Ohjelmajohtaminen julkisella sektorilla: Case Espoon kaupunki

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Ohjelmajohtaminen julkisella sektorilla: Case Espoon kaupunki"

Timo-Pekka Karvonen
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Ohjelmajohtaminen julkisella sektorilla: Case Espoon kaupunki Projektipäivät Ohjelmajohtaja, TkT Päivi Hoverfält, Espoon kaupunki

2 Sisältö Mitä ohjelmajohtamisella tavoitellaan? Ohjelmajohtamisen soveltamismahdollisuudet julkisella sektorilla Miten Espoon kaupunki toi ohjelmajohtamisen osaksi strategian toteutusta? Ohjelmajohtamisen sudenkuopat: miten niitä voidaan välttää ja niistä oppia? 2

3 Mitä ohjelmajohtamisella tavoitellaan? Konkreettista tapaa muuttaa strategiset päämäärät ja visiot käytännön toimiksi Systemaattista mutta joustavaa rakennetta laajojen muutosten toteuttamiseksi Projektien parempaa koordinaatiota, ohjattavuutta ja synergiaa Laaja-alaista ja pitkäkestoista vaikuttavuutta valituilla kehitysalueilla Kehittämisen näkyvää keskittämistä organisaation prioriteetteihin 3

4 Erityyppisiä ohjelmia eri tarpeisiin Megahanke Ohjelmalla on yksi ennalta määritelty päätuotos, johon liittyy sivutuotoksia. Toteutus on jaettu projekteihin ja johdettu keskitetysti. Ohjelman projekteilla on paljon keskinäisiä riippuvuuksia, jotka edellyttävät koordinointia. Muistuttaa isoa, osaprojekteista koostuvaa projektia. Ohjelman lisäarvo on kokonaisuuden hallittavuudessa ja joustavassa ohjauksessa. Esim. suuret tietojärjestelmäkeskeiset uudistukset Portfoliotyyppinen ohjelma Ohjelma on löyhä kokoelma projekteja, jotka liittyvät samaan teemaan ja mahdollisesti jakavat saman rahoituslähteen. Projekteilla on tyypillisesti vähän riippuvuuksia, jotka edellyttäisivät koordinointia. Muistuttaa projektisalkkua, mutta on määräaikainen. Ohjelman lisäarvo on projektien ryhmittelyssä, kokonaisuuden viestinnässä ja rahoituksen kanavoinnissa. Esim. julkisten rahoittajien rahoitusohjelmat Strateginen muutosohjelma Ohjelma saa alkunsa strategisesta muutostarpeesta tai visiosta. Projektit tunnistetaan ohjelman edetessä ja ohjelman sisältö muokkautuu toimintaympäristön mukana. Projekteilla voi olla merkittäviä keskinäisiä riippuvuuksia. Aito ohjelma, jonka lisäarvo on koordinoidussa hyötyjen ja muutoksen johtamisessa. Esim. organisaatioiden transformaatiot, fuusiot ja tuottavuusohjelmat

Espoossa kehitysohjelmat ovat kiinteä osa strategian toimeenpanoa Espoo-tarina on Espoon kaupungin strategia vuosille 2013 2017.

5 Espoossa kehitysohjelmat ovat kiinteä osa strategian toimeenpanoa Espoo-tarina on Espoon kaupungin strategia vuosille Systemaattinen ohjelmajohtaminen alkoi vuonna 2013, kun osana Espoo-tarinan toimeenpanoa käynnistyi viisi poikkihallinnollista kehitysohjelmaa. Ohjelma- ja projektijohtamisen toimintamalli luotiin kehitysohjelmien valmistelun ja suunnittelun tahdittamana. 5

6 Espoon kehitysohjelmat Vauhdittavat ratkaisujen löytämistä kaupungin tärkeimpiin haasteisiin Tavoittelevat laaja-alaista vaikuttavuutta Kokoavat kaupungin projektitoimintaa ja siihen käytettäviä resursseja Tuovat uudenlaista otetta kehittämiseen ja kannustavat yhdessä tekemiseen yli organisaation raja-aitojen Kaupunkitasoiset kehitysohjelmat : Elinvoimaa ikääntyville Kestävä kehitys Kilpailukyky, innovatiivisuus ja yrittäjyys Nuorten elinvoimaisuus Osallistuva Espoo Talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelma 6

