan kaikki suodatetut jäsenet ja sitten Luo lasku. Vaihtoehtoisesti kukin jäsen voidaan valita erikseen suodattamatta listaa. Tai valita ensin kaikki ja sitten juuri ennen laskun lähettämistä poistaa ne joille lasku ei ole tarkoitettu Väärän laskun poisto Mikäli lasku pääsi lähtemään virheellisenä., niin korjaaminen on tehtävä varoen. Laskun saajaa kannattaa heti tiedottaa, että lasku oli virheellinen ja lasku tullaan korjaamaan. Jo lähetettyä laskua saa muuttaa VAIN saman kuukauden aikana (kirjauspäivän kuukausi = korjauspäivän kuukausi). Jos kuukausi on ehtinyt vaihtua, sulje virheellinen lasku ja tee kokonaan uusi lasku. Sulkemisen syy kirjataan Sisäinen kommentti kenttään Laskutettu liikaa / liian vähän tai maksettu väärälle tilille Mikäli laskun summa on ollut virheellinen (esim laskutettu liian lyhyt tai pitkä kausi), korjataan asia osittaisella hyvityslaskulla tai lisälaskulla. Haluttaessa voidaan myös sopia, että asia korjataan seuraavien maksujen yhteydessä. Jos rahat maksettu väärälle tilille, ota yhteyttä taloushallintoon. Tilisiirron selitteeksi laitetaan Väärälle tilille jäsenen nimi maksetun laskun (laskun nro) korjaus tilille xxx.

14 MYCLUB OHJEET Laskun tekeminen tapahtumaan osallistuville Tämä teko aloitetaan poikkeuksellisesti Tapahtumat -> Hallinta kohdassa. Valitse tapahtuma mihin haluat laskun kohdistaa ja valitse Luo laskun ilmoittautuneille. Syötä normaalisti laskun tiedot -> tallenna. Toinen vaihtoehto on valita jäsenet ja käyttää Valitse toiminto kohtaa Laskujen tilan seuranta Laskujen tilan seuranta tapahtuu Laskutus moduulissa. Valitse Laskutus -> Laskut. Oletusarvoisesti järjestelmä näyttää kaikki avoimet laskut eräpäivän mukaisessa järjestyksessä. Näitä asetuksia voit muuttaa valitsemalla haluttuja suodatuskriteereitä. Huomaa, että Laskun tila = Kaikki ei näytä suljettuja laskuja, vaan ne pitää valita erikseen. Laskun numero tai vastaanottajan nimi voidaan kirjoittaa suoraan hakukenttään ja painaa Aseta, jolloin haku kohdistuu vain kyseisiin laskuihin.

15 15 MYCLUB OHJEET 15 Mikäli haluat lähettää laskusta maksuhuomautuksen: 1. Valitse laskut mitkä haluat lähettää uudestaan 2. Valitse toiminto Toimita 3. Mikäli lasku oli erääntyneet tilassa, huomautusmerkintä tulostuu laskulle automaattisesti. Yli 14 vuorokautta erääntyneelle laskulle voi lisätä huomautusmaksun 5 euroa, jos ikäluokan pelaaja- tai vanhempainkokous niin päättää. Tämä tehdään seuraavasti: 1. Valitse lasku(t) ja avaa muokkaustilaan 2. Valitset toiminto Lisää rivi 3. Kirjoita Nimike -kenttään Maksumuistutus Järjestelmä hakee oikean laskutuskategorian ja summan. 4. Paina luo. Laskujen tila päivittyy järjestelmään pankista saatujen viitemaksuaineistojen perusteella 1-2 pankkipäivää laskun maksusta. Laskujen tilan seurannan takia on ehdottoman tärkeää painottaa, että maksaessa tulee käyttää oikeaa viitenumeroa Pelaaja maksanut vääränlaisen laskun Lähtökohtaisesti maksettua laskua ei enää voi muuttaa. Korjaukset tulee tehdä hyvityslaskulla, lisälaskulla tai tilisiirroilla tilanteen mukaan. Jos lasku on maksettu, mutta se oli perusteeton (esim pelaaja lopettanut joukkueessa), maksusta täytyy tehdä hyvityslasku, joka on alkuperäistä laskua vastaava riveiltään, mutta MIINUSMERKKINEN. Hyvityslasku merkitään maksetuksi myclubissa ja raha palautetaan tilisiirtona verkkopankissa. Lähetä kopio hyvityslaskusta taloushallintoon. Tilisiirtoon annetaan viestiksi esim hyvityslaskun xxxx, laskuun xxx Maksettu vahingossa liikkaa tai liian vähän Jos vahingossa on maksettu liian vähän, lasku pysyy erääntynyt -tilassa kunnes se on maksettu kokonaan. Pyydä jäsentä maksamaan puuttuva summa samalla viitenumerolla kuin alkuperäinen lasku. Lasku näkyy tilassa Maksettu liikaa. Lasku on ollut oikeanlainen, mutta laskutettava on erehdyksessä maksanut liikaa. Ylimääräinen raha tulee palauttaa maksajalle. Laskun maksuosuus korjataan niin, että maksut = laskun summa. Pyydä maksajalta tilinumero, mihin ylimääräiset rahat palautetaan. Lähetä viestiä taloushallintoon. Tilisiirron viestiksi kirjoitetaan Liikamaksun palautus, laskun numero. Netistä ja youtubesta löytyy paljon myclubin ohjeita: myclubin omilta sivuilta (