Pöytäkirja. Osallistujat Jukka Friman Max Hamberg Mikael Jokela TORI-hanke sihteeri Tuomo Kouhia OTTK puheenjohtaja Aarno Lankinen OTTK

Transkriptio

1 Pöytäkirja JulkICT-toiminto Mikael Jokela OTTK - TORI-toimintosiirtoprojekti - ohjausryhmä Aika klo 9:17-11:30 Paikka OTTK Hämeenlinna, nh Studio tai videoneuvottelu Osallistujat Poissa Jukka Friman ORK Max Hamberg OM Mikael Jokela TORI-hanke sihteeri Tuomo Kouhia OTTK puheenjohtaja Aarno Lankinen OTTK Kari Pessi TORI-hanke Pirkko Rautavirta OTTK Jari Saarela ORK (saapui 9:27) Erkki Saukkonen OM Marjut Siintola TORI-hanke Reijo Tonteri OTTK (saapui 10:09) Ei ketään 1 Kokouksen esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen 9:17. Hyväksyttiin esityslista. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1) hyväksyttiin ilman muutoksia. 3 TORI-hankkeen tilannekatsaus Kari Pessi esitteli TORI-hankkeen tilannetta (liite 2). Keskustelussa tuli esille seuraavia asioita: - Työehtoneuvotteluissa parhaillaan käsittelyssä olevia asioita ovat muun muassa luottamusmiesten määrä ja sijainti, työsuojelusopimus sekä virastokohtaisen työehtosopimuksen tarve ja mahdollinen sisältö. Työehtojen yksityiskohdat ovat pääsääntöisesti selvillä 1.3. mennessä. Palkkausjärjestelmä kuitenkin valmistuu vasta sen jälkeen. - Valtorin johdon rekrytointi on loppusuoralla. Toimitusjohtajaksi hakeneiden soveltuvuutta on testattu. - Asetusluonnokseen on tullut runsaasti lausuntoja, jotka käsitellään TORI-hankkeen lakityöryhmässä. Valtiovarainministeriö Puh (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus Valtiovarainministeriö Puh tai (vai-

2 2 (6) 4 Projektin tilannekatsaus Mikael Jokela esitteli projektin tilannetta (liite 3), johon liittyvät siirtolupakriteerit (liite 4) ja päivitetty siirtovalmiusraportti (liite 5). Keskustelussa tuli esille tai sovittiin seuraavia asioita: - OTTK:n toimittajasopimusten siirtymisessä Valtoriin ei ole suuria haasteita. Sopimukset katsotaan siirretyksi, kun kirjeet toimittajille ovat lähteneet eikä niihin ole tullut reklamaatioita kahteen viikkoon. Kirjeiden lähettäminen on meneillään ja valmistuu pian. Joidenkin yksittäisten sopimusten kohdalla tarkentava lisäkeskustelu on meneillään tai voi olla vielä tarpeen, mutta se ei muodosta estettä toimintosiirrolle. - TORI-hanke on selvittänyt Hanselin ja Microsoftin kanssa, miten puitesopimuksen kautta hankitut Microsoftin lisenssisopimukset siirtyvät. Asiaan tarvitaan valtakirja, jonka TORI-hanke valmistelee projektin ja OTTK:n puolesta. - Organisaatiokohtaisten lisenssien kohdalla ei ole usein selvää, miten lisenssiä pitäisi soveltaa toimintosiirron jälkeen. Tällaiset tilanteet on sovittava organisaatiokohtaisten lisenssien toimittajien kanssa. (AP1) - Palvelusopimusten valmistelu etenee OTTK:ssa ja työluonnokset ovat tämän esityslistan liitteinä. Seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa palvelusopimusten tulee olla valmiina ja pitää olla tiedossa, milloin ne allekirjoitetaan. (AP2) Sovittiin, että tämä riittää siirtolupakriteeriksi palvelusopimusten osalta. - Uusien palvelusopimusten hinnoittelussa olisi parasta soveltaa vuoden 2013 oikeita toteumatietoja eikä suunnittelutietoja. Näin hinnoittelusta saataisiin täsmällisempi eikä asiakkaiden tarvitsisi budjetoida