Hoitohenkilöstön mitoitus Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä vuosina

Transkriptio

1 Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin julkaisuja Publication Series of the Northern Ostrobothnia Hospital District 1/2015 Hoitohenkilöstön mitoitus Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä vuosina Hankkeen loppuraportti Pia Liljamo, Päivi Lavander, Pirjo Kejonen

2 Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin julkaisuja Publication Series of the Northern Ostrobothnia Hospital District 1/2015 HOITOHENKILÖSTÖN MITOITUS POHJOIS-POHJANMAAN SAIRAANHOITOPIIRISSÄ VUOSINA Hankkeen loppuraportti Liljamo Pia, Lavander Päivi, Kejonen Pirjo Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Yhtymähallinto Oulu 2015

3 Liljamo Pia, erikoissuunnittelija, TtM, Oulun yliopistollinen sairaala, Operatiivinen tulosalue, hallinto, PL 21, OYS Lavander Päivi, ylihoitaja, TtM, Oulun yliopistollinen sairaala, Medisiininen tulosalue, sisätautien ja keuhkosairauksien sekä ensihoidon ja päivystyksen vastuualueet, PL 20, OYS Kejonen Pirjo, hallintoylihoitaja, FT, TtM, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri, Yhtymähallinto, PL 10, OYS ISBN (nid.) ISBN (PDF) ISSN Multiprint Oulu 2015

4 POHJOIS-POHJANMAAN SAIRAANHOITOPIIRIN JULKAISUJA KUVAILULEHTI PUBLICATION SERIES OF THE NORTHERN OSTROBOTHNIA HOSPITAL DISTRICT Julkaisun päivämäärä No 1/ Tekijät: Liljamo Pia, Lavander Päivi ja Kejonen Pirjo Julkaisun nimi: Hoitohenkilöstön mitoitus Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä v Hankkeen loppuraportti Henkilöstön saatavuuteen ja osaamiseen vaikuttaminen on keskeinen asia tulevaisuuden sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja järjestettäessä. Uudistuvissa rakenteissa tämä edellyttää resurssitarpeiden ennakointia sekä nykyisten henkilöstöresurssien tarkoituksenmukaista mitoittamista. Mitoitushankkeen tavoitteena oli tuottaa tietoa hoitohenkilöstön määrästä suhteessa toimintaa kuvaaviin hoitopäivä- ja käyntitietoihin olemassa olevien tunnuslukujen avulla. Saatua tietoa verrattiin henkilöstöresursseihin ja -rakenteeseen, ja tämän pohjalta määritettiin yksiköille optimaalinen henkilöstömäärä huomioiden erilaisia selittäviä tekijöitä. Laskennassa hyödynnettiin WHO:n WISN laskentamallia. Hankkeessa saatiin tärkeää tietoa yksiköiden henkilöstöresurssien käyttöön liittyvistä asioista. Somaattisten vuodeosastojen henkilöstöresurssitilanne on kokonaisuutena varsin hyvä, mutta resurssien määrässä ja rakenteessa on osastojen välillä eroja. Psykiatrian vuodeosastoilla henkilöstömäärissä on enemmän vaihtelua kuin somaatiikalla. Poliklinikoilla ja muissa avohoidon yksiköissä hoitohenkilöstötilanne on heikompi, mikä tulee huomioida mitoitusepäkohtia korjattaessa ja uutta avohoidon toimintaa käynnistettäessä. Tiedot antavat tukea hoitotyön toimintojen jatkokehittämiselle ja hoitotyön johtamisen päätöksenteolle. Tulosten pohjalta esitetään suurimpien mitoitusepäkohtien välittömän korjaamisen käynnistämistä, mikä edellyttää resurssien siirtoa myös tulosalueiden välillä. Pienempiin mitoitusepäkohtiin voidaan vaikuttaa ammatillista työnjakoa kehittämällä, yksiköiden toimintaprosesseja uudistamalla ja tasaamalla henkilöstömäärää vastuuyksiköiden välillä. Järkevää resursointia voidaan tukea ottamalla käyttöön uutta teknologiaa sekä uudistamalla hoitotyön toimintamalleja. Yksiköiden mitoituslaskenta tulee päivittää, mikäli toiminta olennaisesti muuttuu tai mikäli prosesseja kehitetään niin, että henkilöstöresursseja vapautuu. Mitoituslaskentaa voidaan myös hyödyntää ennakoivasti henkilöstöresurssien määrittelyssä toimintaprosesseja uudistettaessa. Avainsanat (asiasanat): hoitohenkilöstö, mitoitus, tunnusluvut, WISN-malli Kokonaissivumäärä: 58 ISSN: ISBN Jakaja: Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Tilausosoite: PL 10 Yhtymähallinto OYS Kpl-hinta: 25

5 POHJOIS-POHJANMAAN SAIRAANHOITOPIIRIN JULKAISUJA DESCRIPTION PAGE PUBLICATION SERIES OF THE NORTHERN OSTROBOTHNIA HOSPITAL DISTRICT Publication date No 1/ Authors: Liljamo Pia, Lavander Päivi and Kejonen Pirjo Publication name: Nursing personnel staffing project in the Northern Ostrobothnia Hospital District between 2013 and Final report on the project A key issue when organising social welfare and health care services in the future will be to affect staff availability and competence. In structures undergoing reorganisation, this will entail anticipation of resource needs and the appropriate staffing of current human resources. The aim of the Northern Ostrobothnia Hospital District's staffing project was to provide information about the number of nursing staff in relation to treatment days and visits describing the operations by means of existing indicators. The information obtained was compared with human resources and the personnel structure, and on the basis of this data an optimal number of staff was determined for the units, taking into account various explanatory indicator data. The project utilised the WHO's WISN method used in healthcare organisations. The project provided extensive information about issues relating to human resources in the units. The results indicated that the staff situation in somatic wards as a whole is fairly good, but there are differences between wards with respect to the number and structure of resources. The number of staff varies more in psychiatric wards. The nursing staff resource situation in outpatient clinics and other open care units is poorer, which should be taken into account when rectifying staffing shortcomings and starting new open-care operations. The information will provide support for the further development of nursing operations and nursing management decision-making. On the basis of the results, it is proposed that the most obvious staffing shortcomings be rectified without delay between hospital operative divisions as well. Less acute shortcomings could be addressed by developing the occupational division of labour, renewing operating processes, and distributing staff evenly between the responsible units. Sensible resourcing can be supported by introducing new technology and improving nursing approaches. Staffing calculation in the units should be updated if the operations change substantially or if processes are developed in such a way that staff resources are released. Staffing calculation should be utilised proactively when determining human resources and reforming operating processes. Keywords: Nursing staff, Personnel Staffing and Scheduling, Workload; WISN-model Number of pages: 58 ISSN: ISBN Delivery: Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Order address: PL 10, OYS Yhtymähallinto Price: 25

6 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO HENKILÖSTÖMITOITUS KÄSITTEENÄ JA MITOITUKSEN LASKENTA Henkilöstömitoitus käsitteenä Mitoituksen laskentamalli Hoitohenkilöstön käytettävissä oleva työpanos PPSHP:ssä Keskeiset tunnusluvut henkilöstön mitoittamisessa HENKILÖSTÖMITOITUKSEN TOTEUTTAMINEN PPSHP:SSÄ Tietojen kerääminen ja analysointi Mitoitus vuodeosastoilla Mitoituskertoimen määrittäminen Hoitoisuustiedon hyödyntäminen laskennassa Mitoitus poliklinikoilla Mitoitus synnytysosastoilla Mitoitus toimenpideyksiköissä Mitoitus teho-osastoilla Mitoitus yhteispäivystyksessä Mitoitus leikkausyksiköissä Mitoitus diagnostiikalla Mitoitus fysiatrialla Mitoitus psykiatrialla HENKILÖSTÖMITOITUKSEN TULOKSET Hoitohenkilöstön määrä Hoitohenkilöstön rakenne Laillistettujen ja nimikesuojattujen ammattihenkilöiden määrän välinen suhde Laillistettujen ammattihenkilöiden työnkuvaan kuuluvat tehtävät Nimikesuojattujen ammattihenkilöiden työnkuvaan kuuluvat tehtävät Sihteereiden työ Muut selittävät tekijät Opiskelijoiden määrä Vastaanottoaikojen siirtämiseen ja perumiseen kuluva työpanos Potilasvaihtuvuus ja päivystyksenä alkaneet hoitojaksot HANKKEEN ARVIOINTI Hankkeen organisaatio ja aikataulu Mitoituslaskennan luotettavuus Tavoitteiden saavuttaminen JOHTOPÄÄTÖKSET JA TOIMENPIDE-EHDOTUKSET LÄHTEET LIITE

7 7 1 JOHDANTO Suomen väestörakenne muuttuu huomattavasti seuraavien vuosikymmenten aikana. Vuonna 2030 arvioidaan yli 65-vuotaita ja alle 15-vuotiaita olevan jo 75 jokaista 100 henkilöä kohden (1). Tämä huoltosuhteen jyrkkä muuttuminen asettaa myös sosiaali- ja terveydenhuollon uusien haasteiden eteen. Väestörakenteen muutokset näkyvät sekä potilaiden hoidon tarpeissa että henkilöstön saatavuudessa. OYS:n erityisvastuualueella (OYS-erva) tehtiin kevään 2012 aikana selvitys hoitohenkilökunnan tarpeesta ja saatavuudesta vuoteen 2025 mennessä. Yksityisen puolen tarvekartoitusta ei tässä yhteydessä selvitetty. Saatujen tietojen perusteella alueella jää vanhuuseläkkeelle v mennessä reilusti yli 2000 eri nimikkeistä sairaanhoitajaa, joista noin puolet on Pohjois- Pohjanmaan sairaanhoitopiirin (PPSHP) alueelta. Osastonhoitajia jää vanhuuseläkkeelle koko OYS-erva-alueella yht. 343 henkilöä, mikä on huomioitava myös tulevissa sairaanhoitajatarpeissa ja lähiesimiesrekrytoinnissa. Organisaatiokohtaisesti eniten sairaanhoitajien ryhmässä jäädään vanhuuseläkkeelle erikoissairaanhoidossa PPSHP:n kuntayhtymän sairaaloissa (yhteensä 715 henkilöä vuoteen 2025 mennessä). Perus- ja lähihoitajia jää vanhuuseläkkeelle koko erityisvastuualueella v mennessä noin 2300 henkilöä. Myös muissa hoitohenkilöstön nimikkeissä vanhuuseläkkeelle siirtyy paljon ammattihenkilöitä. Hoitohenkilöstön tarve vuoteen 2025 mennessä on huomattavasti suurempi kuin vanhuuseläkkeelle jäävien määrä, sillä henkilökunnan tulevaa tarvetta arvioitaessa on otettava huomioon myös muiden eläkemuotojen ja työelämän joustojen kautta tulevat henkilöstötarpeet sekä erilaiset sijaistarpeet. Vuonna 2013 PPSHP:ssa hoitohenkilöstön vakanssien osuus koko sairaanhoitopiirin vakanssimäärästä oli 56,7 % (n= 3267 virkaa/ toimea) sekä tutkimusta ja hoitoa avustavien 8,4 % (n=485 virkaa/ toimea). Hoitohenkilökunnan palkalliset palvelussuhteet vuonna 2013 olivat yhteensä 4028 työpanosta (2). Yksi hoitotyön johtajien ydintehtävistä on varmistaa henkilöstön saatavuus sekä sen tehokas ja tarkoituksenmukainen käyttö. Tämä edellyttää mm. henkilöstöresurssien tarkoituksenmukaista mitoittamista sekä tehtävien ja työnjaon uudistamista ja prosessien suunnittelua (3, 4). Riittävä henkilöstömitoitus, tasapainoinen työkuormitus, työstressin vähentäminen sekä mahdollisuudet kehittyä ja edetä uralla ovat hyvän hoitotyön toimintaympäristön ominaispiirteitä ja ne voivat edesauttaa nuorten sairaanhoitajien pysymistä ammatissaan (5). Hoitotyötä organisoitaessa on tärkeää tietää, mitä henkilöstömitoituksella tarkoitetaan ja miten mitoitus on laskettu. Pitkäahon (6) mukaan henkilöstömitoituksella tarkoitetaan määrällisesti ja laadullisesti asianmukaisten hoitotyön palveluiden tuottamista riittävät tiedot ja taidot omaavien henkilöiden toimesta. Sairaanhoitopiirin johtaja Hannu Leskinen nimesi PPSHP:n hoitohenkilöstön mitoitushankkeen asiantuntijat, ohjausryhmän ja tehtävät viranhaltijapäätöksellään Hankkeen tavoitteena oli tuottaa tietoa hoitohenkilöstön määrästä suhteessa hoitopäiväja käyntitietoihin sairaanhoitopiirissä olemassa olevien tunnuslukujen avulla. Saatua tietoa verrattiin olemassa oleviin henkilöstöresursseihin ja -rakenteeseen, ja tämän pohjalta määritettiin yksiköille optimaalinen henkilöstömäärä huomioiden myös selittäviä tunnuslukutietoja. Laskentamallina käytettiin WHO:n (World Health Organisation) WISN-

