Hankintamenettely JL-Rakentajat Oy:ssä

Transkriptio

1 Tampereen ammattikorkeakoulu Rakennustekniikan koulutusohjelma Rakennustuotanto Ville Rokkanen Opinnäytetyö menettely JL-Rakentajat Oy:ssä Työn ohjaaja Työn teettäjä Tampere 5/2009 DI Harri Miettinen JL-Rakentajat Oy, ohjaajana DI Jari Nykänen

2 Tampereen ammattikorkeakoulu Rakennustekniikan koulutusohjelma, Rakennustuotanto Tekijä Ville Rokkanen Työn nimi menettely JL-Rakentajat Oy:ssä Sivumäärä 45 sivua + 15 liitesivua Valmistumisaika 5/2009 Työn ohjaaja DI Harri Miettinen Työn tilaaja JL-Rakentajat Oy, ohjaajana DI Jari Nykänen TIIVISTELMÄ Tämä työ käsittelee rakennusyrityksen rakennushankkeen hankintojen suunnittelua, toteutusta ja valvontaa. Hankinnat muodostavat tyypillisesti noin prosenttia hankkeen kokonaiskustannuksista. Tämän johdosta onnistuneella hankintojen suunnittelulla ja toteutuksella voidaan vaikuttaa merkittävästi koko hankkeen taloudelliseen lopputulokseen. Lisäksi hankintojen ajoituksella on suuri vaikutus kohteen ajalliseen onnistumiseen. Tämän työn tarkoituksena on toimia ohjeena rakennusyrityksen hankintojen suunnittelussa, toteutuksessa ja valvonnassa. Lisäksi työ antaa muutamia kehitysehdotuksia JL- Rakentajat Oy:n hankintamenettelyyn. Työn teoriaosuus on suurelta osin kerätty rakennusalan hankintoja käsittelevästä kirjallisuudesta, mutta siinä on pyritty pitämään käytännön näkökulma. Yritykseen kohdistuva osuus on koottu yrityksen toimitusjohtajan ja hankintamiehen haastattelujen pohjalta. Työn tuloksena ovat syntyneet menettelyohjeet koskien hankintojen suunnittelua, toteutusta sekä valvontaa sekä kehitysehdotuksia JL-Rakentajat Oy:n hankintamenettelyyn. Avainsanat hankinta, hankintasuunnitelma, hankinta-aikataulu, logistiikkasuunnitelma, hankintavastuu

3 TAMK University of Applied Sciences Construction Engineering, Building production Writer Ville Rokkanen Thesis Supply procedure in JL-Rakentajat Ltd Pages 45 pages + 15 appendices Graduation time 5/2009 Thesis Supervisor M.Sc. Harri Miettinen Co-operating Company JL-Rakentajat Ltd, supervisor M.Sc. Jari Nykänen ABSTRACT This thesis concerns construction company s supply planning, realization and supervision. Typically, supplies are about percent from project expenses. This is why successfully implemented supplies planning and realization can be affected to whole project s outcome. In addition, supplies timing has big influence to project s schedule. This thesis purpose is to be as a general guide to construction company s supply planning, realization and supervision. In addition, thesis gives some development suggestions to JL-Rakentajat Inc supply procedure. Theory part is mostly collected from supply planning concerning literature, but the main idea was to keep practice viewpoint. The part which is focused to the company has been gathered from interviews of chief executive officer and chief of supply. As a thesis outcome came about instructions concerning supply planning, realization and supervision and in addition a few development suggestions for JL-Rakentajat Inc supply procedure. Keywords supply, supply plan, supply schedule, logistics plan, supply responsibility

4 Esipuhe Pääsin kesäksi 2008 JL-Rakentajat Oy:öön työnjohtoharjoittelijaksi. Kesän lopulla kysyin toimitusjohtaja Jari Nykäseltä mahdollista opinnäytetyön aihetta ja myöhemmin syksyllä sainkin häneltä aiheen, joka käsittelee hankintamenettelyä JL-Rakentajat Oy:ssä. Työtä aloitin tekemään hieman ennen joulua 2008 ja se eteni välillä nopeammin ja välillä hitaammin muiden opintojeni ohessa. Nyt olen vihdoin saanut työn valmiiksi ja olen ihan tyytyväinen lopputulokseen. Ainakin minua työn tekeminen hyödytti paljon, sillä opin hyvin tarkalla tasolla, miten hankinnat nykyään rakennusyrityksissä hoidetaan. Kiitän työni tilaajaa JL-Rakentajat Oy:n toimitusjohtaja Jari Nykästä sekä hankintamies Jukka Hokkasta käyttämästään ajasta opinnäytetyöni suhteen. Kiitokset myös työni ohjaajalle diplomi-insinööri Harri Miettiselle neuvoista ja ohjeista. Tampereella toukokuussa 2009 Ville Rokkanen

5 Tampereen ammattikorkeakoulu Rakennustekniikan koulutusohjelma Rakennustuotanto Sisällysluettelo toimen käsitteitä Johdanto Rakennusliikkeiden hankintatoimi Hankintojen luokittelu politiikka Hankintojen suunnittelu ja valvonta Tarjousvaiheen hankintojen suunnittelu Toteutusvaiheen hankintojen suunnittelu luettelon teko ja ylläpito vastuiden määrittäminen aikataulun laadinta ja ylläpito Hankintojen logistinen suunnittelu Yleissuunnittelun päättäminen ja saatava tulostus Hankintojen valvonta Aikatauluvalvonta Kustannusvalvonta Urakkamuodon vaikutus hankintoihin kaupan sopiminen Aliurakoiden sopiminen Aliurakan valmistelu Aliurakan sisällön ja kustannustavoitteen määrittäminen Aliurakan ajoitukseen liittyvien asioiden määrittäminen Aliurakoitsijan valinta Tarjouspyynnön kokoaminen Tarjousten käsittely Sopimusneuvottelut Aliurakan valvonta ja ohjaus Materiaalihankintojen sopiminen Materiaalihankinnan valmistelu Toimitusten logistinen suunnittelu... 35

6 Tampereen ammattikorkeakoulu Rakennustekniikan koulutusohjelma Rakennustuotanto 4.7 Materiaalitoimittajan valinta Materiaalihankinnan valvonta ja ohjaus menettely JL-Rakentajat Oy:ssä Hankintojen kehittäminen Vastuunjakotaulukot Tehtäväsuunnitelmat Tiedonkulun parantaminen hankinnan ja työmaan välillä sopimusten vakioliitteet ja tilausjärjestelmien käytön parantaminen Yhteenveto Lähteet Liitteet Liite 1: suunnitelmamalli Liite 2: Hankintojen vastuunjakotaulukko Liite 3: Aliurakan vastuunjakotaulukko Liite 4: Yritystason hankintojen suunnittelun ja valvonnan vastuunjakotaulukko Liite 5: Haastattelumuistio... 58

7 toimen käsitteitä toimi Yrityksen toiminta, jonka tehtävänä on huolehtia materiaalien ja palveluiden toimittamisesta. Rakennustuotannossa käytettävien materiaalien, töiden ja palvelupanosten määrittelyä ja ostamista. politiikka Yrityksen noudattama yhtenäinen toimintatapa ja sopimuskäytäntö hankintojen suorituksessa. suunnitelma Sisältää hankkeen hankintakaupoista muodostetun luettelon, hankinta-aikataulun ja -vastuut sekä muodostaa hankintojen tavoitebudjetin. -aikataulu Ajoittaa hankintojen suorittamiseen liittyvät toimenpiteet hankinnan tarveajankohdasta taaksepäin. kauppa kauppa on toimittajakohtainen yhtenä kauppana tehtävä hankintakokonaisuus, esimerkiksi elementtihankinta. vastuu prosessin hoitaminen edellyttää osapuolten (työmaa, työpäällikkö, hankinta) välisen työnjaon selvittämistä. Kullekin hankintakaupalle määritetään vastuuhenkilö.

8 1 Johdanto Tässä työssä käsitellään rakennusyrityksen rakennushankkeen hankintoja sekä esitetään nykyaikainen tapa suunnitella ja valvoa hankintoja. Työ voidaan jakaa kahteen eri osioon. Ensimmäinen, teoriaosuus, käsittelee yleisesti rakennusyritysten hankintaprosessia aina kohteen kustannuslaskentavaiheesta yksittäisen hankintakaupan sopimiseen. Teoriaosuus on suurelta osin kerätty rakennusalan hankintoja käsittelevästä kirjallisuudesta. Toinen osio käsittelee JL-Rakentajat Oy:n hankintamenettelyä. Sen pohjana käytettiin JL-Rakentajat Oy:n hankintamies Jukka Hokkasen haastattelua sekä toimitusjohtaja Jari Nykäsen ajatuksia yrityksen hankintatoimesta. Työn tavoitteena on arvioida yrityksen nykyisen hankintakäytännön toimivuutta yleisesti. Kuudenteen lukuun on koottu muutamia hankintatoimen kehitysehdotuksia. Työ rajataan vain hankintapuolen asioihin, siinä ei käsitellä kohteen ajallisia tai taloudellisia asioita. Työ on rajattu käsittelemään ainoastaan yksittäisille rakennushankkeille tehtyjä hankintoja. Yrityksen omaan käyttöön tarkoitetut kalusto- ja muut vastaavat hankinnat on siis jätetty käsittelyn ulkopuolelle. Työ ei myöskään erityisesti käsittele hankintatoimen ongelmia. Työssä tarkastellaan hankintapuolen asioita rakennusprosessista päävastuussa olevan yrityksen näkökulmasta.

