Jyväskylän kelluva kokoelma ja siitä saadut kokemukset. Hanna Martikainen, Johanna Vesterinen, Aapo Ruuttunen Pori

Transkriptio

1 Jyväskylän kelluva kokoelma ja siitä saadut kokemukset Hanna Martikainen, Johanna Vesterinen, Aapo Ruuttunen Pori

2 Mitä kellutus on Jyväskylän termistöä Yhteiskokoelma, JS-kokoelma = useiden kirjaston toimipisteiden yhteiskäytössä oleva kokoelma. Aineisto on siirrettävissä helposti paikasta toiseen ilman järjestelmään ja fyysiseen aineistoon tehtäviä osastotai toimipistemuutoksia Kellutus, kellunta, kelluminen = tapa, jolla yhteiskokoelma liikkuu. Kelluvalla kokoelmalla ei ole fyysistä kotiosastoa, vaan aineisto jää siihen toimipisteeseen, johon se sattuu palautumaan AR/Jkl:n kaupunginkirjasto

3 Kellutus - taustaa Käytössä Jyväskylän maalaiskunnassa 1990-luvulta lähtien (2006 yhteinen varausjono) Lama-ajan innovaatio, vastaus määrärahojen vähyyteen Jyväskylän kaupungissa yhteinen varausjono otettu käyttöön 2000-luvulla Työkäytäntöjen yhtenäistämisen myötä kellutus otettiin kuntaliitoksessa osaksi myös uuden Jyväskylän kaupunginkirjaston toimintaa vuonna 2009 Painavin (?) peruste: kuljetusten minimoiminen

4 Kaikki ei kellu Aikuisten kirjojen ja musiikin uutuusaineisto ( jälkeen hankittu aineisto) Nämä eivät kellu lainkaan, palautuvat aina kotiin: Lasten ja nuorten aineistosta kirjat, äänikirjat, musiikki Lehdet Varastoaineisto Siirtolainakokoelmat Kiertävät kuitenkin yhteisessä varausjonossa

5 Kaikki ei kellu (2)

6 Jyväskylän yhteiskokoelma (JS) JS-kokoelman hankintaan 20% käytössä olevasta aineistomäärärahasta 2011 Yhteiskokoelmaan hankitaan suoraan AV-aineistoa: elokuvat (DVD:t, blu-rayt) aikuisten äänikirjat kielikurssit cd-romit, pelit yhteiskokoelman rahoista ostetaan vuosittain myös kirjaston maksulliset tietokannat Aikuisten kirjat ja musiikkiaineisto hankitaan ensin toimipisteiden omiin kokoelmiin. Ne siirtyvät yhteiskokoelmaan 3 vuoden jälkeen hankinnasta ( kellutusajo )

7 Yhteiskokoelman uutuushankinta Av-aineiston hankkivat yhteiskokoelmaan vastuukirjastonhoitajat ja -informaatikot pääkirjastossa ja Vaajakosken aluekirjastossa Jako lähtöpisteisiin tapahtuu pääkirjaston hankinta- ja luettelointiosastolla Jakamisessa otetaan huomioon myös varausjono (varausten noutopaikat)

8 Siirtokokoelmat Pääkirjaston lasten- ja nuortenosastolta voi hakea siirtokokoelmia esim. vieraskielisestä aineistosta Lähikirjastot eivät hanki omaan kokoelmaansa musiikkiäänitteitä; lähikirjastojen musiikkihankinnan hoitaa Vaajakosken aluekirjasto keskitetysti Yli 3 vuotta vanhempaa aikuisten kirjallisuutta voi tietenkin kelluttaa muista toimipisteistä tarpeen mukaan Kellutus on vähentänyt siirtokokoelmien tarvetta

9 Yhteiskokoelman niteiden siirtäminen toimipisteiden välillä - asiakas Toimipisteiden kokoelmat muokkautuvat palautusten mukaan Kahdessa tai useammassa kirjastossa aktiivisesti käyvät asiakkaat ovat tehokkaita kokoelmien hämmentäjiä Varausten noutopaikka on usein myös palautuspaikka Asiakaskunta tekee kirjaston kokoelmasta itse itselleen sopivan?

