Terveyden ja hyvinvoinnin laitos TORI-siirtoprojekti ohjausryhmä 5

Transkriptio

1 Pöytäkirja 1 (7) Terveyden ja hyvinvoinnin laitos TORI-siirtoprojekti ohjausryhmä 5 Aika klo Paikka Mannerheimintie 166, nh. Collegium, ilmoittautuminen I-rakennuksessa Osallistujat Puheenjohtaja: Mikko Nissinen, palvelujohtaja, THL, puheenjohtaja Jäsenet: THL Matti Sarjakoski, tietohallintopäällikkö, THL, projektipäällikkö, THL Timo Sinervo, henkilöstön edustaja THL Matti Salminen, koulukodit, THL Janne Luomala, henkilöstöpäällikkö, THL, poissa Jäsenet, Valtori ja VM Mikko Vuorikoski, toimintosiirrot, osallistuminen Lync:llä Mervi Koivuoja, projektipäällikkö, sihteeri Tuomo Pigg, VM, neuvotteleva virkamies Jakelu jäsenet ja varajäsenet 1 Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista. Puheenjohtaja totesi, että kokous on alun perin aikataulutettu projektin päätöskokoukseksi, mutta keskeneräisten asioiden vuoksi pidettäneen vielä erillinen päätöskokous. Todettiin, että on syytä käydä sopimusten tilanne läpi, koska palvelusopimuksia THL:n ja Valtion koulukotien osalta ei ole vielä allekirjoitettu. 2 Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen (Liite 1) Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja. 3 Valtorin tilannekatsaus/ Mikko Vuorikoski, Valtori (Liite 2) Mikko Vuorikoski kävi uusimman Valtorin tilannekatsauksen lyhyesti läpi. Vuoden alusta aloittaa uusi vakituinen johto ja organisaatio. Tuotannon tulosalueiden päälliköt ovat vielä auki, mutta selvinnevät piakkoin. Valtorille on tulossa myös uudet monitoimitilat Lintulahdesta ja muutto on syyskuussa. Tiloihin muuttaa pääkaupunkiseudun valtorilaiset. Tilaratkaisuissa on otettu huomioon erilaiset tehtävät, tarpeet ja valtorilaisten suuri liikkuvuus eikä omia kiinteitä työpisteitä ole kuin erikseen määrittelyillä ryhmillä tai henkilöillä.

2 Pöytäkirja 2 (7) Uusia siirtoja on tulossa 1.1. taas paljon. Tämän jälkeen henkilöitä on 532, siirtyvien sopimusten arvo on 141,7 milj. euroa ja työasemien määrä on reilut As-is-vaihe ensimmäisistä siirroista päättyi marraskuun alussa. Seuraavien puolentoista vuoden aikana as-is vaiheen päättymisiä on kuukauden välein. Mitään suurta muutosta päättyminen ei aiheuta vaan sopimukset, palvelut ja toiminnat tarkistetaan yhteistyössä ja varmistetaan toiminnan häiriötön jatkuvuus. Tuve-palveluita käyttävien virastojen siirtoaikataulu on seuraavat kaksi vuotta. Päätelaitekilpailutus on tehty. Hanselin puitesopimushintoihin verrattuna hintoja saatiin lähes 30% alaspäin. Kilpailutettiin viisi eri työasemamallia ja hinnoiteltiin lähes 9450 työasemaa ja 7800 näyttöä. Kilpailun voitti Lenovo ja sopimuskausi on vuotta. 4 Projektin tilannekatsaus / Mervi Koivuoja, Valtori (Liite 3) Mervi Koivuoja kävi projektin tilanteen läpi ja totesi, että projektin toimikausi on asetettu saakka ja ylimenovaihe ja koko siirtoprojekti on päättymässä. Vastuunvaihto on tapahtunut aikataulun mukaisesti Projektin päätöskriteerit (1-5) eivät kuitenkaan keskeneräisten tehtävien ja epäselvien asioiden vuoksi vielä täyty THL:n ja koulukotien osalta: 1. Palveluiden ja tehtävien siirto on suoritettu ja tarvittavat erityisjärjestelyt on sovittu ja niiden mukainen toiminta on varmistettu. - palveluiden siirroissa ja tuottamisessa sekä tehtävien siirroissa ja vastuissa on epätietoisuutta ->hankintoja tehty vastuunvaihdon jälkeen sekä THL:stä että Valtorista - ulkoistettujen palveluiden siirrettäviä sopimuksia ei ole lähetetty Valtorille, mikä vaikeuttaa hankintoja ja laskutusta - osasta hankinnoissa ei ole alunperinkään tehty sopimusta - Microsoftin valtakirjoja ei ole toimitettu - siirtyneiden tuotteiden osalta epäselvyyksiä, mitä on toimialariippumatonta 2. Henkilösiirrot on toteutettu, henkilöstön asemaan liittyvät asiat on siirretty Valtorin vastuulle ja niiden toimivuus on varmistettu - henkilöstön odotukset poikkeavat: siirtynyt henkilöstö epävarma toimintatavoista, palvelutasoista ja tehtävistä as-is vaiheessa - koulukotien hankinnoista ja laskujen asiatarkistuksesta ei ole määritelty vastuuhenkilöä - siirtyneen henkilöstön mukaan tietoa siirtoprojektista sovituista asioista ei ole saatu projektin aikana, THL:n mukaan selkeä kuva on annettu koko projektin ajan

