LVIS-Maailma Admicomin asiakaslehti 3/2011

Transkriptio

1 LVIS-Maailma Admicomin asiakaslehti 3/2011 HSK Sähkö laskee tarjoukset tarkalla työkalulla s.4 Asentajan UUSI tehotyökalu Asentajan Mobiili s. 6 Rindessolla on laskutus ajan tasalla s. 8 Tutkitusti toimiva ratkaisu s. 9 Ilmastointiasennus Partasella Adminet on yrityksen kehittämisen välineenä s. 10

2 Pääkirjoitus Palvelukseksanne Admicom Oy Vapaudenkatu 8 C Jyväskylä sähköposti: etunimi.sukunimi@admicom.fi Ari Hautala Liiketoimintakonsultti LVIS-Maailma Admicom Oy:n asiakaslehti Sisältö: Pääkirjoitus...3 HSK Sähkö laskee tarjoukset tarkalla työkalulla...4 Asentajan UUSI tehotyökalu Asentajan Mobiili...6 Rindessolla on laskutus ajan tasalla...8 Tutkitusti toimiva ratkaisu...9 Ilmastointiasennus Partasella Adminet on yrityksen kehittämisen välineenä...10 Yao Jiang Asiakastuki; taloushallinto Birgit Manninen Taloushallintopalvelujen vastaava Päätoimittaja: Marianne Hautsalo Toimitus ja taitto: Hanna-Kaisa Hokkanen Paino: Keuruun Laatupaino Oy Ilmestyminen: Ilmestyy neljä kertaa vuodessa Marianne Hautsalo Toimitusjohtaja Markku Myllylä Asiakastuki; tekniset asiat Hanna-Kaisa Hokkanen Markkinointipäällikkö Tänä päivänä monen työhomman tekeminen ei ole enää kiinni fyysisestä paikasta tai toimiston pöydällä nököttävästä tietokoneesta. P.S. Olemme mukana Sähkö tapahtumassa. Tule käymään osastollamme! Autonistuimen lämmitin Kesälomat on lusittu ja useampi meistä on palannut takaisin sorvin ääreen. Lomalla lepuutetuilla aivoilla ja grilliruoalla ravitulla ruumilla jaksaa painaa syksyn työt valmiiksi. Ehkä kesäloma toi uusia ja virkeitä ajatuksia, joilla liiketoimintaan saadaan uutta potkua. Tarkoittaako sinulle töiden aloittaminen toimistolle ajamista? Minä ajan vuosittain noin kilometriä. Toiveikkaalla 90 km/h keskinopeudella se on vuodessa reilusti yli 600 tuntia. Tulen siis istuneeksi autossa viikoittain yli kahden työpäivän verran. Äkkiseltään tulee mieleen muutakin puuhaa kuin penkin lämmittäminen. Rattia pidellessä ei voi oikein muita asioita hoitaa kuin puheluita, toki asiallisesti hands freellä. Pelkääjänpaikalla kulkee kone ja tarvittaessa hidastan tienreunaan tarkistamaan tietoja tai hoitamaan asioita Adminetillä ja sähköpostilla. Nykypäivänä mokkulalla netti löytyy lähes karuimmankin kinttupolun varrelta. Laitteet ja ohjelmistot mahdollistavat työn tekemisen vaikka Viitasaaren ABC:n pihassa. Tänä päivänä monen työhomman tekeminen ei ole enää kiinni fyysisestä paikasta tai toimistonpöydällä nököttävästä tietokoneesta. Puhelin taipuu puhumisen ja kameran lisäksi moneen muuhunkin. Sähköpostien lukeminen puhelimella on monelle arkipäivää. Ihmismieli ei kuitenkaan tunnu kehittyvän samoin harppauksin kuin tekniikka. Asiat on totuttu tekemään tietyllä tavalla. Toimintatapojen muuttaminen tarkoittaisi uuden oppimista. Uuden oppiminen taas vaatii vaivaa. Mukavuudenhaluisena vaivaa haluaa vältellä. Tiettyjä töitä on mahdotonta tehdä etänä. Asennustyössä asentajan täytyy olla työmaalla tiettynä aikana ja mielellään samaan aikaan asennettavien tuotteiden kanssa. Monen asentajan työpäivästä iso osa kuluu kuitenkin tukkurikäynteihin tai työmääräinten ja tuntilappujen hakemiseen sekä palauttamiseen toimistolle. Vaikka keikkatöissä ajoaika saadaan laskutettua asiakkaalta, ei ajoaikana asenneta yhtään uutta relettä. Releissä ja muissa romppeissa olisi katetta päällä, autossa istuvassa asentajassa ei. Pääsääntöisesti minä edelleen hyppään aamuisin rattiin ja paiskaan kättä asiakkaideni kanssa kasvotusten. Tulevaisuuden tuulia haistellessa en voi välttyä ajatukselta, että jatkossa tapaamme ja käsittelemme asioita yhä enenevässä määrin puhelimitse ja virtuaalimaailmassa videon ja netin välityksellä. Tekniikka tietysti tuo omat haasteensa, mutta avaa myös lukemattomia mahdollisuuksia. Miten sinä tartut uusiin mahdollisuuksiin tehostaa työntekoa? Millä tavoin sinä vähennät omaa ja työntekijöidesi turhaa ajankäyttöä? Adminetissä on valmiiksi ratkaistuna monta tyypillistä pullonkaulaa, joissa urakointiyritys hukkaa arvokasta aikaa. Tehokasta syksyä toivotellen, Marinne Hautsalo 2 3

