Laskentojen, valinnantuloksen, paikan vastaanoton ja ilmoittautumistiedon muuttaminen

Transkriptio

1 Laskentojen, valinnantuloksen, paikan vastaanoton ja ilmoittautumistiedon muuttaminen Alla on listattuna yleisimmät korjaustilanteet. Ohjeita päivitetään ja tarkennetaan sitä mukaa, kun tulee vastaan uusia korjaustilanteita. Korjaukset laskentoihin ennen tulosten julkaisua Jos hakukohteella on karsiva esivalinta (esim. soteala): Hakemuksen passivointi koekutsulaskennnan jälkeen Korjaukset tulosten julkaisun jälkeen Hakija on tullut virheellisesti hylätyksi hakukohteeseen esim. väärien pisteiden takia: Hakija on tullut virheellisesti hyväksytyksi hakukohteeseen esim. väärien pisteiden takia: Suoritusrekisteriin on muuttunut yo-arvosana, jonka seurauksena hakijan pisteet muuttuvat: Suoritusrekisteriin on muuttunut hakijan yo-tutkinnon tila valmiiksi, ja hakija onkin hakukelpoinen: Hakukohteella ei ole varasijakäsittelyä käytössä tai varasijatäyttö on päättynyt, ja peruuntunut hakija pitäisi saada hyväksytyksi (Peruuntunut, varasijatäyttö päättynyt) Hakijan sitova vastaanotto halutaan poistaa, esimerkiksi virkailijan tallennusvirheen takia. Hakija on ottanut paikan sitovasti vastaan, mutta ei palauta vaadittuja liitteitä määräaikana Hakija on hyväksytty ja hän on ottanut paikan vastaan, mutta todetaan, että hakija ei olekaan hakukelpoinen Hakija on virheellisesti tallennettu tilaan "Peruutettu", ja halutaan korjata takaisin tilaan "Vastaanottanut sitovasti" Hakija on ottanut paikan sitovasti vastaan, mutta ilmoittaa luopuvansa opiskelupaikastaan Kun korkeakoulu esim. SORA-lainsäädäntöön vedoten purkaa hakijan opiskeluoikeuden siinä vaiheessa kun opiskelut ovat alkaneet Kun korkeakoulu purkaa hakijan valinnan tuloksen jostakin muusta syystä ennen kuin opiskelut alkavat: Hakijan oikaisupyyntö on mennyt läpi ja hän haluaa ottaa paikan sitovasti vastaan, mutta on ottanut jo muusta hakukohteesta paikan vastaan Hakijan tilana on "Peruuntunut, ei vastaanottanut määräaikana" esimerkiksi virkailijan tallennusvirheen takia ja hakijan tilaksi halutaan muuttaa "Vastaanottanut sitovasti" Hakija ei ilmoittaudu määräaikana Jos korkeakoulu haluaa purkaa hakijan aikaisemmin saaman opinto-oikeuden Korjaukset laskentoihin ennen tulosten julkaisua Tilanne, jossa hakukelpoisuus, esivalinta- ja koekutsuajojen tuloksissa huomataan, että hakija on virheellisesti merkitty ei-kelpoiseksi jonka takia häntä ei näy kutsuttavien listalla eikä pistesyöttönäytöllä: Tieto korjataan lomakkeelle Tarkistetaan vaatiiko korjaus uutta laskentaa koko ryhmälle, pelkälle hakukohteelle vai useammalle hakukohteelle (eli tarkistetaan onko valintakoeyhteistyössä, onko saanut kutsun johonkin toiseen hakukohteeseen samassa ryhmässä, vaikuttaako muihin hakukohteisiin yms.) Jos vaatii uuden laskennan koko ryhmälle (eli jos korjaus koskee useampia hakukohteita) --> ilmoitus vastuukorkeakouluille jotka suorittavat laskennan ryhmälle ja ilmoittavat kun laskenta on tehty Jos korjaus ei vaadi laskentaa koko ryhmälle: a. b. c. d. hakukohteet, joihin hakijan kuuluu saada kutsu: pitää ajaa kelpoisuusvaihe JA