SÄHKÖINEN ALLEKIRJOITUS Lisää etua liiketoimintaan

Transkriptio

1 SÄHKÖINEN ALLEKIRJOITUS Lisää etua liiketoimintaan

2 Sisällys Sähköinen allekirjoitus onnistuneesti käyttöön Mikä on sähköinen allekirjoitus? Milloin sähköisestä allekirjoituksesta saadaan suurin hyöty Sähköisen allekirjoittamisen vaiheet Erilaiset tavat kerätä allekirjoituksia Turvallista allekirjoittamista Tunnistamisen ja allekirjoittamisen erot Mistä sinä saat parhaan hyödyn? Ota sähköinen allekirjoitus käyttöön! VISMA Sign

3 Sähköinen allekirjoitus onnistuneesti käyttöön Yrityksen asiakirjoja ei tarvitse enää allekirjoittaa paperilla. Sähköinen allekirjoitus on nykyaikainen ja juridisesti sitova keino hoitaa sopimusten ja asiakirjojen allekirjoitukset. Lisäksi paperista luopuminen parantaa asiakaskokemusta, nopeuttaa toimintaa ja ennen kaikkea säästää rahaa. Tässä oppaassa kerrotaan, miten saat sähköisestä allekirjoituksesta parhaan hyödyn, mitä sinun kannattaa huomioida ja miten saat palvelun helposti käyttöön. VISMA Sign 1

4 Mikä on sähköinen allekirjoitus? Sähköinen allekirjoitus yhdistää allekirjoitettavan asiakirjan ja allekirjoittajan sähköisesti. Allekirjoitettu asiakirja voi olla esimerkiksi PDF-tiedosto tai verkkolomakkeen sisältö, jonka allekirjoittajat ovat vahvistaneet pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisäksi, kun asiakirja pysyy sähköisenä koko elinkaarensa ajan, virheet vähenevät ja hukassa olevien asiakirjojen etsimisen voi lopettaa. Ottamalla sähköisen allekirjoituksen käyttöön säästät 90% ajasta ja kustannuksista. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse missään vaiheessa tulostaa paperille eikä postittaa. Myös allekirjoitettujen asiakirjojen skannaaminen sähköiseen muotoon ja erillinen arkistointi jäävät pois. Allekirjoitus voidaan hoitaa heti, riippumatta kellonajasta tai paikasta. Sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta voidaan jälkikäteen kiistämättömästi osoittaa kuka allekirjoitti, milloin allekirjoitti ja mitä allekirjoitti. EU-direktiivi ja Suomen laki ovat antaneet sähköiselle allekirjoitukselle juridisesti sitovan aseman. 90% Sähköinen allekirjoitus säästää 90 % ajasta ja kuluista. VISMA Sign 2

5 Suurin hyöty? Allekirjoittamisen sähköistämisestä hyötyvät parhaiten sellaiset asiakirjat ja prosessit, joissa: Asiakaskokemus rikkoutuu paperia odotellessa Asiakirjojen määrä on suuri Allekirjoituksesta aiheutuva viive prosessiin on pitkä Ammattilaisten työaikaa sitoutuu turhaan työhön Asiakirjojen määrämuotoistaminen ja virheiden välttäminen on tärkeää Joissain tapauksissa yksittäistenkin asiakirjojen sähköistäminen voi tuoda suuria hyötyjä. Esimerkiksi yritysmyyjien sopimusprosessin sähköistäminen vapauttaa työaikaa yhden viikottaisen lisämyyntikäynnin verran. Kiinteistönvälittäjän tarjouskaupassa säästetään satoja kilometrejä ilta-ajelua kiihkeän tarjouskisan aikana. Kuluttajakaupassa sopimuksen ja ehtojen pakollinen toimitusvelvollisuus asiakkaalle täyttyy sähköisellä prosessilla itsestään. Kaikki sellaiset prosessit, joissa asiakirja lähetetään palautuskuorineen postitse vain allekirjoittamista varten, kannattaa ehdottomasti sähköistää. VISMA Sign 3

6 Sähköisen allekirjoittamisen vaiheet Asiakirjan elinkaari on asioinnin sisällöstä riippumatta aina samanlainen: Valmistelu Allekirjoitus tai allekirjoitukset Allekirjoitetun asiakirjan käsittely Arkistointi Sähköinen allekirjoitus helpottaa kaikkia näitä vaiheita. VISMA Sign 4

