Kokemuksia kunnan osallisuussivuston rakentamisesta ja osallistavien työkalujen käyttöönotosta Digikuntakokeilun verkostotapaaminen

Transkriptio

1 Kokemuksia kunnan osallisuussivuston rakentamisesta ja osallistavien työkalujen käyttöönotosta Digikuntakokeilun verkostotapaaminen Kehittämispäällikkö Heidi Hagman Viestintäkoordinaattori Anu Heikkilä

2 Tuusula #uuttatuusulaa #tuusula Noin asukkaan kasvava kunta Helsinki-Vantaan lentokentän pohjoispuolella Päätaajama Hyrylä sijaitsee 28 km/30 min Helsingin keskustasta Kuntaa johtaa pormestari Arto Lindberg ( ) ja kansliapäällikkö Harri Lipasti Kunnassa on töissä noin 2000 eri alojen ammattilaista Tuusulassa toimii noin 2500 yritystä Tuusulan Rantatie oli Suomen kultakauden taiteilijoiden tyyssija lukujen vaihteessa Tuusula on perustettu vuonna 1643

3 Vuosi 2017 kohti menestyvää kulttuurikuntaa

4 Kehityksen askeleet Tuusulassa Uuden Tuusulan rakentaminen Uusi kunta Johtamisjärjestelmän uudistaminen Strategian uudistaminen Palveluiden, prosessien ja organisaation uudistaminen Tuki-, kehittämis- ja hallintopalveluiden uudistaminen ja organisointi Toimintatapojen uudistaminen ja digitalisaation hyödyntäminen Maakuntaan siirtyvät palvelut Alueellinen SOTE Siirtyvät palvelut SOTE-palvelut Pelastustoimi Ympäristöterveydenhuolto Rakennusvalvonta Maataloustoimi Johtamisjärjestelmän uudistaminen Poliittisen johtamisjärjestelmän uudistus Uuden johtamisjärjestelmän käyttöönotto Pormestariohjelma Lautakuntarakenne Asiakaslähtöisyys ja osallisuus Yhteiset johtamisen periaatteet Toimintatapojen uudistus Strategian uudistaminen Strategian uudistamisen askeleet Kuntalaisten illat vuonna 2016 (6 kpl) Luottamushenkilöiden strategiakysely 1-2/2017 Toimialojen johtoryhmien yhteiskokoukset 12/2016-1/2017 Uuden ja vanhan valtuuston yhteinen valtuustoseminaari Kunnanhallituksen seminaari Pormestaritreffit syyskuussa 2017 Esimiesten suunnittelupäivä Arvotyöskentely työpaikoilla Avoimet Elinvoima-, Hyvinvointi- ja Osallisuusseminaarit Konsernijaosto Johtoryhmä ja Kunnanhallitus, konsernijaosto ja johtoryhmä Valtuustoseminaari Kunnanhallitus Valtuusto Uuden strategian vieminen käytäntöön 2018

5 Pormestariohjelmaan koottu linjauksia uuden Tuusulan rakentamiseen Uusi Tuusula on kulttuurimuutos Vireä yritystoiminta tuo työtä hyvinvointia ja uusia asukkaita Kuntalaiset arvostavat hyviä palveluita Kasvatus ja koulutus ovat uuden kunnan painopistealue Tehokas kaavoitus ja linjakas maapolitiikka ovat kasvun perusta Muuttotappiosta vahvaan kasvuun ja vakaaseen talouteen Hyvinvointi Kohti maakuntaa Kulttuuri on osa Tuusulan identiteettiä Elinvoima Osallisuus Luonto on yhteinen arvomme

6 Tuusulan osallisuusmalli luotiin vuoden 2017 aikana Yhteistyökumppaniksi valittiin palvelumuotoilutoimisto Hellon Työ käynnistyi alkukesästä 2017 tavoitteena Määrittää osallisuuden eri muodot ja tasot Työkalupakki osallisuuden ja asiakaslähtöisen kehittämisen toteuttamiseen Roadmap ja osallisuussivusto

