euron kustannussäästö

Transkriptio

1 LVIS-Maailma Admicomin Admicomin asiakaslehti asiakaslehti 4/2011 4/2011 Vapaudu laskutöiden työruuhkasta Asentajat tallentavat tunnit ja tarvikkeet työmaalla Sähköinen ostolaskukäsittely 90 % puuhasta pois! euron kustannussäästö

2 Sisältö: Pääkirjoitus euron kustannussäästö vuodessa... 4 Vapaudu laskutöiden työruuhkasta... 6 Asentajat tallentavat tunnit ja tarvikkeet työmaalla... 8 Sähköinen ostolaskukäsittely 90 % puuhasta pois! Palveluksessanne: Matti Häll Hallituksen puheenjohtaja Marianne Hautsalo Toimitusjohtaja Yao Jiang Asiakastuki; taloushallinto Markku Myllylä Asiakastuki; tekniset asiat Birgit Manninen Taloushallintopalvelujen vastaava Hanna-Kaisa Hokkanen Markkinointipäällikkö Admicom Oy Vapaudenkatu 8 C Jyväskylä etunimi.sukunimi@admicom.fi LVIS-Maailma Admicom Oy:n asiakaslehti Päätoimittaja: Marianne Hautsalo Toimitus ja taitto: Hanna-Kaisa Hokkanen Paino: Keuruun Laatupaino Oy Ilmestyminen: Ilmestyy neljä kertaa vuodessa 2

3 Pääkirjoitus Hui kauhistus Tulevaisuuden epävarmuuteen varaudutaan hiomalla toiminta kilpailijoita parempaan kuntoon: kulut kuriin, seuranta tarkaksi ja toiminnot ja prosessit tehokkaiksi. Media suoltaa joka tuutista maailmantalouden kauhukuvia ja ennusteita. Ennusteita on lähes yhtä paljon kuin ennustajia. Viisaimmat sentään uskaltavat sanoa, että ennustaminen on mahdotonta. Ottamatta kantaa minkään skenaarion todennäköisyyteen pelkään, että jatkuvalla pelottelulla on vaikutuksensa. Kuluttajien alkaessa säästellä kortinvingutustaan, heijastuu se pikkuhiljaa yritysten toimintaan. Pyörät, jotka juuri elvytyksellä ja orastavalla kasvulla on saatu varovaiseen pyörintään, hidastuvat väkisinkin. Edellisen taantuman jäljiltä monen yrityksen tase on hoikkana ja tilauskannassakin hommaa vain kohtalaisella katteella. Miten yrittäjä voi varautua tulevaisuuden epävarmuuteen? Yksinkertaisesti hiomalla toimintansa kilpailijoita parempaan kuntoon eli varmistamalla tuloskunto. Tuloskunnon hiomiseen on muutamia keinoja: Kulut on saatava kuriin. Kuluseulan tulee olla tarkempi ja toistuva, vieläkö perälauta jostain vuotaa. Viikkoja tai kuukausia vanhan tiedon varassa toimimiseen ei enää välttämättä ole varaa. Tieto toiminnan kannattavuudesta täytyy saada nopeasti. Tehostamalla toimintoja ja prosesseja varmistetaan kyky säilyttää osaavat työntekijät ja tuloksentekokyky. Keinot, joilla tulosta tehtiin eilen, eivät välttämättä tuo voittoa tämän päivän tilanteessa. Omia toimintatapoja on tarkasteltava kriittisesti ja mahdollisesti totuttuja tapoja on muutettava tehokkaammiksi. Keskittymällä osa-alueisiin, joissa oma toiminta on saatavissa kannattavimmaksi, niihin, joissa voidaan olla parhaita. Admicom tarjoaa keinoja kaikkiin edellä esitettyihin: tarkemmalla seurannalla yrittäjä saa katsauksen yrityksen kuluihin ja tuottoihin. Mikä toiminta kannattaa, mihin pitää panostaa ja mitä kuluja voidaan karsia. Toimintoja tehostava Adminetin automatiikka on tuonut merkittävää parannusta urakoitsijan toimistorutiineihin jo usean vuoden ajan. Nyt tehostukset näkyvät myös työmaalla: Adminet on asentajille aidosti helppo tapa ottaa vastaan työtilauksia ja täyttää sähköistä työmääräintä. Kaikki työmaan dokumentit on saatavissa sähköiseen arkistointiin. Työnjohdolle ostojen ja resurssien suunnitteluun ja projektien seurantaan on tehokkaita työkaluja. P.S. Olemme mukana SähköTeleValoAVmessuilla Jyväskylässä Tervetuloa osastollemme! Adminettiä käyttävät asiakkaat kertovat saavutetuista eduista: rahankierron nopeutumisesta, ajansäästöstä, kustannussäästöstä, ajan ja paikan riippumattomuudesta ja tarkemmasta seurannasta. Onko Sinulla varaa odottaa, että kilpailijasi saa mainitut edut käyttöönsä? Tehostamisen täyteistä vuotta 2012 toivottaen, Marianne Hautsalo Pääkirjoitus 3 LVIS-Maailma

