Jakelussa mainituille TARJOUSPYYNTÖ /230/2008

Transkriptio

1 Jakelussa mainituille TARJOUSPYYNTÖ TARJOUSPYYNTÖ EAKR- JA ESR-TOIMENPIDEOHJELMIEN TILAISUUKSIEN JÄRJESTÄMISEKSI JA TIEDOTUSAINEISTON TUOTTAMISEKSI OHJELMAKAUDELLA Taustaa Työ- ja elinkeinoministeriö pyytää tekemään tarjouksen EU:n rakennerahastokauden Alueellinen kilpailukyky ja työllisyystavoitteen toimenpideohjelmien Euroopan aluekehitysrahasto (EAKR) ja Euroopan sosiaalirahasto (ESR) tilaisuuksien käytännön järjestelyistä ja tiedotusaineiston tuottamisesta. Pyydettävien palvelujen sisällöt määritellään tarkemmin alla. Hankinta toteutetaan tarjouskilpailuna noudattaen julkisista hankinnoista annettua lakia ja sen nojalla annettua asetusta. Ohjelmakauden rakennerahastojen hallintoviranomaisena työ- ja elinkeinoministeriö vastaa EAKR:n ja ESR:n Suomessa osarahoittamien toimenpideohjelmien viestinnästä. Viestinnän tukena on eri hallinnonalojen ja alueiden rahoittajaviranomaisten muodostama rakennerahastojen viestintäverkosto. Toimenpideohjelmilla vaikutetaan uusien yritysten ja työpaikkojen syntyyn, työllisyyden kasvuun ja työttömyyden alenemiseen, aluetalouden kehitykseen, yritysten tuottavuuden ja kilpailukyvyn kasvuun, koulutustason nousuun ja tutkimus- ja innovaatiotoiminnan lisääntymiseen. Toiminta on laajaa ja monimuotoista niin sisällöltään kuin myös maantieteellisesti ja toimijaryhmien suhteen. Viestintäkenttä on hyvin laaja ja valtaosa sidosryhmistä on sekä viestin lähettäjiä että vastaanottajia. Työ- ja elinkeinoministeriö on hallintoviranomaisena toimittanut Euroopan komissiolle EAKR- ja ESR-ohjelmien viestintäsuunnitelmat, jotka ohjaavat viestintätoimien toteuttamista. Suuralueet (Etelä-, Länsi-, Itä- ja Pohjois-Suomi) ovat laatineet omat rakennerahastojen viestintäsuunnitelmansa. Hallintoviran- TYÖ- JA ELINKEINOMINISTERIÖ ARBETS- OCH NÄRINGSMINISTERIET MINISTRY OF EMPLOYMENT AND THE ECONOMY PL 32 (Aleksanterinkatu 4) PB 32 (Alexandersgatan 4) P.O. Box 32 (Aleksanterinkatu 4) Valtioneuvosto Puh Statsrådet Tfn FI Government Tel Faksi (09) Fax (09) Fax