10 Yhteiskokoelman niteiden siirtäminen toimipisteiden välillä - henkilökunta Tyhjät hyllyt => aktiivinen pyytäminen omaan toimipisteeseen pienet hyllyssä olevat määrät voi pyytää puhelimella/sähköpostitse/chatilla/hyllyvaraamalla toisesta toimipisteestä isommat määrät käydään itse valitsemassa Täydet hyllyt => muualle lähettäminen arvioidaan tietokannan avulla, missä kyseistä aineistoa voitaisiin tarvita ja lähetetään sinne Turhien kuljetusten välttäminen pidettävä kuitenkin kirkkaana mielessä Poistoja, poistoja! Varsinkin vanhemman aineiston

11 Yhteiskokoelmasta poistaminen Yhteiskokoelman aineiston poistavat käytöstä toimipisteet yhteisvastuullisesti. ennen poistamista aineiston kotiosasto vaihdetaan tietokannassa omaksi toimipisteeksi tilastoinnin vuoksi yhteiskokoelmasta huolimatta tavoitteena on saada yksikkökohtaiset poistotilastot

12 Tilastointi suurin ongelma? Toimipistekohtaisia kokoelmatilastoja on lähes mahdoton saada havainto-osastot elävät koko ajan Axiell ei ole pystynyt vastaamaan toiveisiin tilastoinnista, esim. pyyntö toimipistekohtaisesta havainto-osastoajosta joka vuoden viimeinen päivä ei onnistunut osa aineistosta hankitaan toimipisteiden kokoelmiin, osa suoraan yhteiskokoelmaan Hankinta vs. poistot, kokoelmatyön suunnittelu yksiköissä vaikeutunut tältä osin Selkeät kokoelmatilastot saa vain koko kirjastolaitoksen osalta!

13 Jyväskylän yhteiskokoelman osuus koko kokoelmasta vuonna 2010

14 Jyväskylän yhteiskokoelman osuus aikuisten tieto- ja kaunokirjoissa 2010

15 Jyväskylän yhteiskokoelman osuus cd-levyissä 2010

16 Vaajakosken aluekirjaston musiikkiosaston cd-levyt

17 Kuljetukset Kuljetettava aineisto uudessa Jyväskylässä lisääntynyt selvästi, esim. pääkirjastolla v noin kolmanneksen lisäys vuoteen 2008 verrattuna Kellutuksen vaikutuksia vaikea arvioida, koska muuttujia on muitakin: - ei kuljetusmaksua palautuksesta väärään kirjastoon - varausten määrä on kasvanut Kuitenkin: kellutus vähentää kuljetuksia on fakta!!

18 Vaikutus kokoelmatyöhön pääkirjasto ei ole vaikuttanut kirjahankintaan paljonkaan, uutuudet hankitaan joka tapauksessa, pääkirjastolla laajin kirjahankinta, joka paikkaa tarvittaessa muiden toimipisteiden kokoelmia lisäkappalehankintaa voidaan jonkin verran korvata kelluttamalla kirja muualta tavallaan jouduttu luopumaan elokuva-, kielikurssi ja äänikirjahankinnasta, nyt ne hankitaan yhteiseen kokoelmaan

19 Vaikutus kokoelmatyöhön lähi- ja pienkirjastot pienemmissä kirjastoissa voidaan enemmän luottaa kellutukseen, hankinnan osalta kokemukset yleensä positiivisia jos jotain ei ole osattu uutuushankinnassa ottaa huomioon, se kelluu muualta täydentämään kokoelmaa mahdollistaa hankinnan suuntaamisen omalle asiakaskunnalle, kun ei tarvitse hankkia kaikkea varmuuden vuoksi laajemmat AV-aineistot asiakkaiden saatavilla

20 Vaikutus kokoelmatyöhön merkinnät ja hyllyluokat

21 Vaikutukset kokoelmatyöhön - tyhjää vai täyttä?

22 Vaikutukset kokoelmatyöhön täyttä? Pääkirjasto tietokirjat kertyvät pääkirjastolle osittain, mutta menevät myös lainaan. On keksitty uusia työkäytäntöjä aineiston lähettämiseksi muihin yksiköihin ja tämä on tuntunut ylimääräiseltä työltä kaunokirjallisuus kasautuu paikoin tiettyjä kokoelman pohjavirtoja havaittavissa, esim. iskelmämusiikki kelluu Vaajakosken aluekirjastoon ja popmusiikki pääkirjastoon Lähi- ja pienkirjastot kokemus on, että kirjoja on liikaa eivätkä ne mahdu aina hyllyyn Poistoja poistoja! myös AV-aineistoa on enemmän käytössä, mutta se on hyvä juttu

