Esittelijät: neuvotteleva virkamies Marjukka Ala-Harja VM/HKO tietohallintojohtaja Lasse Skog, Valtiokonttori/VIP ratkaisuarkkitehti Jukka Ruokosalo

Transkriptio

1 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 1 (4) Valtion IT-palvelukeskus 2008 Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä Valtipa-yhteistyöryhmän kokous Aika klo Paikka Sisäasiainministeriö, Kirkkokatu 12, nh 229a Osallistujat Markku Kraft SM Päivi Happonen Kansallisarkisto Pentti Vesanen VNK Pertti Nummela UM Aki Hietanen OM Leena Lehtovuori VM Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM Sanna Piiroinen MMM Anne Miettinen LVM Carita Vuorsalo STM Kimmo Hanhimäki TPK Puheenjohtaja Ulla Virtasalo YM Sihteeri Maija Jussilainen VNTHY/ Valtiokonttori Esittelijät: neuvotteleva virkamies Marjukka Ala-Harja VM/HKO tietohallintojohtaja Lasse Skog, Valtiokonttori/VIP ratkaisuarkkitehti Jukka Ruokosalo Valtiokonttori 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin pidetyn kokouksen pöytäkirja. 3 Lausunto SADe hankkeen loppuraportista Neuvotteleva virkamies Marjukka Ala-Harja, VM/HKO esitteli Sähköinen asiointi ja demokratia (SADe)- hankkeen tilanteen, pohjana loppuraportti: - ja - Hallituksen kannanotto : Tietoyhteiskuntakehityksen ja sähköisen asioinnin vauhdittaminen: - Pöytäkirjan liitteenä esittelykalvot. Hallitus on jo talouspoliittisen ministerivaliokunnan kokouksessa tehnyt päätöksiä hankkeen ehdotusten toteuttamisesta, mutta lausunnot otetaan edelleen huomioon huhtikuussa käynnistettävän SADe-ohjelman työssä.

2 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 2 (4) Keskustelussa todettiin mm.: - tavoitteet ja aikataulut ovat kunnianhimoisia. Hankkeessa tavoitellaan paljon asioita, joita tietopalvelut ovat pitäneet tärkeinä. Poliittinen tahtotila on olemassa, mikä on esitysten toteuttamisen kannalta olennaista. - lähetysmistapa on teknologiavetoinen, sisällönhallinnan näkökulma puuttuu edelleen. - hankkeessa on keskitytty kansalaisten sähköiseen asiointiin, painotus on kunnallisissa palveluissa, esitettiin huolenaiheena, että valtioneuvostotason kehittämiseen ei panosteta. Keskusteltiin Valtipan lausuntoluonnoksesta. Terminologian esille nostamista pidettiin tärkeänä. Toimintaprosessinäkökulmaa pidettiin tarpeellisena. Korjataan tietopolitiikkaan viittaava kohta. Lähetetään lausunto tarkistettavaksi Valtipa-yhteistyöryhmälle, minkä jälkeen lausunto lähetetään valtiovarainministeriölle torstaina Valtion IT-palvelukeskuksen (VIP) tilanne, organisoituminen ja resurssit Valtion IT-palvelukeskuksen ma. johtaja Lasse Skog esitteli VIP:n toimintaa, organisaatiota ja resursseja. Esittelykalvot liitteenä. Lasse Skog totesi mm, että Valda-hankintapäätös on tehty, kokonaisuutta rakentamaan tulee useita toimittajia. Tavoitteena on valtionhallinnon yhteinen dokumentin- ja asianhallinnan järjestelmä, joka otetaan käyttöön ensin puolustushallinnon palvelukeskuksessa ja aluehallinnossa. Valtion yhteinen turvallinen tietoliikenneverkko on tavoitteena, pyrkimys on saada se mahdollisimman laajasti käyttöön, aluehallinto on ensimmäisenä ottamassa sen käyttöön. Mahdollisen valtion yhteisen julkaisujärjestelmän osalta on tarkoitus tehdä esitutkimus VIP toimii inhouse-periaatteella, mikä tarkoittaa sitä, että VIP voi tarjota palveluita koko valtionhallinnolle. Valtionhallinnon yksiköiden ei tarvitse kilpailuttaa palveluita, vaan ne voivat liittyä palvelun käyttäjäksi sopimalla asiasta VIPin kanssa. Esim. Valda voidaan tarjota kaikille valtionhallinnon organisaatioille kertaalleen yhteisesti hankittuna. Keskustelussa nousi esille mm. sisällönhallinnan asema VIP:ssä. Lasse Skog totesi, että on tyypillisesti tilaajan tehtävä miettiä tietorakenteita ym. sisällönhallintaan liittyviä asioita. VIP:iin ollaan rekrytoimassa n. 10 uutta henkilöä, joista yksi on valtioneuvoston tietoarkkitehtuurista vastaava asiantuntija. Tehtävät tulevat maaliskuun lopulla avoimeen hakuun. Lasse Skog totesi, että VIP on valmis jatkamaan Valtipa- työn koordinointia mutta on myös avoin vaihtoehdoille ja keskustelulle, jos jokin ministeriö haluaisi ottaa tehtävän hoitaakseen. VIRTU ja virkakortti ovat eri asioita, virkakorttia ei olla suunnittelemassa. Tavoitteena on luottamusverkosto virastojen välillä. Virastoissa pitää olla identiteetinhallinta kunnossa, jotta luottamusverkostossa olevia palveluita voitaisiin käyttää. Asia liittyy käyttäjätunnistukseen: kun henkilö on kerran tunnistettu, esim. Rondossa ei tarvita uutta tunnistusta. Työryhmäratkaisun tilanteesta Lasse Skog totesi, että tarve on tunnistettu, esitutkimus on tehty, mutta etenemispäätöksiä ei ole vielä tehty. VITKO (valtion IT-koordinointiryhmä) on ollut sitä mieltä, että pitäisi kehittää valtion yhteinen työryhmätyön väline, mutta tarkoitus on aloittaa käyttöönotto asiasta kiinnostuneista ministeriöistä. Valdan yhteydessä on kilpailutettu työryhmäohjelmisto, mutta työryhmätyön välinettä ei välttämättä lähdetä rakentamaan sen pohjalta. Todettiin, että hallituksen kannanotossa on tuettu avoimen lähdekoodin ohjelmistoja. 5 KIEKU- hanke valtion talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus Ratkaisupäällikkö Jukka Ruokosalo,VK/HO/ Kieku-toimintayksikkö, esitteli KIEKU tietojärjestelmähankkeen tavoitteita ja tilannetta.

