KANSALLINEN KOKOUSBAROMETRI KUVAT JA KUVITUKSET:

Transkriptio

1 2015 KOKOUSBAROMETRI KUVAT JA KUVITUKSET:

2 Mitä halusimme selvittää? Kuinka ja miten organisaatioissa tällä hetkellä kokoustetaan? % Kuinka paljon kaikesta tästä on tehotonta? Kokoustamisen määrä / sisäinen vs. ulkoinen / perinteinen vs. virtuaalinen / minkälaisissa tiloissa / mitä työkaluja ja käytäntöjä? Kuinka hyvin ja tehokkaasti tällä hetkellä käytössä olevat tilat, työkalut ja käytännöt palvelevat eri organisaatioita? Kokous- ja yhdessätyöskentelyn tilanteisiin liittyvän faktatiedon sekä tuottavuuden selvittäminen suomalaisissa organisaatioissa Toimivien ratkaisuiden ja käytäntöjen jakaminen Barometrin myötä saadun tiedon kautta on tavoitteena parantaa kokoustamisen ja erilaisten yhdessä tekemisen tilanteiden merkityksellisyyttä ja arvon tuottoa suomalaisissa organisaatioissa.

3 Kansallinen Kokousbarometri 2015 Yhteenvetoraportti

4 Kansallinen Kokousbarometri 2015 Kansallinen Kokousbarometri on helmi-maaliskuussa 2015 toteutettu selvitys suomalaisten yritysten kokoustamisen arjesta. Barometrin tavoitteena oli saada yleiskuva kokoustamisen tuottavuudesta, tehokkuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta ajankäytön ja kustannusten näkökulmasta sekä siitä, kuinka organisaation käytössä olevat kokoustilat, työkalut ja kokouskäytännöt tukevat päivittäistä kokoustamista. Vastanneiden henkilöiden asema 4 % 13 % Barometrin toteutus Kansallinen Kokousbarometri 2015 toteutettiin sekä organisaatiokohtaisena että yleisenä verkkokyselynä ja siihen osallistui helmi-maaliskuun 2015 aikana yhteensä 578 vastaajaa, joista 498 oli mukana olevista organisaatioista ja 80 yleisen vastaamislinkin kautta vastannutta. Mukana oli kaikkiaan 21 organisaatiota, toimipistettä tai yksikköä. Toimialoista eniten vastaajia oli asiantuntijapalveluista, informaatioteknologia-alalta, julkishallinnosta ja terveys- ja sosiaalipalveluista. 26 % 42 % 15 % Barometrin tulokset ovat saatavilla ainoastaan kootussa muodossa. Jos olette kiinnostuneet saamaan lisätietoa barometristä ja sen tuloksista, olkaa hyvä ja ottakaa yhteyttä: Johto Esimies Asiantuntija Toimihenkilö Jokin muu Janne Orava, Re:meet, , janne.orava@remeet.fi Joonas Rockas, Vallila Interior, , joonas.rockas@vallilainterior.fi

5 Kansallinen Kokousbarometri 2015 Näin Suomi kokoustaa 7 Eri kokousta viikossa 9½ Kokouksissa vietetty työaika viikossa TUNTIA : MINUUTTIA Muu kokouksiin kuluva työaika viikossa Henkilöä (6,2) per kokous >70 % 3/4 sisäisiä kokouksia 1 HENKILÖ- TYÖPÄIVÄ 18 % 25 % 17 min 1 h 42 min henkilötyöaikaa Yhden kokouksen henkilötyöaika (8 h) Kokouksista on etä- ja virtuaalikokouksia Kokouksista voitaisiin hoitaa ilman kokousta Kokouksista koetaan tehottomiksi Jokaisesta kokouksesta hukkaan menevä aika

6 Vastaajien mielikuva kokousten määrästä Yli puolet (56 %) vastaajista oli sitä mieltä, että kokouksia on joskus tai jatkuvasti liikaa. 56 % 44 % Vastaavasti 44 % vastaajista oli sitä mieltä, että kokouksia on sopivasti tai liian vähän.

