Valtiokonttorin ja Valtion IT-palvelukeskuksen toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti

Transkriptio

1 Raportti 1 (13) Valtiokonttorin ja Valtion IT-palvelukeskuksen toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti

2 Raportti 2 (13) MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus Mari Fallström Alustavasti täytetty Mari Fallström Asiakkaan projektipäällikölle kommentoitavaksi lähetetty versio Mari Fallström Täydennetty versio Mari Fallström Operatiiviselle ohjausryhmälle lähetetty versio Mari Fallström Operatiivisen ohjausryhmän kommenttien mukaan täydennetty versio Mari Fallström Strategiselle ohjausryhmälle lähetetty versio Mari Fallström Strategisen ohjausryhmän hyväksymä versio Sisällysluettelo 1 Projektin tausta ja lähtökohdat Tavoite ja sen toteutuminen Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen Aikataulu Työmäärä Kustannukset Projektihallinnon kuvaus Strateginen ohjausryhmä Operatiivinen ohjausryhmä Projektiryhmä Asiantuntijaryhmät Hallintoryhmä Palveluryhmä Asiakashallintaryhmä Laadunvarmistus Riskienhallinta Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet Projektikyselyn tulokset Projektikyselyn tulosten analysointi Projektin päättäminen ja arkistointi... 13

3 Raportti 3 (13) Loppuraportti 1 Projektin tausta ja lähtökohdat 2 Tavoite ja sen toteutuminen Valtiovarainministeriö asetti valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (ICT) kokoamishankkeen (TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on Hankkeen tehtävänä ovat sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen ja laitosten toimialariippumattomien ICT-tehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. n toimintaa ohjaava lainsäädäntö hyväksyttiin Eduskunnassa joulukuussa 2013 ja Valtorin toimintaa säätelevä asetus annettiin Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toiminta käynnistyi ICT-toimintasiirrot toteutetaan asiakaskohtaisissa siirtoprojekteissa. Ensimmäiset tehtävien siirrot Valtoriin toteutettiin Tämä loppuraportti kuvaa Valtiokonttorin (VK) ja Valtion ITpalvelukeskuksen (VIP) toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin. Projektin asettamispäätös allekirjoitettiin Asettamispäätös on arkistoitu VM:n Hareen. Projektin tavoitteena oli toteuttaa Asiakkaan toimialariippumattomien icttehtävien siirto lle suunnitellussa aikataulussa ja suunnitelluilla kustannuksilla siten, että Asiakkaan ict-palveluiden ja -tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana. Projekti toteutti siirron myöhästyen alkuperäisessä projektisuunnitelmassa kuvatusta aikataulusta kaksi kuukautta. Viivästymisen pääasiallinen syy oli n perustamiseen liittyvien tehtävien viivästyminen. Uusi projektisuunnitelma ja aikataulu hyväksyttiin operatiivisessa ohjausryhmässä. Valtori toteutti helmikuussa 2014 asiakastyytyväisyyden lähtötasomittauksen siirtyville organisaatioille. Kyselyn tarkoituksena oli saada yhtenäinen kuva asiakastyytyväisyydestä välittömästi ennen siirtoa olevasta tilanteesta. Kyselyn kohderyhmänä olivat ns. tilaaja-asiakkaat, eli asiakkaiden johdon ja tietohallintojohdon edustajat. Vastaajat edustivat 15 asiakasorganisaatiota. Kyselyn vastausprosentti oli 72 %. Tutkimus osoitti, että asiakkaat olivat melko tyytyväisiä käytössään oleviin toimialariippumattomiin ict-palveluihin. Kokonaistyytyväisyys palveluihin sai tutkimuksessa arvosanan 3,82. Kyselyn asteikko oli 5 (erinomainen) - 1 (heikko).

