TieTieKeh e-opintotoimiston määrittely

Transkriptio

1 Eija Kalliala TieTieKeh e-opintotoimiston määrittely Käyttötapausten kokonaiskuva Selaa tarjontaa Ilmoittautuu Peruuttaa ilmoittautumisensa Kansalainen Selaa ilmoittautumistietojaan Selaa täyttöastetta Jälki-ilmoit taut uu Aloittaa opintojakson Suorittaa opintojakson Puoltaja Puoltaa / hylkää ilmoittautumisen Hyväksyy / hylkää ilmoittautumisen Hyväksyjä Tarjoaa opintojaksototeutuksen Peruuttaa opintojaksototeutuksen Tarjonnasta vastaava Seuraa tilastoja Toteuttaa opintojakson Laskuttaa Laskuttaja

2 Eija Kalliala Opintojakson tarjoaminen Päättää tarjonnasta Määrittää infotiedot Koulutuksesta vast aava Tarjonnasta vastaava Määrittää hinnat Määrittää toteutusajan Antaa opintojakson tiedot Tiedottaa ryhmän verkko-opintojaksosta Neuvottelee ryhmän osallistumisesta Laatii opintojaksokuvauksen Saa tiedon ryhmän verkko-opintojaksosta (joka kuuluu opiskelijaryhmään) Tekninen tuki Neuvottelee teknisistä mahdollisuuksista Saa opintojakson tiedot Ylläpitäjä Syöttää opintojakson tiedot Syöttää uuden toteutuksen tiedot Syöttää uuden opintojakson perustiedot Kopioi vanhan opintojakson tiedot uuden pohjaksi

3 Eija Kalliala Rekisteröityminen Saa tietoa Virtuaalamkis ta Selaa Virtamkin portaalin tarjontaa E-opintotoimiston ylläpitäjä Kiinnostuu opintojaksosta Pitää valittavat tiedot ajantasalla Rekisteröityy Vahvistaa tiedot Valitsee vaihtoehdot Antaa tiedot Saa varmistuskyselyn Muuttaa tietojaan Saa vahvistuksen rekisteröitymisen onnistumisesta

4 Eija Kalliala Ilmoittautuminen Selaa Virtamkin portaalin tarjontaa E-opintotoimiston ylläpitäjä Valitsee opintojakson Ylläpitää selkeitä ohjeita opiskelijoille Selaa täyttöastetta Ilmoittautuu Päättää vahvistamisesta Saa tiedon voimassaolevista ilmoittautumisistaan Saa vahvistuskyselyn Saa ilmoittautumisvahvistuksen Ilmoittautuminen ja ryhmäilmoittautuminen Tarjonnasta vastaava Tarjoaa opintojakson Antaa infotiedot Laatii opintojaksokuvauksen Selaa täyttöastetta Il moit tautuu Selaa ilmoittautuneita Hyväksyjä Lähettää ryhmälistan Puoltaja Saa ryhmälistan Neuvottelee ryhmän osallistumisesta

5 Eija Kalliala n ilmoittautumisen puolto (oma amk) Antaa listan opiskelijaryhmästä Koulutuksesta vastaava Neuvottelee Vertailee Saa listan opiskelijaryhmästä Puoltaja Saa ilmoittautumistiedon Tarkistaa ilmoittautumistiedon (vrt. hylkysyyt) Saa tiedon virheellisestä hintaryhmästä Valitsee hinnan Puoltaa Päättää puollosta Muuttaa puoltopäätöstä Valitsee laskutusosoitteen Lähettää ryhmälistan Priorisoi ja antaa priorisointisyyn Valitsee suoritustietojen vastaanottajan Hylkää Valitsee hylkäyssyyn Tekninen tuki (oma amk) Neuvottelee teknisistä mahdollisuuksista Tekninen tuki (järjestävä amk)

6 Eija Kalliala n hyväksyminen (järjestävä amk) Saa ryhmälistan Saa puolletut priorisointijärjestyksessä Hyväksyjä Tarkistaa hintaryhmän Päättää hyväksymisestä Korjaa hintaryhmää Puoltaja Hyväksyy Hylkää Valitsee hylkäyssyyn Saa tiedon korjatusta hintaryhmästä Päättää puollosta Saa tiedon hyväksymispäätöksestä

