Puhelin- ja dataliikenneratkaisua koskevan optiovuoden käyttö ja teleoperaattoripalvelujen hankinta sopimuskauden jälkeen

Transkriptio

1 Raision kaupunki Pöytäkirja 1 (1) Asianro 779/ / Puhelin- ja dataliikenneratkaisua koskevan optiovuoden käyttö ja teleoperaattoripalvelujen hankinta sopimuskauden jälkeen Hallintopäällikkö Anne Rantala ja järjestelmäpäällikkö Pauli Lehtonen : Optiovuoden käyttö Raision ja Naantalin kaupungit kilpailuttivat yhteishankintana vuonna 2011 puhelin- ja dataliikenneratkaisun ja päättivät hankkia sen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä Dna Oy:ltä. Sopimuskausi oli neljä vuotta sisältäen yhden optiovuoden. Sopimuskausi päättyy vuoden 2015 lopussa ja vuosi 2016 on optiovuosi. Optiovuoden käytöstä on neuvoteltu Dna Oy:n kanssa. Kokonaisuudessaan hinnat putoavat selvästi sekä puhelin- että dataliikennepuolella. Käyttöönotto vaatii puhelinliittymien liittymätyypin ja datapaketin vaihdon, joka voidaan tehdä keskitetysti ilman, että käyttäjälle aiheutuu haittaa. Esitetään, että Raision kaupunki jatkaa puhelin- ja dataliikenneratkaisun sopimuskautta Dna Oy:n kanssa yhdellä optiovuodella siten, että sopimuskausi päättyy ja Raision kaupungilla on optiovuoden aikana mahdollisuus siirtyä asteittain uuden operaattorin käyttäjäksi. Teleoperaattoripalvelujen hankinta optiovuoden jälkeen Koska teleoperaattoripalvelujen sopimuskausi lähestyy loppuaan, tulee päätettäväksi kaupungin puhelin- ja tietoliikennepalvelujen hankinta ja järjestäminen sopimuskauden jälkeen alkaen. KL-Kuntahankinnat Oy on kilpailuttanut teleoperaattori palvelut kuntaasiakkailleen. KL-Kuntahankinnat Oy on Suomen Kuntaliiton omistama yhteishankintayksikkö, joka vastaa koko kunta-alan kattavien hankintojen kilpailuttamisesta. KL-Kuntahankintojen teleoperaattoripuite sopimus on tehty TeliaSonera Finland Oyj:n kanssa. Sopimus kattaa: - matkapuhelinverkon liikenne- ja liittymäpalvelut - välitysympäristöt - asiakaspalveluratkaisut - vaihteenhoitopalvelut (puheluiden välityspalvelut) - tavoitettavuuspalvelut - lisäpalvelut

2 Raision kaupunki Pöytäkirja 2 (2) Esitetään, että Raision kaupunki päättää liittyä edellisen sopimuksen optiokauden päättymisen jälkeen KL Kuntahankintojen puitesopimukseen TeliaSonera Oyj:n kanssa ja määrittää puitesopimukseen sisältyvistä palveluista hankittavan palvelukokonaisuuden. Hankittavasta palvelukokonaisuudesta laaditaan toimittajan kanssa asiakaskohtainen palvelusopimus ja käyttöönottosuunnitelma. Matkapuhelinverkon liikenne- ja liittymäpalvelut TeliaSoneran palvelut vastaavat pitkälti nykyistä DNA:n palvelukarttaa. Muutoksia tulee lähinnä datapaketeissa, joiden rakenne muuttuu, sekä vaihde- että asiakaspalvelusarjajärjestelmässä. Siirtymävaiheessa käyttäjiin vaikuttavia asioita ovat ainakin: - SIM-korttien vaihdot ja sitä kautta pienet katkokset yksittäisten liittymien osalta. - Vaihteen vaihtaminen ja sitä kautta mahdolliset käytäntöjen muuttumiset. - Vaihteen liittymät eri järjestelmiin (kalenteri, kulunvalvonta, puhelinluettelo) saattaa aiheuttaa muutosvaiheessa tietokatkoksia sekä vaihteessa että puhelinluettelossa. - Lyhytnumerot saattavat muuttua. - Asiakaspalvelusarjojen järjestelmä muuttuu ja sitä kautta valikkorakenteet ja tiedotteet pitää laatia uudelleen. Sama koskee osittain myös ryhmäkutsuja. Välitysympäristö ja puhelinvaihteenhoitopalvelu Nykytilan kuvaus Kaupungin puhelinvaihdepalvelu on järjestetty siten, että välitysympäristö on hankittu palveluna Dna Oy:ltä. Puhelinvaihteenhoito hoidetaan kaupungin omana työnä. Puhelinvaihteenhoitoon on käytetty kahden htv:n työpanos siten, että vaihteessa on työskennellyt yksi kokoaikainen henkilö ja kaksi osaaikaista (0,5 htv) henkilöä. Toisen osa-aikaisen puhelinvaihteen hoitajan siirryttyä eläkkeelle alkaen, vaihteessa on työskennellyt yksi palvelusihteeri kokoaikaisesti ja toisena konsernihallinnon palvelusihteeri osa-aikaisesti (0,5 htv). Tarvittaessa vakinaisen henkilöstön poissa ollessa teknisen keskuksen asiakasneuvonnan palvelusihteeri hoitaa myös puhelinvaihdetta. Puhelinvaihde on avoinna maanantaista perjantaihin klo Edellä mainitun aukioloajan noudattaminen edellyttää vähintään kahden henkilön osallistumista vaihteenhoitoon työpäivän aikana, koska vaihteen aukioloaika on normaalia päivittäistä työaikaa pidempi. Työpäivän aikana henkilöstöllä täytyy olla mahdollisuus työehtosopimuksen mukaisten lepoaikojen pitämiseen. Lisäksi lomien ja sairauspoissaolojen varalle tulee olla varahenkilö, joka pystyy tarvittaessa vastaamaan puheluihin.

