LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 1 (41) Luottamuksellinen. DNA Toimistoviestintä 365 loppukäyttäjälle

Transkriptio

1 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 1 (41) DNA Toimistoviestintä 365 loppukäyttäjälle DNA

2 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 2 (41) Sisällys 1 Kirjautuminen Kielen valinta Outlook Web App Käytön aloittaminen Yleiskuvaus Ilmoitukset, siirtyminen ja asetukset Uuden sähköpostin luominen Sähköpostin avaaminen erillisessä ikkunassa Luonnosten käsitteleminen Kansioluettelo Hakusuodattimet ja valmiit suodattimet Viestiluettelo Lukuruutu Kalenteri Kuukausinäkymä Henkilöt Tehtävät OneDrive for Business Selaimen kautta tapahtuva tiedostojen hallinta Tiedoston vieminen pilveen Tiedoston luominen Tiedoston jakaminen Synkronointi omalle koneelle Tiedostojen hallinnointi omalla koneella Office Asennus Outlook Konfigurointi Toiminnot Sähköposti Kalenteri Tehtävät Word Excel PowerPoint OneNote Lync Konfigurointi... 38

3 7.7.2 Yleisohjeet LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 3 (41) Ääni Video Online kokoukset, kutsun luominen, liittyminen Ruudun jakaminen Mobiili Yammer Viestin jakaminen... 41

4 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 4 (41) 1 Kirjautuminen Kirjautuminen Office 365 palveluun tapahtuu osoitteessa Kirjautumisen jälkeen käyttäjä ohjataan Office 365 etusivulle. Etusivun vasemmasta ylänurkasta voidaan valita avattava sovellus

5 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 5 (41)

6 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 6 (41) 1.1 Kielen valinta Office 365 palveluun voidaan asettaa halutun kieliseksi. Asetukset löytyvät suoraan etusivulta, kohdasta Change Language tai vaihtoehtoisesti henkilökohtaisten Office 365 asetuksien kautta. Valitse kieliasetuksista haluttu kieli ja tallenna tiedot

7 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 7 (41) 2 Outlook Web App 2.1 Käytön aloittaminen Tässä ohjeessa esitellään sähköpostin, kalenterin ja yhteystietojen perusteet Outlook Web App -sovelluksessa. Kun tarkistat sähköpostisi, kalenterisi tai yhteystietosi selaimessasi, käytät Outlook Web Appia. Avaa Outlook Web App valitsemalla Office 365 App Launcherista Outlook 2.2 Yleiskuvaus 1. Uusi viesti. Luo uusi sähköposti napsauttamalla kuvaketta uusi.

8 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 8 (41) 2. Kansiot. Kansioluettelo sisältää postilaatikon kansiot ja Suosikit. Se voi sisältää myös muita kansioita, kuten arkistokansioita. Voit kutistaa tämän ruudun napsauttamalla yläreunassa olevaa kansiokuvaketta. Voit laajentaa ja kutistaa näkymän kansioita napsauttamalla kansion nimien vieressä olevia kolmiokuvakkeita. 3. Valittuna olevan kansion sähköpostit. Luettelonäkymän kussakin merkinnässä on lisätietoja, esimerkiksi kuinka monta viestiä sähköpostikeskustelussa on ja kuinka moni niistä on lukematon, tai onko keskustelun viesteihin liitetty liitteitä, merkintää tai luokkaa. Keskustelussa voi olla useita viestejä. Kun keskustelu on valittu, voit poistaa sen tai lisätä siihen merkinnän tai luokan napsauttamalla kuvakkeita. Jos haluat etsiä lukemattomia viestejä, nimesi Vastaanottaja- tai Piilokopiorivillä sisältäviä viestejä tai merkittyjä viestejä nopeasti, napsauta luettelonäkymän yläreunassa sijaitsevia suodattamia. Suodattimien lisäksi näkyvissä on tarkasteltavan kansion nimi ja valittu näkymä. 4. Lukuruutu, jossa näkyy valitsemasi keskustelu. Voit vastata mihin tahansa viestiin käyttämällä kyseisen viestin yläreunassa olevia Vastaa-, Vastaa kaikille- tai Lähetä edelleen -kohtia. 2.3 Ilmoitukset, siirtyminen ja asetukset Uuden viestin saapuessa, kuulet äänimerkin sekä ilmoitus ponnahtaa selainikkunassa oikealle ylös. Ilmoituksesta voit nähdä lähettäjän nimen, otsikon sekä lyhyen esikatselun viestin sisällöstä. Uudet viestit näkyvät myös aloitusnäkymässä. Vasemmassa valikossa näet lukemattomien sähköpostien määrän pienellä numerolla. Keskipalstassa näkyy kaikki viestit. Jos viesti on keskipalstassa lihavoituna, on se silloin lukematon. Klikkaamalla viestiä, se aukeaa oikealle ns. lukupalstaan.

