Erasmusliikkuvuustuki. Opas korkeakouluille ja harjoittelukonsortiolle

Transkriptio

1 Liite VIII Erasmusliikkuvuustuki Opas korkeakouluille ja harjoittelukonsortiolle Lukuvuosi Päivitetty

2 Sisällysluettelo Lukijalle... 4 Yhteystiedot... 4 Erasmus-ohjelmassa käytetyt termit ja lyhenteet Osallistuminen Erasmus-ohjelmaan Erasmus-peruskirja Harjoittelukonsortion peruskirja Sopimussuhde CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välillä Liikkuvuustuen hakeminen Liikkuvuustuen myöntämisperusteet CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välinen rahoitussopimus Korkeakoulun sopimusyhteystietojen muutokset Apurahan maksatus korkeakoululle/konsortiolle Lisäapurahat Tuen palautus Raportointi Väliraportti Loppuraportti CIMOn järjestämät tilaisuudet Asiakirjojen säilytysaika Seuranta ja tarkastukset Erasmus-tuen hallinnointi korkeakoulussa Yleisiä ohjeita Siirtomahdollisuudet tukikategorioiden välillä Apurahan maksu vaihtoon lähteville Opiskelijavaihto Harjoittelijavaihto Opettaja- ja henkilökuntavaihto Esteettömyystuki - apurahat henkilöille, joilla on erityistarpeita Vaihtojen järjestämisen tuki (OM) Vaihtojen toteuttamisen periaatteet Korkeakoulujen kahdenväliset sopimukset Erasmus-ohjelmaan osallistuvat maat Opiskelija- ja harjoittelijavaihto Vaihtoon lähtijän kelpoisuusehdot Saman opiskelijan useampi vaihtojakso Vaihtojakson kelpoisuusehdot Harjoittelupaikaksi soveltuvat organisaatiot Yhdistetty harjoittelu- ja opiskelujakso Vaihtoon lähtijöiden valinta Vaihdon kesto Vaihdon seuranta ja laadunvarmistus Vaihtojakson pidentäminen Vaihtojakson keskeyttäminen Hyväksilukeminen Ei opintomaksuja Oleskeluluvat Vakuutukset ja vastuu Vaihto omaan kotimaahan

3 Erasmus-opiskelijan peruskirja EILC-kielivalmennuskurssit Raportointi vaihdon jälkeen Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon lomakkeet Opettaja- ja henkilökuntavaihto Vaihtoon lähtijän ja vaihtojakson kelpoisuusehdot Vaihtoon lähtijöiden valinta Vaihdon kesto Työsuunnitelma Raportointi vaihdon jälkeen Liite 1. Korkeakoulun Erasmus-lukuvuosikalenteri Liite 2. Hyödyllisiä Erasmus-linkkejä Liite 3. Opettaja- ja henkilökuntavaihtoapurahojen maa- ja päiväkohtaiset enimmäissummat Liite 4. Asiakirjatarkastuksessa ja tarkastusvierailuilla tarkastettavat asiakirjat toiminnoittain

4 LUKIJALLE Tämä opas on tarkoitettu korkeakouluille ja Erasmus-harjoittelukonsortioille ohjeeksi ja avuksi Erasmus-liikkuvuustuen hallinnoimiseen ja Erasmus-vaihtojen toteuttamiseen. Sen on laatinut Suomen kansallinen Erasmus-toimisto, CIMO. Toivomme, että se antaa vastauksen useimpiin vaihtoihin liittyviin kysymyksiin. Lukuvuosi on nykymuotoisen Erasmus-ohjelman viimeinen vuosi, sillä Elinikäisen oppimisen ohjelman (LLP) ohjelmakausi on loppumassa ja seuraavana vuonna toiminta jatkuu uuden EU-ohjelman puitteissa. Hallinnollisia muutoksia on tälle viimeiselle sopimuskaudelle luvassa vähän, mutta silti tämä opas kannattaa lukea huolellisesti läpi, jotta ohjelman toimeenpano varmasti tapahtuu voimassa olevien ohjeiden mukaisesti. Kuten ennenkin, sisällön muutokset on merkitty keltaisella. Myös korkeakoulun/konsortion ja CIMOn väliseen sopimuspohjaan sekä sopimusliitteisiin tulee vuosittain pieniä muutoksia, joten niihinkin kannattaa tutustua tarkasti. Otamme mielellämme vastaan kaikenlaista palautetta tämän oppaan sisällöstä! Päivitämme opasta tarpeen mukaan. Päivityksistä ja muista ajankohtaisista asioista tiedotetaan sähköpostitse campo- ja cimeoni-listojen kautta. Uusin, päivitetty versio löytyy internetistä CIMOn Erasmus-sivuilta: tteet_ CIMOn Erasmus-tiimi vastaa mielellään kaikkiin Erasmus-ohjelmaan liittyviin kysymyksiin! YHTEYSTIEDOT Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO PL 343 (Hakaniemenranta 6) Helsinki Puh (vaihde) Faksi: Sähköposti: 4

5 Erasmus-tiimi: Kunkin toiminnon yhteyshenkilöiden ajantasaiset yhteystiedot löytyvät osoitteesta: Erasmus-peruskirjat Anne Siltala, vastaava asiantuntija, Erasmus-liikkuvuus Anni Kallio, ohjelma-asiantuntija, Sofia Lähdeniemi, ohjelmakoordinaattori, Erasmus-intensiivikurssit Outi Jäppinen, ohjelma-asiantuntija, N N, projektikoordinaattori, erasmus@cimo.fi, Suomessa järjestettävät EILC-kurssit Riitta Uotila-Kataja, ohjelma-asiantuntija, riitta.uotila-kataja@cimo.fi, ERASMUS-OHJELMASSA KÄYTETYT TERMIT JA LYHENTEET DS ECTS EILC ESC EUC HEI LA NA OM SM SMS SMP ST STA STT TA Diploma Supplement (Tutkintotodistuksen liite valmistuvalle opiskelijalle) European Credit Transfer and Accumulation System (Eurooppalainen opintosuoritusten ja arvosanojen siirto- ja kertymisjärjestelmä) Erasmus Intensive Language Course (Erasmus-kielivalmennuskurssi) Erasmus Student Charter (Erasmus-opiskelijan peruskirja) Erasmus University Charter (Erasmus-peruskirja) Higher Education Institution (Korkeakoulu) Learning Agreement (Opintosopimus) National Agency (Erasmus-ohjelman kansallinen toimisto, Suomessa CIMO) Organisation of Mobility (Vaihtojen järjestämisen tuki) Student Mobility (Opiskelija- ja harjoittelijavaihto) Student Mobility for Studies (Opiskelijavaihto) Student Mobility for Placements (Harjoittelijavaihto) Staff Mobility (Opettaja- ja henkilökuntavaihto) Staff Mobility for Teaching Assignments (Opettajavaihto) Staff Mobility for Staff Training (Henkilökuntavaihto) Training Agreement (Harjoittelusopimus) 5