3 Menestystarinat HSK Sähkö Oy on vuonna 2004 perustettu täyden palvelun sähköurakoitsija. Henkilökuntaa on yli 30. Yrityksen toimipisteet sijaitsevat kolmella eri paikkakunnalla: Kalajolla, Kempeleessä ja Rovaniemellä. Ylivieskassa sijaitsee yrityksen varasto. Kasvava yritys Yrityksen liikevaihto on kasvanut sen perustamisesta lähtien. Loppuvuoden työtilanne on erittäin hyvä. Yritystä pyörittävän pariskunnan Hannu ja Johanna Kaupin mukaan HSK Sähkön kasvu ja vahvuus perustuvat siihen, ettei tiukkaa segmentointia ole tehty. Olemme joustavasti menneet sinne missä töitä on ja hakeneet aktiivisesti uusia markkinoita. Meillä osaaminen jakautuu moneen palikkaan. Esimerkiksi kiinteistörakentaminen on tällä hetkellä todella niukkaa, silti se ei vaikuta yrityksen koko toimintaan. Henkilöstöä on vain siirretty tilapäisesti sinne missä töitä on. HSK Sähkö Oy HSK Sähkö Oy on Kalajoella, Kempeleellä ja Rovaniemellä toimiva täyden palvelun sähköurakoitsija. Henkilökuntaa on yli 30. HSK Sähkön palveluvalikoimaan kuuluu katuvalohuolto, talotekniikka-asennukset, automaatiojärjestelmät, kylmälaiteasennukset, sähkösuunnittelu niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla. Toimialueena on koko Suomi. HSK Sähkö laskee tarjoukset tarkalla työkalulla Kolmen toimipisteen pyörittäminen helpompaa HSK Sähkössä on ollut edellinen ohjelmisto, Ecom, yrityksen perustamisesta lähtien. Ohjelmisto toimi hyvin pienessä mittakaavassa, kun käyttäjiä oli yhdessä toimipisteessä 1-2 henkilöä. HSK Sähkön laajentuessa uusiin toimipisteisiin huomattiin, ettei ohjelmisto palvele parhaalla mahdollisella tavalla. Viime syksynä Johanna ja Hannu alkoivat kartoittaa parempia vaihtoehtoja useassa toimipisteessä toimivalle ja kasvavalle yritykselle. Silloin Johanna oli Admicomiin ensimmäistä kertaa yhteydessä. Tällä alalla toimivalla isommalla yrityksellä ei kovin montaa vaihtoehtoa järjestelmätoimittajaksi ole. Valinta tehtiin lopulta kahden eri vaihtoehdon väliltä, pitkän harkinnan jälkeen, kertoo Johanna. Taloudelliset säästöt on karkeasti yhden henkilön palkkakustannukset vuositasolla. Koulutuksen kautta perustietämys HSK Sähkö otti Adminetin käyttöön joulukuun alussa Ennen käyttöönottoa oli yksi koulutuspäivä, jolloin toimipisteiden pääkäyttäjät olivat saman pöydän ääressä. Ensimmäisenä Adminet otettiin käyttöön Kalajoella. Kun siellä saatiin kaikki pelaamaan, ottivat myös Oulu ja Rovaniemi Adminetin käyttöön. Toinen koulutuspäivä oli ajatuksena ottaa keväälle, mutta kiireessä se on jäänyt. Sellainen olisi kuitenkin hyvä, silloin saisi nippelitiedon poimittua ja viimeisetkin ominaisuudet paremmin käyttöön. Kun kiireessä Adminettiä pyörittää, jonkun asian saattaa oikaista. Helpottaisi työntekoa jatkossa, kun asia tulisi kerralla tehtyä kunnolla. Adminet on niin laaja järjestelmä, kertoo Hannu. Sovellukset vähitellen tehokäyttöön HSK Sähkössä myös asentajat käyttävät Adminettiä. Sähköiset tuntikortit on otettu käyttöön pienissä erissä, ja nyt lähes kaikki täyttävät tuntinsa sähköisesti itse. Yrityksessä on ollut keskustelua mobiilisovelluksen käyttöönotosta ja kokeilujakin on tehty. Sen aika ei kuitenkaan ole vielä. Ensin tavoitteena on saada tuntikortit kaikilla asentajilla tehokkaasti käyttöön ja seuraavassa vaiheessa varastonhallinta. Vasta sen jälkeen mietitään mobiilisovelluksen käyttöönottoa. Koko Adminettiä ei ihan sormia napsauttamalla saa käyttöön. Muun työnteon joutuisi lopettamaan kokonaan, jos koko järjestelmän ottaisi kerralla käyttöön. Adminetin päätoiminnallisuudet saa käyttöön kohtuullisen nätisti. Meillä isoin haaste oli suuri käyttäjien määrä. Kaikki käyttäjät pitää saada tekemään asiat samalla tavalla. Ei riitä, että itse tietää miten järjestelmä toimii, toteaa Hannu. Adminet on tehostanut työntekoa Hannulta ja Johannalta tulee pitkä