2 2 (7) omaisena työ- ja elinkeinoministeriö raportoi vuosittain kunkin toimenpideohjelman seurantakomitealle viestintäsuunnitelmasta ja sen täytäntöönpanon etenemisestä, toteutetuista tiedotus- ja julkisuustoimenpiteistä ja käytetyistä viestintävälineistä. EAKR- ja ESR -ohjelmien tiedotus- ja julkisuustoimenpiteiden tuloksia seurataan ja arvioidaan. Viestintäsuunnitelmat sisältävät kuvaukset seuranta- ja arviointimenettelyistä. Kukin rahastoista osarahoitusta saava hanketoimija laatii hankkeelle viestintäsuunnitelman, joka on minimissään viestintätoimien aikataulu. Ohjelmakauden tavoitteena on hankkeiden onnistumista tukeva, hallinnonaloja yhdistävä, alueelliset erot ylittävä, konkreettisesti ohjaava viestintä, johon rakennerahastotoiminnassa mukana olevat tahot voivat sitoutua. Lähtökohtana on, että laajasta kaikille samanlaisesta yleisviestinnästä siirrytään kohdennettuun viestintään, jossa pääviestit toistuvat yhdenmukaisina kaikilla tasoilla ja kaikille kohderyhmille. Painopistettä muutetaan hallintoasioista ihmisiin ja onnistuneisiin hankkeisiin. Tavoite EU:n komissio edellyttää jäsenvaltioiden järjestävän vuosittain ison tilaisuuden (vuosittainen tiedotustoimi), jossa esitellään ohjelmien toteutumista Suomessa. Vuoden 2008 tilaisuus järjestetään Pohjois-Suomessa joulukuussa. Työ- ja elinkeinoministeriö järjestää lisäksi isompia teemakohtaisia tilaisuuksia yhdestä kolmeen vuosittain. Viestintätoimissa tulee erilaisia tarpeita esimerkiksi asiakirjapohjien, diaesityspohjien, lomakkeiden ja graafisten elementtien muokkaamiseen ja tekemiseen tapaus kerrallaan. Ohjelmakauden aikana tehdään myös esitteitä ja julkaisuja. Tilausten laajuus vaihtelee. Perusvälineiden toimivuuden turvaaminen on keskeinen osa onnistunutta rakennerahastoviestintää. Tarjouksessa tulee ottaa huomioon työ- ja elinkeinoministeriön laatimat rakennerahastojen tiedotusohje ja graafinen ohjeistus. Aineisto löytyy osoitteesta 06_viestinta_ja_graafinen_ohjeistus/index.jsp. Yksilöidyt kuvaukset ostettavista palveluista Hankinta ajoittuu vuosille Tilaisuuksien käytännön järjestelyt: Yhtenäisen ulkoasun suunnittelu tilaisuuksille EU-hankkeiden tiedotusohjetta ja graafista ohjeistusta noudattaen Kutsun ja ohjelman tekeminen, painatus ja jakelu Ilmoitusten vastaanottaminen Seminaarijärjestelyt yhdessä tilaisuuden pitopaikan kanssa Projektinäyttelyn suunnittelu ja pystyttäminen Tilaisuuden aikana vieraiden vastaanottaminen ja järjestelyjen toimivuuden turvaaminen Tilaisuuteen liittyvän esitteen tai julkaisun suunnittelu, toimittaminen, taitto ja painatus Palautekyselyn järjestäminen

3 3 (7) Valintaperusteet Ehdottomat valintaperusteet Tiedotusmateriaalin tuottaminen: Asiakirjapohjat, diaesityspohjat, lehti-ilmoituspohjat, lomakepohjat, graafiset elementit, kuvat Esitteiden ja julkaisujen graafinen suunnittelu ja taitto ja tarvittaessa toimitustyö (painatuspalveluista on erillinen sopimus) Aineistojen nettiversioiden tekeminen Tarjoukseen pyydetään liittämään yksityiskohtainen ehdotus tilaisuuksien käytännön järjestelyistä kustannuksineen ilman arvonlisäveroa ja ehdotus visuaalisesta ilmeestä tilaisuuksille. Tarjous pyydetään laatimaan siten, että siitä ilmenee 250 henkilön yhden päivän tilaisuuden järjestämisen kustannukset. Tilaisuuden esitteestä tulee antaa yksilöidyt tiedot nelisivuisen, nelivärisen esitteen 500 kappaleen painoksen tekemisestä siten, että lisäsivujen ja suuremman painomäärän vaikutus hintaan ilmenee. Tarjoukseen pyydetään lisäksi laatimaan aikataulu siten, että ensimmäinen tilaisuus pidetään joulukuun alussa Tarjoukseen pyydetään liittämään ehdotus julkaisun nelivärikansien ulkoasuksi ja julkaisun sisällön toteuttamistavaksi. Tarjous julkaisun graafisesta suunnittelusta ja taittamisesta pyydetään määrittelemään kustannusten osalta siten, että julkaisun sivumäärä on 100 ja siinä on graafisia elementtejä, joiden vaikutus hintaan tulee myös ilmetä tarjouksesta. Sivujen lukumäärän vaikutus taittokustannuksiin tulee ilmetä. Painatuspalveluista on erillinen sopimus, joten muut kuin tilaisuuksien painatuskustannukset eivät sisälly tarjouspyyntöön. Kaiken aineiston tulee olla julkaistavissa myös internetissä, joten nettiversioiden kustannukset pyydetään ilmoittamaan tarjouksessa. Tilaisuuden järjestelyistä, tiedotusmateriaalin tuottamisesta ja toimitustyöstä tulee ilmoittaa konsulttipäivän ja/tai -tunnin hinta ilman arvonlisäveroa. Tarjoajan kompetenssi: Tarjoajan tulee olla ammatillisesti, tiedollisesti, taidollisesti ja taloudellisesti kompetentti toteuttamaan tässä tarjouspyynnössä kuvatun tehtävän. Tarjous on tarjouspyynnön mukainen. Arviointiperusteet ja niiden painoarvot Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Valinnassa käytetään seuraavia arviointiperusteita: Työsuunnitelman toteutuskelpoisuus ja todennettavissa oleva laatu; 45 % Tarjous vastaa tarjouspyyntöä Työsuunnitelman kattavuus ja esitettyjen toimenpiteiden selkeys suhteessa tarjouspyyntöön Asiantuntijatyön organisointi Toimitusaika