6 1. OSALLISTUMINEN ERASMUS-OHJELMAAN 1.1. Erasmus-peruskirja Voidakseen osallistua Erasmus-ohjelman toimintoihin korkeakoulun on haettava Erasmus-peruskirjaa (Erasmus University Charter), jonka myöntää Euroopan komissio. Peruskirja tarjoaa raamit kaikelle korkeakoulun Erasmus-yhteistyölle, ja sen kautta korkeakoulu sitoutuu ohjelman perusperiaatteisiin ja ehtoihin. Peruskirjaan sisältyvä Erasmus Policy Statement (EPS) on korkeakoulun Erasmus-toimintojen suunnitelma, johon sisällytetään tiedot liikkuvuuden järjestämiseen ja laatuun liittyvistä toimenpiteistä. Erasmus-peruskirjoja on kolmea tyyppiä: - Standard Erasmus University Charter on tarkoitettu korkeakouluille, jotka aikovat osallistua Erasmus-toimintoihin harjoittelijavaihtoa lukuun ottamatta (sisältäen myös hanke- ja verkostotoiminnot). - Extended Erasmus University Charter (Standard Charter and student placements) oikeuttaa korkeakoulun osallistumaan kaikkiin Erasmustoimintoihin, myös harjoittelijavaihtoon. Lähes kaikilla suomalaisilla korkeakouluilla on tällainen ns. laajennettu Erasmus-peruskirja. - Extended Erasmus University Charter (student placements only) oikeuttaa korkeakoulun osallistumaan ainoastaan Erasmusharjoittelijavaihtoon, ei muihin Erasmus-toimintoihin. Erasmus-peruskirjaa voi hakea kerran vuodessa. Myönnetyt peruskirjat ovat voimassa Elinikäisen oppimisen ohjelman päättymiseen, lukuvuoteen , asti. Kaikilla suomalaisilla korkeakouluilla on tällä hetkellä voimassa oleva Erasmus-peruskirja, mutta uutta voi joutua hakemaan esim. korkeakoulujen yhdistyessä. Nykyisen ohjelmakauden viimeinen Erasmus-peruskirjahaku lukuvuotta varten päättyi Lisätietoja hausta löytyy toimeenpanoviraston sivuilta: Tiedot voimassa olevista Erasmus-peruskirjoista: Uutta EU-ohjelmakautta varten Erasmus-peruskirjat (Erasmus Charter for Higher Education, ECHE) olivat ensimmäistä kertaa haussa päättyneellä hakukierroksella. Haun tulokset valmistuvat marras-joulukuussa Hakukierroksen tiedot löytyvät toimeenpanoviraston sivuilta: 6

7 1.2. Harjoittelukonsortion peruskirja Korkeakoulujen lisäksi Erasmus-ohjelman harjoittelijavaihtoa voi järjestää konsortio. Harjoittelukonsortio voi olla esimerkiksi alueellinen tai temaattinen korkeakoulujen yhteenliittymä, johon voi kuulua myös muita organisaatioita, kuten yhdistyksiä, säätiöitä, kauppakamareita, yrityksiä ja kuntia. Konsortion vähimmäiskoko on koordinaattori sekä yksi korkeakoulu. Harjoittelijoita vastaanottavat ulkomaiset korkeakoulut ja yritykset eivät ole konsortion jäseniä. Konsortion koordinaattori on sopimussuhteessa kansalliseen toimistoon ja vastaa tuen hallinnoinnista ja raportoinnista. Konsortion koordinaattori solmii konsortioon kuuluvien korkeakoulujen kanssa sopimuksen, jossa sovitaan eri osapuolten tehtävistä ja velvollisuuksista sekä hallinnollisista ja talouden hoitoon liittyvistä käytännöistä. Suomalaiset harjoittelukonsortiot hakevat kansalliselta toimistolta CIMOlta Erasmusharjoittelukonsortion peruskirjaa (Erasmus Placement Certificate), joka voidaan myöntää 1 3 vuodeksi kerrallaan riippuen konsortion jäsenten kokemuksesta harjoittelijavaihtojen järjestämisessä. Peruskirjan saaneet konsortiot voivat hakea harjoittelijavaihtoapurahoja ja vaihtojen järjestämisen tukea vuosittaisessa liikkuvuustukihaussa. Jos korkeakoulu tai sen osa (tiedekunta, laitos, yksikkö) on mukana harjoittelukonsortiossa, ei sama korkeakoulu tai sen osa voi hakea harjoittelijavaihtoapurahoja itsenäisesti normaalissa liikkuvuustukihaussa. Myös 2014 käynnistyvä uusi EU-ohjelma rahoittaa liikkuvuuskonsortioita, jotka voivat järjestää kaikkea korkeakoulujen liikkuvuutta. 2. SOPIMUSSUHDE CIMON JA KORKEAKOULUN/KONSORTION VÄLILLÄ 2.1. Liikkuvuustuen hakeminen Korkeakoulut ja harjoittelijavaihtoa järjestävät konsortiot hakevat vuosittain liikkuvuustukea kansallisesta toimistosta CIMOsta. Tukea myönnetään opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtojen apurahoihin. Lisäksi jaetaan vaihtojen järjestämisen tukea (OM). Suomelle on myönnetty kaiken kaikkiaan 10,0 miljoonaa euroa Euroopan komission Erasmus-varoja lukuvuodelle Näistä liikkuvuustuen osuus on yhteensä vajaat 9,3 miljoonaa (lukuvuonna vastaava tukisumma oli 9,6 M ). EU-tuen lisäksi Erasmuksessa on käytettävissä aiemmilta vuosilta CIMOssa säästyneitä LLP-ohjelman varoja euroa. Seuraavan lukuvuoden liikkuvuustuen haku ajoittuu keväälle 2014 osana uutta EU-ohjelmaa. CIMO tiedottaa korkeakouluja hakuajoista ja hakuohjeista campo- ja cimeoni-listojen kautta. 7

8 2.2. Liikkuvuustuen myöntämisperusteet Lukuvuodeksi CIMO myöntää korkeakoulujen ja konsortion rahoitussopimuksissa liikkuvuustukea yhteensä euroa, mikä jakautuu toiminnoittain seuraavasti: Opiskelijavaihto Harjoittelijavaihto Opettajavaihto Henkilökuntavaihto Vaihtojen järjestämisen tuki (OM) Liikkuvuustuesta on lisäksi varattu myöhemmin jaettavia lisäapurahoja varten (sisältäen varauksen esteettömyystukeen). Katso tarkemmat tiedot lisäapurahojen hakumenettelystä luvusta 2.6. Liikkuvuustuki allokoitiin korkeakouluille/konsortiolle lukuvuotta varten kahden aikaisemman lukuvuoden (10/11 ja 11/12) toteuman sekä lukuvuodelle haetun määrän perusteella. Vaihtojen järjestämisen tuki (OM) myönnetään kaikkien neljän liikkuvuustoiminnon arvioidun lähtijämäärän perusteella. Sitä laskettaessa käytetään määriteltyjä yksikköhintoja eli laskennallista hintaa yhtä lähtijää kohden. Korkeakoulun yhtä liikkujaa kohti saama tuki pienenee vaihtojen lukumäärän kasvaessa. OM-tuen allokoinnissa käytetään yhtä laskentakategoriaa, joka muodostuu opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtoon lähtevien henkilöiden yhteismäärästä. Näin ollen lähtijämäärän kasvu yhdessä toiminnossa kompensoi lähtijöiden vähenemistä jossakin toisessa toiminnossa. Yksi laskentakategoria lisää myös OM-tuen käytön joustavuutta korkeakoulun sisällä. OM-tuen yksikköhinnat ovat seuraavat: Liikkujamäärä yht. OM-tuki / liikkuja 1-25 hlö OM-tuen lopullinen määrä selviää loppuraportin jättämisen jälkeen, jolloin sama yksikköhintoihin perustuva laskutoimenpide toistetaan lukuvuoden aikana toteutuneiden opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtojen yhteismäärän perusteella. Määrässä huomioidaan myös ns. nolla-apurahalla liikkuneet sekä ulkomaisista yrityksistä opettajavaihdon kautta kutsuttu henkilökunta. CIMO laskee lopullisen OM-tukisumman. Jos korkeakoulu/konsortio toteuttaa vaihtoja arvioitua vähemmän, voidaan osa sille myönnetystä OM-tuesta periä takaisin. Vaihtojen toteuman suhteen noudatetaan kuitenkin 10 %:n liikkumavaraa: jos lopullinen liikkujamäärä jää enintään 10 % arvioitua määrää pienemmäksi, ei OM-tukea tarvitse palauttaa. Jos taas liikkujia on yli 10 % arvioitua vähemmän, lasketaan OM-tuen lopullinen määrä 8

