Office 365 -palveluiden uudistukset maaliskuussa 2017

Transkriptio

1 Office 365 -palveluiden uudistukset maaliskuussa 2017 Microsoft päivittää ja tuo uusia toimintoja Office 365 -palvelukokonaisuuteen viikoittain. Viimeisen kuukauden aikana on tullut uudistuksia mm. OneDrive for Business palveluun, Office 365 Groups ryhmätyötiloihin ja Microsoft Forms -kyselypalveluun. OneDrive for Business -palvelun uudistukset Tiedostojen ja kansioiden jakaminen OneDrive for Business -palvelussa selaimen kautta tapahtuvaa tiedostojen ja kansioiden jakamista on yksinkertaistettu. Jaa-painiketta klikkaamalla aukeaa ikkuna, jossa määritetään, kenelle annetaan muokkausoikeus jaettavalle kohteelle. Jaettavan kohteen käyttöoikeudet sekä linkin vanhenemisajan voi määrittää klikkaamalla Jaaikkunassa olevaa sinistä tekstilinkkiä. Kuka voi käyttää tätä linkkiä -valikosta valitaan jaettavalle kohteelle käyttöoikeustaso.

2 Käyttäjät, joilla on tämä linkki: Jaettavalle kohteelle luodaan vierailijalinkki, joka lähetetään vastaanottajalle. Jaettavan kohteen saa auki ilman kirjautumista. Huomioithan, että vastaanottaja voi edelleen lähettää vierailijalinkin eteenpäin, myös TAMKin ulkopuolisille henkilöille. Vain yrityksen TAMK henkilöt: Jaettavalle kohteelle luodaan linkki, joka lähetetään vastaanottajalle. Vastaanottaja saa jaettavan kohteen auki kirjautumalla omalla TAMKin sähköpostiosoitteella ja salasanalla. Huomioithan, että linkin vastaanottaja voi edelleen lähettää linkin muille TAMKilaiselle. Vain Vastaanottaja -rivin henkilöt: Tiedostolle luodaan linkki, joka lähetetään vastaanottajalle. Tiedosto jaetaan ainoastaan vastaanottajille. Vastaanottaja saa jaettavan kohteen auki kirjautumalla omalla TAMKin sähköpostiosoitteella ja salasanalla tai käyttäen Microsoft-tilillä. Yllämainitut uudistukset ovat tulleet myös Hae linkki toiminnolle Tiedostojen ja kansioiden jakamisesta voi lukea lisää Microsoftin englanninkieliseltä ohjesivulta: 93b0-a c07#OS_Type=OneDrive_-_Business Kansioiden jakaminen vieraslinkillä Nyt on mahdollista jakaa kokonainen kansio ja sen sisältämät tiedostot vierailijalinkillä. Vierailijalinkillä pääsee kansioon ja sen sisältämiin tiedostoihin ilman kirjautumista. Huomioithan, että vastaanottaja voi edelleen lähettää vierailijalinkin toisille myös TAMKin ulkopuolisille henkilöille. Kansion jakamisesta löytyy lisätietoa Microsoftin englanninkieliseltä ohjesivulta: 93b0-a c07#OS_Type=OneDrive_-_Business

3 Tiedostojen kopiointi Office 365 -palvelussa Tiedostoja ja kansioita on mahdollista kopioida oman OneDrive for Business -palvelun, Office 365 Sites -työryhmäsivustojen sekä Office 365 Groups -ryhmien kesken. Tiedostonäkymät omalla OneDrive-sivulla Omalla OneDrive for Business -sivulla voit nyt tarkastella myös Office 365 Sites -sivustojen ja Office 365 Groups -työtilojen tiedostokirjastoja menemättä sivustolle tai ryhmän tiedostokirjastoon.

4 Office 365 Groups -ryhmätyötilojen uudistukset Työtilojen uudet toiminnot Työtilat ovat saaneet uusia toimintoja kuten aloitussivun, jossa ryhmäläiset voivat luoda ryhmän sisäisiä uutisia. Aloitussivulle listataan lisäksi ryhmän työtilassa tapahtuvaa toimintaa. Ryhmäläiset voivat uutisten lisäksi luoda työtilaan sivuja, luetteloita ja uusia tiedostokirjastoja ryhmän käyttöön. Ulkopuolisten henkilöiden lisääminen Office 365 Groups -ryhmään Ryhmään voi kutsua nyt myös TAMKin ulkopuolisia henkilöitä. Ryhmään kutsutut ulkopuoliset henkilöt voivat osallistua ryhmän keskusteluun sähköpostia käyttämällä. Ulkopuolinen käyttäjä pääsee muokkaamaan ryhmän tiedostoja, jos hänen sähköpostiosoite on liitetty Office 365- tai Microsoft -tiliin.

5 Henkilöiden lisääminen ryhmään tapahtuu menemällä selaimella ryhmän keskustelusivulle ja valitsemalla asetuksista Jäsenet. Klikkaamalla Lisää jäseniä -painiketta avautuu valikko, jossa lisätään ryhmään kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet. Lue lisää henkilöiden lisäämisestä ryhmään Microsoftin englanninkieliseltä ohjesivulta: a390-f347bf51aff6 Tiedostot-painike ryhmän navigaatiossa Aikaisemmin ryhmän Tiedostot-painike vei ryhmän tiedostokirjastoon. Nyt Tiedostot-linkkiä painamalla esitetään ryhmän tiedostojen toiminnallinen näkymä.

