HALLINTO- JA TUKIPALVELUT

Transkriptio

1 HALLINTO- JA TUKIPALVELUT 1. Toiminta-ajatus Palvelualueen tehtävänä on tuottaa koko kaupungin hallinto- ja tukipalvelut, johtaa ja valvoa kaupungin hallintoa, huolehtia kaupungin kehittämisedellytyksiin liittyvistä asioista, edunvalvonnasta, Itä-Lapin maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alueen toiminnasta ja elinkeinopalveluista. Elinkeinopalveluja ja edunvalvontaa johtaa kaupunginjohtaja. Palvelualueen toimintaa ja toiminnan kehittämistä johtaa hallintosäännön mukaisesti palvelualuejohtaja. Palvelualueen tehtävänä on lisäksi vastata koko kaupunkiorganisaation ja konsernin talouden ja toimintojen yhteensovittamisesta, kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen päätöksenteon tuesta, päätösten toimeenpanosta ja viestinnästä. 2. Toimintaympäristö ja sen muutokset Kemijärvi elää murroskauttaan väestörakenteen muutoksen ja koko Eurooppaa koettelevan turvapaikanhakijoiden virran johdosta. Elinkeinoelämän positiivinen kehitys näkyy monella tapaa yksityisellä palvelusektorilla ja sitä kautta myös kaupungin verotulokertymässä. Kaupungin roolina on tukea aktiivisilla maankäytön ratkaisuilla ja yritysneuvontapalveluilla yritysten sijoittumista Kemijärvelle ja liiketoiminnan edellytyksiä yritysten eri elinkaaritilanteissa. Hallinto- ja tukipalvelujen roolina on mahdollistaa kuntalaisten osallistuminen kaupungin palvelujen uudistamiseen, sillä kuntalaisille on jo kuntalain mukaankin taattava mahdollisuus mielipiteidensä ja kannanottojensa ilmaisemiseen ennen päätöksentekoa. Kemijärven aktiiviset kylät ja kyläläiset ovat kaupungin voimavara, josta pidetään huolta. Leader-toiminta tukee kylien kehittämistä ja kylissä järjestettäviä palveluja. Valtuuston syksyllä 2015 tekemä päätös organisaatiorakenteen uudistamisesta on pohjana toimintaprosessien ja palvelujen kehittämisessä. Keskitetyt hallinto- ja tukipalvelut toimivat mallina kaupungin sisäisen yhteistyön uudistamiselle. Onnistuneen johtamisen edellytyksenä on oikea asennekulttuuri, mikä näkyy osaltaan motivoituneena tekemisenä ja yhteisiin tavoitteisiin sitoutumisena. 3. Toiminnan painopistealueet Kemijärvi konsernin toiminnan uudistaminen uuden organisaatiorakenteen mukaisena ja asennekulttuurin kehittäminen vahvistamaan yhteistyön tavoitteita ja asiakasnäkökulmaa. Keskitettyjen hallinto- ja tukipalvelujen palveluprosessit ja toimintojen digitalisoiminen. Konsernijohtamisen jäntevöittäminen ja palvelutoiminnan läpinäkyvyys. Kuntalaisten osallistumismahdollisuuksien laajentaminen. 4. Talous TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Toimintamenot Toimintatulot Toimintakate Tunnusluvut TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Vakin.virat ja ,1 45,1 43,5 43,5 toimet Henkilöstömenot Muutos % 4,9-13,9 71,1 0,3 0,04-1,1 Palvelujen ostot Muutos % 4,2 27,3-10,5-7,6-5,5-2,4 Toimintakate /as Asukasluku

2 6. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Hallinto- ja tukipalvelujen tehtävänä on valvoa palvelualueiden hallinnon toimivuutta ja hallintosäännön noudattamista. Päätösten laillisuus ja päätösten toimeenpanon sujuvuus. Kuntalain muutos vaikuttaa antolainauksiin siten, että kunnat eivät voi enää uuden kuntalain mukaan myöntää antolainoja tai takauksia kunnan ulkopuolisille toimijoille ja vain rajoitetusti omille tytäryhteisöilleenkään. Jo annettujen takausten ja antolainojen vastuiden seuranta. Vuoden 2016 aikana toteutetaan osavuosikatsausten yhteydessä arviointi palvelualueiden toiminnasta ja riskienhallinnasta. Palvelualuejohtajat vastaavat osaltaan tästä arvioinnista ja arvioinnit käsitellään kaupungin johtoryhmässä ja kaupunginhallituksessa.