9 edellä esitetyn mallin mukaisesti ja erotus alkuperäiseen myöntöön verrattuna peritään takaisin. Kannattaa kuitenkin huomata, että jopa 100 % OM-tuesta voidaan harkinnan mukaan siirtää muihin toimintoihin, ks. tarkemmin 3.2. Siirtoja suositellaan erityisesti tilanteessa, jossa OM-tukea muutoin palautuisi CIMOon. Kaikista siirroista on ilmoitettava CIMOon. Arvioitua suurempi liikkujamäärä ei johda OM-tuen määrän lisäämiseen. Harjoittelukonsortioille harjoittelijavaihdon apurahat ja vaihtojen järjestämisen tuki lasketaan samojen periaatteiden mukaisesti kuin korkeakouluillekin CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välinen rahoitussopimus Liikkuvuustoiminnoista solmitaan rahoitussopimus CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välillä sopimuskauden alkaessa. Sopimus on allekirjoitettava viimeistään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun myönteinen tukipäätös on tiedotettu korkeakoululle / konsortiolle. Sopimuskausi alkaa ja päättyy Tukea voi käyttää vain sopimuskauden aikana tapahtuviin vaihtoihin ja toimintoihin. CIMO lähettää sopimuksen allekirjoitettavaksi tuensaajalle, joka palauttaa molemmat sopimuskappaleet CIMOon. Sopimuksen allekirjoittaa korkeakoulun laillinen edustaja, yleensä rehtori. Tämän jälkeen CIMO allekirjoittaa sopimuksen, palauttaa yhden sopimuskappaleen korkeakoululle/konsortiolle ja maksaa ensimmäisen osan myönnetystä tuesta. Konsortion puolesta sopimuksen CIMOn kanssa solmii konsortion koordinaattori, joka vastaa varojen käytöstä konsortion jäsenten kanssa solmittujen partnerisopimusten mukaisesti. Rahoitussopimuksessa sovitaan myönnettävän liikkuvuustuen määrästä, käyttötarkoituksesta sekä tuen maksatuksesta korkeakoululle/konsortiolle. Sopimuksen liitteitä ovat mm. eri vaihtotoimintojen mallisopimukset, jotka löytyvät CIMOn Erasmusverkkosivuilta. Myös koko Elinikäisen oppimisen ohjelmaa koskevat rahoitussopimuksen yleiset sopimusehdot löytyvät CIMOn sivuilta. Tämä opas on rahoitussopimuksen liite VIII ja sisältää yksityiskohtaisia sääntöjä ja ohjeita liikkuvuustuen hallinnoimisesta ja yksittäisten apurahojen myöntämisperusteista. Rahoitussopimuksen liitteet löytyvät lukuvuosittain CIMOn verkkosivuilta --> Hallinnointi ja sopimusliitteet Muutokset sopimukseen on tehtävä kirjallisesti lisäsopimuksella. Lisäsopimukset tehdään erityisesti silloin, kun tukisumma muuttuu lisäapurahojen myöntämisen myötä Korkeakoulun sopimusyhteystietojen muutokset Jos korkeakoulun / konsortion sopimusyhteystiedot muuttuvat, tulee siitä ilmoittaa CI- MOon erillisellä lomakkeella, joka löytyy CIMOn Erasmus-nettisivuilta kyseisen lukuvuoden liikkuvuuden sopimusliitteiden yhteydestä. Muutoslomakkeella ilmoitetaan korkeakoulun laillisen edustajan tai sopimusyhdyshenkilön (= Erasmus koordinaattori) muutoksesta tai osoite-, tili- tai laskutustietojen muutoksesta. 9

10 Korkeakoulun nimen, yhteystietojen, Erasmus-koordinaattorin tai laillisen edustajan muutoksista on ilmoitettava myös Komission toimeenpanovirastolle (EACEA), joka pitää yllä tietokantaa Erasmus-peruskirjan saaneista korkeakouluista. Tarkemmat ohjeet löytyvät toimeenpanoviraston sivuilta Sopimusyhdyshenkilön /Erasmus-koordinaattorin vaihtuessa korkeakoulun tulee myös varmistaa, että uusi henkilö on jäsenenä joko CIMOn camposähköpostilistalla (ammattikorkeakoulut) tai cimeoni-listalla (yliopistot). Erasmusohjelmalla ei ole omaa koordinaattoreiden sähköpostilistaa, vaan hakukierroksista, tilaisuuksista ja muista ajankohtaisista asioista tiedotetaan mainittujen listojen kautta. Tiedonkulun varmistamiseksi on suositeltavaa, että listan jäsenenä on useampi henkilö kustakin korkeakoulusta. Mainittujen listojen kautta CIMO välittää ajankohtaista tietoa myös muista korkeakoulujen yhteistyöohjelmista. Tarkemmat tiedot listoista löytyvät osoitteesta Apurahan maksatus korkeakoululle/konsortiolle CIMO maksaa korkeakoululle/konsortiolle ensimmäisen osan tuen kokonaismäärästä 30 päivän kuluessa siitä, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet rahoitussopimuksen. Tämä ns. ensimmäinen ennakkomaksu on suuruudeltaan 80 % sopimuksessa määritellystä tuen kokonaismäärästä. Jos korkeakoulu/konsortio osoittaa väliraportissa (alustavasti ) käyttäneensä vähintään 70 % ensimmäisestä ennakkomaksusta (=56 % koko tukisummasta), maksaa CIMO korkeakoululle liikkuvuustuen ns. toisen ennakkomaksun. Toinen ennakkomaksu on enintään 20 % sopimuksessa määritellystä tuen enimmäismäärästä, yleensä tuen loppuosa. Mutta jos väliraportista käy ilmi, ettei korkeakoulu/konsortio tule käyttämään koko sille määriteltyä tukisummaa, toinen ennakkomaksu on tätä pienempi tai sitä ei makseta ollenkaan. Mikäli vaihtomäärät jäävät selvästi arvioitua pienemmäksi, voi CIMO myös periä takaisin osan jo maksetusta ennakkomaksusta. Jos korkeakoulu/konsortio ei ole väliraportointiin mennessä käyttänyt vähintään 70 % ennakkomaksusta, se voi anoa toisen ennakkomaksun maksamista CIMOlta niin pian kuin vaadittu osuus on käytetty. Anominen tapahtuu täyttämällä väliraportti uudestaan, kuitenkin viimeistään mennessä Lisäapurahat CIMO varaa vuosittain erillisen ns. reservipotin korkeakouluille myönnettäviä lisäapurahoja varten. Lisäapurahojen tarkoitus on taata joustavuus tuen käytössä ja mahdollisuus lisätukeen niille korkeakouluille, joiden lähtijöiden määrä kasvaa arvioidusta tai jotka ovat maksaneet lähtijöille pieniä apurahoja. Lukuvuodelle on lisäapurahoja varattu seuraavasti: Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon lisäapurahat

11 Opettaja- ja henkilökuntavaihdon lisäapurahat Yhteensä * * tukisumma sisältää euron varauksen esteettömyystukeen. EILC-kursseille lähteville opiskelijoille ei ole varattu erillistä lisäapurahapottia, vaan korkeakoulu maksaa EILC-apurahat normaalista Erasmus-opiskelija- tai harjoittelijavaihdon tuestaan. Kumpaankin voi tarvittaessa hakea lisäapurahaa. Lisäapurahoja voivat ensisijaisesti anoa sellaiset korkeakoulut/konsortiot, jotka lähettävät lukuvuoden aikana CIMOn allokointitaulukon ( ) arviota enemmän henkilöitä vaihtoon (opettaja- tai henkilökuntavaihto) tai joissa vaihtojen yhteiskesto kuukausissa on arvioitua suurempi (opiskelija- ja harjoittelijavaihto). Toissijaisesti lisäapurahoja voidaan kaikkiin toimintoihin myöntää suurempien apurahojen maksamista varten, vaikka arvioitu lähtijä- ja/tai kuukausimäärä ei ylittyisikään. Tällä perusteella lisätukea myönnetään ainoastaan kevään hakukierroksella. Lisäapurahoja haetaan CIMOsta erillisellä lomakkeella. Viime vuoden tapaan lisäapurahoista järjestetään vain yksi hakukierros, joka pidetään keväällä (haku päättyy ). Korkeakoulu voi hakea lisäapurahoja Erasmus-liikkuvuustukeen seuraavasti: mennessä opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtoon Lisäksi haettavana on ns. esteettömyystukea sellaisille vaihtoon lähtijöille, joilla on fyysisestä tai psyykkisestä terveydentilasta johtuvia erityistarpeita. Tukea on varattu euroa. Tämä haku on jatkuva. Ks. tarkemmat ohjeet kappaleesta Tuen palautus Korkeakoulun/konsortion kannattaa suunnitella huolellisesti myönnetyn tuen käyttö ja toimintojen väliset siirrot koko sopimuskauden ajalta, jotta kaikki varat tulevat käytetyksi (lisäohjeita luvussa 3.1.). Mikäli apurahoja tästä huolimatta jää käyttämättä, korkeakoulun/konsortion tulee viipymättä ottaa yhteys CIMOon, joka pyrkii kierrättämään tuen muille korkeakouluille lukuvuoden aikana. CIMO perii korkeakoululta / konsortiolta käyttämättä jääneen tuen takaisin loppuraportin palauttamisen jälkeen erillisellä laskulla Raportointi Väliraportti HUOM: Lukuvuoden väliraportointi tulee tapahtumaan käyttöön otettavan sähköisen Mobility Tool työkalun kautta. Raportointiohjeet tarkentuvat sopimuskauden aikana. Korkeakoulu/konsortio toimittaa väliraportin lukuvuoden liikkuvuustoimintojen toteutumisesta CIMOon (alustavasti) mennessä. Väliraportissa raportoidaan seuraavat seikat: Toteuma väliraporttiin mennessä toiminnoittain: 11

