BJ30A1000 Kemiantekniikan tietotekniikka MS Excel

Transkriptio

1 BJ30A1000 Kemiantekniikan tietotekniikka MS Excel Kimmo Klemola ja February 18, 2008 Kimmo Klemola 1 Taulukkolaskenta (Spreadsheet calculation) Ensimmäinen elektroninen taulukkolaskentaohjelma oli kirjanpitoon tarkoitettu VisiCalc (Daniel Bricklin, 1978). SuperCalc (1980), Lotus (1983), Excel (1987), Quattro-Pro (1989) February 18, 2008 Kimmo Klemola 2 MS Excel 1

2 Spreadsheet, taulukkolaskenta Taulukkolaskentaohjelma koostuu rivien (row) ja sarakkeiden (column) muodostamista soluista (cell), joilla voi olla tekstiä, päivämäärä tai numeroita. Kunkin solun sisältämän tiedon tyyppi voidaan määrätä. Kaavojen avulla soluja voidaan linkittää toisiinsa. Taulukkolaskenta soveltuu hyvin esimerkiksi mitä jos -analyyseihin, jotain solun arvoa muuttamalla nähdään vaikutus muihin soluihin. February 18, 2008 Kimmo Klemola 3 Excel screen Workbook (avattaessa ennen nimeämistä Book1) Worksheet (Sheet1, Sheet2 ) 256 saraketta (columns) (A, B, C AA, AB IV) riviä (rows) (1, 2, ) solua (cells) February 18, 2008 Kimmo Klemola 4 MS Excel 2

3 Excel screen February 18, 2008 Kimmo Klemola 5 Help Office Assistant February 18, 2008 Kimmo Klemola 6 MS Excel 3

4 Worksheetin luominen A1 viittaa soluun sarakkeessa A rivillä 1 F10 viittaa soluun sarakkeessa F rivillä 10 Soluun voidaan kirjoittaa tekstiä, luku, päivämäärä, matemaattinen kaava tai soluja yhdistävä kaava/viittaus. Soluja tai solujen sisältöä voidaan editoida ja kopioida tai sisältö voidaan tuhota. Rivejä ja/tai sarakkeita voidaan tuhota, lisätä tai kopioida. Solujen/rivien/sarakkeiden leveyttä ja korkeutta, värejä ynm. voidaan muuttaa. Worksheetejä voidaan nimetä uudelleen ja lisätä. February 18, 2008 Kimmo Klemola 7 Import data Avaa File Open esim. palkat.txt tai valikosta Data/Get External Data/Import Text File Palkat.txt Name,Location,Title,Salary Adams,Atlanta,Trainee,19500 Adamson,Chicago,Manager,52000 Brown,Atlanta,Trainee,18500 Charles,Boston,Account Rep,40000 Coulter,Atlanta,Manager, Frank,Miami,Manager,75000 James,Chicago,Account Rep,42500 Johnson,Chicago,Account Rep,47500 Manin,Boston,Accout Rep,49500 Marder,Chicago,Account Rep,38500 Milgrom,Boston,Manager,57500 Rubin,Boston,Account Rep,45000 Smith,Atlanta,Account Rep,65000 February 18, 2008 Kimmo Klemola 8 MS Excel 4

5 Import data February 18, 2008 Kimmo Klemola 9 Import data February 18, 2008 Kimmo Klemola 10 MS Excel 5

6 Import data February 18, 2008 Kimmo Klemola 11 Import data February 18, 2008 Kimmo Klemola 12 MS Excel 6

7 Laskenta Kaavat alkavat = -merkillä. Matemaattisia operaattoreita (laskeva prioriteetti*): * February 18, 2008 Kimmo Klemola 13 Laskenta Kaavat voidaan kopioida solusta toiseen normaalisti: copy-paste Tällöin kaavat viittaavat uusiin soluihin, esim. E15 => E16 Mikäli soluviittaus halutaan pysyvän E15-solussa, tulee kaavaan kirjoittaa $E$15. Solulle voidaan antaa myös kuvaava nimi, joka voidaan kirjoittaa solun osoitteen sijasta: Kaava voidaan tehdä myös klikkaamalla. February 18, 2008 Kimmo Klemola 14 MS Excel 7