4 Raportti 4 (13) Valtiokonttorin kokonaistyytyväisyys käytössä oleviin toimialariippumattomiin ICT:n (käyttäjätuki-, työasema-, käyttö- ja tietoliikennepalvelut) palveluihin sai tutkimuksessa arvosanan 4,33. Vastaajia oli 3. Jatkossa asiakastyytyväisyyden kehittymistä tullaan seuraamaan Valtorin yhteisillä asiakastyytyväisyysmittauksilla. 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen 3.1 Aikataulu Projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet valmistumispäivät on kuvattu alla. Vaihe Suunniteltu valmistuminen Lopputulos Ohjausryhmän hyväksyminen 1. Käynnistysvaihe 2. Kartoitusvaihe 3. Määrittelyvaihe 8/2013 Alustava projektisuunnitelma 10/2013 Siirrettävät kohteet 11/2013 Siirtosopimus strateginen ohjausryhmä strateginen ohjausryhmä operatiivinen ohjausryhmä (ehdollisena hyväksytty) operatiivinen ohjausryhmä (siirtosopimus hyväksytty) operatiivinen ohjausryhmä (liitteet hyväksytty) allekirjoitettu 4. Siirtovaihe 5. Ylimenomenovaihe 02/2014 Palvelusopimus ja siirtolupa 05/2014 Loppuraportti, projektin hyväksymiskriteerit operatiivinen ohjausryhmä strateginen ohjausryhmä allekirjoitettu siirtolupa operatiivinen ohjausryhmä strateginen ohjausryhmä

5 Raportti 5 (13) 3.2 Työmäärä Suunniteltu työmäärä sekä toteutunut työmäärä on kuvattu alla: Organisaatio Suunniteltu Toteutunut työmäärä työmäärä VK 137 htp 134 htp VIP 323 htp Ei seurattu TORI / Valtori 140 htp 110 htp Yhteensä 600 htp 243 htp 3.3 Kustannukset Suunnitellut kustannukset ja toteutuneet kustannukset on kuvattu alla: Kustannuslaji VK henkilötyökustannus ( /htp) VIP henkilötyökustannus ( /htp) TORIn / Valtorin henkilötyökustannus ( /htp) Suunnitellut kustannukset Toteutuneet kustannukset Ei seurattu Matkustuskustannukset Laitteisto- ja tietoliikennekulut Viestintä ja tapahtumakulut Konsultointi ja muut ulkopuoliset palvelut Yhteensä Projektihallinnon kuvaus Projektiorganisaatio muodostui strategisesta ja operatiivisesta ohjausryhmästä, projektiryhmästä sekä asiantuntijaryhmistä.

6 Raportti 6 (13) 4.1 Strateginen ohjausryhmä Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi pääjohtaja Timo Laitinen Valtiokonttorista. Ohjausryhmän jäsenet olivat: Valtiokonttorin johtoryhmä Maritta Fromholtz, Hallinto- ja kehittäminen -toimialan toimialajohtaja Mikko Kangaspunta, Talous ja henkilöstö -toimialan toimialajohtaja Lasse Skog, Kieku-toimialan toimialajohtaja Jyri Tapper, Kansalaispalvelut-toimialan toimialajohtaja Teppo Koivisto, Rahoitus-toimialan toimialajohtaja Anna-Maija Karjalainen, Valtion IT-palvelukeskuksen johtaja, siirtoprojektin VIP-projektipäällikkö Juha Wilkman, Tietohallinto-toimialan toimialajohtaja, siirtoprojektin VK- VIP projektipäällikkö Helena Tammi, Valtion henkilöstöpalvelut -yksikön johtaja Juha Pietarinen, riskienhallintajohtaja Maija Räsänen, henkilöstön edustaja ( , ) Niina Roth, henkilöstön edustaja ( ) johtoryhmän sihteeri TORI-hanke/Valtori 4.2 Operatiivinen ohjausryhmä Kari Pessi, toimitusjohtaja Marjut Siintola, hankejohtaja Mari Fallström, siirtoprojektin TORI-projektipäällikkö, sihteeri. Strateginen ohjausryhmä kokoontui 4 kertaa: , , ja Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi Tietohallinto-toimialan toimialajohtaja ja siirtoprojektin VK-VIP projektipäällikkö Juha Wilkman Valtiokonttorista. Ohjausryhmän jäsenet olivat: Valtiokonttori ja Valtion IT-palvelukeskus Maritta Fromholtz, Valtiokonttori, Hallinto- ja kehittäminen -toimialan toimialajohtaja Anna-Maija Karjalainen, Valtion IT-palvelukeskuksen johtaja, siirtoprojektin VIP-projektipäällikkö Tomi Poikola, Valtiokonttori, apulaisjohtaja TORI-hanke/Valtori

