Käyttöohje CWT Portal & Masterprofiili

Transkriptio

1 CWT Portal & Masterprofiili Matkustuksen työpöytä CWT Portal Masterprofiili CWT Portrait Carlson Wagonlit Travel Online Helpdesk Puhelin: +358 (0) Sähköposti: Copyright CWT

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 Rekisteröityminen Kirjautuminen Matkustuksen työpöytä CWT Portal Matkustajaprofiili CWT Portrait Tärkeää profiilitietojen tallentamisesta Perustiedot Traveller Details Matkanvaraajat Communication Luottokortti- ja raportointitiedot Payment/Reporting Matkustukseen liittyvät toiveet Air, Car, Hotel Matkanvaraajan toiminnallisuudet Matkustajan haku Matkustajan profiilitietojen muuttaminen Matkustajan yksikön muuttaminen Matkustajan lisääminen Matkustajan poistaminen (inaktivointi) (14)

3 1 Rekisteröityminen Rekisteröitymistä ja ensimmäistä kirjautumiskertaa varten olet saanut sähköpostitse kaksi erillistä viestiä, joissa on kerrottu väliaikainen osoite, tunnus (PIN) ja salasana. Rekisteröitymisvaiheessa sähköpostiosoite muuttuu jatkossa käytettäväksi kirjautumistunnukseksi. Saat myös muutettua salasanasi. Noudata tarkoin järjestelmän antamia ohjeita. Rekisteröitymisessä auttavat tarvittaessa myös erillinen käyttöönotto-ohje sekä CWT:n online-käyttötuki. 2 Kirjautuminen Ensimmäisen rekisteröinnin jälkeen CWT Portaliin kirjaudutaan jatkossa aina osoitteella käyttäen sitä tunnusta ja salasanaa, jonka olet määrittänyt rekisteröitymisen yhteydessä. 3 (14)

4 3 Matkustuksen työpöytä CWT Portal CWT Portal on matkustuksen sähköinen työpöytä, jota kautta pääset kaikkiin tärkeisiin matkustukseen liittyviin tietoihin ja työkaluihin helposti yhdellä kirjautumisella. Suunnittele ja varaa Täältä pääset tekemään online-varauksia ja voit tarkistaa varauksesi tiedot Päivitä profiilitietosi CWT Portraitiin tästä painikkeesta et Tutustu ohjeisiin ja useimmin kysyttyihin kysymyksiin ja vastauksiin 8Q&A) News and Alerts sisältää ajankohtaisia matkustukseen liittyviä englanninkielisiä uutisia, joita voit ryhmitellä aihealueittain Hyödyllistä tietoa Ajankohtaiset liikematkauutiset sekä hyödyllisiä linkkkejä (mm. viisumiohjeet) Yhteystiedot ja ajankohtaista sisältää CWT:n kontaktitiedot 4 (14)

5 4 Matkustajaprofiili CWT Portrait Ensimmäisellä kerralla Portrait-profiiliin pitää tallentaa mahdollisesti puuttuvat pakolliset tiedot. Tallenna pakolliset tiedot jotta CWT:n asiantuntijat voivat tehdä varauksia sekä jotta yrityksenne ostot kirjautuvat oikein matkalaskulle ja ostoraportointiin Jos kaikkia tietoja ei ole saatavilla heti, voit tallentaa ne myös myöhemmin, mutta tämä sivu avautuu aina uudelleen, kunnes pakolliset tiedot on tallennettu. Matkustajaprofiilissa on eri osioita, joiden alta löydät alaotsikoita. Tärkeimmät pääkohdat löytyvät vasemmasta valikosta: Profiilin tallennushistorian näet vasemmasta alakulmasta Voit myös tulostaa yhteenvedon profiilitiedoistasi valitsemalla Print Summary Matkustajan Perustiedot (Traveller Details) = nimi- ja yhteystiedot, matkustusasiakirjat Maksu/Raportointitiedot (Payment / Reporting) = tärkeät viitetiedot ja luottokortti Lento, Auto, Hotelli (Air, Car, Hotel) = matkustustoiveet ja kanta-asiakaskortit 5 (14)

6 4.1 Tärkeää profiilitietojen tallentamisesta Profiilin eri osiot näkyvät vasemmassa valikossa. Osiot joihin on tehty muutoksia, ovat merkittyinä punaisella Muutettu (Changed) Valitse Peruuta (Cancel), jos haluat peruuttaa tehdyt muutokset Kun haluat tallentaa tekemäsi muutokset, valitse Tallenna Muutokset (Submit Changes) Muutokset näkyvät reaaliajassa sekä onlinejärjestelmissä että matkatoimistossa 6 (14)