4 Menestystarinat R.A. Wickholmille vuositasolla euron kustannussäästö R.A. Wickholm Oy:n toiminta on käynnistynyt yhden miehen kattopeltifirmana vuonna Tänä päivänä R.A. Wickholm on noin viiden miljoonan liikevaihtoa pyörittävä LVI-, metalli- ja peltialan yritys. Emofirmassa on 55 työntekijää ja tytäryhtiössä Pelti ja ilmanvaihto Ahti Mäkinen Oy:ssä seitsemän. Kaikki työntekijät ovat suomalaisia. Vuonna 1999 yritys siirtyi kaupan myötä alkuperäiseltä omistajalta Raimo Wickholmilta Kari Aallon ja Jari Kokkisen haltuun. Molemmat olivat työskennelleet pitkään yrityksessä ennen sen ostamista. Urakoinnista suurin osa liikevaihdosta Pääosa meidän liikevaihdosta, 82 %, tulee urakoinnista. Rakennuttajat ovat edelleen epäluuloisia ja pelkäävät etteivät kaikki urakoitsijat pelaa rehellistä peliä. Usein varsinkin hankala kohde tulisi kuitenkin edullisemmaksi laskutyönä, kertoo toimitusjohtaja Kari Aalto. Asiakkaina ovat kunnat, kaupungit, valtio ja yksityishenkilöt. Markkina-alue on 100 kilometrin säteellä Elimäeltä, Kymenlaaksossa. Tulevaisuus mietityttää R.A.Wickholmin tilauskanta on hyvä, mutta tulevaisuus on vain arvailujen varassa. Median pelottelu tekee tehtävänsä ja yhtään ei tiedä, mitä tulevat viikot ja kuukaudet tuovat tullessaan. Tammikuussa voidaan saada palkat markkoina ja kuulua pohjoismaiden EU:hun, toteaa Kari Aalto epävarmasta kansainvälisestä taloustilanteesta. Kokkinen vuorostaan aprikoi pelkona olevan se, että maa vetäytyy kuoreensa. Ja jos valtio vielä leikkaa rakentamis- ja korjausinvestoinneista, ei hyvältä näytä. Tilanne ajautuu siihen, ettei kukaan uskalla tehdä mitään. Kokkinen kertoo esimerkin. Taloyhtiöt, joilla on suunnitelmat valmiina korjauksia varten, eivät uskalla tehdä korjauspäätöksiä talouden tummien pilvien leijuessa taivaalla. Tilanne olisi kuitenkin remontoijan kannalta hyvä. Edullista lainaa on tarjolla, hinnat alhaalla ja tekijöitä hyvin saatavilla. Maksuerätaulukot ja laskun tekeminen on äärimmäisen paljon helpompaa ja nopeampaa kuin aikaisemmin. Taloushallinto oli ulkoistettu Ennen Adminetin käyttöönottoa maaliskuussa 2011 R.A. Wickholmin taloushallinto oli laskujen tekemistä lukuunottamatta ulkoistettu. Meillä oli sopimus valtakunnallisen yrityksen kanssa, joka hoiti mm. kirjanpidon ja palkanlaskennan. Hommat hoituivat perinteisesti ja hyvin, ei mitään ongelmia, kertaa Aalto. Laskujen tekeminen oli oikeastaan ainoa taloushallinnon 4

5 Saavutetut edut: Kustannussäästö Nopea ja helpompi laskutus Ostaminen ja hintojen vertailu helppoa Asennustarvikkeiden tarkempi laskutus Sähköinen myyntilaskutus Järjestelmän helppokäyttöisyys osa, joka hoidettiin itse omalla ohjelmalla. Jokainen työnjohtaja hoiti oman tonttinsa ja kerran viikossa siirrettiin laskut eteenpäin. Korkeat kirjanpitokustannukset muutoksen vauhdittajana Syy miksi R.A Wickholmilla lähdettiin etsimään muita vaihtoehtoja, oli puhtaasti taloudellinen. Kari ja Jari totesivat viime syksynä, että hullu ei ole se, joka pyytää vaan se, joka maksaa. Oli aika etsiä muita vaihtoehtoja. Alkusysäyksen muutos sai, kun Kari kävi katsomassa ensimmäistä vedosta tilinpäätöksestä. Hän yllättyi suuresta kirjanpitokustannuksesta. Se oli ihan älytön summa, joka pitäisi tietysti ensin itse tienata, toteaa Aalto. Sopivasti, viikkoa aikaisemmin, Kokkisen Jarille oli käyty