Henkilöstömitoitushanke -päivitetty

Transkriptio

1 Henkilöstömitoitushanke -päivitetty VALTUUSTON INFO Pirjo Kejonen, hallintoylihoitaja, PPSHP Koosteet: Pia Liljamo ja Päivi Lavander

2 Miksi hanke käynnistettiin? Tarve selvittää, miten henkilöstöresurssit on tällä hetkellä allokoitu Muutokset toiminnassa Mm. avohoitopainotteisuuden lisääntyminen, sairaansijojen sulkeminen, jne. Tulevaisuuden sairaalan tarpeet

3 PPSHP:n keskeisiä tuottavuuden parantamisen kohteita mm. Prosessit ja hoitoketjut Henkilötyön tuottavuuden lisäys Tarkoituksenmukainen työnjako Yhdenmukaiset henkilöstömitoitukset Osaamisen kehittäminen Työhyvinvoinnista huolehtiminen (KS 2013)

4 Hoitohenkilöstö: palkalliset palvelussuhteet 3979 työpanosta (KS 2013)

5 Mitoituksen tämänhetkinen tilanne Valmiina vuodeosastot (26) poliklinikat (21) toimenpideyksiköt (5) tehot (4) leikkausosastot (9) diagnostiikka (8) fysiatria (6) Oulaskankaan sairaala (12) PPSHP Operatiivisen tulosalueen vuodeosastojen laskennan päivitys yht. 92 yksikköä Työ valmistumassa lokakuun loppuun mennessä Psykiatria OYS (20) Visalan sairaala Ylivieska (5) Ennusteet tehty Medisiininen tulosalue vuodeosastot Kehitysvammahuollon yksiköihin

6 Käytettävissä oleva hoitotyön työpanos Yhden hoitajan tekemä vuosityötuntimäärä PPSHP:ssä Työviikkoja vuodessa: 52 Työpäiviä viikossa: 5 Työpäiviä vuodessa: 5*52 = 260 Vuosilomat 28,7 pv (39,5% poissaoloista) ,7 = 231,3 Sairauspoissaolot 13,4 pv (18,4% poissaoloista) 231,3-13,4 = 217,9 Arkipyhät: 10 pv /vuosi 217,9-10 = 207,9 Muut po:t: 6,3 pv (8,7%) 207,9 6,3 = 201,6 (Tehojen ja yht päiv osalta käytetty lukua 8,3) Työpanos päivinä vuodessa: 201,6 pv Työaika tunteina päivässä: 7,65 h Työaika tunteina vuodessa 7,65*201,6 = 1542,24 tuntia Muut ryhmä: mm. kuntoutus, osasairausvapaa, ulkopuolinen koulutus, yhteistoimintakoulutus, työsuojelukoulutus, sisäinen koulutus, virkavapaa / työvapaa palkallinen, yksityisasiat, toisen tehtävän hoito

7 Laskennallinen hoitotyön työpanostarve = Hoitotyön tarve vuodessa (t) * mitoituskerroin Käytettävissä oleva 1 hoitajan työpanos vuodessa (t) Hoitotyön tarve vuodessa tunteina = hoitopäivien määrä x hoitotyön tarve vuorokaudessa tunteina (24 tuntia, voi olla myös 8 tai 10 tuntia) Saatua laskennallista hoitotyön työpanostarvetta suhteutetaan (%) käytettävissä olevaan vakanssimäärään.

8 Vuodeosastojen mitoituslaskennan Yksikön hoitopäivät vuodelta / 52 saadaan hoitopäivien (hpv) määrä/ viikko jaetaan hoitohenkilöstön tehdyllä työpanoksella montako hpv (=potilasta)/ hoitaja Lasketaan mitoituskerroin eli hoitajatyöpanosta per potilas esimerkki: potilaiden määrä hoitajaa kohden = 158,2 (hpv, potilasta)/ 28,6 (hoitohenkilökunnan määrä) = 5,53 mitoituskerroin eli hoitajatyöpanosta per potilas 1/5,53 = 0,18 Laskentatapa 2 pääperiaatteita Tämän lisäksi on tarkasteltu hoitoisuusluokkaa 5 olevien potilaiden määrää ja osuutta hoitopäivistä ja huomioitu laskennassa. Laskentatapa 3 Edellisiä tarkasteltu optimihoitoisuuden perustana oleviin resursseihin