7 Minkä tyyppisiä kokouksia on lukumääräisesti eniten työviikon aikana? Hallinnolliset kokoukset (esim. viikko-, osasto- tai muut säännölliset kokoukset) 68 % Projekteihin liittyvät kokoukset 44 % Tilannekatsaus- ja seurantakokoukset 41 % >70 % Suunnittelukokoukset 34 % Asiakas- ja sidosryhmätapaamiset Epäviralliset käytäväkokoukset tai -keskustelut 19 % 33 % 3/4 sisäisiä kokouksia Ideointi- ja innovointikokoukset Myyntitapaamiset Valmennus- ja koulutustilaisuudet Jokin muu 11 % 10 % 6 % 3 % 18 % Kokouksista on etäja virtuaalikokouksia

8 Mihin asioihin kokouksissa menee eniten hukkaan aikaa? 1. Kokousagendan ulkopuolisten asioiden läpikäymiseen 64 % 2. Osallistujien myöhästymiseen ja heidän odotteluunsa 44 % 17 min Varsinaiseen kokousaiheeseen pääsemiseen Päätöksen tekemiseen Toimimattomiin ja/tai puutteellisiin kokoustyökaluihin ja -välineisiin 22 % 31 % 39 % 1 h 42 min henkilötyöaikaa Jokaisesta kokouksesta hukkaan menevä aika Viikkotasolla : / henkilö TUNTIA MINUUTTIA

9 Kokouskäytäntöihin liittyvät väittämät 1,00-1,99 Poikkeuksellisen suuria puutteita / haittoja 2,00-2,74 Merkittäviä puutteita / haittoja 2,75-3,24 Ongelmia 3,25-3,99 Asiat tyydyttävästi 4,00-5,00 Asiat hyvin Kokouksia kehitetään systemaattisesti (ka. 2,51) Kokoukset ovat energisoivia (ka. 2,63) Osallistujat keskittyvät kokouksiin eivätkä tee muuta (ka. 2,83) Osallistujat valmistautuvat kokouksiin (ka. 2,90) Meillä on toimivat kokoussäännöt ja -käytännöt (ka. 3,00) Kokoukset ovat sopivan pituisia (ka. 3,09) Kokouksilla on selvät tavoitteet (ka. 3,20) Kokouksiin tullaan ajoissa (ka. 3,22) Kokousten johtaminen on hyvää (ka. 3,25) Kokoukset pysyvät aikataulussa (ka. 3,25) Kokoustyökaluja ja -välineitä käytetään tehokkaasti hyväksi (ka. 3,31) Kokouksissa tehdyt päätökset toteutetaan (ka. 3,37) Kokouksista tehdään muistio (ka. 3,47) Kokouksissa on oikeat ihmiset paikalla (ka. 3,56) Kokoustyökalut ja -välineet toimivat (ka. 3,57) Kaikkien osallistujien mielipiteitä kuunnellaan (ka. 3,74) 1 = täysin eri mieltä 5 = täysin samaa mieltä

10 Kokoustiloihin ja välineisiin liittyvät väittämät 1,00-1,99 Poikkeuksellisen suuria puutteita / haittoja 2,00-2,74 Merkittäviä puutteita / haittoja 2,75-3,24 Ongelmia 3,25-3,99 Asiat tyydyttävästi 4,00-5,00 Asiat hyvin Kokoustiloja ei tarvitse kehittää (ka. 2,29) Saan riittävästi koulutusta tehokkaista kokouskäytännöistä (ka. 2,64) Saan riittävästi koulutusta kokoustilojen laitteiden ja välineiden käyttämiseksi (ka. 2,94) Kokoustilat ovat viihtyisiä (ka. 3,02) Kokoustiloissa jaksaa työskennellä (ka. 3,17) Kokoustiloja on riittävästi (ka. 3,17) Käytössä olevat kokoustilat tukevat erilaisia kokoustarpeita (ka. 3,29) Kokoustilat vastaavat organisaatiokuvaamme (ka. 3,36) Löydän helposti sopivan kokoustilan (ka. 3,42) Kokoustilojen varustelu on riittävä (ka. 3,48) 1 = täysin eri mieltä 5 = täysin samaa mieltä