8 8 malliin (Workload Indicators of Staffing Need) pohjautuvaa laskentamallia (7), jota on käytetty pohjana myös muiden terveydenhuollon organisaatioiden henkilöstömitoituksen laskennassa, esimerkiksi Kuopion yliopistollisen sairaalan uudisrakennushankkeessa (8). PPSHP:n laskennassa hyödynnettiin myös hoitoisuustietoja. Hankkeen aikana kerättiin laajasti tietoa yksiköiden henkilöstöresurssien käyttöön liittyvistä asioista. Hoitohenkilöstön mitoitushanke päättyi Tässä raportissa kuvataan hankkeen toteutusta, tuloksia, johtopäätöksiä ja kehittämisehdotuksia. 2 HENKILÖSTÖMITOITUS KÄSITTEENÄ JA MITOITUKSEN LASKENTA 2.1 Henkilöstömitoitus käsitteenä Hoitotyössä henkilöstömitoituksella (engl. staffing, nurse staffing) tarkoitetaan terveydenhuollon menettelytapoja, joiden avulla määritellään lukumääräisesti ja koulutustasoltaan oikea hoitohenkilöstö, joka tarvitaan tuottamaan tietylle potilasjoukolle määrällisesti ja laadullisesti asianmukaiset hoitotyön palvelut. Hoito tulee toteuttaa kustannustehokkaimmalla ja inhimillisesti vaikuttavimmalla tavalla siten, että hoitohenkilöstö on tyytyväinen työhönsä ja halutut sekä asianmukaiset potilastulokset saavutetaan. (6, 9, 10.) Henkilöstömitoituksen yhteyttä potilaan hoidon tuloksiin ja hoitohenkilöstön työtyytyväisyyteen on tutkittu useissa kansainvälisissä tutkimuksissa viime vuosina. Tutkimusten mukaan hoitohenkilöstön määrällä ja laadulla on yhteyttä potilaiden kuolleisuuteen (11-18), potilaiden hoitojakson kestoon (12, 19), potilastyytyväisyyteen (21) ja hoitajien työhyvinvointiin (11) sekä hoitajien aikomukseen vaihtaa alaa (13). Myös Suomessa on tehty tutkimusta hoitajamitoituksen yhteydestä potilaiden sairaalassaoloaikaan (21) ja potilaan hoidon tuloksiin. Tutkimuksen mukaan potilaiden kaatumiset, sairaalainfektiot ja lääkitysvirheet lisääntyvät, kun hoitajakohtainen potilasmäärä lisääntyy (22). Rauhalan (23) mukaan optimaalisen hoitoisuustason pitkäaikaisella ylittymisellä on todettu olevan yhteys hoitohenkilöstön työn kuormittumiseen ja sairauspoissaoloihin. Pitkäahon (6) mukaan hoitotyön henkilöstömitoituksen määrittämiseen tarvitaan tietoa hoitotyöntekijöiden määrästä ja laadusta (hoitotyön voimavarat), hoitotyön määrästä ja laadusta (hoitotyön intensiteetti) sekä hoitotyön toimintaympäristöstä. Lisäksi tarvitaan tietoa hoitotyön tuloksesta eli siitä, mitä hoitotyöllä on saatu aikaiseksi. Oleellista on myös arvioida, mihin hoitajat työaikaansa käyttävät; käytetäänkö suurin aika potilaan välittömään ja oleelliseen välilliseen työhön vai meneekö hoitajan aika toissijaisiin eihoitotyön tehtäviin (24). Hoitotyön henkilöstömitoituksesta voidaan ajatella, että se on järjestelmä, joka muodostuu useista toisiinsa vaikuttavista osa-alueista. Hoitotyön voimavaroja voidaan kuvata esimerkiksi seuraavien suhdelukujen avulla: potilaita hoitajaa tai sairaanhoitajaa kohti sekä hoitajia potilasta kohti. Lisäksi voimavaroja voidaan kuvata sairaanhoitajien osuus henkilökunnasta luvun tai henkilöstön koulutustason ja eri koulutustasojen määrällisen suhteen avulla (skill mix). Hoitotyön intensiteetti tarkoittaa tietyllä aikavälillä yksikössä hoitotyön määrää ja laatua. Tätä mitataan erilaisten hoitoisuusluokitusten avulla. Hoitotyön toimintaympäristöä voidaan kuvata sairaansi-

9 9 jojen määrän ja potilasvolyymin avulla. (6, 25) Hoitotyön tulosta voidaan tarkastella potilaiden, hoitohenkilöstön ja organisaation näkökulmista. Terveydenhuoltolaki (26) edellyttää riittävää määrää terveydenhuollon ammattihenkilöitä terveydenhuollon eri tehtävissä. Henkilöstön rakenteen ja määrän suositetaan vastaavan väestön terveyden ja hyvinvoinnin edistämisen sekä terveydenhuollon palvelujen tarvetta. Mielenterveyslaki (27) säätää mielenterveyspalvelujen järjestämisen osalta, että kunnan tulee huolehtia mielenterveyspalvelujen järjestämisestä terveydenhuoltolain mukaisesti. Mielenterveyslaki ei erikseen säädä hoitohenkilöstön määrästä tai rakenteesta psykiatrisessa hoitotyössä (28). Hoitotyön johtajien tehtävänä on varmistaa riittävät ja oikeudenmukaiset henkilöstöresurssit terveydenhuollon eri yksiköissä. Jotta resursseja voidaan kohdentaa oikein, tarvitaan riittävästi tietoa yksikön toiminnasta. Hoitotyön esimiehet myös toivovat yksikertaisia ja selkeitä menetelmiä ja mittareita optimaaliseen henkilöstön määrittämiseen (29, 25, 30). WHO:n (7) mukaan henkilöstövoimavarojen johtamisen tavoitteena tulee olla: oikea määrä ihmisiä oikealla osaamisella oikeassa paikassa oikeaan aikaan oikealla asenteella tekemässä oikeaa työtä oikeilla kustannuksilla oikealla tavoitteella 2.2 Mitoituksen laskentamalli Tässä hankkeessa mitoituksen laskentamallina on käytetty Itä-Suomen yliopiston terveystieteiden tiedekunnan ja Kuopion yliopistollisen sairaalan yhteistyöhankkeessa kehittämää ja testaamaa WHO:n WISN-malliin pohjautuvaa laskentamallia (7, 8). WISN-mallin laskenta perustuu terveysalan työntekijän työmäärään ja työajan käyttöön keskeisimmissä työtehtävissä. Menetelmässä huomioidaan käytettävissä oleva työaika, vakiotyömäärä yhdelle työntekijälle sekä tärkeimmät työtehtävät ja niihin käytetty aika. Menetelmän soveltaminen ei vaadi mitään erityistietojen keräämistä, vaan siinä käytetään organisaatiosta jo saatavaa tilastotietoa. (7). WISN-mallia voidaan soveltaa kaikkiin terveysalan työntekijöihin ja heidän työpanostarpeensa laskentaan yksittäisessä yksikössä tai koko sairaalassa, tutkimusten mukaan sen avulla on määritelty tietyn terveysalan henkilöstön tarvetta myös koko maakunnan tai maan tarpeisiin. (7, ) Tässä hankkeessa keskityttiin eri nimikkeillä toimivan hoitohenkilöstön mitoituslaskentaan. Tarveperusteisen hoitotyön henkilöstöresurssin määrittämisen edellytyksenä on sekä toimintojen että henkilöstöresurssien määrittäminen samassa mittayksikössä (7, 8), esimerkiksi hoidon tarve vuorokaudessa eli yhdessä hoitopäivässä on 24 tuntia. Eri vastaanottojen, potilaskäyntien, toimenpiteiden suorittamiseen tarvittava aika määriteltiin myös tunteina.

10 10 Laskennallisen hoitotyön työpanostarpeen laskentakaava: ) )) ) Laskennallisen työpanostarpeen suhde vakansseihin: ) )) Laskennallisen työpanostarpeen suhde yksikön vakanssipohjaan ei voi olla 100 %, koska toiminnalle tyypilliseen vaihteluun tulee varautua (8). PPSHP:n mitoitushankkeessa tavoitetasoksi asetettiin %. Seuraavaan kuvioon on kuvattu PPSHP:n hoitohenkilöstön mitoituslaskennan keskeiset tietoelementit ja laskennan päävaiheet. Keskeiset tietoelementit ja laskennan päävaiheet: 1) Määritellään työntekijän käytettävissä oleva todellinen työaika vuodessa 2) Tieto keskeisistä työtehtävistä/tapahtumista ja niiden määrästä esim. hoitopäivien määrä /asiakaskäyntien määrä 3) Työtehtäviin/potilaan hoidon tarpeiden vastaamiseen tarvittava keskimääräinen aika: a) välittömään potilashoitoon tai vastaavaan välittömään toimintaan liittyvät tehtävät, b) välilliset tehtävät, c) muut tehtävät, sekä kuhunkin tehtävään kerrallaan tarvittava hoitajamäärä 4) Mitoituskertoimen määrittäminen vuodeosastolaskennassa ja / tai poliklinikkalaskennassa, kun hoitajalla on samanaikaisesti useampi potilas yhtä aikaa hoidettavana 5) Ajankäyttö tai ajantarve kaikkiin tehtäviin/potilaan hoitotyön tarpeeseen yhteensä vuodessa tunteina 6) Kokonaisajantarve tunteina suhteutettuna yhden työntekijän käytettävissä olevaan vuosityöaikaan tunteina laskennallinen työpanostarve 7) Tieto yksikön hoitohenkilöstön vakansseista 8) Laskennallisen työpanostarpeen suhde käytettävissä oleviin vakansseihin 9) Tuloksen arviointi ja johtopäätösten teko huomioiden yksikön toiminnan kannalta muut keskeiset toimintaa kuvaavat lisätiedot sekä yksikön oma arvio toiminnasta ja henkilöstön riittävyydestä Kuvio 1. Henkilöstömitoituslaskennan päävaiheet.

11 11 WISN-mallin käyttöoppaassa (7) puhutaan activity -standardista (toimintastandardi), jolla tarkoitetaan hyvin koulutetun, osaavan ja motivoituneen työntekijän ammatillista ajankäyttöä tietyn tehtävän suorittamiseksi paikallisissa olosuhteissa. Toimintaan tarvittava aika voidaan laskea kahdella tavalla: ajantarve yhteen toimintoon (esim. 10 min/ asiakaskäynti) tai suoritettujen toimintojen määrä tietyssä ajassa (esim. 15 asiakasvastaanottoa päivässä). Tässä mitoituslaskennassa tätä on sovellettu laskemalla usean työntekijän keskiarvo tietyn tehtävän suorittamiseen kuluvasta ajasta. 2.3 Hoitohenkilöstön käytettävissä oleva työpanos PPSHP:ssä Hoitotyön käytettävissä oleva työpanos käsite tarkoittaa tuntien määrää, jonka yksi hoitotyöntekijä voi tosiasiallisesti vuodessa tehdä, kun tuntimäärässä on huomioitu PPSHP:n keskiarvot eri poissaoloista (lomat, sairauspoissaolot, koulutukset). Hankkeessa käytettiin vuoden 2012 koko PPSHP:n hoitohenkilöstön tietojen pohjalta saatuja keskiarvolukuja. Tiedot poissaolojen määristä saatiin henkilöstöpalveluista. Käytettävissä oleva yhden työntekijän työtuntimäärä laskettiin siten, että koko vuoden kaikista mahdollisista työpäivistä (260) vähennettiin hoitohenkilöstön keskiarvot vuosilomien, sairauspoissaolojen sekä muiden poissaolojen määrästä (taulukko 1). Näiden lisäksi vähennettiin 10 vuosittaista arkipyhää. Tehtyjä työpäiviä vuodessa on keskimäärin 201 päivää ja se muutettuina työtunneiksi on 1542 tuntia. Leikkausyksiköiden, tehoosastojen ja yhteispäivystyksen osalta on käytetty muiden poissaolojen osalta 8,3 (muut yksiköt 6,3) päivän vähennystä, koska näissä yksiköissä henkilökunnan kouluttautumiseen menee keskimääräistä enemmän kalenteripäiviä vuodessa. Näissä yksiköissä vuosittainen työtuntimääräksi tuli siten vähän vähemmän eli 1526,94 tuntia. Taulukko 1. Yhden hoitotyöntekijän vuosittainen työaika keskimäärin tunteina PPSHP:ssä. Työviikkoja vuodessa: 52 Työpäiviä viikossa: 5 Työpäiviä vuodessa: 5*52 = 260 Vuosilomat 28,7 pv (39,5 % poissaoloista) ,7 = 231,3 Sairauspoissaolot 13,4 pv (18,4 % poissaoloista) 231,3 13,4= 217,9 Arkipyhät 10 pv / vuosi 217,9 10 = 207,9 Muut poissaolot 6,3 pv (8,7 %) 207,9 6,3 = 201,6 (muut poissalot leikk.yks., tehot, yht.päiv. 8,3 pv 207,9 8,3 = 199,6) Työpanos päivinä vuodessa: Työaika tunteina päivässä: 201,6 pv / (199,6 pv) 7,65 t Työaika tunteina vuodessa: 7,65t * 201,6 (199,6) = 1542,24 tuntia (1526,94)