9 Poliklinikoiden laskennan pääperiaatteet Eri käynti-/vastaanottotyypeittäin selvitetään käyntimäärät ja keskimääräinen hoitajan ajankäyttö välittömään ja välilliseen hoitotyöhön. Lasketaan siitä hoitotyön tarve vuodessa tunteina ja jaetaan yhden hoitajan työtuntimäärällä saadaan laskennallinen työpanostarve välitöntä hoitotyötä vuodessa, h* välittömän hoitotyön resurssitarve työpanoksena välillinen työ ennen ja jälkeen vo:n, min välillistä hoitotyötä vuodessa, h Hoitajien lukumäärä yhdessä vastaanottotapahtumassa välillisen hoitotyön resurssitarve työpanoksena välittömän ja välillisen hoitotyön resurssitarve työpanoksena yhteensä Vastaanotto / resurssi kokonais- potilas- määrä kesto, min LÄÄK 1+LÄÄK ,3 0, ,8 1 0,48 1,21 joista raskashoit 2pot /pv ,0 0, ,3 1 0,05 0,37 näytteiden oton yhteydessä huoltotyö ,0 0, ,7 1 0,06 0,06 UDY + HUUHTELUT ,3 0, ,0 1 0,07 0,23 SKOPIA ,7 0, ,2 1 0,26 0,58 joista raskashoit 2pot /pv ,0 0, ,3 1 0,12 0,44 UROLYHKI ,6 0, ,0 2 0,32 0,87

10 Teho-osastojen laskenta Sama periaate kuin vuodeosastolaskennassa, mutta käytetty pohjana potilaiden jakautumista THLJ -hoitoisuusluokkiin sekä eristyshoitopäivien lukumäärää luokilla 1-4 omat kertoimet ja eristyspotilaat arvioitu ja laskettu luokittain ote tehojen laskennasta: Luokka 4 hoitopäivät 173 Mitoituskerroin luokka 4 2 Hoitotyön resurssitarve vuodessa tunteina luokka Hoitotyön resurssitarve työpanoksina luokkka 4 5,44 Luokka 3 hoitopäivät 1826 Luokka 3 hoitopäivät (eristykset) 173 Mitoituskerroinluokka 3 1,5 Mitoituskerroinluokka 3 (eristykset) 2 Hoitotyön resurssitarve vuodessa tunteina luokka Hoitotyön resurssitarve vuodessa tunteina luokka 3 (eristykset) 8304 Hoitotyön resurssitarve työpanoksina luokka 3 43,05 Hoitotyön resurssitarve työpanoksina luokka 3 (eristykset) 5,44

11 Leikkaussalien mitoitus Cocnos-ajot (saliajat) ja tietohallinnosta vaihtoajat: Laskennan perusteet: Leikkaussaleittain: saliaika, vaihtoaika ja heräämöaika Hoitajamäärä (anestesia ja leikkauspuoli) per leikkaussali -> välittömän hoitotyön tarve vuodessa tunteina aktiivisalityöhön Lisäksi lasketaan välillisen hoitotyön tarve tunteina leikkaussalin valmistelusta (jos ei sisälly jo aktiivisaliaikaan) sekä muusta välillisestä hoitotyöstä, mitä hoitajat tekevät. Varallaoloaika, huomioidaan aktiivitunnit ja mitä jää varallaolosta annettavaksi aikana tai rahana työpanoksina Laskennallinen työpanostarve = f välitön+välillinen hoitotyön tarve vuodesssa t yhden hoitajan vuosityöaika t Suhdeluku % = laskennallinen työpanostarve vakanssimäärä Suhdelukutavoite vuodeosastoilla ja poliklinikoilla on 80-90%, leikkaussaleissa hieman matalampi kuin vuodeosastoilla ja poliklinikoilla.