7 Raportti 7 (13) 4.3 Projektiryhmä 4.4 Asiantuntijaryhmät Hallintoryhmä Palveluryhmä Kari Pessi, toimitusjohtaja Marjut Siintola, hankejohtaja Mari Fallström, siirtoprojektin TORI-projektipäällikkö, sihteeri. Ohjausryhmä kokoontui 7 kertaa: , , , , , ja Projektiryhmän puheenjohtajana ja sihteerinä toimi TORIn nimeämä siirtoprojektin TORI-projektipäällikkö Mari Fallström. Projektiryhmän jäsenet olivat: Valtiokonttori ja Valtion IT-palvelukeskus Juha Wilkman, Valtiokonttori, tietohallintojohtaja, siirtoprojektin VK-VIP projektipäällikkö Anna-Maija Karjalainen, Valtion IT-palvelukeskuksen johtaja, siirtoprojektin VIP-projektipäällikkö Teemu Lundén, Valtiokonttori, sihteeri Maritta Fromholtz, Valtiokonttori, hallinto- ja kehittäminen -toimialan toimialajohtaja. Puheenjohtajana toimi TORIn nimeämä TORI-erityisasiantuntija Taneli Karinen (lokakuulle saakka) ja siirtoprojektin TORI-projektipäällikkö Mari Fallström (lokakuusta eteenpäin). Hallintoryhmän jäsenet olivat: Valtiokonttori Maritta Fromholtz, hallinto- ja kehittäminen -toimialan toimialajohtaja Petri Pehkonen, projektipäällikkö, henkilöstön edustaja TORI-hanke/Valtori Marita Sipola, TORI talousvastaava ja Valtorin talous- ja hallintojohtaja (tarvittaessa). Puheenjohtajana toimi TORIn nimeämä palvelutuotantovastaava ja Valtorin tuotantojohtaja Jukka Yli-Koivisto. Valtiokonttori Juha Wilkman, Tietohallinto-toimialan toimialajohtaja, siirtoprojektin VK- VIP projektipäällikkö Timo Haurinen, tietohallintopäällikkö

8 Raportti 8 (13) Asiakashallintaryhmä Niina Roth, palvelupäällikkö Pia Heiskanen, palvelupäällikkö Lilli Ritvos-Jokela, järjestelmäasiantuntija Valtion IT-palvelukeskus Juha-Pekka Leskinen, apulaisjohtaja Kari Kekki, tietohallintojohtaja Kristiina Luukkonen, apulaisjohtaja Kimmo Rousku, apulaisjohtaja TORI-hanke/Valtori Mari Fallström, siirtoprojektin TORI-projektipäällikkö, sihteeri. Puheenjohtajana toimi TORIn nimeämä asiakasvastaava ja Valtorin asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen. Valtiokonttori Juha Wilkman, Tietohallinto-toimialan toimialajohtaja, siirtoprojektin VK- VIP projektipäällikkö 5 Laadunvarmistus Valtion IT-palvelukeskus Risto-Matti Helminen, asiakkuusjohtaja Anna-Maija Karjalainen, Valtion IT-palvelukeskuksen johtaja, siirtoprojektin VIP-projektipäällikkö TORI-hanke/Valtori Mari Fallström, siirtoprojektin TORI-projektipäällikkö, sihteeri. Projektin laadunvarmistus oli kiteytetty päättämiskriteereihin, jotka olivat hyväksytty projektin ohjausryhmässä. Projektin päättämiskriteerit ovat: 1. Palveluiden ja tehtävien siirto on suoritettu ja tarvittavat erityisjärjestelyt on sovittu ja niiden mukainen toiminta on varmistettu. Toteutuminen: Palveluiden ja tehtävien siirto tapahtui projektisuunnitelman muutetun aikataulun mukaisesti. Vastuumalli käytiin läpi. 2. Henkilösiirrot on toteutettu, henkilöstön asemaan liittyvät asiat on siirretty TORI-palvelukeskuksen vastuulle ja niiden toimivuus on varmistettu.

