Taloushallinnon ohjelmistojen vertailu 2010

Transkriptio

1 Taloushallinnon ohjelmistojen vertailu 2010 Tietotekniikka tilitoimiston työkaluna taloushallinnon ohjelmistot 1

2 Taloushallinnon ohjelmistojen vertailu 2010 Taloushallintoliiton työryhmissä päätettiin toteuttaa ohjelmistovertailu, sillä erilaistettujen ohjelmistotuotteiden vertailu oli koettu haastavaksi. Vertailu toteutettiin lomakkeella, jossa ohjelmistontoimittajia pyydettiin antamaan tietyn toiminnon, esimerkiksi palkanlaskennan, hinta kolmelle esimerkkitilitoimistolle ja kuvaamaan mitä hinta sisältää. Tehty vertailu osoitti, että hintavertailu on vaikeaa vaikka kysely yritettiin toteuttaa yksinkertaistettuna. Tuotteet eroavat käytettävyydeltään esimerkiksi automaattikirjausten osalta eivätkä tukipalvelut ja niiden sisältö ei tule tutkimuksessa näkyviin. 2

3 Taloushallinnon ohjelmistojen vertailu 2010 Vaikka tutkimuksessa on yritetty kuvata tuotteiden hintoja ja niiden sisältämää kokonaisuutta voi tuotteiden sisällöstä varmistua vain neuvottelemalla ohjelmiston toimittajan edustajan kanssa. Tutkimuksessa esitetyt hinnat eivät ole tarjous, tutkimuksen tuloksia voi käyttää vain yleisen hintatason arviointiin huomioiden hintojen sisältämän kokonaisuuden. Tässä esille tulevat ohjelmistojen ominaisuudet eivät ole kattava tuote-esittely. Omassa vertailussa, kun tilitoimiston tarve on kartoitettu voi soveltaa uusien työmenetelmien kustannusten arvioinnissa esimerkiksi vaihtoehtokustannuslaskentaa. 3

4 Tutkimukseen osallistuneet Kysely lähetettiin 12:ta ohjelmistotalolle Tutkimuslomakkeen palauttivat hintatietoineen: Atsoft Oy Mäkinen (Asteri yritysohjelmat) (ei ASP/SaaSpalvelua) EmCe Solution Partner Oy (EmCe) Lemonsoft Oy (Lemonsoft) MaestroYhtiöt (Maestro, Expera) NetBaron Solutions Oy (NetBaron) Visma Software Oy (Visma Econet PRO) Western Systems Oy (Lasso 2010 Tilitoimistojärjestelmä) ProCountor International Oy (ProCountor) palautti lomakkeen muutoin täytettynä, mutta ilman hintatietoja. 4

5 Oikeudet aineistoon ja arkistointi Toimeksiantosopimus tilitoimistopalveluista KL2004 Yleisten sopimusehtojen mukaan Tilitoimiston tuottaman aineiston ja tietokantojen oikeudet kuuluvat tilitoimistolle. Kyllä: Atsoft, EmCe, Lemonsoft, Visma, Western Systems Maestro: Kyllä, Tilitoimiston tuottaman kirjanpidon aineiston oikeudet kuuluvat tilitoimistolle NetBaron: Kyllä, kuuluvat asiakkaalle tai tilitoimistolle riippuen kumpi on tehnyt sopimuksen 5

6 Oikeudet aineistoon ja arkistointi Procountor: Ei, asiakassopimus laaditaan asiakkaan ja ProCountorin kesken Tutkimuksessa kysyttiin myös sitä, miten kirjanpitolain mukainen arkistointivaatimus on hoidettu. Kaikki vastaajat huolehtivat siitä asianmukaisesti. Asia kannattaa kuitenkin varmistaa ja myös sopia käytännöistä sopimuksen lakkaamisen jälkeen. 6

7 Tutkimuksesta Kolme esimerkkitilitoimistoa Yhteiset tiedot: Esimerkkitilitoimistot toivoivat ensisijaisesti ohjelmistontoimittajalta kokonaispalveluna tarjottua sovellusvuokrausta. ASP/Saas palvelua ostaessaan esimerkkitilitoimistot halusivat, että hinnoittelussa on huomioitu kaikki arkistointi, varmistukset ja versiopäivitykset. Esimerkkitilitoimistot toivoivat, että käyttöönoton kertainvestointi olisi mahdollisimman pieni. Esimerkkitilitoimistot tarjoavat kaikille asiakkailleen verkkolasku- ja muita sähköisiä taloushallinnon palveluita. Kaikki tarjoavat asiakkailleen sekä kirjapito- että palkanlaskentapalvelua. 7

