Laatutyö yliopistossa - arkea, strategiaa ja auditointia. Oulun yliopisto ja TKK Sirpa Suntioinen

Transkriptio

1 Laatutyö yliopistossa - arkea, strategiaa ja auditointia Oulun yliopisto ja TKK Sirpa Suntioinen

2 Esitykseni rakenne Strategisen johtamisen ja laatutyön kokonaisuus Laadunhallintajärjestelmä Toiminnan kehittäminen sekä arviointi- ja palautejärjestelmä KKA:n auditoinnista opittua

3 Strategisen johtamisen ja laatutyön kokonaisuus

4 Laatutyön lähtökohdat Yliopistolaki Kansainvälistyminen, EU - EHEA tunnustettu laadunhallintajärjestelmä Bolognan julistus- eurooppalainen tutkintorakenne Berliinin seurantakokous 2003 Bergenin seurantakokous 2005 OPM:n rahoituspäätökset Korkeakoulujen Arviointineuvoston toiminta => kehittävä arviointi Muiden asiakkaiden, sidosryhmien, yleisön odotukset

5 Tutkinnonuudistus Bologna-prosessi Berliinin seurantakokouksessa sovittiin, that by 2005 national quality assurance systems should include: A definition of the responsibilities of the bodies and institutions involved Evaluation of the programmes or institutions, including internal assessment, external review, participation of students and the public results. A system of accreditation, certification or comparable procedures. International participation, co-operation and networking. EUA:n Quality Assurance: A Reference System for Indicators and Evaluation Procedures Bergenin seurantakokouksen jälkeen: Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area OPM:n Korkeakoulutuksen laadunvarmistus 2004:6

6 Strategisen johtamisen ja laatutyön kokonaisuus, esimerkki

7 Laatutyön tavoite ja edellytykset /1 Lähtökohtana oman toiminnan kokonaisvaltainen jatkuva systemaattinen kehittäminen kaikki toiminnan alat, alueet ja tasot ylin johto sitoutunut vankkumattomasti henkilökunta ja opiskelijat mukana laatukeskustelua käydään kaikkialla yksi yhteinen dokumentoitu järjestelmä => yhteiset hyvät käytännöt

8 Laatutyön tavoite ja edellytykset /2 Lähtökohtana oman toiminnan kokonaisvaltainen jatkuva systemaattinen kehittäminen Strateginen päätös toiminnan aloittamisesta ja linkittämisestä strategiseen johtamiseen Tavoitteiden asettaminen, indikaattoreiden valinta ja seurantajärjestelmän luominen Nykytila-selvitys, jotta kehittämistä ja tavoitetilan saavuttamista voidaan suunnitella ja kehittymistä seurata

9 Laadunhallintajärjestelmä

10 Laadunhallintajärjestelmä ja laatudokumentaatio Laadunhallintajärjestelmä on hyvien yhteisesti sovittujen käytäntöjen kokonaisuus Yliopistotasoiset käytännöt Yksikkötason käytännöt Laatukulttuuri toimintakulttuuri organisaatiokulttuuri Yhdenvertaisuus, avoimuus, oikeudenmukaisuus Laatudokumentaatio on käytäntöjen kuvaus Laatukäsikirjat Raportit Pöytäkirjat Reklamaatiot, palautteet

11 Laatutyön organisaatio Laatutyö kytketään oleelliseksi osaksi nykyisiä rakenteita se on kaikkien työtä Hallitus, johtoryhmä Tiedekuntaneuvostot Yksiköiden kokoukset Henkilöstökokoukset YTN-menettelyt Arviointi- ja kehittämiselimet Opiskelijajärjestöt mukaan

12 Prosessimainen toimintamalli Toimintoja ja niihin liittyviä resursseja johdetaan prosessimaisesti - yleinen laatuvaatimus Prosessimainen toimintamalli - ydintoiminnot Asiakkuuksien tunnistaminen sisäiset ja ulkoiset asiakkaat Prosessin omistajan/vastuuhenkilön nimeäminen Tavoitteiden ja indikaattorien asettaminen Resurssien allokointi Kriittiset kohdat Toiminnan suorittaminen Tulosten tarkastelu ja toiminnan kehittäminen vaatimusten täyttäminen

13 Asiakkaat ja sidosryhmät/1 OPM tulosneuvottelupalaute hanketoiminta tilintarkastajat Työnantajat sijoittumisseuranta työnantajakyselyt Asiantuntijat Suuri yleisö Imagokartoitus

