Konserniohjeet päivitetään vuoden 2014 aikana.

Transkriptio

1 Valtuusto Tarkastuslautakunnan arviointikertomus 2013/Lausunto 457/ /2013 KH 213 Kunnanhallitus Valmistelija: Kunnan johtoryhmä Kunnanvaltuusto käsitteli tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen vuodelta 2013 tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä kesäkuussa Kunnanvaltuusto edellytti, että kunnanhallitus antaisi arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista lausuntonsa lokakuun loppuun mennessä. Seuraavassa on lausuttu arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista samassa järjestyksessä kuin ne on esitetty kertomuksessa: 1.1 Tarkastuslautakunnan tehtävät Kuntalain mukaan tarkastuslautakunnan tulee myös arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet kuntakonsernissa. Sipoon valtuusto ei ole asettanut sitovia tavoitteita konsernijohdolle tai kunnan edustajille tytäryhteisöissä. Valtuusto ei ole myöskään asettanut sitovia tavoitteita tytäryhteisöille kunnan talousarviossa, eikä sitovia tavoitteita ole kirjattu konserniohjeeseen. Näin ollen tarkastuslautakunta ei ole voinut ulottaa vuoden 2013 arviointia kuntakonserniin. Lautakunta jää odottamaan päivitettyjä konserniohjeita. Konserniohjeet päivitetään vuoden 2014 aikana. 2.2 Vuoden 2013 taloudellisten tavoitteiden toteutuminen Tarkastuslautakunta toteaa huolestuneena, että talousseurantaan perustuva toiminta on ollut riittämätöntä estämään budjettiylitykset. Lautakunta muistuttaa, että kuntalain mukaan talousarviomuutokset tulee hyväksyä tilikauden aikana. Tarkalla kustannusseurannalla ja jaksotuksia parantamalla pyrimme estämään ennalta-arvaamattomat talousarvioylitykset, samoin mahdolliset talousarviomuutokset tullaan hyväksyttämään tilikauden aikana. Tiettyjen kuluerien osalta vaikeutena on niiden suuruuden selviäminen vasta vuoden 2015 puolella.

2 3.1 Aikaisemmilta vuosilta toteutumatta jääneet tavoitteet Kunnan tiedotuksen ja markkinoinnin yhtenäistäminen; viestintäsuunnitelman laatiminen / kunnanhallitus Tiedostusta on yhtenäistetty, kunnan OTO-tiedotusryhmä on nyt toiminnassa. Viestintäsuunnitelma on edelleen laatimatta, mikä johtuu lähinnä normaalien viestintätehtävien priorisoinnista henkilöstön sijaisjärjestelyiden aikana. Sähköisten palvelujen saatavuuden parantaminen; Kunnan liittyminen valtion asiointitiliin Suomi.fi / kunnanhallitus Kunnan liittyminen valtion asiointitiliin Suomi.fi: Kunta on liittynyt, käytämme asiointitiliä eräänä vastauskanavana palautteiden osalta. Kunnan kasvun kannalta tärkeiden asuinalueiden asemakaavoittaminen; Eriksnäsin 1. vaiheen asemakaavoitus / Kehitys- ja kaavoituskeskus Maanomistajien kanssa ei ole päästy yksimielisyyteen maankäyttösopimuksesta eikä asemakaavaa voida viedä hyväksyttäväksi ennen kuin sopimuksesta on päästy yksimielisyyteen. Kyläosayleiskaavojen laatiminen; Herralan osayleiskaavat / Kehitysja kaavoituskeskus Paippisten osayleiskaavan laadinta asetettiin maankäyttöjaoston kannan mukaisesti Herralan osayleiskaavan laadinnan edelle. Yläkoulun, lukion ja ammatillisten oppilaitosten ruokailijoiden määrän lisääminen; reseptiikkaa kehitetään, ruoka-aineisiin panostetaan ja yhteistyötä tehdään Koulutuspalveluiden kanssa / sosiaali- ja terveysvaliokunta Ruokapalveluissa on viime vuosina tehty runsaasti asiakaslähtöistä kehittämistyötä, jonka tavoitteena on saada mahdollisimman moni koululainen syömään koululounas. On siirrytty tarjoamaan lähi- ja luomuruokaa sekä kasvisvaihtoehto; mm. vanhempainilloissa, rehtorikokouksissa ja oppilaskunnan tilaisuuksissa on keskusteltu kouluruokailun tärkeydestä ja kehittämisestä. Lisäaineiden määrä on pyritty minimoimaan ja natriumglutamaattia ja hiivauutetta sisältäviä elintarvikkeita ei käytetä lainkaan.

