Alustava hahmotelma ALMU järjestelmän vaatimuksista

Transkriptio

1 Alustava hahmotelma järjestelmän vaatimuksista projektiryhmä Marika Korhonen

2 SISÄLLYS 1 Johdanto Kehittämisosaston toiminnasta Apurahan hakeminen Hakemisen prosessi Hakemisen ongelmia Parannusehdotuksia Apurahahakemuksen käsittely Käsittelyprosessi Käsittelyn ongelmia Parannusehdotuksia...4

3 1 1 Johdanto Tämän asiakirjan tarkoituksena on antaa OHTU työryhmän jäsenille alustava kuva kehitettävän järjestelmän (opiskelija apurahojen hallinointisovellus) toiminnasta ja vaatimuksista. Esittelen ensin hiukan asiakkaan eli Kehittämisosaston toimintaa, jotta saisimme jonkinlaisen kuvan siitä, mitä asiakkaan edustajat tekevät työkseen. Esittelen myös lyhyesti Kehittämisosaston myöntämien apurhojen tarkoitusta ja kohderyhmiä. Tämän jälkeen valotan vähän enemmän nimenomaan apurahojen hakemisen ja myöntämisen prosesseja, jotta saamme kuvan siitä, mitä toimintoja hakuprosessiin kuuluu, miten ne nyt suoritetaan ja millä tavalla voisi näissä toiminnoissa tehostaa työn tekemistä. 2 Kehittämisosaston toiminnasta Helsingin yliopiston Kehittämisosaston verkkosivuilla kuvaillaan osaston toimintaa seuraavalla tavalla: "Kehittämisosaston tehtävänä on tutkimukseen, opetukseen ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyvien yliopistotasoisten asioiden valmistelu ja siihen liittyvä päätöksenteko. Se huolehtii myös päätösten toimeenpanosta ja laadunvarmennuksen edistämisestä yliopiston toiminnoissa. Strategiatyö ja vuosittainen toiminnanohjaus tavoiteneuvotteluineen ovat keskeisiä yliopiston johtamisen välineitä. Osasto vastaa niihin liittyvästä valmistelutyöstä ja sen koordinoinnista. Osaston vastuulla ovat myös koko opiskelijakunnalle tarjottavat palvelut ja niiden kehittäminen. Mielestäni avainsanoja edellisessä kuvauksessa ovat asioiden valmistelu, päätöksenteko, toimeenpano ja laadunvarmennuksen edistäminen. Apurahojen hallinnointi on siis vain yksi Kehittämisosaston toimenkuvista, mutta tässäkin toimessa pitäisi pyrkiä tehokkaaseen ja laadukkaaseen prosessiin. Varsinaisen apurahojen hallinnoinnin suorittaa Kehittämisosaston alaisuudessa toimivat Opiskelijaneuvonta sekä Opintoasiat yksikkö.

4 2 3 Apurahan hakeminen Ks. yhteenveto hakumenettelystä ja ohjeista liitteestä Hakemisen prosessi Hakuprosessia voisi kuvata seuraavalla tavalla: hakija saa jostain (mistä?) tiedon, että häntä varten voisi olla apurahaa tarjolla. Hakija surffailee yliopiston sivuilla ja löytää (miten?) vihdoin haluamalleen infosivulle. Verkosta hän saa jonkin verran tarvitsemaansa tietoa, mutta todennäköisesti ottaa vielä yhteyttä vastuuhenkilöön (miten?), jotta olisi varma asiastaan ja tarvittavista toimista. Hakija tekee hakemuksen parhaan kykynsä mukaan ja toimittaa sen liitteineen määräaikaan mennessä neuvottuun paikkaan. Tämän jälkeen hakija odottelee päätöstä. 3.2 Hakemisen ongelmia Koska apurahoja on haettavissa parista eri paikasta, niiden ohjeistukset ovat myös verkossa suhteellisen hajallaan. (Minulta vaati ehkä noin puoli tuntia aktiivista klikkailua, että löysin ensimmäiselle sivulle, josta oli todellista hyötyä. Ja tämäkin oli tulosta siitä, että minulla oli jo ennalta jonkinlainen mielikuva siitä, mistä hakeminen tulisi aloittaa. Mikähän tilanne mahtaisi olla sellaisella opiskelijalla, joka ei ole tietokoneen kanssa niin tuttu?) Hakijan kannalta olisi myös mielekkäämpää, kun apurahojen kuvaukset, hakuohjeet ja itse hakeminen tapahtuisi samassa ympäristössä. Lisäksi arveluttaa hiukan se, miten ulkomaalaiset opiskelijat löytävät tietonsa, vai ovatko he tottuneet asioimaan henkilökohtaisesti opintoneuvonnassa, josta sitten ohjataan käyttämään englanninkielistä Almaa. 3.3 Parannusehdotuksia Hakijan kannalta olennaisin parannus siis voitaisiin tehdä mielestäni sillä, että kaikki apurahan hakemiseen liittyvä informaatio löytyisi samasta paikasta, jossa myös hakeminen tapahtuisi. Vaikka hakemukset ovat vapaamuotoisia, voisi hakijoita silti ohjata laittamaan hakemukseensa oikeat tiedot tekemällä jokaista erityyppistä hakemusta varten oman lomakkeensa ja liitetiedostojen liittämisoption.

