Ulriika Leponiemi ja Johanna Pönni Teknisten palveluprosessien hallintainnovaatiot -workshop Tampere Seminaarin taustamateriaali.

Transkriptio

1 Ulriika Leponiemi ja Johanna Pönni Teknisten palveluprosessien hallintainnovaatiot -workshop Tampere Seminaarin taustamateriaali. Kuntamaisema Maisema-mallin synty Maisema-malli sai alkunsa 2000-luvun alussa Raisiossa. Tuolloin kaupungin tulokehitys oli hitaampaa kuin menojen kasvu ja talousarvion laatiminen perinteiseen tapaan edellisvuoden tilinpäätöksen pohjalta todettiin riittämättömäksi. Etenkin kaupunginhallitus halusi selvittää, miksi päivähoidon kustannukset olivat nousseet, samalla kun hoidettavien lasten määrä oli vähentynyt. Syyksi osoittautui kaupungin silloinen budjetointijärjestelmä, joka johti osaoptimointiin ja teki näin kustannusten hallinnan vaikeaksi. Raisiolaiset kokivat tarvitsevansa uusia välineitä kokonaisuuden hahmottamiseksi, päättäjien, henkilöstön ja kuntalaisten rauhoittelemiseksi sekä toiminnan ohjaamiseksi ja ennakoimiseksi. Niinpä kaupungin sosiaali- ja terveysjohtaja Eero Vaissi alkoi kaupungin palvelutuotannon analyysin pohjalta kehitellä mallia, jonka avulla kaupunginvaltuustolle voitaisiin tarjota kokonaiskuva kunnan tarjoamien sosiaalija terveyspalvelujen laadusta ja kustannustehokkuudesta.

2 Raision mallia alettiin soveltaa käytäntöön vuonna Tuolloin se oli vielä hieman keskeneräinen; laatumittareita ei ollut vielä kehitetty, mikä mahdollisti myös valtuutettujen vaikuttamisen työkalujen kehittämiseen. Samaan aikaan Sitrassa käynnistyi terveydenhuollon ohjelma, jolla pyrittiin edistämään uusia innovatiivisia järjestelmiä terveydenhuollossa. Sitrassa kiinnostuttiin Raision mallin mahdollisuuksista rakenteiden uudistamistyön vauhdittajana ja mahdollisten kustannussäästöjen aikaansaajana. Vuonna 2007 käynnistettiin Maisema-hanke kahdenkymmenen kunnan kustannustehokkuuksien vertailulla. Mittaristoa kehittämässä ja vertailua toteuttamassa oli mukana myös Nordic Healthcare Group Oy. Keväällä 2008 Maisema-hankkeiden myötä kuntien kysyntä mallia kohtaan oli kasvanut niin suureksi, ettei siihen voitu enää hankkeen puitteissa vastata. Tästä syystä Maisemamallin ympärille perustettiin oma yhtiö Kuntamaisema Oy, joka työskentelee yhdessä kuntien kanssa ja tukee niitä Maisema-työkalujen käytössä. Yhtiön perustivat Raision kaupunki, Nordic Healthcare Group Oy sekä Sitra. Yhtiön tarkoituksena on jatkaa Sitran Maisema-hankkeissa aloitettua työtä kuntien sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelurakenteiden kehittämiseksi ja kustannusten hallitsemiseksi. Se on myös luonut työkaluja käytettäväksi erilaisissa tilaaja-tuottaja-rakenteissa ja sovellettavaksi myös muilla toimialoilla sosiaali- ja terveydenhuollon ohella. Vuonna 2009 järjestettiin Maisema-seminaari kaikille silloisille ja myös tuleville Kuntamaiseman asiakkaille. Pyrkimyksenä oli luoda maisemakunnille horisontaalinen foorumi, jossa on mahdollista vaihtaa kokemuksia maisemamallin käytöstä sekä sen ohella tunnistaa tulevia kehittämistarpeita. Seminaari on tarkoitus järjestää vuoden välein hyvien palveluratkaisujen siirtämiseksi kunnasta toiseen ja Maisema-mallin kehittämiseksi. Vuodesta 2010 alkaen Kuntamaisema on kattanut kaikki kunnan järjestämisvastuulla olevat palvelut, kun tuolloin otettiin myös sivistyspalvelut ja tekniset palvelut osaksi mallia. Vuonna 2011 malliin lisättiin myös kuntien keskushallintopalvelut. Mallin avulla on arvioitu viimeisten kolmen vuoden aikana yli 100 kunnan sosiaali- ja terveyspalveluita ja pysyvään käyttöönsä sen on ottanut yli 50 kuntaa. Lisäksi mukana on sosiaali- ja terveyspalvelujen yhteistoiminta-alueita ja sote-piirejä. Malli mahdollistaa sosiaali-, terveys- ja sivistyspalvelujen sekä vapaa-ajan, teknisten ja keskushallinnon palvelujen tarkastelun kokonaisuutena, huomioiden koko toimintaketjun yli hallinnollisten rajojen. Maisema-malli Kuntamaisema Oy on vuonna 2008 perustettu asiantuntijaorganisaatio, joka jatkaa Sitran Terveydenhuollon ohjelman Maisema-hankkeissa aloitettua työtä alun perin kuntien sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelurakenteiden kehittämiseksi ja kustannusten hallitsemiseksi. Kehitetty Maisema-malli on johtamisen apuväline, jota voidaan