esittelemässä Adminettiä. Kun Kari tuli kiukkuisena tilinpäätöstä katsomasta todeten; arvaapas kuule millaiset ovat meidän kirjapitokulut, oli Jarilla tarjota uusi varteenotettava vaihtoehto. Siitä pyörähti muutos käyntiin. Admicomin esittämät kustannukset olivat hieman toisenlaiset ja Adminetin demoversio näytti äärimmäisen hyvältä, mitään ymmärtämättömälle, naurahtaa Jari kertoessaan tapaamisesta Admicomin Mariannen kanssa. Tapaamisen jälkeen ei montaa tuntia mietitty, kun tehtiin päätös vaihtaa Adminettiin, muistelee Aalto vieressä nopeaa hankintaprosessia. Kyllä meillä on iloisia ilmeitä, kun ihmiset hoksaavat, että täältä löytyy tällaista ja tällaista tietoa. Taloudellista säästöä olemme saavuttaneet noin euroa vuositasolla. Iso muutos R.A. Wickholmille Adminet on tuonut tullessaan uudet toimintatavat ja uusia työtehtäviä toimistoväelle; toimitusjohtajalle, sihteerille ja työnjohdolle. Extrana tuli kaikille töitä lisää, mutta se oli lähtiessä tiedossa, koska tilitoimisto oli hoitanut kaikki hallinnon työt. Mutta suoranaisesti se ei maksa meille mitään; palkkahan maksetaan kaikille joka tapauksessa. Koemme, ettei töiden lisääntyminen ole niin merkittävä seikka, etenkään, kun opitaan hyödyntämään järjestelmää jatkossa täyspainoisesti. Kokonaisuudessaan ollaan plussan puolella ja Adminet on helpottanut työntekoa. Taloudellista säästöä olemme saavuttaneet noin euroa vuositasolla, toteaa Aalto. Vaikka opettelu ja siirtymävaihe ovat vielä meneillään, muutos ei ole kaduttanut. Minulla on sellainen visio, että kaikki sovellukset otetaan käyttöön, mutta aikataulua ei ole asetettu. Askel kerrallaan mennään ja opetellaan perushommat ensin hyvin ja sen jälkeen siirrytään muiden ominaisuuksien opetteluun, kertoo Kokkinen. Iloisia ilmeitä Kyllä meillä on iloisia ilmeitä, kun ihmiset hoksaavat, että hei täältä saa tällaista ja tällaista tietoa. Olo on kuin kalassa olisi, kertoo Aalto. Laskutuspuolella on paljon hyviä puolia. Maksuerätaulukon ja laskun tekeminen on äärimmäisen paljon helpompaa ja nopeampaa kuin aikaisemmalla järjestelmällä. Työnjohto on opetellut Adminetin myötä OVT-tilausten tekemisen ja se todettu käteväksi ja työntekoa helpottavaksi tilaustavaksi. Ostaminen ja hintojen vertailu on helpompaa kuin aikaisemmin. Laskutuksen kannalta on äärimmäisen näppärää, kun ostolaskulta saa rivit suoraan myyntilaskulle, jatkaa Kokkinen positiivisten asioiden listaa. Pientarvikkeiden laskutus tarkempaa Nykyään pientarvikkeet eritellään ja laskutetaan tarkemmin. Aikaisemmin asennustarvikkeet lisättiin ostolaskuista laskulle könttänä ja hinta repäistiin hihasta. Nyt nippelit ovat asiakkaalle laskulla selkeästi eriteltynä. Lisäksi uskon, että saamme laskutettua asennustarvikkeita aikaisempaa enemmän asiakkaalta, kertoo Kokkinen. Tyytyväisiä ollaan myös siihen, että myyntilaskut lähtevät useimmiten sähköisessä muodossa tai Itellan kautta,, tämä on vähentänyt työtä toimistolla. Kivuton käyttöönottopäivä Käyttöönotto meni kivuttomasti, vaikka pikkuhiljaa homma lähti käyntiin. Silti Kokkinen myöntää, että pelko oli puserossa. Meillä on paljon sellaisia henkilöitä, jotka eivät olleet käyttäneet aikaisemmin kuin laskutusohjelmaa ja nyt piti siirtyä kokonaisvaltaiseen toiminnanohjausjärjestelmään, kertoo Kokkinen. Pelko oli kuitenkin turhaa; kaikki sujui hyvin ja järjestelmä otettiin positiivisesti vastaan. Hiljaa hyvää tulee R.A. Wickholmilla muutos Adminettiin vaihdettaessa on ollut iso, mutta väki on hyvillä mielin. Kokkinen uskoo vahvasti, että nyt on saatu käyttöön sellainen työkalu, jolla pystytään hyvin hallitsemaan koko yrityksen pyörittäminen. Työkalu on äärimmäisen hyvä, kun se saadaan toimimaan yhtenäisenä. Kun lasketaan kokonaisuus yhteen, olemme tehneet oikean ratkaisun, toteaa Aalto loppukaneettina. Menestystarinat 5 LVIS-Maailma