12 Keskeiset tunnusluvut henkilöstön mitoittamisessa Hoitohenkilöstön resursoinnin määrittämisessä käytettiin saatavissa olevia keskeisiä hoitotyön tunnuslukuja, jotka kuvaavat toimintaympäristön intensiteettiä, potilaiden hoidon tarvetta ja henkilöstövoimavaroja. Toimintaympäristön intensiteettiä kuvaavat sairaansijamäärä hoitopäivät, avohoitokäynnit potilasmäärä (hoitojaksot ja avohoitokäynnit) bruttokuormitus, nettokuormitus, kuormitus klo 12 ja klo 24 päivystyksenä tulevien potilaiden määrä ja % -osuus vaihtuvuus hoitojaksoista % Potilaiden hoidon tarvetta kuvaavat keskimääräinen hoitoaika (hoitojakson kesto) potilaiden keski-ikä erittäin vaativan / aikaa vievän potilaan hoidon tarve hoitoisuusluokkaa 5 olevien potilaiden / hoitopäivien % -osuus kaikista yksikön hoitopäivistä Henkilöstövoimavaroja kuvaavat yksikön vakanssit yhteensä ja ammattinimikkeittäin poissaolotiedot (sairaus, lakisääteiset, koulutus) hoitohenkilöstön tehty työpanos optimihoitoisuus (potilaita / hoitaja) Edellisten tietojen lisäksi on soveltuvin osin käytetty toimintaa selittävinä tai kuvaavina tunnuslukuina seuraavia tietoja: opiskelijoiden ohjauspäivien määrä suhteessa tehtyyn työpanokseen laillistettujen ja nimikesuojattujen ammattihenkilöiden välinen suhdeprosentti käytettävissä olevien sisäisten sijaisten määrä osastofarmaseutin käyttö hoidonsuunnittelijat / jonohoitajat kehittämistyöhön käytetty aika, u-päivien määrä ajankäyttö välinehuoltotyöhön ja hyllytystyöhön osastonsihteereiden määrä suhteessa potilasmäärään (hoitopäivät + avohoitokäynnit) 3 HENKILÖSTÖMITOITUKSEN TOTEUTTAMINEN PPSHP:SSÄ Henkilöstömitoituslaskenta toteutettiin tiiviissä yhteistyössä kunkin yksikön esimiesten ja mahdollisuuksien mukaan muun henkilöstön kanssa. Taulukossa 2 on kuvattu mitoituksen toteuttamiseen ja tulosten raportointiin eri vaiheissa osallistuneiden henkilöiden tehtävät ja osallistuminen. Hankkeen asiantuntijat informoivat laskennasta ja tiedonkeruusta tulosalueen tai vastuualueen osastonhoitajakokouksissa tai tarvittaessa suoraan yksikön

13 13 vastuuhenkilöitä. Jos yksikön toiminta oli täysin vierasta, asiantuntijat tutustuivat tarkemmin yksikön toimintaan vierailemalla ja seuraamalla työtehtäviä eri työpisteissä (esim. patologia ja isotooppiosasto). Tämän jälkeen asiantuntijat keräsivät keskitetysti yksikön toimintaa ja henkilöstöä kuvaavat tiedot ja tekivät niiden pohjalta alustavat laskelmat. Näin toimittiin erityisesti vuodeosastojen ja leikkaussalien kohdalla. Alustavat laskelmat lähetettiin osastonhoitajille katsottavaksi ja täydennettäväksi. Vuodeosastojen ja leikkaussalien tiedonkeruussa ja laskennassa tarvittiin vähemmän yksikön hoitohenkilöstön omaa tiedonkeruuta ja ajankäytön laskentaa kuin poliklinikoilla ja toimenpideyksiköissä. Vuodeosastoilla laskenta perustui pääasiassa hoitopäivien määrään ja hoidon tarpeeseen vuorokaudessa sekä mitoituskertoimeen. Leikkausyksiköiden laskenta perustui Cognoksesta saatavaan tietoon salikohtaisesta ajankäytöstä ja erikseen laskettavasta vaihtoajasta. Leikkaussali- ja anestesiahoitajat kuvasivat muut salityön ulkopuoliset tehtävät ja ajankäytön. Poliklinikoilla, toimenpideyksiköissä, kuvantamisella ja fysiatrialla tietojärjestelmistä saadut avohoitokäyntien tai tutkimusten määrät koottiin laskentataulukkoon, jossa oli eritelty välitön ja välillinen hoitotyö. Välitön hoitotyö on potilaan läsnä ollessa (esim. vastaanotolla tai tutkimuksessa) tapahtuvaa hoitotyötä. Välillinen hoitotyö tapahtuu ennen tai jälkeen vastaanoton tai toimenpiteen (esim. toimenpiteiden tai tutkimusten valmistelu, kirjaaminen ja raportointi) ja jota ilman vastaanottojen toteuttaminen ei onnistu. (8, 9) Näiden lisäksi kirjattiin ja laskettiin erikseen muuhun työhön kulunut aika. Tietoja täydennettiin ja täsmennettiin esimiesten kanssa käydyissä keskusteluissa. Kaikkien yksiköiden lopulliset laskelmat käytiin läpi osastokeskusteluissa. Niissä oli läsnä yksikön esimiehet ja vaihteleva määrä hoitohenkilökuntaa, ylihoitaja sekä lääkäreitä. Laskentaaika tietojen keruusta lopullisen osastokoosteen valmistumiseen vaihteli yksiköittäin kahdesta viikosta kolmeen kuukauteen. Kaiken kaikkiaan laskennan valmistuminen vaati hankkeen asiantuntijoiden ja yksiköiden esimiesten kesken aktiivista vuoropuhelua ja tiedon vaihtoa ja tarkistusta. Seuraavissa luvuissa kuvataan yksityiskohtaisemmin laskennan pääperiaatteet eri toiminta-alueilla. Taulukko 2. Yksikkökohtaisen mitoituslaskennan päävaiheet ja eri toimijoiden roolit. Hankkeen asiantuntijat Yksikön esimies Yksikön henkilökunta Yksikön ylihoitaja Info hankkeesta oh-kokouksessa ja/ tai henk koht Tiedon keruu keskitetysti Yksikön hoitopäivätiedot/käyntitiedot Tarvittaessa tutustuminen yksikön toimintaan Käyntimääriin perustuvan tiedon tuottaminen asiantuntijoille (lähinnä pkl Laskenta Keskustelut Alustavan laskennan tarkastelu Osastokooste Osastokeskustelu Lopullinen osastokooste yksikköön

14 Tietojen kerääminen ja analysointi Hoitohenkilöstön eri nimikkeisten työntekijöiden vakanssitiedot saatiin yksiköittäin klinikkasihteereiltä. Kunkin yksikön vakanssimäärät tarkistettiin vielä osastonhoitajan ja tarvittaessa ylihoitajan kanssa. Samalla käytiin läpi mitkä ammattiryhmät otetaan mukaan laskentaan. Pääsääntöisesti kaikki yksikön hoitohenkilöstöön kuuluvat ovat mukana laskennassa, mutta esimerkiksi psykiatrialla päätettiin jättää jotkut useamman yksikön yhteiskäyttöiset terapeutit pois laskennasta. Osastonhoitajaa ei lasketa tässä mitoitusmallissa hoitotyön resursseihin, koska hän ei osallistu potilastyöhön. Suurissa yksiköissä, joissa apulaisosastonhoitaja oli kokonaan hallinnollisissa tehtävissä, myös hänen työpanoksensa ja vastaavasti vakanssi jätettiin pois laskelmasta. Kaikille yksiköille yhteiset työpanostiedot saatiin Qlikview:n henkilöstötiedoista ja työpanosraporteista. Sieltä saatiin myös eri ammattiryhmittäin tehty työpanos halutulta ajanjaksolta. Tiedot opiskelijoiden ohjatun harjoittelun viikkomääristä yksiköittäin saatiin tulosalueiden opetuskoordinaattoreilta. Harjoitteluviikot muutettiin päiviksi kertomalla viikkojen määrä viidellä. Taulukkoon 3 on koottu eri toiminta-alueittain keskeisimmät mitoituslaskennassa tarvitut tunnusluvut ja tietoelementit sekä tietojärjestelmät, joista tiedot on poimittu. Taulukko 3. Toimintaa kuvaavat keskeiset tunnusluvut ja tietojärjestelmät. Tietojärjestelmä Tunnusluku Kaikki yksiköt Qlikview, Prima Tehty työpanos, poissaolot Vuodeosastot Qlikview, Oberon, Rafaela, Hoitopäivät, kuormitustiedot, Cressida hoitoisuus Poliklinikat Qlikview, Oberon, Cressida Avohoitokäynnit, perutut ja siirretyt ajat Synnytysosasto Qlikview, Oberon, Cressida, Ipana Synnytysten määrä ja kesto, avohoitokäynnit Teho-osastot Clinisoft, Cressida, Picis Hoitopäivät, hoitoisuus Leikkausyksiköt Lesu, Cognos Kokonaissaliaika, heräämöaika, vaihtoaika, toimenpiteiden määrät Diagnostiikka NeaRis, Q-pati Tutkimusmäärät, tutkimusaika Toimenpideyksiköt Cognos, Oberon, NeaRis Tutkimusmäärät, tutkimusaika Kuntoutus Oberon Laskutettujen terapioiden määrät

15 Mitoitus vuodeosastoilla Vuodeosastojen laskennan perusteet ovat olemassa olevassa vakanssimäärässä, tuotetuissa hoitopäivissä ja vastaavan ajan tehdyssä työpanoksessa sekä potilaiden hoidon vaativuudessa eli hoitoisuudessa. Laskennan keskeinen elementti on mitoituskertoimen määrittäminen: kuinka monta potilasta keskimäärin yhdellä hoitajalla voi olla samanaikaisesti. Laskennassa käytetään nettohoitopäiviä ja laskennassa mukana ei ole potilaan poistumispäivää. Potilaan hoidon tarve yhdessä hoitopäivässä on 24 tuntia. Usein tulopäivä ja lähtöpäivä jäävät alle tuon 24 tunnin. Esimerkiksi jos potilas tulee osastolle klo 15, lasketaan tulopäivä hoitopäiväksi ja hoidon tarpeeksi 24 tuntia, vaikka tosiasiallisesti hoidon tarve vuodeosastolla on 9 tuntia. Samoin poistumispäivän hoidon tarve tunteina jää lähes poikkeuksetta alle 24 tunnin, joten laskentamallissa voidaan ajatella tulo- ja lähtöpäivän vastaavan keskimäärin tuntien määrässä yhtä hoitopäivää. Laskennallisen hoitotyön työpanostarpeen laskentakaava vuodeosastoilla: ) Hoitotyön tarve vuodessa tunteina (t)= Hoitopäivien määrä x 24 t, joka on potilaan hoidon tarve vuorokaudessa Mitoituskertoimen määrittäminen Vuodeosastojen laskennassa tarvittavan mitoituskertoimen perusajatuksena oli laskea, montako potilasta keskimäärin yksi hoitaja hoitaa kerrallaan. Koska tilanteet voivat vaihdella päivittäin ja työvuoroittain, laskettiin hoitaja/potilas-suhde tuotetuista nettohoitopäivistä ja tehdystä työpanoksesta. Perusmitoituskertoimen laskentakaava: Vuoden hoitopäivät jaettiin viikkojen määrällä, minkä jälkeen saatu luku jaettiin nettotyöpanoksella (tehty työpanos vähennettynä oh + muut ei varsinaiseen potilastyöhön osallistuvat) = potilaiden määrä yhtä hoitajaa kohde. Mitoituskertoimen laskentakaava:

16 16 Esimerkki mitoituskertoimen laskennasta: Yksikön tehty työpanos vuonna 2013 oli 28,6. Luvusta on poistettu osastonhoitajan tehty työpanos 0,9. Hoitopäiviä vuodessa oli 8225 ja hoitopäiviä viikossa 8225 / 52 = 158,2. Hoitopäivien määrä viikossa jaetaan tehdyllä työpanoksella 158,2 / 28,6 = 5,53, jolloin saatu luku 5,53 tarkoittaa keskimääräistä potilasmäärää per 1 hoitajatyöpanos vuorokaudessa. Luvusta 5,53 lasketaan mitoituskerroin eli kuinka paljon hoitajatyöpanosta tulee per 1 potilas 1/5,5 = 0,18. Mitoituskertoimen laskennassa on tärkeä huomioida miten kerroin käyttäytyy, jos tehty työpanos pysyy vakiona, mutta tuotettujen hoitopäivien määrä lisääntyy tai vähenee. Taulukossa 4 on kuvattu hoitopäivien määrän vaikutusta mitoituskertoimeen kun työpanos on vakioitu. Taulukko 4. Hoitopäivien määrän muutos mitoituskertoimeen, kun työpanos on vakioitu. Hoitopäivien määrä vuodessa / viikossa Työpanos Potilasmäärä/hoitaja (htpv vk/ työpanos) Mitoituskerroin= Hoitajatyöpanos / potilas 7000 / 134,6 28,6 134,6/28,6=4,7 1/4,71= 0, / 158,2 28,6 158,2/28,6 =5,5 1/5,53 = 0, / ,6 192 / 28,6 = 6,7 1/6,71 = 0, / ,6 231 / 28,6 = 8,1 1/ 8,08 = 0,12 Ensimmäiset mitoituslaskennat tehtiin pelkästään edellä kuvatun laskentakaavan avulla ja ns. perusmitoituskertoimella. Laskennan tuloksena useimmilla vuodeosastoilla laskennallinen työpanos suhteessa vakansseihin jäi hyvin alhaiseksi eikä selvästikään kuvannut yksikön todellista henkilöstön tarvetta. Laskennan haasteeksi tässä vaiheessa tuli, miten potilaiden erilainen hoitoisuus eli hoidon tarve ja siitä aiheutuva erilainen hoitohenkilöstön työpanoksen tarve saadaan huomioitua mitoituslaskennassa. Miten saadaan luotettavasti esille ne hoitopäivät, joissa potilaan hoidon tarve on selvästi yksikön keskimäärää suurempaa? Lisäksi pohdittiin, miksi joillakin samantyyppisillä vuodeosastoilla mitoituskerroin oli pienempi kuin toisella. Useimmissa tapauksissa huomattavasti muita pienempi mitoituskerroin kuvasti, että töitä oli tehty tarvetta pienemmällä työpanoksella Hoitoisuustiedon hyödyntäminen laskennassa PPSHP:n vuodeosastoilla on vuosia tehty systemaattisesti hoitoisuusluokituksia, joten tiedon hyödyntämine laskennassa oli mahdollista. Vuodeosastoilla potilaat luokitellaan kerran vuorokaudessa RAFAELA -hoitoisuusluokitusjärjestelmään kuuluvalla OPCq (Oulu Patient Classification) hoitoisuusluokitusmittarilla (34). Hoitoisuusluokituksen avulla saadaan tietoa potilaiden hoidon tarpeisiin pohjautuvasta hoidon vaativuudesta suhteessa käytettävissä oleviin hoitotyön resursseihin. Hoitoisuus kuvaa toteutuneen hoitotyön intensiteettiä eli hoitotyön vaativuutta ja tietoa voidaan hyödyntää mm. optimaaliseen henkilöstömitoitukseen. (35, 36). Hoitoisuusluokittelussa potilaan hoidon vaativuus

17 17 (vaativuustasot A-D) arvioidaan kuudella hoitotyön osa-alueella. Kullakin osa-alueella potilas voi saada 1-4 vaativuuspistettä, kokonaispisteiden vaihdellessa 6-24 pisteen välillä. Pisteiden perusteella potilaat jaetaan viiteen hoitoisuusluokkaan (HL) (taulukko 5). Taulukko 5. OPCq hoitoisuusluokituksen osa-alueet, vaativuustasopisteet ja hoitoisuuluokkakuvaukset. OPCq osa-alueet 1. Hoidon suunnittelu ja koordinaatio 2. Hengittäminen ja verenkierto 3. Ravitsemus ja lääkehoito 4. Hygienia ja eritystoiminta 5. Aktiviteetti, toiminnallisuus, nukkuminen, lepo 6. Ohjaus, opetus, emotionaalinen tuki Jokaisella osa-alueella valitaan kuvaavin hoidon vaativuustaso A-D A (1 piste) hoidon tarve vähäinen B (2 p.) hoidon tarve toistuvaa C (3 p.) hoidon tarve vaativaa D (4 p.) erittäin vaativa, tai jatkuva hoidon tarve Potilaan vaativuustasopisteet yhteensä (6-24 p) ja pisteitä vastaavat hoitoisuusluokat HL p. HL1 Vähimmäishoidon tarve 9-12 p. HL2 Keskimääräinen hoidon tarve p. HL 3 Keskimääräistä suurempi hoidon tarve p. HL 4 Maksimaalinen hoidon tarve p. HL 5 Intensiivinen hoidon tarve Kuopion yliopistollisessa sairaalassa toteutetussa mitoituslaskennassa oli otettu huomioon potilaiden määrä hoitajaa kohti tavoitetason määrittämisessä hoitoisimpien (HL 4-5) hoitopäivien osuus yhtenä tietona, mutta sitä ei ollut viety suoraan laskentakaavaan (8). Vuonna 2013 PPSHP:n vuodeosastoilla hoitoisuusluokkaa 4-5 olevia hoitopäiviä oli kaikista hoitopäivistä lähes puolet eli 48,1 % ja vaihteluväli kaikilla osastoilla (n= 32) oli %. Tästä syystä, hankkeessa päädyttiin tarkastelemaan ainoastaan kaikkein hoitoisimpien eli hoitoisuusluokkaa 5 olevien hoitopäivien osuutta laskentaan. Hoitoisuusluokka 5 hoitopäiville annettiin mitoituskerroin 0,5. Tähän päädyttiin sillä perusteella, että teho-osastolla on tehovalvontapotilaiden mitoituskerroin 0,5 eli keskimäärin vuorokaudessa yhdellä hoitajalla voi olla kaksi tehovalvontaa vaativaa potilasta samanaikaisesti hoidettavana. Lisäksi haastateltiin neljää vuodeosastojen osastonhoitajaa ja heidän mielestään 0,5 mitoituskerroin on kuvaava vuodeosastoilla hoidettavien hoitoisuusluokkaa 5 oleville potilaille. Osa HL 5 potilaista saattaa tarvita aamu- ja iltavuorossa kokonaan yhden hoitajan, jolloin mitoituskerroin olisi 1,0, mutta yövuorossa voidaan selvitä ilman vierihoitajaa. Päädyttiin koko vuorokauden keskiarvokertoimeen 0,5. Hoitoisuusluokkaa 5 olevien hoitopäivien määrä saatiin ottamalla HL 5 potilaiden määrää ku-

18 18 vaava % -osuus kaikista hoitopäivistä. Saatu hoitopäivien määrä vähennettiin kaikista hoitopäivistä, ja muille hoitopäiville (=HL 1-4) käytettiin ns. perusmitoituskerrointa. PPSHP:n vuodeosastojen laskennallisen hoitotyön työpanostarpeen laskentakaava: ) ) ) Tulosten ja laskelmien tarkistamiseksi laskettiin niille vuodeosastoille, jotka ovat saavuttaneet RAFAELA -järjestelmän mukaisen optimaalisen hoitoisuus per hoitaja tason, ns. vertailumitoitusluku ja sen avulla laskennallinen työpanostarve. Tämä tieto antoi viitteitä edellä kuvatun laskelman toimivuudesta. Kun kaikki vuodeosastot oli laskettu, päätettiin vakioida perusmitoituskerroin, jotta vältytään taulukossa 4 kuvatulta vaikutukselta. Vakiointi tarkoitti käytännössä, että yksikössä, jossa perusmitoituskertoimeksi tuli 0,16 0,17 nostettiin se arvoon 0,18 ja jos mitoituskerroin oli alueen muita yksiköitä korkeampi esim. 0,22 laskettiin se arvoon 0,20. Vuodeosastojen mitoituskertoimet: Perusmitoituskerroin aikuisvuodeosastoilla: 0,18-0,20 (5,5-5 potilasta/hoitaja), mikäli yksikössä on erillinen valvontahuone, niin mitoituskerroin voi olla 0,20-0,22 (5-4,5 potilasta/hoitaja). HL 5 hoitopäivät aikuisvuodeosastoilla mitoituskerroin 0,5 (2 potilasta/hoitaja) ja lasten osastoilla 0,8 (1,25 potilasta/hoitaja). Lasten osastoilla perusmitoituskerroin: 0,30-1,0 (3,33-1 potilasta/hoitaja). Synnytysvuodeosastoilla 0,08-0,11 (12-9 potilasta/hoitaja). Psykiatrian aikuisvuodeosastoilla perusmitoituskerroin: 0,18-0,24 (5,5-4,2 potilasta/ hoitaja). Lasten- ja nuorisopsykiatrian osastoilla: 0,27-0,46 (3,7-2,2 potilasta/hoitaja). Visalan sairaalassa, psykiatria 0,10-0,15 (10-6,7 potilasta/hoitaja). 3.3 Mitoitus poliklinikoilla Poliklinikoilla (n=29) mitoitus perustui avohoitokäynneistä tehtyyn laskelmaan. Käynnit eriteltiin käyntityypeittäin ja tarvittaessa huoneittain ja/tai resursseittain. Tämän jälkeen yksikön henkilökunta arvioi kuhunkin käyntiin kuluvan välillisen ja välittömän hoitotyön keston keskiarvon. Tästä laskettiin laskennallinen työpanostarve kutakin käyntityyppiä tai huonetta kohti vuodessa (taulukko 6). Joidenkin poliklinikkojen osalta käytettiin viimeisimmän puolen vuoden tietoja, mikäli edeltävä vuosi oli ollut jollain tavalla poikkeuksellinen.

19 19 Taulukko 6. Polikliinisen toiminnan laskentaesimerkki. Vastaanotto (vo) / resurssi Vo:n kesto min Välitön hoitotyö Hoitotyön tarve tunteja/ vuosi Hoitotyön tarve työpanoksena Työ ennen ja jälkeen vo:n min Välillinen hoitotyö Hoitotyön tarve tunteja/ vuosi Hoitotyön tarve työpanoksena Potilasmäärä Hoitajamäärä yhdessä votapahtumassa Välittömän ja välillisen hoitotyön työpanostarve yht. SH , ,31 1 0,89 SH , ,29 1 1,05 SH , ,23 1 0,74 SH , ,26 1 0,84 Tämän lisäksi poliklinikoilla on laskettu kaikki muuhun työhön (esim. aikojen siirrot ja peruutukset, välinehuoltotyö, hyllytystyö) menevä aika (taulukko 7). Taulukko 7. Polikliinisen toiminnan muuhun työhön menevän ajan laskentaesimerkki. TIIMI 1 MUUT TYÖT Viikkoja vuodessa Kesto, min Hoitajien lukumäärä Hoitotyön tarve tunteja / vuosi Hoitotyön tarve työpanoksena Kansliahoitaja ,00 Paperihoitaja 3x8h/vk ,70 Haastatteleva hoitaja joka päivä ,00 Puhelintunti 1,5 h x 5 /vk , Mitoitus synnytysosastoilla Oulun yliopistollisen sairaalan synnytysosaston mitoitus laskettiin vuoden 2012 tiedoilla. Vuonna 2012 synnytyksiä oli 4437, joista sektioita oli 748 (16,9 %) ja niistä päivystyksellisiä 430 (57,5 %). Näiden lisäksi synnytysosastolla oli polikliinisia käyntejä yhteensä 3643 (päivystyspotilaita 3273, synnytystapa-arviointipotilaita 278 sekä synnytyspelkoasiakkaita 92). Polikliinisten kävijöiden osalta hoitotyön henkilöstötarpeen laskenta tehtiin kuten muillakin poliklinikoilla laskemalla erikseen kuhunkin käyntiin tarvittava välitön ja välillinen hoitotyön tarve aikana ja työpanoksena. Varsinaisten synnytysten laskentaa varten ajettiin Cressidasta ns. huonehistoria vuodelta Tämä ajo sisälsi tiedot potilaiden synnytysosastolle tulo- ja lähtöajoista. Lähtöajasta vähennettiin tuloaika ja saadut hoitoajat laskettiin yhteen, josta edelleen laskettiin synnytyksiin keskimäärin kuluva aika 9 tuntia 19 minuuttia. Tämän perusteella laskettiin, että 4437 synnytyksen välittömän hoitotyön tarve on 4435 x 559 min = tuntia = 26,8

