Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus solmia puitesopimus kolmen (3) toimittajan kanssa.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) RASKAIDEN AJONEUVOJEN ALUSTOJEN HANKINTA 1. Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjousta pelastuslaitoksen käyttöön tulevista sammutusautojen, säiliöautojen ja tikasautojen alustoista, joiden määritelmät on tarkemmin kuvattu tämän tarjouspyynnönliitteillä 1A - 1C. Länsi-Uudenmaan pelastuslaitokselle tullaan hankkimaan alustavan investointisuunnitelman mukaisesti seuraavat alustat: - seitsemän sammutusauton alustaa, yksi säiliöauton (tyyppi A) alusta, yksi säiliöauton (tyyppi B) alusta ja yksi tikasauton alusta. Hankinnan investointitiedot ovat alustavia ja ne voivat muuttua sopimusaikana. Espoon kaupunki ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. 2. Tarjouspyynnön liitteet 3. Puitejärjestely 4. Sopimuskausi 1A-C Tekninen erittely/ ehdottomat vaatimukset 2. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet (täytettävä lomake, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä) 3. Hintaliite (täytettävä lomake, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä) 4. Laatuliite (täytettävä lomake, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä) 5. Keskeiset sopimusehdot Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus solmia puitesopimus kolmen (3) toimittajan kanssa. Hankinnat tehdään valituilta puitesopimustoimittajilta kevennetyn kilpailutuksen mukaisesti (liite 4, kohta 5). Sopimuskausi on kaksi + kaksi optiovuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) 5. Hankintapäätös 6. Hankintasopimus 7. Hankintamenettely Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. 8. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy klo Kirjallinen suomenkielinen tarjous annetaan ja toimitetaan suljetussa kirjekuoressa kahtena (2) kappaleena osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs, Espoon keskus (kauppakeskus Entresse, kaupungin arkisto). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Raskaiden ajoneuvojen alustojen hankinta. Tarjous tulee lisäksi lähettää paperisen tarjouksen ohessa muistitikulla. Sähköisen tarjouksen ei tarvitse sisältää tarjoajan kelpoisuuden osoittavia liitteitä, esimerkiksi verovelkatodistusta. Mikäli sähköisen ja paperimuotoisen tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 7. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. 8. Tarjouksen hylkääminen 9. Tarjousten käsittely Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu 10. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä tarjouspyynnön liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. 11. Tarjottavan tuotteen kelpoisuuden arviointi Tarjottujen tuotteiden tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. 12. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. 13. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) 14. Tarjouksen hintatiedot Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 3, jota ei ole sallittu millään tavoin muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Hintojen on oltava kiinteänä voimassa vähintään yhden vuoden sopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Hintoihin tulee sisältyä kaikki tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset (toimitus, laskutus, koulutus ym. kustannukset). Erillistä veloitusta ei niistä hyväksytä. 15. Tarjousten vertailu 16. Verkkolasku Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on eritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 2. Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. 17. Takuu Pelastusautojen alustoille ja niihin asennetuille laitteille tulee olla vähintään kolmen (3) vuoden takuu käyttöönottopäivästä lukien ilman kilometrirajoitusta. 18. Koulutus Alustan toimittaja antaa toimituksen yhteydessä pelastuslaitoksen henkilöstölle 1-2 päivän käyttö- ja huoltokoulutuksen alustan ja ohjaamon teknisistä ominaisuuksista. Mikäli Tilaaja ei katso toimituksen yhteydessä koulutusta tarpeelliseksi, niin alustan hinnasta hyvitetään sitä vastaava summa. Tarjouksessa tulee antaa koulutuksen osuus alustan kokonaishinnasta.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) 19. Huolto Toimittajalla on oltava vähintään yksi huoltopiste Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen alueella. 20. Sopimusehdot 21. Maksuehto 22. Muut ehdot Tarjouksessa tulee antaa seuraavat tiedot huollon osalta: - Huoltopisteet ottaen huomioon koko Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen toimialue (pääkaupunkiseutu, Lohjan ja Raaseporin alue). - Huoltoautolla liikkuvan asentajan valmius Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen toimialueella (esim. 24 h / 7 vrk) - Huollon vasteaika: korjaustyön aloittamisen enimmäisvasteaika (arkipäivää) huoltokutsusta laskettuna ottaen huomioon pelastusajoneuvon jatkuvan valmiustilan - Arvio takuuajan huoltokustannuksista - Arvio varaosien toimitusajasta tilauksesta toimitukseen - Varaosien alennusprosentti, jonka toimittaja vähintään myöntää Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti tarjouspyynnön liitteen viisi (5) sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT (saatavilla ). Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.

6 TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Tarjouksen pyytäjä voi perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 23. Asiakirjojen julkisuus 24. Lisätiedot Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.tyt@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internetsivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa ESPOON KAUPUNKI Mauri Suuperko liiketoimintajohtaja