koekutsuvaihe hakukohteet, joissa hakija on kutsuttu ylemmälle toiveelle kokeeseen: ajetaan pelkkä kelpoisuusvaihe hakukohteet, joissa hakija pitäisi kutsua ylemmälle mutta on jo lähetetty kutsu alemmalta: ylempi ajaa vain kelpoisuuslaskennan Jos ajaa koekutsun, katoaa se sieltä toisen kohteen listalta ja tulee kutsutuksi tänne Tilanne, jossa hakija ei olekaan hakukelpoinen, ja näkyy nyt virheellisesti kutsuttavien listalla sekä pistesyöttönäytöllä: Korjataan tieto lomakkeelle Tarkistetaan vaatiiko uutta laskentaa koko ryhmälle, vain yhdelle hakukohteelle vai useammalle hakukohteelle (eli tarkistetaan onko valintakoeyhteistyössä, vaikuttaako muihin hakukohteisiin yms.) Hakukohteet joihin ei ole kutsuttu --> uusi kelpoisuusajo Hakukohde johon on kutsuttu --> kelpoisuusajo + koekutsulaskenta (=hakija häviää kutsuttavien listalta ja pistesyötöstä Jos hakukohteella on karsiva esivalinta (esim. soteala): hakukohteet, joihin hakija kutsutaan --> valintalaskennan tuloksista nostetaan hakija esivalinnassa tila-painikkeen avulla hyväksyttävissä olevaksi, ajetaan kelpoisuusvaihe ja koekutsuvaihe, ja samalla hakija poistuu kutsuttavien listalta toiselta hakukohteelta Hakemuksen passivointi koekutsulaskennnan jälkeen Jos hakemus passivoidaan kun koekutsulaskenta on jo tehty, hakija ei häviä koekutsunäytöltä. Tällaisissa tapauksissa pitää huomioida, että hakija jää kutsuttavien listalle, ja korkeakoulun pitää huolehtia siitä, että ei lähetä hakijalle kutsua.

2 Korjaukset tulosten julkaisun jälkeen Jos korjaus hakijan tulokseen tehdään tulosten julkaisun jälkeen, korjaus vaatii sijoittelun. Näissä tilanteissa on myös tärkeää aina ensin tarkistaa hakijan muiden hakukohteiden tilanne ja ilmoittaa asiasta muihin korkeakouluihin, jos muutos vaikuttaa muihin hakukohteisiin. Jos muutos tarvitaan automaattisen sijoittelun päättymisen jälkeen, sijoittelu käynnistetään manuaalisesti OPH:n toimesta (ilmoitus osoitteeseen muutoin samat ohjeet pätevät myös niissä tapauksissa. Muistakaa aina ensin tarkistaa ASPAn laatimat ohjeet näihin tilanteisiin: Opiskelupaikan vastaanottaminen, ilmoittautuminen ja lukuvuosimaksun merkitseminen - ohjeita virkailijoille Huomioikaa korjauksissa, onko kyseessä sellainen korjaus jonka pääsette itse tekemään, vai vaatiiko korjaus OPH:lta toimenpiteitä (muuta kuin sijoittelun). Yleisenä ohjeistuksena, että kannattaa ensin tarkistaa pääsettekö sijoittelun tulos -välilehdellä käsiksi hakijan kohdalla alasvetovalikkoon korjaamaan vastaanottotiedon. HUOM KEVÄÄLLÄ 2016: jos hakijan sitova vastaanottotieto tulee muuttaa, ilmoittakaa tästä aina korkeakoulutiimiin yhden paikan säännöksen tarkistamista varten. Hakija on tullut virheellisesti hylätyksi hakukohteeseen esim. väärien pisteiden takia: korjaus hakemukselle tai pistesyöttöön uusi laskenta hakukohteelle siitä vaiheesta lähtien jossa hylkäys on tapahtunut seuraava sijoittelu nostaa hakijan oikealle sijalle. Jos aloituspaikat ovat jo täynnä, ja hakijan kuuluisi tulla hyväksytyksi, hakija nousee varasijalistalla ensimmäiseksi. Jos hakija halutaan hyväksyä manuaalisesti varasijalta, ilmoitus OPH:lle osoitteeseen