9 9 (60) 2 Rakennusliikkeiden hankintatoimi Hankintojen osuudet hankkeen kokonaiskustannuksista ovat suuret ja niiden osuus on ollut koko ajan kasvussa. Tyypillisesti puhutaan noin prosentin suuruisista kustannuksista. Hankkeen kustannuksista yli puolet on puhtaasti materiaalikustannuksia. Tämän takia onnistuneella hankintojen suunnittelulla ja toteutuksella voidaan vaikuttaa koko hankkeen taloudelliseen lopputulokseen. Lisäksi hankintojen ajoituksella on suuri vaikutus kohteen ajalliseen onnistumiseen. (Pankakoski 1993, 17.) Rakennusliikkeiden hankintojen kohteita ovat - rakennusaineet - rakennustarvikkeet - rakennusosat - aliurakat - palvelut - työvoima - investointitarvikkeet (Manninen 2006, 6). 2.1 Hankintojen luokittelu Kohteen hankintoihin kuuluvat muutama kustannusmerkitykseltään suuri hankinta, kohtalainen määrä arvoltaan vaihtelevia suurehkoja hankintoja sekä suuri joukko pienhankintoja, joiden kustannusosuus on pieni. tapahtumien määrä vaihtelee rakennuskohteen suuruuden mukaan. Toimitusten sisältö vaihtelee aliurakoista ja hankekohtaisiin suunnitelmiin perustuvista komponenteista tyypillisiin rautakauppatuotteisiin. Toimittajina toimivat niin suuret rakennusosatuottajat kuin pienet perheyrityksetkin. (Pankakoski 1993, 18.) Yleinen tapa on luokitella hankinnat sopimuskäytännön perusteella vuosisopimushankintoihin, sopimushankintoihin, tilaushankintoihin, pienhankintoihin ja varastohankintoihin (Pankakoski 1993, 19).

10 10 (60) Vuosisopimushankinnoilla tarkoitetaan yritystasolla vuodeksi solmittuja yleensä kiinteähintaisia materiaali- tai alihankintasopimuksia, joissa sovitaan toimitusten tai palvelusten yksikköhinnoista (Pankakoski 1993, 19). Sopimushankinnat ovat tietylle hankkeelle tehtyjä materiaalitoimituksia tai alihankintoja, joista laaditaan hankekohtainen toimitus- tai aliurakkasopimus (Pankakoski 1993, 19). Tilaushankinnat perustuvat laadittuihin hankintaluetteloihin ja toimittajien vertailuihin tiettyjä kohteita varten. Tilaus toimii tällöin sopimuksena. (Pankakoski 1993, 19.) Pienhankinnoilla tarkoitetaan kustannusmerkitykseltään vähäisiä, niin sanottuja rautakauppaostoja. Niiden suorittamiseen liittyy harvoin erillistä suunnittelua. Pääasiassa pienhankinnat ovat työmaiden toimesta kaupoista haettavia materiaali- ja työvälinepuutehankintoja. Pienhankinnat voidaan toteuttaa myös tilaushankintoina. (Pankakoski 1993, 19.) Varastohankinnat ovat toimituserän koon, muun hintapoliittisen syyn tai hankalan toimitusajan vuoksi yrityksen keskusvarastolle ostettuja tarvikkeita (Pankakoski 1993, 19). Toinen tapa on luokitella hankinnat niiden merkittävyyden mukaan volyymiostoihin, kriittisiin hankintoihin, rautakauppaostoihin sekä erikoishankintoihin. Taloudellisesti suurimmat vaikutukset ovat kriittisillä hankinnoilla sekä volyymiostoilla. Niin sanottujen rautakauppaostojen merkitys taloudellisesti on vähäistä, mutta niiden lukumäärä on suuri, ja siten ne vaativat niin taloushallinnon kuin työmaan resursseja ja vievät aikaa. Erikoishankinnat voivat vaatia paljon panostusta niin ajallisesti kuin suunnitelmallisesti, mutta niiden merkitys taloudellisesti on pieni (kuvio 1).

11 11 (60) Kuvio 1: Rakennusyrityksen hankintojen luokittelu (Manninen 2006, 14) 2.2 politiikka Yrityksellä on hankintapolitiikka, joka luo edellytykset suunnitelmallisille ja kokonaistaloudellisille hankinnoille, turvaa yrityksen edut pitkällä aikavälillä, luo yhtenäisen toimintatavan ja sopimuskäytännön sekä määrittää suhteet toimittajiin ja aliurakoitsijoihin. Taustaa hankintapolitiikalle antavat yrityksen sopimuskäytännöt sekä laatujärjestelmä. politiikka määräytyy usein sen mukaan, mitkä ovat yrityksen resurssit suorittaa jokin työvaihe. politiikka voi muuttua esim. tietotaidon lisääntyessä tai yrityksen hankkiessa työn tekemiseen tarvittavat resurssit. politiikka määrittää siis ne periaatteet, joita noudatetaan hankintoihin liittyvässä päätöksenteossa. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 4.)

12 12 (60) 3 Hankintojen suunnittelu ja valvonta Hankintojen suunnittelu yhdessä kohteen ajallisen, taloudellisen, laadullisen ja logistisen suunnittelun kanssa muodostavat tuotannon suunnittelun. Tarjousvaiheen ja toteutusvaiheen hankintojen suunnittelu on osa kokonaisuuden suunnittelua. Hankintojen suunnittelussa tunnistetaan hankkeen kriittiset hankinnat ja kiirehankinnat sekä suunnitellaan periaateratkaisut, jotka liittyvät työmaan logistiikkaan. Yhden hankintakaupan suunnittelun tarkoituksena on varmistaa hankinnan toteutuminen tavoitteen mukaan. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 7.) Hankintojen yleissuunnittelu tehdään ennen tuotannon käynnistymistä. Se tehdään hankkeen tarjouslaskennan, yleisaikataulun ja tavoitebudjetin pohjalta. Näiden tuloksena saadaan hankintasuunnitelma, jossa esitetään hankintakaupat ja -vastuut sekä ajoitetaan hankintakauppoihin liittyvät vaiheet. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 16.) Hankintojen yleissuunnittelun vaiheet ovat - hankintaluettelon teko ja ylläpito - hankintavastuiden määrittäminen - hankinta-aikataulun laadinta ja ylläpito - hankintojen logistiikan suunnittelu (Toikkanen & Särkilahti 1997, 16). 3.1 Tarjousvaiheen hankintojen suunnittelu Tarjousvaiheen hankintojen suunnittelu perustuu yrityksen hankintapolitiikkaan ja hankkeen perustuotantoratkaisuun, joka sisältää päätökset kohteen lohkojaosta ja niiden suoritusjärjestyksestä sekä rakennusajasta (Toikkanen & Särkilahti 1997, 14). Lisäksi tarjousvaiheen hankintojen suunnittelun yhteydessä päätetään työmaan logistinen perusratkaisu (Kankainen 2008, 11). Ensimmäisenä tarjousvaiheen hankintojen suunnittelussa tunnistetaan kiirehankinnat, joista pyydetään ennakkotarjoukset. Aiemmat kokemukset eri hankintatehtävistä tulee ottaa huomioon. Tässä vaiheessa on hyvä tunnistaa myös suunnitelmien kehittämis- ja täydentämistarpeet sekä tuoteosakauppojen hyödyntämismahdollisuudet. Lisäksi päätetään, mitkä hankintatehtävät tehdään omana työnä ja mitkä aliurakoidaan. Tällöin

13 13 (60) mietitään, mitkä ovat omat resurssit suorittaa työtehtävä ja mitä palveluja niihin tarvitaan, joita voivat olla esim. konevuokraus tai timanttisahaus. Tämän jälkeen suunnittelu kohdistuu ennakkotarjousten hankkimiseen, hankintojen taloudelliseen tarkasteluun sekä vaihtoehtojen etsimiseen. Hankkeen tarjoushinnasta merkittävä osuus tulee ennakkotarjouksista, joilla pienennetään tarjoushintaan kohdistuvaa riskiä. kohtaisilla suunnitelmilla luodaan valmiudet ennakkotarjouspyynnöille, joita arvioidaan hankintakohtaisten panoslaskelmien avulla. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 15.) 3.2 Toteutusvaiheen hankintojen suunnittelu Toteutusvaiheen hankintojen suunnittelun tuloksena syntyy kohteen hankintasuunnitelma, joka sisältää hankintakaupoista muodostetun luettelon, hankinta-aikataulun, hankintavastuut ja logistiikkasuunnitelman (Toikkanen & Särkilahti 1997, 7). suunnitelma suunnitelma toimii hankinnan käynnistävänä herätteenä ja antaa tarveajankohdat tuotesuunnitelmille. suunnitelman tulee ensisijaisesti noudattaa muita suunnitelmia ja siksi hankintojen erittelyn tulee olla yhteensopiva muihin suunnitelmiin, ennen kaikkea aikataulusuunnitelmiin. suunnitelman lähtötietoina käytetään mm. tarjouslaskentavaiheen hankintalaskelmia, tavoitebudjettia, yleisaikataulua, kohteen teknisiä asiakirjoja sekä toimitusaikatietoja (kuvio 2) (Toikkanen & Särkilahti 1997, 16). Hankintojen suunnittelun tässä vaiheessa hankintanimikkeiksi valitaan yhtenäisiä suurehkoja hankintakokonaisuuksia tai yksittäisiä kriittisiä toimituksia. Nimikkeistöön valitaan hankintaeriä, jotka on jaoteltu yhtenäisiin kokonaisuuksiin vastuunjaon, toimittajan ja mahdollisesti toimitusajankohdan mukaan (Pankakoski 1993, 26). erille johdetaan kustannustavoitteet tavoitebudjetista ja tarveajankohdat yleisaikataulusta. Erien ajoitus tehdään purkamalla hankintaprosessia työn toteutuksesta lähtien taaksepäin.

