Auditointitulosten analyysia johtamisen näkökulmasta

Transkriptio

1 Auditointitulosten analyysia johtamisen näkökulmasta Ammattikorkeakoulujen rehtorien seminaari Projektisuunnittelija Sirpa Moitus Korkeakoulujen arviointineuvosto

2 Auditointien kokonaisaikataulu Tässä yhteenvedossa käytettävissä olleet raportit Pilottiauditoinnit Syksy 2005-kevät 2006 Kevät kesä 2006 Syksy kevät 2007 Syksy 2007 Kymenlaakson amk Pirkanmaan amk Jyväskylän amk Mikkelin amk Keski-Pohjanmaan amk Kuopion yliopisto Seinäjoen amk Svenska yrkeshögskolan Lahden amk Savonia-amk Svenska handelshögskolan Tampereen teknillinen yo Helsingin yliopisto Kajaanin amk Teknillinen korkeakoulu Kemi-Tornion amk Tampereen yliopisto Helsingin kauppakorkeakoulu Jyväskylän yliopisto Turun yliopisto Lappeenrannan tekníll. yo Turun kauppakorkeakoulu Satakunnan amk Tampereen amk Vaasan amk Diakonia-amk Joensuun yliopisto Rovaniemen amk Lapin yliopisto Oulun yliopisto Taideteollinen korkeakoulu Teatterikorkeakoulu Turun amk Yrkeshögskolan Sydväst Åbo Akademi Högskolan på Åland Etelä-Karjalan amk Haaga-Helia amk Sibelius-Akatemia Hämeen amk Laurea-amk Helsingin amk Stadia Arcada Humanistinen amk Kuvataideakatemia EVTEK-amk Oulun seudun amk Pohjois-Karjalan amk Vaasan yliopisto 2

3 Vertailussa olleet auditointikohteet 1. Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet, kokonaisrakenne ja osa-alueiden väliset yhteydet 2. Dokumentaatio (laatupolitiikan, toimintojen, toimijoiden ja vastuiden määrittely) 4. Henkilökunnan, opiskelijoiden ja ulkoisten sidosryhmien osallistuminen 3. Perustehtävien sekä tuki- ja palvelutoimintojen laadunvarmistuksen kattavuus tutkintotavoitteinen ja muu koulutus tutkimus/tutkimus- ja kehitystyö yhteiskunnallinen vuorovaikutus, vaikuttavuus ja aluekehitystyö tuki- ja palvelutoiminnot henkilöstön kehittäminen 5. Järjestelmän kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen 6. Järjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus korkeakoulun sisällä 7. Järjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta 8. Laadunvarmistuksen menettelytapojen ja rakenteiden toimivuus ja vaikuttavuus toiminnan kehittämiseen 9. Järjestelmän tuottaman tiedon hyödyntäminen koulutuksen ja muun toiminnan laadunhallinnan ja kehittämisen välineenä 10. Järjestelmän toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen 3

4 Mitä auditoinnissa haetaan? Laadunvarmistuksen kattavuus - dokumentointi, läpinäkyvyys Laadunvarmistuksen vaikuttavuus Laadunvarmistuksen tarkoituksenmukaisuus Johto Strategiat, tavoitteet Koulutusyksiköt Muut yksiköt KOULUTUS T&K ALUEKEHITYS MUUT PROSESSIT Soveltaminen Parantaminen Menettely -dokumentoitu toimintatapa Toiminnan laatu Tulokset -mittarit -arvioinnit Johto Toimialat Tulosalueet Laitokset Yksiköt Yksilöt 1. Mistä tiedetään, että toimitaan tavoitteen suuntaisesti? 2. Miten tunnistetaan hyvä/ riittämätön laatu? 3. Miten saatua tietoa käytetään? 4

5 KKA:n auditointien tuloksia johtamisen näkökulmasta 1. Millaisen prosessin tuloksena laadunvarmistusjärjestelmä on syntynyt (miten prosessia on johdettu)? 2. Millaisen kokonaisuuden laadunvarmistusjärjestelmän rakenteet, prosessit ja toimintatavat muodostavat? 3. Miten laadunvarmistusjärjestelmä on kytketty johtamiseen, toiminnanohjaukseen ja strategiatyöhön? 4. Miten laadunvarmistuksesta saatua tietoa hyödynnetään kehittämisessä? 5

6 Millaisen prosessin tuloksena laadunvarmistusjärjestelmä on syntynyt? VAHVUUKSIA Amk:ien pitkä laadun kehittämisen ja arviointihistoria Voidaan rakentaa olemassa olevalta pohjalta Lisääntyvää osaamista: päätoimisia laatupäälliköitä, osallistumista sisäisiin ja ulkoisiin auditointeihin jne. HAVAITTUJA ONGELMIA Laadunvarmistusjärjestelmä uudistettu juuri ennen auditointia Laatukäsikirja kuvaa osin tavoitetilaa, ei nykykäytäntöjä Eri yksiköillä toisistaan poikkeavat laatukäytännöt Osa henkilöstöstä kokee laadunvarmistuksen etäiseksi KEHITTÄMISEHDOTUKSIA Henkilökunnan osallistumismahdollisuudet/koulutus laatuasioihin, käsitteiden tulkkaaminen Opiskelijakunta kouluttamaan opiskelijoita Selkeät dokumentoidut vastuunjaot, kuka vastaa mistäkin Laadunvarmistuksen yhteisten ja yksikkökohtaisten elementtien määrittely 6