lista asioita, jotka ovat helpottaneet työntekoa ja tehneet työprosesseis- Tarjouslaskennan pohja on huomattavasti tarkempi, sen päälle uskaltaa tarjouksen panna pienemmällä katteella ja tarkemmin eteenpäin. ta nopeampia ja vaivattomampia. Koko ostoprosessin hallinta on paljon helpompaa; ostamisesta siihen, kun lasku tulee ja se kohdistuu kuluksi projektille. Ei ostoprosessia hirveän paljon tarvitse kehittää, niin se on viimeisen päälle. Se on helpottanut hirveästi käytännön tekemistä. Tuntikorttien syöttäminen asentajien toimesta on vähentänyt huomattavasti toimistolla käytettävää aikaa. Matkalaskujen teot ja muut päivittäiset työt hoituvat helposti, kertoo Hannu. Johannan lisätessä listaan laskujen lähettämisen helpottumisen; ennen laskut piti viedä itse postiin, nyt tarvitsee antaa vain laskutuslupa. HKS Sähkön kokoisessa yrityksessä perinteisellä tavalla käärittäisiin kirjekuoriin ja toimitettaisiin postiin kymmeniä laskuja päivittäin. Käytettävyys parempi Hannun mielestä lähes kaikki ominaisuudet ovat parantuneet. Merkittävimmät työntekoa helpottavat ominaisuudet ovat raportointi, ostaminen kokonaisuudessaan ja projektinhallinta. Mutta kaikki muutkin pienet ominaisuudet ovat huomattavasti käytettävämpiä kuin edellisessä järjestelmässä. Nyt, kun niihin on päässyt sisälle, ja saa kaiken hyödyn irti. Tarkka tarjouslaskenta Työnjohdolta ovat Hannu ja Johanna saaneet positiivista palautetta. Tarjouslaskennan pohja on huomattavasti tarkempi. Jos pohjan päälle tehdään tarjous ja sen tekee viimeisen päälle, se on niin tarkka, että uskaltaa huomattavasti pienemmällä katteella ja tarkemmin panna eteenpäin. Adminetillä tarjouksen näkee tarkemmin; mitä se sisältää, ja mitä mikäkin osuus siitä tekee. Lisäksi on äärimmäisen hyvä, että samaa tarjousta voi vaikka neljä ihmistä laskea samaan aikaan, kehuu Hannu. Kyllä raportointi ja rahaliikenteen hallinta tekevät Adminetistä ykkösen tällä hetkellä. Taloudellista etua HSK Sähkössä on uuden järjestelmän käyttöönoton myötä vähentynyt yksi työntekijä myynti- ja ostoreskontrasta pois. Se on kaikkein konkreettisin juttu. Sitä kautta taloudelliset säästöt on karkeasti yhden henkilön palkkakustannukset vuositasolla. Työnjohdon ja kaikkien muidenkin työajan säästö normaalirutiineista on huomattava. Tarjouslaskenta ja muut erityiset toiminnot ovat vieneet nyt enemmän aikaa, kun niitä on opeteltu ja samalla haettu mallia miten meidän talossa toimitaan, jotta ne saadaan jouhevasti toimimaan. Mutta perusasiat hoituvat niin kivuttomasti, että aikaa säästyy paljon, kertoo Hannu saavutetusta ajan- ja kustannussäästöstä. Turhat kuluerät minimiin Sähköisen laskunkierron avulla yritys on pystynyt karsimaan turhia kuluja pois. Vanhan järjestelmän aikana kaikki laskut eivät käyneet minulla, jos en niitä erityisesti penkonut. Nyt hyväksyn kaikki ostolaskut Adminetistä maksuun. Olen huomattavasti paremmin perillä siitä, mitä on tulossa ja menossa ja tieto on koko ajan reaaliaikainen. Koska asiat tulevat nyt yksilöityinä minulle asti, olen pystynyt puuttumaan moneen asiaan. Monenlaisia pieniä kulueriä on ollut helppo karsia pois, kertoo Hannu. Adminetin sisäistä laskentaa on viilattu vastamaan paremmin HSK sähkön tarpeita, jotta raportit saadaan alueittain ja paikkakunnittain vielä tarkemmin ja päästään vielä helpommin pieniin suuriin asioihin käsiksi. Lopuksi Hannu summa Adminetin hyödyt yhteen lauseeseen: Kyllä raportointi ja rahaliikenteen hallinta tekevät Adminetistä ykkösen tällä hetkellä. 4 Menestystarinat LVIS-Maailma 5