7 4.2 Perustiedot Traveller Details Matkustajatiedot Tarkista että tietosi ovat oikein ja päivitä tarvittaessa. Huomioitavaa Title: valitse joko Mr tai Ms Käytä niitä virallisia nimiä, jotka ovat passissasi. Syötä Etunimi, Toiset nimet ja Sukunimi. Kirjoita nimet ilman ääkkösiä ja erikoismerkkejä. Kirjoita väliviivalliset nimet yhteen. Syntymäaika ja sukupuoli näkyvät kryptattuina xxxmerkeillä Kielivalinta muuttaa kielen myös onlinevarausjärjestelmiin Muista tallentaa tekemäsi muutokset Puhelinnumero Matkapuhelinnumeron avulla matkatoimisto ja lentoyhtiöt voivat tarvittaessa tavoittaa sinut esim. muutostilanteissa. Huomioitavaa Matkapuhelin = Mobile Voice Valitse maa jolloin suuntanumero +358 päivittyy automaattisesti Syötä puhelinnumero ilman etunollaa Muista tallentaa tekemäsi muutokset 7 (14)

8 Sähköpostiosoite Tarkista että sähköpostiosoitteesi on oikein. Sähköpostiosoitteita voi syöttää yht. 3 kpl (Work, Alternate, Personal). Lentovahvistukset ja -liput tulevat kaikkiin osoitteisiin. Matkustusasiakirjat Voit tallentaa passi-, viisumija henkilökorttitietosi profiiliin, jolloin ne ovat matkatoimiston käytettävissä. Muista tallentaa tekemäsi muutokset Mikäli yrityksellänne on käytössä Portraitin muistutustoiminto, saat muistutuksen vanhenevasta dokumentista Work kentässä olevaan sähköpostiisi. 4.3 Matkanvaraajat Communication Matkanvaraaja Huomioi ystävällisesti, että varaajaoikeudet annetaan Portraitin ylläpidossa yrityksenne pyynnön mukaisesti. Ethän siis tallenna tähän kohtaan tietoja matkanvaraajastasi, mikäli yrityksessänne ei ole toisin ohjeistettu. 8 (14)

9 4.4 Luottokortti- ja raportointitiedot Payment/Reporting Luottokortit Tallenna luottokorttitietosi valmiiksi hotelli- ja autovarausten takaamista varten. Voit lisätä profiiliisi useampia kortteja valitsemalla uudelleen Add Credit Card Muuta korttitietoja klikkaamalla muutettavaa tietoa Poista klikkaamalla ko. kortin kohdalla olevaa roskakoripainiketta Mikäli lentovaraukset maksetaan henkilökohtaisella luottokortilla, pitää myös kohta Ensijainen Lentovaraukset merkitä. Huomioitavaa Kun yrityksenne matkatoimisto-ostojen maksutapana on matkatili, merkitse vähintään kohta Ensisijainen Hotellivaraukset, jotta CWT:n palvelutiimissä voidaan tarvittaessa taata hotellivaraus tällä kortilla. Huomioitavaa Tarkista että raportoinnin viitetiedot ovat oikein, jotta matkatoimisto voi tehdä varauksia ja jotta yrityksenne ostot kirjautuvat oikein matkalaskulle ja ostoraportointiin. Muista tallentaa tekemäsi muutokset Raportointitiedot Yrityksenne ostoraportoinnin ja matkalaskujen käsittelyn kannalta tärkeät tiedot on koottuna tähän osioon. Osa tiedoista saattaa olla pakollisia, kenttiin saattaa liittyä pudotusvalikko tai jonkin kentän arvoa ei saa muuttaa. Joillakin yrityksillä tähän osioon ei tarvitse lisätä mitään tietoa. 9 (14)

10 4.5 Matkustukseen liittyvät toiveet Air, Car, Hotel Lento Mailienkeruukorttien tiedot Lentoyhtiöiden mailienkeruukortit kannattaa tallentaa Portraitprofiiliin. Lisää kanta-asiakkuus, syötä Toimittaja-kenttään lentoyhtiön nimi, jolloin Portrait tarjoaa oikeat vaihtoehdot Huomioitavaa Bonuskorttien nimitietojen tulee vastata Portraitprofiilissa olevaa nimeä. Ilmoita muutokset suoraan lentoyhtiöön. Muista tallentaa tekemäsi muutokset Ensisijaiset Lentovalinnat Tähän osioon voit lisätä lentomatkustukseen liittyviä toiveita (esim. ateria, istumapaikka). Huomioitavaa Ateriatoive näkyy kryptattuna xxx-merkeillä Muista tallentaa tekemäsi muutokset Auto ja Hotelli Hotellivarauksiin ja autonvuokraukseen liittyvät erityistoiveet voit lisätä samalla tavalla kuin lentomatkustustoiveet. Juna (Rail) osio ei ole käytössä Suomessa, joten junamatkustukseen liittyviä toiveita ei toistaiseksi voi lisätä Masterprofiiliin. 10 (14)