20 20 työpanosta. Tämän lisäksi yhden synnytyksen hoitoon liittyy välillistä työtä keskimäärin 40 min (sisältäen 30 min kirjaamista ja 10 min erilaista välinehuoltotyötä), joista yhteensä tulee 1,92 työpanoksen tarve. (Laskelmassa on käytetty potilaiden hoitoaikaa yksikössä, eikä tässä ole huomioitu, että yhdellä kätilöllä voi olla toisinaan samaan aikaan useampi synnyttäjä hoidettavana tai seurattavana. ) Lisäksi laskettiin erikseen synnytystapahtumassa tarvittavan toisen kätilön tunnin työaika sekä lasten siirtämiseen lasten klinikkaan tarvittava työpanos. Muita erikseen laskettavia tapahtumia olivat puhelinohjaukseen käytetty aika, elektiiviseen sektioon tarvittava työpanos, magnesiumpotilaiden hoitoon tarvittava aika, kuolleen lapsen synnyttämisen hoitaminen sekä ulkokäännöspotilaat. Oulaskankaan sairaalassa ei ole erillistä omaa synnytyssalia, vaan se toimii osana synnytys- ja naistentautien vuodeosastoa. Synnytyssalin hoitotyön tarve aikana ja työpanoksena laskettiin ensin kuten Oysin synnytyssalissa. Synnytyksen keskimääräisenä aikana käytettiin samaa aikaa eli 559 min per synnytystapahtuma, joita Oulaskankaalla oli 984 vuonna Tämän lisäksi erikseen laskettiin toisen kätilön tunnin työpanostarve per synnytys, lasten siirrot Oysiin ja niiden valmistelu sekä muut siirrot Oysiin. Elektiivisiä sektioita oli ollut 30. Osaston hoitopäivien osalta laskenta tehtiin vuodeosastolaskentamallin mukaisesti ja tähän lisättiin synnytysten hoitoon ja poliklinikkakävijöiden hoitamiseen tarvittava laskennallinen työpanos. 3.5 Mitoitus toimenpideyksiköissä Toimenpideyksiköissä (n= 5; kardiologinen osasto, munuaisosasto, yhteisgastro, sädehoidon yksikkö ja Oulaskankaan dialyysiyksikkö) mitoitus perustui toimenpidemääristä tehtyyn laskentaan. Yksiköt määrittelivät toimenpiteisiin / dialyyseihin / sädehoitoihin kuluvan välittömän ajan ja sen lisäksi välilliseen työhön kuluneen ajan. Ajan määrittely perustui joko tietojärjestelmistä saatavissa olevaan saliaikaan ja välillisen työn kellotukseen (kardiologinen osasto) tai hoitajien antamaan arvioon ja yhdessä käytyyn keskusteluun. Mikäli yksikössä oli lisäksi polikliinista toimintaa, niin se laskettiin erikseen ja tiedot yhdistettiin (taulukko 8). Samoin kuin muissakin yksiköissä, niin yksiköiden muut työt (esim. munuaisosaston tekniset työt) laskettiin erikseen. Taulukko 8. Toimenpideyksiköiden laskentaesimerkki. Toimenpide (tiedot ajalta ) Saliaika, min Potilasmäärä Hoitajamäärä Välittömän hoitotyön tarve tunteina Välittömän hoitotyön tarve työpanoksena ASD -sulku suonensisäisesti ,03 Aorttaläpän plastia ,02 Koronaariangio ,29 PTCA (pallolaajennus) ,28 Stentti ,87

21 Mitoitus teho-osastoilla Henkilöstömitoitus toteutettiin sisätautien teho-osastolla, lasten teho-osastolla, vastasyntyneiden teho-osastolla sekä aikuisten teho-osastoilla 1 ja 2 sekä aikuisten tehovalvonnassa. Tehohoitopäivät saatiin tehotietojärjestelmästä (Clinisoft, Picis) ja lisäksi saatiin tehohoitotyön luokitusjärjestelmästä (THLJ) hoitopäivien jakautuminen hoitoisuusluokkiin 1-4. Joka luokalle annettiin oma mitoituskerroin ja lisäksi eroteltiin eristyspotilaiden hoitopäivät luokissa 1 ja 2, koska eristyshoitopäivien mitoituskerroin noissa luokissa on korkeampi kuin kyseisen luokan kerroin (taulukko 9). Tämän lisäksi laskettiin erikseen muihin yksiköihin annettu työ tai esim. kuljetustehtävästä syntynyt työ (sisätautien tehoosasto). Taulukko 9. Ote teho-osaston laskennasta. Tehohoitoluokka Luokka 4 Luokka 3 Laskennan vaiheet Hoitopäivien määrä 173 Mitoituskerroin luokka 4 2,0 Hoitotyön tarve vuodessa tunteina 8304 Hoitotyön tarve vuodessa työpanoksina 5,44 Hoitopäivien määrä 1826 Hoitopäivien määrä (eristys) 173 Mitoituskerroin luokka 3 1,5 Mitoituskerroin luokka 3 eristyshoitopäivät 2 Hoitotyön tarve vuodessa tunteina Hoitotyön tarve vuodessa tunteina luokka 3 (eristykset) 8304 Hoitotyön tarve työpanoksina luokka 3 43,05 Hoitotyön resurssitarve työpanoksina luokka 3 (eristykset) 5, Mitoitus yhteispäivystyksessä Yhteispäivystyksessä toimii yhdistetty erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon päivystys. Virka-ajan jälkeen kaikki terveyskeskustasoinen päivystystoiminta siirtyy yhteispäivystykseen. Hoitohenkilökunta on yhteistä koko päivystyksen alueella eli hoitajat vuorottelevat erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon päivystyksen välillä. Henkilöstömitoituksen tekeminen aloitettiin koontilistoista, joista saatiin tiedot jokaisen potilaan tulo- ja lähtöajasta sekä potilaan diagnoosista. Tästä pyydettiin erottelemaan suurimpien erikoisalojen potilaiden tyypillisimmät diagnoosit ja näiden potilaiden keskimääräinen hoitoaika. Tyypillisimpien diagnoosien (n=20) osuus erikoisalan kokonaispotilasmäärästä oli sisätautien erikoisalalla 60 %, kirurgialla 56 %, neurologialla 91 %, suppeilla erikoisaloilla 56 % ja perusterveydenhuollossa 80 %. Tämän jälkeen yhteispäivystyksen henkilökunnalta saatiin kokemusperäinen tieto jokaisen tyypillisimmän diagnoosin kohdalta, kuinka monessa prosentissa tapauksia hoitaja selviää yksin potilaan kanssa

22 22 ja kuinka monessa prosentissa tarvitaan kahta hoitajaa sekä kuinka monessa tapauksessa tarvitaan jopa kolmea hoitajaa. Näin käytiin päivystyksessä läpi kaikki suurimpien erikoisalojen tyypillisimmät diagnoosit. Tämän perusteella voitiin muodostaa ns. mitoituskerroin, jota hyödynnettiin lopullisessa laskennassa. Jokaiselle diagnoosiryhmälle saatiin myös oma kokonaishoitoajan keskiarvo. Sairaanhoitajan vastaanottotoiminta (taulukko 10) laskettiin siten, että pyydettiin kokeneita vastaanoton pitäjiä arvioimaan, kuinka paljon kuluu välitöntä ja välillistä aikaa kuinkin potilasryhmän hoitamiseen ja näistä arvioista otettiin keskiarvo. Taulukko 10. Yhteispäivystyksen sairaanhoitajavastaanoton laskenta. Sairaanhoitajavastaanotto (vo) ( ) Potilasmää rä Vo:n kesto min Välitön hoitotyö Välillinen hoitotyö Välillisen ja välittömän hoitotyön työpanostarve yht. Hoitotyön tarve tunteja/ vuosi Hoitotyön tarve työpanoksena Työ ennen ja jälkeen vo:n min Hoitotyön tarve tunteja/ vuosi Hoitotyön tarve työpanoksena Antibiootin tiputus ,03 8,3 11 0,01 0,04 Aivotärähdys ,01 6,3 4 0,01 0,02 Eläimen aiheuttama vamma ,02 6,7 5 0,01 0,03 Haavan liimaus / teippaus ,10 8,3 43 0,06 0,16 Haavan hoito ,14 7,7 56 0,07 0,21 Potilaskuljetus laskettiin kellottamalla kaikki kuljetukset yhden vuorokauden ajalta ja otettiin niiden keskiarvo (taulukko 11). Myös akuuttihoitajan potilashaastatteluun ja triageen kuluva aika kysyttiin seitsemältä akuuttihoitajalta ja otettiin näistä ajoista keskiarvo. Yksikössä on monenlaista huoltotyötä ja myös nämä kellotettiin ja otettiin keskiarvo, josta laskettiin tehtävään kuluva työpanos. Kellotukset olivat yksikön oma toive, koska tällä tavoin he halusivat varmistaa tiettyihin tehtäviin kuluvan todellisen ajan. Lisäksi laskettiin ns. äkilliseen toimintaan tarvittava henkilökunta, sillä tehdyt laskelmat olettivat, että henkilökunta on koko ajan paikallaan omalla erikoisalalla eikä esim. elvytyshuoneessa auttamassa toisen erikoisalan potilaita. Taulukko 11. Yhteispäivystyksen potilaskuljetukset hoitohenkilökunnan tekeminä. Kuljetus minne? Potilaiden määrä Kesto, min Välillisen hoitotyön tarve tunteina vuodessa Välillisen hoitotyön tarve työpanoksena Kirurgia ,03 Sisätaudit ,53 Neurologia ,57 Suppeat erikoisalat ,13 Yhteensä ,26

23 Mitoitus leikkausyksiköissä Leikkausyksiköiden laskenta käynnistyi tietojärjestelmistä saaduista salikohtaisista leikkausajoista ja kokonaissaliajoista sekä salikohtaisista toimenpiteiden määristä ja saleissa tarvittavasta hoitajamäärästä. Tietoelementit olivat: salikohtaiset toimenpiteiden määrät, toimenpiteen/leikkauksen keston keskiarvo, leikkaussaliaika yhteensä, vaihtoaika keskimäärin ja yhteensä, kokonaissaliaika yhteensä, ja heräämöaika yhteensä ja heräämöajan toimenpidekohtainen keskiarvo (taulukko 12). Leikkausten välinen vaihtoaika saatiin tekemällä poiminta Lesu- tietokannasta. Vaihtoaika kuvasi aikaa leikkauksen päättymisestä uuden leikkauksen alkuun eli potilaan saapumiseen leikkaussaliin. Vaihtoaikatieto saatiin saleittain. Tieto käytiin läpi ja manuaalisesti poistettiin kaikki ylipitkät yli 100 minuutin vaihtoajat, jotka pääosin olivat päivystysleikkauksia ja suuri osa juuri virka-ajan ulkopuolella tapahtuvia. Ylipitkien vaihtoaikojen poistamisen jälkeen laskettiin salikohtaiset vaihtoaikojen keskiarvot. Tietojen oikeellisuus tarkistettiin osastonhoitajilta. Vaihtoajat lisättiin kunkin salin kokonaissaliaikaan. Tämän jälkeen merkittiin tieto hoitajien määrästä kussakin leikkaussalissa. Useimmiten leikkaushoitajia on 2 ja anestesiahoitajia 1 kussakin salissa. Mutta joissakin keskusleikkausyksikön saleissa, joissa hoidetaan vaativia ja aikaa vieviä leikkauksia, hoitajamäärä oli suurempi. Kokonaissaliaika ja vaihtoaika koskivat saleissa olevia hoitajia. Taulukko 12. Esimerkki leikkaussalilaskennasta. TMP fr Leikkaussalit ja toimenpidehuone Valmisteluaika yht. (a) Leikkauksen kesto yht. (b) Saliaika yht. (a + b) Vaihtoaika yht. (c) Kokonaisaika yht. (saliaika + c) Hoitajamäärä Hoitotyön tarve tunteina Sali ,11 Sali ,95 Sali ,84 Sali ,44 Tmp ,05 Hoitotyön tarve työpanoksena Yhteensä ,39 Edellä kuvatun mukaisesti saatiin laskettua varsinaiseen aktiiviseen salityöhön kuluva aika ja hoitotyön tarve tunteina ja työpanoksena. Tämän lisäksi laskettiin työvuorosuunnittelupohjasta saatujen tietojen avulla muuhun kuin varsinaiseen salityöhön tarvittava hoitajatyöpanos. Näitä olivat esimerkiksi syömään päästäjät eli tauottajat, valvontahoitajat ja päivystysvalmiudessa olevat hoitajaresurssit. Leikkaussaleissa työskentelevien lääkintävahtimestarien työpanos avohoitotalon leikkausosastoa lukuun ottamatta lisättiin loppulaskentaan sellaisenaan eikä kohdistettu sitä suoraan tietyn salin saliaikaan. Avohoitotalon leikkausosastolla lääkintävahtimestareiden työaika jakaantui selkeästi eri salien kesken, joten heidän työajan kohdistaminen suoraan salityöhön onnistui helposti.