6 Sovellusuutiset Laskutyöruuhkan helpottaminen Adminetillä Urakointiyrityksessä on usein ongelmana laskuttamattomien työtilausten makaaminen pöydällä odottamassa koneelle tallentamista. Kuulostaako tutulta? Adminetin laskutusprosessi Adminetillä laskutusprosessi toimii yksinkertaisimmillaan niin, että työnjohtaja ottaa tilauksen vastaan ja kirjaa sen järjestelmään. Tämän jälkeen asentaja kirjaa tilaukselle työt ja tarvikkeet suoraan Adminettin ollessaan työmaalla. Tiedot tunneista siirtyvät samalla palkanlaskentaan. Kun asentaja merkitsee työn valmiiksi, työnjohto tarkistaa tilauksen tiedot ja antaa laskutusluvan. Kukin hoitaa homman kerralla valmiiksi, jolloin turhat työvaiheet jäävät pois. Laskut lähtevät asiakkaille jopa samana päivänä. Tehokkuutta toimintaan Urakointiyrityksen laskutusprosessi tehostuu usealla tavalla: automatisoidut toiminnot vähentävät käyttäjien tekemiä työvaiheita ja nettiratkaisu mahdollistaa nopean tiedonkulun. Paperinpyörittäminen jää kokonaan pois, kun kaikki tieto liikkuu sähköisesti. Tarvikkeet ostolaskulta automaattisesti oikealle tilaukselle Antamalla oston yhteydessä kohteentai tilausnumeron tai tekemällä ostotilauksen sähköisesti, ostolaskut kohdistuvat automaattisesti oikealle kohteelle ja tilaukselle. Tuoterivien hinnoittelu ja asiakaskohtaiset alennukset tulevat automaattisesti laskulle, jos kohde tai tilaus on tyypiltään laskutyö. Myyntihinnoitteluautomatiikka Hinnoitteluohjauksiin voi asettaa minkä tahansa toimittajajärjestyksen. Voit myös määrittää esimerkiksi kertoimet, Kuva 1 Työnjohto näkee kaikki avoimet tilaukset yhdeltä näytöltä. hinnoitella katteella tai tuotteen ostohinnan katteen perusteella portaittain. Voit luoda asiakkaiden alennusluettelot tuoteryhmäkohtaisesti alennusprosentein tai määrittää tarkemman Enää ei keikat jää roikkumaan vaan ne tulee heti laskutettua. Eikä mitään jää laskuttamatta, kun Adminettiin jää kaikista ostoista jälki. - Ilmo K. Mattila, KVL Sähköasennus Oy alennusluettelon. Voit myös asettaa halutun tukkurin alennusryhmät pohjaksi ja laittaa asiakkaan alennukset sen perusteella. Jos myyt tuotetta, jota ei löydy ko. tukkurilta niin tuoteryhmäkohtaisesti asetetut alennukset varmistavat asiakkaan oikean hinnan. Työt sähköiselle tuntikortille Kun urakointiyritys ottaa Adminetin käyttöön, asentajien ensimmäinen vaihe on tyypillisesti sähköinen tuntikortti. Nettikäyttöisellä tuntikortilla asentaja tallentaa itse työt ja lisät oikeille kohteille, samalla tieto tallentuu laskutukseen, projektiseurantaan ja palkanlaskentaan. Tuntien tallentaminen onnistuu vaikka omalta kotikoneelta ja sen oppii jokainen. Työt ja tarvikkeet suoraan Adminettiin työmaalla Asentaja voi tallentaa tunnit ja tarvikkeet älypuhelimella, taulutietokoneella tai kannettavalla tietokoneella Adminettiin työmaalla. Tilaus tulee kerralla valmiiksi ja sähköinen tuntikortti täyttyy samalla. Kun asentaja on aloittanut työn tai saanut sen valmiiksi, työnjohdolle tulee tieto sähköpostitse. Työnjohto pääsee helposti tarkastelemaan tilausta, voi antaa luvan väli- tai loppulaskutukselle tai korjata tilausta. Adminetin asentajanruutu ja sen mobiiliversio ovat reaaliaikaisia: tallennettu tieto on saman tien muiden käyttäjien käsiteltävissä ja säilyy arkistossa. 6