12 Tuloksissa huomioitu 1. Mitoituslaskelmat, joiden pohjalta lisäys- tai vähennysehdotukset Perusteluissa huomioitu päivystyksenä saapuvien potilaiden suuri määrä >50 % Suuri potilasvaihtuvuus > 30 %, suuri henkilökunnan vaihtuvuus Eristyspotilaita ja omahoitajapotilaita paljon Opiskelijoiden määrä tai muut tiedossa olevat tai tulevat toimintaan tai henkilöstöön liittyvät oleelliset muutokset Yksikön oma arvio mitoituksen riittävyydestä! 2. Muuta tietoa toiminnasta ja työnjaosta Yksiköiden sijoittuminen optimialueelle (laskennallinen työpanostarve/vakanssit %) Opiskelijoiden määrä / tehty työpanos Laillistettujen osuus vakansseista Omahoitajan käyttö tunteina ja työpanoksina Sihteereiden määrä / hoitohoitojaksot + avohoitokäynnit Siirretyt ja perutut ajat työpanoksina Välillisen ja välittömän hoitotyön suhde pkl- ja tmp-yksiköt Hoitajien ja lääkäreiden väliset tehtävät /työnjako Apulaisosastonhoitajien hallintopäivät / tehty työpanos mitä muuta työtä sairaanhoitaja tekee kuin hoitotyötä Nimikesuojattujen tehtäväkuvat, - sairauspoissaolo % palvelujaksopäivistä Pankkivapaasaldo nyt ja annetut tunnit (keväällä 2013) Sisäisten sijaisten määrät ja käyttöperusteet erilaisia

13 TULOKSET Kooste vuodeosastojen, tehojen, poliklinikoiden ja toimenpideyksiköiden mitoitustarpeesta Muut tulokset graafeina

14 Yksiköiden laskennallisen tarpeen suhde (%) vakansseihin 130 Poliklinikat Vuodeosastot Tehot Toimenpideyksiköt Oulaskangas Leikkausyksiköt Fysiatria Diagnostiikka Psykiatria optimialue Yksiköissä laskennalista suhdetta vakansseihin nostaa 1-20% päivystysajan valmiuteen menevä työpanos päivitetty

15 OSASTO 3 OSASTO 2 OSASTO 11 OSASTO 21 OSASTO 13 OSASTO 20 OSASTO 19 OSASTO 1 OSASTO 5 OSASTO 51 OSASTO 8 OSASTO 9 OSASTO 15 OSASTO 65 OSASTO 6 OSASTO 7 OSASTO 39 OSASTO 62 OSASTO 34 OSASTO 10 OSASTO 60 OSASTO 36 OSASTO 35 OULASK OS 3 TARKKAILU OULASK OS 1 OSASTO 33 OULASK OS 2 OSASTO 42 Laillistettujen ammattihenkilöiden osuus vakansseista % Keskiarvo: 83,59

16 Neur pkl Last pkl Äitiyspkl Silpä24 Reumayks Geriatrian yksikkö Perinnöll pkl Kunt tutk ja erit pkl:t Oulask kir pkl Oulask KNK pkl Oulask lasten pkl Oulask äit ja naist pkl Oulask sis pkl Naist pkl Yht päiv Urol pkl Leiko Oulask yhteispäiv KNK pkl Yhteisgastro Syöpät pkl Kuulokeskus Avohoitotalo pkl:t Fysiatrian pkl Ihopkl Sisät pkl Silmät pkl Foniatrian avohoito Oulask keuhkopkl Hamsu Laillistettujen ammattihenkilöiden osuus vakansseista % Keskiarvo: 87,5

17 OULASK OS 2 OSASTO 11 OULASK OS 3 OSASTO 62 OSASTO 51 OSASTO 65 OSASTO 13 OULASK OS 1 OSASTO 15 OSASTO 20 TARKKAILUOSASTO OSASTO 60 OSASTO 39 OSASTO 35 OSASTO 7 OSASTO 6 OSASTO 10 OSASTO 8 OSASTO 9 OSASTO 19 OSASTO 42 OSASTO 2 OSASTO 5 OSASTO 34 OSASTO 36 POUTAPILVI OSASTO 21 OSASTO 33 OSASTO 3 KUNT OSASTO 1 Opiskelijoiden ohjauspäivät / tehty työpanos vuonna 2012 (vuodeosastot) 0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 13,9 32,8 31,9 31,0 29,3 28,5 27,8 25,7 24,7 24,5 23,7 22,9 22,2 22,1 22,0 21,6 21,5 20,7 20,6 20,5 19,7 19,4 37,0 36,2 42,7 48,1 Keskiarvo: 30,4 ohjauspäivää vuodessa 55,8 55,6 54,8 53,9