14 14 (60) Kuvio 2: suunnitelman liittyminen muihin suunnitelmiin (Kankainen 2008, 18) suunnitelmassa määritetään toimitusten alkaminen, tilauksen teko, tarjouspyyntöjen lähettäminen sekä piirustusten tarve viikon tarkkuudella. Tarvittaessa toimitusajat varmistetaan ennakkokyselyillä. Hankinnan tekemiseen tarvittava aika vaihtelee huomattavasti hankittavan nimikkeen sekä vallitsevan suhdannetilanteen mukaan. Sopimushankintojen toimitusajat vaihtelevat muutamista päivistä useisiin kuukausiin. Sopimuksissa määriteltyjä toimitus- ja asennusajankohtia tarkennetaan yleensä lähempänä varsinaista tapahtumahetkeä. Tämän takia sopimuksiin on kirjattava tilausaika, joka on lyhin aikajänne, jolla toimitusajankohtaa voidaan muuttaa. Tilausaika on yleensä kahdesta neljään viikkoa. (Pankakoski 1993, 28.) Lähempänä toimitus- tai asennusajankohtaa hankintatoimi tai työmaa, vastuunjaon mukaan, tekee tilauksen sovitun tilausajan mukaan. Tällöin määritetään toimituksen tai aliurakan tarkka sisältö. Tilaukseen tulee liittää piirustukset, määräluettelo, niputus- ja pakkausohje sekä toimitusajankohta. (Pankakoski 1993, 29.) luettelon teko ja ylläpito luettelossa esitetään hankintakokonaisuudet, jotka ovat toimittajakohtaisia yhtenä kauppana tehtäviä aliurakoita tai materiaalihankintoja. kaupat muodostetaan tarjousvaiheen hankintalaskelmien ja kustannusarvion, yleisaikataulun, tehtäväsuunnitelmien ja toimittajien suorituskyvyn perusteella. luettelo ei ole

15 15 (60) riippuvainen yrityksen litteroista tai yleisistä nimikkeistöistä. (Toikkanen & Särkilahti 1997, ) kaupat voivat koostua puhtaista materiaalihankinnoista tai aliurakoista. Lisäksi aliurakan ja materiaalihankintojen yhteydessä ostetaan usein erilaisia palveluja, kuten suunnittelua tai logistisia toimintoja. Aliurakkatehtävät muodostetaan tuotannon kannalta tarkoituksenmukaisiksi, eli niiden tulee olla tahdistettavissa omiin töihin. Tahdistus tehdään työryhmän tai aliurakan työnsisällön muutoksilla. Tahdistus tarkastetaan tehtäväsuunnitelman avulla. Kustannusmerkitykseltään vähäisiä nimikkeitä pyritään sisällyttämään suuriin alihankintoihin, jolloin itsenäisesti hallittavien kokonaisuuksien lukumäärä vähenee. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 17.) kaupan sisältö ja kustannukset määritetään hankintalaskelman avulla. Se perustuu tarjouslaskennan tuottamaan panospohjaiseen kustannuslaskelmaan (kuvio 3). laskelmassa eritellään panosten määrät, yksiköt ja kustannukset. Laskelmassa eritellään myös hankintaan liittyvät logistiset palvelut, kuten varastointi, siirrot ja nostot. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 18.) Kuvio 3: luettelon teon perusteet (Kankainen 2008, 23)

16 16 (60) Kun hankintakokonaisuudet on päätetty ja niiden sisällöt määritelty, kootaan hankinnat yhteen luetteloksi (taulukko 1), joka sisältää hankintakaupat, hankintavastuut, määrät ja tavoitteen mukaiset kustannukset sekä myöhemmin myös toimittajat (Toikkanen & Särkilahti 1997, 18). Taulukko 1: Esimerkki hankintaluettelosta (Kankainen 2008, 24) luetteloa tulee ylläpitää koko hankkeen ajan. Muutokset hankintaluettelossa voivat johtua suunnitelmamuutoksista, lisä- ja muutostöistä sekä tehtyjen hankintakauppojen eroista tavoitteisiin. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 18.) vastuiden määrittäminen Rakennuskohteen luonteesta ja koosta riippuen varsinaisen työkohteen hankintatoimen tehtävien hoitoon osallistuu sekä hankintaosasto että projektiorganisaatio. Tyypillisissä rakennuskohteissa hankintaosasto osallistuu kaikkien suurempien projektihankintojen valmisteluun ja päätöksentekoon. Tavallisesti työmaalla hankintatehtävistä vastaa

17 17 (60) vastaava mestari, apunaan mahdollisesti työmaainsinööri sekä varastonhoitaja. (Pankakoski 1993, 17.) Jotta hankinnat toteutuisivat tehokkaasti, edellytetään, että hankintaosaston lisäksi myös kaikkien linjaorganisaatiossa olevien henkilöiden vastuut ja tehtävät on määritelty (taulukko 1). vastuut määritetään hankintakaupoittain. Hankintojen käynnistyminen oikeaan aikaan varmistetaan valvomalla hankinta-aikataulun toteutumista hankintapalavereissa. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 19.) Työmaaorganisaatio tekee hankinnan teknisen valmistelun eli määrittää työpiirustusten perusteella hankittavat rakennusmateriaalit ja arvioi tarvittavat määrät tai määrittelee ostettavan alihankintatyön aikataulun ja laajuuden. osaston tehtäväksi jää laadittujen tarjouspyyntöjen sisältöjen tarkistukset sekä hankintakyselyjen suoritukset. Tarjousten saavuttua hankintaosasto tarkistaa tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden ja yhdenmukaistaa sisällöt tarjousvertailuilla. Tarjousten perusteella valitaan sopimushankinnoissa neuvotteluihin kutsuttavat toimittajaehdokkaat ja laaditaan sopimus. (Pankakoski 1993, 28.) aikataulun laadinta ja ylläpito -aikataululla kaikki hankkeen läpiviennin kannalta kriittiset hankinnat sidotaan kohteen yleisaikatauluun. -aikataulun tarkoitus on toimia työkaluna hankintojen tekemiselle, mutta se toimii myös hankintojen ajallisen toteutuksen valvontatyökaluna. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 17.) -aikatauluun kirjataan hankinnoittain suunnitelmien tarveajankohdat, tehtäväsuunnitelmien laadinta-ajankohdat, tarjouspyyntöjen lähetysajat, mahdolliset mittojen tarkistusajankohdat, tilausajat ja toimitusajankohdat (kuvio 4).

18 18 (60) Kuvio 4: Yleisaikataulun ja hankinta-aikataulun välinen yhteys (Toikkanen & Särkilahti 1997, 20) Tarvittavan ajan pituuteen vaikuttavat markkinatilanne, hankinnan merkittävyys ja toimitukseen sisältyvän suunnittelun määrä (Toikkanen & Särkilahti 1997, 20). 1 Vaikka hankinta-aikataulu on alisteinen yleisaikataululle, voidaan yleisaikatauluun tehdä muutoksia, jos hankintojen moitteeton suoritus sitä vaatii. Perinteisesti toimenpiteet on ajoitettu hankintaan liittyvästä aikataulutehtävästä siten, että tarjouspyynnölle, tarjouksen antamiselle, tarjousten käsittelylle ja päätöksille on varattu niiden edellyttämä aika (Toikkanen & Särkilahti 1997, 19). Uudemman toimintamallin mukaan hankinnat suunnitellaan ja valmistellaan ja tarvittavat päätökset tehdään niin aikaisin kuin mahdollista. Tämä mahdollistaa tarjouspyyntöjen toimittamisen nopeasti toimittajalle ja erialaisten vaihtoehtojen vertailuun jää aikaa. Lopullista tilausta ei tarvitse kuitenkaan tehdä yhtään perinteistä toimintamallia varhaisemmin. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 20.) 2 -aikataulu laaditaan viikkotarkkuudella. Useampaan toimituserään jakautuvasta materiaalihankinnasta tai aliurakasta määritetään alkamisviikko ja kesto. Toimitusajat varmistetaan tarvittaessa ennakkokyselyin. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 20.) 1 Alkuperäinen lähde: Kankainen, Jouko & Särkilahti, Tuomas Rakennushankkeen aliurakat. Helsinki: Rakennusteollisuuden keskusliitto. 2 Särkilahti, Tuomas & Kiiras, Juhani Tehtäväsuunnittelu rakennushankkeessa. Helsinki: RTK-Fakta Oy.

19 19 (60) -aikataulua tulee päivittää, kun yleisaikatauluun syntyy poikkeamia, hankintatehtävien aikatarpeet muuttuvat tai uusia hankintoja joudutaan ajoittamaan lisä- ja muutostöiden vuoksi. -aikataulun muutokset on ilmoitettava eteenpäin niin hankinnasta vastaaville henkilöille kuin hankinnan toimittajallekin. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 20.) Hankintojen logistinen suunnittelu Hankintojen suunnittelun yhteydessä määritetään hankkeen logistiset perusratkaisut, joita ovat esimerkiksi työmaan nostoihin, siirtoihin ja varastointiin liittyvät ratkaisut. Niille tulee määrittää kustannukset tarjouslaskentaa varten. Logistiset ratkaisut tulee myös sisällyttää kunkin hankintakaupan sopimussisältöön. Toteutusvaiheessa syntyviä logistisia kustannuksia verrataan tarjousvaiheessa määritettyyn tavoitteeseen. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 15.) Logistiikkaketju muodostuu urakoitsijoiden lisäksi materiaali- ja osatoimittajista, jakeluketjun yrityksistä sekä palveluyrityksistä. Sen eri vaiheiden suorittamisesta on vastuussa eri osapuolet, kuten suunnittelijat, materiaalitoimittajat, rakennusliikkeet tai tukkurit. Logistiikkaa kehitettäessä juuri eri osapuolten yhteistoiminta on alue, josta löytyy suurin kehityspotentiaali. Tämän yhteistoiminnan kehittäminen kuuluu rakennusliikkeen hankintatoimen vastuulle. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 11.) 1 Logistinen prosessi käynnistyy tilauksesta ja päättyy siihen, kun valmis tuote on asiakkaalla. Hyvä hankintojen logistinen suunnittelu mahdollistaa työmaan häiriöttömän etenemisen ja sillä on merkitystä kohteen aikataululliseen etenemiseen. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 22.) 1 Logistiikkasuunnitelma Logistiikkasuunnitelmassa esitetään hankintojen tärkeimmät logistiset ratkaisut. Näiden toteuttaminen suunnitelmien mukaisesti varmistetaan sopimuksiin kirjattavien toimitusehtojen avulla. Logistiikkasuunnitelma laaditaan hankintojen yleissuunnittelun yhteydessä. Tällöin ehditään kaikki tarjouspyynnöt tehdä logistiikkasuunnitelman mukaisiksi. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 22.) 1 1 Alkuperäinen lähde: Salo, P. & Wegelius, T Opas rakentamisen logistiikkaan. Helsinki: Rakennusteollisuuden keskusliitto.