9 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 9 (41) 2.4 Uuden sähköpostin luominen Uuden sähköpostin luominen: 1. Valitse Uusi sähköpostiviesti kansioluettelon yläpuolelta. Uusi sähköposti ilmestyy lukuruutuun. 2. Jos haluat lisätä vastaanottajia, voit kirjoittaa yhteystietokansiossa tai yrityksen osoiteluettelossa olevan nimen tai minkä tahansa sähköpostiosoitteen Vastaanottaja- tai Kopio-kenttään. Kun kirjoitat henkilön nimen ensimmäisen kerran, Outlook Web App etsii kyseisen henkilön osoitteen. Tästä eteenpäin nimi tallennetaan välimuistiin, joten osoite löytyy nopeasti. 3. Lisää viestin aihe. 4. Kirjoita haluamasi viesti. 5. Jos haluat lisätä liitteen, valitse näytön yläreunassa Lisää ja Liitä tiedosto ja etsi tiedosto, jonka haluat liittää. 6. Jos haluat upottaa viestiin kuvan niin, että vastaanottajan ei tarvitse avata sitä, valitse Lisää ja Kuva ja etsi kuva, jonka haluat lisätä viestiin. 7. Kun olet valmis, valitse Lähetä.

10 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 10 (41) 2.5 Sähköpostin avaaminen erillisessä ikkunassa Sähköposteja luetaan ja luodaan oletusarvoisesti joko Outlook web Appin lukuruudussa tai pääikkunan päällä näkyvässä ikkunassa. Joskus voit kuitenkin haluta tarkastella tai muokata kohdetta erillisessä ikkunassa. Voit avata useimmat kohteet napsauttamalla käsiteltävän kohteen yläkulmassa olevaa ponnahdusikkuna-kuvaketta. Avaa kyseinen kohde erillisessä ikkunassa napsauttamalla sitä. Jos haluat avata luettavan viestin erillisessä ikkunassa, napsauta laajennetun valikon kuvaketta ja valitse avaa erillisessä ikkunassa. 2.6 Luonnosten käsitteleminen Jos et halua kirjoittaa viestiä loppuun, tai haluat odottaa ennen kuin lähetät sen, voit siirtyä viestistä pois ja jatkaa sitä myöhemmin. Outlook-webmail tallentaa luomasi viestin automaattisesti ja lisää sen Luonnokset-kansioon. Kun haluat lähettää viestin: 1. Etsi ja valitse kansioluettelossa Luonnokset-kansio. 2. Napsauta käsittelemääsi viestiä, jos haluat, että se näkyy lukuruudussa. 3. Valitse Jatka muokkaamista. Jos et halua lähettää viestiä, valitse Hylkää. 4. Jos haluat lähettää viestin, lopeta sen muokkaaminen ja valitse Lähetä. 2.7 Kansioluettelo Kansioluettelossa näkyvät kaikissa postilaatikoissa luomasi oletuskansiot sekä muut luomasi kansiot. Voit myös tarkastella Suosikit- ja Arkistokansioita Alkon asetusten mukaisesti. Voit sulkea kansioluettelon napsauttamalla luettelon yläreunassa olevaa nuolta. Napsauta mitä tahansa luettelon kansiota, jos haluat tarkastella kyseisen kansion sisältöä. Kaksoisnapsauta mitä tahansa kansioluettelossa olevaa kohdetta, jos haluat nähdä kansiotoimintojen valikon, joka sisältää uuden kansion luomisen, aiemmin luodun kansion poistamisen tai Poistetut-kansion tyhjentämisen.