7 Me voisimme tehdä lähimetsään valaistun joulupolun. Pidetään ravintolapäivä! Minulla on idea vihertalkoisiin! Tuusulan avoimet kehittämisverkostot Aiomme kunnostaa vanha koulun yhdistysten tapaamispaikaksi. Uudet kaikille avoimet kehittämisverkostot korvasivat alueelliset kehittämistoimikunnat Alueellisia verkostoja on viisi ja ne toimivat Facebookissa omissa ryhmissään sekä fyysisesti tavaten Verkostojen tavoitteena on kuntalaisten osallistamisen ja vaikuttamisen edistäminen, lähidemokratian, kumppanuuden ja asiakaslähtöisyyden kehittäminen sekä asukkaiden omaehtoisen tekemisen mahdollistaminen esim. PopUp Tuusula Tarve alueellisten ideoiden keräämiselle, ideoiden toteuttajien löytämiselle ja tilojen avaamiselle laajempaan käyttöön Osallistuvan budjetoinnin kokeilu Verkostoilla käytössään noin toimintarahaa syksyn 2017 aikana Vuodelle 2018 budjetoitu Tarve osallistuvan budjetoinnin sähköiselle alustalle Kokeilukavereina Kouvolan kaupunki, DemosHelsinki ja VM:n Digikuntakokeilu

8 Osallisuussivuston luominen ja uusien osallisuustyökalujen käyttöönotto 10-12/2017 Tarkoituksena on luoda osallisuussivusto Tuusulan kunnalle, joka toimii väylänä kunnan ja kuntalaisten väliseen osallisuusvuorovaikutukseen kaikille avoimien kehittämisverkostojen sähköinen portaali, joka kokoaa osallisuuden eri osa-alueet ja työkalut yhteen paikkaan. Osallisuusivusto on verkossa ja mobiilisti toimiva kaikille avoin osallistumis- ja vaikuttamisväylä ja kohtaamispaikka sivustolla kootaan ja jaetaan tietoa, toteutetaan kyselyjä, yhteistyöstetään asioita, kohdataan muita, ideoidaan ja löydetään tekijöitä omaehtoisesti toteutettaviin projekteihin. Kokoamalla osallisuuden mahdollisuudet ja väylät yhden sivuston alle helpottuu ja tehostuu niin kunnan kuin asukkaiden toiminta - avoimuuden kautta syntyy myös tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä yhteispeliin.

9 Osallisuussivuston luominen ja uusien osallisuustyökalujen käyttöönotto - alkutilanne ja resursointi Tahtotila olemassa: osallisuus yhtenä tuoreen pormestariohjelman kolmesta painopisteestä sekä vahvasti läsnä tulevassa kuntastrategiassa Runsaasti esimerkkejä onnistuneesta osallistamisesta, mutta kunnan sivuilta välittyvä kuva työstä sekä asukkaiden mahdollisuuksista hajanainen Kehittämisverkostoilla tarve alueellisten ideoiden keräämiselle, ideoiden toteuttajien löytämiselle, tilojen avaamiselle laajempaan käyttöön ja osallistuvan budjetoinnin sähköiselle alustalle Projektiin palkattiin VM:n Digikuntarahoituksella kahdeksi kuukaudeksi viestintäkoordinaattori. Projektitiimissä mukana lisäksi kehittämispäällikkö, viestintäpäällikkö sekä yhteisömanageri.