20 20 (60) Logistiikkasuunnitelma sisältää materiaalien fyysiseen käsittelyyn liittyvien työvaiheiden suunnittelun (kuljetukset, varastoinnin, siirrot, siivouksen ja suojauksen) asennusta lukuun ottamatta. Kohteen logistiikkasuunnitelma on hyvä tehdä kahdessa osassa, runkovaihe ja sisävalmistusvaihe erikseen. Runkovaiheessa tarkastellaan tuoteryhmiä, jotka ovat raskaita ja nostetaan holville rungon rakentamisen yhteydessä. Sisävalmistusvaiheessa tuoteryhmät ovat herkkiä vaurioille, joten ne toimitetaan työmaalle juuri ennen asennusta. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 22.) 1 Työmaan logistiseen suunnitteluun liittyvät materiaalien toimitustapa ja sijoitus työmaalle sekä tehtäviin liittyvien materiaalien toimitussuunnitelman tekeminen ja toimituserien määrittäminen. Työmaan materiaalitoimitukset on hyvä suunnitella paikkaaikakaavion perusteella (kuvio 5). Siihen piirretään kunkin tehtävän materiaalitoimitusten ajoitus sekä määrä pystypilarina. Paikka-aikakaaviosta nähdään myös, mitkä materiaalit on hyvä viedä sisään jo runkovaiheessa. Kyseisten materiaalien hankintaprosessi tulee luonnollisesti aloittaa jo huomattavasti ennemmin varsinaista tarveajankohtaa. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 11.) Kuvio 5: Runko- ja sisävalmistusvaiheen materiaalitoimitusten suunnittelu paikkaaikakaaviolla (Toikkanen & Särkilahti 1997, 22) 1 Alkuperäinen lähde: Salo, P. & Wegelius, T Opas rakentamisen logistiikkaan. Helsinki: Rakennusteollisuuden keskusliitto.

21 21 (60) Eri logistisia toimintavaihtoehtoja arvioidaan logistiikkalaskelmien avulla (taulukko 2). Laskelmassa esitetään tärkeimpien materiaalihankintojen toimituksiin ja käsittelyihin liittyvät työvaiheet sekä niiden aiheuttamat kustannukset. Tämän jälkeen etsitään vaihtoehtoisia toimintatapoja, jotka alentavat kokonaiskustannuksia yksinkertaistamalla toimintaa työmaalla tai poistamalla turhia materiaaleihin liittyviä käsittelyvaiheita. Logistiikkasuunnitelman avulla määritetään työmaan logistisille toiminnoille kustannuspuitteet, joita tulee valvoa. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 23.) 1 Taulukko 2: Logistiikkalaskelma (Toikkanen & Särkilahti 1997, 23) 1 Alkuperäinen lähde: Salo, P. & Wegelius, T Opas rakentamisen logistiikkaan. Helsinki: Rakennusteollisuuden keskusliitto.

22 22 (60) Työmaan sisäisille materiaalisiirroille on olemassa erilaisia siirtovaihtoehtoja, joista vaihtoehtolaskelmien avulla lasketaan edullisin. Työmaasuunnitelmassa esitetään nostokalusto, varastointialueet sekä kulkutiet ja purkupaikat. Työmaalla käytettävissä oleva siirtokalusto määritetään sekä rakennusten sisällä että koko työmaa-alueella. Lisäksi päätetään, tarjotaanko ali- ja sivu-urakoitsijoiden materiaalien käsittelyyn aputöitä vai ei. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 12.) Työmaalla tapahtuvien materiaalien käsittelyt voidaan organisoida usealla tavalla. Ne voidaan tehdä itse tai aliurakkana, sisällyttää asennusurakoihin tai ostaa esim. erilliseltä logistiikkapalveluihin erikoistuneelta yrittäjältä. Jätteiden ja purkutavaran käsittely ja poistaminen työmaalta on myös määritettävä ja sisällytettävä hankintasopimuksiin sopimuslauseita esim. siivouksen ja jätteiden lajittelun osalta. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 12, 24.) Logistiikkasuunnitelman tulosteina syntyvät kirjallinen kuvaus logistisista ratkaisuista sekä laskelma runko- ja sisävalmistusvaiheen materiaalien toimitus-, siirto- ja suojaustavoista sekä niiden organisoinnista. Tämän lisäksi tehdään nostojen ja siirtojen kalustosuunnitelma sekä toimitussuunnitelma paikka-aikakaaviolle laadittuna. Työmaasuunnitelma päivitetään logistiikkasuunnitelman vaatimalla tavalla. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 24.) Yleissuunnittelun päättäminen ja saatava tulostus Ennen hankintasuunnitelman viimeistelyä pidetään hankintakokous, johon osallistuvat työmaan, hankintaosaston, kustannuslaskennan ja tuotannonjohdon edustajat. Kokouksessa tarkistetaan hankintasuunnitelma, päätetään avoimet kysymykset ja otetaan huomioon mahdolliset yrityskohtaiset koordinointi- ja kehitysnäkökannat. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 24.) Hankintojen yleissuunnittelun tuloksena saadaan hankintasuunnitelma ja työmaan logistiikkasuunnitelma. suunnitelma koostuu hankintaluettelosta ja -aikataulusta sekä vastuunjakotaulukosta (kuvio 6 ja liite 1). suunnitelma voidaan tulostaa luettelomuotoisena viikkoaikatauluna tai yleisaikataulupohjalle piirrettynä janaaikatauluna. -aikataulua korjataan mahdollisten toimitusaikamuutosten sekä

23 23 (60) määrä- ja nimikemuutosten vaatimalla tavalla. suunnitelmaa valvotaan hankintojen suoritusten yhteydessä. Valvonnan tulee olla jatkuvaa ja päivitysten reaaliaikaisia. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 25.) Kuvio 6: Esimerkki hankintasuunnitelmasta (Kankainen 2008, 29) 3.3 Hankintojen valvonta Hankintoja valvotaan ja ohjataan sekä koko hankkeen näkökulmasta että yksittäisen hankinnan kannalta. Valvonta koostuu hanketasolla hankintasuunnitelman valvonnasta. Olennaisia valvonnan kohteita ovat kauppojen oikea-aikainen toteutus sekä kustannusten kertyminen. Lisäksi tulee tehdä ennusteita hankintojen taloudellisesta lopputuloksesta. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 26.) Aikatauluvalvonta Aikatauluvalvonnalla pyritään valvomaan hankintatapahtumien oikea-aikaisuutta. Työmaan on saatava materiaalit tarveajankohdan mukaisesti ja aliurakoiden on käynnistyttävä ja edettävä tuotantoaikataulun mukaisesti. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 26.)

24 24 (60) Kustannusvalvonta Hankintojen kustannusvalvonnan tavoitteena on varmistaa tavoitebudjetin toteutuminen. Kustannustarkkailu perustuu hankintojen osalta hankkeen ylläpidettyyn hankinta luetteloon ja -laskelmiin. Kustannusvalvonnan pääpaino on sopimuksen tekovaiheessa verrattaessa saatuja tarjouksia tavoitearvioon. Yksittäisten hankintakauppojen valvonta ja ohjaus kohdistuu sopimuksessa määriteltyihin aika-, määrä- ja laatutavoitteisiin. Toteutuneiden hankintojen tarkkailussa tilaukset listataan sitä mukaa kun hankintakauppoja tehdään. Tällöin kirjataan ainoastaan kauppasumma ja kaupan sisältöä vastaava tavoitteen summa. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 26.) 3.4 Urakkamuodon vaikutus hankintoihin Urakkamuodolla ei ole pääurakoitsijan kannalta vaikutusta hankintarutiineihin, eikä urakkamuoto anna pääurakoitsijalle suoranaisesti vaikutusmahdollisuuksia hankintapanoksiin. Urakkamuodolla ja urakkasopimuksella määritetään kuitenkin se, kuinka laajasti pääurakoitsija osallistuu hankkeeseen ja pystyy vaikuttamaan suunnitelmiin ja hankintoihin. (Kolhonen, Toikkanen & Kankainen 1997, 13.) Pääurakoitsijan mahdollisuus vaikuttaa hankintoihin on suoraan verrannollinen pääurakoitsijan vaikutusmahdollisuuksiin tuotesuunnitelmiin ja suunnitteluratkaisuihin. Pääurakoitsijan suunnitteluvastuun lisääntyminen antaa pääurakoitsijalle mahdollisuuden vaikuttaa hankittaviin materiaaleihin, hyödyntää omaa kustannus- ja markkinatuntemustaan sekä antaa hankintavaihtoehtojen vertailuun enemmän aikaa, koska hankintaprosessi voidaan käynnistää aikaisemmin kuin tilaajan vastatessa suunnittelusta. Toisaalta suunnitteluvastuun lisääminen tuo pääurakoitsijalle vastuun suunnitteluvirheistä ja pääurakoitsijalta vaaditaan suurempaa asiantuntemusta ja osaamista kuin suunnitteluvastuun ollessa tilaajalla. (Kolhonen ym. 1997, 14.)