11 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 11 (41) 2.8 Hakusuodattimet ja valmiit suodattimet Hakuikkuna ja valmiit suodattimet ovat viestiluettelossa. Jos haluat hakea sähköpostia, valitse Hae ja kirjoita hakusanan alkuosa. Ehdotettujen kohteiden luettelo tulee näkyviin alapuolelle ja voit hakea kohdetta napsauttamalla yhtä vaihtoehdoista. Voit myös lopettaa oman hakusanan kirjoittamisen ja aloittaa haun painamalla Enter-näppäintä. Jos haluat tyhjentää haun, napsauta hakuikkunan oikeassa reunassa olevaa kuvaketta. Valmiit suodattimet kaikki, lukemattomat, minulle ja merkitty ovat nopea tapa valita, mitä viestiluettelossa näytetään. Kaikki näyttää kaikki viestit, lukemattomat näyttää viestit, joita ei ole merkitty luetuiksi, minulle näyttää kaikki Vastaanottaja- tai Piilokopio-luettelossa nimesi sisältävät viestit ja merkitty näyttää kaikki merkityt viestit.

12 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 12 (41) 2.9 Viestiluettelo Viestiluettelossa näkyvät valitussa kansiossa sijaitsevat viestit. Näytettäviä viestejä voidaan hallita valitsemalla suodatin tai käyttämällä hakua. Viestiluettelossa olevien työkalujen avulla voit suorittaa tehtäviä nopeasti. Viestiluettelon oikeassa reunassa olevia kuvakkeita valitsemalla voit poistaa viestin tai keskustelun, tai lisätä merkinnän. Muut kuvakkeet näyttävät, mitkä viestit sisältävät liitteitä, mikä on viestien tärkeysaste (korkea tai matala) ja kuinka monta lukematonta viestiä keskustelussa on. Jos napsautat viestiä hiiren kakkospainikkeella, näkyviin tulee asetusten valikko, joka sisältää seuraavat asetukset: viestin merkitseminen luetuksi ja lukemattomaksi, viestin siirtäminen toiseen kansioon tai viestiin perustuvan säännön luominen. Viestin vasemmassa reunassa olevaa kolmiota napsauttamalla voit laajentaa keskustelua niin, että kaikki keskustelun viestit näkyvät. Viestin yläreunassa olevan selitteen avulla voit vaihdella Keskustelut päivämäärän mukaan- ja Kohteet päivämäärän mukaan -kohdan tarkastelemisen välillä.

13 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 13 (41) 2.10 Lukuruutu Viestit näkyvät lukuruudussa. Lukuruudussa voit viestien lukemisen lisäksi vastata viesteihin avaamatta uutta ikkunaa. Vastaa viestiin käyttämällä kyseisen viestin yläreunassa olevia Vastaa-, Vastaa kaikille- tai Lähetä edelleen -kohtia. Tyhjä viesti näkyy keskustelun yläreunassa olevassa lukuruudussa. Merkitse luetuksi- ja Merkitse lukemattomaksi -kohtien avulla voit muuttaa viestin lukutilaa. Jos haluat tarkastella lisäasetusten valikkoa, napsauta laajennetun valikon kuvaketta. Lukuruutu on kiinteä, joten nykyisessä versiossa sitä ei voi siirtää tai sulkea.

14 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 14 (41) 3 Kalenteri 1. Luo uusi tapahtuma valitsemalla uusi tapahtuma. Tapahtuma voi olla tapaaminen, kokous tai koko päivän kestävä tapahtuma. 2. Voit siirtyä viikosta toiseen tämän kalenterinäkymän avulla. Parhaillaan tarkasteltava viikko on sävytetty ja nykyinen päivämäärä on sävytetty tummaksi. Voit kutistaa tai laajentaa kalenterinäkymän tätä puolta käyttämällä yläreunassa olevaa kalenterikuvaketta. 3. Voit tarkastella useita kalentereita samanaikaisesti. Tämän osan avulla voit lisätä muiden henkilöiden kalentereita ja valita, mitkä niistä näytetään. 4. Voit siirtyä päivästä toiseen myös tällä alueella. Napsauta mitä tahansa päivämäärää, jos haluat siirtyä kyseiseen päivämäärään. Voit myös napsauttaa nuolia jommassakummassa päässä, jos haluat nähdä päivämäärät ennen ja jälkeen näytettäviä päivämääriä. 5. Pääikkuna, jossa kalenterit näkyvät. 6. Valitse haluamasi näkymä ja jaa tai tulosta kalenteri.