7 Eija Kalliala Ilmoittautumisen peruuttaminen Selaa ilmoittautumistietojaan Peruuttaa ilmoittautumisensa Peruuttaa ilmoittautumisensa hakuaikana Peruuttaa ilmoittautumisensa puoltoaikana Peruuttaa ilmoittautumisensa puoltoajan jälkeen Puoltaja Puoltaa / hylkää ilmoittautumisen peruuttamisen Hyväksyjä Hyväksyy / hylkää ilmoittautumisen peruuttamisen Saa tiedon ilmoittautumisen peruuttamisesta Esiehdot: - on ilmoittautunut opintojaksolle ja haluaa peruuttaa ilmoittautumisensa. Käyttötapaus: Peruuttaa ilmoittautumisensa hakuaikana Esiehdot (edellisen lisäksi): - Hakuaika ei ole päättynyt. Käyttötapauksen kuvaus: - hakee ilmoittautumistietonsa. - valitsee sen opintojakson ilmoittautumisensa, jonka haluaa peruuttaa. - peruuttaa ilmoittautumisensa. - saa vahvistuksen ilmoittautumisen peruuttamisesta. Lopputulos:

8 Eija Kalliala Tiedot opiskelijan ilmoittautumisesta tai peruuttamisesta eivät näy tilastoissa. Käyttötapaus: Peruuttaa ilmoittautumisensa puoltoaikana Esiehdot (edellisen lisäksi): - Hakuaika on päättynyt, mutta puoltoaika ei ole päättynyt. - Puoltaja ei ole ehtinyt puoltaa opiskelijan ilmoittautumista. Käyttötapauksen kuvaus: - hakee ilmoittautumistietonsa. - ottaa yhteyttä puoltajaan sähköpostitse tai puhelimitse. - perustelee, miksi haluaisi peruuttaa ilmoittautumisensa. - Puoltaja arvioi opiskelijan perusteluja. - Puoltaja tekee päätöksen, että opiskelijan ilmoittautuminen pitäisi peruuttaa. - Puoltaja peruuttaa opiskelijan ilmoittautumisen. - saa vahvistuksen ilmoittautumisen peruuttamisesta. Lopputulos: - Tiedot opiskelijan ilmoittautumisesta eivät näy, kun haetaan kyseiseen opintojaksototeutukseen ilmoittautuneita (opiskelija, puoltaja, hyväksyjä tai opettaja). - Tiedot opiskelijan ilmoittautumisen peruuttamisesta näkyvät tilastoissa, kun haetaan peruttuja ilmoittautumisia. Poikkeustilanne: Puoltaja ei halua peruuttaa opiskelijan ilmoittautumista - Puoltaja kertoo päätöksensä opiskelijalle. Lopputulos: - n ilmoittautuminen jää voimaan. Käyttötapaus: Peruuttaa ilmoittautumisensa puoltoajan jälkeen Esiehdot (edellisen lisäksi): - Hakuaika ja puoltoaika ovat päättyneet. - Puoltaja on puoltanut opiskelijan ilmoittautumista. Käyttötapauksen kuvaus: - hakee ilmoittautumistietonsa. - ottaa yhteyttä puoltajaan sähköpostitse tai puhelimitse. - perustelee, miksi haluaisi peruuttaa ilmoittautumisensa. - Puoltaja arvioi opiskelijan perusteluja. - Puoltaja tekee päätöksen, että opiskelijan ilmoittautuminen pitäisi peruuttaa. - Puoltaja ottaa yhteyttä hyväksyjään ja neuvottelee tämän kanssa tilanteesta.