11 Pelkkä kokouksissa istuminen ei riitä mihin muuhun aikaa menee? Sopivan(kokousajan,(osallistujien( kutsuminen(ja(paikan(varaaminen(! : TUNTIA MINUUTTIA Kokouksiin(valmistautuminen( (esim.(agendan(laa8minen(ja( materiaaliin(tutustuminen)(! TUNTIA : MINUUTTIA : TUNTIA MINUUTTIA Matkustaminen(ja(siirtyminen( kokouksiin(ja(takaisin(! : YHTEENSÄ TUNTIA MINUUTTIA Kokousten(jälkihoito((esim.( muis8oiden(tekeminen)(! : TUNTIA MINUUTTIA

12 Kuinka kokoustamista pitäisi kehittää?

13 : TUNTIA MINUUTTIA Kokouksissa vietetty aika per henkilö Samaan aikaan iso osa kokouksista koetaan tehottomiksi TUNTIA TUNTIA : Yhden kokouksen keskimääräinen kesto 1 henkilötyöpäivä per kokous : MINUUTTIA MINUUTTIA Kokouksissa hukkaan menevä aika viikossa 1,5 henkilötyöpäivää viikossa Kokousagendan ulkopuolisten asioiden läpikäyminen (64 % vastaajista) Osallistujien myöhästyminen ja heidän odottelunsa (44 % vastaajista) Varsinaiseen kokousaiheeseen pääseminen (39 % vastaajista) Kuinka päästään eroon hukkaan heitetystä ajasta? Lisäksi aikaa menee toimimattomiin ja/tai puutteellisiin kokoustyökaluihin ja -välineisiin sekä siihen, ettei saada tehtyä päätöksiä.

14 Tehostaminen vaatii tilojen, työkalujen ja käytäntöjen kehittämistä Kokoustilat Eniten vastaajat kaipasivat kokoustilojen yleistä kehittämistä Myös kokoustilojen viihtyvyyttä tulisi parantaa sekä tiloja vastaamaan erilaisia kokoustamisen tarpeita Työkalut ja käytännöt Eniten vastaajat kaipasivat tietoa ja koulutusta tehokkaamista kokouskäytännöistä 1. Lisäksi vastaajat kaipasivat koulutusta kokoustilojen ja laitteiden käyttämiseksi 2.

15 Saavutettavissa oleva potentiaali per työviikko 5 h 22 min lisää työaikaa KUINKA TÄMÄ ON MAHDOLLISTA TOTEUTTAA BAROMETRIN TULOSTEN POHJALTA? 1. Karsitaan turhat kokoukset (25 % = 3 h 53 min) 2. Karsitaan jäljellä jäävissä kokouksissa hukkaan heitetty aika (17 min / kokous = 1 h 29 min)

16 40 h Normaaliityöviikko 20 h Mittaaminen ja selvittäminen Saavutettavissa oleva potentiaali per työviikko Eroon täysin turhista kokouksista Eroon kokouksissa hukkaan heitetystä ajasta 04 Ja, mitä seuraavaksi? Kokouksiin kuluva kokonaisaika 15 h 33 min 12 h 40 min 10 h 11 min Tarjotaan organisaatiolle valmiudet tehokkaaseen kokoustyöskentelyyn. Jälkihoito Matkustaminen Valmistautuminen - 3h 53 min - 5h 22 min Varmistetaan, että organisaatiolla on riittävästi oikeanlaisia kokoustiloja sekä tehokkaat ja toimivat varausjärjestelmät. Kokousajan varaus Kokous 7 Kokous 6 Kokous 5-25 % Lisätään etäkokouksien määrä, jolloin kokouksiin liittyvä matkustusaika vähenee ja vapauttaa aikaa muuhun työskentelyyn. Kokous 4 Kokous 3 Kokous 2 Kokous 1-25 % Tehostetaan kokouksia pitämällä nämä tunnin sijaan esim min lyhyempinä. Jatketaan samalla turhien kokousten karsimista ja mietitään, voidaanko osa kokouksista hoitaa muilla tavoin. Varmistetaan lisäksi, että kokoustilat ja työkalut tukevat tehokasta työskentelyä.