4 Uutuus Asentajan UUSI tehotyökalu Asentajan Mobiili Työnjohdolle Adminet tarjoaa jo työtilaukset- ja urakat-sovellusten yhteydessä resurssikalenterit ja muita työkaluja. Nämä sovellukset on tehty kookkaalle normaalinäytölle, eivätkä asentajat ole voineet käyttää niitä työmaalla sujuvasti ilman kannettavaa tietokonetta tai Applen ipadiä. Nyt Adminettiin on julkaistu Nokian, Applen ja Googlen (Android) älypuhelimille sovitettu työkalu, Asentajan Mobiili, jolla asentaja voi hoitaa työtilausten, tarvikkeiden ja töiden kirjaukset. Helppo ja halpa Asentajan Mobiili on helppokäyttöinen, eikä vaadi käyttäjille erillistä koulutusta: Esimerkiksi avoimet tilaukset näkyvät heti ruudulla ja tuotteet löytyvät yrityksen käyttämistä tuotteista vaivattomasti, ilman koodien muistelua. Esimerkiksi halvin Android-älypuhelin ja nettiliittymä maksavat yhteensä vajaat 20 /kk. Työnjohdolle, ja miksei asentajallekin, näppärä peli on myös Applen ipad, joka maksaa noin 550 ja nettikortti 8 /kk. ipad kulkee helposti mukana työmailla ja näytön koko on riittävä nakkisormillekin. Reaaliaikainen Asentajan Mobiili on tietysti yhtä reaaliaikainen kuin kaikki Adminet sovellukset. Kaikki tarvittava tieto on heti käytössä, ilman siirtoja tai kirjautumista eri ympäristöihin. Työnjohtajan merkitessä tilauksen asentajalle, näkyy se asentajalla heti. Kun asentaja on merkannut työn valmiiksi, näkyy se saman tien työnjohtajan resurssikalenterissa. Lisäksi työnjohdon etusivulle tulee muistutus laskuttamattomista töistä. Lisää asentajan tuottavuutta Työn valmistuttua asentaja poimii heti työmaalla seuraavan työn suoraan näytöltä. Konttorilla ei tarvitse poiketa. Työnjohtaja voi priorisoinnilla vaikuttaa, missä järjestyksessä tai mitä tilausta asentaja hoitaa. Tuntien kirjaus Asentajan Mobiiliin kirjaa laskutuksen tiedot samalla kertaa myös sähköiselle tuntikortille. Näin vältytään tuplatyöltä. Vähentää työnjohdon ja konttoristin työtä Työnjohdolta tai konttoristilta jää pois tarvikkeiden ja töiden kirjaus laskutukseen, samoin konttoristilta palkkojen tallennus. Työnjohdolle tulee Adminetin etusivulle ilmoitus laskutusta odottavista töistä ja hyväksymistä odottavista tuntikorteista. Tarkistamisen ja hyväksymisen jälkeen laskut lähtevät ja palkat menevät maksuun. Nopeuttaa laskutusta Asentajan merkatessa tavarat ja työt paperien asemasta Asentajan Mobiiliin, jää työnjohdolle vain tarkastaminen sekä tarvittaessa hinnoittelu ja laskutusluvan antaminen. Näistä tehtävistä työnjohtajalle tulee muistutus ohjelman etusivulle. Parantaa asiakaspalvelu Resurssikalenterin avulla asiakkaille pystytään antamaan heti tietoa siitä, milloin ja kuka tulee työn tekemään tai missä vaiheessa työ on. Kiireellisissä tilanteissa Asentajan Mobiili nopeuttaa asioiden hoitoa, kun tarvittava tieto välittyy suoraan asentajalle. Lisäksi kaikki raportointi ja seuranta saadaan helposti ja reaaliaikaisesti. Pienentää yrityksen kustannuksia Turhat tuplakirjaukset tarvikkeista ja tunneista jäävät pois. Asentaja tekee nämä itse, jolloin konttoristin tai työnjohtajan aikaa ei käytetä paperille merkittyjen tietojen siirtämiseen koneelle. Laskujen tulostusta tai suoritusten noutoja ja kirjauksia ei tarvitse tehdä, automatiikka hoitaa nekin. Samoin tarvikerivit saadaan ostolaskulta suoraan tilauksen laskuriveiksi. Kaikki arkistoituu samalla sähköisesti. Tiedot löytyvät hetkessä ja turha mappien käsittely jää pois. Asentajan Mobiili lyhyesti: Asentajan työkalu, jota voi käyttää Nokian, Applen ja Googlen (Android) älypuhelimilla Työtilausten, tarvikkeiden ja töiden kirjaukset Vähentää työnjohdon ja toimistotyöntekijän työtä Nopeuttaa laskutusta 6 Uutuus LVIS-Maailma 7

5 Menestystarinat Oy Rindesso Ltd on Jyväskyläläinen teleurakointiin erikoistunut kolmen hengen yritys. Palveluihin kuuluvat monipuoliset teleurakointiin liittyvät asennus-, huolto- ja saneeraustyöt. Rindesso toimittaa antenni- ja kaapelitv verkot, satelliitti- sekä tietoliikenneverkot ja hallitsee äänentoistojärjestelmien suunnittelun, asennukset sekä kunnostukset. Lisäksi palvelukokonaisuuteen kuuluvat valokuituhitsaukset, -kaapeloinnit ja päätelaitteet, jotka nähdään tulevaisuudessa yhä merkittävämpänä alueena yritykselle. Rindesson asiakaskuntaan kuuluvat yksityishenkilöt taloyhtiöt, yritykset, kunnat ja teollisuus. Yrityksen työntekijät Reijo Simonen, Heikki Rouvinen ja Hannu Neijonen omistavat yrityk- Rindessolla