3 Ruokapalveluissa on jo vuosia tehty säännöllisiä asiakastyytyväisyyskyselyjä, palautetta on hyödynnetty ja tulokset ovat parantuneet jatkuvasti. Oppilaista ja opettajista koostuva ruokaraati kokoontuu säännöllisesti. Ruokaraadissa keskustellaan kouluruoasta, maistellaan mahdollisesti ruokalistalle tulevia uusia ruokia ja kuullaan toiveita ja saadaan kehittämisideoita. Tavoitteena on ollut nuorten saaminen mukaan ruokalistasuunnitteluun ja samalla lisätä heidän kiinnostustaan kouluruokaan. Ruoan ulkonäköön, oppilaiden makutottumuksiin, ruokailutilojen viihtyvyyteen yms. asioihin on yhteistyössä sivistystoimen kanssa kiinnitetty huomiota kouluruoan houkuttelevuuden lisäämiseksi. Näistä toimenpiteistä huolimatta yläaste-lukion ruokailijoiden määrä ei ole merkittävästi lisääntynyt, vaan edelleen osa yläaste-lukion oppilaista jättää koululounaan syömisen väliin. Rakennusvalvonnan palvelun tason ja kehittämistarpeiden selvittäminen; asiakastutkimuksen tekeminen / tekniikka- ja ympäristövaliokunta. Tavoite oli siirretty vuoden 2013 sitovaksi tavoitteeksi, mutta tavoite on edelleen toteutumatta. Osasto ja yksikkö katsovat, että työ on tehty ja tavoite on saavutettu vuoden 2013 aikana. Asiakastutkimuksen tulokset osoittavat selvästi odotuksia parempia tuloksia ja hyvää asiakastyytyväisyyttä. 4. Sitovien toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen 2013 Tarkastuslautakunta painottaa jälleen, että mittareiden tulisi olla paremmin valmisteltuja ja yksityiskohtaisemmin käsiteltyjä jo valiokunnissa. Tavoitteiden, toimenpiteiden ja mittareiden tulisi olla selkeässä yksiselitteisessä suhteessa toisiinsa nähden. Tavoitteiden ennustettu toteutuminen on käsitelty vuoden 2013 aikana osavuosikatsausten käsittelyn yhteydessä valiokunnissa, kunnanhallituksessa ja valtuustossa, vaikka niistä ei ole erillisiä pöytäkirjamerkintöjä. Sitovien tavoitteiden mittarointia on parannettu kuluvan vuoden aikana, käytössä on jo osavuosikatsausten yhteydessä tehtävä liikennevaloraportti jokaisen sitovan tavoitteen osalta. Sitovien tavoitteiden läpikäynti valtuuston osavuosikatsauksia käsittelevissä kokouksissa. Mittareiden valinnalla varmistetaan, että ne mittaavat tavoitteen saavuttamista. Seuraavassa on otettu kantaa niihin tavoitteisiin, jotka ovat

4 toteutumatta, toteutuneet vain osin tai joita ei ole pystytty arvioimaan tai joihin tarkastuslautakunta on erityisesti kiinnittänyt huomiota. 4.1 Kunnanhallitus Yleishallinto ja kunnan johto Tasapainoinen talous: Tavoite ei toteutunut Talousarvion pitävyyden parantamiseksi on tehostettu seurantaa ja valvontaa sekä talouden tasapainottamiseksi on käynnistetty Operaatio Kattilankansi Talous- ja hallintokeskus Talouspalvelujen ja osastojen välisen työnjaon selkeyttäminen sekä yhteistyön tiivistäminen, Päätöksentekoa palvelevan taloushallinnon raportoinnin parantaminen: Mittaristo ei ollut käytössä vuonna Mittaristoa on parannettu vuoden 2014 aikana ja vuoden 2015 talousarvioon otetaan mukaan strategisten tavoitteiden saavuttamista kuvaavia mittareita. Suunnittelutyö on käynnissä. Henkilöstön toimenkuvien selkeyttäminen: 93 % toimenkuvista on päivitetty sähköiseen muotoon. Toimenkuvien päivitys on kesken, 100 %:n tavoite saavutetaan vuoden 2014 loppuun mennessä. IT-palvelujen hallinnan parantaminen: Toimintaprosessit on kuvattu, mutta sisäiset sopimukset eivät ole vielä käytössä. Palveluprosessi on kuvattu, jatkamme varsinaisten operatiivisten avainprosessien kuvaamista. Sisäiset sopimukset eivät ole käytössä, sisäiselle tarkastukselle annetaan elokuussa 2014 tehtävä läpikäydä sisäiset veloitusprosessit (ml. IT:n sisäiset veloitukset) ja antaa kehitysehdotukset. IT:n ulkoiset sopimukset on saatu inventoitua ja viety Dynastyyn. Asiakaspalvelun ja viestinnän kehittäminen: Toiminnan laajentamiseen ja kehittämiseen liittyvä jatkovalmistelu ulottuu vuoteen Selvitys Infopisteen perustamisesta Söderkullaan on tehty ja käsitelty kunnanhallituksessa syksyllä 2013.Toiminnan laajentamiseen ja kehittämiseen vaikuttaa julkisen hallinnon yhteistä asiakaspalvelua koskeva selvitys, joka ei ollut valmistunut vuoden 2013 loppuun mennessä. Yhteispalvelupisteen perustaminen on siirtymässä vuoteen 2016 tai 2017.