korkeakoulutiimi@opintopolku.fi. Ilmoittakaa mistä jonosta hakija hyväksytään. Korkeakoulu voi myös itse lisätä aloituspaikkoja. Käyttäkää tätä toimintoa kuitenkin harkiten. Tässä pitää ottaa huomioon tasasijasääntöjen vaikutus, esimerkiksi ylitäytössä ylimääräisiä hyväksyttyjä voi tulla useita. Hakija on tullut virheellisesti hyväksytyksi hakukohteeseen esim. väärien pisteiden takia: Jos hakija on jo ottanut paikan vastaan sitovasti tai ehdollisesti, ottakaa yhteys korkeakoulutiimiin. julkaistavissa-täppä poistetaan hakijan kohdalta, näin hyväksytty-tila ei ole enää lukittuna virheellinen tieto korjataan (hakemukselle, pistesyöttöön ) uusi laskenta hakijan tilanne muuttuu seuraavassa sijoittelussa siihen mihin pisteet riittävät (esim. tippuu varasijalle tai hylätään) julkaistavissa-täppä lisätään takaisin hakijalle, jotta hakija näkee OHP:ssa (=oppijan henkilökohtaiset palvelut= Oma Opintopolku-palvelu) valinnantuloksen. Suoritusrekisteriin on muuttunut yo-arvosana, jonka seurauksena hakijan pisteet muuttuvat: uusi varsinaisen valinnan laskenta seuraavassa sijoittelussa hakijan tilanne korjaantuu, esim. jos on ollut hylätty, siirtyy varasijalle, jos ei ole vapaita aloituspaikkoja. Suoritusrekisteriin on muuttunut hakijan yo-tutkinnon tila valmiiksi, ja hakija onkin hakukelpoinen: Hakukelpoisuus siirtyy automaattisesti hakemukselle jos hakijan tutkinnon tila muuttuu ennen haulle määritellyn automaattisen hakukelpoisuuden päivämäärää. Lisäksi tehdään laskennat uusiksi, ja seuraavassa sijoittelussa tilanne korjaantuu. a. Jos haulle määritelty päivämäärä on jo mennyt umpeen, hakukelpoisuus pitää korjata hakemukselle manuaalisesti, tehdä laskennat ja sijoittelu. Hakukohteella ei ole varasijakäsittelyä käytössä tai varasijatäyttö on päättynyt, ja peruuntunut hakija pitäisi saada hyväksytyksi (Peruuntunut, varasijatäyttö päättynyt) yhteys korkeakoulutiimi@opintopolku.fi

3 tarkistetaan, että hakijalla ei ole muita paikkoja vastaanotettuna OPH vie valinnantulokseksi hyväksytty. Seuraava sijoittelu tuo päivitetyt tiedot näkyviin. Tässä on huomioitava, että valintaperusteita ei voi muuttaa, vaan tämä korjaus tehdään ainoastaan jos hakija on virheellisesti peruuntunut tai jos kyseessä on esimerkiksi oikaisupyynnön kautta hyväksyminen. Lisäksi huomioitava, että hakijan tilaksi tulee korjauksen jälkeen "Hyväksytty", ei "Varasijalta hyväksytty", vaikka hakijan olisi pitänyt saada paikan varasijalta. Hakija ei saa tästä automaattista sähköpostiviestiä, joten korkeakoulu ilmoittaa hakijalle muutoksesta. Hakijan sitova vastaanotto halutaan poistaa, esimerkiksi virkailijan tallennusvirheen takia. ilmoitus korkeakoulutiimille, että hakijan mahdollisten muiden hakujen tilanne voidaan tarkistaa. ilmoitus hakijan muihin hakukohteisiin korjaus vastaanottotietoihin ( ilmoittautuminen tilaan "Ei tehty", vastaanottotieto tilaan "Kesken", julkaistavissa-täppä pois, tallenna) seuraava sijoittelu peruu alempien toiveiden perumiset seuraavan sijoittelun jälkeen julkaistavissa-täppä takaisin päälle HUOM: Jos hakija on tilassa "peruuntunut" jossakin toisessa haussa, sen haun korkeakouluun