24 24 Leikkaussaleista pyydettiin erillisellä lomakkeella tiedot muista kuin suoraan salityöhön kohdistuvista tehtävistä ja ajankäytöstä (taulukko 13). Näitä töitä olivat mm. erilaiset salien valmistelut, huoltotyöt, varastotyöt, tilaukset, ohjeiden päivittäminen ja kehittämistehtävät. Henkilöstön perehdyttäminen korostui selvästi kaikissa leikkausyksiköissä. Uuden työntekijän tai jo ns. vanhan työntekijän perehdyttäminen ja perehtyminen uusiin saleihin ja leikkaus- ja anestesiatoimenpiteisiin vie paljon aikaa yksiköissä ja siihen on varattava aikaa. Leikkaussalien kohdalla perehdyttämiseen käytetty aika laskettiin erillisenä ja lisättiin omana rivinä yhteenvetotaulukkoon. Samoin päivystysajanvalmius laskettiin erillisenä, joka on myös kokonaislaskennassa erikseen nähtävissä. Taulukko 13. Esimerkki leikkaussalien muut työt laskennasta. Muut tehtävät Viikkoja vuodessa Tunteja viikossa Hoitajamäärä Hoitotyön tarve tuntia vuodessa Hoitotyön tarve työpanoksena Koordinoiva hoitaja ,36 Syömäänpäästäjä ,63 Hätäsektiovara ,36 Salityötä avustava/paikkaava henkilöstö yhteensä 4,36 Hyllytystyö, apteekki- ja hankintatoimiston tarvikkeet, varastot ,34 Tilaukset ,27 Hankinnat ja tilastoinnit ,68 Muu saliajan ulkopuolinen työ yhteensä 1,29 Osassa leikkausyksiköitä ovat käytössä hyllytyspalvelut, jotka säästävät hoitajien aikaa. Keskiryhmän leikkaussaleissa sitä ei ollut vielä käytössä, ja siihen menikin hoitajilla huomattavasti enemmän aikaa kuin muissa leikkausyksiköissä. 3.9 Mitoitus diagnostiikalla Diagnostiikan yksiköissä (n=9) mitoituslaskenta toteutettiin kaikissa kuvantamisen yksiköissä sekä isotooppiosastolla, kliinisen neurofysiologian laboratoriossa sekä patologian yksikössä. Tutkimusmäärät saatiin NeaRis- ja Q-Pati -järjestelmistä, kuten myös tutkimusten kestot. Niissä yksiköissä, joissa tutkimusnimikkeitä oli runsaasti, otettiin mukaan 20 yleisintä tutkimusta ja lopuille tutkimuksille sovellettiin keston keskiarvoa (taulukko 14). Tutkimusajan ulkopuolinen työ (huoneiden valmiiksi saattaminen, potilaan valmistelu, seuranta, kirjaaminen ym.) kellotettiin yhden viikon ajalta ja laskettiin siitä keskimääräinen kesto koko vuodelle. Päivystysröntgenissä laskettiin päivystysajan valmiuteen menevä työpanos, koska iltaisin ja öisin on oltava tietty määrä hoitajia päivystysvalmiudessa.

25 25 Taulukko 14. Esimerkki toimenpideyksikön laskennasta. Tutkimukset Ultraäänitoimenpiteet (UÄ) Kesto, min Potilasmäärä Hoitajamäärä yhdessä vastaanottotapahtumassa Välittömän hoitotyön tarve vuodessa tunteina Välittömän hoitotyön tarve työpanoksena 44 10, ,04 Kaulan valtimoiden Doppler UÄ ,5 1, ,14 Vatsan UÄ , ,14 Ylävatsan UÄ ,07 Vatsaelimen UÄ varjoainetta käyttäen Alaraajalaskimon verivirtauksen Doppler-UÄ 28 17, ,03 Alaraajalaskimoiden UÄ 27 12, ,03 Kaulan UÄ 26 19, ,03 Vatsaontelon dreneeraus UÄ ,03 ohjaus Alaraajan valtimoiden Doppler-UÄ 19 21, ,03 Maksasolunäyte UÄ-ohjaus 17 15, ,02 Munuaiskudosnäyte UÄ-ohjaus 15 31, ,03 Sisäelinten solunäyte UÄ 11 13, ,02 Virtsaelinten UÄ 10 16, ,02 Loput tutkimukset keston keskiarvolla , , Mitoitus fysiatrialla Fysiatrian yksiköissä (n=7) laskenta perustui käytettävissä oleviin laskutustietoihin. Laskennassa hyödynnettiin laskutuksen hintaluokkia, jotka sisältävät luokasta riippuen tietyn määrän välillistä ja välitöntä terapiatyötä (taulukko 15). Fysioterapeuttien ja toimintaterapeuttien työ mitoitettiin erikseen. Tämän lisäksi laskettiin vielä ns. muut työt, joihin kuului erilaisia työryhmäpalavereja tai muita kiinteästi potilaan hoitoon liittyviä toimintoja. Fysioterapeutit ja toimintaterapeutit tuottivat tiedon näihin toimintoihin kuluvasta ajasta viikko- tai vuositasolla, jonka perusteella laskettiin toimintoihin tarvittava työpanostarve. Nämä tehtävät olivat pääsääntöisesti kiinteästi potilaan hoitoon liittyviä.

26 Taulukko 15. Fysiatrian laskentaesimerkki Fysioterapeuttien yksilöajat. Ryhmittely hintaluokittain (hl) Asiakasmäärä 26 Välitön hoitotyö Välillinen hoitotyö Välittömän Kesto min Hoitotyön tarve tunteja/ vuosi Hoitotyön tarve työpanok nok- Työ ennen ja jälkeen vo:n min Hoitotyön tarve tunteja/ vuosi Hoitotyön tarve työpanoksena ja välillisen hoitotyön työpanostarve yht. sena Fysiotera hl , ,10 0,30 Fysiotera hl , ,32 1,29 Fysiotera hl , ,05 0,26 Fysiotera hl , ,05 0,10 Fysiotera hl , ,00 0,00 Fysiotera hl , ,01 0, Mitoitus psykiatrialla Psykiatrian tulosalueen ja Visalan vastuualueen yksiköissä (n=26) laskenta käynnistyi viimeisenä eli syyskuussa Koska psykiatrialla oli tehty aika isoja muutoksia vuoden 2013 aikana, päätettiin käyttää laskennassa ajankohdan toiminta- sekä henkilöstötietoja. Aloitettaessa psykiatrian vuodeosastojen laskentaa, ei ollut varmuutta, miten hoitopäivistä ja tehdystä työpanosta lähtevä laskentamalli soveltuu psykiatrialle. Tämän vuoksi psykiatrian vuodeosastoja pyydettiin kuvaamaan ja erittelemään eri työtehtäviä ja niihin kuluvaa aikaa. Näistä erittelyistä poimittiin erittäin vaativan ja paljon aikaa vievän hoitotyön osuudet. Erittäin vaativa/aikaa vievä hoitotyö ilmeni erilailla riippuen yksikön toiminnasta. Tämän lisäksi ns. 100 % valvonnan eli vierihoidon hoitopäivät laskettiin erikseen ja annettiin niille mitoituskertoimeksi 1,0. Psykiatrian vuodeosastoilla oleellista on turvata ns. hoidollinen läsnäolo, saatavilla olo, jolla ennakoidaan ja varmistetaan osaston ilmapiirin pysyminen rauhallisena. Useimmilla osastoilla hoitotyön toiminnot, terapiakeskustelut, erilaiset ryhmät jne., tulee rytmittää ja suunnitella siten, että osaston potilaita ei jätetä yksin, vaan joku hoitaja on aina saatavilla ja potilaiden käytettävissä. Useimpien yksiköiden laskennassa hoidolliseen läsnäoloon huomioitiin 5 tuntia per aamu- ja iltavuoro eli yhteensä 10 tuntia / vuorokausi joko kaikilta viikonpäiviltä tai vain maanantaista perjantaihin. Lisäksi jos yksiköissä oli avo- tai päiväkävijöitä, näihin tarvittava hoitotyön työpanos laskettiin erikseen. Psykiatrian poliklinikoiden laskenta eteni kuten kaikilla muillakin poliklinikoilla. Eri käyntityypeille tai vastaanottoryhmille yksiköt ilmoittivat välittömään hoitotyöhön (vastaanottotapahtumaan) kuluvan ajan, joka noudatteli pääsääntöisesti yksikön ajanvarauspohjaa sekä välittömään tapahtumaan tarvittavien hoitajien määrän. Tämän lisäksi arvioitiin ko. vastaanottoa ennen tai jälkeen tarvittava välillisen hoitotyön tarve aikana. Lisäksi poliklinikoilla kuvattiin muita vastaanottotapahtuman ulkopuolisia työtehtäviä. Psykiatrian hoitotyölle on ominaista työnohjauksen tarve; sitä annetaan myös muille yksiköille. Työnohjaukseen käytettävä aika on huomioitu laskennassa.

27 27 Kuvio 2. Psykiatrian vuodeosastojen laskennan osatekijät. 4 HENKILÖSTÖMITOITUKSEN TULOKSET Seuraavassa esitetään hankkeen kokonaistulokset. Tulokset esitellään ryhmittäin siten, että toiminnallisesti samankaltaiset yksiköt on ryhmitelty yhteen (ks. kuvio 3). Yksikkökohtaiset tarkat tulokset on toimitettu vastuualueiden ja -yksiköiden vastuuhenkilöille ja tarvittaessa ne ovat saatavissa y-aseman henkilöstömitoitushankkeen ohjausryhmän kansiosta. 4.1 Hoitohenkilöstön määrä Kaikille yksiköille tuotettiin mitoituksen tuloksena luku, joka kuvaa laskennallisen tarpeen suhdetta käytettävissä oleviin vakansseihin. Suhdeluku vaihteli yksiköittäin 55 prosentista 129 prosenttiin, tavoitealueeksi hankkeessa on asetettu %. Kuviossa 3 jokainen yksittäinen pistekuvio vastaa yhtä yksikköä. Mitä korkeammalle piste sijoittuu y- akselilla, sitä tiukempi mitoitus yksikössä on. Osassa yksiköitä laskennallisen tarpeen prosentuaalista osuutta vakansseista nostaa päivystysvalmiuteen menevä työpanos. Yksiköt ovat hyvin erikokoisia ja jossakin pienessä yksikössä pienikin lisä henkilökuntaan tai hoitoprosessin tehostaminen laskee yksikön tavoitealueelle, kun taas vastaavasti jossain suuressa yksikössä pienillä muutoksilla ei ole samaa vaikutusta. Joidenkin yksiköiden osalta on tehty mitoituksen tarkistuslaskelmia. Jos tarkistukset on tehty vuoden 2014 loppuun mennessä, ovat tarkistetut tiedot mukana seuraavissa kuvioissa.

28 28 Kuvio 3. Laskennallisen työpanostarpeen suhde käytettävissä oleviin vakansseihin. Yksiköt alle tavoitealueen (<80) Yksiköt tavoitealueella (80-90) Yksiköt yli tavoitealueen (>90) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Vuodeosastot 19% 65% 15% Poliklinikat 18% 18% 64% Tehot 0% 50% 50% Toimenpide 0% 60% 40% Leikkausosastot 33% 56% 11% Diagnostiikka 13% 75% 13% Fysiatria 0% 33% 67% Oulaskangas-Visala 18% 27% 55% Psykiatria (v-os, pkl:t) 0% 42% 58% Kuvio 4. Havainnollistettu ryhmittäin (vuodeosastot, poliklinikat jne.) yksiköiden sijoittumista alle tavoitealueen, tavoitealueelle tai sen yli.

29 29 Kuviot 3 ja 4 osoittavat, että keskimäärin koko sairaanhoitopiirissä diagnostiikan yksiköt, somaattiset vuodeosastot sekä leikkausosastot sijoittuvat parhaiten asetetulle tavoitealueelle tai sen alapuolelle. Poliklinikoiden, fysiatrian, Oulaskangas-Visalan ja psykiatrian yksiköistä yli puolessa laskennallinen työpanostarve suhde vakansseihin ylittää tavoiterajan. 4.2 Hoitohenkilöstön rakenne Mitoituslaskennan lisäksi hankkeessa tarkasteltiin hoitohenkilöstön rakennetta laillistettujen ja nimikesuojattujen määrän ja tehtäväjaon osalta. Vaikka varsinaisesti sihteereiden työtehtäviä ja tarvetta hankkeessa ei mitoitettu, on potilaiden hoitopäivien ja asiakaskäyntien määrää suhteutettu myös yksikössä käytettävissä olevaan sihteerityö-panokseen. Hankkeen alussa selvitettiin mahdollisuutta henkilöstön osaamisen arviointiin, mutta käytettävissä ei ole luotettavaa tai yhtenäistä menetelmää Laillistettujen ja nimikesuojattujen ammattihenkilöiden määrän välinen suhde Laillistettuihin ammattihenkilöihin huomioitiin sairaanhoitopiirin sairaanhoitajat, kätilöt, fysioterapeutit, röntgenhoitajat, suuhygienistit, toimintaterapeutit, laboratoriohoitajat ja bioanalyytikot ja nimikesuojattuihin perushoitajat, lähihoitajat, lastenhoitajat, hammashoitajat, lääkintävahtimestarit, jalkojenhoitajat ja kuntohoitajat. Laillistettujen ja nimikesuojattujen välinen suhde laskettiin virallisesta vakanssipohjasta ja suhde vaihteli somaattisilla vuodeosastoilla % (kuvio 5), poliklinikoilla % (kuvio 6), toimenpideyksiköissä % ja teho-osastoilla %. Psykiatrian tulosalueella poliklinikoilla ja päiväosastoilla vaihtelua oli % (ka 82,7) ja psykiatrian vuodeosastoilla vaihtelua oli % (ka 60,9 %) (kuvio 7). Visalan sairaalan kuuden yksikön keskiarvo oli 48.8 % (vaihteluväli %). Yksittäisiä työvuoroja tarkasteltaessa prosentuaalinen suhde on usein kuitenkin matalampi, koska sairaanhoitajaa sijaistamassa on usein nimikesuojattu ammattihenkilö tai terveydenhuollon opiskelija.

