Perehdyttäminen tulokkaan kehityskeskustelu

Transkriptio

1 Perehdyttäminen tulokkaan kehityskeskustelu Sisällysluettelo: 1. Johdanto 2. Perehdyttämisen lähtökohta 3. Tavoitteena menestys 4. Yhteistyöllä se onnistuu 5. Perehdyttämisen malli 6. Perehdyttämisen tarkistuslista 7. Case-esimerkit 8. Tutkimukset sekä lakipykälät

2 1. Johdanto Hyvän perehdyttämisen tarkoituksena on varmistaa työorganisaation keskeytyksetön laadukas ja menestyvä toiminta. Hyvän perehdyttämisen tunnusmerkkejä on, että uusi työntekijä sisäistää organisaation johdon määrittelevät toimintatavat ja kykenee hoitamaan ja kehittämään työtänsä nopeasti. Perehdyttämistä on tehty työorganisaatioissa jo pitkään ja menetelmiä siihen on kehitetty paljon. Miksi sitten tarvitaan uudenlaista perehdyttämisen mallia? Selitys löytyy työnteon voimakkaasta muuttumisesta. Työurat ovat lyhentyneet ja toisaalta työn sisällöt ovat muuttuneet voimakkaasti. Jäljellä on selvästi vähemmän niin sanottuja eläkevirkoja, kun taas lyhyet muutaman kuukauden tai vuoden projektityöt ovat pääosassa. Työtehtävätkään eivät ole enää niin selkeästi määriteltyjä ja rutiininomaisia kuin ennen. Laajan kansainvälisen tutkimuksen mukaan Ruotsissa uusi työntekijä alkaa tuottaa vasta 9 kuukauden kuluttua töihin tulosta. Tämä yhdistettynä edellisten lauseiden sanomaan on huolestuttavaa. Uudella perehdyttämisen mallilla on tarkoitus merkittävästi lyhentää työn oppimiseen kuluvaa aikaa, jolloin menestys saavutetaan nopeammin. Tämä edellyttää vanhojen käytäntöjen ohella myös hiljaisen tiedon huomioon ottamista ja siirtämistä perehdyttämisessä. 1.1 Miksi perehdyttää? Organisaation palkatessa uuttaa työntekijää häneen ladataan työnpaikkailmoitusten perusteella suuret odotukset. Haetaan henkilöä, jolla olisi oikea koulutus, pitkä kokemus vastaavista tehtävistä, halua tehdä pitkää päivää ja sosiaalisia taitoja. Organisaatiot osaavat kyllä rekrytoidessaan uutta väkeä asettaa kovat vaatimukset taloon pyrkiville, mutta osataanko tätä osaamista sitten hyödyntää. Uutta työntekijää rekrytoidessa olisi osattava hoitaa myös perehdyttäminen niin, että uusi osaava innokas työntekijä saisi riittävästi oikeanlaista perehdyttämistä niin, että hänellä olisi eväät menestyä työssä sekä että hän motivoituisi entisestään. Perehdyttämistä suunniteltaessa lähtökohtana tulee olla kysymys miksi. Miksi halutaan perehdyttää? Siksikö, että aina ennenkin on niin tehty? Perehdyttäminen oikein tehtynä vaatii panoksia, joten myös siitä saatavien tuotoksien pohdinta on paikallaan. Miksi perehdyttää kysymykseen on hyvä lähteä vastaamaan yrityksen työorganisaation visiosta tai missiosta käsin. Sehän kertoo työorganisaation olemassaolon tarkoituksen eli myös sen miksi kyseinen työtehtävä on olemassa. Yleisesti työorganisaation tavoitteena on luoda omistajilleen lisäarvoa joko luomalla voittoa tai palvelua tai huolehtimalla jostakin omistajalle kuuluvasta tehtävästä.

