INTRANETIN JA TYÖTILAPALVELUN UUDISTAMINEN OSANA OFFICE PROJEKTIA. Office 365 käyttöönotto

Transkriptio

1 INTRANETIN JA TYÖTILAPALVELUN UUDISTAMINEN OSANA OFFICE PROJEKTIA Asia, tietohallintopäällikkö Anne Holopainen Office 365 käyttöönotto Kehyskunnilla on hallinnossa käytössään Microsoft Office - toimistojärjestelmä omana seudullisena ns. On premise -ratkaisuna Tiedon konesalistaan ja työasemapalveluiden osana toimittamana palveluna. Office-järjestelmäympäristö on saatavana myös pilvipalveluna Office 365 nimisenä palvelupakettina. Tampereen seudun kouluissa ja opettajilla Office 365 on ollut käytössään jo parisen vuotta. Office 365 on Microsoftin konesaleista tuotettu palvelu, joka tarjoaa palveluna kaiken sen, mitä organisaatiot tarvitsevat nykyaikaisen tietotyön mahdollistamiseen. Tampere ja kehyskunnat ovat solmineet Perustietotekniikka- ja integraatiopalveluiden toimittamisesta sopimuksen Tieto Oy: n kanssa. Sopimuksen optiopalveluna ovat Office 365-palvelut, jotka Tampere ja kehyskunnat ovat nyt ottamassa käyttöön. Pilottikuntina toimivat Nokian kaupunki sekä Ylöjärven kaupunki. Pilotit toteutetaan vuoden 2017 aikana. Microsoftin Office-järjestelmien kehitys painottuu jatkossa yhä enemmän juuri Office 365 -pilvipalveluihin. Näillä palveluilla tarkoitetaan ns. perustyökaluja (Outlook, Word, Excel jne.) sekä esimerkiksi tiedostontallennukseen ja jakamiseen tarkoitettua OneDrivea, työtilapalvelu SharePointia, sekä tiimityövälineitä kuten Yammeria ja Teams-keskustelualustaa. Hyötyjä tiivistettynä: - Palvelukustannus siirryttäessä Office 365 -palveluihin on hieman edullisempi kuin perinteinen malli palvelutoimittajan konesalista ja työasemapalveluiden osana - Office 365 -tarjoaa monipuolisemmat palvelut työskentelyyn mistä tahansa eri laitteille optimoiduilla tutuilla Office-sovelluksilla ja enemmän vastinetta Officeen käytetylle rahalle - Työntekijä voi työskennellä erilaisilla laitteilla. Pilvessä olevat tiedostot ja dokumentit ovat aina saatavilla ja luettavissa laitteesta riippumatta. - Office 365 tuo käyttäjäkokemukseen parannuksia (esim. modernimmat käyttöliittymät, helpompi tiedostojen jakaminen, parempi mobiilikäyttö) - Perustietotekniikkakumppanien vaihto on jatkossa yksinkertaisempaa, koska palvelut tuotetaan pilvipalveluina. - Raskaita versiovaihtoprojekteja ei enää tarvita, palvelut kehittyvät jatkuvasti ja uudet ominaisuudet ovat heti käytössä.

