TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ Karelia ENPI CBC ( ) on EU:n naapuruus- ja kumppanuusinstrumentin mukainen rajanylittävän yhteistyön ohjelma. Ohjelma on Kainuun, Pohjois-Karjalan ja Pohjois-Pohjanmaan maakuntien sekä Karjalan tasavallan yhteinen. Ohjelman hallinto- ja maksuviranomaisena toimii Pohjois-Pohjanmaan liitto. Ohjelman tiedotuksessa noudatetaan EU:n tiedotus- ja näkyvyysohjeita. Mainostoimistopalveluiden puitesopimus TEHTÄVÄN KUVAUS Karelia ENPI CBC ohjelma / Pohjois-Pohjanmaan liitto pyytää tarjoustanne graafiseen suunnitteluun ja muihin mainostoimistopalveluihin seuraavassa kuvatulla tavalla. ENPI-ohjelmien toimeenpanoasetuksen mukaisesti hallintoviranomainen on vastuussa ohjelman tiedotus- ja näkyvyystoimenpiteistä. Ohjelmalle laaditaan tiedotussuunnitelma, jossa määritellään käytettävät keinot. Keinoja ovat esimerkiksi ohjelman verkkosivut osoitteessa esitteet ja muu painettu materiaali, ilmoitukset ja julkaisut sekä markkinointituotteet. Aineistoa toteutetaan suomeksi, englanniksi ja venäjäksi. Hallintoviranomainen vastaa tiedotussuunnitelman toteuttamisesta ja tiedottamisen sisällöstä. Tarvittavat mainostoimistopalvelut hankitaan yhdeltä ulkopuoliselta toimittajalta puitesopimuksen perusteella. Sopimuksen yksityiskohdat palvelumäärien osalta tarkentuvat sopimuskauden aikana. Sopimukseen sisältyvät kuitenkin ainakin ohjelman graafisen ilmeen suunnittelu sisältäen ohjelman logon, verkkosivujen suunnittelun ja kirjekuorien ja lomakkeiden sekä käyntikorttien suunnittelun. Sopimukseen voidaan em. kokonaisuuksien lisäksi sisällyttää esimerkiksi: o kuvien käsittely o julkaisujen graafinen suunnittelu ja toteutus sivuntaitto-ohjelmalla painovalmiiksi o painotarjousten pyytäminen, tarjousvertailut ja hankintaesitysten tekeminen tilaajalle sekä painotaloyhteyksien hoitaminen o markkinointituotteiden suunnittelu o lehti-ilmoitusten suunnittelu ja toteutus o markkinointi- ja viestintäsuunnittelu yhdessä tilaajan kanssa Tilaaja saa täydet käyttöoikeudet ja tekijänoikeuden kaikkiin tilaamiinsa ja maksamiinsa töihin ja niihin sisältyviin elementteihin. Tilaaja saa käyttöönsä kaikista mainostoimiston suunnittelemista töistä muokattavissa olevan version, joka on PCyhteensopiva. Sopimus laaditaan 24 kuukaudeksi sopimuksen tekohetkestä alkaen. Sopimuskautta voidaan jatkaa ensimmäisen sopimuksen ehdoilla 24 kuukaudella ensimmäisen sopimuksen jälkeen.

2 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjouksessa tulee esittää 1. Tarjoajan nimi ja yhteystiedot 2. Selvitys lakisääteisten velvoitteiden hoitamisesta 3. Projektipäällikön nimeäminen ja tiimin esittely sekä työhön nimettyjen henkilöiden ansio- ja referenssiluettelot. 4. Hinnat a. tuntihinnat ( alv 0 % ) b. muut mahdolliset kustannukset Selvitys lakisääteisten velvoitteiden hoitamisesta Yrityksen on liitettävä hakemukseen: Liite 1. Liite 2. Liite 3. Kaupparekisteriote Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus Todistukset eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta Eläkevakuutusmaksutodistus ei saa olla kuukautta vanhempi ja muut selvitykset kahta kuukautta vanhempia tarjouksen jättöajasta. Henkilötiedot ja tuntiveloitushinnat Tarjoukseen tulee liittää projektipäällikön nimeäminen ja tiimin esittely sekä työhön nimettyjen henkilöiden ansio- ja referenssiluettelot. Tarjoushintoina esitetään tuntiveloitushinnat seuraavista tehtävistä: Tehtävä Suunnittelu Graafinen toteutus Alihankintayhteydet Matkatunnit Tuntiveloitushinta alv 0 % Tarjouksessa annettavien tuntiveloitushintojen tulee olla voimassa sopimuskauden ajan eli 24 kuukautta sopimuksen solmimisesta. Tuntiveloitushintojen tulee sisältää palkat ja sosiaali- ja yleiskustannukset. Mahdollisia matkakustannuksia ei sisällytetä tuntiveloitushintoihin. Matkakustannusten veloitusperiaatteet on esitettävä erikseen tarjouksessa. Alihankkijoiden käyttö Tarjouksessa on esitettävä selvitys mahdollisista tarjouksen tekijän käyttämistä alihankkijoista. Alihankkijan käyttäminen edellyttää tilaajan hyväksymistä. Tarjouksen tekijä vastaa alihankkijasta kuten omasta toiminnastaan. Alihankkijoista tulee esittää samat tiedot kuin tarjouksen tekijästä.