3 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 3 (4) Asiakirjat: ks. esittelykalvot pöytäkirjan liitteenä. Kieku-tietojärjestelmähankkeessa toteutetaan ja otetaan käyttöön valtion uusi talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus sekä yhtenäistetään toimintatapoja, prosesseja ja tietorakenteita. Tietojärjestelmä otetaan käyttöön ensimmäisissä virastoissa vuonna Jukka Ruokosalon tehtäväalueena on tietosisältöjen ja toimintaprosessien yhtenäisyyden aikaansaaminen. VM on järjestelmän omistaja ja ohjaaja. Pilotit syksyllä 2010 ovat VK, Rajavartiolaitos ja Suomen Akatemia. Keskustelussa nousi esille mm.: - henkilöstöhallinnon asiakirjojen suhteen ei ole suunniteltu muutoksia nykykäytäntöön. Arkistoinnin tarpeet on syytä ottaa huomioon jo hankkeen alkuvaiheessa. Kansallisarkiston edustus mm. taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon referenssiryhmässä olisi paikallaan. - KIEKUssa olevia asiakirjapohjia ei ole kootusti saatavilla, projektipäälliköiltä voi niitä tiedustella erikseen. 6 Tietopalvelujen yhteistilastoinnin ohjeiden päivittäminen Tilastointiohjeiden päivittäminen on nähty tarpeelliseksi. Päätettiin työryhmästä, joka alkaa valmistella ohjeiden päivittämistä vuoden 2010 tarpeita ajatellen. Työryhmään ovat lupautuneet Aulikki Pakanen PLM ja Ville Karjalainen VNK/EUTH, mahdollisesti myös Hannele Anttila MMM. Pidettiin tärkeänä että myös ministeriöistä EU-asioita käsittelevä henkilö saadaan ryhmään. Koordinaattori toimii koollekutsujana. 7 llmoitusasiat - Valtipan kevään 2009 kokoukset ovat keskiviikkoisin, aiheet alustavasti: klo 13-16, nh 229a klo 13-16, nh 229a, verkkopalveluasiat? 9.6. yhteinen seminaari Valtin kanssa, aiheena tietoarkkitehtuuri klo 13-16, nh 229a, kirjastoasiat, Kansallinen digitaalinen kirjasto, esittelee pääsihteeri Minna Karvonen OPM (sovittu), valtioneuvoston työryhmätyön ohjelmisto VATRY? Kirjastotietopalvelun ryhmien edustajat ovat tervetulleita kokoukseen. - Valtioneuvoston yhteistyöryhmien koordinointipalvelut palvelukuvaus on hyväksytty ja julkaistu VNTHY:n sivuille: Virhe. Hyperlinkin viittaus ei kelpaa. > Palvelut > Palveluluettelo. Palvelukuvaus on lähetetty myös kokouskutsun liitteenä. Palvelukuvaus koskee sekä Valtipaa että Valttia. - ValtIT:n koolle kutsuma kokous, jonka tavoitteena oli käynnistää hanke yhteisen julkaisualustan hankinnalle. - Tietojohtamisen verkoston tapaaminen sosiaali- ja terveysministeriössä oli perjantaina klo Osallistujia oli n. 10. Ohjelmassa oli suunnitelma tietojohtamisen järjestämiseksi Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastossa Valvirassa (tietojohtaja Lennart Wahlfors, STM:n sisällönhallinnan visio ja kehittämisen etenemispolku , projekti keväällä 2009 (Johanna Hartman) ja STM-intra, ministeriön verkkotyöpöytä nyt ja tulevaisuudessa (Carita Vuorsalo). Seuraavasta verkostotapaamisesta ei vielä sovittu. Ehdotuksia aiheiksi voi toimittaa eduskunnan kirjastoon, esimerkiksi Päivikki Karhulalle. - VM:n konserniohjauksen johtoryhmä järjestämä valtioneuvoston prosesseista ja kokonaisarkkitehtuurista, tilaisuus Osallistujia oli n. 45. Esitykset on jaettu myös Valtipayhteistyöryhmälle ja julkaistu Senaattorissa (>Johtaminen).

4 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 4 (4) - Valtipan asiakirjahallinnon workshop on 23 ja klo Ympyrätalossa, ilmoittautuneita on n Kansallisarkisto pyytänyt ministeriöiltä edustajaa valtionhallinnon tehtäväluokitus projektin projektiryhmään mennessä. Tehtäväluokitusta käsitellään myös asiakirjahallinnon workshopissa 23 ja Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Liitteet 1.SADe- esittelykalvot. 2. VIP-esittelykalvot 3. KIEKU-esittelykalvot Jakelu:Valtipa-yhteistyöryhmä, Marjukka Ala-Harja, Lasse Skog, Jukka Ruokosalo Tiedoksi:

5 Julkisen hallinnon sähköisen asioinnin linjaukset ja toimeenpano hanke (SADe) Marjukka Ala-Harja VM/hko

6 Hankkeen taustaa Hallitusohjelman mukaisesti julkisen hallinnon toimintaa, palvelurakenteita, yhteispalvelua, puhelinpalveluja ja sähköistä asiointia kehitetään voimakkaasti. Suomen sijoitukset kansainvälisissä vertailuissa ovat heikentyneet Kolmas kansallinen tietoyhteiskuntastrategia 2006 Hallituskaudella strategian toimeenpanosta vastaa LVM:n yhteydessä toimiva Arjen tietoyhteiskunnan neuvottelukunta. Yhtenä painopisteenä on julkisen hallinnon tietoyhteiskuntakehityksen edistäminen, joka on VN periaatepäätöksen (tietoyhteiskuntapolitiikan linjaukset, kesäkuu 2007) mukaisesti VM:n vastuulla Valtionhallinnon IT-strategia 2006 Hallinnon kehittämisosasto