7 Kuva 2 Asentaja voi tallentaa työt ja tarvikkeet Adminettiin työmaalla kannettavalla tietokoneella, kämmentietokoneella tai älypuhelimella. Adminetin edut: Kaikki laskut asiakkaille sähköisesti liitteineen Adminetistä kaikki laskut lähtevät sähköisesti. Jos asiakkaalla ei ole verkkolaskuvalmiutta, Itella tai Enfo tulostaa laskut ja toimittaa ne vastaanottajalle paperisena. Laskun voi tulostaa myös itse, jos asiakas haluaa laskun esim. myymälässä tai haluat urakan erälaskuun vastaavan mestarin kuittauksen. Sähköisiin laskuihin saa myös liitettyä mukaan skannatun- tai pdf-tiedoston. Suoritus ja perintäautomatiikka Adminet noutaa automaattisesti maksusuoritukset; kirjaa ne laskuille ja kirjanpitoon päivittäin. Perintäkirjeet lähtevät sähköisesti automatiikalla, valituin tekstein ja aikavälein, yrityksen määrittämien asetusten mukaisesti. Rahankierto nopeutuu Työt ja tarvikkeet työmaalla suoraan Adminettiin - ei turhaa työtä, eikä turhaa konttorille ajoa Tarvikkeet ostolaskuilta aina oikealle tilaukselle Kaikki laskut asiakkaille liitteineen sähköisesti Kuva 3 Työnjohtaja näkee resurssikalenterista missä työmaalla ja milloin asentajat ovat. Sovellusuutiset 7 LVIS-Maailma

8 Menestystarinat Asentajat tallentavat tarvikkeet ja työtunnit työmaalla Sähköurakointi Lasse Herranen Oy on 20 vuotta toiminut sähköalan yritys. Yrittäjä Lasse Herrasen lisäksi yritys työllistää 6 asentajaa. Markkina-alueena on Savonlinna ja sen ympäristökunnat. Aputoiminimenä oleva Sulkasähkö toimii Sulkavan ja Puumalan alueella yhden asentajan voimin. Kohderyhmänä yksityisasiakkaat Yritys palvelee pääasiassa yksityisasiakkaita: pientalo-, kesämökki-, omakotitalorakentajia sekä saneeraajia. Lisäksi silloin tällöin tehdään rivitalojen ja teollisuushallien tms. sähköistyksiä. Yleensä töitä tehdään urakkana, koska useimmiten asiakas haluaa selkeän hinnan tehtävälle työlle. Suhdanteet eivät heilauta Lasse Herranen näkee yrityksen tulevaisuuden valoisana, vaikka tummia pilviä on jälleen maailman taloustilanteen päälle asettunut. Emme ole tehneet isoja kohteita, joihin suhdanneheilahtelut vaikuttavat. Sen sijaan aina riittää saneerattavaa ja joku rakentaa kesämökin tai omakotitalon suhdanteista riippumatta, kertoo yrittäjä Lasse Herranen. Likaa aikaa paparihommiin Adminetin tarjoamia ratkaisuja Lasse Herranen lähti kartoittamaan, kun piti löytää uusia vaihtoehtoja aikaa vieville toimintatavoille ja kasvaville paperipinkoille. Ennen kaikkea laskutus vei paljon Lassen työaikaa. Työpäivän aikana pitäisi ehtiä muutakin kuin lappuja pläräämään. Pitäisi ehtiä käymään myös asiakkaiden luona. Uutta opittavaa Adminet on tuonut paljon muutoksia, myös sellaisia, mitä Lasse Herranen ei osannut arvata. Kun olin aikaisemmin keskittynyt enemmän sähköpuoleen ja asentajien organisointiin, kyllä se vähän yllätti, kun nyt pitää ymmärtää paljon myös kirjanpitoa. Ennen kiikutin tiedot kirjanpitäjälle tai vaimolle, nyt pitää itse kirjata paljon asioita Adminettiin. Toki eteenpäin on menty aikaisemmasta, mutta paljon on uusien toimintatapojen ja ohjelman opettelu vienyt aikaa, kertoo Lasse. Nyt tarvikkeiden ja tuntien lisääminen tehdään työn tilaajan ajalla, niin kuin palveluun kuuluu. Vapaus liikkua Hän luettelee kuitenkin samaan hengenvetoon Adminetin tuomia hyötyjä. Onhan se mukava, kun ei ole sidottuna yhteen paikkaan. Voin vaikka mökillä käyttää Adminettiä. Eikä enää tarvitse tallentaa päivitettyjä hinnastoja vaan hinnastot ovat aina ajan tasalla. Hinnastojen päivitys oli aikaisemmin oman aktiivisuuden varassa. Adminetin myötä yrityksen pyöritykseen menevät kustannukset eivät ole nousseet. En