3 Raision kaupunki Pöytäkirja 3 (3) Puhelinvaihteen sijainti ei ole sidottu mihinkään fyysiseen tilaan. Puhelinvaihde on mobiilivaihde eli ohjelma voidaan asentaa mille tahansa päätteelle. Kaupungilla on käytössään kolme lisenssiä, joista kaksi on asennettu kaupungintalon aulatiloihin ja yksi teknisen keskuksen asiakasneuvontaan. Kaupungintalon aulassa olevat palvelusihteerit hoitavat myös kaupungintalolla asioivien asiakkaiden opastusta ja neuvontaa. Vaihteeseen tulevien puhelujen määrä vuonna 2014 oli kappaletta, joista vastattiin puheluun. Kuukausien keskimääräinen vastausprosentti oli n. 88 %. Puhelinvaihteen vuotuiset kustannukset vuonna 2014 olivat euroa eli 2,7 euroa/vastattu puhelu. Vuosikustannuksista henkilöstökulut olivat euroa ja välitysympäristökustannukset euroa. Kaupunginhallitus ( ) on käsitellyt keskusten sektorikohtaiset pitkän aikavälin sopeuttamistoimenpiteet. Teknisen keskuksen sopeuttamisohjelmassa yhtenä osana on henkilötyövuosien vähentäminen eläköitymisen myötä. Suunnitelman mukaan teknisen keskuksen organisaatiota muokataan kaikkien yksiköiden osalta koko ajan tehokkaammaksi vastaamaan muuttuneita olosuhteita. Puhelinvaihteesta jäi eläkkeelle osa-aikainen (0,5 htv) palvelusihteeri Tehtävää ei ole toistaiseksi täytetty. Puhelinvaihteessa työskentelevä henkilöt saavuttavat laskennallisen eläkeiän lähivuosina, joten henkilöstö tulee vaihtumaan kokonaisuudessaan. Puhelujen määrän ei arvioida kasvavan tulevina vuosina, vaan pikemminkin vähenevän. Kaupunki siirtyi pelkästään matkapuhelimien käyttöön nykyisen teleoperaattorisopimuksen myötä, mikä vähensi osaltaan puhelinvaihteen kautta tulevien puhelujen määrää. Lisääntynyt asiointi sähköpostin välityksellä on myös vähentänyt vaihteen käyttöä. Kaupunki tarjoaa tulevaisuudessa yhä enemmän sähköisiä palveluja, joten puhelujen määrän kasvua ei ole näköpiirissä. Valmisteilla oleva sote-uudistus tulee toteutuessaan siirtämään merkittävän osan sosiaali- ja terveystoimen palveluja pois kaupungin toiminnoista. Uudistuksella on vaikutuksia myös tukipalveluihin. Sote-uudistuksen arvioidaan vähentävän vaihteeseen tulevien puhelujen määrää noin 60 %:lla nykyisestä. Puhelinvaihdepalvelujen järjestämisvaihtoehdot KL-Kuntahankintojen kilpailuttama puitesopimus mahdollistaa palvelujen järjestämisen seuraavien vaihtoehtojen mukaisesti. Vaihtoehto 1 Palvelu järjestetään kuten nykyisin. Tällöin hankitaan välitysympäristö ja asiakaspalveluratkaisut TeliaSonera Oyj:ltä ja puhelujen välitystyö hoidetaan omana työnä. Tässä vaihtoehdossa vuotuiset kiinteät kustannukset ovat n euroa/ vuosi.