7 Hankkeen tehtävä ja tavoitteet 1(2) Tehtävänä on laatia ehdotus julkisen hallinnon ja julkisten palveluiden sähköisen asioinnin kehittämislinjauksiksi sekä käyttöönottosuunnitelmaksi vuosille Hallinnon kehittämisosasto

8 Tehtävä ja tavoitteet 1(2) Suomessa on verkottunut julkinen hallinto, jonka palvelut ovat monikanavaisesti saatavissa ja helposti löydettävissä kansalaisen elämäntilannetta ja yrityksen elinkaaren vaihetta tukevina. Kansalaiselle ja yritykselle julkinen hallinto näkyy yhtenä ja yhtenäisenä kokonaisuutena Hallinnon kehittämisosasto

9 Johtoryhmä Hankkeen organisointi Sähköisen asioinnin ja hallinnon alatyöryhmä Monimuotoinen kansalaisvaikuttaminen - alatyöryhmä Kilpailun varmistaminen IT-markkinoilla - alatyöryhmä Hallinnon kehittämisosasto

10 Ehdotetut tavoitteet 1(2) Yleiset vaikuttavuustavoitteet Palvelujen saatavuuden parantaminen Asiakaslähtöisyyden parantaminen Hallinnollisen taakan vähentäminen Tuottavuuden kasvu Kilpailukyvyn vahvistaminen Kukin viranomainen laatii palvelujen sähköistämissuunnitelman. Valtion viranomaisille asetetaan suunnitelmien perusteella tulostavoitteet. Hallinnon kehittämisosasto

11 Ehdotetut tavoitteet 2(2) Yleinen tavoite kansainvälisellä tasolla Suomen sijoittuminen kansainvälisissä sähköisen asioinnin vertailuissa parantuisi vuoteen 2015 mennessä siten, että Suomi on tunnetuimmissa vertailuissa keskimäärin maailman viiden kärkimaan joukossa. Hallinnon kehittämisosasto

12 Suomen egovernment-konsepti Suomen egovernment -konsepti eservices edemocracy Sähköiset osallistumis- ja vaikuttamismuodot Sähköiset palvelut ja asiointi eadministration Sähköiset hallinnon sisäiset prosessit, tietojärjestelmät ja tietovarannot Hallinnon kehittämisosasto

13 Peruslinjaukset 1 (2) Sähköiset palvelut 1. Julkisen hallinnon monikanavainen palvelujen saatavuus 2. Laaja-alainen kokonaisuus (valtio, kunnat, Kela) 3. Asiakaskeskeisyys ja e-palvelujen korkea kehitysaste 4. Palveluryhmittelyt elämäntilannelähtöisesti Sähköinen hallinto 5. Tietohallinnon kehittäminen osa hallinnon kehittämistä 6. Yhteiset palvelut yhteisenä työnä (JulkIT) 7. Ohjausta vahvistetaan, ohjauskeinoja kehitetään yhteentoimivuuden edistämiseksi 8. Yhteisten ratkaisuja, perustietovarantojen yhteistä käyttöä ja yhteisiä arkkitehtuurilinjauksia kehitetään 9. Parannetaan hallinnon ja palvelutuotannon tuloksellisuutta ja tuottavuutta Hallinnon kehittämisosasto

14 Peruslinjaukset 2 (2) Sähköinen osallistuminen ja vaikuttaminen 10. Kansalaisten kuulemista helpotetaan 11. Sähköisiä vaikuttamismahdollisuuksia kehitetään Markkinoiden kehittäminen 12. IT-palvelumarkkinoita kehitetään Hallinnon kehittämisosasto

15 Sähköiset asiointipalvelut -linjausehdotuksia 1. Kehitetään kansallisia portaaleja viestintäportaaleista asiakasryhmittäin kohdennetuiksi asiointiportaaleiksi 2. Ryhmitellään sähköiset palvelut asiakaslähtöisesti kokonaisuuksiksi 3. Luodaan julkishallinnon yhteinen verkkopalvelukonsepti Hallinnon kehittämisosasto

16 Sähköiset asiointipalvelut -linjausehdotuksia 4. Luodaan tarvittavat sähköisen asioinnin tukija neuvontapalvelut rakennetaan julkishallinnon yhteinen yleistä kansalaisten asiakasneuvontaa ja sähköisen asioinnin tukea antava toiminto rakennetaan Yritys-Suomi Contact Center yritysten asiakasneuvontaan 5. Sähköisten palvelujen kehittämisen edistymistä seurataan ja ohjataan sähköistämissuunnitelmat palvelukartta Hallinnon kehittämisosasto

17 Yhteinen verkkopalvelukonsepti Hallinnon kehittämisosasto

18 Sähköisen asioinnin tukipalvelut - linjausehdotuksia 7. Sähköisen asioinnin tarvitsemat tukipalvelut kehitetään julkisen hallinnon yhteisinä JulkIT-ratkaisuina sähköisen asioinnin alusta asiointitili tavoitettavuustietopalvelu yksi tunnistamispalvelu kansalaisille valtuutusten ja suostumusten hallinta verkkopalvelujen laatutyö Hallinnon kehittämisosasto

19 Tietopolitiikka ja perustietovarannot linjausehdotuksia 7. Asiakkailta ei kysytä sellaisia tietoja, jotka ovat julkisessa hallinnossa saatavilla toiselta viranomaiselta 8. Perustietovarantojen käyttöä edistetään ja niiden kustannustehokasta tuotantoa edistetään hinnoittelu selvitys yhteisen tietopalvelun perustamisesta Hallinnon kehittämisosasto