koe, että Adminet on kallis järjestelmä edelliseen verrattuna. Kun laskee Ecom-ohjelman perusmaksun, vuosimaksut ja kirjanpitäjän palkkiot, niin eroa ei juuri ole, kertoo Lasse. Kirjoituskoneesta sähköiseen aikakauteen Sähköurakointi Lasse Herrasella oli ennen Adminettiä käytössä Ecomin laskutus. Ja kuten Lasse kertoi, se oli lähinnä laskujen kirjoituskoneena, muita ominaisuuksia ei ollut käytössä. Siihen aikaan lappuja riitti pöydällä ja ne olivat useimmiten revittyjä ruutupaperinpalasia. Asentaja kirjasi lappuun hätäisesti puhelimitse tulleen tilauksen tiedot ja johonkin kulmaan tarvikkeet. Niissä oli aikamoinen tulkitseminen. Ennen Adminetin käyttöönottoa myös laskut tulivat ja lähtivät paperisina kirjekuorissa. Lassen vaimo laittoi ostolaskut järjestykseen, maksoi nettipankilla, niputti ja Lasse kiikutti lopuksi kirjanpitäjälle. Nyt vaimo on ulkoistettu, kertoo Lasse hymyillen. Palkanlaskennan hoiti silloinen kirjanpitäjä. Nyt sekä palkanlaskennan että kirjanpidon hoitaa Admicom. Toimintatapojen muutos Sähköurakointi Lasse Herrasen ensimmäinen Adminet-vuosi on mennyt perustyökalujen opettelussa. Nyt on pikkuhiljaa otettu muita työkaluja käyttöön. Toimintatavoissa on ollut paljon muutettavaa. Esimerkiksi aikaisemmin tilaussoiton jälkeen tehtiin työ valmiiksi ja sitten alettiin pieneltä paperilapulta etsimään tietoa mihin lasku lähetetään, mitä tarvikkeita työmaalle on viety, kuka siellä on ollut. Vasta sen jälkeen pystyi tekemään laskun, kertoo Lasse. 8

9 Nyt työtilaus kirjataan heti koneelle. Tunnit kirjataan lapun sijaan sähköisesti Adminettiin ja syksyn aikana on otettu käyttöön myös tarvikkeiden lisääminen heti työmaalla Adminettiin, kannettavalla tietokoneella. Yrityksessä odotettiin kovasti myös asentajanruudun mobiiliversion julkaisua, ja se otetaan käyttöön pikimmiten. Tarvikkeet ja tunnit lisätään tilaukselle heti työmaalla Asentajanruudun työkalujen laajempi käyttöönotto on tapahtunut syksyn aikana. Aikaisemmin asentajat lisäsivät työtynnit Adminetin sähköiselle tuntikortille kotoa käsin, Facebookissa käynnin yhteydessä. Sekin oli toimiva järjestely. Mutta nyt asentajalla on työmaalla tietokone mukana, ja hän lisää tarvikkeet ja tunnit työmaalla laskutettavalla ajalla. Lasse Herrasella jää lähinnä tietojen tarkistaminen ja laskutusluvan antaminen. Nyt tarvikkeiden ja tuntien lisääminen tehdään työn tilaajan ajalla, niin kuin palveluun kuuluu. Työt ovat nopeasti laskutettavissa ja tunnit suoraan palkanlaskennassa. Onhan se mukavaa, kun ei ole sidottuna yhteen paikkaan. Voi vaikka mökiltä käyttää Adminettiä. Tuotenimet tuovat lisähaastetta Asentajilla tarvikkeiden lisääminen on tuonut pienen lisähaasteen, koska tukkureiden tuotteille antamat viralliset nimet sekä sähkönumerot eivät ole entuudestaan tuttuja. Aikaisemmin paperilappuihin on merkattu harakanvarvas pistorasia ja Lasse on sitten tulkinnut merkintöjä tarvikkeita syöttäessään. Nyt asentajan pitää tietää täsmällinen nimi tai sähkönumero esimerkiksi pistorasialle. Ja kun pistorasioita löytyy usealta valmistajalta sitten yhteensä kappaletta, niistä pitää pystyä poimimaan juuri oikea Enston rasia. Se ei ole ensikertalaiselle helppoa. Onneksi asentajat ovat nuoria ja tottuneet käyttämään tietokoneita, joten nopeasti ovat oppineet, kertoo Lasse Herranen. Lasselle asentajien tarvikkeiden lisääminen on tarkoittanut ajansäästöä ja myös laskupinot pöydällä ovat syksyn edetessä merkittävästi huvenneet. Merkitystä on silläkin, että tallennustyö on laskutettavaa aikaa toisin kuin ennen. Asiakastuki saa kiitosta Sähköurakointi