HR-RAPORTOINNILLA JA MITTAREILLA AJAN TASALLA OLEVAA TIETOA

Transkriptio

1 HR-RAPORTOINNILLA JA MITTAREILLA AJAN TASALLA OLEVAA TIETOA Christian Slöör, Virvo Oy Jani Rahja, Silta Oy Virvo Oy

2 VIRVO OY Olemme liiketoimintalähtöisen henkilöstöjohtamisen asiantuntijatalo Toimeksiantomme vaihtelevat konsultoinnista ratkaisijapalveluihin Asiakkaamme ovat suomalaisia ja kansainvälisiä yrityksiä ja asiantuntijaorganisaatioita eri toimialoilta ja kolmannelta sektorilta Virvo on perustettu vuonna 2004 ja meitä on nyt jo yli 30 henkilöä Toimipisteemme sijaitsevat Helsingissä, Tampereella ja Oulussa Virvo Oy 2

3 HR-RAPORTOINNILLA JA MITTAREILLA AJAN TASALLA OLEVAA TIETOA Miksi mittaaminen on tärkeää? HR-mittareiden uusimmat trendit Excel ei ole raportti! Case-esimerkki: Reaaliaikaisia HR-mittareita todellisilla euroilla Raportoinnin kehityssuuntauksia Virvo Oy 3

4 AGENDA 8:15 Aamupalatarjoilu 8:30 Tervetuliaissanat, tj. Anne Haggrén 8:40 Miksi mittaaminen on tärkeää? / HR-mittareiden uusimmat trendit 9:10 Keskustelua kokemuksista Tauko ja mahdollisuus hakea lisää kahvia ja aamupalaa 9:20 Case-esimerkki: Reaaliaikaisia HR-mittareita todellisilla euroilla 9:45 Raportoinnin kehityssuuntauksia 10:00 Keskustelua ja verkostoitumista Virvo Oy 4

5 HR-RAPORTOINNIN TILA SuccessFactorsin tutkimuksessa (2013) todettiin: Organisaatiot käyttävät viikossa jopa 17h HR-raporttien työstämiseen Suurella osalla (51%) ei ole käytössä yhtenäistä HR-järjestelmää koko organisaatiossa Usean järjestelmän käyttö aiheuttaa tilanteen, jossa raportoinnin lähdetietoa on useassa eri paikassa Hajautetusta ja tehottomasta järjestelmärakenteesta johtuen, HR-datan laatu ei välttämättä täytä sille annettuja vaatimuksia/määräyksiä Raportoinnille aiheuttaa haasteita erityisesti: Epätarkka data, käytössä olevan analytiikan laajuus HR-raportointi ei ole linjassa muun organisaation raportoinnin kanssa olemassa olevat järjestelmät eivät pysty todentamaan HR:n tarpeellisuutta, riittämätön data ristiriidat HR:n ja talouden raporttien välillä kyvyttömyys kommunikoida tuloksia.. Lähde: SuccessFactors Virvo Oy 5

6 PARHAAT HR-ORGANISAATIOT HYÖDYNTÄVÄT MITTARISTOJA 2/3 johtavista HRorganisaatioista tuottaa mittaristoa säännöllisesti Parhaiten suoriutuvat yritykset ovat 3 x todennäköisemmin analytiikan hyödyntäjiä kuin heikosti suorituvat Talent management Performance study 2011 Analytics: The New Path to Value, Massachusetts Institute of Technology, October Virvo Oy 6

7 MITTAAMINEN JA ANALYTIIKAN TUOTTAMINEN ON HAASTE USEIMMILLE ORGANISAATIOILLE Virvo Oy 7

8 LISÄÄ PÄÄTÖKSENTEKOKYKYÄ HR-ANALYTIIKAN VOIMALLA Tehdään työtä fiksummin Strategisen ymmärryksen lisääminen Työvoiman optimointi Henkilöstösuunnittelu ja henkilöstön analysointi Datan analysointi ja parempi hyödyntäminen Tuotettu lisäarvo Tieto Ymmärrys Ennakointi Optimointi HR tekee työnsä fiksummin HR:n optimointi Hallinnon ja operatiivisten toimintojen kustannusten hallinta ja leikkaus Lähde: IBM

9 KYSYMYKSIÄ HENKILÖSTÖJOHDOLLE Mikä on avainhenkilöiden vapaaehtoinen vaihtuvuus? Mikä on keskimääräinen %-palkankorotus edellisen korotuskierroksen yhteydessä? Mikä on myyjien keskimääräinen tulos? Entä erotus paras huonoin? Mikä on henkilöstötyytyväisyyden vaikutus liiketoiminnan tulokseen? Mitkä esimiehet pystyvät kehittämään alaisiaan ja ketkä rekrytoivat talon ulkopuolelta? Kuinka kauan keskimäärin esimies on samassa tehtävässä? Mikä osuus johtajista on kasvatettu talon sisältä? Mikä on talon oman ja ulkoa rekrytoidun esimiehen erot: Henkilöstötyytyväisyydessä? Pysyvyydessä? Tuloksentekokyvyssä? Kuinka kauan työntekijän kannattaa työskennellä nykyisessä roolissa?