9 Eija Kalliala Puoltaja ja hyväksyjä neuvottelevat myös siitä, maksetaanko opiskelijan opiskeluoikeudesta vai ei. - Hyväksyjä hyväksyy peruutuksen. - Hyväksyjä peruuttaa opiskelijan ilmoittautumisen. - Hyväksyjä merkitsee sovitun maksupäätöksen peruutustietoihin. - saa vahvistuksen ilmoittautumisen peruuttamisesta. - Puoltaja saa vahvistuksen ilmoittautumisen peruuttamisesta. Lopputulos: - Tiedot opiskelijan ilmoittautumisesta eivät näy, kun haetaan kyseiseen opintojaksototeutukseen ilmoittautuneita (opiskelija, puoltaja, hyväksyjä tai opettaja). - Tiedot opiskelijan ilmoittautumisen peruuttamisesta näkyvät tilastoissa, kun haetaan peruttuja ilmoittautumisia. - Tiedot maksupäätöksestä näkyvät laskutustiedoissa. Poikkeustilanne 1: Puoltaja ei halua peruuttaa opiskelijan ilmoittautumista - Puoltaja kertoo päätöksensä opiskelijalle. Lopputulos: - n ilmoittautuminen jää voimaan. Poikkeustilanne 2: Puoltaja haluaa, mutta hyväksyjä ei halua peruuttaa opiskelijan ilmoittautumista - Hyväksyjä kertoo päätöksen puoltajalle. - Puoltaja kertoo päätöksen opiskelijalle. Lopputulos: - n ilmoittautuminen jää voimaan. Poikkeustilanne 3: Puoltaja ja hyväksyjä haluavat peruuttaa opiskelijan ilmoittautumisen, mutta opintojakso on jo alkanut - Hyväksyjä neuvottelee opettajan kanssa tilanteesta. - antaa opiskelijan peruuttaa ilmoittautumisen. - Hyväksyjä peruuttaa opiskelijan ilmoittautumisen. - Hyväksyjä merkitsee sovitun maksupäätöksen peruutustietoihin. - saa vahvistuksen ilmoittautumisen peruuttamisesta. - Puoltaja saa vahvistuksen ilmoittautumisen peruuttamisesta. Lopputulos: - Tiedot opiskelijan ilmoittautumisesta eivät näy, kun haetaan kyseiseen opintojaksototeutukseen ilmoittautuneita (opiskelija, puoltaja, hyväksyjä tai opettaja). - Tiedot opiskelijan ilmoittautumisen peruuttamisesta näkyvät tilastoissa, kun haetaan peruttuja ilmoittautumisia. - Tiedot maksupäätöksestä näkyvät laskutustiedoissa.

10 Eija Kalliala Jälki-ilmoittautuminen Selaa tarjontaa Jälki-ilmoittautuu opintojaksototeutukselle Jälki-ilmoittautuu puoltoaikana Jälki-ilmoittautuu jatkohaussa Jälki-ilmoittautuu puolto- ja hyväksymisaikojen jälkeen Puoltaja Puoltaa / hylkää jälki-ilmoittautumisen Hyväksyjä Hyväksyy / hylkää jälki-ilmoittautumisen Saa tiedon jälki-ilmoittautuneesta Esiehdot: - haluaa ilmoittautua opintojaksototeutukseen, jonka hakuaika on päättynyt. Käyttötapaus: Jälki-ilmoittautuu puoltoaikana Esiehdot (edellisen lisäksi): - Puoltoaika ei ole päättynyt. Käyttötapauksen kuvaus: - hakee opintojaksotiedot. - ottaa yhteyttä puoltajaan sähköpostitse tai puhelimitse. - perustelee, miksi haluaisi ilmoittautua opintojaksototeutukselle. - Puoltaja arvioi opiskelijan perusteluja. - Puoltaja tekee päätöksen, että opiskelija saa ilmoittautua opintojaksototeutukselle.