8 Tutkimuksesta Kolme esimerkkitilitoimistoa Koko esimerkkitilitoimiston henkilökunta koulutetaan käyttämään uutta ohjelmistoa. Yhdenkään esimerkkitilitoimiston asiakas ei tarvitse SEPAalueen ulkopuolisia maksuja. Kaikki tarvitsevat sopimus-/toistuvaislaskutusta Kaikilla esimerkkitilitoimiston asiakkailla on etäkäyttöoikeus myyntilaskutukseen ja matkalaskujen tekemiseen 8

9 Tutkimuksesta Kolme esimerkkitilitoimistoa Esimerkkitilitoimisto 1 Esimerkkitilitoimisto 2 Henkilökunta Esimerkkitilitoimisto 3 Palveluyrityksen lv Asiakasyritykset Asiakkaiden lv yht e/v e/v e/v 60 asiakasta 150 asiakasta 300 asiakasta 6 milj. e/v 32 milj. e/v 64 milj. e/v 9

10 Tutkimuksesta Kolme esimerkkitilitoimistoa Esimerkkitilitoimisto 1 Esimerkkitilitoimisto 2 Esimerkkitilitoimisto 3 Palveluyrityksen kautta kulkevat laskut yht. Myyntilaskut kpl/v kpl/v kpl/v Ostolaskut kpl/v kpl/v kpl/v Palkkalaskelmia kpl/v kpl/v kpl/v Matkalaskuja 500 kpl/v 750 kpl/v 1500 kpl/v 10

11 Tutkimuksesta vastaustekniikka Ohjelmistontoimittajia pyydettiin rastittamaan tutkimuslomakkeelta ilmoittamaansa toiminnon Kirjanpito, Palkanlaskenta, Matkalaskut, Myyntilaskut (Laskutus ja myyntireskontra), Ostolaskut (Ostoreskontra) ja Digi-/Verkkolaskut, Pankkiyhteys hintaan kuuluvat ominaisuudet. 11

12 Tutkimuksesta vastaustekniikka Toiminnon hinta pyydettiin ilmoittamaan kahdessa erässä: Kertainvestointi-sarakkeessa kyseisen toiminnon kokonaisuuden käyttöönoton kertaluonteinen hinta-arvio. Vastaaja ohjeistettiin antamaan arvio käyttöönoton ja koulutuksen kokonaishinnasta parhaan käsityksen ja annettujen lisätietojen nojalla. Laskennallinen vuosikustannus sarakkeeseen laskennallinen arvio kyseiselle esimerkkitilitoimistolle aiheutuvista vuosikustannuksista huomioida kuukausimaksun lisäksi kaikki toimistolle syntyvät kustannukset toiminnon käytöstä vuositasolla annettujen tietojen nojalla. 12

13 Kirjanpitotoiminto Hinnoitteluun sisältyvät ominaisuudet 13

14 Kirjanpitotoiminto Lisätiedot edelliseen taulukkoon 1) Excel-sovellukseen integroitu raportointi tilitoimistolle/ asiakkaalle 2) Reskontrat 3) Kirjanpidon tositteiden ja liitteiden sähköinen arkistointi, liittymät (Talgraff, TA-Yritysmalli), nettovarallisuuslaskelma, liikepääomavirtalaskelma, kassavirtalaskelma, maksuvalmiusennuste 4) Kassavirta 5) Kirjanpidon saldoreskontra 6) Itse käännettävissä raportointityökalulla 7) Itse käännettävissä 14

15 Kirjanpitotoiminto Vastaajien vapaita kommentteja EmCen kirjanpitosovelluksesta on saatavissa myös kevyempi ja edullisempi ratkaisu. Maestron ilmoittama käyttöönoton kertainvestointihintaarvio ei sisällä hinta-arviota koulutuksesta tämän, eikä muiden toimintojen (palkanlaskenta jne.) kohdalla, sillä sen tarve ja määrä vaihtelevat asiakaskohtaisesti. Ilmoitettu Esimerkkitilitoimisto 1:n laskennallinen vuosikustannus ei sisällä konsernikäsittelyä eikä käyttöomaisuuskirjanpitoa. NetBaronin hinnoittelu (myös muiden toimintojen, palkanlaskenta jne., osalta) on tehty siten, että asiakkaalla on myös yksi käyttäjätunnus omaan organisaatioon. 15