4 4 (7) Tarjouksen sisältö Toimitusvarmuus sekä aikaisemmat kokemukset ja näytöt; 25 % Henkilöstön ammattitaito tarjottuun palveluun nähden: monipuolinen erityisosaaminen, referenssit, kokemus vastaavista tehtävistä, koulutus Käytettävissä olevat resurssit Hinta ilman arvonlisäveroa ja sen yksityiskohtaiset määräytymisperusteet; 30 % Konsultointipäivän ja -tunnin hinta ilman arvonlisäveroa sekä muut hinnanmääräytymisperusteet tai toimitukseen mahdollisesti sisältyvät kulut selkeästi eriteltyinä Ehdottomat valintakriteerit täyttävät tarjoukset etenevät seuraavaan vaiheeseen, jossa ne arvioidaan edellä mainituilla kriteereillä ja pisteytetään asteikolla 1-5. Pisteet lasketaan kriteereittäin esitetyllä painoarvolla ja tarjoukset asetetaan järjestykseen yhteispistemäärän perusteella. Korkeimman pistemäärän saanut eli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous valitaan. Jos kaksi tarjousta tai useampi saa saman pistemäärän, ratkaisu tehdään arpomalla. Työ- ja elinkeinoministeriö pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjouksista. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Työ- ja elinkeinoministeriö varaa optiona mahdollisuuden ostaa lisää työpanosta valittavalta palveluntarjoajalta vuosina , jos rakennerahastoviestinnän toimeenpano sitä edellyttää. Tarjouksessa tulee esittää hinnat tai hinnoittelun perusteet optioajalle. Tarjouksen tulee sisältää ja siihen liittää ainakin seuraavat asiakirjat ja selvitykset: Ehdotus toimeksiannon läpiviennistä työsuunnitelmamuodossa, josta käy ilmi aikataulutus pyydettyjen osioiden toteuttamiseen ja niiden toimeenpanoon, työvaiheet ja arvio työpäivistä eri henkilöryhmittäin eriteltynä tai osatehtävien toteuttamisesta (vastaus tehtävänmääritykseen, aikataulutus, raportointisuunnitelma, arvio henkilötyöpanoksesta ja toiminnan muu resursointi sekä mahdollinen alihankkijoiden käyttö) Henkilöstön kokoonpano ja sen asiantuntemus (ansioluettelot) työstä vastuussa olevien osalta sekä henkilöiden työpanoksen määrä ja kohdentuminen työssä osatehtävien mukaan. Aikaisemmat referenssit ja mahdolliset laatupalautteet Kokonaishinta ja osatehtävittäin eritelty kustannusarvio ilman arvonlisäveroa; kustannusarvion on katettava kaikki kustannukset ja siinä on eriteltävä arvio matkoista ja kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista kustannuksista Konsulttipäivän ja/tai -tunnin hinta eriteltynä tekijöiden vaativan asiantuntijatyön mukaan ilman arvonlisäveroa; tarjoajia pyydetään ilmoittamaan myös mahdollisten lisähankintojen konsulttipäivähinnat kuten edellä Toimitusaika (palvelun alkamiseen, raportointiin ja päättymiseen liittyvät ehdot; toimitusaika myös mahdolliseen lisätyöpanokseen)

