Hullaannu hubeihin! Katja Jokisalo

Transkriptio

1 Hullaannu hubeihin! Katja Jokisalo

2 Sulava & Katja MCT MCITP MCPD MCSA Senior Sulava 10 vuotta SharePoint Intrat O365 Ryhmätyö #O365FI katja.jokisalo@sulava.com

3 Intran uudet tuulet webinaarisarja Osa 2/3 Toisessa osassa sukelletaan intranetin toteuttamiseen uudella tavalla. Kun moderni malli ei enää suosi hierarkkisia sivustorakenteita (alisivuston alisivuston alisivustoja), niin miten suunnitellaan ja toteutetaan looginen ja yhtenäinen intranet-kokonaisuus? Tärkeimpänä elementtinä toimii uunituore hubitoiminto, joka mahdollistaa jopa viisitasoisen navigaation jayhtenäisen ilmeen esimerkiksi intranetin sivustokokonaisuudelle. Webinaarissa käydään timakasti läpi teoriaa intranetin sisältörakenteen ja toimintojen suunnittelulle sekä esitellään demojen kautta hubitoiminnallisuus ja sen vaikutukset. Jos harkitset intranetin toteuttamista tai siirtämistä moderneille sivustoille, tämä on tärkeä tietopaketti rakenteen, toimintojen ja navigaation suunnittelun avuksi. Agenda 1) Perusteet: rakenne ja navigaatio, informaatioarkkitehtuuri Mikä on muuttunut ja miksi? 2) Modernin intran rakenteen suunnittelu sivustot ja hubit & navigointi 3) Navigointia tukevat tavat löytää tietoa Onsight

4 Perusteet: rakenne ja navigaatio, informaatioarkkitehtuuri Sivustokokoelma Site Collection / Site, nykykielessä Sivusto Alisivusto Subsite / Web Luettelot (listat) Nykykielessä Sovellus erikoistapaus Kirjasto Kansiot ja näkymät Onsight

5 Hierarkiasta verkostoihin + alisivustoista itsenäisiin sivustokokoelmiin

6 Intran rakenne ennen - hierarkia Yksi sivustokokoelma (julkaisuportaali) Alisivustot, 1. taso HR Tietoa meistä Työtilat Alisivustojen alla ali-ali-alisivustoja jokaiselle navitasolle Hierarkia murupolku navitasot Rajoitetut sivustot alla tai rinnalla

7 Intran rakenne nyt itsenäiset sivustot Intran juuri HR Tietoa meistä Ajankohtaista Tiedostot Tiedostot Tiedostot Sivut (yleiset uutiset) Sivut (asiasivut, pääuutiset) Ideasovellus Koulutuskalenteri HR lomakkeet Sivut (HR uutiset, asiasivut) Joryn kokouskalenteri Sivut (asiasivut) Tapahtumakalenteri

8 Modernin intran rakenteen suunnittelu sivustot ja hubit & navigointi Fyysisiä rakennetasoja on käytännössä vain kaksi: 1) sivustot 2) sovellukset eli kirjastot ja listat Käyttäjälle näkyvä hierarkia syntyy navigaatiolinkkien asettelulla Onsight

9 Mikä on hubi? Parametri, joka määritetään yhdelle sivustoista korvamerkki jonka voi laittaa päälle ja ottaa pois Muut sivustot voivat liittyä hubiin Hubiin kuuluvat jakavat yhteisiä asetuksia Hubinavigaatio Visuaalinen ilme Sisältönostot ja haku Ei vaikuta käyttöoikeuksiin Tietoa meistä Koulutus -portaali HR työtila Jory työtila Yksikön A aliintra Virkistystoimikunta Intran juuri IT työtila Henkilöstö -edut Projektin X työtila Suomen maasaitti IT

10 Mikä on hubi? HUBI Intran juuri Tietoa meistä HR työtila IT työtila Yksikön A aliintra Suomen maasaitti IT Koulutus -portaali Jory työtila Projektin X työtila Virkistystoimikunta Henkilöstö -edut