25 25 (60) 4 kaupan sopiminen Tarjouslaskenta- ja tuotannonsuunnitteluvaiheessa tehdyt hankintaratkaisut perustuvat suurelta osin kustannuslaskijoiden ja tuotannonsuunnittelijoiden mielikuvaan kohteesta ja sen toteutuksesta. Toteutettavat tuotantoratkaisut ovat viime kädessä työmaajohdon päätettävissä, ja toteutustavat saattavat poiketa huomattavasti hankkeen alkuvaiheessa tehdyistä oletuksista. Hankintojen yleissuunnittelussa muodostetut hankintakokonaisuudet muodostavatkin vain rungon hankintojen yksityiskohtaiselle suunnittelulle. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 27.) Yhden hankintakaupan sopimusprosessi (kuvio 7) muodostuu kolmesta päävaiheesta: 1. hankinnan valmistelu 2. hankintapäätöksen teko 3. hankinnan ohjaus ja valvonta (Toikkanen & Särkilahti 1997, 27). Kuvio 7: prosessin vaiheet (Kankainen 2008, 36) Hankintojen valmistelulla täsmennetään hankintojen yleissuunnittelua. Tarkoituksena on selvittää hankintakaupan sisältö ja toimitusehdot. Hankinnan valmistelun lopputuloksena saadaan tarjouspyyntö, jolla omat ehdot ja rakennuttajan vaatimukset välitetään toimittajille ja aliurakoitsijoille. Kun eri toimittajilta saadaan tarjoukset, saatetaan ne

26 26 (60) toisiinsa nähden vertailukelpoisiksi, jotta edullisimmat ja laadukkaimmat vaihtoehdot voidaan valita sopimusneuvotteluihin. Neuvotteluiden jälkeen päätetään kenen kanssa tehdään sopimus. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 28.) 4.1 Aliurakoiden sopiminen Aliurakan sopimusprosessi voidaan jakaa hankinnan perusvaiheiden lisäksi seuraavasti: aliurakan valmistelu - tehtäväsuunnitelman laadinta - tarjouspyynnön laadinta - tarjoajien valinta aliurakkapäätöksen teko - tarjousvertailu - sopimusneuvottelut ja hankintapäätös - sopimuksen teko aliurakan valvonta ja ohjaus - aloituspalaverin pito - mallityön teko ja tarkastus - työnaikaisten palaverien pitäminen - työnaikainen ohjaus sopimuksen avulla - työnaikainen valvonta - aliurakan lopetuspalaverin pito - aliurakkaan liittyvien materiaalidokumenttien kokoaminen - aliurakan vastaanottaminen ja taloudellinen loppuselvitys (Kankainen 2008, 39). Aliurakan hankintaprosessin käynnistävänä herätteenä toimii hankinta-aikataulu, josta selviävät hankinnan eri vaiheiden suunnitellut ajankohdat. Ennen tarjouspyyntöjen tekoa aliurakasta tehdään tehtäväsuunnitelma, johon tarjouspyyntö pohjautuu. Tarjouspyynnöt lähetetään valituille aliurakoitsijoille. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 29.) Tarjousten saavuttua niistä tehdään tarjousvertailu, jonka perusteella valitaan paras

27 27 (60) aliurakoitsija. Paras ei välttämättä ole halvin, vaan valinta voidaan tehdä esimerkiksi urakoitsijan toimituskyvyn, työn laadun tai aikaisempien hyvien kokemusten perusteella kyseisestä urakoitsijasta. 4.2 Aliurakan valmistelu Aliurakan valmistelu perustuu tehtäväsuunnitelmaan. Tehtäväsuunnitelman tarkoituksena on mm. tarkistaa aliurakoiden sisältö, tavoitekustannukset ajoitus ja kesto. Tehtäväsuunnitelmalla luodaan pohja tarjouspyyntöjen laatimista varten. Tehtäväsuunnitelmat laaditaan aina hankintakohtaisiksi Aliurakan sisällön ja kustannustavoitteen määrittäminen Aliurakan sisältöön perehdytään piirustusten, työselitysten ja muiden asiakirjojen kuten RT-korttien avulla. Tehtäväsuunnitelman laatimisen yhteydessä havaitut muutokset aliurakan kustannuksissa päivitetään hankintalaskelmaan ja yksilöidään aliurakkasopimukseen. Lisäksi tarkistetaan aliurakkaan sisällytettävät palvelut, kuten siirrot, telineet ja aputyöt. suunnitelmasta saatuja kustannusarvioita verrataan myöhemmin tarjouksiin. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 30.) Aliurakan ajoitukseen liittyvien asioiden määrittäminen Aliurakan ajallisen suunnittelun pääasiallisena tarkoituksena on - varmistaa yleisaikataulussa suunniteltu tuotantonopeus - varmistaa tehtävän aloitusedellytykset ja valmistuminen ajallaan - varmistaa aliurakkaan kuulumattomien työvaiheiden eteneminen aliurakan mukana (Toikkanen & Särkilahti 1997, 31). Aikataulun mukainen tuotantonopeus varmistetaan selvittämällä aliurakan kokonaistunnit ja mitoittamalla niiden avulla työryhmän koko. Aliurakkatehtävien tavoitetunnit lasketaan suoritemäärien ja työmenekkien avulla. Pääurakoitsijan on hyvä mitoittaa itse aliurakan toteutukseen tarvittava työryhmän koko. Tällöin pääurakoitsija pystyy varmistamaan aliurakoitsijan resurssien riittävyyden sopimusneuvotteluissa. Ajallisen tarkistuksen jälkeen aliurakalle määritetään paikka-aikakaaviosta aloitus- ja lopetusajat sekä

28 28 (60) tuotantonopeus ja mahdolliset välitavoitteet, jotka kirjataan sopimukseen. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 31.) 4.3 Aliurakoitsijan valinta Tarjouspyynnön kokoaminen Tarjouspyyntöasiakirjojen tulee olla selkeitä, yksiselitteisiä ja ymmärrettäviä. Niissä on esitettävä kaikki tarpeelliset tiedot, jotka voivat vaikuttaa aliurakoitsijan tarjoushintaan. Tarjouksen pyytäjä ei saa tietoisesti salata mitään urakkaan kuuluvia asiakohtia. Tarjouksen antovaiheessa olevat epävarmat tiedot on hyvä mainita erityisesti, jotta tarjoajat voivat tarvittaessa varautua niihin. Tarjouspyyntöasiakirjoissa tulee - jakaa riskit tasapuolisesti - ilmoittaa tarjouksen antamismuoto selkeästi - esittää asiat oikeissa asiakirjoissa ja oikeissa kohdissa - vakiosisältöisten määräyksien muuttaminen oltava perusteltua - käyttää standardisoituja ohjeita ja lomakkeita (Kankainen 2008, 41). Tarjouspyyntöasiakirjojen kokoaminen tapahtuu hankintasuunnitelman laatimisen yhteydessä sovitun tehtävänjaon mukaan. Ensisijaisesti vastuu on työmaaorganisaatiolla. Tarjouspyyntöasiakirjat muodostavat varsinaisen urakkasopimuksen perustan Tarjousten käsittely palaverissa käsitellään saatuja tarjouksia. Siihen osallistuvat yrityksen hankintamies sekä työmaaorganisaatio. Saaduista tarjouksista karsitaan kalleimmat tarjoukset sekä tarjoukset, joissa hinta on selvästi epärealistinen. Tarjousten käsittelyn tarkoituksena on saada tarjoukset vertailukelpoisiksi. Kutakin saatua tarjousta verrataan tarjouspyyntöön. Tarjousten on vastattava tarjouspyyntöä. Tarjouksen antajalla on kuitenkin mahdollisuus tehdä vaihtoehtoinen erillistarjous tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen lisäksi. Tarjouksen ja tarjouspyynnön väliset tekniset ja taloudelliset erot selvitetään, ja tarjoukseen liittyvät epäselvyydet tarkistetaan lisätiedus-

29 29 (60) teluin. Lopullinen vertailu eri tarjousten välillä tehdään kokonaishinnoin. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 34.) Tarjouksen edullisuutta arvosteltaessa otetaan huomioon - tarjouksen sisältö ja hinta - aliurakoitsijan toimituskyky - tarjouksen tekninen sopivuus - aliurakoitsijan vakavaraisuus ja taloudellinen tila (Toikkanen & Särkilahti 1997, 35) - aikaisemmat kokemukset kyseisestä urakoitsijasta. Sisällöllisesti yhdenmukaistetut tarjoukset kootaan hankintavertailulomakkeelle. Tarjouksia vertaillaan toisiinsa sekä hankintalaskelmaan (taulukko 3). Kustannustarkastelun tarkoituksena on varmistaa, että aliurakkakauppa ei ylitä tavoitetta. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 35.) Taulukko 3: Tarjousten vertailu (Toikkanen & Särkilahti 1997, 35)

30 30 (60) Sopimusneuvottelut Tarjousvertailun perusteella päätetään sopimusneuvotteluihin valittavat tarjoajat. Neuvotteluihin otetaan yleensä 1 3 edullisinta tarjoajaa. Lisäksi kilpailukykyisten vaihtoehtotarjousten tekijät on syytä ottaa mukaan. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 36.) Hankinnan sisältö ja hinta täsmennetään sopimusneuvotteluissa. Sopimusneuvotteluissa käydään läpi sopimuksen keskeiset seikat ja täsmennetään sopimuksen sisältö ja asiat, jotka puuttuvat tarjouspyynnöstä. Neuvotteluiden tarkoitus on varmistaa, että sopijapuolet ymmärtävät samalla tavalla sopimukseen sisältyvät vastuut ja velvoitteet. Neuvottelujen yhteydessä tehdään sopimuskatselmus, jonka tarkoituksena on varmistaa, että suunnitelma-asiakirjoista ilmenee riittävällä tavalla työlle asetetut vaatimukset. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 36.) 1 Neuvottelussa tulee käsitellä seuraavia asioita: - tarjousaineisto ja sen täsmennykset - toimitussisältö - toimitusaikataulu - pakkaus-, lajittelu- ja merkintätavat - urakkarajat ja tilaajan velvoitteet - hinnoitteluperiaatteet - lisä- ja muutostyöperiaatteet - yhteistyön periaatteet (esim. työturvallisuusasiat) - tarkastusten sopiminen - laadunvarmistusmenettely ja malliasennukset - vastaanottomenettely (Toikkanen & Särkilahti 1997, 37). Lopullinen päätös sopimuskumppanista tehdään tarjousvertailun, sopimusneuvottelujen ja aliurakoitsijasta muuten hankittujen tietojen perusteella. Tarjouksen hyväksymisestä on viipymättä ilmoitettava valituksi tulleelle aliurakoitsijalle. Hyvä tapa on myös ilmoittaa muille tarjouskilpailuun osallistuneille kohtuullisessa ajassa, viimeistään kun sopimus on allekirjoitettu. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 37.) 1 1 Alkuperäinen lähde: Kankainen, Jouko & Särkilahti, Tuomas Rakennushankkeen aliurakat. Helsinki: Rakennusteollisuuden keskusliitto.