5 Kunnan omistajapolitiikan ja omistajastrategian selkeyttäminen: Valtuusto ei ole päättänyt ohjeiden ja periaatteiden sisällöstä. Selkiytämme kunnan omistajapolitiikkaa ja -strategiaa, ohjeet päivitetään ja kunnan valitsemien luottamushenkilöiden kanssa pidetään koulutus-/keskustelutilaisuus vuoden 2014 aikana Kehitys- ja kaavoituskeskus Kunnan kasvun kannalta tärkeiden alueiden kaavoittaminen: Useampi kaava jäi vuodelle Maanomistajien kanssa ei ole päästy yksimielisyyteen maankäyttösopimuksesta eikä asemakaavaa voida viedä hyväksyttäväksi ennen kuin sopimuksesta on päästy yksimielisyyteen. Paikkatietoihin liittyvän asiakaspalvelun parantaminen ja toiminnan tehostaminen: Kaikkia tarvittavia päätöksiä ei ole tehty. Kokonaan uutta järjestelmää ei tarvita, vaan olemassa olevia järjestelmiä on päivitetty. 4.2 Sosiaali- ja terveysvaliokunta Sosiaali- ja terveydenhuollon vastuualue Asiakasosaamisen vahvistaminen organisaation eri tasoilla: Tavoitteen toteutumista ei voida arvioida, koska mittari ei sovellu tavoitteeseen. Mittareina olisi voinut olla esimerkiksi kehittäjäasiakkaiden määrän kasvattaminen ja toimenpiteisiin johtaneet ehdotukset. Asiakasosaamisen vahvistaminen organisaation eri tasoilla perustuu osaston työntekijöiden yhteiseen arvopohjaan ja periaatteisiin. Asiakasosaamiseen sisältyy asiakkaiden ottaminen mukaan toiminnan kehittämiseen ja arviointiin. Tavoitteen edistäminen jatkuu vuonna 2014, jolloin mittareina ovat toimivien asiakasraatien määrä ja kokemusasiantuntijoiden hyödyntämiskerrat. Sosiaali- ja terveysvaliokunta hyödyntää kaiken HUS:n extranetistä ja HUS:n edustajien kanssa vuotuisista tapaamisista saamansa tiedot sekä talousarvion laadinnassa että seurannassa Lasten ja nuorten kasvun ja kehityksen tukeminen sekä lapsiperheiden terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen Lasten ja nuorten ja perheiden palveluiden, Varhaiskasvatuspalveluiden ja Koulutuspalveluiden välisen asiakaslähtöisen yhteistyön kehittäminen ja laajentaminen

6 ennaltaehkäisyn ja varhaisen tuen vahvistamiseksi. Lopullinen hyväksyntä jäi vuoden 2014 puolelle ja kouluterveyskyselyn tuloksia ei ollut vielä käsitelty. Lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelman käsittely poliittisissa toimielimissä siirtyi vuoden 2014 puolelle, koska kouluterveyskyselyn tulokset, jotka haluttiin hyödyntää suunnitelmassa, saapuivat tällä kertaa kuntaan poikkeuksellisen myöhään. Suunnitelma hyväksyttiin valtuuston kokouksessa , ja suunnitelmaa pidettiin erittäin onnistuneena. Sosiaali- ja terveysvaliokunta käsitteli lastensuojelun tilannetta keväällä 2014 toukokuussa valmistuneen selvityksen perusteella ja tässä yhteydessä havaittiin tilinpäätöstiedoissa virhe tunnusluvuissa. Tilinpäätöksessä kodin ulkopuolelle sijoitettujen lasten määräksi on kirjattu 26, mikä on sijoitettujen lasten määrä tilanteen mukaan. Vuoden 2013 aikana sijoitettuja lapsia oli yhteensä 36, joista 12 sijaisperheissä ja 24 ammatillisessa perhe-/laitoshoidossa. Korjattujen tietojen perusteella sijoitettu lapsi perhehoidossa maksoi euroa/vuosi ja ammatillisessa perhekodissa tai laitoksessa euroa Työikäisen väestön toimintaedellytysten vahvistaminen sekä hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen Hyvä vastaanotto -hankkeen ja Mikrosysteemi-hankkeen saatavuuteen ja työn sujuvuuteen kohdistuvien vaikutusten pysyminen ja vakiintuminen: Lähes kaikilla osa-alueilla rajat ylittyneet. Sosiaalihuollon mittari on epäselvä; sosiaalityöntekijän aika kuvattu 7 vuorokaudessa ja toimeentulopäätöksen aika 7 työpäivän kuluessa. Mikä on kokonaisaika, kun luvataan toimeentulotukipäätös asiakkaalle ajanvaraustilanteesta lukien? Toimeentulotukilain (1202/2007) 14 a :ssä todetaan, että muussa kuin kiireellisessä tapauksessa toimeentulotukipäätös on tehtävä viivytyksettä, kuitenkin viimeistään seitsemäntenä arkipäivänä hakemuksen saapumisesta. Toimeentulotukiasiakkaalle tulee järjestää mahdollisuus keskustella henkilökohtaisesti sosiaalityöntekijän tai sosiaaliohjaajan kanssa viimeistään seitsemäntenä arkipäivänä sen jälkeen, kun asiakas on tätä pyytänyt. Kysymyksessä on lain perusteella kaksi erikseen seurattavaa asiaa, jotka eivät ole kytköksissä toisiinsa.