30 30 os 3 os 2 os 11 os 21 os 13 os 20 os 19 os 1 os 5 os 51 os 8 os 9 os 15 os 65 os 6 os 7 os 39 os 62 os 34 os 10 os 60 os 36 os 35 Oulas os 3 Tarkkailuos Oulas os 1 os 33 Oulas os 2 os Keskiarvo: 83,6 Kuvio 5. Laillistettujen ammattihenkilöiden prosentti (%) -osuus vakansseista somaattisilla vuodeosastoilla.

31 31 Neur pkl Last pkl Äitiyspkl Silpä24 Reumayks Geriatrian yksikkö Perinnöll pkl Kunt tutk ja erit pkl:t Oulask kir pkl Oulask KNK pkl Oulask lasten pkl Oulask äit ja naist pkl Oulask sis pkl Naist pkl Yht päiv Urol pkl Leiko Oulask yhteispäiv KNK pkl Yhteisgastro Syöpät pkl Kuulokeskus Avohoitotalo pkl:t Fysiatrian pkl Ihopkl Sisät pkl Silmät pkl Foniatrian avohoito Oulask keuhkopkl Hamsu Keskiarvo: 87,5 Kuvio 6. Laillistettujen ammattihenkilöiden prosentti (%) -osuus vakansseista somaattisilla poliklinikoilla.

32 32 Yleissairaalapsyk pkl Psykiatrian pkl Nuorisopsykiatrian pkl Lasten psykiatrian pkl Pienten lasten perheyks 52 Os 88 Yleissla psykyks 73 os 54 Os 70 os 53 os 50 Päiv.yk 78 Os 82 Vanhuspsykiatrian yksik 75 Os 81 os 77 Avohoidon yksikkö 74 Os 84 Os 87 Lakeuden varhaiskunt.yks keskiarvo 60, Kuvio 7. Laillistettujen ammattihenkilöiden prosentti (%) -osuus vakansseista psykiatrian tulosalueella Laillistettujen ammattihenkilöiden työnkuvaan kuuluvat tehtävät Yksiköiden kanssa käytyjen osastokeskustelujen yhteydessä kerättiin tietoa siitä, mitä muuta työtä laillistetut ammattihenkilöt tekevät kuin varsinaista potilastyötä. Kaikissa yksiköissä tuli esille sellaisia työtehtäviä, jotka eivät varsinaisesti vaadi terveydenhoitoalan koulutusta, mutta ovat kuitenkin hoitotyön laillistettujen ammattihenkilöiden tehtävänä. Siitä huolimatta, että esim. hyllytyspalvelut ovat käytössä monissa yksiköissä, hoitohenkilökunnalla on edelleen paljon erilaisia huoltotehtäviä (esim. pyykkihuolto, sänkyjen petaus, siivoustyö, hyllytys, laitehuolto, ruokahuolto ja välinehuolto). Sihteerityötä on hoitohenkilökunnalla paljon etenkin poliklinikoilla. Sairaanhoitajat tekevät paljon ajanvaraustyötä ja erilaisia aikojen vaihtoja ja perumisia. Yksiköt toivat esille myös vieritutkimukset, jotka palvelevat ja nopeuttavat potilaan hoitotapahtumia, mutta joihin kuluvaa aikaa ei ole huomioitu lisäresurssitarpeena, vaan se on tullut yhtenä lisätyönä hoitotyön laillistettujen ammattihenkilöiden tehtäviin. Lähes joka yksikössä tuli esille myös toisen ammattiryhmän perehdyttäminen ja perään katsominen. Perehdytettäviä ammattiryhmiä olivat lähinnä sairaalahuoltajat ja lääkärit. Tämän lisäksi hoitohenkilökunnalla oli paljon kuljetustehtäviä. Hoitajat kuljettivat poti-

33 33 laita (myös sellaisia potilaita, joiden terveydentila ei vaadi hoitohenkilökunnan kuljettamista), näytteitä ja jopa tyhjiä sänkyjä. Psykiatrian yksiköissä hoitohenkilökunnalla oli paljon ruokahuoltoon liittyviä tehtäviä: ruuan esille laittamista, annostelua, tiskikoneen täyttämistä, tiskausta, asioiden keräystä ja tuotetilauksia. Tähän toivottiin sairaalahuoltajilta apua. Tosin tilannetta hankaloittaa se, että monet sairaalahuoltajat ovat keikkatyöläisiä. Entistä omaa sairaala-apulaismallia kaivattiin, jossa sairaalahuoltajat kuuluivat kiinteästi yksikön henkilökuntaan. Psykiatrian yksiköissä oli lisäksi useammassa paikassa potilaiden vaatehuoltoon liittyvää työtä: vaateiden pesua ja huoltoa, liinavaatetilauksia ja vuoteiden puhtaaksi petausta. Fysiatrian yksiköissä fysioterapeuteilla on välineisiin ja laitteisiin liittyvää siivoustyötä sekä laskutukseen liittyvää työtä Nimikesuojattujen ammattihenkilöiden työnkuvaan kuuluvat tehtävät Nimikesuojattujen ammattihenkilöiden tehtäväkuvaa kysyttiin yksiköiltä osastokeskustelujen yhteydessä. Vastaus saatiin noin 60 yksiköstä. Tehtäväkuva oli laajin psykiatrian, lasten ja Oulaskankaan vastuualueiden yksiköissä, joissa nimikesuojatut tekivät koulutuksensa ja osaamisensa mukaisia tehtäviä. Nimikesuojatuilla oli laajoja tehtäväkuvia, mutta osittain työaikaa veivät myös ei-hoidolliset tehtävät. Näitä tehtäviä olivat mm. erilaiset hyllytystyöt, tilaukset, ruokahuolto, välinehuolto, kuljetustehtävät, siivous, petaus ja etenkin poliklinikoilla sihteeritehtävät ja sihteerin sijaistaminen. Nimikesuojatut olivat täysin huoltotehtävissä eli eivät tehneet lainkaan hoitotyötä vain yhdessä yksikössä. Toisaalta oli myös yksiköitä, joissa perushoitajalla, lähihoitajilla, lastenhoitajilla ja lääkintävahtimestareilla oli erikoisosaamista oman erikoisalansa potilaiden hoidossa (kipsaukset, allergiatestit, puhallus-testit, rasitus-ekg, spirometria, videotelemetria, haavahoito, ihonhoito, silmänpohja-kuvaus, kuuloseulat). Useassa yksikössä nimikesuojatut ammattihenkilöt olivat jo suorittaneet lääkehoidon koulutuksen ja tentin ja toteuttivat lääkehoitoa ainakin osittain Sihteereiden työ Tässä hankkeessa sihteereiden työnkuvaa ei ole tarkasteltu systemaattisesti, vaan on muodostettu karkea kuva sihteereiden työmäärästä hoitopäivien määrän ja / tai avohoitokäyntien perusteella, esimerkkinä tästä vuodeosastojen tiedot kuviossa 8. Tämän vuoksi vertailu eri yksiköiden välillä ei ole mahdollista. Vaihtelu oli kuitenkin niin huomattavaa, että asiaa on syytä tarkastella omana hankkeena myöhemmin. Tämä edellyttää perehtymistä sihteereiden työnkuvaan eri yksiköissä. Samalla tulisi tarkastella, minkä verran hoitotyöntekijät käyttävät aikaa sihteerityöhön.

34 34 os 65 os 13 os 60 os 15 Tarkkailuos os 35 os 62 os 2 os 42 os 39 os 9 os 20 os 7 os 6 os 51 os 36 os 21 os 3 os 10 os 11 os 34 os 5 os 19 Oulas os1 Oulas os2 os 33 Oulas os 3 os 8 os keskiarvo: Oulaskankaalla sihteereillä myös tekstinkäsittelyä Kuvio 8. Vuodeosastojen potilasmäärät (hoitojaksot + avohoitokäynnit) suhteessa sihteerityöpanokseen. 4.3 Muut selittävät tekijät Varsinaisen henkilöstömitoituksen ohella yksiköistä saatiin paljon tietoa toiminnan intensiteettiin ja henkilöstön työmäärään vaikuttavista tekijöistä, joita on huomioitu niin sanottuina selittävinä (lisätietoa antavina) tekijöinä ja joilla on voinut olla vaikutusta lopulliseen mitoituslaskelman pohjalta tehtyyn toimenpidesuositukseen. Näitä selittäviä tekijöitä ovat opiskelijoiden määrä, vastaanottoaikojen siirtämiseen ja peruuttamiseen kuluva työpanos, päivystyksenä alkaneiden hoitojaksojen osuus, suuri potilas- ja henkilöstövaihtuvuus.

35 Opiskelijoiden määrä Henkilöstömitoituksen yhteydessä katsottiin opiskelijoiden ohjauspäivien määrää suhteessa tehtyyn työpanokseen, josta oli vähennetty ne henkilöt (osastonhoitajat, sihteerit), jotka eivät pääsääntöisesti osallistu varsinaiseen opiskelijaohjaukseen. Opiskelijamäärissä oli suurta vaihtelua tulosalueiden välillä. Eniten opiskelijoita oli lasten- ja naisten sekä Oulaskankaan yksiköissä. Vuodeosastoilla (kuvio 9.) opiskelijoita (ka 30,4 päivää / työpanos) oli enemmän kuin poliklinikoilla (ka 22,1), tehoilla (ka 22,8), fysiatrian yksiköissä (ka 11,5) tai toimenpideyksiköissä (ka 20,9). Diagnostiikan yksiköissä keskiarvoa (37,2) nostaa erityisesti hammas ja suusairauksien röntgenin poikkeuksellisen suuri opiskelijamäärä (129,4). Ilman hammas- ja suusairauksien röntgenin lukua diagnostiikan keskiarvo (24,0) on lähellä muiden keskiarvoa. Oulas os 2 os 11 Oulas os 3 os 62 os 51 os 65 os 13 Oulas os 1 os 15 os 20 Tarkkailuos os 60 os 39 os 35 os 7 os 6 os 10 os 8 os 9 os 19 os 42 os 2 os 5 os 34 os 36 Poutapilvi os 21 os 33 os 3 Kunt.os ,9 48,1 42,7 37,0 36,2 32,8 31,9 31,0 29,3 Keskiarvo:30,4 28,5 27,8 25,7 24,7 24,5 23,7 22,9 22,2 22,1 22,0 21,6 21,5 20,7 20,6 20,5 19,7 19,4 55,8 55,6 54,8 53,9 Kuvio 9. Opiskelijoiden harjoittelun ohjauspäivien määrät tehtyä työpanosta kohden vuodeosastoilla vuonna 2012.

36 36 Poliklinikoiden opiskelijaohjauspäivien määrässä on suurta hajontaa (kuvio 10). Oysin äitiyspoliklinikalla (93,6) ja Oulaskankaan lastentautien (120,6) ja äitiys- ja naistentautien poliklinikalla (76,7) opiskelijoiden harjoittelun ohjauspäivien määrät yhtä hoitajatyöpanosta kohden ovat huomattavan suuret verrattuna poliklinikoiden keskiarvoon (22,1). Oulask lasten pkl Äitiyspoliklinikka Oulask äitiys ja naist pkl Naistentaut pkl Sisätautien pkl Lastentautien pkl Oulaskangas yht päivystys Urol avohoito Neurologian pkl Ihotautien pkl KNK avohoito Yhteisgastro Yhteispäivystys Syöpätautien ja hem pkl Reumayksikkö Silpä24 Foniatrian avohoito Hamsu Silmätautien pkl Perinnöllisyyspkl Kuulokeskus Avohoitotalo pkl:t Leiko ,7 34,5 33,3 31,1 26,7 23,4 20,2 19,9 19,6 16,9 15,7 15,2 13,9 11,5 10,1 8,5 6,9 3,0 1,3 0,0 76,7 93,6 Keskiarvo: 22,1 120,6 Kuvio 10. Opiskelijoiden harjoittelun ohjauspäivien määrät tehtyä työpanosta kohden poliklinikoilla vuonna Psykiatrian yksiköiden osalta tiedot ovat kevään 2014 ajalta. Poliklinikoilla ei ole lainkaan omia opiskelijoita, vaan siellä käyvät hoitotyön opiskelijat ovat varsinaisella harjoittelujaksolla vuode-osastoilla, josta käyvät tutustumassa polikliiniseen työhön. Psykiatrian osastoilla oli keskimääräin 22,6 harjoittelun ohjauspäivää per yksi työpanos (kuvio 11). Pienten lasten perheyksikössä ja yleissairaalapsykiatrian osastolla opiskelijoita oli lähes kaksinkertainen määrä keskiarvoon verrattuna.