15 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 15 (41) 3.1 Kuukausinäkymä Kuukausinäkymässä voi olla niin paljon tietoja, etteivät kaikki tapahtumat näy. Valittuna olevan päivän tapahtuman näkyvät kuitenkin listana oikeassa sarakkeessa. 1. Nykyinen päivämäärä on sävytetty. 2. Valittu päivä näkyy sävytettynä ja luku kertoo, kuinka monta ei-näytettävää kohdetta kunkin päivän kohdalla on. Avaa kohde kaksoisnapsauttamalla sitä. Voit luoda uuden tapahtuman minkä tahansa päivämäärän kohdalle kaksoisnapsauttamalla kyseisen päivämäärän tyhjää tilaa. 3. Valitun päivän esityslista. Voit luoda uuden kohteen nykyisen päivämäärän kohdalle kaksoisnapsauttamalla esityslistan tyhjää tilaa.

16 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 16 (41) 4 Henkilöt Yhteyshenkilöt tallennetaan tälle välilehdelle. Tässä kohdassa voit etsiä, luoda ja muokata yhteyshenkilöitä. Voit myös etsiä yhteyshenkilöitä organisaatiosi luettelosta. 1. Luo uusi yhteyshenkilö valitsemalla Uusi. 2. Kaikki yhteystietoluettelosi. 3. Haku. Kirjoita tähän yhteyshenkilöistäsi ja organisaatiosi luettelosta hakemasi henkilön nimi. 4. Nykyisessä kansiossa sijaitseva kaikkien yhteyshenkilöiden luettelo. 5. Valitun henkilön yhteystietokortti. 6. Yhteystietokortista suoraan tehtävät toiminnot. Napsauta kuvakkeita, jos haluat lähettää viestin, aloittaa keskusteluistunnon tai luoda kokouskutsun.

17 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 17 (41) 5 Tehtävät Tehtävät-välilehdelle tallennetaan luomiasi, vastaanottamiasi tai merkitsemiäsi tehtäviä. Tarkastele tehtäviäsi napsauttamalla Tehtävät-kohtaa kansioluettelossa. Kun tarkastelet tehtäviä, oletusnäkymänä on Merkityt kohteet ja tehtävät. Voit muuttaa tätä asetusta valitsemalla vasemmalla sijaitsevassa kansioluettelossa Tehtävät. 1. Luo uusi tehtävä valitsemalla uusi tehtävä. 2. Tämän sarakkeen avulla voit tarkastella merkittyjä kohteita ja tehtäviä, tai vain tehtäviä. 3. Suodattimet. Valitse suodatin tarkasteltavien kohteiden mukaan. Tehtävät ja merkityt kohteet, joihin ei ole liitetty päivämäärää ja jotka eivät ole valmiita, näkyvät vain, kun valitset kaikki. 4. Nykyiset suodatusehdot täyttävä kohdeluettelo. Napsauttamalla mitä tahansa kohdetta voit tarkastella sitä lukuruudussa. Luettelonäkymän ohjausobjektien avulla voit tehdä muutoksia kohteen tilaan. Voit esimerkiksi merkitä tekstin valmiiksi tai poistaa siitä seurantamerkin. 5. Lukuruutu, jossa näkyy valittujen kohteiden sisältö. Yläkulmassa olevien ohjausobjektien avulla voit tehdä muutoksia kohteeseen, jos kohde on tehtävä. Jos kohde on viesti, ohjausobjektit ovat samoja kuin postia luettaessa.

18 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 18 (41) 6 OneDrive for Business OneDrive for Business on henkilökohtainen työkäyttöön tarkoitettu pilvitila, jonne voit tallentaa tiedostoja. Pääset tiedostoihin käsiksi miltä tahansa laitteelta ja miltä tahansa koneelta, ja voit jakaa niitä toisten kanssa. Yleiskuvaus ja hyödyt cc0ddca7fdc2?ui=fi-fi&rs=fi-fi&ad=fi 6.1 Selaimen kautta tapahtuva tiedostojen hallinta Valitse vasemman yläkulman sovellusvalikosta OneDrive.