7 Nuorten aikuisten syrjäytymisen ehkäisy ja nuorten yhteiskuntatakuun toteutuminen Sipoon kunnassa: Pajatoiminta jäänyt käynnistymättä. Kun suunnitelma aloitetaan, pitäisi suunnitellun toiminnan rahoitus olla selvillä toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Nuorten työpajatoiminnan suunnitteluun saadun euron määrärahan käyttö Työpajatoimintaa ei voitu käynnistää ELY-keskukselle esitellyn alkuperäisen suunnitelman mukaisesti syksyllä Myöskään vuoden 2014 talousarvio ei mahdollistanut pajatoiminnan käynnistämistä suunnitelman mukaisesti. Nuorten työpajatoiminnalle oli kuitenkin suuri tarve, joten toimintaa järjestettiin loppuvuodesta 2013 alkaen Toimintakeskus Risteyksen yhteydessä. Kuntouttavaan työtoimintaan osallistui 10, työkokeiluun 11 ja oppisopimuksella 6 henkilöä sekä palkkatuella 1 alle 29-vuotias. Saatu avustus kohdennettiin annetun päätöksen (UUDELY/2370/ /2012) mukaisesti Toimintakeskus Risteyksen toiminnanjohtajan ja muiden toiminnassa mukana olleiden ammattilaisten palkka- ja mm. vuokra-, materiaali-, atk-, puhelin- ym. kustannuksiin nuorille järjestetyn toiminnan osalta. Sosiaali- ja terveysosaston edustajat kävivät maaliskuussa 2014 esittelemässä uutta toimintatapaa ELY-keskuksen edustajille. Uudessa toimintatavassa nuorisopaja integroitaisiin Toimintakeskus Risteyksen toimintaan siten, että nuorten ryhmät toimivat vuoden 2014 aikana Risteyksen yhteydessä samoissa tiloissa. Mallissa nuorten työpajatoiminta saadaan toteutettua edullisin kustannuksin, kun Risteyksen tiloja ja palveluja voidaan hyödyntää. ELY-keskus hyväksyi esitellyn toimintatapamuutoksen sekä vuoden 2013 määrärahojen käytöstä annetun selvityksen. Sosiaali- ja terveysosasto haki ELY-keskukselta avustusta vuodelle 2014, ja avustusta myönnettiin euroa Ikäihmisten hyvinvoinnin ja elämänlaadun edistäminen Hoitotarvikkeita käyttävien asiakkaiden tasavertainen kohtelu kustannustehokkaasti: Jonkin verran ylitystä ilmaisjakelutarvikkeissa johtuen uusista ilmaisjakelun piiriin tulleista asiakkaista, jolloin arviointi vaikeaa. Tasavertaisuutta ei ole määritelty. Mittarit eivät vastaa tavoitteeseen eivätkä toimenpiteeseen. Kuntalaisten tasavertaisuus toteutuu siten, että sosiaali- ja terveysvaliokunnan hoitotarvikejakeluun hyväksymät kriteerit ovat

8 kaikkialla käytössä. Tämä varmistaa sen, että jokainen kuntalainen on tasavertaisessa asemassa eikä synny yksikkö- tai aluekohtaisia eroja hoitotarvikejakelun myöntämiskäytännöissä. Toimenpide "hoitotarvikkeita käytetään kriteereiden mukaisesti" olisi toiminut paremmin mittarina ja tavoite olisi näin ollen toteutunut. 4.3 Sivistysvaliokunta Varhaiskasvatuspalvelut Toiminnan tehokkuus: varhaiskasvatuspalvelujen toteuttaminen kunnassa kustannustehokkaasti: Täyttöasteen ja talousarvion seurannan osalta tavoitetta ei voitu arvioida. Kaikkien päivähoitoyksiköiden täyttöasteen keskiarvo vuositasolla oli 92,72 %, joten lähes 100 %:n täyttöasteeseen ei päästy vuonna 2013, vaikka täyttöaste koheni edellisestä vuodesta. Mittari oli laadittu täyttöaste/päivähoitoyksikkö; mittarina olisi toiminut paremmin esim. kaikkien päivähoitoyksiköiden täyttöasteen keskiarvo joulukuussa 2013, tavoite 95 %. Talousarvion seurantaa on toteutettu tavoitteiden mukaisesti päiväkodinjohtajien johtoryhmässä aina osavuosikatsauksen yhteydessä. Mittari olisi tullut laatia konkreettisemmin esim. osavuosikatsausten määrä / talousarvion seurantapalaveri päiväkodinjohtajien kanssa Koulutuspalvelut Yhteistyötä Varhaiskasvatuspalveluiden ja Sosiaali- ja terveysosaston kanssa tiivistetään ja tehostetaan: Tavoite on toteutunut osittain. Lukumäärä ei voi olla mittari, vaan lukumäärälle tulee antaa arvo, joka mittaa tavoitetta. Lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma ei ole vielä valmis. Koulukyselyn tuloksia ei ole kokonaan käsitelty. Tavoite toteutunut. Sipoon kunta on koonnut uuden oppilas- ja opiskelijahuoltolain määräämän moniammatillisen oppilashuollon ohjausryhmän. Lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma on valmis. Kouluterveyskyselyn tulokset viivästyivät ja niitä on käsitelty jaostoissa vuonna Liikunta- ja nuorisopalvelut Eläkeläisille suunnatun liikuntatoiminnan lisääminen: Epäselväksi on jäänyt, onko ryhmien kasvaminen johtunut osallistujamäärien lisääntymisestä. Kaksi uutta ohjattua ryhmää aloitti syksyllä 2013 ja täten osallistujamäärä kasvoi. Nuoret aktiivisia ja osallisia nuorisotilojen ja liikuntapaikkojen