16 Kirjanpitotoiminto Edellä kuvatun kokonaisuuden hinta-arviot 16

17 Palkanlaskentatoiminto Vastaustekniikka Ohjeena palkanlaskentatoiminnon hinnan antamista varten annettiin edellä kerrotun lisäksi: Mikäli Palkanlaskentatoiminnon vuosikustannuksiin vaikuttaa palkkalaskelmien määrä, huomioikaa tämä palveluyrityskohtaisesti. Kaikki Palkkalaskelmat lähetetään sähköisesti, puolet niistä tulostetaan vastaanottajille. Kyselylomakkeella vastaajille annettiin vastausohje kuvitteellisen esimerkin avulla: Ohjelman vuosikustannus: 500 e/v. Palkkalaskelmia 1500 kpl/v, yksi palkkalaskelma 2e yht e/v. Palkkalaskelmien tulostaminen ja lähettäminen vastaanottajille 0,5 e/kpl (puolet palkkalaskelmista 750 kpl)375 e/v. Yhteensä 3875 e/v 17

18 Palkanlaskentatoiminto Hinta-arviot 18

19 Palkanlaskentatoiminto Lisätiedot edelliseen taulukkoon 1) Palkkalaskelmien käsittely sähköpostilla 2) Työajanseurantaliittymä, avoin rajapinta, TYVIilmoitukset, ansioerittelyt sähköpostilla tai tulostettuina 3) Työajan seurantaan leimauspääte 4) Palkka, lomapalkka- ja sosiaalikulujen automaattinen jaksotus, maksatusaineiston automaattisiirrot Maestron pankkiliikennesovellukseen, työajanlyhennyskorvausten automaattinen käsittely, verokorttien suorasiirtopyynnöt 5) Tiedot automaattisesti vuosi-ilmoituksille 6) Henkilöstöhallinnan rekisterit ja sähköiset palkkalaskelmat 19

20 Palkanlaskentatoiminto Vastaajien vapaita kommentteja EmCen palkanlaskentasoveluksesta on saatavissa myös laajempi ratkaisu. ProCountorissa palkansaajalle voidaan veloituksetta antaa katseluoikeudet omiin palkkalaskelmiinsa. Visman sähköiset palkkalaskelmat hinnoiteltu käyttäjämäärän mukaan. Laskelmassa käytetty kk-palkka/ tuntipalkka (2 kertaa/kk) jakoa (50/50). Katsottavissa internetin läpi. Palkansaajan tulostettavissa. Tulostamisen ja lähettämisen kustannuksia ei ole huomioitu hintaarviossa. 20

21 Matkalaskut-toiminto Ohjeena matkalaskut-toiminnon hinnan antamista varten annettiin edellä kerrotun lisäksi: Mikäli matkalaskut toiminnon vuosikustannuksiin vaikuttaa matkalaskujen määrä, huomioikaa tämä esimerkkitilitoimistokohtaisesti. Atsoftilla (Asteri), Westernillä (Lasso 2100) eikä Vismalla ole matkalaskuohjelmaa EmCe on jakanut laskennallisen vuosikustannushinnan kahteen erään, tilitoimiston vuosihintaan ja asiakkaan käytönmukaiseen hintaan. 21

22 Matkalaskut-toiminto 22

23 Matkalaskut-toiminto Lisätiedot edelliseen taulukkoon 1) Automaattisiirrot Maestron palkanlaskentaan ja maksatukseen, myös mobiilikäyttömahdollisuus 2) Ajopäiväkirja 3) Tiedot automaattisesti vuosi-ilmoituksille Vapaa kommentti EmCe käyttää Baswaren e-office-sovellusta ProCountorilla hyväksymiskierto 23

24 Myyntilaskut-toiminto (Laskutus ja myyntireskontra) Vastaustekniikasta annettiin ohjeena edellä olleiden lisäksi, että mikäli myyntilaskut-toiminnon vuosikustannuksiin vaikuttaa vastaanotettujen laskujen määrä, huomioikaa tämä esimerkkitilitoimistokohtaisesti. Kaikki laskut lähtevät verkkolaskuina, puolet laskuista menee tulostuspalvelun kautta asiakkaille. 24