11 Eija Kalliala Puoltaja vie opiskelijan tiedot opintojaksototeutukseen ilmoittautuneiden tietoihin. - Puoltaja saa vahvistuksen toimenpiteen onnistumisesta. - saa vahvistuksen ilmoittautumisestaan. Lopputulos: - on ilmoittautunut kyseiselle opintojaksototeutukselle. Käyttötapaus: Jälki-ilmoittautuu jatkohaussa Esiehdot (edellisen lisäksi): - Opintojaksototeutus on avattu jatkohakuun (, koska ilmoittautuneita ei ole riittävästi). Käyttötapauksen kuvaus: - hakee opintojaksotiedot. - ottaa ilmoittautuu opintojaksototeutukseen. - Puoltaja saa välittömästi tiedon ilmoittautumisesta. - Puoltaja tekee puoltopäätöksen heti. (poikkeustapaus: ei puolla) - saa tiedon puoltopäätöksestä. - Hyväksyjä saa välittömästi tiedon jatkohaun puollosta. - Hyväksyjä tekee hyväksymispäätöksen (poikkeustapaus: ei hyväksy) - saa hyväksymisvahvistuksen. - Puoltaja saa hyväksymisvahvistuksen - saa hyväksymisvahvistuksen. Lopputulos: - on hyväksytty kyseiselle opintojaksototeutukselle.

12 Eija Kalliala Opintojakson toteutuksesta päättäminen Päättää toteutuksen perumisesta Tarjonnasta vastaava Päättää jälkihausta Saa tiedot täyttöasteesta (puoltoajan päätyttyä) Hyväksyjä Päättää hyväksymisestä Saa tiedon toteutuksen perumisesta tai jälkihausta Seuraa ilmoittautumistietoja Hakee osallistujalistan Lähettää tervetuloviestin Toimittaa osallistujalistan (tekniselle tuelle) Saa tervetuloviestin Saa osallistujalistan Tekninen tuki (järjestävä amk) Saa tekniset ohjeet ja tunnukset Tekee tarvittavat tekniset valmistelut Laatii verkko-opiskelun tekniset ohjeet Tekee opiskelijatunnukset oppimisalustalle Toimittaa tiedon tunnuksista Ylläpitää ohjeita

13 Eija Kalliala Opintojakson toteuttaminen Käynnistää opintojakson Lähettää toteutuksen aloitusviestin Saa toteutuksen aloitusviestin Saa ensimmäisen etätehtävän Antaa ensimmäisen etätehtävän Tekee ensimmäisen etätehtävän Ilmoittaa ensimmäisen etätehtävän tehneet (= aloittaneet) Opiskelee Ohjaa Suorittaa Ilmoittaa suorittaneet Antaa arvosanan Saa arvosanan Peruuttaa osallistumisensa Saa tiedon osallistumisen peruuttamisesta Rekisteröi suoritustiedot Puoltaja Virtuaaliopinnoista vastaava Saa suoritustiedot

14 Eija Kalliala Jatkuvan opintojakson toteuttaminen Saa tiedon hyväksytyistä osallistujista Hakee osallistujalistan Toimittaa osallistujalistan (tekniselle tuelle) Saa tervetuloviestin Lähettää tervetuloviestin Tekninen tuki (järjestävä amk) Saa osallistujalistan Saa tekniset ohjeet ja tunnukset Tekee tarvittavat tekniset valmistelut Laatii verkko-opiskelun tekniset ohjeet Tekee opiskelijatunnukset oppimisalustalle Toimittaa tiedon tunnuksista Ylläpitää ohjeita

15 Eija Kalliala Tenttien järjestäminen Järjestää tentin Laatii tentin Lähettää tentin Neuvottelee tenttipäivästä Arvioi tentin Suorittaa tentin Saa tiedon tenttiajankohdasta Tenttijärjestelyistä vastaava Virtuaaliopinnoista vastaava Organisoi tentin Varaa tilan Postittaa tenttivastaukset opettajalle Varaa valvojan Tiedottaa opiskelijalle Kopioi/toimittaa tentin valvojalle Vastaanottaa tenttitehtävät

16 Eija Kalliala Opintojakson suorittaminen Saa tervetuloviestin Saa tunnukset Saa tekniset ohjeet Saa toteutuksen aloitusviestin Saa ensimmäisen etätehtävän Tekee ensimmäisen etätehtävän Saa palautteen Palauttaa ensimmäisen etätehtävän Opiskelee Tekee tehtäviä Saa ohjausta Suorittaa opintojakson Saa suoritusmerkinnän Peruuttaa osallistumisensa Saa arvosanan Perustelee perumisen Saaa kuittauksen perumisesta Tekninen tuki (järjestävä amk) Pyytää teknistä tukea Saa teknistä tukea Neuvottelee teknisestä tuesta Tekninen tuki (oma amk) Antaa teknistä tukea