23 Vaikutukset kokoelmatyöhön tyhjää? Aluekirjastojen kokemuksen mukaan uudehko tietokirjallisuus ei tahdo pysyä hyllyssä, kelluu lähinnä pääkirjastoon Pääkirjastolla ainainen pula kurssikirjoista, lähikirjastoissa hyllyssä kellutus vaatii henkilökunnalta aktiivista hyllyjen seurantaa ja esimiehiltä uusien työkäytäntöjen luomista myös aineiston pyytämiseksi muilta omaan yksikköön kellutus kokoelmatyön välineenä: hyllyjen tyhjentyminen/täyttyminen kertoo myös siitä, että kokoelma ei välttämättä ole tasapainossa käytön kanssa

24 Yhteiskokoelma miinukset Toiset toimipisteet keräävät hyödyn ja lainat, toiset jäävät nuolemaan näppejään. Aineistovirrat yksipuolistuvat ja tietyt aineistot kasautuvat tiettyihin kirjastoihin Jos viimeinen kiertopaikka on pieni kirjasto, aineisto voi jäädä sinne seisomaan, kun se muualla menisi lainaan Muistavatko kaikki myös poistaa vai pallotellaanko aineistoa turhaan eestaas? Kaatuuko poistourakka niiden toimipisteiden niskaan, jonne aineisto kasautuu? Hankinta on tehtävä aina uudestaan ja uudestaan, kun aineisto karkaa muualle Sisäilmaoireista kärsiville ei ole enää turvallisia kirjastoja Kaikin puolin sekavampaa kuin kiinteiden kokoelmien kanssa

25 Yhteiskokoelma plussat Kuljetusmäärien säilyminen siedettävänä Enemmän tehoja irti hankintamäärärahoista, kun kaikkien ei tarvitse hankkia kaikkea Pienempiinkin yksiköihin saadaan laajasti aineistoa nähtäville Kokoelmat elävät myös muuten kuin uutuushankinnan ja poistojen kautta Mahdollisuus käyttää koko kirjastolaitoksen kokoelmaa hyväksi ja paikata oman toimipisteen puutteita Pidämme yhdessä huolta kokoelmasta ja lähetämme muille myös pyytämättä aktiivikierrossa olevaa aineistoa, joka heiltä puuttuu. Vanhentuneen ja kiertämättömän poistamme Fiilistason asia: yhteiskokoelma, meidän kaikkien yhteistä

26 Mitä olemme oppineet Kuntaliitos 2009: tammikuussa näimme kellutuksen näin: osalle henkilökunnasta perin juurin tuttua ja turvallista, asiakasystävällistä, määrärahojen järkevää käyttöä osalle täysin uutta ja outoa, työlästä, hankalaa, sekavaa, lisätyötä aiheuttavaa, suoranainen kokoelmatyön este Noin vuoden kipuilun jälkeen myös kantakaupungissa alettiin uskoa, että kannattaa jatkaa Kirjastotyön ytimeen osuva muutos vaatii henkilökunnalta aikaa sopeutua, ajattelutavan perustavanlaatuinen muutos

27 Mitä olemme oppineet (2) Tyytyväisimpiä kellutukseen ovat olleet lähikirjastot, aineistoa huomattavasti paremmin saatavilla Pääkirjasto ja aluekirjastot ovat kokeneet kellutuksen rankempana aineiston poistuminen/kertyminen/poistaminen kuljetukset lisääntyneet? => Uutuuskirjojen rajaaminen pois kellutuksesta on koettu hyvänä ratkaisuna kaikissa toimipisteissä

28 Mitä olemme oppineet (3) Kellutukseen lähteminen vaatii työtä - luokituksen (hyllypaikka) on syytä olla yhtenäinen, jotta sama teos ei ole useassa paikassa toimipisteen sisällä - muutokset tietokantaan esim. osastojen vastaavuustaulukot - ajattelutavan muutos koko henkilökunnassa Mutta: kun kellutus on toiminnassa, työtä ja rahaa myös säästyy - hankinta: vähistä euroista saa enemmän irti - asiakkaat hoitavat osittain itse aineiston siirtämiseen liittyviä rutiineja - osastosiirrot erittäin helppoja ja vaivattomia

29 Mitä olemme oppineet (4) TÄRKEÄÄ: mieti ennen kellutusta, millainen kirjastoverkko on kyseessä ovatko toimipisteet ja käyttäjäkunta melko samankokoisia vai onko yksi selkeästi muita isompi yksikkö, eli imuri, tai pienempiä pussinperiä Kellutusta ei voi kopioida sellaisenaan, kullekin kirjastoverkolle on mietittävä todennäköisesti myös yrityksen ja erehdyksen kautta testattava parhaiten sopivat käytännöt

30 KIITOS! Image: Salvatore Vuono / FreeDigitalPhotos.net aapo.ruuttunen@jkl.fi