3 Toisena miksi kysymyksen lähtökohtana on yrityksen strategia, joka määrittelee kuinka Missiota tai Visiota toteutetaan. Strategia heijastelee niitä arvoja mitä yrityksellä on siitä kuinka työt hoidetaan. Oman vastauksensa kysymykseen antaa myös henkilöstöstrategia. Useat kysymykset ovat voineet tulla esiin jo uuden työntekijän hakemisesta päätettäessä, mutta myös perehdyttämistä suunniteltaessa on niitä hyvä miettiä. Perehdyttämisen yleiset tavoitteet: Luodaan työntekijälle mahdollisuudet työn menestyksekkääseen suorittamiseen. Huomioidaan työn menestyksekkään suorittamisen vaatimukset ja työntekijän sen hetkiset valmiudet Työtehtävät ymmärretään kokonaisvaltaisesti. Työntekijä ymmärtää kuinka oma työ vaikuttaa koko yrityksen tasolla. 1.2 Mitä perehdyttää Kun osataan vastata kysymykseen miksi, on mahdollista miettiä mitä pitää perehdyttää, että tavoitteet toteutuvat. Mitä kysymystä mietittäessä on huomioitava sekä perehdyttämisen tavoitteet, tehtävän luonne, että uuden työntekijän ominaisuudet ja osaamiset. Perehdyttämisen sisältö voidaan jakaa seuraavalla tavalla kolmeen luokkaan, jotka kattavat työntekijän osaamisen, työorganisaation osaamisen ja näiden yhdistämisen. Perehdyttämisen lähtökohta: Mitä uusi työntekijä osaa ja mitä hänen tulisi osata? - Kvalifikaatioluokitukset - Työn kova sisältö - Täydennys/jatkokoulutus - Palkitseminen Tavoitteena menestys: Mistä työntekijän menestys syntyy? - työn pehmeä sisältö - hiljainen tieto

4 - muuta - työn teon mittaaminen Yhteistyöllä se sujuu: Mitä uuden työntekijän tulee ymmärtää oman tehtävänsä vaikutuksista koko organisaation toimintaan ja tavoitteen saavuttamiseen? - Organisaatio ja sidosryhmä osaaminen - Työntekijän maailman kuva - Rakennan kirkkoa en kanna kiviä - Yrityksen strategian ymmärtäminen 1.3 Miten perehdyttää Perehdyttämisen elementtejä sisältyy jo työhaastatteluun. Työhaastattelussa tulisi keskustella työn sisällöstä, vaatimuksista sekä työehdoista. Työsopimusta tehtäessä tulisi asiat kerrata ja varmistaa että osapuolet ovat ymmärtäneet asiat samalla tavalla. Uudelle työntekijälle moni asia on uutta eikä hän välttämättä osaa kysyä kaikkia mielessä pyöriviä ajatuksia. Keskusteluissa esiin tulee paljon asioita, joita ei varmasti seuraavana päivänä muista. Keskusteluista olisikin hyvä laittaa paperille tärkeimpiä asioita jo edeltä muistilistaksi. Perehdyttämisohjelman alkuvaiheen tärkeimpänä tehtävänä on saada luottamus rakennetuksi uuden työntekijän ja perehdyttäjien kesken. Uusi työntekijä on saatava tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja tarpeelliseksi talolle. Tässä vaiheessa on tärkeää, että uudesta tulokkaasta on kerrottu riittävän ajoissa ja riittävällä tarkkuudella niille henkilöille joiden kanssa hän tulee työskentelemään. Uuden tulokkaan läheisille työtovereille on saatava asenne, että he auttavat ja opastavat mielellään uutta tulokasta. Perehdytettävän kanssa olisi hyvä tehdä osaamiskartoitus, jossa selvitetään riittävällä tarkkuudella hänen osaamisensa ja taitonsa, sekä mahdolliset työtehtävän kannalta oleelliset puutteet. Kartoituksen perusteella tehdään perehdytettävällä opintosuunnitelma, joka käydään läpi mahdollisuuksien mukaan jo perehdyttämisvaiheen aikana, mutta joka voi jatkua pidempäänkin. Perehdytettävä tulee tutustuttaa organisaatioon riittävän laajasti. Perehdytettävän tulisi oppia tuntemaan lähimmät esimiehensä sekä työtoverinsa. Erityisen hyvä olisi jos perehdytettävä kävisi jokaisen kanssa henkilökohtaisesti läpi heidän tehtävänsä ja vastuunsa, sekä sen miten heidän työnsä kohtaa. Tässä vaiheessa on hyvä ottaa