20 Sähköisen asioinnin kokonaisvaltainen viestintä - linjausehdotuksia 9. Viestinnällä tavoitellaan sähköisten asiointipalveluiden käytön kasvua ja asiakkaiden pysyvää käyttäytymisen muutosta 10. Palvelujen, joista viestitään, tulee olla laadukkaita. Myös innovatiivisia palveluja nostetaan esiin. 11. Viranomaiset varaavat riittävät resurssit palvelujensa viestintään ja markkinointiin 12. Valtiovarainministeriö vastaa kokonaisvaltaisesta julkishallinnon sähköisen asioinnin viestinnästä viestinnän yhteistyöryhmä viestintäkampanjat opastus- ja koulutusmateriaali opastajille 13. Viestintä sovitetaan yhteen Arjen tietoyhteiskunnan neuvottelukunnan markkinointilinjauksiin ja tietoyhteiskuntabrändäykseen Hallinnon kehittämisosasto

21 JulkIT-toiminta - yhteisten palvelujen hallinnointi- ja rahoitusmalli - linjausehdotuksia 14. Julkista sähköistä asiointia ja hallinnon sähköisiä toimintatapoja kehitetään ja tarjotaan yhteisesti ja yhteistyössä JulkITtoimintana yhteisenä palveluna 15. JulkIT-toiminnan linjaukset ovat yhteisiä valtiolle ja kunnille ja välilliselle valtionhallinnolle 16. Yhteisten IT-ratkaisujen kehittämistyötä tehdään yhteistyössä muun hallinnon kehittämisen kanssa 17. IT-palvelujen hallinnointimalli on tilaaja-tuottaja-malli 18. JulkIT-ratkaisujen tuottaminen ja ylläpito organisoidaan niin, että mahdollistetaan yhteinen tuottaminen, ylläpito ja hankinnat 19. Yhteisiä kansallisia ja julkishallinnon yhteisiä sisäisiä palveluja rahoitetaan keskitetysti (investointi- ja käyttömenot) Hallinnon kehittämisosasto

22 Sähköisen asioinnin ohjauksen ja lainsäädännön kehittäminen - linjausehdotuksia 20. Julkisen hallinnon IT-toiminnan ohjausta kehitetään entistä kokonaisvaltaisemmaksi JHS-järjestelmää käyttäen 21. Julkishallinnon sähköistä asiointia ja sähköisen hallinnon yhteentoimivuutta koskevaa lainsäädäntöä selkiytetään ja sitovaa normiohjausta vahvistetaan 22. Informaatio-oikeutta koskevan lainsäädännön tulee muodostaa selkeä kokonaisuus. Sähköiseen asiointiin liittyen ministeriöiden toimialoja ja valtuuksia selkiytetään 23. Julkishallinnon yhteistä tietohallintotoimintaa koordinoi ja ohjaa neuvottelukunta (JUHTA). Hallinnon kehittämisosasto

23 Sähköisen osallisuuden ja vaikuttamisen kehittämisperiaatteet - linjausehdotuksia 24. Verkkodemokratian infrastruktuuria toteutetaan osittain keskitetyn ja osittain hajautetun mallin mukaan niin, että saadaan aikaan julkisen hallinnon ja eduskunnan yhteinen modernisti toimiva osallisuusympäristö. 25. Tehostetaan julkishallinnon yhteistyötä ja kumppanuutta kansalaisyhteiskunnan kanssa kansalaisvaikuttamisen sähköisessä kehittämisessä ja selkiytetään eri toimijoiden välistä työnjakoa 26. Kehitetään ja otetaan käyttöön uusia osallisuuden ja vaikuttamisen muotoja ja foorumeita 27. Kehitetään menettelytapoja ja virkamiesten osaamista kuulemisja vuorovaikutuskäytännöissä ja uusien työvälineiden hyödyntämisessä Hallinnon kehittämisosasto

24 IT-palvelumarkkinat - linjausehdotuksia 28. Avataan julkisen hallinnon markkinoita uusille toimijoille 29. Kannustetaan julkishallintoa tarkastelemaan hankinnoissaan laaja-alaisesti eri ratkaisuvaihtoehtoja 30. Kannustetaan julkishallintoa siihen, että ne jo hankintojen valmisteluvaiheessa selvittävät markkinoilla olevia ratkaisuja ja niiden suomia mahdollisuuksia 31. Hankintatapojen muutosta tuetaan koulutuksella ja suosituksin 32. Edistetään yhteisten toimialastandardien kehittymistä 33. Selvitetään elinkaarimallin soveltuvuutta Julkishallinnon IT-hankinnoissa Hallinnon kehittämisosasto

25 Välittömästi käynnistettäväksi ehdotetut hankkeet 1(2) 1. Kansallisten asiointiportaalien ja verkkopalvelukonseptin kehittämishanke Suomi.fi ja YritysSuomi.fi kehittäminen asiointitilin käyttöönotto 1. vaihe valmis Asiointitili vaihe Sähköisen asioinnin palvelukokonaisuuksien kehittämishanke toimintamallin kehittäminen VE 1: 1 pilottipalvelukokonaisuus, VE 2: 7 palvelukokonaisuutta esimerkiksi kansalaisten opetuksen, terveyden tai ikääntymisen palvelukokonaisuuksia toimintamalli 2010, palvelukokonaisuudet Perustietovarantojen käytön edistämishanke hinnoittelun uudistuminen, tiedon tuotannon ja jakelun uudelleenorganisointi ja perustietovarantojen tietojärjestelmien hyödyntämisen olennainen helpottuminen, tiedon käytön laajeneminen hinnoitteluperiaatteet 2010, organisoinnin uudistamisehdotus 2009 Hallinnon kehittämisosasto