11 DEMO hubi

12 Mikä vaikuttaa rakenteen suunnitteluun?

13 Kolmen kerroksen introja 1) Kompakti intra (alle 50 sisältösivua, ei oikeuspoikkeuksia) Yksi sivusto, jonka alla oma kirjasto jokaiselle pääosiolle, sivut samassa sivukirjastossa, kaksitasoinen navigaatio Sivuston ei tarvitse olla hubi mutta voi olla, jos keksitään muuta hyvää käyttöä ylimääräiselle ylänaville Intran navigaatio = kaksitasoinen intrasivuston navigaatio 2) Normaali (~ sivua, pääosioilla omat sisällöntuottajansa ja tarve kaksitasoiseen naviin) Sivustoja noin 5-10 (intran juuri + yksi sivusto per pääosio), pääosioiden alla tarpeen mukaan kirjastoja tyypillisesti jokainen sivusto suunnittelee omat rakenteensa ja sivustonavigaationsa Intran juurisivusto on hubi johon muut pääosioiden sivustot liitetään Hubinavigaatiossa vähintään yksi taso (siirtymälinkit pääosioiden sivustoihin), voidaan toistaa myös pääosioiden 1. taso pudotusvalikossa. Hubinavigaatiossa myös muut yhteiset siirtymälinkit ts. mahdolliset muut hubit, linkit intran ulkopuolisiin sovelluksiin jne 3) Iso tai monimutkainen (paljon sivuja, syviä rakenteita, maa-, kieli- tai yksikköali-introja) Sivustoja kymmeniä tai jopa satoja, useampi hubi esimerkiksi Group / Global intra, Suomen intra, Henkilöstöpalveluiden hubi, liiketoiminta-alueen X hubi Hubinavigaatioiden suunnittelussa paljon vaihtoehtoja

14 Erottele työtilat ja oikeuksiltaan rajoitetut osiot kukin omaksi (tiimi)sivustokseen pois intran alta Valitse, minkä tason alisivustoista tulee itsenäisiä sivustoja uudessa intrassa (taso voi vaihdella sisältöhaaroittain) Madalla sisältörakennetta Suunnittele esitystapa niin, että kunkin sivuston alla pääsääntöisesti vain kahden tason navigaatio (=sivut) Pura alisivustot nostamalla sivut ja listat ylemmän sivuston tasolle Suunnittele hubi(t) niin, että sivustoihin on luonteva pääsy hubinavigaatiosta Rakenteen modernisointi?

15 Huonoa hubinaveissa? Ei käyttöoikeustarkistusta kaikki linkit näkyvät kaikille Manuaalinen linkkien hallinta Konteksti hukkuu helposti missä minä nyt olen? Nykyinen sijainti (alitasolla) -> ylempi taso ei näy valittuna Ei murupolkua The team is reviewing numerous points of innovation for navigation all up, including audience targeting, permissions trimming, metadata driven,... we'll have more to share soon on the go-forward plans you can expect - to be shared at the SharePoint Conference North America (Vegas, May.21-23) / Mark Kashman

16 Navigointia tukevat tavat tuoda tieto tarjolle Nostowebosat = näytä sivulla dynaamisesti päivittyvää sisältöä eri sijainneista Tiedostokirjasto Korostettu sisältö Iso kasa muita Manuaaliset linkitykset sivuilla Haku Onsight

17 Tiedostokirjastot Rajoitukset vain saman sivuston sisällä vain yhdestä kirjastosta yhteen näkymään (ei yhdistelyä) Vaihtoehdot: valitse kirjasto tai näkymä ei kansioita DEMO

18 Korostettu sisältö Käyttö Supertyökalu! Näytä mitä vaan mistä vaan Tapa listata sisältöjä eri sivustokokoelmista Erilaisia näyttötemplaatteja (vain valmiit, ei omia vielä) Lajittelumahdollisuudet: näytä suosituimmat sivut jne Rajoitukset Metatiedon käyttö vaatii hallitun ominaisuuden (pl. kirjastosta haku) Suodattimissa ei vielä operaattorivalintaa (OR / AND) DEMO

19 Muut dynaamiset sisältönostot Uutiset Myös muista sivustoista, kaikki hubiin liitetyt / valitut Erilaisia templaatteja Tapahtumat ja kalenteri Ryhmäkalenteri = O365 ryhmän Outlook-kalenteri Tapahtumat = SharePoint lista (hakee vain saman sivuston sisältä) Upota esim. somesyötteet, YouTube-kanava Kuvavalikoima, Luettelo Video / Stream (kanavan sisällöt), Twitter, Yammer Sivustot (kaikki hubiin liittyvät / valitut) Ryhmäsivustoilla lisäksi Yhdistimet (kymmeniä eri palveluita) kurkataan kolmososassa!

20 Sisäiset ja ulkoiset staattiset liittyvät palvelut Pikalinkit, Linkki, Sivustot Linkitys leipätekstin seasta Manuaaliset linkitykset sivuilla Ajankohtaisen tai tärkeän sisällön korostaminen Hero Laskeutumis- ja listaussivut Hero (kerrokset)

21 Haku Oletushakualue hubin keskussivustolla kaikista, muissa ko. sivustosta Voi laajentaa koko SharePointiin Sisältöalueet ja suodattimet Jos tarvitaan omia tarkentimia, templaatteja, hakualueita perinteinen hakukeskus käyttöön Toimintatavan muutos + hakua pohdittava ei vain intran sisältä vaan O365 palveluista

22 #O365FI