31 31 (60) Aliurakkasopimus tehdään kirjallisesti käyttäen vakiosopimuksia joita ovat mm. - RT aliurakkasopimus (YSE 98) - betonielementtien asennussopimus ja -ehdot - puuelementtien asennussopimus ja -ehdot - puuelementtien tuoteosakauppasopimus ja -ehdot - maarakennustöiden aliurakkasopimus (SML) - yrityskohtaiset vakiosopimukset - RT sopimus. RT aliurakkasopimusmalli soveltuu käytettäväksi kaikissa aliurakoissa ja sopimusta käytetään esitäytettynä tarjouspyynnön yhteydessä urakkaohjelmana. RT aliurakkasopimus perustuu YSE 98:n ja sopimuksessa toistetaan keskeiset yleisten sopimusehtojen määräykset. 4.4 Aliurakan valvonta ja ohjaus Aliurakan ohjauksen ja valvonnan tarkoituksena on työn sopimuksenmukaisuuden varmistaminen. Työn edistyminen aikataulun mukaisesti ja laatuvaatimusten täyttyminen ovat keskeisempiä valvontakohteita. Pääurakoitsija voi ohjata aliurakoitsijaa sopimuslauseiden ja maksuerien avulla. Sopimuslauseisiin on hyvä sisällyttää sakolliset välitavoitteet, varsinkin jos on epäilys aliurakoitsijan kyvystä suorittaa työtehtävä vaaditussa aikataulussa. Vain sopimukseen kirjattuja asioita voidaan vaatia. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 38.) Aliurakoiden edistystä valvotaan paikka-aikakaaviolla sekä vinjet-taulukoilla. Pääurakoitsijan on tunnettava aliurakkatehtävän tilanne ja valvottava viikoittain aliurakkatyön sopimuksen mukaista edistymistä ja työkohteiden valmistumista. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 38.)

32 32 (60) Pääurakoitsija valvoo, että - aliurakkatehtävät alkavat ajallaan - työ etenee katkoitta - tuotantonopeus ei poikkea merkittävästi suunnitellusta - lohkot ja osakohteet tehdään suunnitellussa järjestyksessä - työkohteet vapautuvat ajallaan seuraavalle tehtävälle - työkohteet tehdään täysin valmiiksi ilman laatuvirheitä (Toikkanen & Särkilahti 1997, 39). 1 Koska pääurakoitsija vastaa tilaajalle aliurakoitsijan työstä kuten omastaan, on pääurakoitsijan etujen mukaista suorittaa aliurakoitsijan työn laadunvalvontaa yleisten sopimusehtojen (YSE) ja solmitun aliurakkasopimuksen mukaisesti. YSE edellyttää aliurakkatyölle pääurakan aikatauluun tahdistettua aikataulua ja laadunvarmistusta, joka käsittää vakiomallin mukaisen ohjatun laatusuunnitelman sekä vakioidut laadunvarmistuslomakkeet. (Kankainen 2008, 43.) Rakennusurakan yleisten sopimusehtojen mukaan pääurakoitsijalla on oikeus - tehdä valvonta- ja tarkastuskäyntejä myös työmaan ulkopuolella olevissa työnsuoritukseen liittyvissä valmistuspaikoissa, esim. elementtitehtaissa - tehdä kokeita, mittauksia tai vastaavia laadunvarmistustoimia käyttäen aliurakoitsijan laitteita, kojeita ja tarvikkeita - saada aliurakoitsijan laatua koskevat mittaustulokset ja muut laadunvarmistustiedot - vaatia virheiden välitöntä korjaamista - tehdä kirjallinen huomautus vakavasta virheestä (YSE 1998, ). Ennen työn aloittamista on järjestettävä aliurakan aloituspalaveri (taulukko 4), jossa pääurakoitsijan työnjohto välittää laatuvaatimukset ja toimintaan kohdistuvat odotukset aliurakoitsijan työnjohdolle ja työntekijöille. Aloituspalaverilla varmistetaan, että aliurakoitsija on perehtynyt työnsä suorittamiseen. Laatuvaatimukset, niiden mittaustavat 1 Alkuperäinen lähde: Kankainen, Jouko & Särkilahti, Tuomas Rakennushankkeen aliurakat. Helsinki: Rakennusteollisuuden keskusliitto.

33 33 (60) ja toteaminen tulee sopia yhdessä aliurakoitsijan kanssa. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 39.) Taulukko 4: Aliurakan työnaikaiset ajoituksen ja laadunohjaustilanteet Urakoitsijapalavereita järjestetään normaalisti noin kahden viikon välein. Niissä tarkastellaan aliurakan etenemistä sekä tulevaa sujuvuutta. Palavereissa käydään usein myös työkohteessa tarkastamassa työn laatu ja tarvittaessa huomautetaan laatupoikkeamista ja annetaan korjauskehotus. Se voi olla pienissä tapauksissa huomautus, joka kirjataan kokouspöytäkirjaan. Suuremmat virheet aliurakoitsijan toiminnassa, kuten aikataulusta jälkeen jääminen, suuret aliurakoitsijasta johtuvat laatuvirheet tai sopimuksen vastainen toiminta, johtavat kirjallisen reklamaation lähettämiseen aliurakoitsijalle. Tällä toimenpiteellä varmistetaan oikeus myöhemmin vedota kyseiseen epäkohtaan. Reklamaatiorutiinia voidaan tehostaa käyttämällä määrämuotoisia lomakkeita. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 40.)

34 34 (60) Aliurakkaan liittyvänä on järjestettävä lopetuspalaveri ja pidettävä taloudellinen loppuselvitys. Käytännössä vastaanotto tapahtuu työkohteittain urakkasuoritusten tarkastuksena, ja työn päättyessä pidettävässä vastaanotossa todetaan aiempien tarkastusten yhteydessä todettujen virheiden ja puutteiden korjausten valmistuminen, luovutetaan sovitut dokumentit ja selvitetään osapuolten tilisuhteet ja todetaan takuun alkaminen. 4.5 Materiaalihankintojen sopiminen Materiaalihankintojen sopimus- ja ohjausprosessin vaiheet ovat: Hankinnan valmistelu - sisällön ja kustannustavoitteen määrittäminen - toimitusten logistinen suunnittelu - tarjouspyynnön laatiminen ja tarjoajien valinta Hankintojen tekeminen - tarjouksien vertailu - sopimusneuvottelut ja hankintapäätös - toimitussuunnitelman ja sopimuksen tekeminen Hankinnan ohjaus ja valvonta - toimitusmääräysten tekeminen - toimitusten valvonta ja ohjaus (Toikkanen & Särkilahti 1997, 41). Materiaalihankintojen suunnittelun tarkoituksena on huolehtia taloudellisesti edullisesta ja määrällisesti oikeasta suorituksesta. Lisäksi suunnittelulla pyritään takaamaan materiaalien oikea-aikaisuus työmaalle. Materiaalihankinnan tulee olla suunnitelmaasiakirjojen mukainen, määrältään riittävä sekä kaupallisilta ehdoiltaan kelvollinen. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 41.) 4.6 Materiaalihankinnan valmistelu Valmistelun tavoitteena on yksityiskohtaisesti selvittää hankinnan kohde, laskelmallinen määrä ja hukkaprosentti, toimituserät sekä tilaus- ja toimitusajankohdat. Teknisistä tiedoista tarkistetaan tuotteen tyyppi, malli, koko, väri yms. tiedot. Erityistä huomiota tulee kiinnittää oikeisiin toimitusmittoihin ja lukumääriin. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 41.)

35 35 (60) Kustannustavoite materiaalihankinnalle saadaan poimimalla tavoitearviosta ne arviorivit, jotka sisältyvät hankintakauppaan. Suunniteltua kauppaa verrataan tavoitearviosta poimittuun kaupan sisältöä vastaavaan tavoitteeseen. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 41.) Toimitusten logistinen suunnittelu Materiaalihankintojen logistisia päätöksiä tehtäessä on huomio kiinnitettävä toimituserien määriin ja ajankohtiin, siirtoihin ja nostoihin työmaalla, varastointiin työmaalla sekä tarvittaviin logistisiin palveluihin, joita toimittajat tarjoavat (Toikkanen & Särkilahti 1997, 42). 1 Logistisia palveluja ovat esimerkiksi - materiaalien leikkaus määrämittaan - pakkausten merkitseminen kerros-, huoneisto- tai huonekohtaisesti - materiaalien setitys käyttötarpeen mukaan - materiaalien toimittaminen työmaan sisällä suoraan asennuskohteeseen (Toikkanen & Särkilahti 1997, 42). 1 Materiaalihankintaan liittyvän varastoinnin ja siirtojen lähtökohtana on kohteen toteutuksen suunnittelussa laadittu työmaan logistiikkasuunnitelma (Toikkanen & Särkilahti 1997, 43). 1 Alkuperäinen lähde: Wegelius, T., Pankakoski, J. & Tanskanen, K Työmaan materiaalitoimitusten kehittäminen. Helsinki: Rakennusteollisuuden keskusliitto.