varmuuden vuoksi. Kuitenkin on muistettava, että jotkut kustannukset (esimerkiksi lisenssit, laitteet, etäyhteydet) ovat aidosti nousseet vuodelle 2014, joten viime vuoden toteuma ei ole täysin vertailtavissa 2014 budjettiin. Joka tapauksessa asiakkaiden asemaa turvaa sopimuksiin kirjattava kohta, että hinnoittelu tarkentuu todellisen toteuman mukaisesti, mikä tarkastellaan neljännesvuosittain. Projekti huolehtii, että Valtori varmasti ottaa asiakseen tarkastaa kulujen toteumat ja tarkastaa hinnoittelut sen mukaisesti neljännesvuosittain. (AP3) - Talouden seurannan ja raportoinnin jatkuvuus siirtohetken yli on haaste, koska talouden tietojärjestelmä vaihtuu - Kieku tulee. Asiakkailla on odotus, että vuoden 2014 raportointi muodostaisi yhden kokonaisuuden, mikä on tässä muutostilanteessa haasteellista. Yksi mahdollisuus olisi koota Kiekuun alkuvuoden historiatietoja. Toisaalta 1.3. ei vielä tule olemaan realistista kuvaa tammi- ja helmikuun rahankäytöstä. Projektissa tarvittaisiin sellaista osaamista, jolla voitaisiin suunnitella tilaaja-asiakkaiden näkökulmasta mahdollisimman sujuva siirtymä vanhasta talousjärjestelmästä uuteen. Yritetään löytää sopivat tahot suunnittelemaan asiaa. (AP4) Reijo saapui klo 10:09. 5 Projektisuunnitelman muutos Mikael Jokela esitteli projektiryhmän esityksen projektisuunnitelman muuttamiseksi liitteen 6 mukaisesti. Keskeisin muutos on aikataulun pidennys ja uuden siirtoajankohdan vahvistaminen (1.3. tai 1.4. tai myöhemmin). Keskustelussa tuli esille seuraavia asioita: - Projektisuunnitelman työmääräarvioiden muutokset pitäisi arvioida sillä periaatteella, että tarkastellaan jäljellä olevat tehtävät ja niiden vaatima työmäärä. Mikael tekee uuden muutosesityksen työmäärien osalta. (AP5) Myös jo toteutuneet työmäärät tulee raportoida ja huomioida kokonaistyömääriä arvioitaessa.

3 3 (6) - TORI-hankkeessa kaikki valmistelu tähtää siihen, että päätökset toimintosiirroista voitaisiin tehdä valtioneuvostossa ja että uusi siirtopäivä olisi 1.3. Tämä on tarkoitus viestiä TORI-hankkeen uutiskirjeessä vielä tällä viikolla. TORI-hankkeen käsitys on, että kaikki toimintosiirron edellyttämät asiat saadaan kuntoon 1.3. mennessä. - Siirtyvän henkilöstön kannalta voisi olla hyvä siirtyä samaan aikaan muiden työn alla olevien toimintosiirtojen kanssa, jotta uutta palvelukeskusta päästään tekemään yhdessä samalta viivalta. - Oikeusministeriön tietohallinto edellyttää tilaaja-asiakkaan roolissa, että talousraportointi on 1.3. alkaen selkeää. - Jos siirtoajankohdaksi päätetään 1.3., se tietää tiukkaa aikataulua ja ehkä haasteita useissa käytännön asioissa. Esimerkiksi osataanko kirjata työaika, osataanko käyttää taloushallinnon järjestelmiä, tiedetäänkö kellä on päätösvalta missäkin asiassa? Tällaisten asioiden tulisi olla alusta lähtien selviä eikä selvitä pikkuhiljaa. - Henkilöstölle tulee antaa aikaa tutustua työsopimuksen sisältöön, ennen kuin se allekirjoitetaan. Työsopimus toimitetaan viimeistään henkilöstöinfon aikaan (AP6) Työsopimukset pitäisi olla allekirjoitettu viimeistään 28.2., jos siirto tapahtuu 1.3., mutta työsuhteen ehdot ovat voimassa, vaikka sopimus allekirjoitettaisiin vasta sen jälkeen. - Kaikki siirtyvä henkilöstö tulee työsopimussuhteisiksi. Virka- ja työsuhteen