18 Opiskelijoiden ohjauspäivät / tehty työpanos vuonna 2012 (poliklinikat) Oulask lasten pkl Äitiyspoliklinikka Oulask äitiys ja naist pkl Naistentaut pkl Sisätautien pkl Lastentautien pkl Oulaskangas yht Urol avohoito Neurologian pkl Ihotautien pkl KNK avohoito Yhteisgastro Yhteispäivystys Syöpätautien ja hem pkl Reumayksikkö Silpä24 Foniatrian avohoito Hamsu Silmätautien pkl Perinnöllisyyspkl Kuntoutustutk ja Fysiatrian pkl Kuulokeskus Avohoitotalo pkl:t Leiko 13,9 11,5 10,1 8,5 6,9 5,2 4,9 3,0 1,3 0,0 37,7 34,5 33,3 31,1 26,7 23,4 20,2 19,9 19,6 16,9 15,7 15,2 76,7 93,6 Keskiarvo: 22,1 ohjauspäivää vuodessa jokaista työpanosta kohden 120,6

19 KUULOKES YHTEISPÄIVYSTYS FYSIATRIAN PKL SILMÄT PKL OULASK YHTEISPÄIV SYÖPÄT. HEM PKL AVOHOITOTALO PKL:T LEIKO IHOT PKL YHTEISGASTRO LASTEN PKL OULASK ÄIT JA NAIST PKL OULASK KEUHKOPKL HAMSU UROL PKL ÄITIYSPKL REUMAYKSIKKÖ NAIST.PKL FONIATRIAN AVOHOITO NEURON PKL SILPÄ24 OULASK SIS PKL OULASK KNK PKL SISÄT PKL KNK AVOHOITO OULASK KIR PKL KUNTOTUSTUTK JA ERITYISPKL OULASK LAST PKL PERINNÖLL PKL Avohoitokäynnit / sihteerityöpanos keskiarvo:

20 Potilaiden siirretyt ja perutut ajat Sädehoidon yksikkö Silmätautien pkl Tukielin ja neurokir pkl Lastentautien pkl Syöpät ja hem pkl Sisätautien pkl Fysiatrian pkl Neurologian pkl Ihotautien pkl Naistentaut pkl Kardiol osasto Yhteisgastro Hamsu Urol avohoito Kuulokeskus KNK avohoito Reumayksikkö Oulask keuhkopkl Kunt tutk ja erit pkl:t Äitiyspoliklinikka Silpä24 Pehmytkudos kir pkl Oulask kir pkl Oulask knk pkl Oulask äitiys- ja naist pkl Munuaisosasto Fon avohoito Leiko Keuhkofunktiolab Perinnöll pkl Oulask sis pkl PKL 12 Oulask lasten pkl Geriatrian yks Oulask dial yks Siirretty : aikaa Peruttu: aikaa siirretty peruttu

21 Siirrettyjen aikojen syyt Pot./om. johtuvista Resurssi/toimipiste Muu syy 5601 Hoidettu/hoidossa 1381 Tyhjä siirrettyjä aikoja yhteensä Hoidettu lisätyönä 282 Muuttui käynniksi 30 Virhesyöttö 11

22 Peruttujen aikojen syyt Pot./om. johtuvista Hoidettu/hoidossa 9178 Resurssi/toimipiste 3052 Muu syy 2939 Kuollut peruttuja aikoja yhteensä Muuttui hoitojaks. 53 Muuttui käynniksi 53 Tyhjä 47 Virhesyöttö 14 Hoidettu lisätyönä 7

23 yhden ajan siirtoon / määrä aikoja 2013 perumiseen kulunut aika, min tuntia vuodessa työpanoksena SIIRRETYT ,3 10,1 PERUTUT ,8 1, ,1 11,9 Avohoitokäyntejä vuonna 2013 toteutui yhteensä ja niitä edeltää ajan siirto tai peruutus