pitää olla yhteydessä, jotta tilannne voidaan korjata. Hakija on ottanut paikan sitovasti vastaan, mutta ei palauta vaadittuja liitteitä määräaikana Ensin yhteys korkeakoulutiimiin, että hakijan mahdollisten muiden hakujen tilanne voidaan tarkistaa. Sijoittelun tulokset -välilehdellä hakijan vastaanottotilaksi merkitään "peruutettu". Hakija ei voi tulla enää hyväksytyksi alempiin hakukohteisiin, mutta ylempiin hän voi edelleen tulla hyväksytyksi (tämä riippuu purkamispäätöksen ajankohdasta). Tallennuksen jälkeen hakijan sijoittelun tila muuttuu peruutetuksi seuraavassa sijoittelussa ja varasijalta nousee seuraava, jos varasijakäytäntö on voimassa. (jos automaattinen sijoittelu on päättynyt, ilmoitus osoitteeseen korkeakoulutiimi@opintopolku.fi, ja OPH käynnistää sijoittelun manuaalisesti). Hakija säilyttää mahdollisen ensikertalaisuutensa. Hakija on hyväksytty ja hän on ottanut paikan vastaan, mutta todetaan, että hakija ei olekaan hakukelpoinen Ensin yhteys korkeakoulutiimiin, että hakijan mahdollisten muiden hakujen tilanne voidaan tarkistaa. Korjataan hakukelpoisuus hakemukselle, tehdään tarvittavat laskennat hakukelpoisuuslaskennasta lähtien. Sijoittelun tulokset välilehdellä hakijan vastaanottotilaksi merkitään "kesken", ja otetaan julkaistavissa-täppä pois + tallennus Tallennuksen jälkeen hakija muuttuu hylätyksi seuraavassa sijoittelussa ja varasijalta nousee seuraava, jos varasijakäytäntö on voimassa. Jos automaattinen sijoittelu on päättynyt, korkeakoulu ilmoittaa osoitteeseen korkeakoulutiimi@opintopolku.fi, ja OPH käynnistää sijoittelun manuaalisesti. Sijoittelun jälkeen julkaistavissa-täppä lisätään hakijalle takaisin HUOM! Jos hakukohteella on käytössä välisijoittelua käyttävä valinnan vaihe (esim. SOTELI), valintaryhmän laskentaa (esim. karsiva esivalinta) ja siitä seuraavia laskentoja ei voi tehdä uusiksi, vaan näissä tapauksissa hakijan tilanne korjataan suoraan valintalaskennan tuloksiin, jossa voi muokata hakijan kokonaispisteet ja valinnan tuloksen oikeiksi. Hakija säilyttää mahdollisen ensikertalaisuutensa. Hakija on virheellisesti tallennettu tilaan "Peruutettu", ja halutaan korjata takaisin tilaan "Vastaanottanut sitovasti" Yhteys korkeakoulutiimiin, jossa korjataan hakijalle tiedot Hakija on ottanut paikan sitovasti vastaan, mutta ilmoittaa luopuvansa opiskelupaikastaan

4 Rekisteriin EI tehdä korjauksia, vaan sitova vastaanotto jätetään voimaan. Näissä tapauksissa hakija ei ole enää seuraavissa hauissa ensikertalainen. Kun korkeakoulu esim. SORA-lainsäädäntöön vedoten purkaa hakijan opiskeluoikeuden siinä vaiheessa kun opiskelut ovat alkaneet Tilanteesta riippuen hakija menettää tai ei menetä ensikertalaisuusstatusta. Jos valinnantuloksen peruuntuminen johtuu hakijan antamista vilpillisistä tiedoista, ensikertalaisuus-status menee. Eli silloin hakijalle jäätävä paikan vast.otto. Jos valinnantulos peruutetaan kk-virkailijan virheen tms. takia, hakija ei menetä ensikertalaisuus-statustaan. Tässä tapauksessa korjaustoimenpiteet ovat samat kuin tilanteessa jossa hakija todetaan olevan ei-hakukelpoinen. Kun korkeakoulu purkaa hakijan