36 36 (60) 4.7 Materiaalitoimittajan valinta Materiaalihankinnan tarjouspyynnön tulee sisältää - tarjouksen kohde, toimituksen sisältö ja velvollisuudet - toimitusehdot - suunnitelma-asiakirjat, joissa esitetään hankinnan sisältö mahdollisimman tarkasti - toimittajalta edellytettävä laadunvarmistus - hankinnan kaupalliset ehdot - luovutettavat dokumentit (Kankainen 2008, 46). Toimittajan valinta voi materiaalihankinnan yhteydessä perustua kausi- tai muuhun puitesopimukseen tai kirjalliseen tarjouspyyntöön. Valinnan perustuessa kausi- tai muuhun puitesopimukseen ei varsinaista toimittajan tarjouspyyntö- ja valintaprosessia tarvita. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 43.) 1 Saatuja tarjouksia vertaillaan ja arvioidaan samalla tavalla kuin aliurakkatarjouksia. Vertailun perusteella tarjouksista valitaan yleisesti edullisin vaihtoehto. Sopimusneuvotteluissa ja hankintapäätöksissä noudatetaan samoja menettelyjä kuin aliurakan kohdalla. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 44.) 1 Alkuperäinen lähde: RTK/VTT Rakennusyrityksen laatujärjestelmämalli, ohje.

37 37 (60) Ennen hankintasopimuksen tekemistä tehdään materiaalikohtaiset toimitussuunnitelmat, joiden tulee sisältää seuraavat tiedot: - laatija ja vastuuhenkilö - tilaaja ja toimittaja - hankinnan kohde - niputus-, pakkaus- ja suojaustapa - osoitteisto ja sen merkintätapa - hankinnan toimituserät toimituserän koko ja numero toimitusajankohta - kuinka monta päivää aikaisemmin toimitusmääräykset lähetetään (Toikkanen & Särkilahti 1997, 44). sopimukset tehdään toimitussuunnitelmaan perustuen. sopimuksen tulee sisältää edellä mainittujen asioiden lisäksi virheen ja viivästyksen seuraukset. sopimus määrittelee sopimusosapuolten väliset oikeudet ja velvollisuudet. Materiaalihankintojen yleinen sopimusehto on RYHT (Toikkanen & Särkilahti 1997, 46.) Ali- ja sivu-urakoitsijoiden materiaalitoimitukset suunnitellaan yhdessä ali- tai sivuurakoitsijan kanssa. Urakoitsijat velvoitetaan noudattamaan näitä suunnitelmia. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 46.) 4.8 Materiaalihankinnan valvonta ja ohjaus Toimitusten valvonnan tarkoituksena on varmistaa sopimuksenmukaisen toimitusajan toteutuminen ja vähentää toimitusajankohdan poikkeamista aiheutuvia lisäkustannuksia. Valvontatoimenpiteisiin osallistuvat sekä työmaa että hankintaosasto.

38 38 (60) Työmaan ja hankintaosaston yhteisiä ennakkotoimenpiteitä ovat - tilauksien ja sopimuksien tekeminen ajoissa - tilaus- ja toimitusajankohdan välillä suoritettu toimituksen varmistus - toimituksiin liittyvien epäselvyyksien selvittäminen - toimitusajankohdan muutosten ennakointi ja tiedottaminen toimittajalle (Toikkanen & Särkilahti 1997, 47). Ali- ja sivu-urakoitsijoiden toimituksia on myös hyvä valvoa ja ohjata, sillä liian suuret materiaalitoimitukset tukkivat työkohteet ja aiheuttavat varastointitarvetta (Toikkanen & Särkilahti 1997, 47). Toimittajalle on ilmoitettava välittömästi, jos työmaan tarpeet tai suunnitelmat muuttuvat. Näin vältytään ennenaikaisilta tai virheellisiltä toimituksilta. Toimituksen myöhästyessä on ryhdyttävä heti toimenpiteisiin, jotta myöhästymisen seuraamukset saadaan minimoitua. Näitä toimenpiteitä ovat mm. myöhästymisen aiheuttaneen syyn selvitys, materiaalin vaihtaminen vastaavaan, toimittajan vaihtaminen sekä myöhästymisestä aiheutuneiden kulujen laskuttaminen toimittajalta. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 48.) Toimitusten laadullinen ja määrällinen valvonta tehdään vastaanottotarkistuksen yhteydessä materiaalin saavuttua työmaalle. Materiaalit tarkistetaan silmämääräisesti sekä määrien ja rahtikirjojen vastaavuus tutkitaan. Myös pakkaustavan ja -koon, purkumenetelmän ja siirtojen tulee olla sopimuksenmukaisia. Vastaanottotarkistuksen suorittaa työmaamestari tai hänen valtuuttamansa henkilö. Havaittavista poikkeamista tehdään kirjaus kuormakirjaan. Sen lisäksi toimittajaa reklamoidaan välittömästi puhelimella ja myöhemmin kirjallisesti sekä vaaditaan korjaavia toimenpiteitä. Jos havaittu laatuvirhe on merkityksellinen tai toimitus on kokonaan käyttökelvoton, ei toimitusta oteta vastaan, vaan se palautetaan. (Toikkanen & Särkilahti 1997, 50.)

39 39 (60) 5 menettely JL-Rakentajat Oy:ssä Tässä luvussa läpi käydään tämän hetkistä hankintamenettelyä JL-Rakentajat Oy:ssä. Asiat perustuvat hankintamies Jukka Hokkasen kanssa käytyyn keskusteluun (liite 5) sekä toimitusjohtaja Jari Nykäsen ajatuksiin hankintatoimesta. menettely JL-Rakentajat Oy:ssä noudattelee suurelta osin aiemmin tässä työssä käsiteltyjä asioita. JL-Rakentajilla ei ole kirjattua hankintastrategiaa, jota noudatetaan, vaan hankinnat on hoidettu yritykseen muodostuneiden yleisten käytäntöjen sekä kohteen vaatimustason mukaan. Hankintojen sisällöstä, hankintamäärätiedoista ja tilausvahvistusten tarkastuksesta vastaavat hankintaosasto ja työmaa. Työmaalla kuitenkin on päävastuu, sillä sieltä löytyy viimeisin tieto tarvittavista hankinnoista sekä hankintamuutoksista, esim. määrien ja mittojen suhteen. Tästä vuoksi hankintojen yksityiskohtien tarkastusvastuu on pääasiassa työmaalla. rajat muodostuvat hankintasuunnitelman laadintavaiheessa. Erityisiä euromääräisiä rajoja ei ole määritelty, vaan joka kohteelle määritetään kohteen vaatimusten mukaan hankintojen vastuualueet. Vakiohankinnat voidaan tehdä vain hankintatoimen toimesta, kun taas pienhankinnoista vastaa yleensä ainoastaan työmaa. Kohdekohtaiset sopimushankinnat ovat yleensä juuri pienhankintoja. Tällaisia hankintoja voidaan tehdä jonkun liikkeen kanssa rakennusmateriaaleista sekä rautakauppatavarasta. Tällöin alennukset on yleensä sidottu vuositasolla ostettaviin määriin. Varastohankintoja ei tehdä ainakaan mittavassa määrin, sillä varastointikustannukset ovat liian suuret eikä suurta taloudellista hyötyä sillä kuitenkaan saavuteta. Kohteiden kriittiset hankinnat sovitaan aloitusvaiheessa, yleensä kuitenkin vastuu kriittisistä hankinnoista on työpäälliköllä, sillä vastaavaa mestaria kohteeseen ei ole usein hankkeen siinä vaiheessa päätetty. Hankintojen tarjousvaiheen suunnittelu on hyvin pitkälti sama kuin toteutusvaiheen suunnittelu, hankintatehtävät käydään läpi vain karkeammalla tasolla. Tarjousvaiheen suunnitelmat laatii hankintamies ja mahdollisesti työpäällikkö.

40 40 (60) Toteutusvaiheen suunnitteluun tulee mukaan kohteeseen nimetty vastaava mestari. suunnitelma laaditaan työmaan ja hankintaosaston kanssa yhteistyössä. Työmaa määrittää hankintatehtävien tekniset tiedot, kuten määrät, mitat ja ominaisuudet. Hankintojen tarjouspyyntöasiakirjojen ja muiden hankintoihin liittyvien dokumenttien, kuten hankintasuunnitelman lopullinen laadinta on hankintatoimen vastuulla. Dokumenttien ylläpidosta vastaa myös hankintatoimi. palavereihin kokoonnutaan yleensä kuukauden välein. Paikalla ovat hankintamies, vastaava mestari sekä työpäällikkö. palaverissa tehtävät päätökset tiedotetaan toimittajille siten, että materiaalikauppojen tiedottamisesta vastaa yleensä hankintamies, muut tiedotukset sovitaan erikseen. Hankintojen sopimusneuvotteluissa paikalla ovat hankintamies sekä vastaava mestari ja hankinnasta riippuen työpäällikkö.