on laskutus ajan tasalla sen. Kolmikosta Reijo suunnittelee pikkuhiljaa eläkkeelle vetäytymistä, onhan Reijolla takana jo nelisenkymmentä vuotta telealalla. Lähitulevaisuudessa sekä Hannun että Heikin pojat tullaan näkemään Rindesson työntekijöinä. Myymälä yksityisasiakkaita varten Rindesson toimipisteessä on myös myymälä, josta palvellaan ennen kaikkea yksityisiä asiakkaita. Myynnissä ovat mm. antennit ja satelliittilaitteet sekä tarvikkeita. Yksityishenkilöille tehdään etupäässä antenni- sekä satelliittilaitteiden asennuksia. Rindesso on valtuutettu Canal Digital operaattori Keski-Suomessa. Valokuitu tuo lisää markkinoita Suurimmat urakat tulevat useimmiten sähköurakoitsijoiden kautta. Yhteistyö pelaa sähköalan yritysten kanssa mallikkaasti. Rindesson Heikki Rouvinen kertoo, että valokuidun käyttö kasvaa jatkuvasti ja taloyhtiöihin tuodaan yhä useammin valokuidut talojakomoihin. Tästä johtuen kuituhitsauksien, päätelaitteiden ja kaapelointien tarve on voimakkaasti kasvussa ja Heikki näkee sillä puolella Rindesson kasvun mahdollisuudet. Säästyy aikaa ja päästiin mapeista eroon. Ei tarvitse puljata papereiden kanssa tai vahtia laskutuksen sujumista, kun kaikki on sähköisenä ja hommat hoituu. Koulutus tuo lisää tietotaitoa Alalla jatkuvasti tapahtuvan kehityksen vuoksi Rindessossa panostetaan tietotaidon ylläpitoon ja jatkuvan kouluttautumiseen. Kouluttautua täytyy jatkuvasti, jotta asentajien tiedot pysyvät ajan tasalla. Esimerkiksi HD-aikakausi on vaatinut lisäkoulutusta. Lisäksi sähköpuolen säännökset ja lait muuttuvat, joten perässä on pakko pysyä, kertoo Heikki. Rindesso on Sant ry:n ja Stul ry:n jäsen ja liittojen kautta yritykseen saadaan viimeisin tieto mm. säädöksiin liittyvissä asioissa sekä kouluttaudutaan. Adminet yhdisti monta asiaa Ennen Adminetin käyttöönottoa Rindesson laskutuksen hoiti perintätoimisto ja kirjanpidon ulkopuolinen kirjanpitäjä. Muut asiat palkanlaskentaa myöten on hoidettu itse. Varsinaisia ohjelmia ei ollut käytössä. Rindessolla lähtökohtana uutta järjestelmään haettaessa oli ennen kaikkea se, että kaikki toiminnat haluttiin yhteen pakettiin. Tällaisen mahdollisuuden Adminet tarjosi. Ensikosketuksen Admicomiin Heikki sai Rakennusmessuilla Paviljongilla. Messuilla tavattiin Mariannen kanssa muutama vuosi sitten ja kiikutin saamani esitteet toimistolle. Ensireaktio oli tyrmäys, mutta pikkuhiljaa ajatus kääntyi Adminetin kannalle, muisteli Heikki ensikohtaamista. Rindessolla tehtiin vertailua eri vaihtoehtojen välillä ja käyttökokemuksia kysyttiin tutusta yrityksestä, jossa Adminet oli jo käytössä. Kommentit olivat positiivia ja antoivat vahvistuksen valinnalle. Laskutus kuntoon ja mapeista eroon Isoimmat asiat, joihin Adminetin myötä toivottiin muutosta, oli oma laskutuksen saaminen kuntoon. Aikaisempi yhteistyö ei toiminut parhaalla mahdollisella tavalla. Nyt säästyy aikaa ja päästiin mapeista eroon. Ei tarvitse enää puljata papereiden kanssa tai vahtia laskutuksen sujumista, kun kaikki on sähköisenä ja hommat hoituu, kertoo Heikki. Paperittomuus ja automatisointi merkitsevät käytännössä myös sitä, ettei Rindessolla enää toimiteta paksuja paperipinkkoja kirjanpitäjälle. Apua aina saatavilla Rindessolla otettiin Adminet käyttöön Käyttöönotto sujui ilman suuria vastoinkäymisiä ja Admicomin palveluun ja käyttötukeen ollaan Rindessolla oltu erittäin tyytyväisiä. Aina on apua saatu, kun sitä on tarvittu, joko puhelimitse, sähköpostilla tai joku on tullut käymään. Usein Marianne on poikennut neuvomassa, kertoo Heikki. Rindessolla on tietokoneen vieressä lappu, johon merkitään vastaan tulleita kysymyksiä ja kysytään sitten useampi kysymys yhdellä kertaa. Rindessolla on pystytty hyödyntämään Adminettiä jo perustoimintojen osalta varsin hyvin ja lisää eri ominaisuuksia opitaan tekemällä ja kysymällä. Admicomin ratkaisu tähtää jatkuvaan asiakkaan kilpailukyvyn kasvattamiseen. Haluamme olla jatkuvasti perillä siitä, miten asiakkaillamme menee