12 o vaihtoon lähteneiden lukumäärä yhteensä, heidän vaihtojensa kesto yhteensä (kuukaudet/viikot) sekä heille myönnetyt apurahat yhteensä. Toteumaan voidaan siis laskea mukaan koko myönnetty tuki, vaikka apurahoja ei olisi vielä maksettu ulos ja vaikka liikkujat eivät vielä olisi lähteneet vaihtojaksolle. o Käytetyn OM-tuen määrä. Koko sopimuskauden ennuste toiminnoittain: o Kaikkien vaihtoon lähtevien lukumäärä yhteensä, heidän vaihtojensa kesto yhteensä (kuukaudet/viikot) sekä heille maksettavat apurahat yhteensä. o Arvio mahdollisesti käyttämättä jäävistä apurahoista tai tarvittavista lisäapurahoista. o Toimintojen välillä tehtävät siirrot HUOM: Lisäapurahojen anomista varten on täytettävä erillinen lisäapurahojen hakulomake (ks kappale 2.6). Ei siis riitä, että lisätuen tarpeesta mainitaan väliraportissa. Väliraporttilomake ilmestyy alkuvuodesta CIMOn Erasmus-verkkosivuille. Väliraportoinnista tiedotetaan myös sähköpostitse campo- ja cimeoni-listojen kautta Loppuraportti HUOM: Lukuvuoden loppuraportointi tulee tapahtumaan käyttöön otettavan sähköisen Mobility Tool työkalun kautta. Raportointiohjeet tarkentuvat sopimuskauden aikana. Lukuvuoden loppuraportti toimitetaan CIMOon mennessä. Loppuraportti koostuu seuraavista osista: - Sähköiseen raportointijärjestelmään syötetyt tiedot kaikista toteutuneista vaihdoista. Järjestelmästä tulostetaan allekirjoitettavat talousraportit sekä exceltaulukot liikkujista - Ilmoitus tehdyistä siirroista - Saapuneiden opiskelijoiden ja harjoittelijoiden määrät maittain (webropol) - Raportti OM-tuen käytöstä (vapaamuotoinen allekirjoitettu raportti tuen käytöstä. Tuen käyttöä ei tarvitse eritellä, mutta tuen loppusumma on mainittava) - Sanallinen raportti Erasmus-liikkuvuudesta (webropol) - Raportti Erasmus-peruskirjan noudattamisesta (otoksena 6 korkeakoulua) Sähköinen raportointijärjestelmä avautuu viimeistään syyskuun alussa, jolloin raportointiin on aikaa 2 kuukautta. Tarkat raportointiohjeet ilmestyvät raportoinnin alkaessa CIMOn Erasmus-sivuille ja niistä tiedotetaan myös sähköpostilistojen kautta. Raportointiohjeet ovat CIMOn ja korkeakoulun/konsortion välisen sopimuksen liite II. CIMO tarkastaa loppuraportin sekä laskee OM-tuen lopullisen määrän toteutuneiden vaihtojen määrän perusteella. Jos yhdestä tai useammasta toiminnosta on palautettavaa, lähetetään korkeakoululle/konsortiolle lasku palautettavasta tuesta. Jos taas korkeakou- 12

13 lulle/konsortiolle ei ole väliraportin jälkeen maksettu tuen toista ennakkomaksua, maksetaan mahdollinen loppumaksu loppuraportin jälkeen. CIMO toimittaa korkeakoululle/konsortiolle loppukirjeen sopimussuhteen päättymisestä ja mahdollinen loppumaksu tai lasku palautettavasta tuesta lähetetään sen jälkeen CIMOn järjestämät tilaisuudet CIMO järjestää vuosittain 1-2 Erasmus-neuvottelupäivää, joiden tarkoituksena on tiedottaa korkeakouluja ja konsortioita Erasmus-liikkuvuuden hallinnointiin liittyvistä asioista sekä keskustella ja vaihtaa hyviä käytäntöjä korkeakoulujen kesken. Neuvottelupäivien ajankohdasta ja ohjelmasta tiedotetaan CIMOn sähköpostilistojen kautta. Korkeakoulun/konsortion tulee osallistua vähintään yhteen tällaiseen tilaisuuteen vuosittain Asiakirjojen säilytysaika Mahdollisia tarkastuksia varten Erasmus-toimintoihin liittyviä asiakirjoja on säilytettävä huolellisesti. Euroopan komissio edellyttää niiden säilyttämistä vähintään viiden vuoden ajan ja Suomen kirjanpitolaki vähintään kuuden vuoden ajan sopimuksen loppuraportin hyväksymisen jälkeen lähetettävästä ja sopimussuhteen päättävästä loppukirjeestä laskettuna Seuranta ja tarkastukset CIMOn ja Euroopan komission välinen sopimus velvoittaa CIMOn kansallisena toimistona tekemään Erasmus-ohjelman tarkastuksia ja seurantaa (monitorointi) suomalaisissa korkeakouluissa ja konsortioissa. Seuranta kattaa laajimmillaan kaiken sen tuen ja neuvonnan, jota CIMO voi tarjota korkeakouluille Erasmus-ohjelman toimeenpanossa. Erillisillä seurantavierailuilla kerätään tietoa Erasmus-liikkuvuuden toimeenpanosta sekä ohjelman laadusta, tuloksista ja vaikuttavuudesta. Vierailujen aikana pyritään myös kartoittamaan ja levittämään hyviä toimintatapoja ja korjaamaan mahdollisia puutteita. Seurantavierailut ovat parhaimmillaan hyödyllisiä molemmille osapuolille korkeakoululla on mahdollisuus antaa palautetta CIMOn palveluiden ja ohjelmahallinnon kehittämiseksi, ja samalla tarjoutuu tilaisuus yhdessä arvioida korkeakoulun kansainvälistä toimintaa ja keskustella sen kehittämistarpeista. Lisäksi voidaan pohtia CIMOn ja korkeakoulujen välistä yhteistyötä ja Erasmus-ohjelman toimeenpanoa yleensä. Vierailun perusteella laaditaan kirjallinen raportti. Erasmus-ohjelman asiakirjatarkastusten ja tarkastusvierailujen tarkoituksena on varmistaa, että Erasmus-liikkuvuus on toteutunut raportoidun mukaisesti ja että ohjelman varat käytetään rahoitussopimuksen ehtojen mukaisesti. Asiakirjatarkastukset tehdään satunnaisotantana loppuraportoinnin jälkeen pyytämällä kopiot tiettyjä liikkujia koskevista dokumenteista CIMOon. Lisäksi vuosittain tehdään muutamia tarkastusvierailuja sekä suurimpiin tuensaajiin niin kutsuttuja systeemitarkastusvierailuja. Systeemitarkastuksessa analysoidaan korkeakoulun apurahahallinnon prosesseja ja tehdään normaali asiakirjatarkastus. Tarkastukset kohdistuvat aina viimeisimpään raportoituun sopimuskauteen. 13

