Intran uudet tuulet 3/3. Teams intranettina Katja Jokisalo

Transkriptio

1 Intran uudet tuulet 3/3 Teams intranettina Katja Jokisalo

2 Sulava & Katja MCT MCITP MCPD MCSA Senior Sulava 10 vuotta SharePoint Intrat O365 Ryhmätyö #O365FI katja.jokisalo@sulava.com

3 Teams intranettina? Webinaarisarjan kolmannessa osassa mukaan kaapataan kaikkien lempilapsi Teams-palvelu. Teams on superalusta, joka kaappaa ryhmätyön, keskustelun ja dokumenttien lisäksi myös pikaviestinnän ja etäneuvottelut omakseen. Mutta meneekö intrakin kokonaan Teamsiin? It depends! Tule mukaan webinaariin kuulemaan, mitä Teams intranet-alustana konkreettisesti tarkoittaa, millaisia hyötyjä Team-pohjaisesta intrasta on ja mitä sudenkuoppia kannattaa välttää. Näytämme demoissa esimerkkejä intranetin sisällöistä ja toiminnoista sekä kokonaan Teams-pohjaisena että kahden käyttöliittymän mallina jolloin intraa voi käyttää sujuvasti joko SharePointin tai Teamsin kautta.

4 Mikä se on se intra ylipäänsä? Mistä puhutaan tänään? Miksi ja mitä on Teams-intra? Käytäntöä ja kokemuksia, hyvät ja pahat?

5 Mikä se on se intra? Sähköinen työpöytä Viestinnällinen intranet Sosiaalinen intranet Liiketoimintasovellukset

6

7 Intran kolme pääroolia Työn tuki Yhteiset ohjeet, mallit, pohjat, prosessikuvaukset tiedot ja materiaalit, joita tarvitset työssäsi ja työsuhteessa. Intra on työn tukipalvelu. Sisäinen viestintä & verkosto Uutiset, päivitykset, tapahtumat, keskustelut, kollegat, blogit ketä me ollaan ja mitä meillä tapahtuu. Intra muodostaa yhteisön. Osa työympäristöä Tiimit, työryhmät, projektit, tehtävät, sovellukset, linkit, raportit, lomakkeet, työnkulut, prosessit. Intrassa tehdään työtä.

8 1) Azure AD:hen lisätään vastaava oikeusryhmä 2) ryhmälle provisioidaan O365 Groups palvelut 3) ryhmään kytketään Teamspalvelu Mitä tapahtuu, kun luon tiimin? sähköposti jakelulista keskustelunäkymä kalenteri ajanvaraus viestinnällinen sivusto moderni team site tiedostokirjasto muistikirja tehtävänhallinta videopalvelut raportointi ryhmätyön hubi keskustelut wiki

9 Teamsin sisältöjen sijainnit hups, PowerBI unohtui Teams-sovelluksella on oma sisältökanta, jonne ryhmä- ja yksilökeskustelut tallentuvat (EMEA-tenanteilla Irlanti / Hollanti). Teams-ryhmään liittyy aina moderni SharePointin tiimisivusto. SharePointin alta löytyviä sisältöjä ovat tietysti tiimin tiedostot ja muistikirja, mutta myös Teams-wiki ja kanavaan lähetetyt sähköpostiviestit. Exchange-alustalla majailevat Teams-ryhmään liittyvä yhteinen jaettu sähköpostilaatikko ja kalenteri. Exchange tallentaa myös kopiot ryhmäkeskusteluista ja henkilökohtaisista pikaviesteistä. OneDrive nappaa ne tiedostot, jotka jaetaan yksityiskeskusteluissa. Koska näille ei ole ryhmän sivuston kirjastoa tarjolla, ne tallentuvat jakavan käyttäjän omaan OneDriveen. Jokaisella tiimillä on Stream-palvelussa oma ryhmä videoiden tallentamiseen ja jakoon. Jatkossa (Q2/18) tiimin videoneuvottelut tallentuvat Stream-palveluun. Tehtävänhallintaan jokaiselle tiimille tulee Planner-sovellukseen oma ryhmä. Tehtävätiedot sijaitsevat Plannerin kannoissa eivätkä ole vielä kovin hyvin kontrolloitavissa (seuranta, arkistointi jne). Tiimin identiteetti ja jäsenyydet hallinnoidaan tuttuun tapaan Azure AD -palvelussa. Kukin tiimi on Officetyyppinen oikeusryhmä.