37 Pienten lasten perheyks 52 Yleissla psykyks 73 Vanhuspsykiatrian yksik 75 os 54 os 53 Lakeuden varhaiskunt.yks 85 Os 87 os 77 Avohoidon yksikkö 74 Os 70 Os 84 Os 82 os 50 Os 88 Lasten psykiatrian pkl Os 81 Päiv.yk 78 Psykiatrian pkl Yleissairaalapsyk pkl Nuorisopsykiatrian pkl ,1 40,3 33,2 29,1 28,1 26,7 25,9 25,6 25,0 24,9 24,1 24,0 Keskiarvo 22,6 21,7 21,5 20,8 20,6 19,8 Kuvio 11. Psykiatrian tulosalueen opiskelijoiden harjoittelun ohjauspäivien määrät tehtyyn hoitotyön työpanosta kohden v Vastaanottoaikojen siirtämiseen ja perumiseen kuluva työpanos Hoitajilta ja sihteereiltä kuluu runsaasti työaikaa vastaanottoaikojen siirtämiseen ja perumiseen. Siirretyt ja perutut ajat katsottiin yksiköittäin Cressidasta. Yksiköistä kysyttiin hoitajien näkemyksiä siitä, kuinka paljon keskimäärin kuluu aikaa ajan perumiseen ja siirtämiseen. Vuonna 2013 somaattisen hoidon poliklinikoilla toteutui yhteensä avohoitokäyntiä, joita edelsi lähes ajan siirtoa tai peruutusta. Siirrettyjä aikoja oli lähes aikaa ja peruttuja noin aikaa. Suurin osa siirtojen ja peruutusten syistä johtui potilaasta tai läheisestä. Aikojen vaihtamiseen arvioitiin kuluvan keskimäärin noin 20 min. ja peruuttamiseen noin 5 min. Tähän kuluu siis noin 12 henkilön työpanos vuosittain. Laskentatulos ei erittele, onko aika kulunut hoitohenkilökunnalta vai sihteereiltä (Taulukko 16.).

38 38 Taulukko 16. Vuoden 2013 somaattisten poliklinikoiden siirretyt ja perutut vastaanottoajat työaikana ja työpanoksena. Vastaanottoaikojen määrä Yhden ajan siirtoon / perumiseen kulunut aika, min Tuntia vuodessa Työpanoksina Siirretyt ajat ,1 Perutut ajat ,8 Yhteensä ,9 Kuviossa 12. on esitetty yksiköittäin potilaiden siirretyt ja perutut ajat vuonna Sädehoidon yksikön siirrettyjen aikojen suuri määrä johtuu pääsääntöisesti konerikoista ja silmätautien poliklinikalla ongelmista tulevaisuuden suunnittelussa. Sädehoidon yksikkö Tukielin ja neurokir pkl Syöpät ja hem pkl Fysiatrian pkl Ihotautien pkl Kardiol osasto Hamsu Kuulokeskus Reumayksikkö Kunt tutk ja erit pkl:t Silpä24 Oulask kir pkl Oulask äitiys- ja naist pkl Fon avohoito Keuhkofunktiolab Oulask sis pkl Oulask lasten pkl Oulask dial yks siirretty peruttu Siirretty : aikaa Peruttu: aikaa Kuvio 12. Potilaiden siirrettyjen ja peruttujen aikojen määrät v eri poliklinikoilla.

39 39 Kuvioissa 13. on esitetty siirrettyjen ja peruttujen aikojen syitä, jotka useimmin ovat potilaasta tai omaisesta johtuvia. Siirrettyjen ja peruttujen aikojen syykoodauksiin suurin osa poliklinikoista käyttää kuviossa olevia valmiita vaihtoehtoja, mutta osa poliklinikoista käyttää mahdollisuutta kirjoittaa itse ajan peruuntumisen tai siirron syyn. Tämä tietysti tarkentaa asiaa, mutta tilastoja laadittaessa aiheuttaa huomattavaa lisätyötä, kun poliklinikan kirjoittamia syykoodeja saattaa olla jopa 50 ja ne vaativat erityisen sisällönanalyysin ennen kuin ne voidaan yhdistää kokonaisuuteen. siirretty peruttu Pot./om. johtuvista Resurssi/toimipiste Muu syy Hoidettu/hoidossa Tyhjä Hoidettu lisätyönä Siirrettyjä aikoja yhteensä kpl Peruttuja aikoja yhteensä kpl Muuttui käynniksi Virhesyöttö Kuollut Kuvio 13. Siirrettyjen ja peruttujen aikojen syyt v Potilasvaihtuvuus ja päivystyksenä alkaneet hoitojaksot Alla olevassa kuviossa on kuvattu potilasvaihtuvuutta hoitojaksoista. Mitä suurempi luku on, sitä lyhyemmän aikaa potilas on hoitojaksolla. Esim. tarkkailuosastolla luku 38,7 tarkoittaa, että 38,7 % sairaansijoista saa uuden potilaan päivittäin. Psykiatrian yksiköissä vaihtuvuus on pientä, koska hoitojaksot ovat pitkiä (kuvio 14). Potilasvaihtuvuuden keskiarvo on 16,3.

40 40 Tarkkailuos os 62 os 21 os 60 os 35 Oulas os 1 Oulas os 3 os 65 os 13 Oulas os 2 os 15 os 5 os 10 os 33 os 20 os 6 os 9 os 2 os 39 os 8 os 7 os 3 os 42 os 51 os 34 Päivystysyks 78 os 11 os 19 os 36 os 81 Kunt.os 1 os 70 Yleissla psyk.yks 73 Hoidoll.tutk.os 54 Kriisi-, tutk ja hoito-os 50 Vanhuspsyk.yks 75 os 88 os 84 os 82 os 87 Vaativan hoidon os 53 Lakeuden varhaiskunt yks 85 Nuorisopsyk yks ,7 6,3 4,5 4 3,7 2,8 2,2 1,9 1,8 1,8 1,4 1,2 1,2 26,8 26,7 25,7 25, ,6 22,2 22,1 21,6 21,4 21,4 19,9 17,9 17,9 17,5 17, ,8 15,7 13,8 13,3 12,4 10,5 9,9 38,7 37, ,1 31,3 keskiarvo 16,3 % Kuvio 14. Vaihtuvuus prosentti (%) hoitojaksoista v.2012, psykiatrian tiedot Yli 80 % hoitojaksoista alkoi päivystyksellisesti psykiatrian kriisi-, tutkimus- ja hoitoosastolla 50. Lähes yhtä suuri päivystyksellisten hoitojaksojen osuus on psykiatrian osas-

41 41 tolla 70. Somaattisilla vuodeosastoilla suurimmat luvut ovat vuodeosastolla 33, ortopedian ja traumatologian vuodeosastolla 7, Oulaskankaan sisätautien vuodeosastolla 3 ja lasten infektio-osastolla 62 sekä tarkkailuosastolla (kuvio 15). Kriisi-, tutk ja hoito-os 50 os 70 os 33 os 7 Oulas os 3 os 62 Tarkkailuos Päivystysyks 78 os 81 Oulas os 1 os 8 os 42 os 39 os 20 os 6 os 34 Oulas os 2 os 9 os 11 os 60 os 2 os 21 os 15 os 65 os 35 os 5 os 51 os 3 os 36 os 19 os 10 os 88 Nuorisopsyk.yks 77 Vanhuspsyk.yks 75 os 82 Yleissla psyk.yks 73 os 13 Kunt.os 1 Hoidoll.tutk.os 54 os 84 os 87 Vaativan hoidon os 53 Lakeuden varhaiskunt.yks ,9 7,9 4,0 3,9 2,0 1,3 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 86,8 80,0 78,2 75,2 73,8 70,3 68,8 65,2 61,8 61,7 59,1 50,9 50,1 49,6 45,2 43,9 39,4 38,4 35,9 Keskiarvo 33,8 % 35,6 35,5 32,9 29,3 26,9 26,1 24,5 24,1 20,0 19,9 16,6 Kuvio 15. Päivystyksenä alkaneiden hoitojaksojen prosentti (%) -osuudet vastuuyksiköittäin.

42 42 5 HANKKEEN ARVIOINTI 5.1 Hankkeen organisaatio ja aikataulu Sairaanhoitopiirin johtaja nimesi hankkeelle ohjausryhmän ja asiantuntijat huhtikuussa Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi hallintoylihoitaja Pirjo Kejonen. Ohjausryhmässä oli hoitotyön johtajia ja lähiesimiehiä (ylihoitajia, osastonhoitajia) sekä yksi erikoislääkäri ja kaksi ammattijärjestöjen edustajaa. Taulukko 17. Ohjausryhmän jäsenet Nimi Pirjo Kejonen Päivi Lavander Pia Liljamo Merja Fordell Seija Miettinen Eila Alavahtola Eija Hukkanen Anitta Tanhua Sirpa Vaara Tiina Kemppainen Tuomas Holma Juha Honkakoski Pirjo Riehunkangas Työtehtävä hallintoylihoitaja, puheenjohtaja ylihoitaja, Medisiininen tulosalue, asiantuntija erikoissuunnittelija, Operatiivinen tulosalue, asiantuntija tulosalueylihoitaja, Operatiivinen tulosalue tulosalueylihoitaja, Lasten ja naisten tulosalue tulosalueylihoitaja, Medisiininen tulosalue tulosalueylihoitaja, Oulaskangas-Visala tulosalue vastuualueylihoitaja, Operatiivinen tulosalue, tukielin- ja neurokirurgia, AHT osastonhoitaja, sisätautien pkl, Medisiininen tulosalue osastonhoitaja, synnytysosasto, Lasten ja naisten tulosalue erikoislääkäri, Operatiivinen tulosalue pääluottamusmies, Tehy, Yhtymähallinto pääluottamusmies, Super, Yhtymähallinto Ohjausryhmä kokoontui keskimäärin kahden kuukauden välein. Hankkeen aikana ohjausryhmä kokoontui yhteensä 12 kertaa. Hankkeen asiantuntijat työskentelivät hankkeessa maaliskuusta 2013 marraskuuhun Johtuen asiantuntijoiden henkilökohtaisista virkavapauksista, välillä oli aikoja, jolloin ainoastaan toinen asiantuntijoista oli paikalla (kuvio 16). Asiantuntijoilla kertyi yhteensä noin 25 työkuukautta.

43 43 Kuvio 16. Hanke aikajanalla. 5.2 Mitoituslaskennan luotettavuus Tämän hankkeen luotettavuuden arviointi on tehty hankkeen etenemisvaiheiden mukaan eli arvioiden suunnitteluvaihetta, tiedonkeruuvaihetta, laskentavaihetta, tuloksia ja niiden vaikutuksia. Hankkeen suunnitteluvaiheessa määriteltiin tavoitteet ja valittiin hankkeelle asiantuntijat ja ohjausryhmä. Tavoitteet olivat selkeitä ja saavutettavissa olevia. Ohjausryhmä oli moniammatillinen ja mukana olivat myös ammattijärjestöjen edustajat. Ohjausryhmää hyödynnettiin koko hankkeen ajan asiantuntijaryhmänä, jolle tulokset esiteltiin ensimmäisensä ja joka otti kantaa hankkeessa ilmenneisiin ongelmiin. Ohjausryhmän puheenjohtajan ja hankkeen asiantuntijoiden yhteistyö toimi hyvin koko hankkeen ajan. Hankkeeseen valitut asiantuntijat näkivät tehtävän tärkeänä ja olivat erittäin motivoituneita. Hankkeen alkuvaiheessa asiantuntijat pitivät projektipäiväkirjaa, johon kirjattiin mm. tietoja tiedonlähteistä ja laskentamalleista. Alkuvaiheen jälkeen päiväkirjan pitäminen kuitenkin jäi vähemmälle. Tietoja laskennan eri vaiheista ja kriittisistä kohdista pyrittiin kuitenkin kirjaamaan aina laskennan yhteyteen. Jälkeenpäin ajateltuna projektipäiväkirjan säännöllinen kirjoittaminen olisi varmasti ollut hyödyllistä hanketta arvioitaessa. Tiedonkeruu toteutettiin keskitetysti asiantuntijoiden toimesta. Myös yksiköt tuottivat hoitopäivä ja/tai avohoitokäyntitietoja, joita tarkasteltiin yhdessä asiantuntijoiden kanssa. Tiedonkeruu oli läpinäkyvää ja yksiköille kerrottiin, mistä heitä koskevat tiedot on koostettu. Tietoja kerättiin olemassa olevista tietojärjestelmistä ja pääsääntöisesti nämä olivatkin riittäviä. Kuitenkin esim. yhteispäivystyksen perusterveydenhuollon diagnoosipohjaisia käyntimääriä ei ollut saatavilla ja jouduttiin turvautumaan yksikön henkilökunnan arviointiin, joka heikentää luotettavuutta tältä osin. Vakanssitiedot saatiin klinikkasihteereiltä. Pääosin tiedot olivat yhteneväisiä osastonhoitajilla olevan tiedon kanssa. Eroavaisuudet selviteltiin yksiköittäin. Käytettävissä oleva yhden hoitajan työpanos tunteina vuodessa laskettiin keskiarvona koko sairaalan tiedoilla. Luotettavuutta yksikön kohdalla olisi lisännyt, jos käytettävissä oleva tuntimäärä olisi ollut yksikkökohtainen. Toisaalta