6 Ryhmän perinteiseen tiedostonäkymään pääsee klikkaamalla Selaa kirjastoa -painiketta. Muutos on tullut voimaan osalle käyttäjistä ja tulee myös muille käyttäjille vähitellen. Lue Office 365 Groups -työtilojen käytöstä ja ryhmien luonnista Intrassa osoitteessa: Microsoft Forms Uusi lomakemalli Microsoft Forms -palvelussa voi luoda yksinkertaisia kyselyitä ja lähettää kyselyn eteenpäin linkillä. Kyselypalveluun on tullut uusi lomakemalli peruskyselyn rinnalle: Koe-kysely. Koe-kyselyn kysymyksille voi merkitä oikean vastauksen ja pistemäärän oikealle vastaukselle. Kysely laskee automaattisesti pistemäärän annettujen vastausten perusteella.

7 Vastausten arviointi Koe-kyselyn vastauksia voi tarkastella henkilöittäin ja antaa vastauksille palautetta sekä pisteitä. Kyselyn tulokset ja palautteet voi julkaista vastaajien nähtäville. Matemaattiset yhtälöt Koe-kyselyn kysymyksiin on mahdollista lisätä matemaattisia yhtälöitä uuden editorin avulla.

8 Kyselyn jakaminen kopiointia varten Kyselyitä voi nyt jakaa muille käyttäjille mallipohjana, jonka vastaanottaja voi kopioida omaan käyttöön. Klikkaamalla JAA-valikon Hae linkki monistamista varten -painiketta, luodaan kyselylle linkki kyselyn kopiointia varten. Kyselyiden yhteismuokkaaminen Kyselyn voi jakaa muiden henkilöiden tarkasteltavaksi ja muokattavaksi klikkaamalla JAA-valikon Hae linkki tarkastelua ja muokkausta varten -painiketta. Kyselylle luodaan linkki, jonka voi lähettää sähköpostilla henkilöille yhteismuokkausta varten.

9 Developments in Office 365 services in March 2017 Microsoft introduces new functions in the Office 365 services weekly. Last month new functions were introduced in e.g. OneDrive for Business service, Office 365 Groups, and Microsoft Forms service. Developments in OneDrive for Business service Sharing of files and folders Browser-based sharing of files and folders was simplified. Clicking Share opens a window where you can define whether you allow editing. You can define the access rights and link expiry date by clicking the blue text link in the Share window. The access right level can be chosen in the menu Who can access this link.

10 Anyone with this link: A link is created and sent to the recipient. The file can be opened without login. Please note that the recipient may forward the link, also to non-tamk members. Only people in TAMK (staff and students): A link is created and sent to the recipient. The recipient can open the file by logging in with his/her TAMK address and password. Please note that the recipient may forward the link to other TAMK staff members and students. Only people in the: To line: A link is created and sent to the recipient. The file is only shared with the recipients. The recipient can open the file by logging in with his/her TAMK address and password or by using his/her Microsoft account. The above-mentioned also applies to the function Get link. You can read more about sharing files and folders on the Microsoft site at 93b0-a c07#OS_Type=OneDrive_-_Business Sharing of folders with guest link It is now possible to share an entire folder and its files with a guest link. The folder and files can be opened with the link without login. Please note that the recipient may forward the link, also to non- TAMK members. You can read more about sharing folders on the Microsoft site at 93b0-a c07#OS_Type=OneDrive_-_Business

11 Copying of files in Office 365 service It is possible to copy files and folders between OneDrive for Business, Office 365 Sites, and Office 365 Groups. File views on OneDrive site On your personal OneDrive for Business site you can now see the file libraries of Office 365 Sites and Office 365 Groups without logging into them.

12 Developments in Office 365 Groups New functions New functions were introduced, such as a start page where the group members can create news for each other. Activities taking place in the group are also listed on the start page. In addition to news, the group members can create sites, lists and new file libraries for the group. Adding non-tamk members to Office 365 Groups Non-TAMK members can now be invited to Office 365 Groups. Invited non-tamk members can participate in group discussion by . They can edit group files if their address was attached to the Office 365 or Microsoft account. Adding takes place by entering the group discussion site in a browser and selecting Members in the settings.

13 Clicking Add members opens a menu where the invited persons addresses are added. You can read more about adding members to a group on the Microsoft site at a390-f347bf51aff6 Files in group navigation Earlier Files opened the group s file library. Now Files presents a functional view of the group s files.

14 You can open the traditional file view by clicking Browse library. The change has already taken effect among some users and will gradually concern all users. You can read more about using and creating Office 365 Groups in intranet at Microsoft Forms New template You can create simple quizzes at Microsoft Forms and send them with a link. A new form template was introduced: quiz. It allows showing the correct answer and points for the answer. The quiz automatically counts the points based on the given answers.

15 Answer evaluation Quiz answers can be seen by person and it is possible to give feedback and points to them. The results and feedbacks can be published to the respondents. Mathematical equations Mathematical equations can be added to quiz questions with the help of a new editor.

16 Sharing of forms for copying Forms can now be shared with other users as templates which the recipient can copy. The copying link is created by clicking Get a link to duplicate in the Share menu. Joint editing of forms Forms can be shared with other people for review and editing by clicking Get a link for view and edit in the Share menu. A link is created. The link can be sent by .