5 mukaan mahdollisesti myös yrityksen sidosryhmät. Erityisesti jos tehtävässä tehdään yhteistyötä heidän kanssaan. Perehdytettävän tutustuttua organisaatioon olisi hyvä jos hän yhdessä perehdyttäjän tai esimiehen kanssa voisi sopia ns. tukihenkilön valinnasta. Tämän tukihenkilön tulisi olla sellainen henkilö, jolla olisi osaamista perehdytettävän toimenkuvaan, ja jolla olisi aikaa auttaa perehdytettävää tarpeen vaatiessa. Perehdytettävän kanssa tulee käydä tarkasti läpi, mitä häneltä odotetaan ja mistä häntä palkitaan. Tällä ohjataan perehdytettävän motivaatiota organisaation haluamaan suuntaan. 3. Perehdyttämisen malli Tämän perehdyttämisen mallin tarkoituksena on olla yksi esimerkki siitä kuinka perehdyttäminen työorganisaatioissa voitaisiin hoitaa. Tässä kohtaa tulee painottaa sanaa esimerkki, koska työorganisaatiokohtaiset erot tekevät mahdottomaksi tehdä mitään yleispätevää perehdyttämisen mallia. Mallin tarkoituksena on ohjata työorganisaatioiden oman perehdyttämisen mallin suunnittelua ja toimia apuvälineenä. Mallissa kulkee mukana oikeastaan kolme ulottuvuutta, jotka ovat aika, perehdyttämisen taso ja perehdytettävä. Tässä kirjassa esitetyn mallin rakenne ei ole ainoa oikea vaan yksi vaihtoehto. Työpaikkailmoituksesta työsopimukseen Työpaikkailmoitus on ensimmäinen työhön hakeutujan tietolähde. Sen tulee kertoa realistisesti organisaation tarpeesta ja työtehtävän luonteesta. Se antaa paikanhakijalle kohteen johon suunnata mielenkiinto ja tuleva motivaatio työhön. Työpaikkahaastattelussa tätä mielikuvaa tulee tarkentaa. Tässä vaiheessa mukaan tulee tarkempi kuvaus työn sisällöstä ja vastuualueista. Työehdoista ja palkkauksesta keskusteleminen kuuluvat myös työpaikkahaastatteluun. Organisaation tehtyä päätös uudesta työntekijästä on hänen kanssaan käytävä neuvottelut työehdoista ja palkasta. Samalla tulisi käydä läpi yrityksen yleinen palkkapolitiikka sekä se kuka ja milloin palkoista, lomista yms. päätetään. Viimeistään tässä vaiheessa tulisi selvittää myös työorganisaation luottamusmiehet. Tervetuloa töihin kortti johtajalta luo positiivisen kuvan organisaatiosta! (Kerry Liberman)

6 Ensimmäinen työpäivä Ensimmäisen työpäivän tarkoituksena on tutustuttaa henkilö työpaikkaan ja sen yleisiin käytänteisiin. Ensimmäisenä päivänä on hyvä varata aikaa henkilökohtaiseen tutustumiseen ja luottamuksen rakentamiseen. Ensimmäisenä päivänä tehdään myös osaamisen kartoitus, jonka pohjalta kartoitetaan sellaiset puutteet, jotka haittaavat töiden aloittamista, ja laaditaan niihin koulutussuunnitelma. Samalla käydään vielä kerran henkilön toimenkuva, vastuut sekä työn suorituksen mittaaminen. Näin osaamisen kartoitus linkittyy vahvasti henkilön toimenkuvaan. Ensimmäisenä päivänä käydään läpi myös yrityksen visio / missio ja strategia sekä henkilöstöstrategia. Työntekijälle luodaan kuva siitä kokonaisuudesta jota varten yritys on olemassa ja mihin suuntaan yritys pyrkii. Samalla käydään läpi organisaatiota, ja tutustutaan, minkälaiseen ympäristöön uusi työntekijä tulee. Tässä vaiheessa tulokkaalle syntyy kuva siitä keiden kanssa hän tulee työnsä suorittamaan. Työntekijän esimiehen tai henkilöstöhallinnon on pidettävä huoli, että uusi työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi. Jos työntekijä nopean huomenen toivotuksen jälkeen ohjataan vain omaan työnurkkaukseensa lukemaan työntekijän käsikirjaa on peli jo menetetty! (Kerry Liberman) Suojaa investointisi palkkauksessa. Kymmenen virhettä! Kukaan ei tiedä paremmin kuin johtaja, kuinka kalliiksi uuden työntekijän palkkaaminen tulee sen huomaamiseksi, kuinka kiitos väärän siirron tai täydellisen laiminlyönnin ansiosta uusi tulokas suoritus jää vajavaiseksi tai hän lähtee. 1. Rajoita tervetulotoivotus nopeaan kiertoon toimistossa ja esittele uusi tulokas kaikille vastaantulijoille, jotta tulokas ymmärtää olevansa kaikkien saatavilla. 2. Siirrä tulokas työtilaan, jossa ei ole henkilökohtaisia välineitä (kuten tulostimia, valaisimia yms) heti kun hänen status organisaatiossa kasvaa. 3. Laiminlyö räätälöity perehdyttäminen, joka tarvitaan työn menestyksekkääseen hoitamiseen. Anna tulokkaan harhailla ympäriinsä ilman opasta tarkoituksena näin oppia talon tavat, kulttuuri ja arvot. 4. Unohda yksityiskohdat kuten työpuhelin, firman puhelinluettelo, verkkotunnukset ja avaimet. 5. Jätä delegoimatta kenellekään tehtäväksi seurata uuden tulokkaan ensimmäisiä kuukausia töissä. Värvää veteraani, joka on kokenut ja voi auttaa tulokasta parempiin suorituksiin ja tehdä työn mielekkääksi.