26 Välittömästi käynnistettäväksi ehdotetut hankkeet 2(2) 4. JulkIT-hanke koko julkisen hallinnon, so. valtion, kuntien ja Kelan saumaton yhteistyö julkisten palvelujen kehittämisessä, käyttöönotossa ja ylläpitämisessä. keskitetty rahoitusmalli 2011, organisoituminen Julkisen hallinnon yhteentoimivuuslain valmistelu- sekä sähköisen asioinnin lainsäädännön kokonaistarkasteluhanke 1. vaihe: eri tahoilla tehtävien ratkaisujen yhteentoimivuuden ohjauksen vahvistaminen. 2. vaihe: lainsäädännön kokonaisuuden ja vastuusuhteiden selkiyttäminen 1.vaihe: Sähköisen osallistumisympäristön kehittämis- ja käyttöönottohanke kehitetään kansalaisten mahdollisuuksia osallistua ja vaikuttaa julkisen hallinnon päätöksentekoon ja hallinnon toimintaan. 1.vaihe vaihe2012. Hallinnon kehittämisosasto

27 SADe-hankkeen jatko Hallituksen iltakoulu 4.2. ja politiikkariihi Lausuntokierros -> Hallituksen kannanotto Tietoyhteiskuntakehityksen ja sähköisen asioinnin vauhdittaminen: kolme kokonaisuutta Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma liikkeelle helmikuu 2014 tavoitteena, että sähköinen asiointi on mahdollista kaikissa keskeisissä palveluissa vuoteen 2013 mennessä Lisäksi Arjen tietoyhteiskunnan neuvottelukunnan työ Hallinnon kehittämisosasto

28 Lisätietoja: Kiitos! Ville-Veikko Ahonen Marjukka Ala-Harja Silja Hiironniemi Hallinnon kehittämisosasto

29 Valtion IT-palvelukeskuksen (VIP) toiminta esittely Valtipalle Lasse Skog Valtion IT-palvelukeskus Valtiokonttori

30 Valtiokonttorin organisaatio Hallinnon ohjaus Rahoitus Vakuutus Valtion ITpalvelukeskus Pääjohtaja Johtoryhmä Henkilöstöpalvelut Sisäinen tarkastus Valtiokonttorin palvelukeskus Yhteiset toiminnot

31 VIP organisaatio 1.3. alkaen VIP Johto Karjalainen 1.4 alkaen Skog 1.4 asti VNTHY 30+5 henkilöä VYIT 22+5 henkilöä Kansalais- Palvelut 7 henkilöä Hallintoja tukipalvelut 7 henkilöä Tietoturvapalvelutryhmä Asiakaspalvelut Tuotantopalvelut Tietoliikennepalvelut Projektipalvelut Asiakkuudet Valda- ryhmä Vuoden 2009 lopussa 76 henkilöä, joista 8 Lappeenrannassa Perustietotekniikkaryhmä Integraatiopalvelutryhmä Tunnistuspalvelutryhmä Sähköiset palvelutryhmä

32 Uusia VIP:läisiä 1.3. alkaen Sukunimi Etunimi Tehtäväalue Mistä tullut Aalto Merja PT VKPK Heinonen Jukka Valda MaVi Kangaskoski Raimo PT Tiehallinto Knuutila Mika PT Tiehallinto Kokoi Kirsi PT Valtiokonttori Koski Antti Valda (osa-aik.) Lääninhallitus Koukkula Tuula Valda Valtiokonttori Kuparinen Teemu PT Stakes Likovuori Kari PT TEM Mäkinen Kimmo Sa TEM Palonen Jani PT Maanmittauslaitos Parkkonen Heli Valda Valtiokonttori Pitkänen Pirjo Valda Valtiokonttori Rousku Kimmo TT Stakes Stenman Sari Valda Tullihallitus Virtanen Mervi Tunnistuspalv. TEO

33 VIP:n toiminnan periaatteet > VIP tarjoaa asiakkailleen valtion yhteisiä sekä valtioneuvoston IT-palveluja toimien inhouse- periaatteella > Palveluita kehitetään ja laajennetaan suunnitelmallisesti ValtiIT- kärkihankkeitten tulosten ja olemassa olevien palveluiden pohjalta > Palvelut ovat sopimuspohjaisia ja maksullisia (OKA-hinta) > Toimintaa ohjataan ja kehitetään asiakastarpeiden ja konserniedun mukaisesti > VIP kehittyy nopeasti asiakastarpeisiin reagoivaksi valtion yhteiseksi IT-osaamiskeskukseksi, joka pääsääntöisesti ostaa palvelutuotannon markkinoilta yhteistyössä Hanselin kanssa > Asiakasvaikuttaminen on vahvasti huomioitu toimintatavassa > VIP mahdollistaa asiakkaan liittymisen helposti valtion yhteisiin IT-palveluihin 5

34 VIP palveluintegraattorina Asiakas ja VIP sopivat palveluista VIP vastaa asiakkaalle palveluista ASIAKAS ASIAKAS ASIAKAS ASIAKAS VIP hankkii palvelut pääosin IT-alan palveluyrityksiltä yhteistyössä Hanselin kanssa. Toimittaja tuottaa palvelun tai osan siitä TOIMITTAJA ASIAKAS ASIAKAS ASIAKAS ASIAKAS VIP TOIMITTAJA ASIAKAS ASIAKAS TOIMITTAJA ASIAKAS VIP on osaava IT-palvelutalo, joka tarjoaa sujuvaa ja laadukasta palvelua helpottamaan asiakkaan arkea. TOIMITTAJA

35 VIP:lle siirretyt hankkeet ja palvelut > Tuotannossa olevat palvelut Vetuma- palvelu, uudelleenkilpailutus Hilma siirtymässä TEM:ltä 1.9 (VIP 1.6 alk) VIPin konseptoitava ja resursoitava tietoturvapalveluiden rakentaminen, mukaan myös Vahti- ohjeiston rakentamistehtäviä, osallistumista varautumishankkeeseen > Jo siirretyt/heti siirrettävät ValtIT- hankkeet Integraatioratkaisu VY-verkko eli valtion yhteinen turvallinen tietoliikenneratkaisu Valda Virtu virkamiesten tunnistaminen/luottamusverkosto siirtymässä lähiaikoina, mukana tullee käyttövaltuushallintajärjestelmä Työryhmäjärjestelmä valtioneuvostolle suunnitteilla VNTHY:ssä -> valtiotasoinen

