HARRI-harjoittelusovellus

Transkriptio

1 HARRI-harjoittelusovellus Tekninen ratkaisu sopimusprosessin sähköistämiseen sekä harjoittelutiedon keräämiseen ja raportointiin Marraskuu 2018 Sari Haataja, Tampereen yliopisto

2 Sovellus työharjoittelun sopimusprosessin tueksi HARRI-sovellukseen syötetään harjoittelusopimukseen tarvittavat opiskelijaa ja harjoittelupaikkaa koskevat tiedot. Opiskelijan yhteystiedot, opinto-oikeustiedot sekä opintojaksotiedot tuodaan sovellukseen opiskelijatietojärjestelmistä. Sopimusehdoista luodaan valmiit tekstipohjat, joista valitaan kuhunkin sopimukseen pätevät ehdot. Sovelluksesta muodostuu varsinainen sopimus määrämuotoiseen pdf-muotoon. Sopimus tulostetaan ja allekirjoitetaan käsin. Sovelluksella on mahdollista ilmoittaa myös menneestä harjoittelusta. Työnantajan vaiheet jäävät tällöin pois. Sovelluksen ensimmäiseen versioon ei sisälly harjoittelutuen hakemista, opiskelijalta kerättävää harjoittelupalautetta tai harjoittelun raportointia eikä siinä ole suoraan yhteyttä arviointiin ja opintosuorituksen syntymiseen. Kieliversiot suomi, ruotsi ja englanti 2

3 Sovelluksen käyttäjäroolit Harjoitteluun lähtevä opiskelija aloittaa prosessin täyttämällä sovelluksessa olevan sähköisen lomakkeen ja lähettämällä sen omalle harjoittelun yhteyshenkilölleen yliopistossa. Yliopiston yhteyshenkilö muokkaa ja täydentää tietoja sovelluksessa ja toimittaa eteenpäin työnantajan yhteyshenkilölle Työnantajan yhteyshenkilö täydentää ja muokkaa lomaketta sovelluksessa erillisen linkin ja PIN-koodin avulla. Harjoittelun ohjaaja työpaikalla saa harjoittelun päädyttyä sovelluksesta sähköpostiinsa linkin ja pyynnön antaa palautetta. Yliopisto- tai tiedekuntakohtaiset pääkäyttäjät hallinnoivat sovelluksen käyttöoikeuksia ja päivittävät yhteisiä sopimuspohjia. 3

4 Harjoitteluun lähtevä opiskelija kirjautuu sovellukseen peruspalvelutunnuksellaan HAKA-kirjautumisen kautta. Opiskelijan yhteystiedot sekä opinto-oikeutta koskevat tiedot haetaan lomakkeelle automaattisesti opiskelijatietojärjestelmistä. kirjaa sovellukseen harjoittelua ja harjoittelupaikkaa koskevat tiedot ja ilmoittaa opintojakson, jonka haluaa kyseisellä työharjoittelulla suorittaa. lähettää täyttämänsä lomakkeen sovelluksessa eteenpäin yliopiston nimetylle yhteyshenkilölle. voi seurata sovelluksessa sopimusprosessin etenemistä, keskeisistä vaiheista sovellus lähettää hänelle tiedon myös sähköpostiin. 4

5 Harjoittelun yhteyshenkilö yliopistossa tarkistaa ja tarvittaessa muokkaa sekä täydentää opiskelijan sovellukseen kirjaamia tietoja. täydentää lomakkeelle opiskelijalle mahdollisesti myönnetyn harjoittelutuen määrän. valitsee työharjoittelussa sovellettavat sopimusehdot valmiista tekstipohjista. muodostaa linkin, jonka lähettää sovelluksesta saateviestin kanssa työnantajalle. toimittaa tekstiviestitse linkkiin liittyvän PIN-koodin, jolla työnantajan yhteyshenkilö kirjautuu lomakkeelle. 5

6 Työnantajan yhteyshenkilö klikkaa sähköpostiinsa tullutta linkkiä ja syöttää avautuvaan näkymään PIN-koodin, jonka on saanut yliopiston yhteyshenkilöltä tekstiviestitse. Hän näkee opiskelijan tiedoista vain olennaiset sisällöt. tarkistaa, tarvittaessa muokkaa ja täydentää sekä lopuksi hyväksyy harjoittelua ja työnantajaa koskevat tiedot. muodostaa sovelluksessa pdf-muotoisen sopimuksen, tulostaa sekä allekirjoittaa sen ja toimittaa yliopistoon sovitulla tavalla. Sopimus astuu voimaan kun se on allekirjoitettu osapuolien toimesta. Yliopiston yhteyshenkilö kirjaa sovellukseen sopimuksen tehdyksi. 6