9 käyttäjiä: Mittari ja toteuma eivät kommunikoi keskenään. Tehtyjen asiakaskyselyjen mukaan nuoret viihtyvät nuorisotiloissa ja kokevat voivansa vaikuttaa nuorisotilojen toimintaan. Kouluterveyskyselyn mukaan liikunta vapaa-ajalla on lisääntynyt. Tämä voi osittain johtua siitä, että ns. vapaavuoroja on lisätty. 4.4 Tekninen valiokunta, Rakennus- ja ympäristövaliokunta Talous ja hallinto Osallistuminen koko osaston kehittämiseen liittyviin projekteihin: Mittari ja toteuma eivät kommunikoi keskenään. Toimenpiteellä Yhteisten palveluiden ja osaston johtamisen tehtävien määrittely on tarkoitettu projektin Osaston hallinnon kehittäminen vaihetta I. Osaston hallinto tuottaa osaston yhteisiä palveluita ja avustaa osaston johtamistyössä. Osaston hallinnon kehittäminen -projektin vaiheessa I määriteltiin ja taulukoitiin osaston yhteiset hallintopalvelut ja -tehtävät ja tarkasteltiin niiden hoitamisen tasoa osastolla. Lisäksi käytiin läpi osaston hallintohenkilökunnan tehtävät ja kuormitus. Vaiheen I valmiusaste on 100 %. Tavoite on toteutunut Rakennusvalvonta Rakennus- ja huoneistorekisterin perusparannus: Perustelut sille, miksi tavoitetta ei ole saavutettu puuttuvat. Osastolla jouduttiin priorisoimaan Rakennusvalvonnan työt uudelleen mm. rakennusvalvontapäällikön vaihtaessa työpaikkaa. Yksikön tärkeimmäksi tavoitteeksi asetettiin arjen sujuminen ja vastaavasti jouduttiin karsimaan kehittämistyöstä. Hanketta ei muiden kiireiden takia ehditty toteuttamaan. Uuden selkeän ja kasvua tukevan rakennusjärjestyksen laatimisen aloittaminen: Tarkastuslautakunnalle ilmoitettiin, että laatiminen on käynnistynyt vuoden 2013 puolella sisällön kartoituksella ja sisällysluettelon laatimisella. Lautakunnan mielestä tämä ei riitä tavoitteen toteutumiseksi. Kuten tarkastuslautakuntakin totesi, projektin sisältö, sisällysluettelo ja projektisuunnitelma oli tehty vuoden 2013 puolella ja rakennus- ja ympäristövaliokunnassa on käyty keskustelua projektin sisällöstä. Rakentamisen tilastokatsaus: Vuoden 2013 tilastot puuttuvat. Tilastot eivät valmistuneet vuoden 2013 puolella. Asiakaslähtöisyys: Tavoite ei ole toteutunut, koska etukäteen ei ole määritelty hyväksyttävää asiakastyytyväisyystasoa.

10 Toimenpide on tehty eli asiakastyytyväisyyskysely on laadittu ja kyselyn pohjalta on tehty loppuraportti. Tavoiteltavaa asiakastyytyväisyystasoa ei määritelty etukäteen, koska vertailupohjaa aikaisemmista kyselyistä ei ollut. Kysely kuitenkin osoittaa asiakkaiden olevan Rakennusvalvonnan toimintaan erittäin tyytyväisiä. Rakennusvalvonnan tekemän työn arvoa tai siinä saavutettuja tuloksia ei vähennä puutteellisesti määritelty mittari. Työ on tehty ja tulokset ovat olleet erinomaisia Ympäristönsuojelu Ajantasaiset ja selkeät ympäristönsuojelumääräykset: Määräysluonnos ei ole valmis. Ympäristönsuojelumääräysten uudistamistyö on aloitettu, mutta määräysluonnos ei ole valmis. Vuoden 2013 aikana ympäristönsuojelun työtä ovat edelleen rasittaneet pitkät sijaisuudet. Kolmesta tarkastajasta kaksi on ollut määräaikaisia melkein koko vuoden. Töitä on priorisoitu niin, että juoksevat asiat ja asiakaspalvelu eivät kärsi Katu- ja viheralueet Haitallisten vieraslajien (mm. jättibalsami) hävittämiskampanjan järjestäminen: Tavoite on toteutunut osittain. Talkooviikon sijaan järjestettiin talkoo- ja opastustapahtuma yhtenä päivänä. Keväällä 2013 järjestettiin yhdessä Sipoonkorven edustajien kanssa tiedotuskampanja ja samalla suunniteltiin talkooviikon järjestämistä. Tiedotuskampanja keräsi helteisessä säässä paikalle median edustajia sekä aktiivisia kuntalaisia. Keskustelu vieraslajeista oli vilkasta ja päivä sai hyvän vastaanoton. Järjestäjät päätyivät yhteistuumin tämän tiedotuspäivän keskustelujen perusteella panostamaan jatkossa valistukseen, sillä suurimmat jättiputkiesiintymät ovat yksityisten maanomistajien mailla ja niihin voidaan puuttua vain maanomistajan luvalla. Sipoossa ympäristöyksikkö vastaa ja huolehtii vieraslajeista tiedottamisesta yksityisille maanomistajille. Vieraslajikkeiden hävittämiskampanjan osalta viherpuoli ja ympäristöyksikkö ovat käytännössä koko kesän neuvoneet asukkaita ja tiedottaneet heille vieraslajien hävittämisestä. Talkooviikko supistui näin yhteen päivään ja Sipoon kunnan mailla sijaitsevat jättiputkikasvustot on saatu hyvin hallintaan. Talkooviikko todettiin kokonaisuudessaan liian pitkäksi kohdistuessaan kunnan mailla oleviin jättiputkiin ja sijalle tarvitaan aktiivista asukkaiden neuvontaa. Tavoitteen katsotaan toteutuneen mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla.