3 Pöytäkirja 3 (7) - siirtyneiden henkilöiden uusi esimies on käynyt myös THL:n kanssa tutustumispalverin, on koettu ettei esimies ole ollut riittävästi mukana vastuunvaihdon jälkeen 3. Asiakkaan ja Valtorin välinen asiakasyhteistyö on käynnistynyt sovitusti ja siirtoprojekti on tehnyt tarvittavat vastuunvaihdot Asiakkaan ja Valtorin kesken - asiakasyhteistyö ei ole käynnistynyt vielä sen mukaisena, kuin se palvelusopimuksen yhteistyösuunnitelmaan kirjataan (säännölliset kokoukset ja määritellyt yhteistyötahot) - asiakkuusryhmä odottaa hyväksyttyä ja allekirjoitettua palvelusopimusta (THL ja koulukodit) 4. Asiakas on määrittänyt TORI-palveluihin liittyvät toimintamallinsa ja niiden mukainen toiminta on käynnistetty. - toimintamallia ei ole tehty (THL ja koulukodit) ->THL:n tietohallinnon organisointi muuttunut 5. Palvelusopimus palveluista ja niiden veloituksista on hyväksytty. - palvelusopimusta ei ole hyväksytty eikä allekirjoitettu THL:n eikä koulukotien osalta - koulukotien keskitetty laskutuskäytäntö määrittelemättä - koulukotien toimittajakirjeet ja Valtorin laskutustiedot toimittajille lähettämättä - laskutusta ei saada käyntiin palvelusopimuksen hintaliitteiden, päivittämättömien dd-tietojen ja puuttuvien toimittajasopimusten vuoksi Käytiin läpi puuttuvien asioiden lista ja sovittiin, että se on hoidettava kuntoon mennessä. Yleisesti projektin tilanne on keskeneräinen. Aikataulu- ja laaturiski on jo toteutunut. Laskutuksen ongelmat näkyvät asiatarkistuksissa ja toimittajien laskuissa. Valtori ei pääse laskuttamaan THL:ää toteutuneiden osalta. Kiinteät henkilöstökustannukset on laskutettu marrasjoulukuulta. Koulukotien tilanne on epäselvä. Onko muutos tiedostettu ja palvelut ja toimintatavat todella siirtyneet Valtorille 1.11.? Mervi totesi lisäksi, että VM:n palautekysely siirtoprojektista on tehty ja se olisi käytävä projektiryhmässä läpi. Sovitaan vielä yksi projektiryhmän kokous ja uusi ohjausryhmän päätöskokous. Myöskään projektin loppuraporttia ei ole vielä tehty. Mervi tekee loppuraportin, kun siirtoprojektin päättämisen kriteerit täyttyy ja palautteet on käsitelty. Sopimukset Keskusteltiin sopimuksen asemasta ja Tuomo Pigg totesi, että ne muutokset tehdään, jotka palvelusopimukseen voidaan tehdä. Mikko Vuorikoski lisäsi, että hallinnonalan puitesopimuksessa on jo pitkälti sovittu yhdenmukaiset ehdot virastoille.

