Hallittavuutta ja helpotusta seura-arkeen

Transkriptio

1 Hallittavuutta ja helpotusta seura-arkeen

2 Helpotusta kaikkeen seura-arkeen. Pilotointi, kokemukset ja Karhun hallituksen päätös. Karhun jäsenhallinta ja jäsenmaksukontrolli pääkarhun omiin tassuihin -> seuran talouden parantaminen. Seuran antama tuki jaostojen ja sen alaisten toimintaryhmien omaan toimintaan (tapahtumat, ilmoittautumiset, jäsenviestintä, laskutus, raportointi, jne). Win win -> kustannukset katetaan tehostuvasta jäsenmaksuperinnästä. Jaostoille ei tule peruspalvelujen käytöstä kuluja.

3 Jaostot ottavat käyttöön ne toiminnallisuudet, mitä toiminnassaan haluavat käyttää. Ainoastaan Karhun jäsenhallintaan liittyvä jaostojen toimintaan osallistuvien henkilöiden kirjaaminen palveluun on kaikille välttämätöntä. myclubiin kirjataan kaikki Kauhajoen Karhun toiminnassa olevat; jaoston päätöksentekoon kuuluvat, alle ja yli 18-vuotiaat urheilijat, valmentajat, joukkueenjohtajat, rahastonhoitajat, huoltajat jne. Henkilö liitetään ryhmään tai ryhmiin, joiden toimintaan osallistuu. Ollakseen keskeytyksettä Karhun jäsen, on seuran vuotuinen (kalenterivuosi) jäsenmaksu maksettava eräpäivään mennessä, joka on jatkossa 15.1.

4 Jaostot sopivat myclub tilinhoitaja rooliin henkilön ja ilmoittavat nimen ja s-postiosoitteen toimistoon mennessä. Tilinhoitaja roolilla on jaoston laajimmat käyttäjäoikeudet ja vuoden 2015 alusta alkaen mahdollisuus lähettää palvelusta laskuja jaoston toimintaryhmien jäsenille (kausimaksut, varustemaksut, kilpailumatkat jne.). Jaostot määrittävät palveluun haluamansa toimintaryhmät ja ilmoittavat ne toimistoon mennessä. Tarvittaessa ne voidaan pohtia yhdessä pääkäyttäjän kanssa. Pakko ei ole toimintaryhmiä jaostojen alle muodostaa (pienet jaostot). Jaoston tilinhoitaja roolin saanut henkilö luo uudet jäsenet jaoston toimintaryhmiin. Palveluun kirjatut (esim. toisessa jaostossa) jo olemassa olevat jäsenet liitetään ryhmän jäseneksi. Tämä tehdään vuoden loppuun mennessä.

5 Karhun jäsenmaksun maksamisesta informoidaan perinteisesti, mutta lähetetään tammikuun alussa Karhun toimistosta lasku myclubin laskutuspron avulla kaikille palveluun kirjatuille. Olennaista on, että jäsentiedoissa on henkilöä koskevat tiedot oikein. Karhun toimisto seuraa jäsenmaksun maksamisia ja liittää jäsenmaksun maksaneet jäseneksi pääkarhun alaiseen myclub toimintaryhmään Karhun jäsen Jos jäsenmaksu jää maksumuistutuksesta huolimatta hoitamatta, lähestytään maksamattomien henkilöiden osalta ko. jaoston puheenjohtajaa ja myclub tilinhoitaja -roolin saanutta henkilöä. Jaostoa pyydetään poistamaan maaliskuun 15. mennessä myclub palvelusta ne henkilöt, joiden jäsenmaksua ei ole maksettu ja maksupäivää kirjattu jäsentietoihin. Palvelusta poistetut, jäsenmaksunsa maksamattomat henkilöt eivät voi seuraan kuulumattomina henkilöinä edustaa Kauhajoen Karhua, kun vasta maksettuaan jäsenmaksun.

6 Jaosto lisää uudet jäsenet palveluun. Hallinnon suorittamia jäsenmaksujen tarkistuspisteitä on pitkin vuotta. Kesken vuotta toimintaa liittyneiden, mutta jäsenmaksunsa maksamattomien vastaavanlainen muistutuskierros on kesällä (kesälajit) ja syksyllä (talvilajit).

7 Jos joku seuran jäsen ei halua ottaa tai ei voi ottaa palvelua käyttöönsä vaikka puuttuvan sähköpostiosoitteen, tietovälineen tms. takia ja jäsenmaksu on ennen muistutuskierrosta hoitamatta, lähetetään lasku postitse jäsenlomakkeen mukaiseen kotiosoitteeseen. Samoin toimitaan kesken vuoden mukaan tulleiden osalta, jotka eivät ole jäsenmaksuaan kohtuullisessa ajassa hoitaneet, eikä ole sähköpostiosoitetta. Jaostojen tilinhoitaja -roolin saanut henkilö tarvittaessa lisää jäsenlomakkeelle tarvittavat tiedot. Jos joku jaosto ei halua levittää myclub palvelua toimintaansa osallistuville edes jäsenrekisteritietojen ylläpidon osalta, jaoston tilinhoitaja -roolin saanut henkilö kerää ja hoitaa henkilötiedot sekä jäsenmaksumerkinnät jäsenrekisterin jäsenlomakkeille.

8 Maksulliset lisäpalvelut; käyttöönottotuki, pääkäyttäjätuki, verkkolaskutus (e-laskutus), verkkomaksut, tekstiviestipaketit, verkkokauppa, aulamoodi -> laskutuksen osittamista ei ole vielä mahdollista eriyttää seuran sisällä.

9 myclub käyttöönoton ohjauspalaveri Virkun kokoushuoneessa tiistaina klo Pääkäyttäjä Timo Kallio / iltaisin Voidaan sopia jaostokohtainenkin tapaaminen. Peruskäyttäjälle myclub on helppo ja helposti käyttöönotettava sovellus -> vinkki, kiinnitä kännykän aloitusnäyttöön.

10 Paljon riippuu ryhmän vastuuhenkilöstä, miten palvelua käytetään. Kannattaa harkita, kenen s-postiosoite laitetaan ensisijaiseksi; urheilijan vai huoltajan. Urheilija, vaikka vähän pienempikin, käyttää älypuhelinta (näkee tapahtumat, tiedotteet, omat tiedot), mutta ei välttämättä seuraa s-postiaan. myclub Vähentää merkittävästi toiminnan hallinnointiin kuluvaa aikaa. Palveluun kirjautumista pitää seurata ja antaa tarvittaessa ohjausta, ellei aktivointilinkki tuo toivottua tulosta. Aineistot toimintaryhmän nähtäville tiedotteisiin liitetiedostoina. FB, s-posti, WhatsApp, yms. omat sisäiset ryhmät ovat toiminnassa tarpeettomia.