Lasse Herrasella Adminet otettiin käyttöön syyskuussa Koulutusta oli ennen käyttöönottoa päivän verran ja toinen päivä pari viikkoa käyttöönoton jälkeen. Toki alkuvaiheessa oli kaikenlaista ja asiakastukeen tuli soitettua useasti. Mutta tuki toimi hyvin, puhelimeen vastattiin ja ongelmat ratkesivat nopeasti. Nykyään tulee soiteltua satunnaisesti, kertoo Lasse. Lasse Herranen suosittelee Adminettiä muillekin urakoitsijoille. Vaikka toteaa samaan hengenvetoon, ettei kilpailijoille pitäisi suositella, kun itse on saanut paljon hyötyä Adminetistä. Adminetin edut: Rahankierron nopeutuminen Sähköinen laskutus Ei paperilaskujen pyöritystä Tarvikkeiden ja töiden lisääminen työmaalta käsin, tilaajan ajalla Johdon aikaa säästynyt turhien toimistorutiinien poistuttua Nettikäyttöisyys - ei sidottu aikaan eikä paikkaan Menestystarinat 9 LVIS-Maailma

10 Sovellusuutiset Sähköinen ostolaskujen käsittely 90 % puuhista pois! Tuskastuttaako, kun aikaa tuhraantuu paperilaskujen käsittelyyn: tiliöintiin, mapittamiseen, reskontraan tallentamiseen, maksamiseen ja tilitoimistoon toimittamiseen. Kaiken lisäksi tämä on kallista touhua. Yhden paperisen ostolaskun käsittely voi maksaa vastaanottajalle 7,50-35 euroa kappale. Kustannus muodostuu pääasiassa laskun käsittelyyn kuluvasta työntekijän palkallisesta ajasta. Adminetin ostolaskujen käsittely ja hallinta on pitkälle automatisoitu. Ostolaskujen käsittelystä poistuu useita työvaiheita entiseen verrattuna. Kaikki laskut saapuvat sähköisessä muodossa Adminettiin, tehtäväksi jää tyypillisesti vain laskujen tarkistus ja maksuun hyväksyminen. Rahoitusennusteesta näet maksuun menevät maksut sekä erääntyvät myyntilaskut päivä- ja viikkotasolla ja tulevaa voi siten suunnitella paremmin. Osto- ja kululaskujen käsittelyprosessit: Tällä hetkellä? Adminetillä OVT-laskut Paperiset laskut Laskujen tarkastus Tallennus reskontraan Kohdistus kohteelle Kaikki laskut saapuvat Adminettiin Ostolaskujen vastaanotto Paperisia laskuja varten avataan postilokeropalvelu, jonka kautta tulevat laskut muutetaan sähköiseen muotoon. Lisäksi avataan verkkolaskuosoite, johon laskuttajat voivat lähettää verkkolaskuja. LVIS-tukkureilta tulevissa laskuissa hyödynnetään OVT:a ja laskujen vastaanotossa käytetään LVISNet -palvelua. Kaikkkien sähköisten laskujen tarvikkeet tulevat erillisinä riveinä, tuotekoodein. Ostolaskujen vastaanottoon tarvittavat tilaukset, palvelujen avaukset ja asetukset Admicom hoitaa asiakkaan puolesta. Laskun maksu nettipankilla tai pankkiohjelmalla Laskujen kopionti ja arkistointi Raporttien ja laskujen toimittaminen tilitoimistoon Laskujen ja maksujen kirjaaminen kirjanpitoon Raportit tuloista ja kuluista tulevat jälkikäteen Laskujen tarkistus Hyväksyminen Adminetin automatiikka hoitaa kaiken muun Automaattiraportit viikoittain Ostolaskujen automaattikohdistus Ostolaskut kohdistuvat automaattisesti varastoon, kohteelle tai kohteen työtilaukselle. Laskutöiden tuoterivit tallentuvat automaattisesti tilauksen laskuriveiksi. Ostolasku kohdistuu kohteen ja työtilauksen numeron mukaan. Ostolaskujen tarkastus Ostolaskut ohjautuvat automaattisesti tarkastettavaksi laskun tietojen perusteella: Henkilölle, joka on tarvikkeet ja palvelut tilannut Kohteen (työmaan) vastuuhenkilölle Toimipisteen vastuuhenkilölle Tarkastettavista laskuista tulee aina säh- 10