7 Työharjoittelun ohjaaja työpaikalla Sovellus lähettää työharjoittelun päätyttyä työpaikan harjoittelun ohjaajaksi merkitylle henkilölle linkin työnantajapalautteeseen. Palaute tallentuu sovellukseen. Työnantajalta kerättävässä palautteessa ei arvioida yksittäistä opiskelijaa ja hänen suoriutumistaan. Työnantajapalaute sisältää kysymyksiä yhteistyöstä yliopiston kanssa, lisäksi kysytään harjoittelutyönantajan näkökulmaa työelämän osaamistarpeista. Työnantajapalautteen lähettämisestä päätetään sopimusvaiheessa jokaisen harjoittelun osalta erikseen. 7

8 Systemaattista ja yhteismitallista tietoa harjoittelusta Sovellukseen kertyy tärkeää tietoa työharjoittelusta Sovellukseen syötettävä tieto sopimuksen muodostamiseen Yliopiston opiskelijatietojärjestelmistä saatava tieto Tieto osin yhteismitallista yliopistojen uraseurantojen kanssa Perusraportit näkyvät sovelluksessa, mahdollisuus ladata tiedot tiedostona (CSV). Mahdollisuus kerätä työnantajapalautetta Ei arvioida opiskelijaa, vaan yhteistyötä yliopiston kanssa. Kysytään työnantajan edustajan näkemyksiä työelämän osaamistarpeista (uraseurannan osaamiskysymys apuna) Mahdollisuus syöttää sovellukseen harjoittelutukikiintiöt ja seurata tukien käyttöä. 8

9 Työharjoittelua koskevat tiedot Harjoittelun kesto alkamis- ja päättymisaika Harjoittelun täysiaikaisuus tai osa-aikaisuus Harjoittelun kokonaiskesto (kk) Työnantajan maksama palkka Yliopiston myöntämä harjoittelutuki kyllä/ei + mahdollinen Harjoittelutukisumma ja sen jakautuminen eri ajanjaksoille Harjoittelijan työtehtävät, työn luonne (käytetyt sopimusehdot) Mennen harjoittelun osalta perustiedot Ei tukia tai sopimuksia 9

10 Työnantajaa koskevat tiedot Työnantajan yhteystiedot ja Y-tunnus Harjoittelupaikan maantieteellinen sijainti Työnantajasektori (luokittelu sama kuin uraseurannassa) kunta tai kuntayhtymä valtio suuri yritys (250 työntekijää tai enemmän) pieni yritys (alle 250 työntekijää) oma yritys järjestö, säätiö tai vastaava yliopisto Ammattikorkeakoulu Muu 10

11 Työtehtävien luonne tutkimus opetus tai kasvatus johto- tai esimiestehtävät konsultointi tai koulutus asiakastyö/potilastyö markkinointi ja myynti suunnittelu- kehitys- tai hallintotehtävät viestintä- ja mediatyö toimistotehtävät taiteellinen työ lainopillinen työ kirkollinen työ rahoituksen ja taloushallinnon tehtävät muu 11

12 Harjoittelusovelluksen käyttöönotto Avoimen lähdekoodin tekninen ratkaisu saatavissa kaikille Tampereen yliopistosta. Mahdollisuus kehittää omatoimisesti. Käyttöönotto TaY, HY ja JY vuoden 2019 alussa vaiheittain (tavoite) Tarkoituksena hankkia sovelluksen ylläpito sekä mahdollinen jatkokehittäminen Funidata Oy:ltä palveluna. Selvitetään mahdollisuutta hankkia sovellus palveluna myös niihin yliopistoihin, jotka eivät kuulu Funidataan. Sovellusta pilotoitu Tampereen yliopistossa keväällä ja syksyllä Sovellukselle tehty laatuauditointi 11/2018. Sovelluksen laajentamis- jatkokehittämismahdollisuuksia tunnistettu ja määritelty alustavasti keväällä 2018 (harjoittelutuen hakeminen, harjoittelupalaute, opintosuorituksen syntyminen) Sovelluksen mahdollisen jatkokehittämisen kannalta yliopistojen laaja yhteistyö järkevää. 12

13 HARRI-harjoittelusovellus Kehitetty ESR-rahoituksella LATUA-hankkeessa yliopistojen valtakunnallisena yhteistyönä (TaY, HY, TY ja ÅA + Aarresaari-verkosto, erityisesti harjoittelutyöryhmä) Käyttäjien tarpeita on kartoitettu hankkeen aikana valtakunnallisesti. Sovelluksen viimeistelyä rahoittaneet lisäksi HY, JY ja TaY Sovelluksen teknisestä toteutuksesta vastaa Gofore Oy Kehittämistyön tavoitteena ollut sovellus, joka on mahdollista ottaa käyttöön missä tahansa yliopistossa. Syksyllä 2018 valmiina ensimmäinen versio, jota pilotoitu Tampereen yliopistossa keväästä Sovelluksen viimeistelyä tehty pilotoinnin perusteella syksyllä