17 Eija Kalliala Suoritusmerkintöjen antaminen Ilmoittaa arvosanan Saa arvosanan Virtuaaliopinnoista vastaava (järjestävä amk) Ilmoittaa suoritustiedot Virtuaaliopinnoista vastaava (oma amk) Saa suoritustiedot Rek isteröi suoritustiedot

18 Eija Kalliala Laskutus Tarjoaa opintojaksototeutuksen Tarjonnasta vastaava Määrittelee opintojakson hintatiedot Määrittelee opintojakson tuloutustiedot Puoltaja Puoltaa / hylkää ilmoittautumisen Valitsee hintaryhmän Valitsee laskutusosoitteen Hyväksyy / hylkää ilmoittautumisen Hyväksyjä Hyväksyy hintaryhmän Hyväksyy laskutusperusteen Toteuttaa opintojakson Ilmoittaa aloittaneet Laskuttaa Laskuttaja Hakee laskutustiedot laskutusosoitteittain Hakee tuloutustiedot Lähettää laskun Lähettää karhulaskun Vastaanottaa maksun Reskontran hoitaja Tulouttaa maksun annettuun kustannuspaikkaan

19 Eija Kalliala Tilastojen seuranta Ilmoittautuu Peruuttaa ilmoittautumisensa Jälki-ilmoittautuu Aloittaa opintojakson Suorittaa opintojakson Puoltaja Puoltaa / hylkää ilmoittautumisen Hyväksyy / hylkää ilmoittautumisen Hyväksyjä Tarjoaa opintojaksototeutuksen Peruuttaa opintojaksototeutuksen Tarjonnasta vastaava Seuraa tilastoja Toteuttaa opintojakson Ilmoittaa aloittaneet Ilmoittaa suorittaneet Laskuttaa Laskuttaja Ilmoittaa laskutetut maksut Ilmoittaa suoritetut maksut Ilmoittaa karhutut maksut

20 Eija Kalliala Puoltajan hylkäyssyyt - ei sovellu HOPSiin - amkin taloudelliset syyt - aiempia keskenjääneitä opintoja Virtuaaliamkissa - vastaavat opinnot suoritettu - vastaava opintojakso tarjolla omassa amkissa - edeltävät opinnot puuttuvat - tarvittava tekninen ympäristö puuttuu - opiskelijaan ei saa yhteyttä - opiskelija peruuttanut - opiskelija ei ole läsnäoleva - opiskelija ei ole ilmoittamansa koulutusohjelman opiskelija - muu syy, mikä Hyväksyjän hylkäyssyyt - opintojakso täynnä - opintojakso peruutettu Opiskelijoiden priorisointisyyt (puoltaja) - opinnot loppuvaiheessa - työn kannalta tärkeä aihe - opinnot viivästyisivät muuten - kuuluu sopimusryhmään - muu syy. Roolit Oma amk Koulutuksesta vastaava Puoltaja Tekninen tuki Virtuaaliopinnoista vastaava (Virtuaaliopintojen käytännön järjestelyistä vastaava, esim. suoritustietojen vastaanottaja sekä tenttiajankohdasta tiedottaja) Tenttijärjestelyistä vastaava Järjestävä amk Tarjonnasta vastaava Hyväksyjä Ylläpitäjä Virtuaaliopinnoista vastaava (Virtuaaliopintojen käytännön järjestelyistä vastaava, esim. suoritustietojen välittäjä ja tenttiajankohdasta tiedottaja) Tekninen tuki Laskuttaja Reskontran hoitaja Sekä e-opintotoimistossa: E-opintotoimiston ylläpitäjä.