erot esittävä vertailu tehtiin TORI-hankkeessa viime vuonna. Jos työsopimussuhteen ehdot askarruttavat, vertailudokumentti on hyvä lukea. Erityisesti lomiin tai eläkkeisiin ei ole tulossa muutoksia. - Työntekijäjärjestöiltä olisi hyvä saada vihreää valoa työsopimusten teon suunnitellulle aikataululle. Sovittiin, että kysytään työntekijäjärjestöiltä kantaa, että jos sopimus on nähtävinä 19.2., niin onko aikataulu riittävä ja onko valtaosa henkilöstöstä allekirjoittanut sen viimeistään 28.2.? (AP7) - Kieku ei ole oikeasti hankala eikä sitä kannata pelätä. Suurin haaste Kiekussa on rakenteiden ja lähtötietojen saaminen kohdalleen. Kiekun käyttöönottoa Valtorille tekevien henkilöiden pitäisi tuntea myös OTTK:n toimintaa, jotta järjestelmä tulee toimimaan. (liittyy: AP4) Päätettiin, että siirtoajankohta on ja vastaavasti projekti päättyy (P1) Jos ilmenee esteitä tälle aikataululle, tilanne tarkastellaan uudelleen. OTTK:n johto on huolissaan, ovatko kaikki käytännön asiat 1.3. mennessä sillä tasolla, että se on otollinen ajankohta toimintosiirrolle. Lisäksi hyväksyttiin muut esitetyt projektisuunnitelman muutokset pois luettuna resurssiarvioiden muutokset, jotka tulee arvioida uudelleen. (P2) Projektin asettamiskirje on tällä erää voimassa asti. Sovittiin, että asettamiskirjeelle tehdään jatko asti ja että projekti hoitaa tämän maaliskuussa. (P3, AP8) 6 Siirtosopimuksen muutos Mikael Jokela esitteli projektiryhmän esityksen siirtosopimuksen liitteiden muuttamiseksi sekä muutospöytäkirjan, jossa kuvataan ja hyväksytään siirtosopimuksen muutos. Liitteenä (liite 7) on uudet, muutetut versiot siirtosopimuksen liitteistä sekä muutospöytäkirja (liite 8). Keskeisimmät muutokset ovat neljä lisähenkilöä siirtyvään kokonaisuuteen muista OM:n virastoista kuin OTTK:sta sekä heidän käytössään olevat työvälineet ja tilat. Lisäksi on muita yksittäisiä muutoksia ja siirtoajankohdan muutos.

4 4 (6) Keskustelussa tuli esille seuraavia asioita: - Valtioneuvoston toimintosiirtoa koskevan päätöksen liitteeksi tulee siirtosopimus. Päätöksen tekstissä siirron sisältö kuvaillaan sillä tasolla, että mistä organisaatiosta siirtyy miten monta henkilöä. - Muutospöytäkirjaan on lisättävä uusien henkilöiden organisaatiot, joista he siirtyvät. Nämä merkitään myös siirtosopimuksen liitteeseen tekemällä väliotsikot organisaatioittain. (AP9) - Siirtyvät henkilöt on nimettävä, joten muutospöytäkirjaa ei voida käsitellä, jos nimet ovat avoinna. Sovittiin, että odotellaan päätöksiä Helsingin siirtyvistä lisähenkilöistä ja päivitetään tiedot sen jälkeen ilman ohjausryhmän käsittelyä. (AP10) Hyväksyttiin projektiryhmän esitys siirtosopimuksen muuttamisesta seuraavin tarkennuksin: - Helsingin siirtyvien henkilöiden nimet täydennetään ennen muutospöytäkirjan allekirjoitusta. - Siirtyviin toimitiloihin lisätään edellä mainittujen henkilöiden käytössä olevat tilat. Max lupasi selvittää, kuka on OM:n puolesta muutospöytäkirjan allekirjoittaja. (AP11) Valtorin puolesta muutospöytäkirjan allekirjoittaa Valtorin toimitusjohtaja. 