Luottamusjohto seuraajana ja arvioijana. Verkkoluento Mervi Aalto-Kallio, erityisasiantuntija

Transkriptio

1 Luottamusjohto seuraajana ja arvioijana Verkkoluento Mervi Aalto-Kallio, erityisasiantuntija

2 Luennon teemat: Täydentää Marion Fieldsin luentoa (11/14) Arviointi johtamisen tukena, joka löytyy SOSTEn Verkkoluennot-nettisivuilta 1. Arvioinnin paikka yhdistystoiminnassa nykytilan kartoitusta 2. Vinkkejä suunnittelun, arvioinnin ja kehittämisen työkaluista luottamusjohdolle

3 UUSI OPAS 1/2015 Arvioiva toimintakulttuuri järjestöarkeen. Opas kokonaistoiminnan arviointiin (toim. Aalto-Kallio, Haake & Saarinen, 2014)

4 Luottamusjohto seuraajana ja arvioijana ja toiminnan kehittäjänä

5

6 Arvioinnin paikka yhdistystoiminnassa nykytilan kartoitusta

7 Suunnittelu, toiminta, arviointi ja raportointi käsikädessä Toiminnan kehittäminen ja uudelleen suuntaaminen Toiminnan kehittäminen RAPOR- TOINTI JA JOHTOPÄÄ- TÖKSET TOIMINNAN ARVIOINTI: ONNISTUMISET JA KEHITTÄMIS- KOHTEET Toiminta STRATEGIA JA ENNAKOINTI SEURANTA- JA ARVIOINTIAINEISTON KOKOAMINEN TOIMINNAN AIKANA Valintojen tekeminen TOIMINTA- JA ARVIOINTI- SUUNNITELMA, TALOUSARVIO TARKEMMAT TYÖSUUNNI- TELMAT Toiminta Toiminnan täsmentäminen

8 Miten meillä suhtaudutaan arviointiin? Kumpaan joukkoon kuulut? Arviointipessimistit Arviointioptimistit Arviointi on tärkeä ja merkityksellinen osa toiminnan kehittymistä, sitä tarvitaan ja arvioinnin kautta saan tärkeää ja kerättyyn aineistoon perustuvaa tietoa siitä, mitä olemme saaneet aikaa ja missä onnistuneet. Arviointi on vain rutiininomaista tekemistä, koska niin kuuluu tehdä, se ei johda mihinkään, eikä kukaan ole siitä kiinnostunut, vie vain turhaa aikaa. Arviointi vaikuttaa myös liian monimutkaiselta ja hankalalta, pelkään, että se tuo tietoa, jota en halua kuulla.

9 Mikä tarve meitä ajaa arvioimaan? ALOITE/TARVE ARVIOINNILLE S I T O U T U M I S E N A S T E KORKEA MATALA ULKOINEN TILINTEKO- VELVOLLISUUS TEKNINEN SUORITTAMINEN SISÄINEN OPPIMINEN JA KEHITTYMINEN RITUAALI JA TALON TAPA Lähde: mukaillen Virtanen & Uusikylä, teoksessa Kohti julkisten palvelujen yhteistä arviointia (2001)

10 Millaista seuranta- ja arviointiaineistoa meillä kootaan tulosten ja kehittämistarpeiden tunnistamiseksi? Jäsen- ja sidosryhmähaastattelut, - kyselyt Projektiarvioinnit Tilinpäätös Riskien arviointi Tiedotteiden, kannanottojen, lausuntojen, nettisivukävijöiden määrä Toiminnan määrä, laajuus, osallistujamäärä Osallistujapalautteet ja kokemukset (kyselyt, havainnoinnit, haastattelut ) Vertais- Arvioinnit Hyödynnä tieto!

11 Osaammeko hyödyntää seuranta- ja arviointitietoa? Meillä on riittävästi tietoa yhdistyksen toiminnan toteutumisesta ja tuloksista - hoitaaksemme luottamushenkilönä valvonta- ja ohjaustehtävää. - pystyäksemme osoittamaan yhdistyksen toiminnan tarpeellisuuden ja hyödyn. Saamme riittävästi tietoa järjestön taloudesta seurataksemme luottamushenkilöinä yhdistyksen taloutta. Pystymme antamaan tarvittaessa yhdistykselle toimintasuosituksia ja ohjeita. Saamani tieto toiminnan toteutumisesta ja tuloksista sitouttaa minut toimimaan järjestön luottamushenkilönä (haluan olla mukana tässä järjestössä/yhdistyksessä).