24 Toimenpiteet 1(must) Pahempien mitoitusepäkohtien korjaamisen käynnistäminen välittömästi Os. 15 (vähennystarve) --- vakanssien siirto -3 tehty, vireillä -7, OK Yhteispäivystys (lisäystarve) + 3 Tehty + esitys +1, OK Lasten tehot (lisäystarve) + Esitys +4, OK Hamsu (vähennystarve) -2 Vireillä, OK Os. 33 esitys + 1, OK Syöpätautien poliklinikka esitys +1, OK Avohoitotalon poliklinikka, esitys +2, OK Oulaskankaan sairaalassa yksiköiden väliset tasoitukset Laillistettujen ja nimikesuojattujen suhteen tasaaminen yksiköiden välillä 85 % laillistettuja vakanssivaihto nimikesuojatun vakanssiin yksiköstä, joissa matala ( < 85 %) laillistettujen osuus - Vastuuhenkilönä ylihoitajat, käynnistetty Opiskelijoiden määrän tasaaminen Avohoitotoiminnan lisääntyminen tulevaisuudessa vaikutus oppilaitosten ohjatun harjoittelun suunnitteluun Vastuuhenkilönä ylihoitajat ja opetuskoordinaattorit, käynnistetty

25 Toimenpiteet 2 Hoitohenkilökunnan sihteerityön vähentäminen (esim. avohoitotalon polit, sisäpoli, useat muut yksiköt) Ammatillisen työnjaon uudistaminen jatkuu Tarvitaan erillinen kehittämishanke Piilotehtäväsiirtojen hallinta Entistä tarkempi analyysi tehtävien siirrossa (vrt. vieritutkimukset) Eri ammattiryhmien omien tehtävien kirkastaminen unohtamatta joustavuutta Esim. hoitajat/ lääkärit, onhan tästä keskusteltu Polikliinisen toiminnan kattava erillinen tarkastelu TARVITAAN ERILLINEN KEHITTÄMISHANKE Sihteereiden tehtäväkuvan tarkistaminen ja yhtenäistäminen Sihteereiden, hoitajien ja lääkäreiden työnjako Ajanvaraus, aikojen peruutukset ja siirrot sekä syykoodaukset yksityiskohtainen selvitys, miten ajanvarausjärjestelmää voisi kehittää joustavaksi ja potilaiden omaa osallisuutta palvelevaksi, nettiajanvarauksen/peruutuksen kehittäminen Tulevasta varauksesta muistutus sähköpostiin tai matkapuhelimeen. Käyttö alkanut jo lastenpkl:lla, nuorisopsykiatrialla, avohoitotalossa muistuttavat tulevasta soittoajasta.

26 Tilastoinnin kehittäminen Toimenpiteet 3 Yhteispäivystyksessä perusterveydenhuollon vastaanottokäynneistä (dg, tmp) ei kirjata tietoa Oberonille, tilastoja ei saatu. Perustuivat hoitajien arvioon yleisimmistä käyntisyistä ja määristä ja ajankäytöstä. Sh-käyntitiedot löytyy Oberonilta syykoodin mukaisesti. Tilastotietojen hyödyntämiskoulutusta esimiehille Kaikki esimiehet eivät löydä tilastotietoja ja eivätkä tiedä, mitkä ovat keskeiset tunnusluvut heidän työssään Omahoitaja järjestelmän kehittäminen Resurssien yhteiskäyttö? Esimiestöiden järjestelyt Vrt. vuodeosastoilla koordinoivat hoitajat hallinnoivat potilasvirtoja kuka hallinnoi henkilökunnan käyttöä / siirtelyä? Hyh yhdessä tulosalueen ylihoitajien kanssa on jo käynnistänyt esimiestyön tietojen päivittämisen

27 Huomioitavia asioita - Laskelmissa käytetty pääasiasiassa vuoden 2012 ja osin vuoden 2013 tietoja - Jos toiminta = potilaiden määrä selvästi muuttuu, mitoitus laskettava uudelleen. - Monet pienet +/- muutostarpeet ovat/voivat olla ratkaistavissa toiminnallisilla tai työtehtävien ja työnjaon muutoksilla. - Mitoitustyökalu (laskentamalli) olisi saatava yksiköiden käyttöön, mihin laitetaan ja miten ohjataan käyttöä? sovittu ky joryssa, että toistaiseksi toimitaan keskitetysti (=mitoittajat)

28 Mihin perustuu tulevaisuuden sairaalan henkilöstömitoitus? Hoitopäivä- ja käyntitietoihin sekä hoidon vaativuustietoon ja niistä tehtyihin laskelmiin Tarkoituksenmukaiseen ammatilliseen työnjakoon ja hiottuihin toimintaprosesseihin Toistettavuuteen: toimintojen muuttuessa henkilöstömitoitus on helposti uusittavissa Läpinäkyvyyteen Lavander 08/2014

29 KIITOS!