21 Eija Kalliala Tilastomalleja Tilastointi - täyttöaste - opintojaksojen tyypit - opintojen eteneminen - laskutusseuranta - erilaiset hakukriteerit o opintojakson nimi, opiskelijan nimi, järjestävä amk, aika o virtamkin hakemukset yhteensä, haetut ov:t yhteensä haetut opintojaksot yhteensä, mille opintojaksoille haettu, minkä amkin opintojaksoille tietystä amkista on haettu ja kuinka paljon (hakemukset yhteensä, haetut oj, haetut ov), hakemukset, kurssit, ov:t (hyväksytyt ja puolletut, hinta), puolletut hakemukset, oj:t, ov:t, hylätyt hakemukset, oj:t, ov;t, hylkäämisen syyt ja pvm, vastaanottavan amkin päätökset ja pvm, onko opiskelija suorittanut ko. opintojakson ja jos niin milloin - sama ruotsiksi - opiskelijakohtainen tilastointi (kuinka monelle opintojaksolle hakenut, kuinka monta keskeyttänyt, kuinka monta suorittanut) - tilastojen tallennus ja jatkokäsittely (esim. Excelillä) - opintojen vetovoimaisuus (kuinka paljon ilmoittautuneita opintojaksoille) - ei-puollettujen tilastot - täyttöasteen seuranta: oman amkin ja muiden amkien ilmoittautumiset - ilmoittautuneet, puolletut, hyväksytyt, peruneet, aloittaneet, suorittaneet o amkeittain, koulutusaloittain, koulutusohjelmittain, opintojaksoittain, ajanjaksoittain Eräs tilastopohja: Koulutusohjelma 1, ryhmä 1 1:n Virtuaaliamk-opinnot Ilmoittautunut Puollettu Hyväksytty Peruuttanut Aloittanut Suorittanut AMK1, x x x x x oj1, ov AMK1, x x x oj2, ov AMK2, x oj1, ov 2:n Virtuaaliamk-opinnot Ilmoittautunut Puollettu Hyväksytty Peruuttanut Aloittanut Suorittanut AMK1, oj1, ov AMK1, oj2, ov AMK2, oj1, ov Koulutusohjelman summa Ilmoittautunut Puollettu Hyväksytty Peruuttanut Aloittanut Suorittanut

22 Eija Kalliala Esim. Kymenlaakson amk Flash, 2 ov, toteutusaika Lähettävä amk1 opiskelija1, koulutusohjelma, ryhmä, opnro, ilm., puoll., hyväks., aloittanut, suorittanut Summa lähettävä amk1 Summa opintojakso1 WWW-tuottaminen, 2 ov... Summa opintojakso2 Summa opettaja1 Summarivit ilmaistaan lukumäärinä ja prosentteina. Tilastoista pitää voida valita tarkemman tason tilasto tai yhteenvetotilasto. Lisäksi tarvitaan raportti tulevasta opintojaksotarjonnasta. Laskutukseen tarvittavat tiedot E-Opintotoimistosta saadaan laskutusta varten seuraavat tiedot laskutuskaudelta laskuttavalle amkille jokaisesta amkista, jonka opiskelijoita on osallistunut laskuttavan amkin järjestämille virtuaaliopintojaksoille. Nämä tiedot liitetään lähtevään laskuun. Laskutettava amk - Laskutusosoite 1 (katu, postinumero viite, joka osoittaa esim. yksikön tai koulutusohjelman laskujen hyväksyjään) o Opintojakso 1 (ja sen tuloutustiedot laskuttavasssa amkissa) Lista osallistuneista opiskelijoista ja hinta euroissa o Laskutettava summa euroissa o Opintojakso 2 (ja sen tuloutustiedot laskuttavasssa amkissa) Lista osallistuneista opiskelijoista ja hinta euroissa o Laskutettava summa euroissa - Laskutusosoitteen kokonaissumma euroissa - Laskutusosoite 2 (katu, postinumero viite, joka osoittaa esim. yksikön tai koulutusohjelman laskujen hyväksyjään) o Opintojakso 1 (ja sen tuloutustiedot laskuttavasssa amkissa) Lista osallistuneista opiskelijoista ja hinta euroissa o Laskutettava summa euroissa o Opintojakso 2 (ja sen tuloutustiedot laskuttavasssa amkissa) Lista osallistuneista opiskelijoista ja hinta euroissa o Laskutettava summa euroissa - Laskutusosoitteen kokonaissumma euroissa Laskutettavan amkin kokonaissumma euroissa Laskuttavan amkin tuloutusten yhteenveto.