11 4.4.5 Vesihuolto Kunnan vesihuollon kehittämissuunnitelman päivittäminen: Suunnitelma ei valmistunut tavoiteaikataulussa. Vesihuollon kehittämissuunnitelman aikataulu venyi, koska Sipoon vesihuollon kehittäminen katsottiin tarpeelliseksi tehdä selvästi suunniteltua tarkemmin, jotta se palvelee sipoolaisia ja Sipoota parhaalla mahdollisella tavalla läpinäkyvästi ja oikeudenmukaisesti. Vesihuollon kehittämissuunnitelma tehtiin huomattavan perusteellisesti ja kattavasti. Työssä kehitettiin osin täysin uusia tapoja arvioida etenkin harvaan asuttujen alueiden vesihuoltoverkostojen laajentamisalueita sekä niiden tärkeysjärjestykseen asettamista. Käytetty arviointitapa varmistaa Sipoon kunnan harvaan asuttujen alueiden täysin läpinäkyvän ja objektiivisen käsittelyn. Etenkin harvaan asuttujen alueiden oikeudenmukaisen ja tasapuolisen kohtelun varmistaminen edellytti alkuperäistä aikataulua pidemmän käsittelyajan. Tällä hetkellä vesihuollon kehittämissuunnitelma on hyväksyntäprosessissa ja lopullinen kunnanvaltuuston vahvistus suunnitelmalle saadaan marraskuussa Tuloslaskelmaosa Tasapainoinen talous: Tavoite ei toteutunut. Vuosikateprosentti oli 74,9. Talousarvion pitävyyden parantamiseksi on tehostettu seurantaa ja valvontaa sekä talouden tasapainottamiseksi on käynnistetty Operaatio Kattilankansi. 5. Muita havaintoja Sitovat tavoitteet osana valiokuntien ja jaostojen työskentelyä Sitovien tavoitteiden nykytilasta ja ennusteesta on informoitu valiokuntia ja kunnanhallitusta osavuosikatsauksen käsittelyn yhteydessä. Pöytäkirjamerkinnöistä ilmennee, että osavuosikatsaus on saatettu kyseisille elimille tiedoksi. Nikkilän sydän Tarkastuslautakunta on arvioinut Nikkilän sydän -projektia projektin toimintatapojen tarkoituksenmukaisuuden osalta. Projektin toimintatapojen tarkoituksenmukaisuutta arvioitaessa lähtökohtana on projektille asetetut tavoitteet. Nikkilän sydän -projektin tavoitteet on asetettu selkeästi laajemmiksi kuin tarkastuslautakunnan arviointikertomuksesta ilmenee. Tärkeimmät tavoitteet Nikkilän sydämen projektisuunnitelmasta

12 poimittuna ovat: 1. Nikkilän Sydän hankkeen toteutuskustannuksissa tulee päästä huomattavasti edullisempaan... Kustannusten laskemiseen tulee käyttää kaikkia käytettävissä olevia keinoja kuten esimerkiksi tilatarpeen tarkastelu, kustannustehokas rakentaminen, olemassa olevien tilojen hyödyntäminen sekä rakentamisprojektin vaiheistaminen jne. 2. Koulujen tilojen ratkaisuissa tulee käyttää joustavia, helposti laajennettavia tai supistettavia, mukautuvia ratkaisuja. Tilat rakennetaan palvelemaan Nikkilän Sydäntä eli molempia kouluja varten. 3. Kolme ensimmäistä pedagogista tavoitetta projektisuunnitelmassa ovat: 1) Kaksi kieltä saman katon alla (kaksi erillistä koulua, oma äidinkieli turvataan ja sitä vahvistetaan, osa tiloista on yhteiskäytössä sekä toimiva yhteistyö koulujen välillä), 2) Tilojen monipuolinen muunneltavuus esimerkiksi ryhmäkokojen sekä erilaisten opetusmenetelmien mahdollistamiseksi, 3) Yhteisöllisyys ; kokonaisuutena tilojen tulee mahdollistaa ihmisten vuorovaikutteinen kanssakäyminen. Riskeistä projektisuunnitelmassa on kireän aikataulun osalta todettu seuraavaa: Nikkilän sydämen rakentamisen aloittamisen ajankohta on jo syksy Tämä edellyttää erittäin sujuvaa vaativan kohteen suunnittelua, uusia toimintatapoja ja päätöksenteon joustavuutta siten, että luottamuselimet, Sipoon kunnan johto, projektiryhmä ja koulu ovat tietoisia hankkeen tavoitteista, toimintatavoista ja etenemisestä. Riskiä hallitaan pitämällä kaikki edellä mainitut osapuolet koko ajan tietoisina asioista ja tekemällä valmistelutyö mahdollisimman huolellisesti, jotta tarvittava luottamus eri osapuolten välillä syntyy. Tarkastuslautakunnan käytettävissä on ollut laaja materiaali mm. projektisuunnitelma, projektiryhmän (43 kpl) ja seurantaryhmän (6 kpl) muistiot, hankesuunnitelma raportteineen, piirustuksineen ja esittely diasarjoineen. Oheisessa vastauksessa ja projektin toimintatapojen tarkoituksenmukaisuutta arvioitaessa on otettu huomioon kaikki projektin tavoitteet kiinnitettäessä huomiota tarkastuslautakunnan esille nostamiin seikkoihin. Kiireellisyys Tarkastuslautakunnan tekstistä poiketen projektin lähtökohtana on ollut ennen kaikkea kaksi koulua saman katon alle, tarkoituksenmukaiset tilat ja toteutuskustannusten oleellinen