8 Laskenta: AutoSum =SUM(D17:D24) tai =SUM(A1;A5;A7) tai tai tai Insert/Function Maalaamalla saadaan summa näkyviin worksheetin alalaitaan. February 18, 2008 Kimmo Klemola 15 Laskenta: Yhtälöt (Functions) tai Insert/Function Erikoisempia =PI() antaa =ROMAN(71) antaa LXXI jne February 18, 2008 Kimmo Klemola 16 MS Excel 8

9 Text Functions REPT =REPT( pullo,5) antaa pullo pullo pullo pullo TRIM =TRIM( Tekstissä liian iso väli ) antaa Tekstissä liian iso väli CONCATENATE =CONCATENATE(text1,text2, ) yhdistää tekstin. UPPER, LOWER, PROPER Iso kirjasin, pieni kirjasin, alkukirjain isolla February 18, 2008 Kimmo Klemola 17 Date and Time Functions TODAY =TODAY() NOW =NOW() DATEDIF =DATEDIF(B18,A18,"D") WEEKDAY =WEEKDAY( ) 1=sunnuntai, 2=maanantai February 18, 2008 Kimmo Klemola 18 MS Excel 9

10 Logical Functions TRUE ja FALSE =D4<3 antaa TRUE, jos D4:n arvo on esimerkiksi 2.19 February 18, 2008 Kimmo Klemola 19 Logical Functions: IF IF =IF(D4>1, Hyväksytty, Hylätty ) IF sisäkkäin, esim. =IF(A25="Hylätty,"Tervetuloa uudelleen,if(d4>1,"hyväksytty,"hylätty")) February 18, 2008 Kimmo Klemola 20 MS Excel 10

11 Logical Functions AND, OR, NOT February 18, 2008 Kimmo Klemola 21 Statistical Functions MAX MIN AVERAGE COUNT COUNTIF =COUNTIF(D4:D6,">1") SUMPRODUCT =SUMPRODUCT(B4:B6,D4:D6) February 18, 2008 Kimmo Klemola 22 MS Excel 11

12 Lookup Functions CHOOSE =CHOOSE(A21,"sun,"mon,"tue,"wed,"thu,"fri,"sat") Jos esimerkiksi A21=2, antaa mon February 18, 2008 Kimmo Klemola 23 Errors February 18, 2008 Kimmo Klemola 24 MS Excel 12

13 Soluille nimi Yksittäiselle solulle voidaan antaa nimi Klikkaa haluttua solua, jossa on esim. lukuarvo (esim ) Insert/Name/Define ja anna nimi, esimerkiksi euro Usein kannattaa kirjoittaa :n vasemmalle puolelle euro, jolloin Excel ehdottaa sitä nimeä. Useampia soluja voidaan nimetä kerralla: Insert/Name/Create Myös alue voidaan nimetä (esim. Hinta ) Nimiä voidaan käyttää kaavoissa =Sum(Hinta)*euro February 18, 2008 Kimmo Klemola 25 Matriisien laskeminen TRANSPOSE Transponoi vektorin Jos on esim. taulukko (matriisi), joka halutaan kertoa kahdella Maalataan vierestä 3*3 alue ja kirjoitetaan kaava =I4:K6*2 ja Ctrl-Shift-Enter. Saadaan February 18, 2008 Kimmo Klemola 26 MS Excel 13

14 Käänteinen matriisi ja matriisien kertominen =MINVERSE(array) =MMULT(array;array) Tyypillinen käänteisen matriisin sovellus on lineaarisen yhtälöryhmän ratkaiseminen. Yksinkertainen esimerkki: 2x + 3y = 8 x + y = 3 Ongelma voidaan esittää matriisimuodossa: Excelissä Eli A x B = C, jossa B tulee ratkaista. B voidaan kirjoittaa muodossa: B = A -1 x C, jossa A -1 on A:n käänteinen matriisi. Maalataan tyhjä 2*2 alue ja kirjoitetaan editointiriville =MINVERSE(A1:B2) ja painetaan Ctrl-Shift-Enter yhtä aikaa. Maalatulle alueelle pitäisi tulla käännetty A-matriisi. Maalataan tyhjä 1*2 alue ja käännetty A-matriisi (A -1 ) kerrotaan C- matriisilla komennolla =MMULT(A4:B5,D1:D2), painetaan Ctrl-Shift- Enter yhtä aikaa. Vastauksena on ylärivillä x:n ja alarivillä y:n arvo. February 18, 2008 Kimmo Klemola 27 Solver ja Goal Seek Mikäli Tools-valikosta ei löydy Solveria, valitse se Tools Add-Inns-valikosta ruksaamalla. Johonkin soluun kirjoitetaan kaava, jossa on yksi tai useampia tuntemattomia muuttujia. Tools-Solverissa valitaan kohdefunktioksi (Set target cell) kyseisen kaavan solu ja muuttuja(t) (By changing cells) Solve Tools-Goal Seek toimii vastaavasti kuin Solver, mutta sillä voidaan fitata vain yksi parametri (muuttuja) February 18, 2008 Kimmo Klemola 28 MS Excel 14