11 5 Matkanvaraajan toiminnallisuudet Matkanvaraajilla ja esim. yhtiön matkavastaavilla voi olla profiilijärjestelmässä laajemmat oikeudet (ns. super user), joilla voi muokata osaston/osastojen tai koko yhtiön matkustajien perustietoja lisätä uusia matkustajia poistaa matkustajia 5.1 Matkustajan haku Valitse hakukriteeri valikosta (esim. nimi, sähköposti) Syötä hakukenttään nimi o Syötä nimet muodossa: Sukunimi PILKKU Etunimi (esim. Matkailija, Matti) o Huomioithan, että nimet ovat ilman ääkkösiä ja väliviivalliset yhteen kirjoitettuina. Haussa ei voi käyttää ääkkösiä. Klikkaa suurennuslasi-painiketta 5.2 Matkustajan profiilitietojen muuttaminen Valitse matkustaja listalta klikkaamalla ko. riviä Matkustajan tiedot aukeavat ruudulle; tee tarvittavat muutokset ja tallenna Sivun ylälaidasta näet auki olevat profiilit ja mitä profiilia olet päivittämässä; oma profiilisi on aina ensimmäisenä vasemmalla Muutosten tallentamisen jälkeen voit sulkea profiilin x-merkistä 11 (14)

12 5.3 Matkustajan yksikön muuttaminen Valitse matkustaja listalta klikkaamalla ko. riviä Matkustajan tiedot aukeavat ruudulle Valitse matkustajan uusi yksikkö pudotusvalikosta Alaorganisaatioyksikkö (Subunit) Valitse lisäksi matkustajatyyppi, joka useimmiten on General-AM-FI (Traveller Type). Tallenna muutokset Muutosten tallentamisen jälkeen voit sulkea profiilin x- merkistä 12 (14)

13 5.4 Matkustajan lisääminen Valitse Lisää matkustaja painike Syötä henkilön perustiedot. Valitse lopuksi painike Tallenna ja Muokkaa Muut tallennusvaihtoehdot Tallenna ja lisää = tallentaa perustiedot ja lisää uuden matkustajan Tallenna ja poistu = tallentaa pelkät perustiedot Syötä henkilölle ensin perustiedot: Alaorganisaatio/yksikkö Matkustajatyyppi Etunimi, Toiset nimet, Sukunimi Etuliite (Mr, Ms) Sähköpostiosoite Vapaavalintainen tunniste max 10 merkkiä Valitse pudotusvalikosta. Suomen yksiköiden nimissä on etuliite FI, jotta ne erottuvat mahdollisista ulkomaiden yksiköistä. Valitse vaihtoehto valikosta. Suomessa on tavallisesti käytössä General-FI-AM, mutta yhtiökohtaisesti tässä voi olla poikkeuksia ja erilaisia ohjeistuksia Syötä nimet ilman ääkkösiä ja erikoismerkkejä. Kirjoita väliviivalliset nimet yhteen. Mr = mies, Ms = nainen Syötä matkustajan ensisijainen sähköpostiosoite. Mikäli yhtiössä on käytössä automaattinen tunnusten lähetystoiminto, lähettää järjestelmä Portalrekisteröitymisviestin tähän osoitteeseen. Muut sähköpostiosoitteet voi lisätä jälkikäteen. Tunnisteen on oltava yhtiökohtaisesti yksilöllinen. Esimerkiksi: Voit syöttää henkilön suku- ja etunimistä ensimmäiset 5 kirjainta (matkamatti) tai matkapuhelinnumeron ilman maatunnusta ( ). 13 (14)

14 Lisää perustietojen jälkeen kaikki tarvittavat matkustukseen ja laskutukseen liittyvät tiedot. Pakollisia tietoja ovat: o Syntymäaika o Kansalaisuus o Matkapuhelinnumero o Passi (tai tieto Ei passia ) o Luottokortti o Mahdolliset yhtiökohtaiset viitetiedot, kuten henkilönumero, kustannuspaikka Tallenna vielä lopuksi kaikki tekemäsi muutokset Huom. mikäli yhtiö on päättänyt, että kaikille uusille järjestelmään luoduille henkilöille lähetetään tunnukset automaattisesti, tunnusviestit lähtevät heti ensimmäisen tallennuksen yhteydessä 5.5 Matkustajan poistaminen (inaktivointi) Hae matkustaja Klikkaa henkilön Status-sarakkeessa olevaa tilaa (vihreä ympyrä) Vahvista tai kumoa tekemäsi valinta Status muuttuu punaiseksi (voimassaolo päättynyt) 14 (14)