36 VIP:lle siirretyt hankkeet ja palvelut > 2009 aikana siirtyvät ValtIT- hankkeet Sähköisen asioinnin alustaratkaisu, esitutkimus tehty VM:ssä Asiointitili- hanke Osallistuminen julkaisujärjestelmä esitutkimukseen -> siirto ValtIT/Tietoturvapalveluiden rakentaminen Osallistuminen viestintäjärjestelmä- esitutkimukseen -> siirto Osallistuminen työasemajärjestelmä- esitutkimukseen -> siirto Julha- hakemistopalvelu mahdollisesti siirtymässä > Vuoden 2010 alusta siirrettäviä palveluita (VK:n sisäinen siirto) henkilöstön rekrytointipalvelu (HELI) tilaustenhallinta (TILHA) matkanhallinta (TRAVEL ASP) Laskujen sähköinen kierrätys ja arkistointipalvelu (Rondo) Palvelut tulevat virastoille maksulliseksi OKA-periaatteella

37 Kytkentäytimen ja hallintapalvelupisteen hankinta ValtIT: Kilpailullinen neuvottelumenettely keväällä 2009 VIP: Palvelun käynnistäminen syksyllä 2009 VIP: Ydin operatiivisesti uuden aluehallinnon käytössä

38 VALDA: vuodet > Suunnittelu- ja toteutusvaihe käynnistyy kaikkien osapuolten yhteisellä aloitusseminaarilla > Järjestelmään toteutetaan sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma ja asioidenhallinta (diaari) siten, että ne ovat käyttöön otettavissa syksyllä > Näillä toiminnoilla pystytään korvaamaan lääninhallituksissa nykyisin käytössä olevat palvelut. > Käytön aloittaa puolustushallinnon palvelukeskus. > aluehallintovirastot liittyvät järjestelmään. > mennessä toteutetaan ja otetaan käyttöön myös dokumenttien laatiminen ja niiden käsittely. > Käyttö laajenee > Kiinnostus palveluiden käyttöönottoon on laajaa. > VIP:n haaste kysyntään vastaaminen VIP/Toini Salmenkivi 10

39 VALDA versio 1 toteutusaikataulu Komponenttien toteutus Tehtävä viikko Käyttöliittymä Käyttöliittymäsuunnittelu (alkaa ) Dokumentointi eams Suunnittelu ja toteutus - käynnistys Integrointi asian- ja dokumentinhallintaan Rinnakkaisten rakenteiden eams-toiminnallisuus Asioidenhallinta Suunnittelu ja toteutus 1 virasto - käynnistys (I vaihe) Monivirastototeutus- käynnistys (I vaihe) Aiheiden ja dokumenttienhallinta Suunnittelu ja toteutus - käynnistys Integrointi komponenttien välillä Komponenttikirjasto Arkkitehtuurin kuvaaminen Komponenttitoteuttajien ohjeistus Hallinnan suunnittelu ja valmistelu Komponenttikirjaston kokoaminen pilottiin Pilotointi Pilotointi, 1 virasto Pilotointi, monta virastoa Tuotannon valmistelu Komponenttien täsmennys pilotin perusteella Dokumentointi Tuotantoversion paketointi - komponenttikirjasto Komponentit tuotantovalmiit Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi Helmi Maalis Hu VIP/Toini Salmenkivi 11

40 Integraatioratkaisun perustamisen aikataulu Hankinnat Käyttöönottoprojektin valmistelu Integraatioalustan ja palvelun suunnittelu Integraatioalustan käyttöönotto Pilotointi Tuotantoon siirto Tuotantokäyttö alkaa

41 Kiitos mielenkiinnosta! Lasse Skog Valtion IT-palvelukeskus Valtiokonttori

42 1 Kieku-tietojärjestelmähanke Valtipa-yhteistyöryhmän kokous

43 2 Kieku-tietojärjestelmän toteutus ja käyttöönotto

44 Käsitteistö 3 Kieku- tietojärjestelmä = Valtion talous- ja henkilostöhallinnon yhteinen tietojärjestelmä = Valtiokonttorin toteuttama Sap- ja Logica-tuotteisiin sekä käyttöpalveluihin perustuva kokonaisuus Kieku-tietojärjestelmähanke = Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon yhteinen tietojärjestelmähanke, sisältää toimintatapojen ja tietorakenteiden yhtenäistämistä VM:n Kieku-ohry = Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon yhteisen tietojärjestelmähankkeen toteuttamisvaiheen ohjausryhmä = VM:n asettama, ohjaa hanketta, vastaa strategisista linjauksista, yhteisten hyötyjen esiin nostamisesta ja konserninäkemyksestä VK:n Kieku-ohry = Valtiokonttorivetoinen, toimittajan (Logica) ja tilaajan (Valtiokonttori) yhteinen ohjausryhmä, hankkeen käytännön toteutustyön ohjaaminen

45 Kohti yhteistä toimintamallia 4 Talous- ja henkilöstöhallinnon yhteiset tavat toimia Yhteinen toimintamalli Yhteiset tietojärjestelmät Yhteiset prosessit ja toimintatavat Harmonisoidut tietorakenteet ja - luokittelut Virka A Virka B Virka C Tili 1 Tili 2 SAP/Logica (=Kiekutietojärjestelmä) Muut yhteiset järjestelmät (Rondo, Travel, Tilha jne.) Tomas Forsström

46 Mikä on yhteinen toimintamalli? 5 Yhteiset prosessit -> yhteinen tapa toimia (määritellyillä osa-alueilla) palvelusopimusten yhtenäistäminen työnjaon ja roolitusten yhtenäistäminen Tiedon yhtenäistäminen -> tiedon harmonisointi (määritellyin osin) yhteiset tietorakenteet (esim. taloushallinnon seurantakohderakenne ja luokittelut) yhteiset tietosisällöt (esim. yhteiset koodistot)

