Organisaatio 2.0 hanke

Transkriptio

1 YHTEISTÄ YMMÄRRYSTÄ JA TYÖN MERKITYKSELLISYYTTÄ EDISTÄVÄT UUDET, TUOTTAVAT TYÖNTEON TAVAT Organisaatio 2.0 hanke Sami Jantunen

2 ORGANISAATIO 2.0 PÄHKINÄNKUORESSA TAVOITTEENA: tunnistaa edelläkävijäorganisaatioiden sekä niiden edistyksellisten työtapojen piirteitä sekä tutkia suomalaisia edelläkävijöitätyön merkityksellisyyden kasvattamisessa / yhteisen ymmärryksen synnyttämisessä mallintaa, kokeilla ja jatkokehittäätuottavia, tulevaisuuden työn tekemisen ja työn organisoinnin käytänteitäyhteisen ymmärryksen rakentamisen kautta tuottavuuden parantamiseksi rakentaa aidot yhteiskehittämisentavat tutkijoiden, kehittäjien ja kohdeorganisaatioiden välille työn tekemisen tapojen tutkimiseksi sekä tuloksien hyödyntämiseksi

3 Työn hallinnan tunteen menettäminen ja kasvava tarve itsensä johtamiseen Kati Hietaranta

4 maestro ohjelmistotalo toimitamme toiminnanohjausjärjestelmää kaupan ja palvelun aloille poikkeuksellisen laaja kokonaisuus: kassa, CRM, verkkokauppa, yhdeltä sähköiseltä työpöydältä meillä työskentelee 80 henkilöä

5 liiketoimintaympäristömme monimutkaisuus asiakaskantamme on laaja tuotevalikoimamme on laaja liikevaihdon kova kasvu henkilömäärän kasvu vaatimukset monimutkaistuvat teknologia kehittyy

6 hallinnan tunteen menettäminen tuntuu, että ote ja kontrolli omaan työhöni on häviämässä tuntuu, että saan vähemmin aikaiseksi työ on tulipalojen sammuttelua! tuottavuus laskee maestron pulssimittari hallinnan tunne työhön

7 maestron työtapojen NG miten johtaa asiantuntijoitamme? kuinka saamme hallinnan tunteen tekemiseemme? ketteryyden vaatimus toiminnassa pohjimmiltaan menestyksemme sekä innovatiivisuutemme perustuu innostuneeseen, motivoituneeseen ja osaavaan henkilöstöön ketteryyden vaatimus työtapojen NG oma TEKES-hankkeemme

8 nykytilanne TYÖYMPÄRISTÖ TYÖTÄ VAJAVAISESTI TUKEVAT PROSESSIT PRIORISOINTI PROJEKTINHALLINTA TYÖN PIRSTALEISUUS AIKAA SYÖVÄT KOMMUNIKOINTITAVAT DOKUMENTOINTI PALAVERIKÄYTÄNNÖT SÄHKÖINEN KOMMUNIKOINTI

9 tavoitteemme itseään ohjaava ja oppiva organisaatio itse muutos on hidasta ja vaatii sekä johdon että muun henkilökunnan sitoutumista

10 hankkeen eteneminen pyrimme kehittämään kokonaisuutta, emme viilaa yksittäisiä osa-alueita aloitimme siitä, missä oli suurinta muutostarvetta ja mikä on liiketoiminnallemme tärkeää viemme muutosta läpi tuotekehitystiimien kautta laajennetaan muualle organisaatioon vastuualueiden sekä roolien muutokset ja tarkennukset ajanhallinnan valmennus koulutusta välineisiin, yhteisesti sovittuja käytäntöjä

11 tuloksia on nähtävissä tuotekehityksen tekemisessä on tapahtunut muutosta hallinnan tunne lisääntynyt opimme jatkuvasti lisää tuotekehityksen tuloksen ennustettavuus on parantunut muutos on kesken! Rainforest Expeditions

12 Organisaatio ei ole kone

13 KARTOITTAVA TUTKIMUS MAESTROLLA 1. Haastattelut Maestrolla Toimitusjohtaja Ryhmähaastattelu (Tuotepäällikkö, Teknologiajohtaja, Tuotekehityspäällikkö) 2. Työntekijäkysely: 1. Mitkä asiat haittaavat hallinnan ja aikaansaamisen tunnetta? 2. Mitä sinä itse voit tehdä paremmin, jotta hallinnan ja aikaansaamisen tunne olisi parempi? 1h 42 min 1h 29 min 95 vastausta 49 vastausta