13 vähentäminen. Jälkimmäisten syiden takia projekti käynnistettiin uudelleen, vaikka siitä oli aiemmin tehty hankesuunnitelma. Lähtökohdista ja tavoitteista voi lukea tarkemmin kunnanhallituksen hyväksymästä projektisuunnitelmasta ja myös vuoden 2014 alussa valmistuneesta hankesuunnitelmasta. Projektin kiireellisyys johtui sen sijaan Sipoonjoen koulun ja Kungsvägens skolan vanhenevista, terveysriskejä sisältävistä tiloista. Nikkilän sydämen aikataulu on tiukka, noin 1 2 vuotta normaalia nopeampi. Tarjouskysely lähetettiin urakkalaskentaan noin 1,5 vuotta hankesuunnitelman aloittamisesta. Tiukka aikataulu on välttämätön koulun tarkoituksenmukaisten tilojen turvaamiseksi ja kustannusten säästämiseksi. Esimerkiksi Kungsvägens skolan siirtäminen väliaikaisiin tiloihin maksaisi kahden vuoden osalta yli 1,5 milj. euroa. Tästä syystä on erityisesti panostettu Kungsvägens skolan tilojen säilyttämiseen turvallisina ja terveellisinä. Yhteenvetona voidaan todeta, että projektin tiukka aikataulu on arvioitavissa tarkoituksenmukaiseksi. Tarkastuslautakunta toteaa: Tiukkakaan aikataulu ei saa olla sellainen, että se ei enää anna tilaa tai mahdollisuuksia sisällyttää toteutuksen kannalta hyviä ja projektia selvästi tukevia toimenpiteitä ja poikkeamatilanteissa joustoa. Tarkastuslautakunta on aivan oikeassa ja tähän asiaan on kiinnitetty erityistä huomiota projektisuunnitelmassa ja projektinjohtamisessa. Projektiryhmä on kokoontunut säännöllisesti viikon välein (hankesuunnitelmasta yli 40 kokousta, kesto á noin 2 3 tuntia) ratkaisemaan kulloinkin tarvittavat asiat ja käsittelemään kaikki esille nousseet uudet asiat. Tämä on jopa normaalia suurempi määrä, mikä johtuu vaativasta ja uutta kehittävästä projektista. Vastaavasti seurantaryhmä on kokoontunut säännöllisesti kuukausittain. Lisäksi projektia on käsitelty säännöllisesti valiokunnissa (sivistysvaliokunta, koulutusjaostot ja tekninen valiokunta). Myös koulujen opettajat ovat osallistuneet koulujen rehtoreiden johdolla sovittujen vastuiden mukaisesti koulun suunnitteluun. Lisäksi arkkitehti on järjestänyt erillisiä suunnitelman kommentointitilaisuuksia. Yhteenvetona toimintatapojen tarkoituksenmukaisuudesta voidaan todeta, että vuorovaikutus ja keskustelumahdollisuudet ovat olleet kattavat tiukasta aikataulusta huolimatta. Tarkastuslautakunta toteaa: Kun on kysymys tiukasti johdetusta ja aikataulutetusta projektista, on välttämätöntä, että tavoite, tehtävät, valtuudet ja vastuut määritellään selkeästi ja täsmällisesti. Tarkastuslautakunta antaa ymmärtää, että projektiin sidotut henkilöt eivät olisi olleet selvillä keskinäisestä vastuunjaosta.

14 Projektissa on määritelty, mikä on johdon, koulun, teknisen toimen ja apuna toimivien suunnittelijoiden tehtävänjako. Projektiryhmässä oli kolme koulun edustajaa, yksi teknisen toimen edustaja ja hankesuunnittelua johti tekninen johtaja. Vastuut olivat selvät ja niitä kerrattiin projektikokouksissa. Koulun sisäinen tehtävänjako oli koulun vastuulla Sipoon kunnan yleisen organisoinnin periaatteiden mukaisesti. Kokouksia oli viikoittain joulukuun 2013 ja joulukuun 2014 välisenä aikana. Yhteenvetona toimintatapojen tarkoituksenmukaisuudesta voidaan todeta, että tavoite, tehtävät, valtuudet ja vastuut ovat yksi keskeisimpiä asioita ja projektissa on niihin kiinnitetty tavanomaista selvästi enemmän huomiota. Seurantaryhmän rooli Tarkastuslautakunta toteaa: Lautakunnan selvityksen perusteella näyttää siltä, että seurantaryhmä aloitti työnsä myöhässä, vaikka juuri alkuvaiheessa sen merkitys olisi ollut erityisen suuri kun olisi ollut tarpeen ottaa kantaa projektin kannalta merkittäviin päätöksiin (mm. arkkitehtien valinnat). Arkkitehdin kilpailutus on jouduttu käynnistämään likimain samanaikaisesti kun projektisuunnitelma hyväksyttiin ja seurantaryhmä valittiin. Arkkitehdin valitsi hallintosäännön mukaisesti tekninen valiokunta kesäkuun alussa. Seurantaryhmä kokoontui ensimmäisen kerran kesäkuussa, kun arkkitehti oli valittu. Ensimmäinen seurantakokous järjestettiin ennen kuin oli ensimmäistäkään luonnosta, vain muutama käsin tehty piirustus. Arkkitehdin valinta on hankintalainsäädännön mukaisesti tehtävä tarjouspyynnön prosessia ja valintaperusteita noudattaen. Yhteenvetona voidaan todeta, että seurantaryhmä on pystynyt kuitenkin vaikuttamaan suunnitteluun sen alusta asti. Tarkastuslautakunta toteaa: Voidaan myös kysyä, oliko seurantaryhmän kokoonpano ja vetovastuu riittävän selkeä ja harkittu. Tarkastuslautakunnan mielestä seurantaryhmän olisi pitänyt olla enemmän projektin johdossa. Seurantaryhmään kuului edustajia niistä organisaatioista, joihin Nikkilän sydän -projektilla on vaikutusta. Lisäksi projektiryhmään valittiin luottamushenkilöiden edustus. Seurantaryhmässä olivat kaikki projektiryhmän jäsenet, jotta tieto voidaan välittää luotettavasti ja asiantuntevasti. Nikkilän sydän -projektissa johtamisvastuu on annettu projektiryhmälle. Samalla projektiryhmälle annettiin laaja vuorovaikutusvelvollisuus ja velvollisuus ottaa seurantaryhmän, valiokuntien, kunnanhallituksen, valtuuston ja henkilöstön kommentit huomioon. Johtamisvastuu projektiryhmälle oli annettu työn

15 laajuuden ja kiireellisyyden sekä tavoitteiden vaativuuden takia. Projektiryhmän tuli saavuttaa projektille asetetut erittäin kovat tavoitteet. Tavoitteiden saavuttaminen edellytti erittäin tiivistä työskentelyä (viikoittaiset kokoukset) ja riittävän suppeaa ryhmää (5-8) henkilöä. Vuosina 2011 ja 2012 tehtyä Nikkilän sydämen hankesuunnitelman laadintaa johti ohjausryhmä, jonka kokoonpano oli sama kuin nykyisen Nikkilän sydämen seurantaryhmä. Aikaisemman hankesuunnitelman kustannusarvio oli karsinnan jälkeen noin 32 milj. euroa (noin 11 milj. euroa nyt tehtyä suunnitelmaa kalliimpi). Nikkilän sydän -projekti on tähän mennessä saavuttanut käytännössä kaikki sille asetetut tavoitteet, mukaan lukien huomattavasti edullisempi kustannusarvio. Varsinaiset urakkatarjoukset saadaan syksyllä Projektiryhmä on käsitellyt ja ottanut huomioon paitsi seurantaryhmän myös kunnanhallituksen, valiokuntien ja jaostojen kommentit sekä luonnollisesti oman ryhmänsä jäsenten kommentit. Seurantaryhmä on ollut tyytyväinen projektiryhmän työhön. Yhteenvetona toimintatapojen tarkoituksenmukaisuudesta voidaan todeta: Projektin organisointi ja vastuut olivat tarkoituksenmukaiset asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi ja tiukan aikataulun mahdollistamiseksi. Organisointi on mahdollistanut sekä tavoitteiden saavuttamisen että vuorovaikutteisen suunnittelun. Seurantaryhmän kokoonpano oli harkittu. Tarkastuslautakunnan mielestä on ilmeistä, että projektissa ei ole riittävästi huomioitu koulujen erilaisuutta, mitä tulee pedagogiikkaan, tuntikehyksiin sekä niistä johtuvaan erilaiseen tilantarpeeseen. Projektiryhmässä ja erityisesti koulun projektiryhmäjäsenten välillä ko. asiaa on käyty läpi projektin alusta lähtien. Projektiryhmässä on ollut molempien koulujen rehtorit ja opetusjohtaja. Koulujen rehtoreiden tehtävänä on ollut alusta asti informoida ja keskustella oman koulunsa opettajien kanssa ja tuoda projektiryhmän käsittelyyn ilmenevat erilaiset näkökannat. Projektiryhmä on käsitellyt esille nostetut asiat heti ottaen huomioon projektille asetetut tavoitteet. Esimerkiksi syyskuussa nousi esille koulujen identiteetin turvaaminen ja projektiryhmä asetti erillisen työryhmän selvittämään asiaa ja teki tämän perusteella koulun suunnitelmaan tarvittavat muutokset lokakuun aikana. Opettajat ovat osallistuneet koulun tilojen sijoitteluun ja saatujen kommenttien sekä ajatusten perusteella mm. erityis- ja ELA-luokkien sijainnit tarkistettiin ja sijoitettiin uudelleen. Myös molempien koulujen aineluokkien opettajien kanssa käytyjen palaverien perusteella on muutettu aineluokkien sijoitusta. Lopuksi joulu-helmikuussa käytiin läpi aineluokkien ja hallinnon tilojen kiintokalusteet ja varusteet, joiden

16 osalta opettajien toiveet on suurelta osin pystytty toteuttamaan projektin tavoitteiden puitteissa. Suunnitteluaikataulua on väljennetty ensimmäisen kerran syyskuussa ja tämän jälkeen lokakuussa ja viimeisen kerran marraskuun lopussa kuitenkin siten, että koulun valmistumisen aikataulutavoitteesta ei ole tarvinnut luopua. Tämä on edellyttänyt kuitenkin vielä suurempaa päällekkäisyyttä hanke- ja toteutussuunnittelun sekä päätöksenteon osalta. Edellä mainitut konkreettiset esimerkit kertovat, miten Nikkilän sydän -projektin kuuntelu, vuorovaikutus ja keskustelu ovat toteutuneet. Kuitenkin aina, kun asiaa käsittelemässä on laaja määrä ihmisiä, esiintyy myös erilaisia tavoitteita ja mielipiteitä. Yhteenvetona voidaan todeta, että Nikkilän sydän -projekti on pyrkinyt kaikilla osaamillaan keinoilla - sekä proaktiivisilla että reaktiivisilla keinoilla - hyvään kuunteluun ja vuorovaikutukseen ja ei ole kuitenkaan pystynyt välttämään kaikkea vastakkainasettelua. Sosiaalisen median käyttö Tarkastuslautakunta kiinnittää sosiaaliseen mediaan aivan oikeutetusti huomiota. Voidaan todeta, että sosiaalista mediaa ei ole onnistuttu käyttämään hyväksi parhaalla mahdollisella tavalla. Sen käytöstä on saatu kuitenkin selvästi hyötyä. Voidaan myös todeta, että Nikkilän sydän -projekti on Sipoossa ensimmäinen investointihanke, jossa on ylipäätään käytetty sosiaalista mediaa. Kunnanjohtajan ehdotus Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että edellä perusteluosassa esitetty merkitään tiedoksi lausuntona tarkastuslautakunnan arviointikertomuksesta tilikaudelta Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen. KV Valtuusto