10 MITTAREIDEN TULEE PUHUTELLA ERI KOHDERYHMIÄ JOHTO ESIMIEHET HR Tuottavuus ja suoriutuminen Avaintyöntekijät ja seuraajasuunnittelu Henkilöstön tyytyväisyys Vaihtuvuus Oman tiimin tiedot: poissaolot, lomat jne Osaaminen, sen kehittyminen ja vaikuttavuus Kehityskeskustelut ja tavoitteiden toteutuminen Palkkatietoa Henkilöstösuunnittelu ja osaamisrakenne Lakisääteinen raportointi (ikärakenne, koulutustasot jne.) Palkkakustannukset Rekrytoinnin kustannukset Vaihtuvuus (kaikki, vapaehtoinen ja avainhenkilöt) Virvo Oy 10

11 SIIRTYMINEN OPERATIIVISESTA STRATEGISEEN PÄÄTÖKSENTEKOON Vaihe 1 60% Keskustelu datasta ja sen laadusta Keskustelu mittareista Keskustelu mittareiden aiheuttamista toimenpiteistä Lähde: Peter Howes, SuccessFactors Virvo Oy 11

12 HR-ANALYTIIKKAAN VAIKUTTAVAT TRENDIT Liiketoiminta on herännyt vaatimaan ajantasaista tietoa Strateginen lähtökohta datan hyödyntämiseen, vaikuttavuus ja ennustaminen SaaS-pohjaisten järjestelmien ja työkalujen yleistyminen Joustavat järjestelmät, nopeat käyttöönotot Parantavat analytiikan kannalta olennaisten BI-järjestelmien hyödyntämistä läpi organisaation SaaS-pohjaiset BI-työkalut laajentavat niiden käyttömahdollisuuksia -> suuremmalla osalla työntekijöistä BI-toiminnallisuuksia käytössä Hyvä asia, informaatiokulttuuriin sitoutuneet organisaatiot suoriutuvat tutkimusten mukaan paremmin Parantaa olennaisesti tasoa, jolla raportointia hyödynnetään organisaatioiden sisällä Sosiaalinen media ja sosiaalinen HR

13 HR-ANALYTIIKKAAN VAIKUTTAVAT TRENDIT Big Data Big Dataan liittyvät prosessit saavat hyvin huomiota organisaatioissa niiden strategisen roolin ansiosta Big Dataan liittyvät uudet järjestelmäratkaisut (esim. tietokantateknologiat) mahdollistavat tiedon hallinnoinnin ja analysoinnin uudella tasolla Mahdollista analylysoida suuria määriä dataa Selkeä suuntaus on havaittavissa, missä tehokkaat ja suorituskykyiset organisaatiot ovat kilpailijoitaan edellä myös HR-analytiikan osalla Tiedon analysointi ja hyödyntäminen Ulkopuolisen tiedon ja benchmarking-tiedon systemaattinen hyödyntäminen Eri korrelaatioiden löytäminen, esim. asiakastyytyväisyys ja henkilöstön sitoutuminen ja näiden vaikuttavuus tulokseen

14 Liiketoimintatiedon hallinnan ulottuvuudet Front office Visualisointi & kartat Hakuteknologiat Mobiilisovellukset Portaalit & Mashupit Ennakoiva analytiikka Suorituskyvyn hallinta Raportointi Kyselyt & analysointi Mittaristot Informaation jakelu MS Office & e-julkaisu Tietovarastointi & ETL B2B Tiedon laatu Business Activity Master-tiedon Monitoring hallinta Back office

15 TIETO VISUALISOIDAAN JA SITÄ ON MAHDOLLISTA VERRATA ERI TEKIJÖIHIN Lähde: SuccessFactors

16 ESIMERKKI HR MITTARISTON KOOSTUMUKSESTA HANKINTA Kustannus / rekrytointi Aika tehtävän täyttämiseen Uusien työntekijöiden määrä Avainhenkilöiden korvaaminen YLLÄPITO Työvoiman kustannus / operatiivinen kustannus Keskipalkka SITOUTTAMINEN Vapaehtoinen vaihtuvuus Uusien työntekijöiden vaihtuvuus Vaihtuvuuden kustannus KEHITYS Koulutuskustannus per henkilö Koulutustunnit per henkilö Koulutuksen ROI Lähde: The ROI of Human Capital, Jac Fitz-enz Virvo Oy

17

18 LÄHTÖKOHDAT HR-ANALYTIIKKAAN HR-analytiikka keskittyy vahvasti seuraaviin prosesseihin: Talent management, palkitseminen, seuraajasuunnittelu, rekrytointi (talent acquisition), workforce planning (henkilöstösuunnittelu) Voidaan hyödyntää monipuolisesti HR-analytiikan tehokkaalle käytölle olennaisia asioita ovat: Strateginen lähtökohta datan hyödyntämiseen Prosessien kehittäminen kahdella tasolla: Analytiikan prosessit Järjestelmien tasolla On tärkeää, että HR data on integroitu järjestelmätasolla organisaatioiden muuhun järjestelmärakenteeseen (ERP, CRM yms.) Tiedon tulee olla helposti saatavilla avainhenkilöille läpi organisaation Uusia SaaS-pohjaisia, joustavia ja nopeasti käyttöön otettavia järjestelmäratkaisuja pidetään yhtenä vastauksena tähän ongelmaan Mittareiden ja automatiikan luominen prosessien tueksi on myös tärkeää Virvo Oy 18