14 TIEDON ANALYSOINTI

15 KESKEISIMMÄT HAVAINNOT (1/2) 1. KESKEYTYKSET Teemat Esimerkit Priorisointi Hommia tulee monesta tuutista, itse joutuu priorisoimaan Jatkuvat muutokset Suunnitelmat muuttuvat heti aamusta Kiireellisyyden tunne Aina joku tulipalo on tärkeämpi kuin suunniteltu työ Tehottomat palaverit Huonosti valmistellut ja johdetut palaverit. Oma valmistautuminen nilkuttaa. Häiritsevät kommunikoinnin tavat Liianmontafoorumia/välinettäjoistaasioitatulee. Kommunikoinnin pelisäännöt puuttuu Työn pirstaleisuus Paljon päällekkäisiä hankkeita/asioita Meluisa työympäristö Avokonttori/keskittymistä vaativien asioiden hoitamiseen soveltumattomat tilat

16 KESKEISIMMÄT HAVAINNOT (2/2) 2. PROSESSIT Kehittymättömät prosessit Prosessien monimutkaisuus 3. YHTEISTYÖ Teemat Esimerkit Teemat Esimerkit Dokumentaatio puutteellista, menee hirvittävästi aikaa ja ihmisiä tietojen kaivamiseen Prosessit ovat monimutkaisia ja ne muuttuvat jatkuvasti Epäselvätroolit Perustehtävä epäselvä, pitää olla selkeää mihin voi palata Epäselvät vastuut Asioiden vieminen läpi -vastuut nimettävä kun joku asia esillä Tiedon ja osaamisen vajaakäyttö Moneen asiaan tarvitaan iso joukko Omien resurssien osaamista ei hyödynnetä

17 AINEISTON TULKINTA Työn hallinnan ja aikaansaamisen tunteen väheneminen johtuu suurelta osin lisääntyneistä keskeytyksistä Lisääntyneet työn keskeytykset ovat oireita nykyisten työtapojen huonosta sopivuudesta kohdata kompleksisia ja turbulentteja tilanteita. Standardized procedures and channels of communication are often unable to deal effectively with new circumstances, necessitating numerous ad hoc meetings and committees, which, because they have to be planned to fit rather than disrupt the normal mode of operation, are oftentooslowortoolatefordealingwithissues.problemsofinactionand lack of coordination thus become rife. In such circumstances the organization frequently becomes clogged with backlogs of work because normal routine has been disrupted, and complex issues float up the organizational hierarchy as members at each level find in turn that they are unable to solve them Morgan, G. (1996) Images of Organization. Thousand Oaks, California: SAGE Publications, p. 29

18 MILLAISET TYÖTAVAT OLISIVAT HYVIÄ? Tarve tiedostaa paremmin: 1. Organisaation toimintaympäristön luonne 2. Toimintaympäristöön parhaiten soveltuva lähestymistapa CYNEFIN viitekehys ( ) Cognitive Edge Pte. Ltd D. J. Snowden and M. E. Boone, "A Leader's Framework for Decision Making," Harvard Business Review, vol. November 2007.

19 TAPOJA TULLA TOIMEEN KOMPLEKSISUUDEN KANSSA E. Mitleton-Kelly, "Co-evolutionary integration -The co-creation of a new organisational form following a merger or acquisition," in Complexity as a sensemaking framework, M. Aaltonen, Ed. Turku: Finland Futures Research Center, 2005, pp Voimaannuta työntekijät: Organisaatio ei saisi olla liian jäykkä (joskaan ei myös liian satunnainen) Valtarakenteissa tulisi suosia hajautettua valtaa ja paikallista autonomiaa Edistä uusien työtapojen ja vuorovaikutussuhteiden kehkeytymistä Kannusta tiimejä organisoimaan itse omat työnsä Kannusta henkilöstöä etsimään vaihtoehtoisia työtapoja tai tuoteideoita Hyödynnä paremmin henkilöstön osaamista: Tiedosta, että arvokasta tietoa on laajalti organisaatiossa Arvosta ja hyödynnä ihmisten erilaisuutta Edistä vuorovaikutuksellista kulttuuria ja edistä uusien vuorovaikutussuhteiden syntymistä