7 Espoon käsitteet: kehitysohjelma Kehitysohjelma (ohjelma) on strategiasta johdettu, yhteisten hyötytavoitteiden saavuttamiseksi perustettu rajattu kokonaisuus, joka muodostuu projekteista ja toimenpiteistä ja jota johdetaan koordinoidusti. Kehitysohjelmat ovat määräaikaisia. Tyypillinen ohjelman kesto Espoossa on joitakin vuosia, esimerkiksi valtuustokausi. 7

8 Kehitysohjelman hyötytavoitteet ohjaavat ohjelmatyötä Vaikutukset, hyödyt Ohjelma muotoutuu toimintaympäristön muutosten mukana Tavoitetila, hyötytavoitteet Ohjelma toteutetaan sekä samanaikaisina että peräkkäisinä projekteina ja toimenpiteinä aika Lähde: Suomen Projekti-Instituutti Oy 8

9 Esimerkki: Elinvoimaa ikääntyville -kehitysohjelman hyötytavoitteet Hyvinvointi, terveys ja toimintakyky paranevat Iäkkäänäkin asutaan kotona Sujuva omaishoito Yksinäisyys vähenee 9

Esimerkkejä Elinvoimaa ikääntyville -ohjelman tuotoksista Ohjatut

järjestämät seniorisyntymäpäiväjuhlat Esteettömän asumisen info- ja

vertaistukiryhmät Nykyisten ja entisten omaishoitajien

10 Esimerkkejä Elinvoimaa ikääntyville -ohjelman tuotoksista Ohjatut kauppakeskuskävelyt Espoon kauppakeskuksissa Kaupunginjohtajan järjestämät seniorisyntymäpäiväjuhlat Esteettömän asumisen info- ja neuvontakampanja Muisti-teemapäivät ja muistisairaiden ja läheisten vertaistukiryhmät Nykyisten ja entisten omaishoitajien virkistysiltapäivät ja hyvinvointikurssit Senioripalvelujen infokortti Säännölliset tiedotusliitteet Länsiväylä-lehdessä 10

11 Ohjelman organisaatio Kaupunginhallitus ja valtuusto Ohjelman omistaja Ohjelman ohjausryhmä Ohjausryhmän pj. Espoon projektitoimisto Ohjelmapäällikkö Asiantuntijat, tukihenkilöt Viestintävastaava Projektipääll. Projektipääll. Vastuuhlö Vastuuhlö Projekti Projekti Toimenpide Toimenpide 11

Espoon ohjelmajohtamisen toimintamalli Ohjelmajohtamisen käsitteet määritelmineen Ohjelmajohtamisen tavoitteet ja erityyppiset ohjelmat

Päätöksenteko Ohjelman projektien ja toimenpiteiden valinta ja ohjaus Ohjelman seuranta, raportointi ja ohjausryhmätoiminta Ohjelman

12 Espoon ohjelmajohtamisen toimintamalli Ohjelmajohtamisen käsitteet määritelmineen Ohjelmajohtamisen tavoitteet ja erityyppiset ohjelmat Edellytykset ohjelman käynnistämiselle Ohjelman organisointi, roolit ja vastuut Ohjelman elinkaaren vaiheet ja päätehtävät eri vaiheissa Päätöksenteko Ohjelman projektien ja toimenpiteiden valinta ja ohjaus Ohjelman seuranta, raportointi ja ohjausryhmätoiminta Ohjelman talousohjaus Riskienhallinta Sidosryhmäyhteistyön ja viestinnän periaatteet Ohjelmajohtamisen dokumenttipohjat ja työkalut Ohjelmajohtamisen tuki 12