7 Millainen kokonaisuus laadunvarmistuksen elementeistä muodostuu? VAHVUUKSIA Amk:eilla runsaasti erilaisia laatutyökaluja (mm. EFQM, ISO 9000, BSC, PDCA-sykli), jotka jäsentävät laadunvarmistusta Usein palautejärjestelmät ja kehityskeskustelut toimivimpia osia HAVAITTUJA ONGELMIA Käytössä on monia työkaluja, mutta niiden keskinäinen yhteys ja niiden muodostama kokonaisuus ovat epäselviä Yksittäisellä laatutyökalulla voi olla liian hallitseva rooli Ei osata kuvata kokonaisuutta ja käytettyjä toimintatapoja Jatkuvan kehittämisen kehä ei vielä käytännössä toimi KEHITTÄMISEHDOTUKSIA Kokonaisuuden ja sen rakenteen hallintaa parannettava johtamisen avulla Lvj:n säilyttäminen hallittavana - valmius karsia tarvittaessa Laadun varmistaminen ja kehittäminen tasapainoon 7

8 Laadunvarmistuksen ja toiminnan ohjauksen kytkennät VAHVUUKSIA Menettelytapoja kehitetty: mm. mittaristot, tuloskortit, sisäiset tavoite- ja tulosneuvottelut, johdon katselmukset Johto sitoutunut kytkemään laadunvarmistuksen johtamiseen HAVAITTUJA ONGELMIA Mittarien suuri määrä ja priorisoimattomuus sekä epärelevanssi strategisten tavoitteiden näkökulmasta Paikoin epäselvää, miten palaute- ja arviointitieto analysoidaan johdon päätöksentekoa varten ja mistä syntyvät strategiset kehittämishankkeet KEHITTÄMISEHDOTUKSIA Palautteen hyödyntämisen systematisointi -> ks. seuraava kalvo Johtamis- ja ohjausprosessien jäsentäminen Eri johtamistasojen vastuiden määrittely Hallinnon ja johtamisen laadun arviointi 8

9 Laadunvarmistustiedon hallinta ja hyödyntäminen VAHVUUKSIA Käytössä paljon laadunvarmistustietoa Useimmilla amk:eilla näyttöjä palautteen hyödyntämisestä opintojakso- ja koulutusohjelmatasolla Joissakin amk:eissa palautetietoa hyödynnetään sisäisissä tatu-prosesseissa Joissakin amk:eissa laaditaan palauteyhteenvetoja johdon/yksiköiden käyttöön HAVAITTUJA ONGELMIA Näytöt kertovat yksittäisestä mutta ei systemaattisesta hyödyntämisestä Kuvaamatta se, mitä tietoja käytetään amk-tasolla ja mitä yksikkötasolla Dokumentoimatta, mihin arvioinnit ja palautteet ovat johtaneet KEHITTÄMISEHDOTUKSIA Palautteen käsittelyn ja hyödyntämisen systematisointi eri tasoilla T&K-työn ja tukipalveluiden palautetiedon koonti ja hyödyntäminen Opiskelijoille ja henkilökunnalle palautetta palautteesta 9

10 KKA:n tulosten vertailua muiden auditoivien maiden kehittämisehdotuksiin Australia Englanti 1. Yhteisen ymmärryksen lisääminen korkeakoulussa käytetystä laatujärjestelmästä 2. Jatkuvan kehittämisen sykli aktiiviseen käyttöön 3. Laatutyölle riittävät henkilöresurssit 4. Opiskelijoiden ja henkilökunnan palautteiden hyödyntäminen 1. Outcomes-raportti "Managing quality and standards": Kehittämiskohteina korkeakoulun laadunhallinnan strategia, keskushallinnon ja osastojen/toimialojen yhteistyö, vastuunjaon määrittely ja opiskelijakokemuksen pysyvyys 2. Lisäksi teemoittain julkaistu 20 Outcomes-raporttia: mm. opiskelija-arvioinnit, opiskelijatilastot, työelämäyhteistyö, henkilöstön kehittäminen Laatujärjestelmän yhtenäistäminen eri yksiköissä 10

11 Mihin auditointiin valmistautuvan korkeakoulun kannattaa kiinnittää huomiota 1. Laadunvarmistusjärjestelmän kehittäminen Kokonaisuuden toimivuus ja tarkoituksenmukaisuus Uudistusten ajoitus 2. Auditointiaineiston valmistelu Olennaista kuvata laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuus Laadun hallinnan ja kehittämisen mekanismit Mitkä näytöt tukevat kokonaiskuvaa 3. Auditointivierailulla tehtävät haastattelut Omien toimintatapojen kuvaaminen Omien kehittämiskohteiden tunnistaminen 11