14 Asiakkaat ja sidosryhmät/2 Opiskelijat kattava palautejärjestelmä opintopolkupalaute vuosikurssipalaute opintojaksopalaute palaute ja vastine Henkilöstö työtyytyväisyys kehityskeskustelut Tutkimus- ja opetusyhteistyökumppanit Taideyhteisö

15 Prosessit Ydinprosessit Opetus Tutkimus Kolmas tehtävä? Tukiprosessit Henkilöstö Hallinto Talous Johtaminen Vastuuhenkilöt Organisoituminen

16 Toiminnan kehittäminen sekä arviointi- ja palautejärjestelmä

17 Arviointi/1 mittareiden avulla strategia muunnetaan toiminnaksi johto tarvitsee indikaattoreita(mittareita/tunnuslukuja) joiden avulla se pystyy määrittelemään organisaation aseman ja etenemissuunnan syy-seuraus-suhteet nykytila kehittämistoimien vaikuttavuus henkilöstön kehittyminen henkilöstö ja opiskelijat haluavat mahdollisuuden osallistua oman ja organisaation toiminnan kehittämisee haluavat tulla kohdelluksi oikeudenmukaisesti ja yhdenvertaisesti

18 Arviointi/2 Balanced Score Card - tasapainotettu tuloskortti resurssit ja talous vaikuttavuus prosessit ja rakenteet uudistuminen ja työkyky Kriittiset menestystekijät - missä ON onnistuttava

19 Prosessin arviointi On arvioitava sekä tuloksia/tuotoksia että prosesseja - toimintojen ketjua Erityisesti kriittisiä toimintoja ja erityisesti prosessien kriittisiä pisteitä määrälliset ja laadulliset indikaattorit vaatimusten täyttäminen

20 Palaute- ja arviointijärjestelmä/1 kerätään, käsitellään, analysoidaan systemaattisesti ja ennalta sovitulla tavalla ryhdytään välittömästi tarvittaviin kehittämistoimiin huolehditaan intimiteettisuojasta vaiheet keräys käsittely analysointi jakelu vastineen antaminen toimenpiteistä päättäminen toimenpiteiden vaikutusten seuraaminen

21 Palaute- ja arviointijärjestelmä/2 Spontaanin palautteen huomioiminen ja käsittely Reklamaatioiden huomioiminen ja käsittely Vaiheet vastaanottaminen kirjaaminen asian tutkiminen epäkohtien korjaaminen toiminnan kehittäminen reklamoijalle viestiminen prosessin kirjaus

22 Henkilökunta ja opiskelijat arvioijina sekä palautteen antajina ja analysoijina Hallinto Kolmikantainen hallintomalli - suunnittelu ja päätöksen teko - jatkuvasta kehittymisestä vastaaminen Johtoryhmä, hallitus=> johdon katselmus Tiedekunta-/osastoneuvostot tms Koulutussuunnittelutoimikunnat tms Laitos-/yksikkökokoukset Laatutyö Laadunhallintajärjestelmän luominen Laatukoulutus Auditoinnit Opetuksen ja oppimisen arviointi Taiteellisen ja tieteellisen toiminnan arviointi

23 Laatutyökalut, seuranta- ja palautetyökalut/1 Laatukäsikirja(t) yhteinen kieli, yhteiset pelisäännöt päälaatukäsikirja alemmat laatukäsikirjat kuvataan palaute- ja arviointijärjestelmä

24 Laatutyökalut, seuranta- ja palautetyökalut/2 Johdon katselmukset Esim. johtoryhmä pitää vuosittainen kehittämisen takaava tapahtuma - vakioasialista - käsitellään indikaattorit yms. todetaan ja aikataulutetaan ja vastuutetaan tarvittavat kehittämistoimet menneen toteaminen, uuden suunnittelu Puolipäiväinen

25 Laatutyökalut, seuranta- ja palautetyökalut/2 Indikaattorit strategiaan perustuvat seurataan vuosittain, joitakin paljon useamminkin Yliopistotasoisia Yksikkötasoisia Laadullisia Määrällisiä

26 Laatutyökalut, seuranta- ja palautetyökalut /2 Itsearvioinnit SWOT - erityisesti strategiatyöhön liittyen Auditoinnit - laatujärjestelmä sisäiset - henkilökunta ja opiskelijat ulkoiset - KKA, muut Evaluoinnit - substanssi kansalliset kansainväliset koulutus-/tieteenala-/taiteenalakohtaiset

27 Laatutyökalut, seuranta- ja palautetyökalut /3 Benchmarkaus ja laatukilpailut kansalliset kansainväliset Sidosryhmä- ja asiakaspalaute monipuolinen, kattava, mahdollisimman 'kevyt toteuttaa'