3 hyödyntää kuntien tai kuntayhtymien tilaaja-tuottajarakenteissa palvelutuotannon ohjaamisessa. Maisema-malli ei kuitenkaan vaadi toimiakseen mitään tiettyä organisaatiomallia. Maisema-mallin keskeisenä ideana on luoda kunnan johdolle ja päättäjille mahdollisuus saada nopeasti kokonaiskuva palvelujen taloudellisesta tilanteesta, havaita hälyttävät poikkeamat sekä tehdä tietoon perustuvia ratkaisuja palvelukokonaisuuden kehittämiseksi. Sen avulla kunnan koko palvelukokonaisuus pyritään tekemään läpinäkyväksi ja siten mahdollistaa kokonaisoptimointi. Maisemamalli toimii samanaikaisesti sekä kunnan peruspalveluiden ohjausvälineenä että mallia käyttävien kuntien palvelutuotannon keskeisenä vertailuvälineenä. Maisema-vertailun ja - analyysin avulla kunta saa tietoa omista vahvuuksistaan ja heikkouksistaan. Se pystyy myös vertaamaan omaa tilannettaan muihin Maisema-kuntiin sekä omiin aiempiin vuosiinsa. Maisema-malli mahdollistaa nopean reagoinnin esimerkiksi kysynnän muutoksiin sekä palvelurakenteen muutosten pitkäjänteisen seurannan ja suunnittelun. Sen avulla pyritään tuottamaan palvelut asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti. Alla on kuvattu kunnan ja Maisema-mallin välinen työnjako palvelukokonaisuuksien hallinnassa. Maisema-työkalut Maisema-mallin avulla pyritään tekemään koko kunnan palvelurakenne läpinäkyväksi tilaus- ja resurssitaulukoiden kautta. Mallissa käytettävissä menetelmissä yhdistyvät talouden ja toiminnan tunnusluvut sekä toimintaa kuvaavat mittarit. Samoilla työkaluilla tehdään talousarvio, tilinpäätös ja käyttösuunnitelma, jolloin ne eivät jää irrallisiksi kunnan toiminnasta, vaan niistä tulee osa kunnan ohjausjärjestelmää.