valinnan tuloksen jostakin muusta syystä ennen kuin opiskelut alkavat: Tilanteesta riippuen hakija menettää tai ei menetä ensikertalaisuusstatusta. Jos valinnantuloksen peruuntuminen johtuu hakijan antamista vilpillisistä tiedoista, ensikertalaisuus-status menee. Eli silloin hakijalle jäätävä paikan vast.otto. Jos valinnantulos peruutetaan kk-virkailijan virheen tms. takia, hakija ei menetä ensikertalaisuus-statustaan. Tässä tapauksessa korjaustoimenpiteet ovat samat kuin tilanteessa jossa hakija todetaan olevan ei-hakukelpoinen. Hakijan oikaisupyyntö on mennyt läpi ja hän haluaa ottaa paikan sitovasti vastaan, mutta on ottanut jo muusta hakukohteesta paikan vastaan Se korkeakoulu, josta hakijan sitova vastaanotto puretaan: korjaa hakijalle vastaanottotietodot seuraavasti: ilmoittautuminen tilaan "Ei tehty", vastaanottotieto tilaan "Kesken", tallenna. Se korkeakoulu, jossa oikaisupyyntö on mennyt läpi, ilmoittaa OPH:lle, mistä valintatapajonosta hakija halutaan hyväksyä. Em korkeakoulu ilmoittaa toimenpiteestä OPH:lle, joka käy hyväksymässä oikaisupyyntöä koskevan hakukohteen valintatuloksen (koskee tilanteita joissa hakija on hyväksyttävissä- tilassa). OPH tekee sen jälkeen sijoitteluajon. OPH ilmoittaa toimenpiteistä sille korkeakoululle, joka vie hakijalle sitovan vast.oton oikaisupyynnön kautta hyväksyttyyn hakukohteeseen. Vaikka hakija olisi aiemmin vastaanottanut opiskelupaikan muualta, hänelle annetaan vielä tässä vaiheessa oikeus päättää, kumman paikan hän lopulta ottaa. Suositusmääräaika on yksi viikko. Hakijalle lähetetään päätös valinnan tuloksen muuttamisesta ja ilmoitetaan vaihtoehdot opiskelupaikan vastaanottamiselle. Jos hakija on hakenut edellisenä kautena ja tulee hyväksytyksi koulutukseen oikaisupyynnön kautta vasta seuraavana, meneillään olevana hakukautena ja ottaa paikan vastaan, ja jos hakija on hakenut myös meneillään olevana kautena, hän menettää ensikertalaisuus-statuksensa, jos päätös oikaisupyynnöstä ja paikan vastaanotto viedään Opintopolkuun ennen toisen hakuajan päättymistä. Hakijan tilana on "Peruuntunut, ei vastaanottanut määräaikana" esimerkiksi virkailijan tallennusvirheen takia ja hakijan tilaksi halutaan muuttaa "Vastaanottanut sitovasti" Ensin tarkistetaan, onko hakija ottanut paikan vastaan jostakin muusta hausta. Sijoittelun tulokset -välilehdellä hakijan vastaanottotiedoksi merkitään "Vastaanottanut sitovasti" Hakijalle merkitään ilmoittautumistieto Ilmoitus OPH:lle, joka käynnistää sijoittelun. Sijoittelun jälkeen hakijan tieto päivittyy muotoon "Hyväksytty" sijoittelun tila -sarakkeeseen Hakija ei ilmoittaudu määräaikana hakija menettää ensikertalaisuus-statuksen

5 virkailijan vietävä ei ilmoittautunut - tieto ei vaadi muita toimenpiteitä Jos korkeakoulu haluaa purkaa hakijan aikaisemmin saaman opinto-oikeuden Korkeakoulu on yhteydessä OPH:een korkeakoulutiimiin OPH poistaa hakijan tiedot Opintopolusta ja ilmoittaa korkeakoululle Korkeakoulu poistaa hakijan mahdolliset tiedot Virrasta ja ilmoittaa OPH:lle OPH poistaa hakijan tiedot SUREsta Ensikertalaisuuden palautuminen/menettäminen (ASPAn linjaukset huhtikuu 2016)