13 Ohjelmajohtamisen haasteita: syitä ohjelmien epäonnistumiseen OHJELMAN VALMISTELU JA SUUNNITTELU 1. Yhteisen näkemyksen luominen tavoitetilasta epäonnistuu. 2. Hyötytavoitteet jäävät liian abstrakteiksi. 3. Ohjelmaa ei organisoida asianmukaisesti. 4. Ohjelmalle ei osoiteta riittäviä resursseja. 5. Ohjelman rooli, asema ja toimivalta jäävät epäselviksi. OHJELMAN TOTEUTTAMINEN 6. Ohjelmaa ei johdeta vision ja hyötytavoitteiden kautta, vaan ohjaus jää löyhäksi koordinoinniksi. 7. Toimeenpano epäonnistuu puutteellisen projektien ohjausmallin tai heikon projektiosaamisen vuoksi. 8. Sitoutuminen hiipuu ohjelman aikana. 9. Ohjelma eristäytyy toimintaympäristöstään eikä reagoi riittävästi sen muutoksiin. TUOTOSTEN KÄYTTÖÖNOTTO JA HYÖDYNTÄMINEN 10. Tuotosten käyttöönoton suunnittelu käynnistetään liian myöhään. 11. Vastuunsiirto linjaorganisaatiolle epäonnistuu. 12. Muutoksen johtamiseen ei panosteta riittävästi, riittävän pitkällä aikavälillä. 13. Ohjelma ei saa riittävästi ylimmän johdon huomiota, linjauksia ja näkyvää tukea. 14. Johtajilta puuttuu toimivaltaa tai rohkeutta päätöksentekoon ja priorisointiin. 15. Ohjelmajohtamisen rakenteet, keinot, tuki ja osaaminen eivät ole ajan tasalla. Lähde mukaillen: Aalto-yliopiston ohjelmajohtamisen tutkimus- ja kehitysprojekti STRAP PPO

14 Ohjelmajohtamisen käyttöönotto Espoossa: kokemuksia ja oppeja Ohjelmia kannattaa perustaa harkiten: vain silloin, kun ohjelmarakenne ja ohjelmajohtaminen tuottavat merkittävää lisäarvoa. Tavoiteasettelu luo pohjan ohjelmatyölle. Riittävän selkeiden, sopivan kunnianhimoisten ja mitattavien tavoitteiden asettaminen on vaikeaa. Voimakkaasti muuttuvassa toimintaympäristössä kaivataan pelisääntöjä tavoitteiden päivittämiseen ohjelman aikana. Ohjelman omistajalla on keskeinen rooli tulosten juurruttamisessa pysyviksi käytännöiksi ja muutoksiksi. Ohjelmajohtaminen on jo käsitteellisestikin haastava alue. Sen omaksuminen organisaatiossa vaatii selkeää käsitemäärittelyä, aktiivista viestintää, valmennusta ja omaksumisaikaa. Ohjelmajohtamisen hyötyjen realisoituminen edellyttää pitkäjänteistä sitoutumista ja panostusta kaikilla organisaatiotasoilla. 14

15 Kuinka Espoossa on onnistuttu ohjelmajohtamiseen kohdistuneissa odotuksissa ja tavoitteissa? Espoon kehitysohjelmien johtamisen arviointikysely 9/2016: Täysin eri mieltä Täysin samaa mieltä

Ohjelmajohtamisen käyttöönotto Espoossa: onnistumisen avaimia Kaupunginjohtajan aloite ja näkyvä sitoutuminen loi vahvan perustan Toimintamallin luonti pilotoimalla mahdollisti nopean aloituksen ja

16 Ohjelmajohtamisen käyttöönotto Espoossa: onnistumisen avaimia Kaupunginjohtajan aloite ja näkyvä sitoutuminen loi vahvan perustan Toimintamallin luonti pilotoimalla mahdollisti nopean aloituksen ja käytäntöjen jatkuvan kehittämisen kokemusten pohjalta Ohjelmien huolellinen valmistelu ja suunnittelu vei paljon aikaa, mutta on tuonut ryhtiä ja fokusta työskentelyyn Strategiasta johdettujen hyötytavoitteiden nostaminen keskiöön on tarjonnut punaisen langan ohjelmatyölle Samanaikainen projektimallin käyttöönotto, projektisalkkukehitys ja panostus projektiosaamiseen ovat tukeneet ohjelmien toteutusta Ohjelmien välinen yhteistyö ja projektitoimiston tuki ovat edistäneet hyvien käytäntöjen jakamista ja oppimista Toivottavasti ohjelmat saavat jatkoa, ja opitaan lisää.

17 Kiitos! Päivi Hoverfält

Samankaltaiset tiedostot

Ohjelmajohtamisen kehittäminen

Ohjelmajohtamisen kehittäminen Valtuuston strategiaseminaari, Hotelli Korpilampi Ohjelmajohtaja Päivi Hoverfält Mitä on ohjelmajohtaminen? Ohjelmajohtaminen on tapa organisoida ja johtaa merkittäviä muutoksia