4 Palvelujen läpinäkyvyyden tärkein väline resurssitaulukko toimii erityisesti tuottajan työkaluna ja vuosittaisena käyttösuunnitelmana. Se näyttää tuoteryhmittäin toiminnan ja kustannusten erot eri yksiköissä sekä kysynnässä tapahtuvan vaihtelun. Lisäksi se kertoo kapasiteetin, käyttöasteen, laatutekijät ja asiakastyytyväisyyden. Resurssitaulukossa erityisen tärkeää on koko palvelukokonaisuuden tarkastelu, sillä Maisema-mallissa tavoitellaan kokonaisoptimointia ja malli onkin paljastanut tässä puutteita sellaisissa organisaatioissa, jotka nojaavat perinteiseen tuottamiseen. Tässä mielessä resurssitaulukko ei tarkoita perinteistä pikkutarkkaa tuotteistamista ja suoritehintojen vertailua. Tarkempia suoritetietoja haluavat saavat kuitenkin taulukosta sivutuotteena suoritehinnat esimerkiksi asiakkaille, hoitopäiville tai käynneille terveyspalveluissa. Tilaustaulukko on erityisesti ylimmän johdon ja päättäjien työkalu. Se toimii samaan aikaan sekä talousarviona, tilinpäätöksenä että seurantatyökaluna. Tilaustaulukossa näkökulma on palvelujen lopputulos, se mitä asiakas saa. Tilaustaulukko syntyy resurssitaulukon pohjalta ja siinä on esitelty kaikki tuoteryhmän sisältämät suurtuotteet, niiden vuosittaiset määrät ja yksikköhinnat sekä laatu- ja palvelutasotekijöitä. Alla on esimerkki tilaustaulukosta, joka käsittelee kaavoituspalveluita.

5 Maisema-työkalujen tarkoituksena on mahdollistaa palvelun tilaajalle tai järjestäjälle palveluketjun toimivuuden tarkastelu kokonaisuutena yksittäisten palvelutapahtumien sijaan. Vaikka palvelujen tuotantojärjestelmät ovat fragmentoituneet ja tulevat sellaisina pysymäänkin, pitää tilaajan tai palvelujen tuottamisvastuussa olevan tarkastella ja ohjata kokonaisuuksia. Kuntamaisema tarjoaa kunnan käyttöön myös keskitetyn tietovaraston. Käyttöalusta on Excel-pohjainen ja esimerkiksi kirjanpitotietojen vienti taulukoihin tapahtuu automaattisesti kunnan omasta taloushallintajärjestelmästä. Maisema-malli teknisellä sektorilla Maisema-malli on otettu käyttöön teknisellä sektorilla Kemissä, Imatralla, Keravalla, Liedossa, Mikkelissä, Limingassa, Kempeleessä ja Raisiossa. Näiden lisäksi mallin soveltamista ollaan aloittamassa teknisiin palveluihin myös Mäntsälässä. Alla on esitetty teknisten palvelujen jako tuoteryhmiin. Ilman jonkinasteista tuotteistamista mallin hyödyntäminen ei ole mahdollista, vaikka tarkoitus onkin kiinnittää huomio koko palvelukokonaisuuteen ja sen hallintaan. Tuoteryhmien koostumus voi vaihdella hieman kulloinkin kyseessä olevan kunnan tai yhteistoiminta-alueen perusrakenteiden mukaan. Esimerkiksi ruokapalvelut eivät välttämättä kuulu kaikilla kunnilla teknisen sektorin alaisuuteen. Pääsääntöisesti tuoteryhmäjako on kuitenkin tuottajariippumaton.

6 Eri tuoteryhmien alla on määritelty erikseen suurtuotteet eli modulit, joiden alle puolestaan on määritelty varsinaiset tuotteet. Esimerkiksi Tilapalvelut-tuoteryhmään kuuluu viisi erilaista suurtuotetta, kuten seuraavasta kuvasta ilmenee. Näiden suurtuotteiden alta löytyy edelleen erilaisia toimintayksikköjä, varsinaisia tuotteita, jotka näkyvät asiakkaille erilaisina palveluina.