7 Sähköisen allekirjoittamisen vaiheet 1. Valmistelu Sähköinen asiakirja voidaan laatia toimisto-ohjelmistolla, kuten MS Office tai LibreOffice, luoda CRM- tai ERP-ohjelmistossa tai muodostaa allekirjoittajan selaimella täyttämän verkkolomakkeen perusteella. Sähköistä allekirjoitusta varten allekirjoitettava asiakirja pitää tallentaa PDF-muotoon. Allekirjoitettava asiakirja siirretään allekirjoituspalveluun selaimessa tai suoraan järjestelmien välistä ohjelmointirajapintaa pitkin. 2. Allekirjoitus tai allekirjoitukset Allekirjoitus tapahtuu suoraan verkkoasioinnin yhteydessä esimerkiksi verkkolomakkeen täyttämisen jälkeen. Useamman allekirjoittajan tapauksessa allekirjoittaminen tapahtuu sähköpostiin tai matkapuhelimeen saadun allekirjoituskutsun kautta. Kutsun saanut henkilö perehtyy verkossa asiakirjaan ja allekirjoittaa. Allekirjoittajalta ei edellytetä rekisteröitymistä ja allekirjoittaminen on aina veloituksetonta. Allekirjoittaminen onnistuu kaikilla nykyaikaisilla selaimilla, käyttöjärjestelmillä ja laitteilla. Jos allekirjoittaja tarvitsee tukea, hän voi soittaa, laittaa viestiä tai avata chat-yhteyden allekirjoituspalvelun asiantuntijan kanssa. VISMA Sign 5

8 Sähköisen allekirjoittamisen vaiheet 3. Allekirjoitetun asiakirjan käsittely Valmis asiakirja voidaan toimittaa allekirjoittajien sähköpostiin tai haluttuun tietojärjestelmään ohjelmointirajapinnan tai tiedostonsiirron kautta. Allekirjoitettu asiakirja tallentuu allekirjoituspalvelun dokumenttiarkistoon seitsemäksi vuodeksi sekä allekirjoituskutsun laatijalle että allekirjoittajille. Sisällöstä riippuen allekirjoitettu asiakirja voidaan käsitellä esimerkiksi asiakaspalvelussa, tilaustenkäsittelyssä tai lähettää käsiteltäväksi kutsun lähettäneelle henkilölle. Eri prosesseihin liittyvät asiakirjat voidaan toimittaa haluttuihin osoitteisiin. 4. Arkistointi Allekirjoitusmerkinnät sisältävä tiedosto on alkuperäinen sopimuskappale. Se arkistoidaan luotettavalla tavalla, asiakirjan sisältämän sopimuksen tai muun oikeustoimen edellyttämäksi ajaksi. Tiedosto voidaan myös toimittaa muille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille, jatkokäyttöä varten. Kuka tahansa asiakirjakappaleen haltija voi varmistaa sen allekirjoittajat, allekirjoitushetket ja allekirjoitetun sisällön. Ominaisuus on veloitukseton selainpalvelun kautta käytettäessä. Organisaatiot voivat myös automatisoida tarkastuksen ohjelmistorajapintaa hyödyntäen. VISMA Sign 6

9 Erilaiset tavat kerätä allekirjoituksia Allekirjoituksia voi kerätä eri tavoin: Kerättävää tietoa, jossa yksi allekirjoittaja Verkkolomake Jos allekirjoitusta tarvitaan vakiomuotoiseen asiakirjaan, esimerkiksi allekirjoittajan tietoja keräävään lomakkeeseen, ja allekirjoittajia on vain yksi, asioijalle luontevinta on täyttää ja allekirjoittaa verkkolomake. Lomake voi olla oman verkkopalvelun työkaluin rakennettu ja allekirjoitusrajapintaan liitetty tai se voidaan tuoda omille verkkosivuille esimerkiksi verkkolomake.fi -palvelusta. Allekirjoituksen jälkeen asiointi jatkuu saumattomasti alkuperäisessä palvelussa. Vakioasiakirja, jossa yksi allekirjoittaja Verkkosivulle liitetty allekirjoitustoiminto Jos asiakirjaan ei tarvita mitään muuta kerättävää tietoa kuin allekirjoitus, on luontevinta käyttää verkkopalvelun sisään upotettua allekirjoitustoimintoa. Toiminnon kautta voidaan allekirjoittaa tavanomaisia verkkolomakkeita laajempia asiakirjoja, esimerkiksi uuden asiakkaan sopimusehtojen hyväksyntä. Asiakas tulee vahvasti tunnistetuksi ja hyväksyy ehdot yhdellä kertaa. Käytännössä asioijalle esitetään allekirjoitusvaiheessa eri tunnistusvaihtoehdot ja allekirjoituspainike. Asiointi jatkuu allekirjoituksen jälkeen saumattomasti alkuperäisessä palvelussa. VISMA Sign 7