4 Pöytäkirja 4 (7) alusti sopimustilanteesta. Valtori on allekirjoittanut standardipalvelusopimuksen, joka on tullut THL:n kirjaamon kautta allekirjoitettavaksi. THL ei kuitenkaan hyväksy sitä sellaisenaan vaan haluaa neuvotella siihen asiakaskohtaisia lisämäärittelyjä ja ehtoja. THL on lähettänyt palvelusopimukseen seuraavia täydennyksiä, joihin Valtori on vastannut: 1. Palvelukuvausten korvaaminen uusilla palvelukuvauksilla on tehtävä yhteistyössä, ei yksipuolisesti. - Valtori tekee palvelukuvaukset asiakkaita kuunnellen kuitenkin tavoitteena löytää yhteiset nimittäjät siten, että palveluvariaatioita on rajallinen määrä ->kokouksessa Vuorikoski lisäsi, että toimitaan kustannustehokkaasti ja jaetaan hyväksi havaittu tuote tarvittaessa myös muiden käyttöön 2. Pienempiä kehityshankkeita ei määritellä automaattisesti projekteiksi, joista käynnistyy erillinen laskutus. - Normaali ylläpito ja siihen liittyvä kehitys on samassa mitassa kuin THL:llä nykyisinkin hintaan kuuluvaa (eli siltä osin kuin THL:ltä siirtyvä henkilöstö sitä tekee) 3. Valtorin on saavutettava yhdessä määritelty ja todennettavissa oleva palvelutaso THL:n maksamien maksujen vastineeksi. Ei riitä, että palvelutaso perustuu palvelua tuottavan henkilöstön omaan harkintaan. - Valtori tuotteistaa palvelut siten, että niissä on määritelty ja todennettavissa oleva palvelutaso. THL:n sisäisissä palveluissa (asis) ei ole ollut käsittääksemme määriteltyä ja todennettua palvelutasoa kaikilta osin ole, joten tältä osin THL:n tilanne kehittyy Valtorin tuotteistuksen myötä 4. Tuotettavien palveluiden muuttamisesta on sovittava yhdessä kaikissa tilanteissa. - Tuotettavien palveluiden osalta asiakkaita informoidaan hyvissä ajoin, kun muutostarpeita ilmenee ja asiakkaita kuunnellaan ja he myös osallistuvat uudistusten määrittelyyn. On kuitenkin epärealistista odottaa, että kaikkien 80 asiakkaan on annettava hyväksyntänsä jollekin muutokselle 5. Nykyisen kustannustason ylittämisestä on sovittava yhdessä kaikissa tilanteissa. - Valtorin lähtökohta on kustannusten alentaminen. Kustannuksia voivat muuttaa uudet palvelut tai uudet palveluvaatimukset, palveluiden käytön laajeneminen tai esim. Valtorin ja asiakkaan vaikuttamismahdollisuuksien ulkopuolelta tulevat vaatimukset esim. Tietoturvan korottamisen osalta. 6. THL tarvitsee ICT-henkilöstön tukea selviytyäkseen lakisääteisistä ja tulossopimusperustaisista varautumisvaatimuksistaan. Valtorin on tuettava meitä tässä asiassa, ja sopimukseen on saatava asiasta selkeä kirjaus.

5 Pöytäkirja 5 (7) 5 Päätösesitykset 6 Palautekyselyn tulokset - Valtorilla on useita virastoja asiakkainaan, joilla on varautumisvaatimuksia. Valtori tukee niissä ja yhdessä asiakkaiden kanssa käy näihin liittyvät prosessit ja toimintatavat läpi. Näitä ei ole neuvottelujen aikana spesifioitu, joten on hieman harmillista, että nyt tässä vaiheessa ne tuodaan mukaan. On selvä, että tällaiset asiat sovitaan riippumatta siitä, onko niitä kirjattu palvelusopimukseen vai ei tässä vaiheessa. Tästä voidaan tehdä lisäpöytäkirja, jossa todetaan, että osapuolet suunnittelevat tarvittavat prosessit ja toimintatavat THL:n lakisääteisten varautumisvelvoitteiden toteuttamiseksi (ensin as-is pohjalta ja sitten katsotaan onko kehittämistarpeita). ->todettiin yhteisesti, että lisätään sopimukseen maininta valmiusasiassa 7. Sopimuksen vastaisesta toiminnasta ja laiminlyönneistä aiheutuvien kustannusten laskuttamisen tulee joko olla molemminpuolista tai sitä ei saa tapahtua ollenkaan. - Juridisesti valtio on tehnyt sopimuksen itsensä kanssa eli rahan liikuttelu edestakaisin ei ole järkevää, vaan jos sopimustenvastaista toimintaa on, niin osapuolella on velvoite korjata asia. - >kokouksessa Vuorikoski totesi lisäksi, että sen sijaan siirtyneiden toimittajasopimusten osalta rahalliset sanktiot ovat sopimusten mukaiset Päätettiin, että avoimet tehtävät saatetaan loppuun mennessä ja tavoitteena on päättää projekti tammikuun aikana. Tehtävälista priorisoidaan siten, että toimittajasopimukset toimitetaan ensin pikaisesti Valtoriin. Tuomo Pigg ehdotti, että Valtori päivittää palvelusopimukseen esitettyjä kohtia siten, että ne ovat Valtorin hyväksyttävissä ja toimittaa esityksen THL:ään. Sopimukseen lisätään maininta valmiusasian huomioonottamisesta. huolehtii muiden avoimien tehtävien saattamisesta valmiiksi. Erityisesti koulukotien tilanne tulee varmistaa. Projektissa sovitaan tammikuun puolenvälin jälkeen projektiryhmän ja ohjausryhmän päätöskokoukset. Ei käsitelty 7 Muut asiat Ei ollut 8 Muutosten käsittely