15 Listat ja taulukot Lontoo Helsinki Melbourne Rooma Tokio Meksiko München Montreal Moskova Los Angeles Söul Barcelona Atlanta Sydney 1948 Lontoo 1952 Helsinki 1956 Melbourne 1960 Rooma 1964 Tokio 1968 Meksiko 1972 München 1976 Montreal 1980 Moskova 1984 Los Angeles 1988 Söul 1992 Barcelona 1996 Atlanta 2000 Sydney Series: Lisää alkuun tyhjä pystysarake ennen listaa. Maalaa 1. pystysarake ja hiiren oikealla näppäimellä Insert. Kirjoita ennen Lontoota 1948 ja vedä oikeasta alakulmasta hiiren oikealla näppäimellä alas Sydneyhin saakka. Päästä hiirestä irti ja valitse Series: Step value: 4 February 18, 2008 Kimmo Klemola 29 Listat criteria (piilota turhat ) Valitaan listalta näkyviin vain tietyt kriteerit täyttävät rivit. Esim. Osingot listalta halutaan näkyviin vain firmat, jotka antavat efektiivisen osinkotuoton 5-10%. Osake Irtoamispvm Täsmäytyspvm Maksupvm Osinko (EUR) Tuotto-% Eimo * 4 SSH * - Johonkin tyhjälle alueelle kirjoitetaan: Tuotto-% Tuotto-% >=5 <=10 Aktivoidaan klikkaamalla joku listan solu ja valitaan valikosta Data Filter Advanced Filter. Aktivoidaan Criteria range -alue ja maalataan koko ulkopuolisen kriteerialueen neljä solua (Tuotto-% ja kriteerit) ja klikataan OK. Listasta jäävät näkyviin vain kriteerit täyttävät rivit. Koko lista saadaan näkyviin Data Filter Show all. February 18, 2008 Kimmo Klemola 30 MS Excel 15

16 Lista - Sorting Jos lista halutaan esim. aakkosjärjestykseen, hyvä työkalu on valikossa Data-Sort. Esim. Osingot -listalla maalataan koko taulukko ja valitaan Data-Sort. Valitaan Ascending ja My list has header row, jolloin otsikkoriviä ei järjestellä listan mukana. Työkalurivillä on myös Sorting-pikapainikkeet. February 18, 2008 Kimmo Klemola 31 Lista Statistiikka Nopea tapa analysoida listan/taulukon sisältöä. Esim. Osingot -listalla maalataan Tuotto-%- sarakkeen luvut. Näytön alaosassa pitäisi olla Sum= Hiiren oikealla näppäimellä (hiiri Sum-kohdassa) saadaan seuraavat statistiikka-luvut näkyviin Average Count Sum Count Nums Max Min COUNTIF, SUMIF Osingot listalta lasketaan kuinka moni yhtiö maksaa yli 8%:n osingon: =COUNTIF(F3:F168,">8") Vastaavasti SUMIF: summataan vain tietyn kriteerin omaavat listan solut. February 18, 2008 Kimmo Klemola 32 MS Excel 16

17 Lista Statistiikka D*****-funktiot DCOUNT, DAVERAGE, DSUM, DMAX, DMIN, DPRODUCT Esimerkiksi DAVERAGE, halutaan laskea yli 8 % osinkoa maksavien keskiosinko euroissa: =DAVERAGE(koko lista;listan sarake johon laskenta kohdistuu;kriteerisolut) =DAVERAGE(A2:F168,"Osinko (EUR),H7:H8) Kriteerisolut H7:H8: Tuotto-% >=8 February 18, 2008 Kimmo Klemola 33 Conditional Formatting (Lista ynm ) Halutaan korostaa tietyt ominaisuudet omaavia soluja. Esim. Osingot -listalla halutaan erotella eri väreillä huonosti osinkoa maksavat ja hyvin osinkoa maksavat firmat. Maalataan Tuotto-%-sarakkeen luvut. Valikossa Format Conditional formatting tehdään kolme määrittelyä. Condition1:ssä ehdoksi annetaan tuotto- % <= 2, jolloin tausta (Pattern) asetetaan punaiseksi. Add-painikkeesta ehtoja voidaan lisätä. Condition2 voi olla esim. 2 5 %:lle tausta harmaa ja Condition3 yli 5 %:n tuotolle tausta vihreä. February 18, 2008 Kimmo Klemola 34 MS Excel 17