10 Erilaiset tavat kerätä allekirjoituksia Monta allekirjoittajaa Kutsu selaimella tai sovellukseen liitettynä Kun tarvitaan useita allekirjoituksia, allekirjoituspalvelu lähettää sähköposti- ja tekstiviestikutsut allekirjoittajille. Kutsun lähetys voi tapahtua kirjautumalla allekirjoituspalvelun selainversioon tai omassa tietojärjestelmässä liittämällä se allekirjoituspalveluun. Useissa verkkopalveluissa ja yrityssovelluksissa on valmiina sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus. Lisätietoja valmiista sovelluksista saa sovelluksen toimittajalta tai allekirjoituspalvelun asiakaspalvelusta. Allekirjoittajalle saapuva kutsu sisältää linkin allekirjoituspalvelun verkkosivulle, jossa asiakirja on esikatseltavissa ennen allekirjoitusta. Allekirjoituksen jälkeen oma kappale saapuu allekirjoittajan sähköpostiin (ellei tätä ole estetty tietoturvasyistä) ja tallentuu allekirjoittajan dokumenttiarkistoon. VISMA Sign 8

11 98% Yli 98% kaikista lähetetyistä allekirjoituskutsuista allekirjoitetaan. Asioijan kannalta palvelu on helppokäyttöinen, nopea ja reilu, koska allekirjoittajan oma sopimuskappale on heti käytettävissä. VISMA Sign 9

12 Turvallista allekirjoittamista Visma Sign -allekirjoituspalvelu on rakennettu alusta alkaen täysin tietoturvalliseksi ja auditoitu ulkoisen tietoturva-asiantuntijan toimesta. Palvelun konesalit sijaitsevat Suomessa. Palvelussa käytetään vahvinta mahdollista tunnistamismuotoa, jossa allekirjoittaja itse kertoo henkilötunnuksensa ja sitä verrataan tunnistamispalvelusta saatuihin tietoihin. Henkilötunnuksia ei tallenneta eikä muutenkaan käytetä muuhun kuin allekirjoittamiseen. Heikkoja tunnisteita ei käytetä, jotta juridinen sitovuus voidaan varmistaa. Myös palvelun käyttäjät ovat vahvasti tunnistettuja pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Pääsy asiakirjoihin on vain käyttäjäorganisaatioiden valtuutetuilla edustajilla tai oikeiden salausavaimien kautta valtuutetuilla tietojärjestelmillä. Palvelun sisällä voit määrittää käyttäjäoikeudet ja pääsyn dokumenttikansioihin käyttäjäryhmittäin. Pääkäyttäjäoikeuksilla voit lisäksi hallita muun muassa palvelun muokkaamista oman yritysilmeesi mukaiseksi, allekirjoitusmuistutusten lähettämistä ja allekirjoitustilastoja. Sähköinen allekirjoitus on yleiskäyttöinen ja mahdollistaa myös asiakirjan toimittamisen kolmansille osapuolille. Palvelua käyttävät mm. monet vakuutusyhtiöt, pankit, rahoitusyhtiöt, terveysalan organisaatiot ja muut korkeaa tietoturvaa ja tietosuojaa edellyttävät yritykset ja yhteisöt. VISMA Sign 10