ja kuinka hyvin he ovat pystyneet hyödyntämään Adminettiä. Toteutimme kesäkuussa 2011 asiakastyytyväisyyskyselyn, jossa kysyimme missä määrin asiakkaat ovat saavuttaneet: liiketoiminnallista hyötyä kustannussäästöä ajansäästöä yrityksen toiminnan tehostumista Lisäksi kysyimme, ovatko asiakkaamme hyödyntäneet nettikäyttöisyyden kautta riippumattomuuden aikaan ja paikkaan ja sitä kautta tehostaneet toimintaansa. Asiakkaat kertoivat mielipiteensä Adminetin sovelluksista, Admicomin palveluista ja Adminetin myötä saavutetuista hyödyistä. Saimme reilusti kiittävää ja rakentavaa palautetta sekä ideoita kuinka palvelua voisi kehittää edelleen. Palautteen myötä esiin tulleisiin kehityskohteisiin ja ideoihin pureudutaan kuluvan syksyn aikana. Menestyvä asiakas on paras käyntikorttimme Adminet-ratkaisu on rakennettu urakointitoimialan erityistarpeisiin. Toimialakohtaisuudella tähdätään siihen, että urakoitsija saa Adminetistä lisätehoa bisnekseensä. Kyselyn mukaan 79 % asiakkaistamme on saavuttanut liiketoiminnallista hyötyä Adminetin avulla. Adminetin merkittävin ero verrattuna perinteisiin urakointialan ohjel- mistoihin on automatisointi. Automatisointi tarkoittaa, että ohjelma tekee toimintoja käyttäjän puolesta, kun perinteisellä ohjelmistolla käyttäjä tekee toiminnot itse. Automatisoiduilla toiminnoilla on konkreettinen vaikutus, sillä asiakkaistamme 77 % on saavuttanut kustannussäästöä ja 75 % ajansäästöä. Lisäksi asiakkaistamme 79 % kokee, että nettikäyttöisyys on tehostanut työntekoa. Saadut tulokset kertovat, että suunta on oikea; automatisoinnin ja nettikäyttöisyyden tuoma ajan- ja kustannusten säästö sekä yrityksen kasvava tehokkuus. Työskentely tavoitteen eteen jatkuu edelleen. Olemme iloisia myös siitä, että asiakkaistamme 89 % on tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä saamaansa palveluun. Panostamme myös jatkossa siihen, että asiakaspalvelumme pystyy vastaamaan asiakkaiden kysymyksiin nopeasti ja asiantuntevasti. Tavoitteenamme on, että asiakkaamme eivät ole ainoastaan tyytyväisiä meihin vaan, että he olisivat valmiita suosittelemaan meitä myös muille. Saamamme palautteen valossa voimme todeta, että olemme tässä onnistuneet. Asiakkaista 87 % suosittelee Adminettiä eteenpäin. Seuraavat askeleet Näillä tuloksilla on palkitsevaa jatkaa työntekoa. Emme kuitenkaan jää laakereille lepäämään vaan palvelun kehittäminen jatkuu kaikista tutkimuksen aiheista. Adminet -sovellukset kehittyvät vauhdilla ja tuotantopäivityksiä tulee keskimäärin kerran kuukaudessa. Asiakkaamme toivovatkin saavansa enemmän tietoa Adminetin sovelluksista ja uusista toiminnallisuuksista. Keskitymme jatkossa vastaamaan tähän toiveeseen parantamalla tiedon jakamista Asiakastyytyväisyyskysely Tutkitusti toimiva ratkaisu Adminetin tooltippien ja ohjeiden, sähköisten tiedotteiden sekä henkilökuntamme välityksellä. Jatkossa otamme aktiivisemman roolin opastaaksemme käyttäjiä saamaan päivityksissä tulleet uudet ominaisuudet tehokäyttöön. Tähän mennessä jaettu sähköinen päivitysuutinen ei ole riittänyt innostamaan käyttäjiä opettelemaan kaikkien uusien herkkujen omaksumista. Palaute aina tervetullutta Adminet käyttäjillä on jatkuvasti suora kanava antaa palautetta. Järjestelmästä lähtevällä tukipyyntö -toiminnolla käyttäjä voi laittaa kysymyksiä, palautetta ja kehitysvinkkejä. Palautteet käsitellään ja vastataan niin, että vastaus on käyttäjän luettavissa suoraan Adminetistä. Luonnollisesti otamme palautetta vastaan myös puhelimitse, sähköpostitse ja tavattaessa. Kiitämme asiakkaitamme palautteesta. Työ toimintanne tehostamiseksi jatkuu! Asiakastyytyväisyystutkimuksen tuloksia: 79 % asiakkaistamme on saavuttanut liiketoiminnallista hyötyä 77 % asiakkaistamme on saavuttanut kustannussäästöä 75 % asiakkaistamme on saavuttanut ajansäästöä 79 % asiakkaistamme kokee, että nettikäyttöisyys on tehostanut työntekoa. 89 % asiakkaistamme on tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä saamaansa palveluun 87 % asiakkaista suosittelee Adminettiä eteenpäin 8 Menestystarinat LVIS-Maailma Tieto hyödyksi LVIS-Maailma 9