17 Entä mitä kokoustaminen tarkoittaa euroissa?

18 Kokoukset maksavat yhteensä viikossa Kokouksissa istuminen maksaa viikossa Muut kokouksiin liittyvät toimenpiteet maksavat viikossa Mitä tehottomuus maksaa? 100 hengen organisaatiossa 4. Tehottomiksi koetut kokoukset maksavat viikossa n. 0,75-1,5 milj. VUODESSA* 5. Kokoukset, jotka voisi hoitaa ilman kokousta, maksavat viikossa * 46 työviikkoa 1. Jos työntekijän työtunnin hinta on 50 e sis. sivukulut (= bruttopalkka kk 5714 e) 2. Jos työntekijän työtunnin hinta on 35 e sis. sivukulut (= bruttopalkka kk 4000 e) 3. Jos työntekijän työtunnin hinta on 25 e sis. sivukulut (= bruttopalkka kk 2857 e)

19 Mitkä ovat hyvän kokoustamisen teesit?

20 Hyvien kokousten huoneentaulu Ennen kokousta Mieti, tarvitaanko kokousta vai voisiko asian hoitaa jotenkin muuten. Määrittele vähintään yksi kokouksen tavoite eli mitä pitää olla valmiina, kun kokous päättyy, ja kerro se osallistujille. Kokouksen alussa Kunnioita toisia osallistujia - älä myöhästy! Käy läpi kokouksen agenda, aikataulu ja työskentelymenetelmät, ja tee niihin tarvittavat muutokset. Kokouksen aikana Pidä kiinni aikataulusta ja lopeta kokous sovittuna ajankohtana. Ole sekä fyysisesti että henkisesti läsnä ja aktiivinen. Kokouksen lopussa Mieti, saavutettiinko kokoukselle alussa yhdessä asetetut tavoitteet. Kerratkaa yhdessä, kuka tekee, mitä ja mihin mennessä. Kokouksen jälkeen Varmista, että sovitut henkilöt tekevät sovitut asiat sovitussa aikataulussa. Mieti, mitkä asiat toimivat ja mitkä eivät. Opi virheistä ja toista toimivia asioita. Hyvä kokoustaminen vaatii lisäksi toimiakseen monimuotoiset, kunkin organisaation yksilöllistä toimintaa ja kulttuuria tukevan tilakokonaisuuden sekä erilaisia yhdessätyöskentelyn tarpeita tukevia työkaluja. Alkuun pääseminen on helppoa ja yksinkertaista. Tärkeintä on vain mitata ja selvittää kokoustamisen nykytila ja lähteä tämän jälkeen systemaattisesti kehittämään esille tulleita puutteita. MITÄ KOKOUSTAMISEN KEHITTÄMISELLÄ VOIDAAN SAAVUTTAA?! Monimuotoiset tilat, työkalut ja toimivat kokouskäytännöt palvelevat erilaisia yhdessä työskentelyn tarpeita ja lisäävät vuorovaikutusta! Toimivat työkalut ja käytännöt parantavat tuottavuutta sekä säästävät aikaa ja rahaa! Hyvin suunniteltu kokonaisuus parantaa viihtyvyyttä, antaa virikkeitä ja tukee haluttua yrityskulttuuri