14 Asiakirjatarkastuksessa ja tarkastusvierailuilla tarkastettavat asiakirjat toiminnoittain on listattu liitteessä ERASMUS-TUEN HALLINNOINTI KORKEAKOULUSSA 3.1. Yleisiä ohjeita Erasmus-määrärahan tulee olla omana eränään korkeakoulun tilillä siten, että maksuliikenne pystytään aukottomasti selvittämään mahdollisen tilintarkastuksen yhteydessä. Korkeakoulun/konsortion kannattaa suunnitella huolellisesti myönnetyn tuen käyttö ja toimintojen väliset siirrot koko sopimuskauden ajalta, jotta kaikki varat tulevat käytetyksi. CIMO joutuu palauttamaan käyttämättä jääneet varat komissiolle. Niinpä korkeakoulun kannattaa seurata vaihtojen toteutumista lukuvuoden mittaan ja tarkistaa, onko tarpeen hakea lisärahaa, siirtää tukea toimintojen välillä tai kasvattaa lähtijöille maksettavia apurahoja. Mahdollisista siirroista toimintojen välillä on ilmoitettava CI- MOon ja ne tulee ottaa huomioon loppuraporttia laadittaessa, jotta kokonaissummat täsmäävät. Tarkemmat ohjeet siirroista luvussa 3.2. Mikäli näyttää siltä, että lukukauden aikana vaihtoja toteutuu arvioitua vähemmän, on suositeltavaa maksaa yksittäisille liikkujille suurempia apurahoja. Apurahaa voi suurentaa myös jälkikäteen maksamalla lähtijälle lisäsumman esim. vaihtoraportin palauttamisen jälkeen. Tässä on kuitenkin noudatettava luvussa 3.3. määriteltyjä enimmäisapurahoja, ja muistettava raportoida apuraha CIMOon kokonaisuudessaan. Apurahojen maksuja ja kirjanpidon muutoksia on mahdollista tehdä vielä Erasmus-sopimuskauden päättymisen jälkeenkin, mutta enintään siihen asti, kun korkeakoulu jättää CIMOlle Erasmusloppuraportin. Mikäli tukea lisäapurahoista huolimatta jää käyttämättä, korkeakoulun tulee viipymättä ottaa yhteys CIMOon. Apuraha myönnetään vaihtoon lähtijöille vaihdon pituuden mukaan. Opiskelija- ja harjoittelijavaihdossa apurahan suuruus on määritelty yhtä vaihtokuukautta kohden. Kuukauden määritelmä: kuukauden päivä N seuraavan kuukauden päivä N-1 esimerkiksi: 5. syyskuuta 4. lokakuuta Silloin kun vaihto on pidempi kuin kolme kuukautta, vähintään kahden viikon (=14 päivän) mittainen täydet kuukaudet ylittävä opiskelu- tai harjoittelujakso oikeuttaa pääsääntöisesti seuraavan täyden kuukauden apurahaan. Sen sijaan 2,5 kk kestävää vaihtoa ei voi pyöristää 3 kuukaudeksi, eikä se täytä vaihdon minimikestoa. Apurahojen jakoperiaatteiden tulee olla oikeudenmukaiset, läpinäkyvät ja julkiset. Apurahan saajien valinta ja apurahojen jakaminen tulee dokumentoida, ja korkeakoulun tulee säilyttää hakemukset ja muu valintaan liittyvä aineisto viiden vuoden ajan loppuraportin hyväksymisen jälkeen lähetettävästä ja sopimussuhteen päättävästä loppukirjeestä. Apurahojen suuruuden määrittelyssä voidaan huomioida esimerkiksi asuin- ja elinkustannukset kohdemaassa sekä mahdollinen ulkopuolinen rahoitus, kuten opiskelijan harjoittelusta saama palkka. Myös liikkujan mahdolliset erityistarpeet voivat olla peruste suuremman apurahan maksamiselle. Apurahan ei ole tarkoitus kattaa kaikkia ulkomailla oleskelusta koituvia kuluja. 14

15 Jos vaihtoapurahan määrä kasvaa apurahasopimuksen solmimisen jälkeen esimerkiksi siksi, että korkeakoulu on saanut lisätukea Erasmus-liikkuvuuteen, ei uutta apurahasopimusta tarvitse laatia, vaan riittää, että vaihtoon lähtijää tiedotetaan asiasta sähköpostilla. Jos apurahan suuruus sen sijaan pienenee, on vaihtoon lähtijän kanssa tehtävä kirjallinen, allekirjoitettu sopimusmuutos. EILC-kurssille osallistuvien opiskelijoiden ylimääräinen EILC-apuraha (jolla tuetaan kielikurssille osallistumista ennen varsinaista Erasmus-apurahajaksoa) sisällytetään opiskelijan kanssa tehtävään apurahasopimukseen / apurahan vastaanottolomakkeeseen varsinaisen Erasmus-apurahan ohella. Samaan vaihtojaksoon ei voi käyttää rahoitusta useasta eri EU- tai CIMOn hallinnoimasta ohjelmasta. Jos opiskelija on saanut vaihtopaikan Euroopasta CIMOn harjoitteluohjelman kautta ja saa harjoittelua varten CIMOlta apurahan, ei hän lisäksi voi saada samaa harjoittelua varten korkeakoululta Erasmus-apurahaa. Käytännössä tämä koskee lähinnä joitakin eurooppalaisiin kulttuuri- ja tiedeinstituutteihin tai kansainvälisiin organisaatioihin valittuja opiskelijoita, sillä muutoin CIMOn harjoitteluohjelmat on nykyisin suunnattu Euroopan ulkopuolisiin tai ei-erasmus-kelpoisiin kohteisiin. Huom. IAESTE-harjoitteluun lähteville opiskelijoille korkeakoulu voi halutessaan kuitenkin maksaa Erasmus-apurahan, sillä IAESTE-harjoittelijat eivät saa apurahaa CIMOlta ja työnantajan heille maksama palkka on usein varsin pieni Siirtomahdollisuudet tukikategorioiden välillä Riippuen korkeakoululle myönnetyn tuen suuruudesta ja kussakin toiminnossa toteutuvien vaihtojen määrästä korkeakoulu voi lukuvuoden aikana katsoa tarpeelliseksi hyödyntää sopimuksen suomaa joustomahdollisuutta ja siirtää varoja toimintojen välillä. Kannattaa huomata, että siirtomahdollisuudet ovat nyt hyvin laajat. Korkeakoulu voi halutessaan siirtää varoja tukikategorioiden välillä seuraavin periaattein: enintään 100 % opiskelijavaihtoapurahoista voi siirtää harjoittelijavaihtoapurahoihin tai päinvastoin enintään 100 % opettajavaihtoapurahoista voi siirtää henkilökuntavaihtoapurahoihin tai päinvastoin enintään 100 % OM-tuesta voi siirtää opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon ja/tai opettaja- ja henkilökuntavaihtoon enintään 20 % opettaja- ja henkilökuntavaihtoapurahoista voi siirtää opiskelija- ja harjoittelijavaihtoapurahoihin opiskelija- ja harjoittelijavaihtoapurahoista ei saa siirtää muihin toimintoihin. Muita siirtoja ei sallita. Vaikka korkeakoulu/konsortio siirtäisi koko OM-tukisumman vaihtoapurahoihin, ei se poista velvollisuutta huolehtia vaihtojaksojen laadukkaasta toteutuksesta. Jos korkeakoulu/konsortio päättää tehdä siirtoja, niistä tulee ilmoittaa CIMOon kirjallisesti. Tehdyt siirrot raportoidaan myös loppuraportin yhteydessä erillisellä lomakkeella. 15

16 3.3. Apurahan maksu vaihtoon lähteville Opiskelijavaihto Korkeakoulu maksaa apurahat vaihtoon lähteville Erasmus-opiskelijoilleen. Opiskelija allekirjoittaa vahvistuksen Erasmus-apurahan vastaanottamisesta ennen apurahan maksamista (liite V a 1., joka löytyy CIMOn Erasmus-sivuilta) ja apuraha on maksettava opiskelijalle 30 päivän kuluessa dokumentin allekirjoittamisesta. Vahvistus jää korkeakouluun säilytettäväksi. Korkeakoulun on esim. tilintarkastuksen yhteydessä kyettävä osoittamaan, että apuraha on maksettu opiskelijan tilille. Lisäksi tarvitaan todiste ulkomaanopiskelusta (tähän tarkoitukseen voi käyttää esim. liitettä V a 4., Letter of Confirmation). Opiskelijavaihtoapurahan tarkoituksena on korvata liikkuvuudesta aiheutuvia lisäkustannuksia eli esimerkiksi matkakulut, vieraaseen kieleen perehdyttäminen sekä kohdemaan korkeammat elinkustannukset. Apurahan tulisi olla opiskelijan käytettävissä ennen Erasmus-vaihdon alkua. Apuraha myönnetään yksittäiselle opiskelijalle ulkomaan opiskelujakson keston mukaan. Lukuvuonna opiskelijavaihdon kuukausiapurahan suuruus tulee olla Jos korkeakoulu joutuu maksamaan tätä pienempiä apurahoja, sen kannattaa hakea lisätukea CIMOlta. Korkeakoulu voi lähettää opiskelijoita vaihtoon myös ilman apurahaa. Nämä opiskelijat raportoidaan CIMOon muiden Erasmus-vaihto-opiskelijoiden tavoin ja heidät huomioidaan vaihtojen toteumassa. Nolla-apurahalla toteutettavan vaihdon on täytettävä kaikki muut Erasmus-opiskelijavaihdolle luvussa 4.3. asetetut ehdot Harjoittelijavaihto Korkeakoulu/konsortio maksaa apurahat vaihtoon lähteville harjoittelijoilleen. Harjoittelijavaihdosta solmitaan apurahasopimus (Placement Agreement), jonka allekirjoittavat lähettävä korkeakoulu/konsortio sekä opiskelija. Sopimuksessa sovitaan harjoittelun kestosta, apurahan suuruudesta ja maksuehdoista. Harjoittelun apurahasopimuksen pohja löytyy suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi (liite V b 1). Lisäksi käytössä on harjoittelijavaihdon tiedonkeruulomake (liite V b 4). Sen käyttö ei ole kuitenkaan pakollista, mutta korkeakoulu/konsortio voi halutessaan liittää sen apurahasopimukseen ja kerätä sen avulla opiskelijalta Erasmus-loppuraportoinnissa tarvittavia tietoja. Korkeakoulu/konsortio voi valita, maksaako se harjoittelijavaihtoapurahan opiskelijalle yhdessä vai kahdessa erässä. Jos apuraha maksetaan yhdessä erässä, maksetaan se kokonaisuudessaan opiskelijalle apurahasopimuksen solmimisen jälkeen. Jos apuraha maksetaan kahdessa erässä, maksetaan ensimmäinen osa (esim. 80 %) apurahasopimuksen solmimisen jälkeen. Jälkimmäinen osa (esim. 20 %) maksetaan sen jälkeen, kun opiskelija on palauttanut harjoitteluraportin korkeakoululle. Apurahasopimuspohja tulee päivittää valitun maksatuskäytännön mukaiseksi. Apuraha on maksettava opiskelijalle 30 päivän kuluessa apurahasopimuksen allekirjoittamisesta. Korkeakoulun on tilintarkastuksen yhteydessä kyettävä osoittamaan, että apuraha on maksettu opiskelijan tilille. Jos harjoittelijavaihto päättyy syyskuun lopussa eli sopimuskauden päättyessä tai harjoittelu poikkeuksellisesti jatkuu sopimuskauden päättymisen jälkeen (kuitenkin enintään asti), voi korkeakoulu/konsortio kiirehtiä opiskelijaa loppuraportin palauttamisessa ja maksaa jälkimmäisen osan apurahasta niin, että se 16

17 on maksettu ennen korkeakoulun/konsortion loppuraportin jättämistä CIMOlle mennessä. Harjoitteluapurahan tarkoituksena on korvata liikkuvuudesta aiheutuvia lisäkustannuksia. Apuraha myönnetään yksittäiselle opiskelijalle ulkomaan harjoittelujakson keston mukaan. Lukuvuonna harjoittelijavaihdon kuukausiapurahan suuruus tulee olla , paitsi Bulgariaan, Latviaan, Liettuaan, Puolaan, Romaniaan ja Viroon enimmäisapuraha on 400 / kk. Harjoitteluapurahat voivat olla keskimäärin korkeampia kuin opiskelijavaihtoapurahat, sillä harjoitteluun lähtevä opiskelija ei välttämättä pääse nauttimaan opiskelijaeduista kohdemaassa. Yksittäinen harjoittelijavaihtoapuraha voi kuitenkin olla keskimääräistä opiskelijavaihdon kuukausiapurahaa pienempi esimerkiksi harjoittelijalle maksettavan palkan vuoksi. Korkeakoulu voi lähettää opiskelijoita Erasmus-harjoitteluun myös ilman apurahaa. Nämä opiskelijat raportoidaan CIMOon muiden Erasmus-harjoittelijoiden tavoin ja heidät huomioidaan vaihtojen toteumassa. Nolla-apurahalla toteutettavan vaihdon on täytettävä kaikki Erasmus-harjoittelijavaihdolle kappaleessa 4.3. asetetut ehdot Opettaja- ja henkilökuntavaihto Korkeakoulu maksaa Erasmus-apurahan omille opettaja- ja henkilökuntavaihtoon lähtijöilleen sekä ulkomaisesta yrityksestä korkeakouluun opettajavaihtoon kutsutuille henkilöille. Erasmus-apuraha on kokonaisapuraha (könttäsumma), jolla voidaan kattaa sekä vaihdosta aiheutuvia matka- että oleskelukuluja. Opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahan enimmäismäärä määräytyy vaihdon todellisen keston ja kohdemaan mukaan. Apurahan maa- ja päiväkohtaiset enimmäissummat ovat LLP-ohjelmaoppaan 2013 mukaiset, ja ne löytyvät tämän oppaan lopusta liitteestä 3. Yksittäisen vaihdon Erasmus-apurahalla katettava enimmäissumma määräytyy siis kohdemaata koskevan päiväkohtaisen enimmäissumman mukaan: päiväkohtainen enimmäismäärä x matkallaolopäivien määrä = suurin hyväksyttävä tukisumma (katso myös alla olevat esimerkkilaskelmat). Vaikka apurahalla voi kattaa matka- ja oleskelukuluja, loppuraportissa opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahat raportoidaan CIMOon subsistence-otsikon alla (huom. travel = nolla). Lukuvuodelle opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahoja on myönnetty CI- MOsta keskimäärin 470 vaihtoa kohti, joten apurahan enimmäismäärän ylittyminen on todennäköistä lähinnä lyhyiden vaihtojen kohdalla. Vaihdon kesto (matkallaolopäivien lukumäärä yhteensä) on pystyttävä todistamaan (esim. matkaliput matkalaskun yhteydessä). Käytännössä opettaja- ja henkilökuntavaihtoon lähtijän Erasmus-apuraha voi olla myös pienempi kuin CIMOn allokoima summa, jolloin lähettävä korkeakoulu maksaa itse suuren osan vaihdon kustannuksista. Opettaja- ja henkilökuntavaihtoa varten voi hakea myös lisäapurahoja CIMOsta keväällä Opettaja- ja henkilökuntavaihtoon voi lähteä myös ilman Erasmus-apurahaa (ns. nollaapuraha). Myös nämä vaihdot raportoidaan CIMOon, mikäli vaihdot muutoin täyttävät kaikki Erasmus-vaihdon ehdot. 17

18 3 esimerkkiä apurahan enimmäismäärän laskemisesta: 5 päivän opettaja- tai henkilökuntavaihto Belgiaan: 1-7 päivän osalta Belgian päiväkohtainen maksimituki on 170 euroa per päivä vierailun enimmäisapuraha on 5 x 170 = päivän opettaja- tai henkilökuntavaihto Turkkiin: 1-7 päivän osalta Turkin päiväkohtainen maksimituki on 140 euroa ja 8-14 päivän osalta 56 euroa per päivä vierailun enimmäisapuraha on 7 x x 56 = päivän opettaja- tai henkilökuntavaihto Viroon: 1-7 päivän osalta Viron päiväkohtainen maksimituki on 130 euroa, 8-14 päivän osalta 52 euroa ja päivän osalta 20 euroa per päivä vierailun enimmäisapuraha on 7 x x x 20 = 1414 Apuraha voidaan siirtää vaihtoon osallistujalle vasta sitten, kun hän on hyväksynyt Erasmus-apurahan sekä kaikki siihen liittyvät velvollisuudet. Todisteeksi tästä käy päätös apurahan myöntämisestä tai allekirjoitettu vahvistus Erasmus-apurahan vastaanottamisesta (mallina liite VI b ja VII b). Ulkomaisista yrityksistä opettajavaihtoon kutsuttavia varten on lisäksi erillinen englanninkielinen mallilomake (liite VI c). Huom. mikäli apurahaa ei makseta etukäteen vaihtoon lähtijän tilille, vaan korkeakoulu korvaa vaihdosta aiheutuvat kulut matkalaskun perusteella, vahvistukseksi riittää hyväksytty matkasuunnitelma- ja lasku, joissa on maininta Erasmus-vaihdosta. Erasmus-opettaja- ja henkilökuntavaihdosta vaaditaan seuraavat asiakirjat: Koska Erasmus-opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahan enimmäismäärä perustuu maa- ja päiväkohtaisiin maksimiapurahoihin, kunkin vaihdon keston todentamiseksi vaaditaan matkaliput ja/tai hotellilasku, jotka osoittavat kohdemaahan saapumis- ja sieltä lähtöpäivän. Lisäksi vaaditaan todiste siitä, että korkeakoulu on maksanut apurahan opettajalle/henkilökuntaan kuuluvalle tai korvannut vaihdosta aiheutuneet kustannukset suoraan (esim. kopio matkalaskusta). Mikäli apuraha on maksettu suoraan opettajan/henkilökuntaan kuuluvan tilille, vaaditaan myös kopio tilisiirrosta. Korkeakoulujen on säilytettävä myös vastaanottavan oppilaitoksen tai organisaation vahvistus vaihtojaksosta, josta käy ilmi vaihtojakson kesto ja toteutuminen. Kustakin opettaja- ja henkilökuntavaihdosta on laadittava työsuunnitelma, josta on tarkemmin kerrottu kappaleessa

19 Esteettömyystuki - apurahat henkilöille, joilla on erityistarpeita Elinikäisen oppimisen ohjelma tukee myös erityistarpeita omaavien henkilöiden esteetöntä osallistumista ohjelmaan. Tähän erityisryhmään katsotaan kuuluvan henkilöiden, joiden osallistuminen Erasmus-ohjelmaan ei olisi fyysisen tai psyykkisen terveydentilan vuoksi mahdollista ilman ylimääräistä taloudellista tukea. Lisätukea voidaan myöntää niin opiskelijoille kuin korkeakoulun henkilöstöllekin. Myös yrityksistä opettajavaihtoon kutsuttaville henkilöille on mahdollista saada lisätukea. Korkeakoulun tulisi jo vaihdon hakuvaiheessa selvittää hakijoiden mahdolliset erityistarpeet. Vaihdon järjestelyihin kannattaa varata reilusti aikaa silloin, kun henkilö tarvitsee esimerkiksi asumiseen, liikkumiseen tai opiskeluun liittyviä erityisjärjestelyjä vaihtokohteessa. Tällaisissa tapauksissa järjestelyt on hyvä aloittaa noin 6 kk ennen vaihdon alkamista yhteistyössä vastaanottavan korkeakoulun / organisaation kanssa. Lukuvuodelle CIMO on varannut yhteensä Erasmus-tukea erityistarpeita omaavien henkilöiden lisäapurahoihin. Isompia apurahoja voidaan myöntää, jos: vaihtoon lähtevällä on vamma, sairaus tms., josta aiheutuu merkittäviä lisäkustannuksia vaihdon aikana ja ylimääräisiä kustannuksia ei voida kattaa muista lähteistä. Jos vaihtoon lähtevän henkilön ylimääräisen tuen tarve ei ole suuri, voi korkeakoulu/konsortio myöntää vaihtoon lähtevälle suurempaa apurahaa tuen enimmäisrajojen puitteissa. Esimerkiksi erityisryhmään kuuluvalle opiskelijalle on mahdollista myöntää Erasmus-opiskelijavaihtoon enintään 350 euroa kuukaudessa, vaikka muille opiskelijavaihtoon lähtijöille apuraha olisi 200 euroa kuukaudessa. Erityistuen mahdollisuudesta on syytä tiedottaa vaihtohaun alkaessa. Korkeakoulun myöntämä erityistuki otetaan huomioon myös lisäapurahoja haettaessa. Jos erityistuen tarve on suurempi, voi korkeakoulu/konsortio hakea erillistä lisätukea CIMOsta. Tätä varten on CIMOn Erasmus-sivuilla esteettömyystuen hakulomake, jonka korkeakoulun Erasmus-yhdyshenkilö täyttää yhdessä vaihtoon lähtevän henkilön kanssa. Hakulomakkeessa kuvataan liikkujan vamman tai sairauden laatu ja sen vaikutukset vaihtojärjestelyihin. Hakemuksessa eritellään vaihdosta aiheutuvat kustannukset sekä henkilön saaman Erasmus-apurahan suuruus ja mahdolliset muut avustukset. Hakemukseen liitetään lääkärintodistus tai vastaava dokumentti, josta ilmenee vamman tai sairauden laatu ja sen vaikutukset vaihtojaksoon. Hakuaika on jatkuva, mutta lisätukea on syytä anoa useita kuukausia ennen vaihdon alkua, jotta vaihdon toteutuminen voidaan taata. Esimerkiksi syyslukukaudella vaihtoon lähtevälle opiskelijalle on syytä anoa tukea CIMOsta kevään aikana. CIMO päättää myönnettävästä lisätuesta tapauskohtaisesti. Kannattaa huomioida, että Erasmusapurahan ei ole tarkoitus kattaa kaikkia vaihdosta aiheutuvia kustannuksia. Erityisryhmään kuuluville liikkujille CIMOsta myönnetty esteettömyystuki raportoidaan loppuraportoinnin yhteydessä erikseen kohdassa supplement for disability. 19

