Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE

Transkriptio

1 Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Päivitetty: Selosteeseen sisältyvät myös henkilötietolain 24 :n perusteella informoitavat tiedot 1. Rekisterinpitäjä Nimi: Helsingin yliopisto Postiosoite: PL Helsingin yliopisto Käyntiosoite: 2. Rekisteriasioita hoitava henkilö ja yhteyshenkilö Vastuuhenkilö: Minna Koutaniemi Yhteyshenkilö: Minna Koutaniemi Palvelupäällikkö PL Helsingin yliopisto Rekisterijärjestelmän tekninen ylläpito: Kaisa Pesola Suunnittelija Kansainvälisen vaihdon palvelut PL Helsingin yliopisto 3. Rekisterin nimi KV-liikkuvuuden tietokanta (Mobility Online) 4. Henkilötietojen Rekisteriselostetta käytetään partneriyliopistoja ja käsittelyn tarkoitus kansainvälistä vaihtoa koskevien sopimusten yhteystietojen sekä saapuvia ja lähteviä vaihto-opiskelijoita ja henkilökunnan jäseniä koskevien valintamenettelytietojen ylläpitämiseen. Rekisteriin voidaan myös tallentaa vaihtoopiskelupaikan vastaanottamista koskevia tietoja yliopistoon kirjoittautumista varten. Yhteystietoja voidaan käyttää hakijoiden tavoittamiseksi. Rekisteriä käytetään saapuvien vaihto-opiskelijoiden ja henkilökunnan jäsenten asuntojen järjestämiseen Unihomen ja HOASin kautta. Rekisteriä käytetään niissä valinnoissa, joissa järjestelmä on yliopiston päätöksellä otettu käyttöön. Rekisteriä käytetään seuraavissa toiminnoissa käytettävien tilastotietojen tuottamiseen: kansainvälistä opiskelijaliikkuvuutta koskevan tiedon levittäminen, pakollisten raportointivaatimusten täyttäminen sekä

2 kansainvälisen yhteistyön ja koulutuksen suunnitteleminen, arvioiminen ja kehittäminen. Rekisterin käyttö perustuu Helsingin yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön. Asiaa koskevat lait, asetukset ja säännöt: Yliopistolaki (558/2009) Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista (794/2004) Tutkintoasetukset Helsingin yliopiston hallintojohtosääntö Helsingin yliopiston kansainvälisen vaihdon palvelujen säännöt Tiedekuntien tutkintosäännöt 5. Rekisterin tietosisältö (rekisteröityjen ryhmä/ryhmät ja näihin liittyvät tiedot tai tietoryhmät) Hakijaa koskevat tiedot: Hakijan henkilö- ja yhteystiedot Hakijan tilitiedot apurahaa varten Hakijan koulutustiedot ja muut koulutukseen hakemista koskevat tiedot Valintatulokset ja muut valintaan liittyvät tiedot Opiskelupaikan vastaanottamis- ja peruuttamistiedot sekä yliopistoon kirjoittautumista koskevat tiedot Hakijan tiedot asunnontarpeesta ja asumistoiveista Hakijan suostumus yhteystietojen luovuttamiseen koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten Järjestelmän käyttöön oikeutetuista henkilöistä tallennettavat tiedot: Käyttäjätunnus Käyttövaltuudet 6. Säännönmukaiset tietolähteet Oodi-opiskelijarekisteri (hakijoita koskevat henkilö- ja opiskelutiedot) Järjestelmän käyttöliittymän kautta hakijat voivat täyttää hakulomakkeensa. Järjestelmää käyttävät virkailijat voivat hakijoiden puolesta täydentää hakemusta tai tallentaa hakemuksen. Järjestelmää käyttävät virkailijat tallentavat opiskelijavalintojen suorittamiseen liittyvät tiedot (hakukelpoisuutta ja valinnan tulosta koskevat tiedot). 7. Säännönmukaiset tietojen Rekisteristä luovutetaan tietoja yliopiston valintayksiköille luovutukset ja tietojen siirto vaihto-opiskelijavalintojen suorittamista varten. Tietoja EU:n tai Euroopan luovutetaan myös yliopiston Oodi-opiskelijarekisteriin. talousalueen ulkopuolelle Tietoja luovutetaan Unihomelle ja HOASille yliopistolle