7 Palvelusopimukset Mikael kertoi ohjausryhmälle tiedoksi, että palvelusopimusten valmistelu on vielä kesken ja ne voidaan hyväksyä vasta seuraavassa ohjausryhmässä helmikuussa. Tässä vaiheessa toimitettiin ohjausryhmälle tiedoksi (liite 9) vakiopalvelusopimusten sekä Oikeusrekisterikeskuksen kanssa tehtävän sopimuksen tekstit (ilman liitteitä), jotta ohjausryhmä voi perehtyä valmistelun tilanteeseen. Palvelusopimuksiin liittyvissä asioissa pyydetään ottamaan yhteyttä Tarja Saareen, joka koordinoi niiden valmistelutyötä. Palvelusopimuksista keskusteltiin jo aiemmin kohdassa 4 (projektin tilannekatsaus). Katso myös AP2. 8 Riskisuunnitelma Käytiin läpi riskisuunnitelma (liite 10) ja tehtiin muutoksia riskiarvioihin. Keskusteltiin siitä, milloin voidaan tiedottaa toimittajille laskutusmuutoksista ja muutoksen sisällöstä. Tiedotus tarvitaan hyvissä ajoin ennen siirtoajankohtaa. Tällä hetkellä projektin vakavin riski on Toimittajalaskut eivät tule oikealle asiakkaalle (OTTK/Valtori) vastuunvaihtohetken molemmin puolin. 9 Avoimet asiat 10 Muut asiat Projektin avoimet asiat (liite 11) koskevat talouden tietojärjestelmämuutosta ja sen vaikutuksia. Asiasta keskusteltiin jo kohdassa 4 (projektin tilannekatsaus). Katso myös AP4. Muita asioita ei ollut.

5 5 (6) 11 Seuraava kokous Nyt kun siirtoajankohdaksi on päätetty , on siirtolupakokousta aikaistettava. Päätettiin peruuttaa ja sovittiin ohjausryhmälle uusi kokousaika: klo 13:00-15, paikkana OTTK Studio tai videoneuvottelu. 12 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:30. Liitteet 1 Edellisen kokouksen pöytäkirja - OTTK-TORI-ohry liite1- edellinen-poytakirja.pdf 2 TORI-hankkeen tilannekatsaus - OTTK-TORI-ohry liite2-TORItilannekatsaus.pdf 3 Projektin tilannekatsaus kokoukseen - OTTK-TORI-ohry liite3- projektin-tilannekatsaus.pdf 4 Siirtolupakriteerit - OTTK-TORI-ohry liite4-siirtolupakriteerit.pdf 5 Siirtovalmiusraportti - OTTK-TORI-ohry liite5-siirtovalmiusraportti.pdf 6 Projektisuunnitelman muutos - OTTK-TORI-ohry liite6-prosunmuutoslomake.pdf 6b Muutettu projektisuunnitelma v OTTK-TORI-ohry liite6bsiirtoprojektisuunnitelma_v1.02.pdf 7 Siirtosopimuksen muutetut liitteet - OTTK-TORI-ohry liite7-paivitetytsiirtosopimuksen-liitteet.pdf (salassa pidettävä) 8 Siirtosopimuksen muutospöytäkirja - OTTK-TORI-ohry liite8- siirtosopimuksen-muutospoytakirja.pdf 8b Siirtosopimuksen muutospöytäkirjan liite (muutosten sisältö) - OTTK-TORI-ohry liite8b-siirtosopimuksen-muutospoytakirja-muutostensisalto.pdf (salassa pidettävä) 9 Palvelusopimusluonnokset - OTTK-TORI-ohry liite9-palvelusopimukset\ 01VAKIO_Palvelusopimus2014OM_ICT-vakiopalvelut pdf 02VAKIO_Palvelusopimus2014RISE_ICT-vakiopalvelut pdf ORK_OTTKPalvelusopimus2014K.pdf 10 Riskisuunnitelma - OTTK-TORI-ohry liite10-riskisuunnitelma.pdf 11 Avoimet asiat - OTTK-TORI-ohry liite11-avoimet-asiat.pdf Päätökset (P) Nro Sisältö 1 Päätettiin, että siirtoajankohta on ja vastaavasti projekti päättyy Lisäksi hyväksyttiin muut esitetyt projektisuunnitelman muutokset pois luettuna resurssiarvioiden muutokset, jotka tulee arvioida uudelleen (katso AP5). 3 Sovittiin, että asettamiskirjeelle tehdään jatko asti ja että projekti hoitaa tämän maaliskuussa. 4 Hyväksyttiin projektiryhmän esitys siirtosopimuksen muuttamisesta seuraavin tarkennuksin: - Helsingin siirtyvien henkilöiden nimet täydennetään ennen muutospöytäkirjan allekirjoitusta. - Siirtyviin toimitiloihin lisätään edellä mainittujen henkilöiden käytössä olevat tilat.

