TOIMIVA YHDISTYS. Yhdistystoiminnan päivittäminen

Transkriptio

1 TOIMIVA YHDISTYS Yhdistystoiminnan päivittäminen Päijät-Hämeen Sosiaaliturvayhdistys ry:n hallinnoimassa ja Raha-automaattiyhdistyksen rahoittamassa hankkeessa vuosina mahdollistettiin yhdistystoiminnan kehittäminen, monitoimijaisen yhteistoiminnan käynnistäminen ja alueen asukkaiden yhteisöllisyyden lisääntyminen. Tähän oppaaseen on tiivistetty yhdistyksen toimivuuden saavuttamiseksi vaadittavat toimenpiteet. Ohjeistuksen siirtyminen käytäntöön edellyttää avointa- ja dialogista - keskustelua yhdistyksen sisällä.

2 Sisällys Yhdistystoiminta Miksi yhdistys on olemassa? Yhdistyksen päivittäminen Perustehtävän kirkastaminen Yhdistyksen tilanteen kartoittaminen Yhdistyksen päämäärä, tavoitteet ja keinot/toiminta Suunnitelmasta käytännöksi Arviointi Suunta -työkalu Vuosikello Linkkejä yhdistystoiminnan kehittämiseen

3 Yhdistystoiminta Yhdistystoiminta on jäsenten yhteistä toimintaa, yhteisen aatteen hyväksi. Yhdistyksen säännöissä kerrottu aatteellinen tarkoitus kuvaa sitä yhteistä asiaa, jota varten yhdistys on perustettu. Tarkoituksen toteuttamismuodoissa kerrotaan konkreettisesti, miten yhdistys toimii. Useat lait määräävät ja velvoittavat yhdistyksen toimintaa. Yhdessä tekeminen, samat tarpeet, toiveet ja elämäntilanne mahdollistavat turvallisen toimintakentän vaikuttaa asioihin ja edistää tärkeiksi katsottuja asioita kansalaisvaikuttamisen keinoin. Yhdistystoiminnan ketteryys, yhdessä tekemisen ilo ja mahdollisuus vaikuttaa ajankohtaisiin epäkohtiin, saavat ihmiset toimimaan yhdessä. Motivaatio toimia vastuunkantajana ja aktiivisena jäsenenä yhdistyksissä mahdollistuu hyvän toiminnan, järkevän työnjaon, tehtävien kierron, koulutusten, perehdytyksen, palkitsemisen, kiitosten ja tuen avulla.

4 Miksi yhdistys on olemassa? Tärkeää on pohtia yhdistysväen kesken yhdessä mihin yhdistystä tarvitaan ja mitä toiminnalla tavoitellaan. Yhteisen keskustelun onnistumiseksi on syytä sopia toisia arvostavasta käyttäytymisestä. Asiaa kannattaa pohtia seuraavien kysymysten avulla: Mikä on yhdistyksen toiminnan tarkoitus? Mitä tavoitteita yhdistyksellä on? Mihin halutaan vaikuttaa? Mitä halutaan saavuttaa? Mitä osataan? Missä asioissa ollaan vahvoja? Onko yhdistys tarpeellinen? Yhteiset näkemykset on syytä kirjata ylös jatkotyöskentelyä varten.

5 Yhdistyksen päivittäminen Nykytilan kartoittaminen ja tulevan suunnitteleminen vaatii asioiden yhteistä käsittelemistä ja työskentelyaikataulujen sopimisesta. Työstäminen vaatii aikaa ja riittävästi harkintaa yhteisen näkemyksen löytymiseksi. Aikaa tulisi löytyä seuraavien asioidenkäsittelyyn: perustehtävän kirkastaminen päämäärän täsmentäminen tavoitteiden asettaminen keinojen/toimintojen miettiminen jatkosta sopiminen toiminnan arviointi

6 Perustehtävän kirkastaminen Perustehtävä ohjaa yhdistyksen toimintaa ja se ilmaisee innostavasti lauseella tai parilla yhdistyksen ainutkertaisen tarkoituksen. Tärkeää on ilmaista mitä jäsenten tarpeita varten yhdistys on olemassa. Toiminnan kehittämiseksi tulee kuulla jäsenten, rahoittajan ja yhteistyökumppaneiden mielipiteitä. Yhdistyksen tilanteen kartoittaminen Tilannetta on helppo kartoittaa nelikentän avulla. Yhdessä tai jokainen itsekseen kirjaa yhdistyksen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja kehittämisehdotukset. Asia käsitellään yhdessä ja sovitaan jatkotoimista. Vahvuudet, mitkä ovat toiminnan vahvuudet? Heikkoudet, millaisia heikkouksia toiminnassamme on? Mahdollisuudet, millaisia mahdollisuuksia toiminnassamme on? Kehittämisehdotukset, miten voisimme kehittää toimintaamme? Suunnittelua voi jatkaa Kehittämisen nelikentällä, jossa tarkastellaan mitä toimintaa voidaan vähennetään, mistä tulee luopua, mitä olemassa olevaa vahvistetaan ja mitä uutta pitää luoda.