3 tulevien vaihto-opiskelijoiden ja henkilökunnan jäsenten asuntojen järjestämistä varten. Järjestelmän tiedot ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/99) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 ja 16 :n edellytysten mukaisesti annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla, mikäli tiedot on luokiteltu salassa pidettäviksi henkilötunnuksen ollessa kyseessä saa luovuttaa (HetiL 13 : 3 mom.) osoitetietojen päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi suoritettavaa tietojenkäsittelyä varten, jos henkilötunnus jo on luovutuksensaajan käytettävissä. Rekisteröidyn luvalla yliopisto voi luovuttaa hänen osoitetietonsa yhdistyksille, säätiöille ja viranomaisille rajoitettuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin. Suostumus voidaan antaa hakulomakkeella tietoja tallennettaessa, ja se voidaan peruuttaa tai sitä voi muuttaa myöhemmin kirjallisella ilmoituksella rekisterin yhdyshenkilölle. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Hakijoita koskevaa tietoa voidaan tarvittaessa välittää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vaihtosopimuksen täyttämiseksi. Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei hakijoiden yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Manuaalisia aineistoja käsitellään seuraavaan tapaan: Ne säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe, ja siten, ettei niitä voida vahingossa tai laittomasti hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä. Toimintayksikössä kullakin työntekijällä on oikeus nähdä vain sellaisia hakijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävissään tarvitsee. Vaihto-opiskelijoiden valintaa, opinto-oikeuksia ja tutkintoja koskevat asiakirjat säilytetään Helsingin yliopiston arkistosäännön mukaisesti. Vanhentuneet asiakirjat hävitetään polttamalla tai silppuamalla. Digitaaliset aineistot: Tiedot säilytetään Helsingin yliopiston tietokoneilla.

4 Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttäjätunnuksen saaneilla. Koneet sekä tietokannat on suojattu salasanalla. Rekisterin ja työasemien väliset yhteydet on suojattu niin, etteivät ulkopuoliset pääse tietoihin käsiksi. Tietoja käsittelevät käyttäjät tunnistetaan heidän työtehtäviinsä pääsääntöisesti käyttämän käyttölupansa perusteella. Käyttölupien myöntämisestä vastaa Helsingin yliopisto. Käyttöoikeudet järjestelmän tietoihin myöntää rekisterin vastuuhenkilö kyseessä olevan tiedekunnan tai laitoksen opiskelijavaihdon vastuuhenkilöiksi nimitetyille virkailijoille asianomaisen organisaatioyksikön esimiehen allekirjoittaman kirjallisen hakemuksen perusteella. Käyttöoikeuksien laajuus riippuu työntekijän ja yliopiston välisen työsuhteen laadusta sekä työntekijän valtuudesta tarkastella, päivittää, lisätä ja poistaa tietoja. Rekisteritietojen arkistoinnista määrätään Helsingin yliopiston arkistosäännössä. Muilta osin noudatetaan henkilötietolakia (523/99) sekä lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/99). Rangaistukset henkilörekisteririkoksesta, henkilörekisteriin kohdistuvasta tietomurrosta ja säädetyn vaitiolovelvollisuuden rikkomisesta mainitaan henkilötietolain 48 :ssä. Tarkastusoikeus Hakijalla on oikeus tarkastaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat henkilötiedot, ellei henkilötietolaista muuta johdu. Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhdyshenkilölle (osoite edellä). Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. Kielto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Tiedon korjaaminen Hakija voi ilmoittaa yhteystietojensa muutoksesta rekisterin yhdyshenkilölle (osoite edellä) tai

5 järjestelmän teknisen ylläpitäjän asiakaspalveluun (yhteystiedot edellä). Muu rekisterissä oleva virheellinen tieto voidaan korjata uudella hakemuksella tai toimittamalla asian osoittavat asiakirjat rekisterin yhdyshenkilölle (osoite edellä) tai järjestelmän teknisen ylläpitäjän asiakaspalveluun (yhteystiedot edellä). Tieto korjataan ilman aiheetonta viivettä. Jotkin tiedoista noudetaan Oodi-opiskelijarekisteristä internetpalvelun käyttöliittymän kautta. Oodi vastaa kyseisen tiedon paikkansapitävyydestä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, hakijalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Hakijalla on tällöin oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteeseen Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.