18 Kuvat Piirakka Maalataan taulukko, klikataan Chart-kuvaketta ja seurataan Wizardia tai valikosta Insert Chart mk Makkara 12 Juusto 18 Leipä 4 Makkara Juusto Leipä February 18, 2008 Kimmo Klemola 35 Chart Wizard February 18, 2008 Kimmo Klemola 36 MS Excel 18

19 Chart Wizard Chart Wizardin avulla piirakka voidaan tehdä esimerkiksi näin: Leipä 12 % Makkara 35 % Juusto 53 % February 18, 2008 Kimmo Klemola 37 Chart Wizard Tai näin: February 18, 2008 Kimmo Klemola 38 MS Excel 19

20 Kuvat (Chart) - Diagrammi Piirretään diagrammi esimerkkidatasta. Chart Wizard ja Valitaan (XY) Scatter. Kuvat voidaan siirtää helposti esim. Wordiin Copy - Pastella. Usein kannattaa: Copy Paste special Paste as: Picture Useimmiten kuva kannattaa tehdä mustavalkoisena, koska raportti saatetaan myöhemmin valokopioida. Mustavalkoisena värilliset symbolit eivät ehkä kerro mitään February 18, 2008 Kimmo Klemola 39 Trendline Yksinkertainen tapa sovittaa tiettyjä yhtälötyyppejä dataan (regressiotyökalu). Aktivoidaan klikkaamalla datapisteet diagrammissa. Hiiren oikealla näppäimellä valitaan Add Trendline Valitaan yhtälötyyppi. Options-valikosta valitaan Display equation on chart. 6 5 y = x x February 18, 2008 Kimmo Klemola 40 MS Excel 20

21 Makrot Makrojen avulla tiettyjä toimintoja voidaan automatisoida. Makro on Excelille annettujen ohjeiden sarja, joka voidaan ohjelmoida Visual Basic kielellä. Ohjelmointi tapahtuu helposti äänittämällä Excel-toimintoja. Tehdään esimerkiksi makro, joka kirjoittaa oman nimen. Klikataan tyhjää solua Tools Macro Record new macro Annetaan makrolle nimi, esim. nimeni (makron nimen tulee alkaa kirjaimella) ja valitaan joko This workbook. Makro toimii ko. tiedostossa ja jos se on auki, se on käyettävissä myös muissa tiedostoissa. Personal macro workbook. Makro on käytettävissä aina missä workbookissa tahansa. Makrolle voidaan määritellä myös lyhytkomento, esim Ctrl-Shift-A Näytölle ilmestyy Stop recording toolbar: Voidaan valita Absolute reference, jolloin makro tekee toiminnot nauhoitetulle paikalle. Relative reference suorittaa makron toiminnot suhteellisesti lähtösoluun nähden. Kirjoitetaan soluun Maija Mehiläinen ja painetaan Enter. Tools Macro Stop recording Makroa voi testata aktivoimalla tyhjän solun, valitsemalla Tools Macro Macros: nimeni. February 18, 2008 Kimmo Klemola 41 Makron käynnistysnappi Makroa varten voidaan tehdä käynnistysnappi tai makro voidaan liittää kuvaan. Esimerkiksi tehdään nappi, joka kirjoittaa osoitteen: Jos piirtotyöpöytä ei ole päällä, valitaan View Toolbars Drawing. Valitaan esim. Rectangle ja piirretään tiedostoon neliö. Oikean puoleisella hiiren napilla valitaan Add text ja kirjoitetaan OSOITE Oikean puoleisella hiiren napilla valitaan neliölle Assign macro ja valitaan makrolle valmiiksi tehty osoitemakro. Testataan makroa klikkaamalla neliötä. February 18, 2008 Kimmo Klemola 42 MS Excel 21

22 Makron editointi Komennosta Tools Macro Macros päästään käsiksi makroihin. Makroja voidaan editoida (Visual Basic for applications koodi) tai ne voidaan tuhota tätä kautta. February 18, 2008 Kimmo Klemola 43 MS Excel 22