11 köpostiviesti ja laskut näkyvät Adminetin etusivulla henkilökohtaisina tehtävinä. Hintojen tarkistaminen Adminet tarkistaa ovatko ostolaskujen hinnat sovittujen, ko. toimittajan, hintojen mukaiset ja näyttää mahdolliset hintaerot. Ostolaskujen hyväksyntä Laskujen tarkastamisen jälkeen laskut tulevat hyväksyttäviksi maksuun ja kirjanpitoon. Laskun voi tarvittaessa palauttaa tarkastajalle tai siirtää toiselle henkilölle. Ostolaskujen automaattitiliöinti Adminetissä on yli 850 toimittajan rekisteri. Näiden toimittajien ostolaskujen tiliöinnin Adminet osaa automaattisesti. Laskut joiden toimittajaa automatiikka ei tunnista, siirtyvät tiliöinnistä vastaavalle henkilölle. Adminet oppii tiliöintitiedon, eikä jatkossa käsintiliöintiä samalle toimittajalle tarvitse tehdä. Ostolaskun maksaminen Hyväksytyt laskut menevät automaattisesti maksuun erä- tai kassa-alennuspäivänä. Laskut voidaan myös heti hyväksyä maksuun. Adminet kerää rahat tarvittaessa yrityksen eri tileiltä, jos yhdellä tilillä rahat eivät riitä laskujen maksuun. Siirtoja tililtä toiselle ei tarvita. Ostolaskuarkistosta laskuja voidaan myöhemmin etsiä ja laskuttaa eteenpäin. Entinen ostolaskuprosessi tuntuu naurettavalta jälkikäteen ajateltuna. Nyt laskun tullessa Adminettiin, se on kertakäsittelyllä valmis. - Jouni Partanen, Ilmastointiasennus Partanen Oy. Reklamaatio Laskun tarkastus-toiminnosta voidaan lähettää reklamaatio. Viestistä näkyvät reklamoitavat rivit sekä lisätiedot ja liitteenä on alkuperäisen laskun kopio. Laskun tila muuttuu reklamoiduksi ja sille muodostuu reklamointihistoria. Adminet rahoitusennuste Ostolaskujen hyväksynnästä näet yrityksen reaaliaikaisen rahoitusennusteen sekä pankkitilien saldot. Automatiikka hoitaa: Laskun sähköisen tarkastuskierron Tuotteiden saavuttamisen varastoon tai kohteelle Laskujen tiliöinnin ja kohdistamisen osto- ja myyntitilaukselle Hyväksyttyjen ostolaskujen auto- maattisen maksamisen eräpäivänä Maksujen maksamisen niiltä yrityksen pankkitileiltä, joille ohjelmalla on käyttöoikeus. Tarvittaessa Adminet koostaa maksun useammalta yrityksen tililtä. Ostolaskujen hintojen vertaaminen alennustaulukkoon ja ostotilaukseen Tiliotteiden automaattisen noudon, maksujen kohdistuksen, tiliöinnin ja kirjauksen. Rahoitusennusteen laatimisen Adminetin edut: Ei paperilaskujen käsittelyä Sähköinen ostolaskujen tarkastuskierto on helppo ja nopea Automatiikka muodostaa reaaliaikaisen rahoitusennusteen Sähköisestä arkistosta tiedot löytyvät helposti silloin, kun tarvitset, vuosienkin takaa. Säästyneellä työajalla voi keskittyä olennaisempiin tehtäviin Nettikäyttöisyys Kuva 2 Kaikki laskut saapuvat Adminettiin, josta ne voi laskuttaa eteenpäin, reklamoida tai hyväksyä maksuun. Automatiikka hoitaa kaiken muun. Sovellusuutiset 11 LVIS-Maailma 11

12 Admicom Oy Vapaudenkatu 8 C JYVÄSKYLÄ Adminet on nettikäyttöinen LVIS-alalle suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä. Adminetistä löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Taloushallinto Ostolaskut Myyntilaskut Reaaliaikainen kirjanpito Palkanlaskenta Palkanlaskenta Tuntikortit Matkalaskut Lomat ja poissaolot Johdon työkalut Automaattiraportit Sisäinen laskenta Dokumentinhallinta Asiakkuudenhallinta Materiaalihallinta Yleinen hinnasto Ostotarpeet ja ostotilaukset Myyntitilaukset Myymälä Varastonhallinta Projektinhallinta Asentajanruutu + Asentajan Mobiili Työtilausten laskutus Tarjouslaskenta Projektinhallinta Projektinvalvonta Rahaliikenne Automatisoitu rahaliikenne Haluatko tietää kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan? Ota yhteyttä: Marianne Hautsalo marianne.hautsalo@admicom.fi Matti Häll matti.hall@admicom.fi myynti@admicom.fi Admicomin väki toivottaa kaikille rauhallista Joulun aikaa ja työntäyteistä vuotta 2012!