19 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 19 (41) Tiedoston vieminen pilveen Voit viedä omalta koneeltasi tiedostoja yksi kerrallaan pilveen: Valitse lataa palvelimeen Valitse koneeltasi tiedosto Tiedosto siirtyy OneDrive for Business tilaan Tiedoston luominen Voit luoda tiedostoja suoraan pilveen. Valitse uusi Valitse tiedoston tyyppi (tässä esimerkissä Word-asiakirja Muokkaa tiedostoa

20 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 20 (41) Tyhjä tiedosto aukeaa Word Online:ssa. Voit vaihtaa tiedoston nimeä klikkaamalla tiedoston nimeä yläreunan keskellä. Kun olet muokannut tiedostoa tarpeeksi, klikkaa omaa nimeäsi vasemmassa ylälaidassa.

21 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 21 (41) Tiedoston jakaminen Henkilöiden kutsuminen Valitse Kutsu henkilöitä

22 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 22 (41) Kirjoita kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet ylimpään kenttään. Valitse alasvetovalikosta haluatko antaa heille muokkausoikeudet vai vain katseluoikeudet. Voit lisätä myös viestin kutsuun kirjoittamalla sen tekstialueeseen. Kun olet valmis, klikkaa Jaa Avoimen linkin luominen Valitse Hae linkki

23 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 23 (41) Voit luoda linkin lukemista varten tai muokkausta varten valitsemalla Luo linkki. Kuka tahansa, joka saa linkin, pääsee käsiksi tiedostoon. Käyttääksesi linkkiä, voit kopioida sen leikepöydän kautta esimerkiksi sähköpostiviestiin. 6.2 Synkronointi omalle koneelle Miksi synkronoida? Voit halutessasi synkronoida OneDrive for Business kirjastosi omalle koneellesi. Sinulle ilmestyy synkronoinnin jälkeen OneDrive for Business kansio (näkyy muodossa OneDrive - <yrityksesi nimi>) resurssienhallintaan, jota kautta pääse myös käsiksi kirjastossa oleviin tiedostoihin. Sitä kautta on mahdollista viedä pilveen esimerkiksi useita tiedostoja kerralla tai kokonaisia kansioita. Synkronoinnin yleisohje: a238-f91d19827a Tiedostojen hallinnointi omalla koneella

24 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 24 (41) Tiedostojen muokkaus synkronoidun kansion kautta tapahtuu samalla tavalla kuin minkä tahansa tietokoneella olevan tiedoston. Kun tallennat muutoksia, ne synkronoidaan automaattisesti pilveen. Pääset myös suoraan muokkaamaan tiedoston jakamiseen liittyviä asetuksia klikkaamalla hiiren oikealla näppäimellä tiedostoa. OneDrive for Business valikosta pääset suoraan selaimeen esimerkiksi jakamaan tiedoston. Synkronointiongelmien korjaaminen: k%c3%a4ytett%c3%a4ess%c3%a4-ilmenevien-ongelmien-ratkaiseminen-e12c6a8b-4bbe c23-1a52b55a1967?ui=fi-fi&rs=fi-fi&ad=fi Tiedostojen jakaminen: 1fe f9a e-d2578da4941c

25 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 25 (41) 7 Office 2013 Office 2013 on Microsoftin toimisto- ja tuottavuustyökalujen uusin versio. Asennettaessa ja käytettäessä Office ohjelmia pilvestä, on käytössäsi aina viimeisin versio tuotteesta. Ohjelmisto on tietokoneella asennettava, joten ei vaadi jatkuvaa internet-yhteyttä, eikä ole selainpohjainen. Ohjelmiston tulee kuitenkin olla yhteydessä internetiin vähintään kerran kuukaudessa, jonka aika se aktivoi itsensä käyttäen Office 365 tilitietojasi. Office Professional Plus-pakettiin kuuluu ohjelmat: Outlook Word Excel Powerpoint Lync OneNote Yksittäisten Office 2013-ohjelmien pikaoppaat voit ladata täältä: 3dbc4b8672a1 7.1 Asennus Office 2013 ohjelmiston voit asentaa Office 365 portaalin etusivulta. Klikkaa painiketta Asenna nyt aloittaaksesi asennuksen. Selaimesi aloittaa asennusohjelmiston lataamisen, johon voit valita Run (Suorita).