7 Ensimmäinen viikko Ensimmäisen viikon tavoitteena on ensimmäisen päivän tavoitteiden lisäksi, että tulokas oppii tuntemaan ne henkilöt ja sidosryhmät joiden kanssa hän tulee työskentelemään. Ensimmäisen viikon jälkeen tulokas, perehdyttäjä ja lähiesimies valitsevat tulokkaalle tukihenkilön. Tukihenkilön valinnassa on tärkeätä huomioida että tukihenkilöllä on aikaa ja osaamista auttaa tulokasta. Hänen ja perehdytettävän välille tulee muodostua luottamuksellinen suhde niin, että perehdytettävä uskaltaa kysyä itsestäänselvyyksiäkin. Ensimmäinen kuukausi Tavoitteena on, että työntekijä kykenee itsenäiseen työntekoon jo ensimmäisen viikon jälkeen. Uusi työntekijä tarvitsee ensimmäisen kuukauden aikana kuitenkin vielä reilusti tukea ja palautetta. Ensisijaisen tärkeätä on, että esimies antaa palautetta sekä hyvin menneestä työstä, että asioista joissa on vielä kehittämistä. Tällä tuetaan tulokkaan itsenäistymistä sekä motivaation säilymistä. Tulokkaalle ei missään vaiheessa saa tulla tunnetta, että tekeeköhän oikeita asioita oikein, vaan hänelle on kerrottava ne. Ensimmäinen puolivuotta Jos ensimmäinen kuukausi on hoidettu hyvin ja työntekijää tukevasti, niin puolen vuoden aikana on mahdollista kehittää tulokkaasta itsevarma ja menestyvä työntekijä. Toisaalta on useita 6. Pidä ensimmäisellä viikolla suuri tervetuloa taloon tapahtuma ja unohda sitten uusi työntekijä. 7. Laiminlyö työorganisaation internet sivujen esittely potentiaali. 8. Jätä huomioimatta henkilön arvostusta nostavat kannustimet keskusteluissa. Suurin osa, kuten mahdollisuus bonuksiin, lomat, vakuutukset, yms. on epäilemättä käyty läpi työhaastattelussa. Varmista, että HR henkilö tekee sen uudestaan ensimmäisellä viikolla. 9. Vähättele perusteellisesta opastusta työorganisaation IT vahvuuksiin. Vaikka uusi henkilö olisi 20 vuotias atk-veteraani, juuri pätevöitynyt tai alemman tason suunnittelija, tulee projektipäällikön tarjota opastus yrityksen suunnittelu-, markkinointija hallinnointijärjestelmiin ja ohjelmiin. Samoin tulee huolehtia kädestä pitäen opastuksesta ohjelmiin ja järjestelmiin, joita työorganisaatio käyttää käytännössä. 10. Jätä räätälöimättä yksityiskohdat, jotka liittyvät tulokkaan asemaan työorganisaatiossa hänen vastaanotossaan. Pätevämpi tulokas saattaa arvostaa lounasta ravintolassa esimiehen tai kollegan kanssa. Vaihtoehto on järjestää mukava kiertokäynti toimistossa jossa tutustutaan läpileikkauksena tuleviin työkavereihin. Suhtaudu asiaan oikein; uuden työntekijän palkkaaminen on investointi, joka kannattaa hoitaa hyvin.

8 organisaatioita, joissa töihin tullut iloinen ja motivoitunut työntekijä muuttuu ensimmäisen kuukauden aikana huomaamattomaksi ja välinpitämättömäksi työssäkävijäksi. Ensimmäisen kuukauden jälkeen vahvistetaan työntekijälle muodostunutta positiivista kuvaa. Rutiini tehtävien lisäksi vastaan tulee myös monimutkaisempia tehtäviä, joista selviäminen kohottaa tulokkaan työ itsetuntoa. Näissä tilanteissa on kuitenkin ehdottoman tärkeätä, että henkilöllä on tuki henkilö, jolta hän voi kysyä neuvoa tarvittaessa. Puolen vuoden jälkeen on uuden tulokkaan kanssa käytävä palautekeskustelu, jossa varmistetaan, että tulokas on tyytyväinen uuteen työpaikkaan. Tämän haastattelun tulee tehdä muu kuin suora esimies esim henkilöstöhallinto! (Kerry Liberman)