10 Teams-palvelun roolit tietotyöympäristössä Ydin: ryhmätyö Palvelualusta Teams tarjoaa toimintoja, joita ei ole saatavilla muissa palveluissa: ryhmäkeskustelut pysyvät pikaviestikeskustelut wiki (SfB siirtyvät) Sähköinen työpöytä Teams mahdollistaa ulkoisten palvelujen kokoamisen tarjolle samaan käyttöliittymään. Teams tarjoaa helpon tavan laajentaa muiden palvelujen alkuperäistä toiminnallisuutta. Käyttöliittymä muihin palveluihin Teamsin kautta voi tehdä lukuisia sellaisia toimintoja, joiden kotipesä (sisältö ja alkuperäinen käyttöliittymä) on toisessa palvelussa Työn hubi Teams kokoaa yhteen paikkaan eri sijainteihin ja palveluihin hajaantuneet työt

11 1) All-in Intran ensisijainen tai jopa ainoa käyttöliittymä on Teams Teams-intran tyypit 2) Monikanavaintra Intran sisältöjä ja toimintoja tuodaan tarjolle myös Teams-käyttöliittymään

12 Mistä Teams-intra muodostuu? Intra voi muodostua yhdestä tai useammasta tiimistä vrt. päänavin täpät. Tärkein tapa tuoda sivut ja sovellukset Teamsin sisään Työn tueksi pistemäiset botit, valmiit (Who) ja omat. 1 Tiimit 2 3 Välilehdet 4 5 Botit 6 Kanavat Yhdistimet Yhteiset käytännöt Keskustelun ja tiedostojen hajauttaminen aiheittain tiimin sisällä Sisällön tuonti automaattisesti näkyville kanavan syötteeseen; esim. ulkoiset uutiset, twiitit, CRM-syötteet Teamsissa jokainen on sisällöntuottaja. Pitää sopia yhdessä, miten toimitaan.

13 Demot!

14 Tiimin työskentely Sisällöntuotanto Tiimin työn julkaisu Viestintäsivusto Intranet Dokumentinhallinta

15 Intra Teamsissa? Hyvät ja pahat Tavoittaa käyttäjät hienosti! - varsinkin, jos työ on Teamsissa Sisällön kuratointi! Kuka moderoi, kenen on oikea ohjeistus? Mobiili-, selain- ja työpöytäsovellus, kaikki toimii liikkuvalle bueno Miten sisältö löytyy? Virta on vilkas huomioi infoähky, raekoko eli tärkeiden erottuminen Laajentuu ja kehittyy hillittömällä vauhdilla, MS visio vahva Julkaisuominaisuuksien, sivujen ja navin käyttö ja tuotto vielä kankeaa

16 Missä on intran tulevaisuus? Intra on siellä missä sinäkin Tällä hetkellä intra on paikka, jonne erikseen mennään. Jatkossa intra on työn kontekstissa ja aina saatavilla Esim. Teams-välilehdet ja liittimet, chatbotin käynnistys koneelta, kännykkä Keinoäly personoi Personointi siirtyy käyttäjän valinnoista Microsoft Graphin käsiin Haut, uutiset, sivustot = sinulle suositellut Jokaisella oma intrakupla eli intra näyttää erilaiselta eri ihmisille Sisällöntuotanto joukkoistuu ja automatisoituu Parviäly tukemaan tai jopa tuottamaan sisältöä manuaalinen ja automaattinen Haaste kuratointia tarvitkaan Automatiikkapäivitykset yleistyvät (monikanavaisuus) Navigoinnin rooli pienenee Ei enää vain yksi informaatioarkkitehtuuri ts. polku josta tieto löytyy Useat tavat tietoon / ehdottava / ohjaava / hakupohjainen Microsoft 365 win-näppäin, Bing for Business

17 #O365FI