47 Miksi yhteinen toimintamalli tarvitaan? 6 Yhteinen tapa toimia mahdollistaa uusien ominaisuuksien/toimintatapojen nopeamman käyttöönoton (prosessikehitys ja -automaatio) Tietorakenteiden yhtenäistäminen tarjoaa uusia mahdollisuuksia yhteisten raporttipohjien sekä liittymien hyödyntämisessä Yhteinen tapa toimia helpottaa ongelmatilanteiden selvittämistä sekä mahdollistaa keskitetyt tuki- ja ylläpitopalvelut Yhtenäinen toimintatapa tukee virastoja toiminnan, henkilöstön osaamisen ja tuottavuuden kehittämisessä

48 Henkilöstöhallinnon prosessien keskeiset muutokset 7 Hallinnolliset henkilöstöhallinnon prosessit Tavoitetilassa tietojen siirtyminen virastosta palvelukeskukseen tapahtuu sähköisesti, ei paperilla Tavoitetilassa itsepalvelutoiminnallisuuden merkitys kasvaa Tietojen siirtyminen sähköisesti eri toimijoiden välillä Palkanlaskentaan lisäautomatisointeja Uusia toiminnallisuuksia johtamisen henkilöstöhallinnon prosesseihin Osaamisen hallintaan sähköinen järjestelmätuki Tulos- ja kehityskeskustelujen käymiseen sähköinen järjestelmätuki

49 Taloushallinnon prosessien keskeiset muutokset 8 Palvelusopimukset Sovitaan yhtenäinen työnjako palvelukeskusten ja asiakasvirastojen välillä. Tämä saattaa poiketa nykyisistä käytännöistä ja sopimuksista Käytäntöerojen harmonisointi Taloushallinnon yhteisen järjestelmäratkaisun käyttöönoton yhteydessä (mahdollisesti esim. korkolaskutuksen toteutus) Uusien työtehtäväroolien muodostuminen Tavoitetilan prosessien käyttöönotto luo tarvetta uudenlaisille rooleille sekä palvelukeskuksissa että virastoissa

50 Kieku-tietojärjestelmähankkeen tavoitteista 9 Hankkeen asettamisasiakirjan mukaisesti hankkeen tavoite on toteuttaa Valtiokonttorin tehtäväksi annettu valtion yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmän (=Kiekutietojärjestelmä) toteutus ja käyttöönotto valtiovarainministeriön asettaman ohjausryhmän linjausten mukaisesti. Kieku-tietojärjestelmähankkeen tavoitteena on, että palvelukeskukset ja niiden asiakasvirastot käyttävät määriteltyjen palveluiden tuottamiseen yhteisiä tietojärjestelmiä yhtenäisin toimintaprosessein. Hankitun Kieku-tietojärjestelmän tulee tukea palvelukeskusmallia, yksinkertaistettuja prosesseja sekä tiedon harmonisointia.

51 Kieku-tietojärjestelmähankkeen organisaatio - toteutusvaihe 10 Omistus ja ohjaus Ulkoinen laadunvarmistus VM:n Kieku-ohjausryhmä VK:n Kieku-ohjausryhmä Sopimusohjaus Johtaminen Muutosjohtaminen Taloushallinnon Henkilöstöhallinnon Referenssiryhmä Referenssiryhmä Hankejohto Laadunhallinta PMO Kieku-tietojärjestelmän toteutusprojekti Konversio- ja liittymäprojekti Käyttöpalvelu/ tekniikka Tuki ja ylläpito Käyttöönottoprojekti Taloushallinto Henkilöstöhallinto Kontrollit ja tietoturva Tietotekniikka/ arkkitehtuuri Osaamisenhallinnan käyttöönotto Raportointi Konversiotehdas Liittymätehdas Vaatimustenhallinta ja testaus Muutosvaikutukset ja koulutus Toteutus Järjestelmäkokonaisuuden tuki ja ylläpito Ensimmäisen käyttöönottoerän käyttöönotto Päävastuu tilaajalla, osavastuita toimittajalla Vastuut tilaaja/toimittaja osakokonaisuuksittain

52 Kieku-tietojärjestelmäkokonaisuus Taloushallinto Henkilöstöhallinto 11 Kirjanpito (SAP) Sisäinen laskenta (SAP) Netra Yhteisrekisterit (SAP/LOGICA) Palvelussuhteen hallinta (SAP/ LOGICA) Palkkausja palkitseminen (SAP/ LOGICA Käyttöomaisuuskirjanpito (SAP) Käteiskassa ja kassanhallinta Tilaustenhallinta Sähköinen kierrätys ja arkistointi Rekrytointi (Heli) Osaamisen hallinta (SAP) Tulojen käsitteleminen (SAP) Menojen maksaminen (SAP) Keskuskirjanpito (KKP) Matkahallinta Tahti Itsepalvelutoiminnallisuus (SAP) Integraatioratkaisu (SAP NetWeaver) vihreä = Kieku-hankinnassa mukana olleet osa-alueet keltainen = Ei mukana Kieku-hankinnassa, mutta näiden valmistelutyö on aloitettu punainen = Ei mukana Kieku-hankinnassa eikä valmistelutyötä ole aloitettu harmaa = Olemassa olevia järjestelmäpalveluita, jotka eivät olleet mukana Kieku-hankinnassa, mutta ovat osa yhteistä tietojärjestelmäkokonaisuutta

53 Hankkeen vaiheistus kk 12 kk x + 24 kk 24 kk Vaihe 1 (25%) Vaihe IA Vaihe IB x Vaihe 2 (55% + 20%) Vaihe IIA Vaihe IIA