7 Yhdistyksen päämäärä Katse on hyvä suunnata ajassa parin vuoden päähän ja pohtia yhdessä yhdistyksen asioita. Asiat jotka tulee saavuttaa seuraavien vuosien aikana Jäsenistö, vaikuttaminen, viestintä, toiminta, talous, hallitustyöskentely Saavutettavissa olevat asiat Sopivan haastavat asiat Mitattavissa olevat asiat Jäsenten rooli yhdistyksessä on merkittävä. On syytä pohtia miksi yhdistykseen liitytään jäseneksi, miksi maksetaan jäsenmaksua ja mitä saa vastineeksi jäsenyydestä. Mitkä ovat yhdistyksen ydintehtävät tulevaisuudessa?

8 Yhdistyksen tavoitteet Mitä halutaan saada aikaiseksi? Tavoite ei vielä kuvaa mitä tehdään. Päämäärästä johdetaan tavoitteet seuraavalle vuodelle Jokaiselle päämäärälle luodaan tavoite tai useampi Tavoitteiden asettelussa on hyvä muistaa, että yhdistystoiminta on parhaimmillaan mukavaa, palkitsevaa, kehittävää ja opettavaa. Keinot / toiminta Keinot ovat toimenpiteitä, joilla päästään tavoitteeseen Kutakin tavoitteita varten mietitään riittävä määrä keinoja Onko suunnitelma realistinen, kyetäänkö kaikki toteuttamaan olemassa olevilla resursseilla?

9 Käytännön toteutuminen Miten suunnitelma saadaan käytäntöön? Miten aikataulutetaan? Onko sääntöjen mukainen, vai vaatiiko sääntömuutosta ja vuosikokouksen hyväksyntää? Kuka vastaa? Mistä löytyvät vastuunkantajat? Miten turvataan jatkumo? Miltä yhdistys näyttää ulospäin? Onko yhdistys vetovoimainen?

10 Arviointi Toiminnan ajassa pysymiseksi ja kehittämiseksi on syytä arvioida ja tarkastella suunnitelman toteutumista, yhdistystoiminnan onnistumista ja nostaa esille kehittämistarpeita? Arviointiin voi hyödyntää Max Perberyn kolmea universaalia kysymystä: Teimmekö mitä lupasimme? (toimintojen taso) Saimmeko aikaan muutosta? (vaikutukset ja vaikuttavuus) Teimmekö oikeita asioita? (strateginen relevanssi) Kysymyksiä voi hyödyntää laajemmin arvioinnin tukena tai arkisissa pikaarvioinneissa mitä erilaisimmissa tilanteissa. Apua arviointeihin löytyy Sosten nettisivujen arviointityökaluja koosteesta

11 Pohinnan, suunnittelun ja kirjaamisen apuna voi hyödyntää SUUNTA-työkalua Tarve Päämäärä Tavoite Keinot Prosessit ja tehtävät Tuotos Tulos pääsemiseksi? Mitä varten yhdistyksemme on olemassa? Mikä on yhdistyksen päämäärä? Mitä haluamme saavuttaa? Mitä tavoittelemme? Millä keinoilla ja toimenpiteillä pyrimme tavoitteisiin? Millaisia vaiheita ja keinoja tehtäviin liittyy? Mitä yksittäisiä asioita pitää syntyä? Mitä tuloksia pitää saada aikaan tavoitteeseen Onnistumisenkriteerit Mihin tulokseen olemme tyytyväisiä? Arvioiva toimintakulttuuri järjestöarkeen opas kokonaistoiminnan arkeen: Aalto-Kallio Mervi, Haake Niina & Saarinen Erja

12 Vuosikello Yhdistyksen toiminnan päivittämisen ja kehittämisen myötä on syytä ottaa käyttöön vuosikello, joka selkeyttää toimintaa ja tekemistä. Vuosikelloa luodaan yhdistyksen vuosikokouksen hyväksyttyä toimintasuunnitelman ja täydennetään kausittain. Joulumyyjäiset Yhdistyksen hallituksen kokous Jäsenten teatteri-ilta Yhdistyksen vuosikokous Kunnan järjestömessut Kevät myyjäiset Yhdistyksen hallituksen kokous Jäsenten kesäretki

13 Linkkejä yhdistystoiminnan kehittämiseen Yhdistystoiminnan ABC opas: Kari Loimu /pdf/585171/yhdistyksen%20abc%20- %20Opas%20suomalaiseen%20yhdistystoimintaan.pdf Yhdistystoiminnan avaimet: KSL ry Kansan Sivistystyön liitto Selkokielinen yhdistystoiminnan opas: Työministeriö Selkokieliversio.pdf