25 Myyntilaskut-toiminto Lisätiedot edelliseen taulukkoon 1) Osamaksulaskutus 2) Koontilaskutus, myyntitilaus, liittymiä ulkopuolisen tiedon tuontia varten, karhukirjeiden ja korkolaskujen automatisointi, erillinen korkoreskontra, laskun liitteiden käsittely 3) Factoring 25

26 Myyntilaskut-toiminto 26

27 Myyntilaskut-toiminto Vastaajien vapaita kommentteja Lemonsoftilla tulostuspalveluun yhteys, ei omaa palvelua. Sopimuslaskutus sisältyy asiakkuudenhallinta-lisenssiin joka on mukana hinnoittelussa. NetBaron: itsenäinen sovellus ja raportit, jota voi käyttää myös perinteisen kirjanpidon ohjelman rinnalla, siirtorajapinnat mm Tikon, Fenix ProCountor: ohjelmassa voi laatia myös tilaukset ja lähetteet sekä maksumuistutukset. Käteisalennusmahdollisuus. Laskut voi lähettää myös sähköpostitse. Kaikki lähetyskanavat suoraan ohjelmassa. Reskontran automaattinen päivitys. 27

28 Myyntilaskut-toiminto Vastaajien vapaita kommentteja Visma: Perintäliittymä Intrum Justitiaan. Tilitoimiston asiakkaan laskutusohjelmiston etäkäyttö: Käyttäjän perustaminen 40e+alv/käyttäjä ja ohjelmiston käyttö 5e +alv/kk/käyttäjä. Asiakaskohtainen koulutuspäivä maksaa e+alv/pv+matkakulut, ohjelmistokoulutuksen kurssipäivä 420 e + alv/käyttäjä. Pienehkö tilitoimisto käyttää yleensä n kaksi asiakaskohtaista koulutuspäivää. 28

29 Ostolaskut ja Digi/Verkkolaskut Ostoreskontra 29

30 Ostolaskut ja Digi/Verkkolaskut Kommentit edelliseen taulukkoon 1) Ulkomaisten laskujen käsittely, automaattisiirto Maestron pankkiliikenteeseen. (Maestron Esimerkkitilitoimisto1:n Myyntilaskutustoiminnon laskennallinen vuosikustannus ei sisällä myyntitilausta) Vapaa-kommentti NetBaron: Itsenäinen sovellus (ktso myyntilaskut-toiminto) ProCountor: Käteisalennusmahdollisuus. Automaattinen päivitys noudettavien tiliotteiden avulla. Visma: Kouluttautumiskustannuksia ei sisällytetty, kustannus kuten edellä. Ostoreskontra sisältää skannaus ja arkistointiominaisuudet. 30

31 Ostolaskut ja Digi-/Verkkolaskut Vastaustekniikka Vastaajia ohjeistettiin seuraavasti: Mikäli toiminnon vuosikustannuksiin vaikuttaa vastaanotettujen laskujen määrä, huomioikaa tämä esimerkkitilitoimistokohtaisesti. Palveluyritykset vastaanottavat kaikki laskut digitaalisesti siten, että puolet laskusta tulee skannauspalvelun kautta ja puolet vekkolaskuina. 31

32 Digi-/Verkkolaskut Vastaajien vapaat kommentit Asterissa Finvoice-muotoisten verkkolaskujen sisäänluku EmCe käyttää valmiiksi integroitua Baswaren verkkolaskujen välityspalvelua ja eoffice-sovellusta sähköisten laskujen käsittelyyn sekä arkistointiin. Visma: Ostolaskujen kierrätyksen hinta määräytyy käyttäjämäärän mukaan. Tässä arvioitu 1000 laskua/ kierrätyksen käyttäjä/vuosi. Hinnoittelu perustuu laskujen omatoimiseen skannaukseen, Finvoice-laskujen järjestelmän ulkopuolisia maksuja ei ole huomioitu. Koulutuskustannuksia ei sisällytetty, hinnoittelu kuten edellä. 32