4 Raision kaupunki Pöytäkirja 4 (4) Mikäli puhelinvaihdepalvelu järjestetään vaihtoehdon 1 mukaisesti, palvelun tulee olla käytössä alkaen. Palvelun käyttöönottoprojekti tulee viedä läpi vuoden 2016 aikana. Käyttöönottoprojektiin on varattava aikaa vähintään 6 kuukautta. Henkilöstön eläköitymiseen on pystyttävä varautumaan palkkaamalla puhelinvaihteeseen uusi henkilö vuoden 2016 aikana siten, että hän voi osallistua vaihteen käyttöönottoprojektiin ja siihen sisältyviin koulutuksiin. Valittavasta henkilöstä tulee puhelunvälitysjärjestelmän pääkäyttäjä. Vaihtoehto 2 Palvelu hankitaan puhelinvälityspalveluna TeliaSoneralta Oyj:ltä. Tämän vaihtoehdon vuotuiset kustannukset ovat nykyisillä puhelumäärillä laskettuna arviolta noin euroa vuodessa. Vastatun puhelun kokonaishinnaksi nykyisillä puhelumäärillä laskettuna tulee noin 0,7 euroa/vastattu puhelu. Koska vastattujen puhelujen määrä vaikuttaa vuosikustannukseen, puhelujen mahdollinen vähentyminen laskee myös vuotuisia kustannuksia ja lisääntyminen vastaavasti nostaa. Puitesopimuksen mukainen vastausaika on kahdeksan tunnin yhtäjaksoinen aika välillä klo Näin ollen palveluaika voi säilyä nykyisellään. Siihen voidaan myös hankkia lisätunteja. Puitesopimuksessa on määritelty palvelutaso, jota seurataan kuukausittaisella palvelutasoraportilla. Palvelutason mukaan vähintään 80 %:iin puheluista vastataan 30 sekunnin kuluessa ja vähintään 90 %:iin kaikista puheluista vastataan. Mikäli puhelinvaihdepalvelu järjestetään vaihtoehdon 2 mukaisesti, palvelun tulee olla käytössä alkaen. Palvelun käyttöönottoprojekti tulee viedä läpi vuoden 2016 aikana. Käyttöönottoprojektin läpivientiin on varattava aikaa vähintään 6 kuukautta. Palvelun käyttöön oton jälkeen nykyiselle henkilöstölle järjestetään muita työtehtäviä heidän eläkkeelle siirtymiseensä saakka. Esitetään, että puhelinvaihdepalvelut järjestetään alkaen vaihtoehdon 2 mukaisesti. Lisäksi esitetään, että tekninen keskus valtuutetaan KL- Kuntahankintojen puitesopimuksen pohjalta neuvottelemaan TeliaSonera Oyj:n kanssa asiakaskohtainen palvelusopimus alkaen. Yhteistoimintamenettely Työnantajan ja henkilöstön välisessä yhteistoiminnassa on käsiteltävä ainakin sellaiset asiat, jotka koskevat henkilöstön asemaan merkittävästi vaikuttavia muutoksia työn organisoinnissa ja palvelun uudelleen järjestämisen periaatteita. Ennen kuin työnantaja ratkaisee asian, sen on neuvoteltava yhteistoiminnan hengessä valmisteilla olevan toimenpiteen perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista niiden työntekijöiden kanssa, joita asia koskee.

5 Raision kaupunki Pöytäkirja 5 (5) Puhelinvaihteessa työskentelevien palvelusihteerien kanssa on pidetty yhteistoimintaneuvottelu Palvelun järjestämistavan valinnalla ei ole vaikutusta heidän työsuhteeseensa, koska heille tullaan järjestämään muita työtehtäviä heidän eläkkeelle siirtymiseensä saakka. Päätösehdotus Tekninen johtaja Antti Korte Tekninen lautakunta päättää, että - Raision kaupunki jatkaa puhelin- ja dataliikenneratkaisun sopimuskautta Dna Oy:n kanssa yhdellä optiovuodella vuoden 2016 loppuun saakka - Raision kaupunki liittyy alkaen KL-Kuntahankintojen teleoperaattoripalvelujen puitesopimukseen ja valtuuttaa teknisen keskuksen neuvottelemaan TeliaSonera Oyj:n kanssa asiakaskohtaisen palvelusopimuksen ja käyttöönottosuunnitelman siten, että toimittajalta hankitaan matkapuhelinverkon liikenne- ja liittymäpalvelut sekä puheluiden välityspalvelut. Päätös Tekninen lautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti. Tiedoksi Anna-Kristiina Järvi, konsernihallinto Pauli Lehtonen, tietohallintopalvelut Dna Oy

6 Raision kaupunki Pöytäkirja 6 (6)