6 Pöytäkirja 6 (7) Ei ollut 9 Sovitut toimenpiteet No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Yksi yhteinen DD-lomake täytetään koulukotien osalta. /Matti Salminen Tehty Järjestetään koulukotien kartoituksen tuloksen ja siirrettävien kohteiden hyväksyntä ohjausryhmän sähköpostihyväksynnällä DD-lomakkeelle merkitään henkilöstön palkkatiedot + hallinnolliset sivukulut THL laskentamallin mukaan Selvitetään koulukotien oman siirto- ja palvelusopimuksen mahdollisuus ja hyödyt/haitat. Mervi Koivuoja Avoin Avoin Mervi Koivuoja Tehty Päivitetään lopulliseen projektisuunnitelmaan v1.0 kohdassa 5 mainitut lisäykset. Mervi Koivuoja Tehty Valtori tarkistaa toimitilojen mm. konesalien kustannukset. Tuleeko ne palvelusopimukseen. THL maksaa kustannukset jo kertaalleen. Mervi Koivuoja Tehty Valtori tarkistaa henkilöstön epäsuorat kustannukset; lasketaanko soveltuvin osin siirtyvälle henkilöstölle talousym. hallintokulut? Mervi Koivuoja keskimääräinen Prosentti? Tarjalle Tehty Valtori tarkistaa lisenssipolitiikan esim. tutkimus- ja tilastokäyttöön tarkoitettujen lisenssien hallinnasta. Mervi Koivuoja Tehty Viestintäsuunnitelma tarkistetaan ja päivitetään soveltuvin osin myös koulukotien osalta Matti Sarjakoskelle toimitetaan Valtorin työasemakilpailutuksen materiaaleja /Matti Salminen Mikko Vuorikoski Tehty Tehty Viimeistellyt DD-lomakkeet Valtoriin ja työtilaan klo 12. mennessä - > mennessä Avoin DD-lomakkeen puuttuvat henkilöstötiedot Tarjalle / Sami Mustala klo 12. mennessä Tehty Selvitetään siirtosopimuspohjaan Mervi Koivuoja Tehty

7 Pöytäkirja 7 (7) toivottuja päivityksiä Siirtosopimukset liitteineen ohjausryhmälle hyväksyttäväksi Mervi Koivuoja / Tehty THL:n palvelusopimuksen allekirjoitus Avoin THL:n turvallisuussopimuksen allekirjoitus THL:n toimittajasopimukset ja luovutusluettelo Valtoriin THL Avoin THL Avoin THL:n Microsoftin valtakirja Valtoriin THL Avoin Puuttuvat palvelukuvaukset Avoin THL:n DD:n päivitys (sopimustiedot) Avoin Koulukotien palvelusopimus, hintaliite (sopimukset tarkistettavana) Koulukotien palvelusopimuksen allekirjoitus THL Avoin Avoin Koulukotien palvelukuvaukset ei ei ei Koulukotien siirtosopimuksen muutos (toimittajasopimukset) Koulukotien turvallisuussopimuksen allekirjoitus (odottaa palvelusop) Valtori Avoin Koulukodit Avoin Koulukotien toimittajakirjeet THL niin pian kuin mahdollista Koulukotien yhteinen keskitetty laskutusosoite ja -tiedot Koulukotien Microsoftin valtakirja Valtoriin Koulukotien toimittajasopimukset ja luovutusluettelo Valtorin kirjaamoon Koulukotien DD:n päivitys (sopimustiedot koonti 6 koulukotia) Avoin THL Avoin Avoin THL/Koulukodit Avoin Avoin Siirtoprojektin loppuraportti Mervi Koivuoja Avoin Tasearvosta tehtävä hallinnan siirtopäätös Projekti- ja ohjausryhmän kokousvaraukset Valtorin päivitysversio palvelusopimukseen THL Avoin Avoin Mervi niin pian kuin mahdollista Avoin 10 Seuraava kokous Seuraava kokous tammikuun lopulla.