2 Tieto Oy:n toimittaman Office 365 käyttöönottoprojektin kustannukset Nokian kaupungille ovat sisältäen seuraavat osiot: - Sharepoint, O365 suunnittelu ja käyttöönotto - Yammer, O365 suunnittelu ja käyttöönotto - OneDrive for Business, O365 suunnittelu ja käyttöönotto - Hakemistopalvelun (AAD Connect) suunnittelu ja käyttöönotto - Projektinhallinta - Loppukäyttäjäkoulutus Office365 palveluiden käyttöönotolle on laadittu projektisuunnitelma aikatauluineen. Intranet uudistus Nokian ja Ylöjärven kaupungit ovat uudistamassa intranetratkaisunsa vuoden 2017 aikana. Nokian kaupungin intranet on tällä hetkellä Sharepoint on premise- palveluratkaisu. Palvelua tuotetaan tarkoitukseen varatuilta palvelimilta Tiedon konesalista. Osana O365 projektia otetaan käyttöön Sharepoint pilvipalveluna, jolloin muodostuu luonnollinen hetki tarkastella myös Nokian kaupungin sisäisen viestinnän pääkanavan eli intranetin uudistusta. Intranetin kehitysideoita kerättiin keväällä 2017 henkilöstöltä. Tarkasteluvaiheessa on selvitetty eri alustavaihtoehtoja. Vaihtoehtoja on periaatteessa kaksi: Microsoftin Sharepoint-ratkaisuun perustuva intranet tai jokin erillinen julkaisujärjestelmä, joita on markkinoilla useita. SharePoint-vaihtoehtoa puoltaa sen asema tietynlaisena standardiratkaisuna sekä se, että se on osa laajempaa tuotekokonaisuutta, jota on jo myös käytetty Nokian kaupungilla. SharePoint-ratkaisu mahdollistaa myös koulujen henkilökunnan helpon pääsyn intranettiin jatkossa, mikä on Nokialla yksi keskeisistä toiveista intranetin suhteen. Ylöjärven ja Nokian kaupungit ovat pyytäneet Tiedolta, kaupunkiseudun perustietotekniikkapalveluiden toimittajalta, tarjousta viestinnällisen intranetin toteuttamisesta osana kuntien ja Tiedon sopimusta sekä kehyskuntien Office 365 -projektia. Tiedon Ylöjärvelle ja Nokialle tarjoama ratkaisu perustuu yrityksen Intranet in a box -ratkaisukiihdyttimeen, jonka taustalla on Tiedon yli 10 vuoden kokemus SharePoint-pohjaisista intranettoteutuksista. Tarjous on annettu kaupungeille yhteisenä. Tämä mahdollistaa kustannustehokkaan toteutuksen sekä Tiedon että kaupunkien näkökulmasta. Intranetit toteutetaan teknisesti samanlaisina mutta kaupunkien omalla ilmeellä.

3 Tarjouksen kokonaissumma on ,20 euroa ja se jaetaan tasan Ylöjärven ja Nokian kesken. Nokian kaupungin kustannukset ovat alustan asennuksen - kuntakohtaisen visuaalisen ilmeen - perustoteutuksen kommenttikierroksineen - koulutuksen - julkaisun - projektinhallinnan - matkakustannukset arvioidusti Mahdollisten lisätöiden tuntihinnat määräytyvät kuntien ja Tiedon välisen perussopimuksen mukaan. Intranetin omistajuus siirtyy julkaisun jälkeen Ylöjärven ja Nokian kaupungeille, ja nämä voivat jatkossa kehittää intranet-ratkaisujaan myös muiden kaupallisten toimijoiden kanssa. Intranetin toteuttamiselle laaditaan projektisuunnitelma, joka koordinoidaan Office 365 -projektin kanssa. Tavoitteena on julkaista uusi intranet vuoden 2018 alussa. Työtilapalvelun siirto seudulliseen Virta-työtilapalveluun Nokian kaupunki käyttää työtilaratkaisuna Sharepoint Satamapalvelua. Aikaisemmin samaa palvelua käyttivät myös muut kehyskunnat (HKY, KLA, LEM, ORI, PIR, VES ja YLO). Muut kehyskunnat siirtyivät käyttämään Tampereen kaupungin kanssa yhteistä Virta-työtilapalvelua vuonna Osana O365 palvelun sekä intranetin käyttöönottoa Nokian kaupungin työtilapalvelu siirretään seudulliseen Virta-palveluun. Työtilapalvelu-uudistukselle laaditaan projektisuunnitelma, joka koordinoidaan Office 365- ja intranet -projektin kanssa. Kustannusarvio omasta työstä noin Kokonaisuuden projektointi Nokian kaupunki ostaa Sofigate Oy:ltä projektipäällikön koordinoimaan yllä projektikokonaisuutta. Projektipäällikön tehtävänä on toimia Nokian kaupungin pilottiprojektin projektipäällikkönä n. 20 % työpanoksella (noin 1 henkilötyöpäivää per viikko) vuoden 2017 loppuun asti. Arvioitu kokonaistyömäärä koko projektin ajalle on noin 20 henkilötyöpäivää. Kokonaiskustannuksen ollessa noin Projektipäällikön tehtävät seudullisessa O365- käyttöönottoprojektissa Nokian kaupungin edustajana ovat:

4 - aikataulutus - kustannushallinta - Nokian kaupungin sisäisen työn koordinointi - toimittajayhteydet - projektista raportointi - koulutussuunnittelu ja mahdollisesti koulutustehtävät - muut projektinhallintaan liittyvät työt - mahdolliset muut Nokian kaupungin osoittamat tietohallinnon tehtävät toimeksiannon aikana Kustannukset yhteensä - O365 projekti ja koulutukset Intranet-päivitys Projektipäällikkö Yhteensä Lisäksi arvio omasta työpanoksesta Satamasta Virtaan Kaupungin johtoryhmä on käsitellyt asiaa kokouksessaan Uudistamisesta aiheutuviin kustannuksiin on varauduttu vuoden 2017 talousarviossa. Päätös Allekirjoitus ja virka-asema Päätös: Päätän hankkia O365 käyttöönoton sekä intranet ja työtilapalvelun uudistamisen kokonaisratkaisun. Uudistuksesta aiheutuvat kustannukset katetaan kustannuspaikalta 1414 Tietohallinto Mikko Koskela Talousjohtaja Muutoksenhaku hankinta-asioissa Muutoksenhaku liitteen mukaisesti. Tiedoksiantotapa ja päivämäärä Tämä päätös on asetettu yleisesti nähtäville kaupungin verkkosivuille: Tämä päätös on annettu asianosaiselle tiedoksi: [ ] [ ] sähköisesti henkilökohtaisesti

5 [ ] postitse Tiedoksiantajan allekirjoitus Jakelu Liite Kaupunginhallitus, kirjaamo, tietohallintopäällikkö, henkilöstöpäällikkö Oikaisuvaatimusohje

6 OIKAISUVAATIMUSOHJE Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa tehtyyn hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi tehdä hankintayksikölle julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä) 133 :ssä tarkoitetun hankintaoikaisun tai kuntalain 134 :ssä tarkoitetun oikaisuvaatimuksen. Oikaisua koskevan vaatimuksen voi tehdä tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen). Kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen voi lisäksi tehdä kunnan jäsen. Määräaika oikaisua koskevien vaatimusten tekemiselle Oikaisua on vaadittava 14 päivän kuluessa siitä, kun oikaisuvaatimuksen tekijä on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä oikaisuvaatimusohjeineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Vaatimus on esitettävä määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi oikaisuvaatimuksen tehdä ennen viraston aukioloajan päättymistä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Tiedoksianto Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä liitteineen sinä päivänä sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin. Jos päätös liitteineen annetaan tiedoksi tavallisena kirjeenä, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei asianosainen näytä saaneen tiedon myöhemmin. Mikäli käytetään todisteellista tiedoksiantotapaa, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Hankintaoikaisun ja oikaisuvaatimuksen sisältö: Hankintaoikaisusta ja oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimuksesta on käytävä ilmi oikaisua vaativat nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole hankintayksiön hallussa. Toimitusosoite Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintayksikölle.

7 Hankintayksikön yhteystiedot: Nokian kaupunginhallitus Postiosoite: PL 2, Nokia Käyntiosoite: Harjukatu 23, Nokia Puh. (03) (vaihde) Fax. (03) sähköposti: