1. Mikä on tavoiteaikataulu järjestelmän hankinnalle (projektin aloitus, toimitus asiakkaan hyväksymistestiin, tuotantokäytön aloitus)?

Transkriptio

1 1 VERKKONEUVONTAPALVELUJÄRJESTELMÄN HANKINTA dno 1151/ /2012 Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot oli esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen: Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: viimeistään Kysymysten perusteella tarjouspyyntöasiakirjoja on korjattu. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. HUOM! Tarjouspyyntöaineistoon tehtyjen korjausten ja täsmennysten johdosta tarjouksen jättöaikaa on pidennetty, uusi tarjouksenjättöaika päättyy klo 12. Kysymykset ja vastaukset: 1. Mikä on tavoiteaikataulu järjestelmän hankinnalle (projektin aloitus, toimitus asiakkaan hyväksymistestiin, tuotantokäytön aloitus)? Vastaus: Tavoiteaikatauluna on aloittaa projekti kilpailutuksessa valitun toimittajan kanssa välittömästi sopimusteon jälkeen. Suuntaa-antavana aikataulutavoitteena on hyväksymistestaus ja tuotantokäytön aloitus vuoden 2012 kolmannella kvartaalilla. 2. Tarjouspyynnössä mainitaan sopimuskaudeksi kaksi vuotta. Sopimusehdoissa sopimuksen kesto on myös kaksi vuotta, mutta asiakkaalla on mahdollisuus irtisanoa sopimus kolmen kuukauden varoajalla. Käytännössähän tämä tarkoittaa, että sopimuksen kesto on kolme kuukautta ja että sopimusta voidaan jatkaa korkeintaan 21 kuukautta. Lisäksi ylläpidon hinnoittelu lasketaan 36 kuukauden perusteella. Mikä on asiakkaan tahtotila sopimuskaudelle? Vastaus: Hankintayksikkö korjaa tarjouspyynnön sisältöä siten, että sopimus on kahden vuoden (2) määräaikainen sopimus ilman irtisanomisoikeutta. Hinnoittelua korjataan siten, että ylläpidon hinnoittelu lasketaan 24 kuukauden perusteella. Korjattu liitteitä 2 ja Liite 2 / tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät kelpoisuusehdot. Kyseisessä kohdassa pyydetään tarjouksen liitteenä referenssikuvaus ja selvitys. Miten pyydetty selvitys poikkeaa referenssikuvauksesta ja mikä pitäisi olla ko. selvityksen sisältö? Vastaus: Liitteelle on virheellisesti jäänyt maininta sekä kuvauksesta että selvityksestä. Tällä tarkoitetaan samaa asiaa ja riittää, että tarjoaja liittää yhden selvityksen tai kuvauksen. Korjattu liitettä Liite 1 / hankinnan yksilöinti. Liitteen alussa on painotettu, että liitteessä kuvatut ominaisuudet tai toiminnallisuudet eivät ole ehdottomia kelpoisuusvaatimuksia. Mitä tämä käytännössä tarkoittaa? Hyväksytäänkö tarjous, jos joku liitteessä kuvatuista

2 2 ominaisuuksista ei toteudu? Hyväksytäänkö tarjous, vaikka mikään liitteessä kuvatuista ominaisuuksista ei toteudu. Miten määritellään hyväksytyn toimituksen sisältö? Vastaus: Tarjous hyväksytään, mikäli se täyttää liitteellä 3 luetellut vaatimukset. Liitteen 1 alussa kehystetyssä laatikossa ilmoitettu tarkoittaa tilanteita, joissa eri liitteillä ilmoitettu tietosisältö on ristiriitaista. 5. Liite 1: "Verkkoneuvonta toteutetaan siten, että se voidaan ottaa myöhemmin käyttöön myös kaupungin muilla toimialoilla ja on siirrettävissä Espoon omalle sähköiselle alustalle." Mistä löytyy kuvaus tästä Espoon omasta sähköisestä alustasta? Vastaus: Espoon omaa sähköistä alustaa rakennetaan kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti. Kyse on siten tässä vaiheessa vielä tavoitetilasta. Sähköinen alusta ei tässä vaiheessa ole ehdoton vaatimus. 6. Liite 1: Mitä tietoja ja minkälaisen rajapinnan kautta on siirrettävä Espoon asiakastietojärjestelmään? Vastaus: Integraatiota ei toteuteta. Järjestelmä on verrannollinen puhelinpalveluun. Jos jotain kirjataan, se tehdään manuaalisesti leikepöydän kautta. 7. Liite 1: "Verkkoneuvontapalvelussa tulee olla mahdollista saada tilastoja mm. kysymysten määrästä ja vastausajasta." Vaatimuksen voi toteuttaa monenlaisessa laajuudessa ja valittu laajuus vaikuttaa kustannuksiin. Minkälaisia tilastoja on tuettava ja missä muodossa ne tulee esittää? Vastaus: Täsmennetty korjatulla liitteellä 1. Raportoinnilta edellytetään tulevalta järjestelmältä raportointiominaisuutta, jolloin raportointi saadaan järjestelmästä suoraan. Nämä raportin tiedot tulee olla siirrettävissä Espoolla käytössä olevaan perus toimistoohjelmistoon, Exceliin. Excel on minimivaatimus, joka mahdollistaa raporttien käsittelyn toiminnossa. Kysymysten määrä ja vastausaika ovat minimivaatimukset tilastoille. 8. Liite 1: "Tekstin fonttikoko ja väritys tulee olla muokattavissa, eikä se saa vaikuttaa palvelun käytettävyyteen". Mitä kyseisellä vaatimuksella tarkoitetaan? Vastaus: Palvelun on noudatettava Espoon kaupungin tyyliohjetta, ja mikäli ohjeeseen tulee muutoksia, se ei saa vaikeuttaa ohjelman käyttöä. 9. Liite 1: Mikä tarve edellyttää palvelun toimimisen ilman selaimen skriptejä? Liittyykö vaatimuus esteettömyyteen? Vastaus: Liittyy esteettömyyteen. 10. Liite 1: "Toimittajan tulee osoittaa palvelun tarjoamisen kaikkinainen esteettömyys" on aika laaja ja epämääräinen käsite. Mitkä ovat palvelun esteettömyyden vähimmäisvaatimukset. Vastaus: Täsmennetty korjatulla liitteellä 1. Sähköisissä asiointipalveluissa tulee huomioida esteetön käyttö, jotta palvelut ovat käytettävissä näkövammaisilla ja heidän apuvälineillään,

3 3 ikänäköisillä, värisokeilla sekä erilaisilla päätelaitteilla. Esteettömyys tulee huomioida seuraavilla tavoilla: Palveluiden käyttö on mahdollista pelkän näppäimistön avulla. Käyttöliittymän sisällä elementtien ja kenttien välillä voi liikkua sarkainnäppäimen (tab) avulla ja tärkeille toiminnoille on mahdollisuuksien mukaan laadittu näppäinoikopolut. Sisällön kannalta merkityksellisille visuaalisille elementeille on määritelty tekstivastineet. Värejä ei koskaan käytetä ainoana tapana tietojen merkitsemiseen ja erottelemiseen. Värin lisäksi vastaava viesti on välitettävä myös muodon ja tekstivastineen avulla. Tekstikoon muuttaminen on mahdollista. Sivut otsikoidaan selkeästi ja sijainti esitetään yksiselitteisesti myös muuten kuin visuaalisesti. Sivujen rakenne säilytetään yhtenäisenä yleisten elementtien osalta. Toteutuskoodi validoidaan HTML/CSS-standardien mukaiseksi, jolloin se käyttäytyy oikein eri selaimilla ja apuvälineillä. 11. Liite 1: "Seudullisia ja valtakunnallisia yhteisiä palveluja on voitava liittää alustaan standardoitujen rajapintojen kautta palvelujen toteutusarkkitehtuurista riippumatta." Voiko toimittaja määritellä kyseiset rajapinnat vai ovatko ne tilaajan määrittelemiä? Jos rajapinnat ovat tilaajan määrittelemiä, löytyykö näistä rajapinnoista kuvausta? Vastaus: Tämä on ainoastaan tavoitetila tässä vaiheessa. Toteutuessaan kyse jon ulkisen sektorin mukaisesta kokonaisarkkitehtuurista. 12. Liite 1, luku 2. Mitä tarkoitetaan käyttöympäristön kuvauksella. Vastaus: Käyttöympäristön kuvaus- kohdassa halutaan tekninen toteutustapa kuvana kuvattuna ja sanallisesti selitettynä vastaten kattavasti kysymykseen, miten sovelluspalvelut tuotetaan. 13. Liite 1, luku 2. Tarjouspyynnössä puhutaan monessa ASP-mallissa. Nyt tässä luvussa pyydetään kuvaamaan muun muassa palvelimen tekniset vaatimukset, tietokanta ja lisenssit. Jos ASP-mallilla tarkoitetaan sovelluksen käyttöä toimittajan tarjoamana palveluna, miksi näitä asioita pyydetään erittelemään tarjouspyynnössä? Mikä on tilaajan tahtotila järjestelmän toimitustavasta, halutaanko se ostaa palveluna ja halutaanko sitä ajaa omasta konesalista? Vastaus: ASP -palvelussa (Application Service Provider) toimittaja vastaa sekä sovelluksesta että käyttöympäristöstä (konesali) ja Espoo asiakkaana maksaa ostamastansa palvelusta. Espoo kuitenkin omistaa datan sekä käyttöönoton ja jatkuvan palvelun aikana muodostuneet dokumentaatiot ( mm. projektisuunnitelma, projektin toteutus, käyttöohjeet, ja kaikki muu dokumentaatio, mikä tämän käytön aikana laaditaan ko. palvelusta). Tästä syystä edellä mainitut tiedot pyydetään. 14. Liite 3 / toimituksen kelpoisuusehdot. Vaatimuksissa 0.2, 0.4 ja 0.5 on viitattu liitteen 1 liitteeseen 1a. Tarjousasiakirjat eivät pidä sisällään kyseistä liitettä. Mitä liite 1a pitää sisällään ja miten liitteen vaatimuksiin pääsee tutustumaan? Mikäli kyseisen liitteen

4 4 sisällöstä herää kysymyksiä, miten kyseisiin kysymyksiin voi saada vastauksia tilaajalta, kun tarjoukseen liittyvien kysymysten määräaika on mennyt umpeen? Vastaus: Kyseessä kirjoitusvirhe. Tarkoitetaan liitettä 1. Liitettä 1a ei ole olemassa. Korjattu liitettä Pitääkö hintoja eritellä tarkemmin kuin käyttöönoton ja ylläpidon kokonaishinnat. Vastaus: Vähimmäisvaatimus, halutessaan voi eritellä tarkemmin. 16. Lasketaanko hintavertailussa käyttöönoton ja ylläpidon hinnat yhteen ja muodostetaanko yhteishinnasta hintavertailupisteet? Vai lasketaanko kummastakin hinnasta omat vertailupisteet, jotka yhdistetään yhdeksi hintapistemääräksi? Vastaus: Hintavertailussa käyttöönoton ja ylläpidon hinnat lasketaan yhteen ja muodostetaan yhteishinnasta hintavertailupisteet. 17. Sopimusehdot: Tekstissä viitataan ASP-malliin. Voiko tämän termin tarkentaa? Mitä ASPmallilla tarkkaan ottaen tarkoitetaan ja kuka vastaa mistäkin osa-alueesta? Vastaus: ASP -palvelussa (Application Service Provider) toimittaja vastaa sekä sovelluksesta että käyttöympäristöstä (konesali) ja Espoo asiakkaana maksaa ostamastansa palvelusta. Espoo kuitenkin omistaa datan sekä käyttöönoton ja jatkuvan palvelun aikana muodostuneet dokumentaatiot ( mm. projektisuunnitelma, projektin toteutus, käyttöohjeet, ja kaikki muu dokumentaatio, mikä tämän käytön aikana laaditaan ko. palvelusta). Tästä syystä edellä mainitut tiedot pyydetään. 18. Sopimusehdot / hinnoitteluperusteet. Sopimusehdoissa viitataan hinnoittelun kohdalla vielä määrittelemättömään liite x:ään. Mikä on kyseisen liitteen sisältö? Nyt sopimusehdoista ei käy selkeästi ilmi, mitkä asiat kuuluvat ylläpitomaksuun ja mitkä ovat erikseen veloitettavia asioita. Voiko toimittaja veloittaa takuuajan jälkeisestä virhekorjauksesta? Voiko toimittaja veloittaa erikseen konesalipalveluista? Vastaus: Liite X on hintaliite, joka laaditaan vasta lopulliseen sopimukseen. Ylläpito pitää sisällään järjestelmään liittyvien ongelmien ratkaisua ja virheiden korjausta sekä tuotteeseen liittyviä huolto- ja päivitystoimenpiteitä. Konesalipalvelu kuuluu ylläpitoon. Erikseen veloitettavia toimenpiteitä on mm. pienkehittäminen. 19. Sopimusehdot. Lukujen 11 ja 16 välillä on ristiriita: Luvussa 11 sanotaan "Hinnat ovat liitteen X mukaiset riippumatta palvelun käyttömäärästä." Kun taas luvussa 16 lukee "palvelusopimuksessa yksilöity määrä Asiakkaan määrittämiä käyttäjiä tai muita tahoja voi käyttää tuotetta Asiakkaan määrittämissä käyttöympäristöissä". Kumpi näistä on oikein? Toisin sanoen, voidaanko hinnoittelu sitoa tiettyihin käyttäjämääriin tai käyttökohteisiin tms vai onko hinta kiinteä riippumatta missä laajuudessa ja käyttötarkoituksessa tilaaja järjestelmää käyttää? Jos järjestelmä tilataan palveluna, palvelun tuottamisen kustannuksethan ovat suoraan riippuvaisia käyttömääristä. Vastaus: Tehtävässä sopimuksessa katetaan hankinnan yksilöinnissä määriteltyjen käyttäjämäärien mukaisesti. Sopimuksen lukua 11 täsmennetään siten, että poistetaan sanamuoto riippumatta palvelun käyttömäärästä. Liitettä 4 on tältä osin korjattu.

5 5 20. Mikä on järjestelmän arvioitu jatkokehitystarve? Miten jatkokehityksen hinnoittelu menee / voiko toimittaja itse määritellä lisätöiden hinnan? Nythän tarjouksessa ei oteta mitenkään kantaa lisätöihin eikä niiden hinnoitteluun. Vastaus: Tässä vaiheessa ei ole tiedossa järjestelmän jatkokehitystarvetta. Mikäli jatkokehitystarvetta ilmenee, voi asiakas hankintasopimuksen mukaisesti (kohta 8, järjestelmän kehittäminen) tilata järjestelmän jatkokehittämispalvelua erillisiin tilauksiin perustuen. 21. Tarjouspyynnön liitteen 3 Toimituksen kelpoisuusehdot viitataan tarkemmat sisältökuvaukset liitteen 1 liite 1a. En löytänyt Espoon kaupungin hankinnat sivuilta kyseistä liitettä. Ilman sisältökuvauksia tai relaatiotietokannan käsitemalleja tarjoajalla on vaikeuksia vastata liitteeseen 3. Voisitteko ystävällisesti julkaista sen sivuilla tai lähettää sen sähköpostilla? Vastaus: Kyseessä kirjoitusvirhe. Tarkoitetaan liitettä 1. Liitettä 1a ei ole olemassa. Tarkempia sisältökuvauksia ei ole saatavissa. Liitettä 3 on tältä osin korjattu. 22. Tulostettaessa Liite 3 on sen nimenä Liite 2.1. Toimituksen kelpoisuusehdot Vastaus: Tulostettaessa liitteessä ilmenee virheellinen otsikointi. 23. Mihin liitteen 3 sarakkeeseen toivotte tarjoajan kirjoittavan yritystiedot? Vastaus: Suositeltavaa on kirjoittaa se toimituksen kelpoisuusehdot -otsikon jälkeiseen sarakkeeseen. 24. Järjestetäänkö koulutus tilaajan vai toimittajan tiloissa? Vastaus: Käyttäjäkoulutus järjestetään tilaajan tiloissa, pääkäyttäjien osalta sopimuksen mukaan. Liitettä 1 täsmennetty tältä osin. 25. Miten tarjouspyynnön liitteessä 1 mainitut tuotteen sertifikaatit vaikuttavat tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointiin tai tarjouksen pisteytykseen ja ovatko sertifikaatit pakollisia? Vastaus: Eivät ole pakollisia / /2012 tarjouspyynnön liitteessä 3 kohdissa 0.2, 0.4 ja 0.5 viitataan liitteen 1 liitteeseen 1A.Kyseistä liitettä emme tarjousmateriaalista onnistuneet löytämään. Vastaus: Kyseessä kirjoitusvirhe. Tarkoitetaan liitettä 1. Liitettä 1a ei ole olemassa. Liitettä 3 on tältä osin korjattu. 27. Liitteessä 1 sivu 6 ja kohta 9 ja 10 halutaan kuvaus palvelimesta ja tietokannasta. Sivulla 1 kuitenkin sanotaan, että palvelu hankitaan ASP-mallin mukaisesti ja toteutetaan toimittajan tietojärjestelmässä. Toivomme vahvistusta ASP-mallin käyttöön.

6 6 Vastaus: Tilaamme ASP-palveluna. ASP -palvelussa (Application Service Provider) toimittaja vastaa sekä sovelluksesta että käyttöympäristöstä (konesali) ja Espoo asiakkaana maksaa ostamastansa palvelusta. Espoo kuitenkin omistaa datan sekä käyttöönoton ja jatkuvan palvelun aikana muodostuneet dokumentaatiot ( mm. projektisuunnitelma, projektin toteutus, käyttöohjeet, ja kaikki muu dokumentaatio, mikä tämän käytön aikana laaditaan ko. palvelusta). Tästä syystä edellä mainitut tiedot pyydetään. 28. Uskomme, että pystyisimme toimittamaan kumppanimme kanssa vastaavan laisen ratkaisun jota olette hakemassa, mutta se olisi reaaliaikainen. Kenen kanssa tästä voisi jutella tarkemmin? Vastaus: Verkkoneuvontapalveluiden hankinnassa edetään julkaistun tarjouspyynnön mukaisesti. Verkkoneuvontapalvelussa toimitaan sosiaalitoimen palvelutakuun puitteissa.