41 41 (60) 6 Hankintojen kehittäminen Työn tuloksena syntyi muutamia kehitysehdotuksia, joilla voidaan nopeuttaa ja tehostaa yrityksen hankintojen toteutusta. Tässä luvussa on esitelty kyseisiä ehdotuksia. 6.1 Vastuunjakotaulukot Yritystason hankintojen suunnittelun ja valvonnan vastuunjakotaulukko (liite 4) toimii hankintojen suunnittelussa yritystasolla. Sen tarkoitus on selventää ja eritellä yritykseen muodostunut käytäntö hankintojen toteutuksessa. Lomake täytetään ennen kohteen varsinaista käsittelyä, ja sitä päivitetään yrityksen hankintojen toteutustapojen muuttuessa. Hankintojen vastuunjakotaulukkoon (liite 2) on eritelty rakennuskohteen yleisimmät hankintakokonaisuudet. Sen avulla kaikkien hankintatehtävien vastuuosapuolet voidaan määrittää nopeasti ja helposti. Hankintojen vastuualueiden määritys tulee tehdä kohteen tarjousvaiheen suunnittelun yhteydessä. Selkeyden ja käytettävyyden vuoksi lomake tulee muokata aina kohteen erityispiirteiden mukaiseksi. Aliurakan vastuunjakotaulukko (liite 3) erittelee hankintatehtäväkohtaiset vastuualueet. Lomaketta käytetään kun halutaan eritellä yhden aliurakkahankinnan vastuualueita. Lomake täytetään yrityksen yleisten käytäntöjen mukaan. Yleensä käytännöt pysyvät kohteesta toiseen samana, mutta tarvittaessa lomakkeen tietoja tulee muuttaa ja täydentää. Liitteessä 1 on esitetty malli hankintasuunnitelmasta, joka tulee olla laadittuna ennen hankintojen vastuunjakotaulukon (liite 2) ja aliurakan vastuunjakotaulukon (liite 3) täyttämistä. 6.2 Tehtäväsuunnitelmat Oikea-aikainen tehtäväsuunnitelman laatiminen vaikuttaa osaltaan hankintatehtävän onnistumiseen. Huolella tehdyn tehtäväsuunnitelman laadinnan yhteydessä mietitään ja lasketaan lopulliset tuotantotekniikat ja kustannukset. Näitä verrataan tavoitearvion vastaaviin kohtiin. Tässä vaiheessa määrät, mitat ja materiaalit voivat olla muuttuneet siten, että tavoitearvioon lasketut kokonaisuudet eivät pidä paikkaansa. Tehtäväsuunnitelman

42 42 (60) avulla saadaan siis viimeisin tieto käytettävästä toteutustekniikasta, vaadittavista resursseista, aikataulusta ja niiden kautta kustannuksista. Tehtäväsuunnitelmasta saadut tekniset tiedot toimivat hankintasopimuksen perustana, ja tehtäväsuunnitelma toimii hyvänä apuna sopimusneuvotteluissa. Tehtäväsuunnitelman laatii yleensä kohteen vastaava mestari. 6.3 Tiedonkulun parantaminen hankinnan ja työmaan välillä Tiedonkulkua hankinnan ja työmaan välillä voidaan parantaa säännöllisillä palavereilla, muokkaamalla eri osapuolille tärkeitä asioita selkeään muotoon (viikkoaikataulu) ja käyttämällä nykyaikaista tietotekniikkaa hyväksi (intranet tai projektipankki). Esimerkiksi aliurakan aloituspalaverissa voidaan käydä läpi urakan pääsisältö ja urakkarajojen oleelliset kohdat. Palaverissa todetaan osapuolten työmaan vastuuhenkilöt ja päivitetään muutkin yhteystiedot. Kun palaveriin osallistuu myös urakan sopinut yrityksen hankintaosaston edustaja, palaverissa parannetaan toimiston ja työmaan välistä tiedonkulkua henkilötasolla. Toinen konkreettinen hyöty palaverista on urakkarajojen selvyyden varmistaminen. Pitkällä aikajänteellä hankintaosasto voi saada myös hyödyllistä palautetta tarkoituksenmukaisista urakkarajoista. (Sundström, Kaj, Kallionpää, Erika, Teriö, Olli, Tolonen, Teuvo & Väisälä, Pekka 2008, 13.) 6.4 sopimusten vakioliitteet sopimusten vakioliitteillä annetaan tietyt puitteet, joita noudatetaan yrityksen kaikilla työmailla. sopimusten vakioliitteillä voidaan esittää esimerkiksi työturvallisuuteen, työmaapalveluihin, laatukatselmuksiin ja urakanluovutukseen liittyviä ohjeita sekä työntekijöiden perehdyttämiseen liittyviä toimintatapoja. Erityisesti työmaan logistiikkaan liittyviä vakioituja toimintatapoja voidaan esittää esimerkiksi vaakaja pystysiirtoihin käytettävän kaluston toimittamiseen, varastoinnin vaatiman sääsuojauksen järjestämiseen, siivouksen hoitamiseen sekä jätteiden käsittelyyn, lajitteluun ja siirtoihin. (Sundström ym. 2008, 21.) Pidemmällä aikavälillä aliurakoitsijat oppivat muistamaan vakioliitteissä esitetyt vaatimukset, ja tehokas yhteistyö voi alkaa välittömästi aliurakoitsijan saapuessa työmaalle. Vakioliitteiden tehokas käyttö edellyttää, että ohjeita annetaan vain todelliseen tarpeeseen ja niistä pidetään ehdottomasti kiinni. Ainoastaan ne ohjeet kirjataan, jotka

43 43 (60) työmaiden johto arvioi kaikkein hyödyllisimmiksi tai vaikeimmin muutoin hallittaviksi työmaalla. (Sundström ym. 2008, 22.) ja tilausjärjestelmien käytön parantaminen Hankintojen hallintaan voidaan tulevaisuudessa käyttää entistä enemmän tietotekniikan sovelluksia. Suurilla rakennusyrityksillä on jo yleisesti käytössä ATK-pohjaisia hankintajärjestelmiä, joilla voidaan tehdä esimerkiksi tarjouspyyntöjä, tilauksia ja hankintasuunnitelmia sekä etsiä hankinnoille toimittajia toimittajarekisteristä. järjestelmän tehokas käyttö vaatii kuitenkin molemmilta osapuolilta, niin tilaajalta kuin toimittajalta, sitoutumista järjestelmän käyttöön, ja sen ylläpito vaatii työtä. järjestelmä ei vielä JL-Rakentajissa ole ajankohtainen, mutta yrityksen mahdollisesti laajentuessa, sovellusten kehittyessä ja niiden käytön yleistyessä niin toimittajien kuin tilaajien keskuudessa, tulee jonkin asteisen hankintajärjestelmän käyttöönottoa varmasti miettiä.

44 44 (60) 7 Yhteenveto Rakennusliikkeen rakennushankkeen hankintojen muodostaessa kohteen kokonaiskustannuksista yli puolet on niiden onnistumisen tärkeyttä turha korostaa liikaa. Tehokkaasti ja ongelmitta hoidetut hankinnat muodostavat pääurakoitsijalle niin taloudellisesti kuin ajallisesti säästömahdollisuuksia. Yleiset hankintamenettelyt määräytyvät yritykseen muodostuneiden käytäntöjen mukaan. Käytäntöihin vaikuttavat mm. yrityksen koko, organisaatiorakenne ja tyypilliset yrityksen urakoimat kohteet. Tarjousvaiheen suunnittelussa määritetään hankintatehtävät suuripiirteisesti ja tunnistetaan mahdolliset kiirehankinnat. Lisäksi tarjousvaiheen hankintojen suunnittelun yhteydessä päätetään työmaan logistinen perusratkaisu. Tarjousvaiheen suunnittelu perustuu yrityksen hankintapolitiikkaan sekä hankkeelle laadittuun perustuotantoratkaisuun. Toteutusvaiheen suunnittelu perustuu pääasiassa tavoitebudjettiin ja yleisaikatauluun. Lisäksi suunnittelun lähtötietoina käytetään mm. tarjouslaskentavaiheen hankintalaskelmia, kohteen teknisiä asiakirjoja sekä toimitusaikatietoja. Toteutusvaiheen hankintojen suunnittelun tuloksena syntyy kohteen hankintasuunnitelma, joka sisältää hankintakaupoista muodostetun luettelon, hankinta-aikataulun, hankintavastuut, ja logistiikkasuunnitelma. Yhden hankintakaupan suunnittelulla pyritään varmistamaan hankintatehtävän toteutuminen tavoitteen mukaan ja taloudellisesti edullinen lopputulos. Yksittäisten hankintatehtävän suunnittelulla puolestaan pyritään varmistamaan tuotannon eteneminen aikataulun mukaan. Tehtäväsuunnitelmat tulee tehdä kaikille aikataulutehtäville. Hankintoja valvotaan ja ohjataan sekä koko hankkeen näkökulmasta että yksittäisen hankinnan kannalta. Koko hankkeen näkökulmasta valvonta ja ohjaus kohdistuvat hankinta-aikataulun ja kustannusten valvontaan. Yksittäisen hankintakaupan valvonta ja ohjaus puolestaan kohdistuu sopimuksissa määriteltyihin aika-, määrä- ja laatutavoitteisiin.

45 45 (60) Lähteet Hokkanen, Jukka, hankintamies. Haastattelu JL-Rakentajat Oy. Kankainen, Jouko Rakennushankkeen hankinnat. [ppt-tiedosto]. [viitattu ]. Kolhonen, Riku, Toikkanen, Sakari & Kankainen, Jouko Hankinnat eri toteutusmuodoissa. Helsinki: RTK-Fakta Oy. Manninen, Ari-Pekka Hankinnat. [pdf-tiedosto]. [viitattu ]. 0luento%20syksy%202006_.pdf Pankakoski, Juha toimen kehittäminen rakennusyrityksissä. Helsinki: Rakennusfakta Oy. Rakennustietosäätiö YSE Helsinki: Rakennustieto Oy. Sundström, Kaj, Kallionpää, Erika, Teriö, Olli, Tolonen, Teuvo & Väisälä, Pekka Rakennustyömaan toimitusten ohjaus ja materiaalinhallinta (tiivistelmä). [pdf-tiedosto]. [viitattu ]. akentamisen+toimitusketjun+hallinta+-+ketju/raportteja/ Toikkanen, Sakari & Särkilahti, Tuomas Hankintojen suunnittelu ja valvonta. Helsinki: RTK-Fakta Oy.

46 Lähde: Kankainen 2008, 29 LIITE 1 HANKINTASUUNNITELMAMALLI 1 (1)