20 CIMO on laatinut yhteistyössä ESOK (Esteetön korkeakoulu)-verkoston kanssa tarkistuslistan Esteettömyys ja kansainvälinen opiskelijavaihto lähettävälle ja vastaanottavalle korkeakoululle sekä vaihtoon lähtevälle opiskelijalle tueksi vaihtojärjestelyihin. Tarkistuslista on tuotettu suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Tarkistuslista löytyy CIMOn verkkosivuilta sekä Erasmus- liikkuvuustoiminnon sopimusliitteistä sivulta: --> Hallinnointi ja sopimusliitteet Esteettömyystuesta on ilmestynyt esite, jonka avulla korkeakoulut voivat markkinoida liikkuvuusmahdollisuuksia opiskelijoilleen ja henkilökunnalleen. Esitettä voi tilata CI- MOsta Vaihtojen järjestämisen tuki (OM) Korkeakoululle/konsortiolle myönnettyä vaihtojen järjestämisen tukea voi käyttää sellaisiin toimintoihin, jotka liittyvät Erasmus-vaihtojen järjestelyihin ja tukitoimiin ja jotka noudattavat Euroopan komission varoista myönnettäviin määrärahoihin sovellettavia yleissääntöjä (kustannukset ovat todennettavissa kirjanpidossa, sopimuksen voimassaoloaikaa noudatetaan; vert. Rahoitussopimuksen yleiset ehdot). Vaihtojen järjestämisen tukea voi käyttää esimerkiksi seuraaviin toimintoihin: opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtoon lähtevien ja saapuvien valmentaminen sekä vaihtojen seuranta ja arviointi vaihtoon lähtevien valinta, orientaatio ja muut tukitoimet vaihtoon lähtevien ja saapuvien kielivalmennus Erasmus-vaihtoihin liittyvän informaatiomateriaalin tuottaminen ja levittäminen Erasmus-vaihtoihin liittyvät valmistelevat vierailut korkeakouluihin ja yrityksiin sekä seuranta- ja arviointivierailut yhteistyökorkeakouluihin ECTS-järjestelmän käyttöön liittyvät toiminnot tutkintotodistuksen liitteen (Diploma Supplement) käyttöön liittyvät toiminnot kv-toimiston henkilöstön palkkakulut HUOM: OM-tukea ei voi käyttää lähtevien opiskelijoiden vakuutusten kattamiseen, vaan opiskelija maksaa tarvittavat vakuutukset Erasmus-apurahastaan. Koska OM-tuki myönnetään könttäsummana vaihtoon lähtevien henkilöiden yksikköhintojen perusteella, CIMO ei tarkasta tuen käyttöä raportoinnin tai taloustarkastuksen yh- 20

21 teydessä. OM-tuen saamiseksi korkeakoulun/konsortion tulee ainoastaan osoittaa toteutuneiden vaihtojen määrä loppuraportissa. OM-tuesta maksettujen kustannusten tulee kuitenkin olla todennettavissa kirjanpidossa. 4. VAIHTOJEN TOTEUTTAMISEN PERIAATTEET 4.1. Korkeakoulujen kahdenväliset sopimukset Erasmus-vaihdot perustuvat korkeakoulujen solmimiin kahdenvälisiin sopimuksiin. Henkilökuntavaihtojen osalta kahdenvälistä sopimusta ei ole enää edellytetty lukuvuodesta lähtien. Korkeakoulut voivat itse laatia pohjan kahdenvälisiä sopimuksia varten, mutta sopimusten on noudatettava vähimmäisvaatimuksia, jotka on esitetty liikkuvuustukisopimuksen liitteessä IV. Jos korkeakoulu edellyttää saapuvilta vaihto-opiskelijoilta tai -opettajilta tiettyä kielitaitotasoa, on vaatimus kirjattava kahdenväliseen sopimukseen. Sopimukseen on suositeltavaa lisätä myös menettelytavat sopimuksen päättämiseksi. Yritysten kanssa toteutettavat harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihdot eivät kuitenkaan edellytä kahdenvälistä sopimusta korkeakoulun ja yrityksen välillä, vaan kustakin vaihdosta voidaan sopia erikseen. Myös korkeakouluun suuntautuva harjoittelijavaihto ei edellytä kahdenvälistä sopimusta, vaan vastaanottava korkeakoulu rinnastetaan tässä tapauksessa yritykseksi. Korkeakoulut voivat kuitenkin halutessaan sopia harjoittelijavaihdoista kahdenvälisessä sopimuksessa ja luoda näin pohjan jatkuvalle yhteistyölle harjoittelijavaihtojen toteutuksessa. Yritys määritellään Erasmus-ohjelmassa laajasti. Yritykseksi (enterprise) voidaan katsoa mikä tahansa yksityinen tai julkinen organisaatio, jolla on taloudellista toimintaa, esimerkiksi yritys, tutkimuskeskus, perheyritys, yhdistys tai freelancerina toimiva henkilö. Ollakseen kelpoinen Erasmus-vaihdon kohde on yrityksen tai organisaation oltava oikeushenkilö siinä maassa, johon vaihto suuntautuu Erasmus-ohjelmaan osallistuvat maat Partnerikorkeakoulun/yrityksen tulee sijaita jossakin Erasmus-ohjelmaan osallistuvassa maassa. Näitä ovat: EU:n jäsenvaltiot Alankomaat, Belgia, Bulgaria, Espanja, Irlanti, Iso-Britannia, Italia, Itävalta, Kreikka, Kroatia ( alkaen), Kypros, Latvia, Liettua, Luxemburg, Malta, Portugali, Puola, Ranska, Romania, Ruotsi, Saksa, Slovakia, Slovenia, Tanska, Tšekki, Unkari ja Viro. ETA/EFTA-maat Norja, Islanti, Liechtenstein ja Sveitsi sekä Turkki. Makedonia voi lukuvuonna lähettää opiskelijoita ja opettajia (SMS, STA) vaihtoon muihin maihin, mutta sinne ei voi lähettää vaihtoja muista maista. 21

22 4.3. Opiskelija- ja harjoittelijavaihto Vaihtoon lähtijän kelpoisuusehdot Erasmus-vaihtoon lähtevän opiskelijan on oltava tutkinto-opiskelijana jossakin suomalaisessa korkeakoulussa koko vaihtojakson ajan. Erasmus-vaihtoon voivat lähteä kaikki tutkinto-opiskelijat kansalaisuudesta riippumatta eli myös ns. kolmansien maiden kansalaiset. Apuraha voidaan myöntää vain opiskelijalle, joka on korkeakoulussa kirjoilla perus- tai jatkotutkintoa suorittamassa. Kotikorkeakoululla on oltava Erasmus-peruskirja. Harjoittelijavaihto puolestaan edellyttää kotikorkeakoululta laajennettua Erasmus-peruskirjaa. Opiskelijavaihtoon voivat lähteä vain sellaiset opiskelijat, jotka ovat saaneet päätökseen ensimmäisen vuoden korkeakouluopinnot. Erasmus-harjoitteluun voi sen sijaan lähteä jo ensimmäisen opiskeluvuoden aikana. Erasmus Mundus -ohjelmien opiskelijat voivat saada Erasmus-apurahan siinä tapauksessa, että eivät ole aiemmin käyttäneet tätä mahdollisuutta (ks ) eivätkä saa apurahaa Erasmus Mundus -ohjelmasta Saman opiskelijan useampi vaihtojakso Sama opiskelija voi lähteä Erasmus-ohjelman kautta yhden kerran opiskelijavaihtoon yhden kerran harjoittelijavaihtoon Sama opiskelija voi osallistua Erasmus-vaihtoihin yhteensä korkeintaan 24 kuukauden ajan. Erasmus-vaihtoon ei voi tämän jälkeen lähteä myöskään ilman apurahaa. Jos opiskelija on korkeakouluopintojensa aikana ehtinyt olla Leonardo-ohjelman kautta harjoittelussa, ei hän enää voi lähteä Erasmus-harjoittelijavaihtoon. Sen sijaan ammatillisen toisen asteen koulutuksen osana tehty Leonardo-harjoittelu ei ole este Erasmusharjoitteluun osallistumiselle Vaihtojakson kelpoisuusehdot Apurahoja myönnetään yksinomaan seuraavanlaiseen toimintaan ulkomailla: kokopäiväiset perus- ja aineopinnot, syventävät ja jatko-opinnot, jotka johtavat tutkintoon ja jotka suoritetaan vastaanottavassa oppilaitoksessa, mukaan lukien väitöskirjan valmistelu (mutta ei sellaisen tutkimuksen suorittaminen, joka ei varsinaisesti sisälly mihinkään opinto-ohjelmaan), harjoittelujakso, jonka tarkoituksena on tiedon, osaamisen ja taitojen karttuminen. Opiskelijan kotikorkeakoulun tulee hyväksilukea harjoittelu osaksi opiskelijan tutkintoa. Harjoittelun on oltava päätoimista. Erasmus-ohjelma ei aseta vähimmäismäärää opintopisteille, jotka vaihdon aikana tulee kertyä, mutta sekä opiskelija- että harjoittelijavaihdon ulkomailla tulee olla luonteeltaan 22