13 Tunnistamisen ja allekirjoittamisen erot Joissain käyttötapauksissa pelkkä asiakkaan tunnistaminen saattaa tuntua houkuttelevalta. Usein kaikkien osapuolten ja kaikkien tarpeiden kannalta pelkkä tunnistus jää kuitenkin riittämättömäksi. Sähköinen allekirjoitus Tunnistamispalvelu Juridisesti sitova 1 Kyllä Ehkä 2 Selkeä lakiperusta Kyllä: L533/2016 Tunnistamisen osalta kyllä 2 Muodostaa allekirjoitetun asiakirjakappaleen tiedostomuotoon Kyllä 3 Ei Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys on tarkastettavissa Kyllä, veloituksetta Ei Selitteet: Asiakirjalla voi olla useita allekirjoittajia Kyllä Riippuu toteutuksesta, usein työlästä ¹ Oikeustoimen tekeminen tavalla, joka ei luotettavasti tunnista allekirjoittajaa, ei ole Suomessa juridisesti sitova. Esim. kansainväliset palvelut, joissa käytetään skannattua allekirjoituksen kuvaa jne. 2 Riippuen toteutustavasta. Joka tapauksessa riita- tai väärinkäytöstilanteessa tekninen ja prosessuaalinen todistustaakka oikeustoimen juridisesta sitovuudesta on palvelulla, ei käyttäjällä. 3 Tiedon omistajuuden kannalta (ns. my data, omatieto) oman,alkuperäisen asiakirjakappaleen saaminen on välttämätöntä. 4 Visma Sign allekirjoituspalvelussa käytettävissä mm. REST-API, SFTP/XML, suojattu sähköposti, verkkolomake, WebDAV sekä valmis upotus useisiin tietojärjestelmiin ja palveluihin. Kaikkia voidaan käyttää rinnan ja ottaa uusia käyttöön myöhemmin. Allekirjoituspalvelu tarjoaa pääsyn omiin allekirjoitettuihin asiakirjoihin Asiakirja voidaan toimittaa viranomaisen prosesseihin Voidaan käyttää suoraan selaimella tai liittää useisiin tietojärjestelmiin ja lomakkeisiin Allekirjoitus voidaan tehdä minkä tahansa pankin verkkopalvelu-tunnuksilla ja mobiilivarmenteella Allekirjoituksen yhteyteen voidaan tallentaa tieto edustettavasta organisaatiosta ja edustusoikeudesta Kyllä Kyllä: 534/2016 Kyllä 4 Kyllä Kyllä, kiistattomasti Ei Vaatii sopimuksen ja teknisen integraation Ei, sidottu yksittäisiin tietojärjestelmätoteuksiin Riippuu toteutuksesta Ei VISMA Sign 11

14 Mistä sinä saat parhaan hyödyn? Erilaisten asiakirjojen sähköistäminen tuo yritykselle hyötyä asiakaskokemuksen parantamisen, toiminnan nopeutumisen, turhan työn poistamisen ja virheiden vähenemisen kautta. Lisäksi yritys säästää arvokasta työaikaa ja kustannuksia. Liitteenä olevan taulukon avulla voit arvioida yrityksesi asiakirjat ja niiden sähköistämisen hyödyt. Voit täydentää taulukkoa liiketoimintasi mukaisilla tarpeilla. Mieti, miten asiakirja muodostetaan, mihin se tallennetaan ja kuinka paljon kyseisiä asiakirjoja yrityksessä käsitellään kuukaudessa. Arvioi sen jälkeen asiakirjan sähköistämisen hyödyt eri näkökulmista haluamallasi asteikolla (esim. 1-3). Taulukko toimii hyvänä työlistana allekirjoitusten sähköistämisessä. Näet konkreettisesti, mitkä asiakirjat kannattaa sähköistää ensimmäiseksi ja voit tehdä sen pohjalta suunnitelman aikatauluineen. Lataa taulukko Erityisesti kun asiakirjamäärät ovat suuria, kannattaa niiden käyttö automatisoida. Allekirjoituspalvelun selainkäyttö on paras tapa saada käytännön tuntumaa. Välittömät hyödyt näet parhaiten kokeilemalla sähköistä allekirjoitusta eri käyttökohteissa yrityksen eri osissa ja eri sidosryhmien kanssa. Ohjelmointirajapintojen kuvaukset ovat käytettävissäsi Visma Sign -verkkosivuilla. Voit myös kertoa mihin tietojärjestelmiin tai verkkopalveluihin haluat liittää sähköisen allekirjoituksen osoitteeseen Otamme yhteyttä ratkaisuehdotuksen merkeissä. Palvelu on upotettuna jo monissa järjestelmissä ja lisäksi Visma Signin tuesta löytyy paljon liittämistä helpottavia ohjeita useisiin järjestelmiin. Kokeile veloituksetta! VISMA Sign 12

15 Ota sähköinen allekirjoitus käyttöön! Tee allekirjoittamisesta helpompaa ja nopeampaa. Visma Sign digitalisoi asiakirjojen allekirjoittamisen ja hallinnan turvallisesti. Siirtymällä sähköiseen allekirjoitukseen säästät 90% perinteiseen allekirjoittamiseen käytetystä ajasta ja kuluista. Käytön voit aloittaa helposti 5 minuutissa. KOKEILE ILMAISEKSI Maksat aina vain käytöstä, joten sähköisen allekirjoittamisen ottaminen käyttöön tai erilaisten käyttökohteiden testaaminen ei edellytä alkuinvestointia eikä kiinteitä kuukausimaksuja. Ota allekirjoituspalvelu käyttöön osoitteessa: allekirjoitus.visma.fi - Aloita käyttö. VISMA Sign 13

16 Ota yhteyttä! Kehitys ja myynti: Antti Larvala Kumppanuudet: Harri Koponen