3 TARJOUSKILPAILUN RATKAISEMINEN Karelia ENPI CBC ohjelma / Pohjois-Pohjanmaan liitto tekee puitesopimuksen 24 kuukaudeksi sopimuksen solmimishetkestä yhden mainostoimiston kanssa. Tilaaja varaa option jatkaa sopimuskautta kahdella vuodella sopimuskauden päättymisestä lukien. Valinta tehdään hinta-laatu arviointia käyttäen siten, että hinnan osuus on 40 % ja laadun 60 %. Laatu Laatuarviointi suoritetaan arvioimalla tehtävään esitettyä tiimiä kokonaisuudessaan seuraavien tekijöiden perusteella: Osa-alue Painotus % 0-10 Projektin hallinta (projektipäällikön 30 kokemus) Toimitusvarmuus (tiimin tehtävänjako ja 40 varahenkilöjärjestelyt) Tiimin monipuolisuus 30 sekä arvioimalla ansioluetteloiden perusteella kutakin henkilöä erikseen: Osa-alue Painotus % 0-10 Koulutus 30 Työkokemus 30 Ansiot vastaavista töistä 40 Tarjousten laatuarvio suoritetaan käyttämällä asteikkoa Maksimaalinen suorituskyky tai paras mahdollinen ominaisuus saa arvosanan 10 ja vastaavasti hylättävä taso saa arvosanan 0. Tarjoajia verrataan sekä asteikkoon yleensä että toisiinsa siten, että laatutasoltaan kullakin kriteerillä paras tarjoaja saa korkeimman pistemäärän asteikkoon suhteutettuna. Mikäli tarjoajien ominaisuuksissa ilmenee eroja, muille annetaan eron suuruutta kuvaavasti alempia pistemääriä. Henkilöarviointien pisteet lasketaan yhteen ja jaetaan henkilöluvulla. Henkilöarviointi muodostaa 50 % laatuarvioinnin pisteistä ja tiimiarviointi 50 %. Mikäli tarjouksen tekijä saa laatuarvioinnin tiimiosiossa jollakin osa-alueella 0 pistettä tai mikäli henkilöarviointien yhteenlaskettu pistemäärä on jollakin osa-alueella 0, tarjous hylätään. Hinta Hinta-arvioinnissa tarjoukset tuntiveloitushinnat painotetaan seuraavasti: Tehtävä painotus % Suunnittelu 40 Graafinen toteutus 30 Alihankintayhteydet 20 Matkatunnit 10

4 Tarjousten vertailuhintana käytetään painotettujen tuntiveloitushintojen keskiarvoa. Hintavertailussa hyväksyttyjen tarjoushintohen keskiarvo saa 7 pistettä. Pistemäärää korotetaan yhdellä pisteellä jokaista keskiarvohinnan alittavaa 20 % kohti ja lasketaan yhdellä pisteellä jokaista keskiarvon ylittävää 10 % kohti. Tilaaja pidättää oikeuden jättää hyväksymättä mitään tarjouksia. Puutteelliset, tarjouspyynnöstä poikkeavat ja myöhästyneet tarjoukset jätetään huomioimatta. TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous toimitetaan kahdessa kirjekuoressa: laatukuori (tarjouskuori 1) ja hintakuori (tarjouskuori 2). Laatukuoressa toimitetaan 1. Tarjoajan nimi ja yhteystiedot 2. Selvitys lakisääteisten velvoitteiden hoitamisesta 3. Projektipäällikön nimeäminen ja tiimin esittely sekä työhön nimettyjen henkilöiden ansio- ja referenssiluettelot. Laatukuori sisältää kaikki laadun arviointia ja vertailua varten tarvittavat tiedot. Laatukuori ei saa sisältää hintatietoja eikä hinnastoja. Hintakuori sisältää hintatarjouksen edellä olevan erittelypyynnön mukaisesti. Hintatiedot on laitettava suljetussa kirjekuoressa laatukuoren sisään. Hintakuoret avataan laatupisteiden antamisen ja vahvistamisen jälkeen. Tarjoukset tulee toimittaa klo 15 mennessä osoitteella: Karelia ENPI CBC ohjelma Pohjois-Pohjanmaan liitto Kauppurienkatu 8 A OULU Tarjouskuoreen on merkittävä tunnus: Mainonnan puitesopimus TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA VOIMASSAOLO SOPIMUSEHDOT Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa piettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. Puitesopimuksessä käytetään tarjouksesa nimettyjä henkilöitä. Muun kuin tarjouksessa esitetyn henkilöstön käytöstä sovitaan tapauskohtaisesti erikseen. Sopimuksessa noudatetaan 14 päivän maksuehtoa hyväksytyn laskun päivämäärästä, laskutuslisää ei hyväksytä. Laskutus tapahtuu kuukausittain

5 LISÄTIEDOT toteutuneen työn tai tilaajan hyväksymän maksuerätaulukon mukaan. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että työ tai sen osa on hyväksytyksi suoritettu. Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 1994). Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. Lisätietopyynnöt tulee toimittaa viimeistään klo 16 mennessä sähköpostilla osoitteeseen Lisätiedot toimitetaan kirjallisina kaikille lisätietoja kysyneille sekä julkaistaan ohjelman wwwsivuilla klo 16 mennessä. Vain kirjallisena annetut lisätiedot ovat tilaajaa sitovia.