26 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 26 (41) Seuraa ruudulla näkyvää ohjeistusta. Asennuksen aikana voit jatkaa normaalisti koneen käyttöä, kunhan et sulje internet yhteyttä. Asennuksen tilaa voit seurata tehtäväpalkista. Kun asennus on valmis, voit aloittaa Office 2013 käytön. Ensimmäisen käynnistyksen yhteydessä ohjelmisto kysyy tunnuksen ja salasanan, jotka ovat samat kuin Office 365 palveluun käytettävät tunnukset. Tunnukset täytyy syöttää, jotta Office 2013 voi aktivoitua ja jotta osa ominaisuuksista tulee tehokkaasti käyttöön. 7.2 Outlook Outlook on Office 2013-pakettiin kuuluva sähköpostiohjelma. Outlookiin voidaan lisätä Office 365-sähköpostisi lisäksi myöskin henkilökohtaisia postitile, esim. outlook.com-tilit. Microsoftin tarjoamat tarkemma Outlook oppaat löydät seuraavista osoitteista: Outlook 2013 pikaopas: Outlook 2013 uudet ominaisuudet: b38bbbe4731c?ui=fi-fi&rs=fi-fi&ad=fi Muita Outlook 2013 ohjeita:

27 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 27 (41) Konfigurointi Käynnistäessäsi Outlook 2013 ensimmäisen kerran, tulee sinun syöttää sähköpostitilisi tiedot. Tilisi tiedot ovat määritetty Office 365 palvelussa ja ovat muotoa Mikäli sinulla on jo Outlook käytössä ja haluat vain lisätä uuden tilin, valitse Tiedosto > Lisää tili. Tietojen syöttämisen jälkeen seuraa ruudulla olevia ohjeita, jonka jälkeen sähköpostilaatikkosi avautuu Outlookiin. Yleisimpänä ongelma tiliä määritettäessä on tunnus ja salasana. Varmista että molemmat ovat kirjoitettu oikein ja käyttävät oikeaa kirjoitusasua, esim. ISOT ja pienet kirjaimet sekä erikoismerkit Toiminnot Outlookiin sisältyy erilaisia osioita. Osioita ovat esimerkiksi Sähköposti, Kalenteri, Ihmiset ja Tehtävät. Voit siirtyä eri osioihin käyttämällä alareunassa näkyvää navigointipaneelia tai painamalla CTRL + *nro*. Esim. CTRL + 1 avaa sähköpostin, CTRL + 2 avaa kalenterin jne.

28 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 28 (41) Sähköposti Yleiskuvaus 1. Uusi sähköpostiviesti o Voit lähettää uuden sähköpostiviestin klikkaamalla tätä, tai painamalla näppäinyhdistelmää CTRL + N. 2. Kansiot o Näyttää sähköpostilaatikkoosi liittyvät kansiot. Voit hallinnoida kansioita klikkaamalla hiiren kakkospainiketta kansioiden kohdalla. 3. Viestit o Tämä alue näyttää valittuna olevan kansion viestit. Tuplaklikkaamalla viestiä, saat sen auki erilliseen ikkunaan. Hiiren kakkospainikkeella viestin kohdalla klikkaamalla, saat viestiin liittyvät vaihtoehdot näkyviin. 4. Lukuruutu o Näyttää valitun viestin sisällön. Vaihtoehtoisesti voit tuplaklikata viestiä, jolloin se aukeaa erilliseen ikkunaan.

29 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 29 (41) Lähettäminen Valitse Uusi sähköpostiviesti Täydennä vastaanottaja, aihe sekä sisältö ja valitse Lähetä