12 Vinkkejä suunnittelun, arvioinnin ja kehittämisen työkaluista luottamusjohdolle PLAN ACT DO CHECK

13 Ennakoinnista loogiseen suunnitteluun ja vuosittaista arviointia ja toiminnan suunnan tarkistusta. riskit tunnistaen ja arvioiden kohti tuloksia

14

15 Luottamusjohto seuraajana ja arvioijana TAUKO Palaamme n. 5 minuutin kuluttua. Tutustu Finlandia-talo

16 Sinisen valtameren strategia Kummassa meressä uit? Kun tarpeen arvioida ja miettiä toiminnan uusia suuntia, myös ennakointia Kehitetty alun perin liiketoimintaan Sisältää useita työkaluja, joista osa ketterästi sovellettavissa järjestökentälle 10 kysymystä Onko aika katsoa uuteen? Vastaa: kyllä ei Jos kyllä vastauksia paljon, yhdistyksen on aika tarkastella toimintaympäristöä ja toimintaa uudesta näkökulmasta.

17 Vähennä, luovu, vahvista, luo -matriisi

18 Vaikutus SUUNTA toiminnan suunnittelun ja arvioinnin työkalu Tarve kehitetty Logical Framework-mallin pohjalta. SUUNNAssa on kysymys toiminnan logiikan (syy-seuraussuhteiden) kirjoittamisesta auki. Varmistetaan, että tavoitteiden saavuttamiseksi on asetettu keinot ja prosessit. - Asetetaan vain sellaisia tavoitteita, joille pystytään suunnittelemaan toimenpiteitä ja joille on riittävästi henkilö- ja taloudellisia resursseja - Pohditaan, mitä tuotoksia/tuloksia toimenpiteiden jälkeen tulisi saavuttaa? Päämäärä Tavoite Keino Prosessit ja tehtävät Tuotos Tulos Onnistumisen kriteeri(t)

19 TARVE PÄÄMÄÄRÄ TAVOITE KEINO On havaittu tarve erityislasten vanhempien voimavarojen tukemiselle ja erityisperheiden tiedon lisäämiselle. Julkiset palvelut eivät välttämättä tavoita tai palvele kohderyhmää tai palveluja ei ole saatavilla riittävän lähellä. Erityisperheet ovat voimaantuneet ja he jaksavat arjessaan paremmin. Vahvistaa erityisperheiden omia voimavaroja Vertaistukiverkosto PROSESSIT & TEHTÄVÄT TUOTOKSET TULOS ONNISTUMISEN KRITEERIT Esim. vertaistapaamisten sisältöjen suunnittelu, verkostosta viestiminen (nettisivut, esite neuvolaan), verkoston ylläpito, tilan ja tarjoilujen järjestäminen Tukitapaamiset Erityisperheet ovat saaneet tarvitsemaansa tukea ja tietoa ja kokevat tilanteensa näin parantuneen ja voimavarojensa vahvistuneen. Kaikki kolme suunniteltua vertaisryhmää toteutuu, osallistujat ovat sitoutuneita ja tapaamisten sisällöt ovat vastanneet tarpeisiin. Ryhmätoiminta jatkuu pilotoinnin jälkeen.

20 Riskien kartoitus ja arviointi Todettuja, arvioituja tai ennakoituja muutoksia, uhkia tai heikkouksia toiminnalle Kaupunki on ilmaissut, ettei se melko varmasti enää seuraavana vuonna myönnä yhdistykselle enää sille elintärkeää 3000 euron avustusta Riskin toteutumisen todennäköisyys 1=ei todennäköinen 2=vain vähän todennäköinen 3=todennäköinen 4=erittäin todennäköinen Riskien toteutumisen merkitys toiminnalle 1=merkityksetön 2=vähäinen 3=kohtalainen 4=merkittävä 5=sietämätön Toimenpide/korjausliike Mikäli toteutumisen todennäköisyydeksi arvioitiin 3 tai 4 ja toteutumisen merkitys arvolla 4 tai 5 on syytä pohtia tarvittavia toimenpiteitä riskin toteutumisen ehkäisemiseksi 3 5 toiminnan arvioinnin kehittäminen ja tulosten vahvempi viestintä, dialogi kaupungin kanssa (perustelut, markkinointi), yhteistyökumppanuuksien kehittäminen

21 Tulospuu Lähde: Handbook for UN Volunteers Programme Officers and Managers (2011)

22 PUUN OSA Yhdistyksen toiminnan arviointi JUURET VARSI OKSAT SILMUT HEDELMÄT KATKENNEET OKSAT PUUN YMPÄRISTÖ Mitä vahvuuksia ja osaamista yhdistyksellä on toiminnan toteuttamiseksi? Mitkä tahot ovat yhdistyksen keskeisiä sidosryhmiä ja kumppaneita? Miten heidät on huomioitu toiminnassa? Mitkä ovat yhdistyksen ydintoiminnat? (yhdistyksen säännöt ) Mitkä ovat olleet tämän vuoden/tämän strategiakauden yhdistystoiminnan huippuhetkiä ja tärkeimpiä onnistumisen kokemuksia? Miksi? Mitkä ovat olleet (esim. 3-4) keskeistä yhdistyksen aikaansaannosta? Onko yhdistys epäonnistunut jossain? Onko joitain mahdollisuuksia jätetty käyttämättä tai kokonaan huomioimatta? Mitkä sisäiset ja/tai ulkoiset asiat ovat hidastaneet yhdistyksen toimintaa? Entä mitkä ovat edistäneet sitä?

23 Yhdistyksen toiminnan vuosiarviointi nykytilan tarkistus ja tulevaisuuden kehityssuunta 2. Arviointikeskustelu onnistumisista ja kehittymistarpeista 1. Paikallisyhdistyksen itsearviointi: kysely 3. Kehittämistoimenpiteistä päättäminen suunnitelma

24 Paikallisyhdistyksen itsearviointi Alkuperäinen kysely kehitettiin JÄRVI-hankkeen pilottiryhmässä. Tätä versiota jalostettu eteenpäin. - Mukana kehittämisessä olivat Balanssi ry, Helsingin Hengitysyhdistys ry, Mannerheimin Lastensuojeluliitto ry, Mannerheimin Lastensuojeluliitto ry/kainuun piiri, Suomen Selkäliitto ry & Suomen Valkonauhaliitto. - Hyödynnetty Jurvansuun tutkimusta (2002) Paikallisyhdistyksen menestystekijät Kenelle erityisesti on suunniteltu: - paikallisyhdistyksen hallitukselle (laajennettuna muilla avainhenkilöillä tarpeen mukaan) - yhdistyksille, joissa kaikki toimijat ovat vapaaehtoisia - Kyselyn osia voi hyödyntää myös esim. jäsenilloissa tmv.

25 Paikallisyhdistyksen itsearviointi Milloin: - Tarpeiden mukaan: esim. vuosittain tai hallituskausittain tehtäväksi, ennen toimintasuunnitelman tekoa Hyöty - Kirkastaa paikallisen yhdistystoiminnan perustehtävän ts. tehdäänkö oikeita asioita oikeaan aikaan. - Nostaa esiin yhdistyksen vahvuudet, kannustaa uuden oppimiseen ja innostaa toimijoita kehittämään ja parantamaan yhdistystoimintaa.

26 Paikallisyhdistyksen itsearviointi Arvioitavat osa-alueet: Ihmisten osallisuus ja toiminta- mahdollisuudet Perustehtävien hallinta, yhteistyö ja näkyvyys Talous ja toimitilat Yht. 38 kysymystä arvioidaan asteikolla 1-4 Tuloksellisuus ja kehittämisorientoituneisuus

27 Arviointikeskustelu onnistumisista ja kehittymistarpeista Mitkä asiat ovat kyselyn ja siitä käydyn arviointikeskustelun perusteella kunnossa, missä on erityisesti onnistuttu? Missä asioissa kyselyn ja siitä käydyn arviointikeskustelun perusteella pitäisi tapahtua parannusta, missä ei ole onnistuttu riittävän hyvin? Mitä pitäisi kehittää?

28 Yhdistyksen kehittämissuunnitelma Suunnitelma voidaan laatia esim. taulukkoon Toimenpiteet Kuka tekee Resurssit Tulos Aikataulu Seuranta ja viestintä

29 Työyhteisöni arvioiva toimintakulttuuri on tällä hetkellä kuin kukkasipuli kasvipenkissä syvällä mullan alla mutta potentiaalinen kukoistaja. (Outi Aarresola, KIHU)

30

31 SOSTEn arviointitoiminnan nettisivut löydät täältä.

32 Lähteitä Kuvat: ilmainen kuvapankki Aalto-Kallio, M., Haake, N. & Saarinen, E. (toim.) (2014) Arvioiva toimintakulttuuri järjestöarkeen. Opas kokonaistoiminnan arviointiin. SOSTE. Fields, M. (2014) Arviointi johtamisen tukena verkkoluento. Kohti julkisten palvelujen yhteistä arviointia. Keskustelualoite (2001) Helsinki: Kansallinen tuottavuusohjelma Tuottavuudella tulevaisuuteen. Suomen Kuntaliitto, Sisäasiainministeriö, Valtiovarainministeriö. Tulospuu: United Nations Volunteers, Evaluation Unit (2011) Assessing the contribution of volunteering to development. A participatory Methodology. Handbook for UN Volunteers, Programme Officers and Managers. Sinisen valtameren strategiasta: Kim, W. Chan & Mauborgne, Renée Sinisen meren strategia. Talentum.

33 Kiitos ja tsemppiä arviointiin! Mervi Aalto-Kallio p