19 SUOSITUKSET HR-ANALYTIIKAN KÄYTTÖÖNOTOLLE Sitouta HR yrityksen tavoitteisiin strategisella tasolla Aloita lopputuloksesta mitä tietoa tulee tuottaa? Pidä huoli, että sekä analytiikan, että teknologisen tason ratkaisut tuottavat lisäarvoa HR-datan integrointi, panosta automaatioon ja mittareihin Olemassa olevien raportointijärjestelmien hyödyntäinen Taloushallinto Älä rajoita itseäsi perinteisiin ratkaisuihin Sitouta organisaatio uusiin prosesseihin ja toimintatapoihin Ota huomioon järjestelmärakenteen tuomat mahdollisuudet (esim. mobiilikäyttö) Pilotoi Virvo Oy 19

20 HUMAN CAPITAL INSTITUTEN SUOSITUKSET Päivitä analytiikan työkalupakki Ratkaisut sekä teknologisella, että analytiikan tasolla tuottavat lisäarvoa Sitouta johto HR-analytiikkaan Pidä huolta, että HR-analytiikan data on saatavilla esimiehille Panosta datan automaatioon Mobiilit sovellukset käyttöön Virvo Oy

21 ESIMERKKEJÄ KYSYMYKSISTÄ MIHIN JOHTAMISEN NÄKÖKULMASTA TULEE VASTATA Human-Capital Facts Mitkä avainluvut kuvaavat organisaation tilaa? Analytical HR Mitkä yksiköt, osastot tai yksilöt tarvitsevat huomiota? Human-Capital Investment Analysis Millä toimenpiteillä on isoin vaikutus liiketoimintaan? Workforce Forecasts Miten tietää milloin henkilömäärää on lisättävä/vähennettävä? Talent Value Model Miksi työntekijät päättävät pysyä talossa tai lähteä? Talent Supply Chain Miten työvoiman pitäisi sopeutua bisnesympäristön muutoksiin? Mukailtu lähteestä Davenport, Harris, Shapiro, HBR Oct Virvo Oy 21

22 You can t manage what you don t measure. You can t measure what you can t describe What gets measured gets done! Kaplan & Norton, Strategy maps Virvo Oy 22

23 Silta Oy lyhyesti Perustiedot Markkinajohtaja ulkoistetuissa HR- ja palkkapalveluissa Perustettu 2001 Liikevaihto 2012 noin MEUR HR:n ja palkkahallinnon asiantuntijaa Suomalainen toimija Asiakkaita Kumppanit

24 Excel ei ole raportti!

25 HR- ja palkkaraportointi tälle vuosituhannelle Excel? Saatavuus? Tieto yhdessä paikassa Itsepalvelu Palkkadata? Tietolähteet? Ymmärrettävyys? Projekti Helppo käyttää Dynaaminen data Uusia mittareita Yhteiset mittarit? Luotettavuus? Yhtenäiset mittarit Uusia analyysejä

26 Innovaatio: Työkykyraportointi Asiakkaiden haasteena sairauspoissaolojen luotettava seuranta Kuinka luotettavasti laskea poissaolojen ja sairauksien kustannukset? Mitkä ovat erilaisten sairaustyyppien todelliset kustannukset yritykselle? Kuinka mitata työhyvinvoinnin johtamisen toimenpiteiden vaikutuksia? Kuinka varmistaa riittävä seuranta 30/60/90 poissaoloihin? (Kela 2012) ja kuinka estää ennen aikaiset työkyvyttömyyseläkkeet? Kaikki tarpeellinen data sekä prosessi ovat jo olemassa palkanlaskennassa Palkkatiedot (todelliset eurot), kustannuspaikat, sotut, kaikki poissaolotyypit, teoreettinen työaika jne. Kaikki lääkärintodistukset käsitellään palkanlaskennassa diagnoositieto, kuntoutus, tapaturmatieto Innovaatio: yhdistetään palkkajärjestelmän data lääkärintodistusten tietoihin uusia mittareita työkykyraportointiin Ratkaisu suunniteltiin yhteistyössä Sillan asiakkaiden kanssa

27 Case-esimerkki: Reaaliaikaisia HRmittareita todellisilla euroilla

28 Esimerkki edistyneestä HR- ja palkkaraportoinnista

29 Esimerkki työkykyraportoinnista Mahdollistaa poissaolojen ja sairaustyyppien todellisten kustannusten seurannan

30 Raportointi kehittyy: trendeinä ennustettavuus, analyysit, mobiililaitteet

31 Kiitos Jani Rahja, puh ,