28 Auditoinnit Auditointi on järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu prosessi, jossa hankittavaa auditointinäyttöä arvioidaan objektiivisesti sen määrittämiseksi, missä määrin sovitut auditointikriteerit on täytetty. (ISO 9000) Suoritetaan kohteen kanssa ennakkoon sovittuna aikana ja sovitulla tavalla Auttaa kohdetta kehittämään toimintaansa ja laadunhallintajärjestelmäänsä auditointihavainto => kehittämiskohteet

29 Auditoinnit Sisäiset auditoinnit Ulkoiset auditoinnit Asiakkaan suorittamat (esim. maksullinen palvelu, tilaustutkimus) Kolmannen osapuolen suorittamat (esim. KKA, sertifiointiyritykset)

30 Sisäiset auditoinnit/1 Systemaattisesti järjestetyt sisäiset auditoinnit auttavat yksiköitä kehittämään toimintaansa ja laadunhallintajärjestelmäänsä Levittävät hyviä käytäntöjä Tuottavat tietoa strategiseen päätöksentekoon Valmistavat henkilökuntaa ulkoisiin auditointeihin Varmistavat, että kehittämistoimiin on ryhdytty Auditointien kytkeminen johtamisjärjestelmään Yhteenveto johdon katselmukseen

31 Sisäiset auditoinnit/2 Voivat olla yksikkökohtaisia Erityisesti ensimmäisellä kerralla Myöhemmin hyvä auditoida prosesseja Auditointien aikataulutus Aluksi kaikki yksiköt kerran läpi Sitten vuorovuosi -periaatteella Esim Kaikki kerran 3:ssa vuodessa Auditointikäsikirja

32 Sisäiset auditoinnit/3 Auditointiraportit=> Kehittämisehdotukset ja tarvittavat päätökset Auditoijat Pareittain + opiskelija Tasapuolisesti yksiköistä Päivän koulutus varsinaisille auditoijille konsultti Noin 3 h koulutus opiskelijoille laatupäällikkö

33 Ulkoiset auditoinnit Systemaattisesti järjestetyt ulkoiset auditoinnit auttavat yksiköitä kehittämään toimintaansa ja laadunhallintajärjestelmäänsä Levittävät hyviä käytäntöjä Tuottavat tietoa strategiseen päätöksentekoon Auditointipalautteen käsittely ja tarvittava päätöksen teko Auditointien aikataulutus Auditointien kytkeminen johtamisjärjestelmään

34 KKA:n auditoinnista opittua mi.pdf

35 KKA:n auditointi /1 Auditoinnin tavoitteet arvioida miten laadunvarmistusjärjestelmä toimii laadunhallinnan ja kehittämisen välineenä Arvioida laadunvarmistusjärjestelmää suhteessa auditointikriteereihin Vahvuudet, hyvät käytänteet kehittämiskohteet Auditoidaan laadunvarmistuksen prosessit, ja menettelytavat, ei korkeakoulun omia tavoitteita tai tuloksia Edellytetään konkreettista näyttöä toimivuudesta, vaikuttavuudesta ja avoimuudesta esim. opiskelijapalautejärjestelmä

36 KY:n vahvuuksia/kka Laatutyö edennyt määrätietoisesti Laatupäällikön ja vastaavien yhteistyö tuloksekasta Dokumentaatio kattava, laatuverkkosivut hyvät Opetuksen suunnittelun organisointi Opiskelijoiden osallistumismahdollisuudet Henkilöstön sitoutuminen laatutyöhön Laatukoulutus edellytettävä PD-koulutus Sidosryhmien vaikutusmahdollisuudet Laatutyö auttanut tukipalveluita kehittymään Johdon katselmus-käytäntö

37 KY:n kehittämiskohteita/kka indikaattorit => uudet otettu jo käyttöön rajapintojen kuvaukset=> jatkuvasti kehitteillä systemaattinen opiskelijapalautteen keruu, analysointi ja hyödyntäminen=> uusi järjestelmä otettu käyttöön syksyllä 2006 ( Prosessinäkökulman esittäminen laitosnäkökulman sijaan=> työn alla Tutkimustoiminnon kuvaus=> työn alla=> osittain jo versiossa 3.0 keväällä 2007

38 www-linkkejä ja kirjallisuutta KKA auditointikäsikirja auditointiraportit Qualitas Fennica erittäin laaja sivusto paljon ohjeita, esityksiä, artikkeleita Inspecta EUA Case Studies 2007: Embedding Quality Culture in Higher Education Quality in Higher Education, Vol. 9(2), 2003, pp