10 Miten etenimme? Osallisuussivuston luominen ja osallistavien työkalujen käyttöönotto Osallisuussivuston rakentaminen -benchmarkkaus -tekninen ratkaisu -rakenne -sisältö -visuaalisuus Toteutus ja lanseeraus testaustyöpaja osallisuuden iltamissa tiedotepalsta ja tapahtumakalenteri -some-nostot Kehittämisverkostojen toiminta kartalle -Interaktiivinen kartta arcgis.com 12/2017 Osallisuussivuston sisällön jatkokehitys -vuorovaikutteisuuden lisääminen -avustus -viestinnän koordinaattorin rekrytointi -projektointi Osallistavat kyselytyökalut -kunnassa jo käytössä olevat -FutureDialog -appi -Innoduel -eivät ole avoimeen lähdekoodiin perustuvia -kysely- ja palautetyökaluina eivät vastanneetkaan tarpeeseen Osallistavien työkalujen käyttöönotto -useita tarpeita, mistä lähdetään liikkeelle? -työkalujen kartoitus CityHack -voittajaidean toteutus tilanvarauksen ja tapahtumamarkkinoinnin yhdistävä ratkaisu Varaamo.fi -avoin lähdekoodi ja yhteistyö muiden kuntien kanssa -toteutus vuonna 2018 Osallistuva budjetointi -ideointi, ideoiden kannatus ja jatkokehitys, kyselyt, ehdotusten äänestys - Avoimen lähdekoodin Decidim käyttöönotto 12/2017 -lanseeraus 1/2017 -jatkokehitys 2018 löydä idealle toteuttaja

11 Osallisuussivuston luominen

12 Osallisuussivuston rakentaminen prosessina I Rakenteessa liikkeelle otsikkotasolla tuoreesta Tuusulan kunnan osallisuuden mallista -> malli käännettiin asukkaiden näkökulmaan. Osallisuustarinoiden hakeminen, kirjoittaminen sekä kuvitus kaikilta osallisuuden osa-alueilta. Piirrettävän kuvituksen ideointi rakenteeseen sopivaksi sekä kuvituksen tilaaminen. Yhteydenpito verkkosivuston palveluntarjoajaan.

13 Osallisuus osallisuussivuston takana Osallisuussivuston rakentamisvaiheessa kuntalaisille sekä luottamushenkilöille järjestettiin Osallisuuden iltamat Saadun palautteen perusteella rakenne meni lähes kokonaan uusiksi.

14

15 Osallisuussivuston rakentaminen prosessina II Etusivun kuvanavigaatiosta luovuttiin. Vuorovaikutteisuutta nostettiin esille etusivun osallisuuskalenterissa, listaamalla osallisuuteen liittyvät tilaisuudet sekä lanseeraamalla osallisuustyötä esille tuova blogi. Tarinoita osallisuudesta osion luominen etusivulta tiputettujen sisältöjen osalta.

16

17

18

19

20

21 Osallisuustyökalujen käyttöönotto

22 Tuusulan uusilla kehittämisverkostoilla tarve alueellisten ideoiden keräämiselle, ideoiden toteuttajien löytämiselle, tilojen avaamiselle laajempaan käyttöön ja osallistuvan budjetoinnin sähköiselle alustalle Mikä tai mitkä alusta/t vastaisi näihin tarpeisiin?

23 Sähköisen kysely- ja palautetyökalun käyttöönotto? Future Dialog kysely- ja palauteapplikaation käyttöönotto ja uuden verkkopalvelun kehittäminen yhteistyössä mahdollisesti yhteistyö yhden tai useamman kunnan kanssa? Kartoitettiin myös muita ideoiden keräämisen, kyselyiden ja palautteen antamisen työkaluja Tuusulan kunnan palauteprosessin kehittämisestä oma kehitysprojekti meneillään etenee vasta vuonna 2018 aikalisä kysely- ja palautetyökalun käyttöönotossa, odotetaan palauteprosessin kehittämisprojektin etenemistä

24 Sähköisen tilanvarauspalvelun käyttöönotto? CityHack Tuusula ja voittajatyö LifeLesson, tilanvarauksen ja tapahtumamarkkinoinnin yhdistävä ratkaisu, joka edistää yrittäjyyttä ja tilojen käyttöä Tuusulan kunnalla ei intressiä toteuttaa, omistaa ja kehittää palvelua yksin edellyttäisi kehittäjäkavereita Helsingin kaupungin kehittämä avoimeen lähdekoodiin perustuva Varaamo-palvelu laajentunut jo Ouluun, Espooseen, Tampereelle ja seuraavaksi Tampereen seudulle kaikilla kaupungeilla/kunnilla yhtenäinen tarve tilojen käytön ja muun yhteiskäytön lisäämiseksi! Tuusulan kannattaisi ottaa pohjaksi Varaamo-palvelu ja kilpailuttaa räätälöintityöhön kehittäjäkumppani vuonna 2018