5 5 (7) Kaupparekisteriote tai vastaava selvitys tarjouksen tekijästä ja nimenkirjoitusoikeudesta Verovelkatodistus ja todistus maksetuista työeläkemaksuista Selvitys alihankkijoista Aikataulu ja raportoinnit Toimeksiannon tukiryhmät Tarjouskilpailu Hankintapäätös: elo-syyskuu 2008 Sopimus: syys-lokakuu 2008 Tilauksen aikatauluista sovitaan tarkemmin palveluntarjoajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. Toimeksiannon tukena on työ- ja elinkeinoministeriön johdolla toimiva EUohjelmien viestintäverkosto. Tekijöiden tulee osallistua pyydettäessä viestintäverkoston tilaisuuksiin ja raportoida työstään erikseen sovittavalla tavalla. Tekijänoikeudet ja sopimusehdot Tarjouksen voimassaolo Tarjousasiakirjojen julkisuus Mahdolliset taloudelliset tekijänoikeudet valittuun ehdotukseen ja lopputulokseen siirtyvät työministeriölle. Tarjoaja sitoutuu olemaan vetoamatta tekijänoikeuslainsäädännön mukaisiin taloudellisiin oikeuksiinsa, mikäli työn yhteydessä syntyy sen mukaan suojattuja teoksia, ja huolehtimaan siitä, että tämä koskee myös tarjoajan palveluksessa olevia henkilöitä ja mahdollisia alihankkijoita. Sen sijaan moraaliset tekijänoikeudet eivät siirry työministeriölle. Moraalisia oikeuksia ovat mm. tekijän oikeus tulla mainituksi tekijänä teoksen yhteydessä ja oikeus vastustaa teoksen muuttamista yms. tekijää halventavalla tavalla. Tarjoaja ei saa käyttää työ- ja elinkeinoministeriön nimeä markkinointiin ilman ministeriön kirjallista lupaa. Muista sopimusehdoista sovitaan tehtävässä toimeksiantosopimuksessa. Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa jättöpäivästä saakka. Hankintamenettelyn asiakirjoihin sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Sen mukaan hankinta-asiakirjat ovat yleisesti julkisia, kun hankintasopimus on tehty. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Työ- ja elinkeinoministeriö rat-

6 6 (7) kaisee lain nojalla sille toimitettujen asiakirjojen julkisuuden. Tarjousten avaamistilaisuus ei ole julkinen. Tiedustelut Tarjouksen toimittaminen EU:n alue- ja rakennepolitiikasta Suomessa on saatavissa tietoa työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämiltä verkkosivuilta Mahdolliset tarjouspyyntöä ja hankintaa koskevat yksilöidyt tiedustelut tulee toimittaa viimeistään kirjallisesti työ- ja elinkeinoministeriön kirjaamoon sekä lisäksi sähköpostitse osoitteeseen Kirje: Työ- ja elinkeinoministeriö, Kirjaamo, PL 32, VALTIONEUVOSTO Käyntiosoite: Aleksanterinkatu 4, Helsinki Sähköposti: kirjaamo(at)tem.fi Faksi: (09) Tiedusteluihin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite TIEDUSTELU/EUviestintä , diaarinumero ja TEM/AKY/RAPO. Työ- ja elinkeinoministeriö antaa vastaukset esitettyihin kysymyksiin keskitetysti yhdellä kertaa. Mahdolliset kysymykset on esitettävä mennessä. Kaikki kysymykset ja vastaukset julkaistaan internetissä osoitteessa Suljettu kirjallinen tarjous pyydetään jättämään viimeistään klo mennessä työ- ja elinkeinoministeriön kirjaamoon osoitteeseen: Työ- ja elinkeinoministeriö Kirjaamo PL 32 (Aleksanterinkatu 4) VALTIONEUVOSTO Kuoreen on merkittävä viite EU-viestintä , diaarinumero ja TEM/AKY/RAPO. Tarjousasiakirjat on jätettävä samalla kertaa myös yhtenä kappaleena sähköisessä muodossa. Myöhästyneitä tarjouksia ei otata huomioon. Heikki Aurasmaa sijaisena Janne Antikainen Alivaltiosihteeri Aluekehitysjohtaja Leena Lyra Projektineuvoja

7 7 (7) JAKELU HILMA Spokesman Oy Viestintätoimisto Luova Ratkaisu Oy Viestintätoimisto Taitomylly Oy Viestintätoimisto Teonsana Oy Viisikko-Communica Communications VCA Oy TIEDOKSI LIITTEET Kaisa-Leena Lintilä Eeva-Liisa Koivuneva Tapani Kojonsaari Anja Kolehmainen Tarja Brandes Maija Luukkanen Johanna Rötkin Varpu Taarna Helinä Tuominen Tiedotusohje EU-hankkeiden toteuttajille Graafinen ohjeistus Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 1994 Tarjouspyyntö liitteineen on saatavilla internetissä osoitteessa