9 Raportti 9 (13) 6 Riskienhallinta Toteutuminen: Henkilösiirrot toteutuivat muutetun projektisuunnitelman aikataulun mukaisesti. Siirtyville henkilöille toimitettiin palvelusuhteen keskeiset ehdot ja Henkilöstölle järjestettiin infotilaisuudet siirrosta , ja Siirtyneiden henkilöiden työsopimusten allekirjoittaminen tapahtui siirron jälkeen. 3. Asiakkaan ja TORI-palvelukeskuksen välinen asiakasyhteistyö on käynnistynyt sovitusti ja siirtoprojekti on tehnyt tarvittavat vastuunvaihdot Valtiokonttorin ja Valtorin kesken. Toteutuminen: Valtorin ja asiakkaan yhteistyö on käynnistetty palvelusopimuksen liitteen 3.1 yhteistyösuunnitelman mukaisesti. Laskutusmalli on sovittu. Raportointia käydään vielä erikseen läpi. 4. Asiakas on määrittänyt TORI-palveluihin liittyvät toimintamallinsa ja niiden mukainen toiminta on käynnistetty. Toteutuminen: Asiakas on muuttanut toimintamalliaan jakamalla sisäisesti vastuita tarkoituksenmukaisesti. 5. Palvelusopimus palveluista ja niiden veloituksista on hyväksytty. Toteutuminen: Palvelusopimus liitteineen hyväksyttiin operatiivisessa ohjausryhmässä ja strategisessa ohjausryhmässä operatiivisessa ohjausryhmässä hyväksyttiin tarkennukset ja muutokset palvelusopimukset Hinnat ja Asiakaskohtaiset toimitukset liitteisiin. 6. Toimittajasopimukset on siirretty tai jaettu tai on sovittu, että käytetään asiakkaan sopimuksia. Toteutuminen: Sovitut siirrettävät toimittajasopimukset tarkastettiin ennen siirtohetkeä ja toimitiloihin liittyvät sopimukset tarkastettiin ennen projektin päättämistä. Projektissa tunnistettiin seuraavat riskit. Riskien todennäköisyyttä (TN) ja vakavuutta (V) sekä vaikutusta arvioitiin projektiryhmässä ja operatiivisessa sekä strategisessa ohjausryhmässä arvioitiin riskit 1, 5, 6 ja 7 kriittisiksi riskeiksi arvioitiin riskit 1, 5, 6, 7 ja 8 kriittisiksi riskeiksi arvioitiin riskit 1, 5, 6, 7 ja 8 kriittisiksi riskeiksi arvioitiin riskit 1, 5, 6, 7, 8 ja 10 kriittisiksi riskeiksi arvioitiin riskit 1, 5, 6, 7, 8 ja 10 kriittisiksi riskeiksi arvioitiin riskit 1, 5, 6, 7, 8, 10 ja 11 kriittisiksi riskeiksi arvioitiin riskit 1, 5, 6, 7, 8 ja 11 kriittisiksi riskeiksi arvioitiin riskit 8 ja 11 kriittisiksi riskeiksi arvioitiin riskit 8 kriittiseksi riskiksi

10 Raportti 10 (13) arvioitiin, että riskiä 8 pitää seurata jatkossa palvelusopimuksen seurantaryhmässä. 1. Siirtoprojektin aikataulu ei pidä Strateginen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 1 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 3 vaikutus 3 2. Siirtoprojektin resursointi epäonnistuu Strateginen ohjausryhmä TN 2 V2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V2 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 2 V2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V2 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 1 V2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V2 vaikutus 2 3. Osapuolten päätökset viivästyvät Strateginen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 1 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 2 vaikutus 2 4. Siirtymävaiheen vastuujako on epäselvä Strateginen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus 4 5. VIPin kaikkien palveluiden siirrosta ei ole VM:n päätöksiä Strateginen ohjausryhmä TN 2 V 3 vaikutus 6

11 Raportti 11 (13) Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 3 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 2 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 3 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 1 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 3 vaikutus 3 6. Siirtyvien palveluiden sisällön määrittelyssä epäonnistutaan Strateginen ohjausryhmä TN 3 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 2 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 3 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 2 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 2 vaikutus 4 7. TORI-palvelukeskuksen valmistelu viivästyy Strateginen ohjausryhmä TN 2 V 5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 4 V 5 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 4 V5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 4 V5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 4 V5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V5 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 1 V5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V5 vaikutus 5 8. Jatkuvuus ja häiriöttömyys siirron jälkeen Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 3 vaikutus 9 9. Henkilöstö irtisanoutuu tai ei siirry TORIlle Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 3 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 1 V 3 vaikutus 3