6 Menestystarinat Ilmastointiasennus Partasella Adminet on yrityksen kehittämisen välineenä Ilmastointiasennus Partanen Oy on aloittanut toimintansa v ja ollut vuodesta 1993 nykyisessä muodossa. Toimipaikka sijaitsee Joutsenossa, josta on helppo operoida ympäri Etelä-Karjalaa. Yrityksessä työskentelee kaksi toimihenkilöä ja kymmenkunta asentajaa. Yritys tarjoaa ilmastointialan töitä niin julkiselle puolelle, alueen tehtaille, rakennusliikkeille kuin yksityisille. Ilmastointiasennus Partasen toiminta on laajentunut pikkuhiljaa vuosien saatossa. Alkuun Jouni Partanen työskenteli yksin, mutta hiljalleen toiminta on kasvanut. Vuonna 1997 ostettiin nykyinen kiinteistö, jossa on sekä verstas- että toimistotilat. Verstastiloissa tehdään pääosin omille työmaille ilmastointikanavia, varsinkin erikoisosia (mm. kanttikanavat) ja se työllistää yhden työmiehen. Kehityshakuinen yritys Urakointiyrityksen kohteet tulevat yleensä tarjouskilpailun kautta, jossa hinta ratkaisee. Mutta useassa tapauksessa on oma valintaprosessi tarjouksentekovaiheeseen pääsystä. Silloin vaikuttavat myös laadulliset tekijät, joita myös Ilmastointiasennus Partasella pidetään arvossa. Yritys panostaa liiketoiminnan kehittämiseen ja laadun parantamiseen ja on aloittanut oman toimintajärjestelmän kehittämisen. Se on tärkeä lenkki koko yrityksen kilpailukyvyn kehittämissä. Kun toiminta saadaan mahdollisimman kustannustehokkaaksi, pystytään tiukassa tilanteessa tarjoamaan edullisemmin. Toiminnan tehokkuus kasvaa, kun yrityksen eri osaalueet saadaan natsaamaan kohdalleen. Siihen tärkeänä osana kuuluu myös se, ettei rutiiniasioita tarvitse hieroa kauan. Aikaisemmin niihin meni aivan liian kauan aikaa, kertoo toimitusjohtaja Jouni Partanen. Adminet -toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottaminen on yksi vaihe toimintajärjestelmän kehittämisprosessissa. Adminetin käyttökokemuksia kysyttiin tutuilta yrittäjiltä Pohtiessaan alkusysäystä Adminetin hankintaprosessiin Jouni toteaa: Tuskastutti vuosi vuodelta enemmän ja enemmän ja mietitytti onko tässä mitään järkeä. Tuli tolkuttoman paljon tehtyä sellaista työtä, joka ei näkynyt missään. Oma ajankäyttö ei tuntunut järkevältä. Samaan aikaan, pari vuotta sitten, LVIS-Maailmassa oli juttu Lappeenrantalaisesta Novoka Oy:stä otsikolla paperiton toimisto. Toimitusjohtaja Urpo Novamo kertoi jutussa, kuinka hyvin asiat Adminetillä toimivat. Jouni kertoi lukeneensa jutun hyvin ja asia jäi sen jälkeen hautumaan. Viime syksynä Jouni lähti toimitusjohtaja kurssille ajatuksena yrityksen toiminnan laadun parantaminen ja tehostaminen sekä eri osa-alueiden kehittäminen. Kurssilla toiminnanohjausjärjestelmän hankinta nousi jälleen pintaan ja tällä kertaa silmiin osui lehtijuttu LVIS-Pesosista. Silloin ajattelin, että nyt laitetaan asia lisäselvitykseen. Soittelin ensin Admicomille. Sitten soitin Novokan Urpo Novamolle, että voisinko tulla käymään. Kävin Urpon luona ja hän kertoi kuinka tyytyväinen on ja kuinka työt ovat helpottuneet. Sen jälkeen soitin vielä Pesosen Harrille. Harrin vielä kehuttua Adminettiä koin, ettei paljon muita vaihtoehtoja ollut, muistelee Jouni. Hän tunsi molemmat entuudestaan, joten heidän sanaansa oli helppo luottaa. Toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa on ollut mukana alusta alkaen Jounin vävypoika, joka opiskelee Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa. Hän tekee yritykselle diplomityönä suunnitelman toimintajärjestelmästä. Sähköisen kirjanpidon ja laskutuksen aikakauteen Ilmastointiasennus Partasella on Adminet käytössä koko laajuudessa: taloushallinto, palkkahallinto, johdon työkalut, materiaalihallinto, projektinhallinta ja rahaliikenne. Osa työkaluista on vielä vajaakäytöllä, mutta ne on jatkossa tarkoitus hyödyntää täysipainoisesti. Adminetin myötä yritys on siirtynyt sähköisen