6 6 (6) Avoimet asiat/toimenpiteet (AP) Nro Päiväys Avoin asia/toimenpide Vastuu Deadline Status Organisaatiokohtaisten lisenssien kohdalla ei ole usein selvää, miten lisenssiä pitäisi soveltaa toimintosiirron jälkeen. Tällaiset tilanteet on sovittava organisaatiokohtaisten lisenssien toimittajien kanssa. Sandberg, Rautavirta Työn alla Seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa palvelusopimusten tulee olla valmiina ja pitää olla tiedossa, milloin ne allekirjoitetaan Projekti huolehtii, että Valtori varmasti ottaa asiakseen tarkastaa kulujen toteumat ja tarkastaa hinnoittelut sen mukaisesti neljännesvuosittain Projektissa tarvittaisiin sellaista osaamista, jolla voitaisiin suunnitella tilaaja-asiakkaiden näkökulmasta mahdollisimman sujuva siirtymä vanhasta talousjärjestelmästä uuteen. Yritetään löytää sopivat tahot suunnittelemaan asiaa Projektisuunnitelman työmääräarvioiden muutokset pitäisi arvioida sillä periaatteella, että tarkastellaan jäljellä olevat tehtävät ja niiden vaatima työmäärä. Mikael tekee uuden esityksen työmäärien muutoksista Henkilöstölle tulee antaa aikaa tutustua työsopimuksen sisältöön, ennen kuin se allekirjoitetaan. Työsopimus toimitetaan viimeistään henkilöstöinfon aikaan Työntekijäjärjestöiltä olisi hyvä saada vihreää valoa työsopimusten teon suunnitellulle aikataululle. Sovittiin, että kysytään työntekijäjärjestöiltä kantaa, että jos sopimus on nähtävinä 19.2., niin onko aikataulu riittävä ja onko valtaosa henkilöstöstä allekirjoittanut sen viimeistään 28.2.? Projekti tekee maaliskuussa asettamiskirjeen jatkon asti Siirtosopimuksen muutospöytäkirjaan on lisättävä uusien henkilöiden organisaatiot, joista he siirtyvät. Nämä merkitään myös siirtosopimuksen liitteeseen tekemällä väliotsikot organisaatioittain Siirtyvät henkilöt on nimettävä, joten muutospöytäkirjaa ei voida käsitellä, jos nimet ovat avoinna. Sovittiin, että odotellaan päätöksiä Helsingin siirtyvistä lisähenkilöistä ja päivitetään tiedot sen jälkeen ilman ohjausryhmän käsittelyä Max lupasi selvittää, kuka on OM:n puolesta muutospöytäkirjan allekirjoittaja. Rautanen, Saari Jokela, Pessi Jokela, Kouhia Työn alla Ei aloitettu Työn alla Jokela Työn alla Pessi Työn alla Kouhia, Pessi Työn alla Jokela Ei aloitettu Jokela Työn alla Jokela Työn alla Hamberg Työn alla