30 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 30 (41) Kalenteri 1. Uuden kalenterimerkinnän luominen o Voit luoda uuden tapahtuman tai kokouksen. Tapahtumaan ei tarvitse kutsua osallistujia, kokoukseen on tarkoitus kutsua osallistujat. Mikäli haluat muuttaa kalenterimerkintää jälkikäteen kutsumalla ihmisiä, voit avata merkinnän ja klikata Kutsu osallistujat 2. Näkymän valinta o Valitse haluttu aikaväli maalaamalla hiirellä päivät, tai valitse esim. viikko tai koko kuukausi tarkasteluun 3. Kalenterin valinta o Voit valita eri kalentereita näkymään. Mikäli sinulla on useita kalentereita, jaettuja kalentereita tai ulkoisia kalentereita, voit käyttää niitä Outlookissa rinnakkain tai päällekkäin oman kalenterisi kanssa. 4. Järjestely o Kuten kohdassa 2. voit valita kalenterinäkymän. Päivä, viikko, työviikko ja kuukausinäkymä ovat yleisimmin käytetyt näkymät 5. Kalenterinäkymä o Näyttää valitun kalenterin ja aikavälin kalenterinäkymän. Voit lisätä tapahtumia tuplaklikkaamalla aikaväliä tai hiiren kakkospainikkeella. Omat kalenterimerkinnät sekä kokoukset näkyvät tässä.

31 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 31 (41) Kokouksen luominen Valitse Uusi kokous Syötä vastaanottajan sähköpostiosoite, aihe, kokouksen sijainti sekä aikamääreet. Tekstikenttään voidaan kirjata esim. kokouksessa käsiteltävät asiat tai muita huomioita.

32 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 32 (41) Tehtävät 1. Luo uusi tehtävä valitsemalla uusi tehtävä. 2. Tämän sarakkeen avulla voit valita käytettävän tehtäväluettelon. 3. Suodattimet. Valitse suodatin tarkasteltavien kohteiden mukaan. Tehtävät ja merkityt kohteet, joihin ei ole liitetty päivämäärää ja jotka eivät ole valmiita, näkyvät vain, kun valitset kaikki. 4. Nykyiset suodatusehdot täyttävä kohdeluettelo. Napsauttamalla mitä tahansa kohdetta voit tarkastella sitä lukuruudussa. Luettelonäkymän ohjausobjektien avulla voit tehdä muutoksia kohteen tilaan. Voit esimerkiksi merkitä tekstin valmiiksi tai poistaa siitä seurantamerkin. 5. Lukuruutu, jossa näkyy valittujen kohteiden sisältö.

33 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 33 (41) Uuden tehtävän luominen Luo uusi tehtävä klikkaamalla Uusi tehtävä, jonka jälkeen voit täyttää tehtävän tiedot. Tehtävään voidaan liittää myös esim. Sähköpostiviestejä, kuvia, tiedostoja jne. Kun tehtävä on valmis, klikkaa tallenna ja sulje.

34 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 34 (41) 7.3 Word Microsoft Word on Office 2013-pakettiin kuuluva tekstinkäsittelyohjelma. Word on yhteydessä Office 365 palveluun ja voit lisätä dokumenttien tallennuspaikaksi esim. OneDrive for Busineksen tai SharePoint Online dokumenttikirjaston. Wordin yleisohjeet löydät seuraavien linkkien avulla: Word 2013 pikaopas: Word 2013 uudet ominaisuudet: Muita Word 2013 ohjeita: d2b5-44d6-af11-9c880c44e551?ui=fi-fi&rs=fi-fi&ad=fi

35 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 35 (41) 7.4 Excel Excel on Office 2013-pakettiin kuuluva taulukkolaskentaohjelma. Excelissä voit luoda taulukoita, joita voidaan käyttää joko suoraan Excelillä tai liittää muihin Office dokumentteihin, esim. Word tai PowerPoint tiedostoihin. Excelin yleiseohjeet löydät seuraavien linkkien avulla: Excel 2013 pikaopas: Excel 2013 uudet ominaisuudet: ef1392fd?ui=fi-FI&rs=fi-FI&ad=FI Muita Excel 2013 ohjeita: 3f47-41d9-895e-97a71c2e8a4a?ui=fi-FI&rs=fi-FI&ad=FI

36 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 36 (41) 7.5 PowerPoint PowerPoint on Office 2013-pakettiin kuuluva diaesitysohjelmisto. PowerPointilla voidaan luoda ja muokata esityksiä, jotka voidaan esittää kokouksissa joko videotykin tai tv:n avulla tai esim. käyttäen pikaviestintäohjelma Lynciä. PowerPointin yleisohjeet löydät seuraavien linkkien avulla: PowerPoint 2013 pikaopas: 932b1722adda?ui=fi-FI&rs=fi-FI&ad=FI PowerPoint 2013 uudet ominaisuudet: Muita PowerPoint 2013 ohjeita:

37 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 37 (41) 7.6 OneNote OneNote on Office 2013-pakettiin kuuluva muistikirjasovellus. Muistikirjat voidaan luoda yksityisiksi tai jakaa esim. Työkavereiden kanssa hyödyntäen OneDrive for Businesstä. Myös SharePoint Online sivustoilla voidaan käyttää esim. Projekteille tarkoitettua yhteistä työkirjaa. OneNoten yleisohjeet löydät seuraavien linkkien avulla: OneNote 2013 pikaopas: OneNote 2013 uudet ominaisuudet: Muita OneNote 2013 ohjeita:

38 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 38 (41) 7.7 Lync Lync on Microsoftin pikaviestin- ja videokonferenssijärjestelmä, joka on noussut yrityksissä lähes standardin asemaan. Lyncillä voit olla yhteydessä ihmisiin pikaviestein, äänen ja videon välityksellä. Perustoimintojen lisäksi työpöydän jakaminen, kysymysten ja äänestyksien esittäminen keskusteluissa ja kokouksissa on mahdollista Konfigurointi Ensimmäisellä käynnistyskerralla Lync 2013 pyytää käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttäjätunnus ja salasana ovat samat kuin sähköpostiosoitteesi ja salasanasi. Yleisimpänä ongelmana tiliä määritettäessä ovat tunnus ja salasana. Varmista että molemmat ovat kirjoitettu oikein ja käyttävät oikeaa kirjoitusasua, esim. ISOT ja pienet kirjaimet sekä erikoismerkit Yleisohjeet Lync yleisohjeet pikaviestimen käyttöön löydät seuraavien linkkien avulla Lync yleisesittely: Lyncin uudet ominaisuudet: e338f Ääni Aloita äänipuhelu painamalla Video Aloita videopuhelu painamalla

39 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 39 (41) Online kokoukset, kutsun luominen, liittyminen Online kokouskutsu luodaan kalenterin kautta: Luo uusi kokous ja valitse ylälaidasta Lync kokous nappi: Kutsuun ilmestyy Lync linkki, jota klikkaamalla kokouksen ollessa käynnissä, pääsee kokoukseen mukaan. Kun olet liittymässä Online kokoukseen, kysytään sinulta äänilaitteiden käytöstä, valitse Käytä Lynciä Ruudun jakaminen Online kokouksessa voit jakaa ruutusi: Eri jakovaihtoehdoista: Työpöytä: jakaa koko näytön muille osallistujille Ohjelma: jakaa valitun ohjelman PowerPoint: lataa koneeltasi PowerPoint tiedoston kokouksen käytettäväksi, joka mahdollistaa jokaisen etenemisen omalla tahdilla esitysmateriaalissa Luonnoslehtiö: jakaa valkotaulun, johon osallistujat voivat yhdessä tehdä merkintöjä Kysely: voit tehdä nopean kyselyn osallistujille Kysymysosio: avaa osion, jolla osallistujat voivat kysyä kysymyksiä esittäjältä

40 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 40 (41) 8 Mobiili Mobiilisovelluksia käyttääksesi sinun tulee ensin ladata tarvittava sovellus ja sen jälkeen kirjautua omilla Office 365 tunnuksillasi sovellukseen. Yleisimpiä saatavilla olevia mobiilisovelluksia ovat: Sähköposti Kalenteri Office eli Word, Excel, Powerpoint OneNote Lync Yammer Mobiililaitteiden konfigurointiohjeita ja saatavilla olevia sovelluksia eri laitteille: b6-81fe-767e0b1f014f 2 Yammer 1. Kotisivu 2. Viestit 3. Ilmoitukset 4. Ryhmät

41 LOPPUKÄYTTÄJÄOHJE 41 (41) 5. Uusimmat viestit 6. Haku 7. Asetukset ja oma profiili 2.1 Viestin jakaminen Valitse sopiva ryhmä ja kirjoita viestisi 1. Viestikenttä 2. Ihmiset, joille haluat lähettää ilmoituksen viestistäsi 3. Aiheet 4. Lähetä