5 3 Lomakkeessa olevat pakolliset tiedot sekä pakolliset liitteet olisi syytä tarkistaa jo lähettämisvaiheessa, jotta tämänkaltaisilta turhilta virheiltä vältyttäisiin. Lisäksi tilannetta voitaisiin selventää hakijalle ehkä jollain taulukkotyyppisellä yhteenvedolla apurahoista. Hakijan olisi syytä myös saada palaute lähettämästään hakemuksesta välittömästi. Turhia puhelintiedusteluja myös voitaisiin välttää sillä, että hakemuksen lähettämisen yhteydessä mainittaisiin määräaika, jolloin hakijat saavat tiedon apurahojen myöntämisestä. Tieto myöntämisestä tai kieltämisestä voisi tulla automaattisesti kaikille hakijoille suoraan heidän sähköpostiinsa tai vaihtoehtoisesti postitse. 4 Apurahahakemuksen käsittely Kuten sivulta tj.html selviää, hakemukset käsitellään käsityönä. Useimman apurahat haetaan vapaamuotoisella hakemuksella. Liitteitä vaaditaan useimpiin hakemuksiin. Joihinkin hakemuksiin on olemassa valmis lomakepohja, mutta kaikki hakemukset jätetään paperiversiona. Liitteet palautetaan hakemuksen mukana. 4.1 Käsittelyprosessi Käsittelyprosessin voisi olettaa menevän jotakuinkin seuraavasti: käsittelijä saa hakemuksen mahdollisine liitteineen. Jos hakemus on vapaamuotoinen, hän etsii siitä tarvittavat tiedot ja kirjaa ne johonkin tietojärjestelmään (onko?). Sen jälkeen hän tarkistaa, onko kaikki tarpeelliset tiedot ja liitteet toimitettu. Jos ei, hän pyytää hakijalta lisäselvitystä (miten?). Kun kaikki tarpeelliset tiedot on koottu, käsittelijä vertailee hakemuksia (miten?) ja tekee vertailun perusteella ehdotuksen, kenelle apuraha myönnetään ja minkä suuruisena (perusteet?). Tämän jälkeen käsittelijä toimittaa ehdotukset (miten?) päällikölle, joka katsoo ehdotukset läpi ja on pääsääntöisesti samaa mieltä käsittelijän kanssa eli tekee päätökset apurahojen myöntämisestä ehdotuksen mukaan. Päällikkö ilmoittaa käsittelijälle (miten?), että hän voi lähettää postitse myöntämispäätökset hakijoille. Hakijat, jotka eivät saaneet apurahaa näkevät verkosta sen, että apurahat on myönnetty (miten löytävät oikean sivun?). Tästä seurannee puheluiden ja sähköpostien suma, kun hakijat kyselevät perusteita sille, miksi eivät saaneet apurahaa.

6 4 4.2 Käsittelyn ongelmia Vapaamuotoiset hakemukset ovat vaikeita hahmottaa nopeasti, sillä tiedot sijaitsevat joka hakemuksessa eri paikassa. Lisäselvitysten pyytäminen vie aikaa ja vaivaa. Paperihakemukset voivat joutua hukkaan ja niitä on vaikea säilyttää. Hakemukset on joka tapauksessa vietävä johonkin järjestelmään, jotta niistä voidaan tehdä yhteenveto. Vai onko? Manuaalinen läpikäynti on työlästä. Yhteenveto tms., jonka perusteella ehdotus tehdään, pitää tehdä käsin. Päätösten postittaminen vie aikaa ja perille vienti on hidasta. Saavatko hylätyt mitään tietoa muuten kuin verkkosivuilta? Tiedustelut hakijoiden toimesta vievät aikaa. Tämä voitaisiin välttää kunnollisella informoinnilla. 4.3 Parannusehdotuksia Kaikkiin hakemuksiin valmis hakemuslomake. Pakollisten tietojen tarkistaminen lähetysvaiheessa. Hakemukset voi toimittaa vain sähköisesti. Almu tekee erityyppisistä hakemuksista yhteenvedot automaattisesti. Tämä edellyttää hyvin suoraviivaista ja dynaamista hakulomaketta. Päätökset merkitään kunkin hakijan kohdalle ja merkinnän perusteella voidaan lähettää heille kaikille joko kielteinen tai myönteinen vastaus.