33 Ostolaskut ja Digi-/Verkkolaskut Digi-/Verkkolaskut-hinnoittelu 33

34 Pankkiyhteystoiminto 34

35 Pankkiyhteystoiminto Kommentit edelliseen taulukkoon ja vapaat kommentit 1) Monipankkilaajennus 2) Toistuvaissuoritukset, pikamaksut, valuuttamaksut 3) Tiliotekirjanpito Asterissa ei pankkiyhteysohjelmaa. EmCe käyttää pankkiyhteyssovelluksena Baswaremaksuliikennettä. Lassossa pankkiyhteys vain Webservice-kanavalle. Visma ei ole sisällyttänyt koulutuksen kustannuksia, hinta kuten edellä. 35

36 Ohjelmistojen muut ominaisuudet Kysyimme lisäksi mitä muita ominaisuuksia tarjotaan: Atsoft Mäkinen (Asteri): Asteri isännöinti taloyhtiön vastikkeiden ja vuokrien seurantaan, isännöitsijätodistus, energiatodistus, lainaosuuslaskelma EmCe Solution Partner (EmCe): Laajempaan palkanlaskentaratkaisuun sisältyy Excelintegrointi sekä selaintuntisyöttö asiakkaille. Lisäksi Teskohtaiset laskentalogiikat lisäpiirteenä. Western Systems (Lasso): Avoin rajapinta kolmannen osapuolen toinnanohjausjärjestelmiin 36

37 Ohjelmistojen muut ominaisuudet Lemonsoft (Lemonsoft): Koko toiminnanohjaus, esim: myynti-ja ostotilaukset, tuotannonohjaus, leimauspääte, huoltotöiden käsittely, kassatoiminnot MaestroYhtiöt (Maestro, Expera): Kirjanpidosta liittymiä mm. työvuorosuunnitteluohjelmiin. Kirjanpito- ja myyntilaskut -toimintojen ominaisuudet ja laajuus vaihtelevat asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Skannaus ostettavissa myös palveluna. Valmiudet myyös SEPAn ulkopuolisten maiden pankkiliikenteen hoitamiseen. Palkanlaskentaan integroitu sähköinen tuntitietojen hallinta. 37

38 Ohjelmistojen muut ominaisuudet Integroitu kassajärjestelmä. Sähköinen työpöytä tilitoimiston omaan ja asiakkaiden käyttöön sisältäen mm. tilitoimiston asiakashallinnan sekä tiedottamisen esim. hallintomapit, asiakkaiden sähköisen palautekäsittelyn ja dokumentinhallinnan. Integroitu materiaalihallinto. Henkilöstöhallinnon kokonaisuus Verkkokauppa. 38

39 Ohjelmistojen muut ominaisuudet NetBaron solutions (Netbaron): PalkkaBaron tuotantokäytössä Materiaalinhallinta, ERP, CRM, huollon- ja projektinohjaus ProCountor International (ProCountor) Palvelun hintaan sisältyvän teknisen ylläpidon ja päivitykset. Monipuoliset käyttöoikeusrajaukset Kirjanpitoraporttien lisäksi myynnin, ostojen, palkanlaskennan ym. seurantaraportit. Asiakas-, toimittaja ja henkilörekisterit (sisältäen CRM) sekä tuoterekisterit. Varastonhallinta. 39

40 Ohjelmistojen muut ominaisuudet Valmiita liittymiä mm. projektinhallinta- ja verkkokauppaohjelmistoihin Tilitoimistolle ei aiheudu kustannuksia ohjelmiston käytöstä asiakasympäristössä. Käytöstä veloitetaan asiakasta toteutuneen ohjelmiston käytön mukaan. Hinnoittelu perustuu laadittujen laskujen ja muiden tositteiden lukumääriin. Käyttäjätunnuksista ei veloiteta. ProCountorin toimistolla tapahtuvasta koulutuksesta veloitetaan 80 eur/h+alv 23%. Ohjelmistoon liittyy veloitukseton Helpdesk-palvelu sähköpostitse ja puhelimitse. Visma Software (Visma): Myynti- ja ostotilausten käsittely, varastonvalvonta. 40

41 Taloushallintoliitto ei vastaa esitetyistä hinnoista TALOUSHALLINTOLIITTO EI SUOSITTELE ASIAKKAITAAN TEKEMÄÄN PÄÄTÖSTÄ YKSINOMAAN HINNAN PERUSTEELLA, VAAN ETSIMÄÄN OMAA PALVELUTUOTTEEN TARJOMISTA PARHAITEN TUKEVAN OHJELMISTORATKAISUN. 41