kirjanpidon ja laskutuksen aikakauteen. Pöytälaatikkoon ei kerry enää mitään, siellä on vain purukumipussi. Aikaisemmin sinne kerääntyi hurja pino paperia kuukaudessa, kertoo Jouni. Laskutuksen helppous lisännyt vapaa-aikaa Yrityksessä on Adminetin käyttöönoton myötä säästetty paljon aikaa. Olen huomannut, ettei iltaisin ja viikonloppuisin tarvitse kauheasti rutiini- ja paperitöitä pyörittää. Aikaisemmin meni paljon aikaa, kun asioita syötti käsin, kertoo Jouni. Vaikka aikaisemmin tuli paljon laskuja mm. OVT:n kautta ja sähköisenä koneelle, piti laskut ensin valkata ja laittaa maksuaineistona toiseen ohjelmaan ja sitä kautta pankkiin. Sama lasku tuli kirjekuoressa paperilaskuna, koska se tarvittiin kirjanpitoon. Laskua käsiteltiin kuukauden aikana useaan otteeseen ja toimitettiin lopulta kirjanpitäjälle. Prosessi oli pitkä ja vei paljon aikaa. Tuntuu naurettavalta prosessilta näin jälkikäteen ajateltuna. Nyt laskun tullessa Adminettiin, se on kertakäsittelyllä valmis. Tarkistus ja hyväksyntä, jonka jälkeen lasku menee maksuun. Välttämättä tämän jälkeen laskua ei tarvitse edes katsoa. Kaikki plärääminen on taakse jäänyttä elämään. Aikaa on säästynyt Pöytälaatikkoon ei kerry enää mitään, siellä on vain purukumipussi. Aikaisemmin sinne kerääntyi hurja pino paperia kuukaudessa. Jouni Partanen, tj. merkittävästi. Eikä säästyneen ajan käytössä ole ollut mitään ongelmaa, kertoo Jouni hymyillen. Raportoinnista kaikki hyöty irti Adminetin raportointityökalusta yrityksessä on tarkoitus ottaa kaikki tehot irti. Kirjanpitäjältä tuli ihan hyvin raportit, ja oltiin kartalla missä mennään, mutta raportointiin kaipasin hieman tehokkuutta. Myös urakoiden seurannassa raportteja on tarkoitus paremmin hyödyntää, toteaa Jouni. Osana Ilmastointiasennus Partasen kehittämistyötä myös palkkausta on tarkoitus kehittää. Yrityksessä on suunnitteilla tulospalkkauksen käyttöönotto. Sen olennaisena osana on informaation saaminen. Jatkossa on pystyttävä tarkasti seuraamaan, miten työt on mennyt ja kuka niitä on tehnyt. Adminet on reaaliaikaisempi kuin edellinen järjestelmämme ja sitä on tarkoitus hyödyntää tässä kohdassa, kertoo Jouni. Pöytä puhdas myös loman jälkeen Viime kesän jälkeen Jouni on ollut kiireinen ja paljon poissa toimistolta, mutta on silti tyytyväinen. Olen huomannut, että vaikka on ollut paljon töistä pois, eivät työt ole juurikaan jääneet jälkeen. Lisäksi Jouni kertoo, että on ollut hienoa, että lomalta tai kurssilta palatessa pöytä on puhdas. Aikaisemmin oli stressaavaa, kun tiesi välitöntä purkamista vaativan kirjekuorikasan odottavan pöydällä. Nyt pystyy reissussa kännykällä käymään asioita läpi ja laittamaan maksueriä sekä laskuja maksuun. Nettikäyttöisyyden selkeä etu on, että Adminettiä pystyy käyttämään missä tahansa ja ihan yhtä tehokkaasti kuin toimistolla. Mutkaton järjestelmä Tyytyväisiä ollaan myös Adminetin käytettävyyteen. Käyttöjärjestelmä on mutkaton, asiat löytyvät sieltä sukkelasti. Toki joskus tulee pieniä asioita, joita ei ohjeista löydy ja joutuu asiakastukeen kilauttamaan. Pitäisi ehkä helpomminkin soittaa, eikä käyttää turhaan aikaa, kun apu löytyy puhelinsoiton päästä. Ilmastointiasennus Partanen Oy Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen on aina pidempi prosessi ja jatkuvaa opettelua. Vaikka Ilmastointiasennus Partasella ollaan sitä mieltä, että järjestelmä on helppo käyttää, toivotaan lisää koulutusta ja oppia, jotta järjestelmää pystytään jatkossa vielä tehokkaammin hyödyntämään. Jouni uskoo, että koulutuksessa oppisi myös sellaista mitä ei välttämättä itse tehdessä opi. Joitakin toimintoja voisi varmasti tehdä helpommin kuin miten itse tällä hetkellä tekee. Jouni toteaa vielä loppuun: Adminet on helpottanut hirmu paljon arkea, jopa helpommin kuin odotin tai pelkäsin. Ilmastointiasennus Partanen on Etelä-Karjalassa toimiva ilmastointialan yritys. Yritys työllistää kaksi toimihenkilöä ja kymmenkunta asentajaa. 10 Menestystarinat LVIS-Maailma 11