25 Osallistuvan budjetoinnin työkalun käyttöönotto? Helsingin kaupunki teetti keväällä 2017 vertailun maailmalla käytössä olevista osallistuvan budjetoinnin alustoista. Vertailun voitti Barcelonan kehittämä avoimeen lähdekoodiin perustuva alusta Decidim. Helsingin kaupunki on ottanut Decidimin käyttöönsä ja hiljattain julkaissut sivuston nuortenbudjetti.fi. Sekä Helsinki että Barcelona kehittävät alustaa ja ovat avoimen lähdekoodiin perustuen velvoitettuja myös jakamaan kehitystyönsä tulokset muiden käyttäjien kesken. Tuusulassa tarve osallistuvan budjetoinnin työkalulle kehittämisverkostojen toiminnassa, mutta myös laajemmin, kun osallistuvan budjetoinnin käyttöä lisätään vuonna 2018 Tuusulassa otetaan pilottikäyttöön osallistuvan budjetoinnin alusta Decidim 12/2017

26 Osallistuvan budjetoinnin alustan Decidimin käyttöönotto 12/2017 Alustan avulla on mm. mahdollista kerätä ideoita, kannattaa niitä, kehittää ideoista ehdotuksia, kuvata ehdotukset ja äänestää niistä. Myös kyselyiden tekeminen on mahdollista. Tuusulaa kiinnostaa mahdollisuus kehittää Decidimiin uusi ominaisuus, jolla voisi ilmoittautua ideoiden/ehdotusten toteuttajaksi - kaikkea kun ei voi tai kannata tehdä/kehittää yksin kunnan resursseilla. Pilottikäyttö toteuttaa kunnan tahtotilaa osallisuuden edistämisestä ja pilotoinnin aikana on mahdollista kerätä laajemmin käyttäjäkokemuksia ja palautetta alustan toimivuudesta ja soveltuvuudesta keskikokoisen kunnan käyttöön (esim. henkilöresurssien näkökulmasta) Pilotin aikana kertyy myös kokemusta avoimeen lähdekoodiin perustuvan alustan käytöstä ja se tukee kunnassa tehtävää laajempaa linjausta avoimen lähdekoodin järjestelmien/alustojen käytöstä. Pilotoinnin aikana kunta voi myös kilpailuttaa järjestelmän kehittäjäkumppanin tai luopua alustan käytöstä

27

28 Mitä opimme kokeilun aikana? Verkkosivuston ei tarvitse olla edes puolivalmis idean testaamiseksi käyttäjillä Vuorovaikutteista verkkosivustoa luotaessa testaaminen on onnistumisen edellytys. Vaikka osallistavia työkaluja on tarjolla avaimet käteen periaatteella, kunnan omat prosessit vaativat aikansa. Mieti tarkkaan mitä kannattaa tehdä yksin mitä yhdessä muiden kanssa! Yhdessä olemme enemmän, mutta kuntien välinen yhteistyö ei synny itsestään Kuinka monta erillistä alustaa meillä voi olla käytössä? Mistä on aidosti lisäarvoa? Voiko samalle alustalle koota useita eri toiminnallisuuksia? Muuta kurssia, jos tarvetta ilmenee! Oli sitten kyseessä palaute testaustyöpajasta tai projekti, joka on syystä tai toisesta vastatuulessa. Osallisuussivustoa varten tehty työ ei saa jäädä omaksi saarekkeekseen. Tuusulan kunnassa jalkauttamista varmistaa osallisuuden strategisen kehittämisohjelman laatiminen toimialoja läpileikkaavasti. Lisäksi projektissa on esitetty kunnalle kehittämispolkuja. Uusien työkalujen käyttöönotto haastaa miettimään resursointia ja jatkokehitystä Lyhytkestoistakin kokeilua pitää juhlistaa!

29 Kokeilun juhlistaminen osallisuusglögit

30 Strategia eläväksi yhdessä uutta tehden

31

32

33 Kiitos! Heidi Hagman ja Anu Heikkilä #uuttatuusulaa #tuusula