54 Vaiheen 1 projektointi ja aikataulu Kuuluu vaiheeseen 1 Ei kuuluu vaiheeseen 1 Tarkentuu myöhemmin kk 12 kk kk 24 kk Vaihe 1 (25%) Vaihe 2 (55% + 20%) Kieku-tietojärjestelmähankkeen toteutusprojekti 2kk V1 KO:t Osaamisenhallinnan KO:t V2 KO:t Konversio- ja liittymäprojekti Käyttöpalveluprojekti Tuki ja ylläpitoprojekti Tuki ja ylläpito

55 Vaiheen 1 A toteutuksen päävaiheet kk Vaihe 1 A Valmistelu Analyysi Määrittely Toteutus Hyväksymi stestaus Käyttöönotto Kelpu utus Testaus Koulutus

56 Vaiheistettu käyttöönotto 15 Vaiheittaisilla käyttöönotoilla pyritään pienentämään suuren kokonaisuuden kerrallakäyttöön sisältyvää riskiä Vaihe 1: kesto kk Vaihe 1 a: käyttöönotot kolmessa virastossa (VK, RVL ja Suomen Akatemia) ja niille palveluja tuottavissa palvelukeskuksissa => käyttöönotot v loppupuolella Vaihe 1 b: käyttöönotot SM:n hallinnonalalla v Vaihe 2: käyttöönotot muissa virastoissa v alkaen; käyttöönottostrategian laadinta ollaan aloittamassa

57 16 Talous- ja henkilöstöhallinnon Kieku-tietojärjestelmä miten hanke viedään läpi

58 Miten hanke viedään läpi 17 Lähtökohdat kunnossa Toteuttava organisaatio ja selkeät roolit Päätöksenteko ja laaja hyväksyttäminen Vaiheistus Ulkopuolinen näkemys asioihin

59 Lähtökohdat kunnossa 18 Tausta ja tavoite hankkeelle Työn pohja Kieku-ohjelmassa Huolellinen valmistelu Taustalla Yhteinen ratkaisu hanke, jonka projektit Yhteisen ratkaisun valmistelu ja HANKI päättyneet Hankesuunnitelma osana hankintasopimusta, projektisuunnitelmat sen perusteella Riittävät henkilö- ja raharesurssit Valtiokonttorin linjaorganisaatioon perustettu toimintayksikkö, jonka tehtävänä on tietojärjestelmähankkeen toteuttaminen => OTO resurssien minimointi hankkeen ytimessä työskentelevien osalta Toimiminen valtuuden puitteissa => rahoituksen pitkä aikajänne Hanketyöskentelyn pelisäännöt selkeät Hankekäsikirja hankkeessa toimimisen pelisääntöjen kirkastamiseksi ja yhteisiksi käytännöiksi Hankkeen käsitteistön luominen

60 Hanketta toteuttava organisaatio 19 Omistus ja ohjaus Ulkoinen laadunvarmistus VM:n Kieku-ohjausryhmä VK:n Kieku-ohjausryhmä Sopimusohjaus Johtaminen Muutosjohtaminen Taloushallinnon Henkilöstöhallinnon Referenssiryhmä Referenssiryhmä Hankejohto Laadunhallinta PMO Kieku-tietojärjestelmän toteutusprojekti Konversio- ja liittymäprojekti Käyttöpalvelu/ tekniikka Tuki ja ylläpito Käyttöönottoprojekti Taloushallinto Henkilöstöhallinto Kontrollit ja tietoturva Tietotekniikka/ arkkitehtuuri Osaamisenhallinnan käyttöönotto Raportointi Konversiotehdas Liittymätehdas Vaatimustenhallinta ja testaus Muutosvaikutukset ja koulutus Toteutus Järjestelmäkokonaisuuden tuki ja ylläpito Ensimmäisen käyttöönottoerän käyttöönotto Päävastuu tilaajalla, osavastuita toimittajalla Vastuut tilaaja/toimittaja osakokonaisuuksittain

61 Päätöksenteko ja laaja hyväksyttäminen 20 Hankkeen sisäinen raportointi Säännöllinen viikkosykli; alhaalta ylös Tilannekuva hankkeesta Avointen asioiden ja riskien nostaminen päätöksentekoon Menettelyt muutoshallintaan Prosessi ja vastuutus, budjettirajat Päätöksentekomekanismit Linjaorganisaatio vs. hanke VM vs. VK Referenssiryhmät, katselmoinnit, verkostoituminen Laajan hyväksyttävyyden varmistamiseksi

62 Vaiheistus 21 Vaiheittaisilla käyttöönotoilla pyritään pienentämään suuren kokonaisuuden kerrallakäyttöön sisältyvää riskiä ja hyödyntämään hankkeessa opittua mahdollisimman tehokkaalla tavalla Vaihe 1: kesto kk Vaihe 1 a: käyttöönotot kolmessa virastossa ja niille palveluja tuottavissa palvelukeskuksissa => käyttöönotot v loppupuolella Vaihe 1 b: käyttöönotot koko SM:n hallinnonalalle v Vaihe 2: käyttöönotot muissa virastoissa v alkaen; käyttöönottostrategian laadinta alkamassa Vaihe 3: käyttöönotot lopuissa virastoissa, joiden ajankohdasta sovitaan erikseen

63 Kieku-tietojärjestelmähankkeen vaiheistus ja aikataulu kk 12 kk 24 kk Vaihe 1 Vaihe 2 V3 Kieku-tietojärjestelmähankkeen toteutus (pilottikäyttöönotto ja kelpuutus) 2kk V2 toteutus V3 V1 KO:t V2 KO:t Konversiot Osaamisenhallinnan KO Konversiot V2 KO:t Liittymät Käyttöpalveluprojekti Tuki ja ylläpitoprojekti Liittymät V2 KO:t V2 KO:t Tuki ja ylläpito

64 Ulkopuolinen näkemys asioihin 23 Ulkoinen laadunvarmistus Tietoturva auditointi Hankehallinnan dokumentaatio parhaillaan arvioitavana Auditoinnin järjestelmäkokonaisuutta koskevat havainnot, joita seurataan Sidosryhmäanalyysissä tunnistetut organisaatiot, joilla konserniroolia