12 Raportti 12 (13) Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 3 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 3 vaikutus Palvelusopimus viivästyy Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 5 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 1 V 5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 5 vaikutus VIPin rahoitukseen liittyviä asioita ei saada päätökseen Operatiivinen ohjausryhmä TN 3 V 5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 2 V 5 vaikutus Strateginen ohjausryhmä TN 2 V 5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 5 vaikutus Operatiivinen ohjausryhmä TN 1 V 5 vaikutus 5. 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet 7.1 Projektikyselyn tulokset 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi Maaliskuussa 2014 siirron jälkeen tehtiin projekti tyytyväisyyskysely. Tyytyväisyyskysely lähetettiin kaikille projektin jäsenille. Vastausprosentti oli 25 %. Kyselyssä saatiin seuraavat lopputulokset asteikolla 5 (erinomainen) - 1 (heikko): Ohjausryhmän työskentely, arvosana 4,2 Projektiryhmän työskentely, arvosana 4 Palveluryhmän työskentely, arvosana 3 Asiakashallintaryhmän työskentely, arvosana 3,33 Hallintoryhmän työskentely, arvosana 4 TORI-projektipäällikön työskentely, arvosana 4,54 Projektin läpivienti, arvosana 3,47 Projektin lopputulokset, arvosana 3,53 Projektin onnistuminen kokonaisuutena, arvosana 3,67. Tyytyväisyyskyselyn avoimissa vastauksissa kommentointiin TORIhankkeen aikataulun ja tehtävien suunnittelun sekä toteutumisen viivästymistä, jolla oli vaikutusta siirtoprojektin päätöksenteossa ja kokonaisuuden hahmottamisessa. Kyselyn kommenttien perusteella siirtoprojektille aiheutti lisätyötä toimintosiirtoprojektin pilotointi. Pilotointi näkyi erityisesti DD-lomakkeen täyttämisessä, sopimusmalleissa ja eri linjauksissa sekä toimintamallissa tehdä henkilöiden, sopimusten ja omaisuuden siirto uuteen virastoon.

13 Raportti 13 (13) 7.3 Projektin opit Projektin organisointimalli todettiin melko raskaaksi, vaikka siirtoprojektissa onnistuttiin kuitenkin toiminnallisesti toteuttamaan käytäntö kevyemmin. Avoimuuden ja luottamuksen tavoitteleminen kaikissa siirtoprojektin vaiheissa tuo kyselyn mukaan kaikille osapuolille onnistumisen tunteita. Pilotoinnissa saadut kommentit ja kehitysehdotukset auttavat seuraavia projekteja onnistumaan ja selviämään nopeammin vastaavista haasteista sekä projektin hallinnasta. Siirtoprojekti oli pilottiprojekti, joka vaikutti työmäärään lisäävästi. Samoja tietoja kerättiin useaan otteeseen ja kaikkien tietojen osalta ei ollut selvää, mihin niitä tullaan käyttämään. Aikataulun muuttuminen aiheutti myös tarpeen tietojen tarkistukseen. Jatkossa on tärkeää olla eri lomakkeista on selkeät ohjeet ja Valtorin toimialariippumattomien palveluiden tarkemmat kuvaukset tietojen keräämisen tehostamiseksi. Henkilöstö-, hallinto- ja talousasioiden kerääminen ja läpikäynti oli haasteellista, koska TORI-palvelukeskuksen perustaminen oli käynnissä samaan aikaan ja kaikkia linjauksia ei ollut tehty. Hallintoryhmän resursointi ja tehtävien määrittely on tärkeää suunnitella heti projektin alussa. Käytännön toimintamalleja siirtohetken jälkeen käytiin projektissa läpi melko ohuesti. Käytännön toimintamalleihin tulee as is vaiheesta huolimatta muutoksia, jotka on tärkeää tunnistaa ennen siirtohetkeä. Projektin organisointimalli oli raskas johtuen siitä, että siirtoprojektissa siirrettiin kaksi yksikköä uuteen palvelukeskukseen. Palveluiden siirtoon liittyvät asiat jouduttiin käsittelemään molempien yksiköiden kanssa erikseen asiantuntijaryhmissä. Osa asioista oli yhteisiä. Siirtoprojektissa tarvittavat sopimusmallit valmisteltiin samaan aikaan, joka aiheutti aikatauluihin ja sopimusten kommentointiin haasteita. Asiakkaan kanssa tehtävään palvelusopimuksen valmisteluun on syytä panostaa ja kirjata myös perustelut sovituille hinnoille, jotta jatkossa pystytään seuraamaan niiden sisältöä. 8 Projektin päättäminen ja arkistointi Ohjausryhmä päättää projektin hyväksymällä tämän loppuraportin. Projektin ohjausryhmien pöytäkirjat ilman liitteitä on ohjausryhmän päätöksellä tallennettu Hareen. Hyväksytty ohjausryhmässä JULKAISTU Haressa