3 VAALIT 1. Toiminta-ajatus Tulosalue sisältää valtiollisten vaalien ja kunnallisvaalien järjestämisen. 2. Tuottavuustoimenpiteet ja hankkeet 3. Toiminnalliset tavoitteet Päämäärät/Tavoitteet Toimenpiteet Mittarit toteutuma 1. Vuonna 2016 ei vaaleja. keskusvaalilautakunta kokoontuu tarvittaessa 2. Vuonna 2017 järjestetään Vaalilain muutosten läpikäynti ja kunnallisvaalit. vaalien toteutus lain mukaisesti. 3. Vuonna 2018 tammikuussa järjestetään Vaalilain muutosten läpikäynti ja presidentinvaalit. vaalien toteutus lain mukaisesti. 4. Vuonna 2019 järjestetään Vaalilain muutosten läpikäynti ja eduskuntavaalit. vaalien toteutus lain mukaisesti. 4. Henkilöstösuunnitelma 5. Talous TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Toimintamenot Toimintatulot Toimintakate Tunnusluvut TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Vakin.virat ja toimet Henkilöstömenot Muutos % Palvelujen ostot Muutos % Toimintakate /as

4 TILINTARKASTUS 1. Toiminta-ajatus Sisältää kaupunginvaltuuston valitseman tarkastuslautakunnan sekä varsinaisen ammattitilintarkastajan toiminnan. Tarkastuslautakunta valmistelee valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioi, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Lautakunta seuraa tilintarkastusta sekä tekee tarvittaessa aloitteita ja esityksiä tilintarkastuksen kehittämisestä. 2. Tuottavuustoimenpiteet ja hankkeet 3. Toiminnalliset tavoitteet Päämäärät/Tavoitteet Toimenpiteet Mittarit Toteutuma 1. Tilintarkastuskertomus ja arviointikertomus 2. Epävirallinen toiminnan ja talouden väliarviointi tilanteesta tarpeen mukaan Valmistellaan valtuustolle Raportit Raportit valmisteltu valtuustolle Annetaan viimeistään syyslokakuun valtuustoon Annettava raportti 3. Kokouksia 10/vuosi Kokouksien lukumäärä 4. Lakisääteinen JHTT-tilintarkastus 25 Tilintarkastaja raportoi Toteutuneet päivää/vuosi. Lisäksi 8 päivää/vuosi tarkastuksen etenemisestä päivät tarkastuslautakunnan avustamiseen liittyvät tehtävät ja muu arviointityö sekä erityistehtävien tai hankkeiden, kuten eu-hankkeiden tarkastus n. 7 päivää/vuosi 5. Seurataan kaupungin taloudellisen tilanteen kehittymistä 4. Henkilöstösuunnitelma Osastojen selvitykset ja erilaiset tilastot Käyntikohteiden lukumäärä 5 kokousta 17 tarkastustyöpäivää Arviointia on suoritettu työohjelman mukaisesti 5. Talous TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Toimintamenot Toimintatulot Toimintakate Tunnusluvut TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Henkilöstömenot Muutos % -10,3 9,2 3,2 Palvelujen ostot Muutos % -33,9 15,1 Toimintakate /as Tarkastuspäivät 40, Kokouksia

5 HALLINTO- JA TUKIPALVELUT Vastuuhenkilö: Säärelä Marjo Virka-asema: palvelualuejohtaja 1. Toiminta-ajatus Vastuualueen tehtävänä on johtaa ja valvoa kaupungin hallintoa ja huolehtia kaupungin kehittämisedellytyksiin liittyvistä asioista sekä Itä-Lapin maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alueen toimivuudesta. Lisäksi vastuualue vastaa koko kaupunkiorganisaation talouden ja toimintojen yhteensovittamisesta, kaupunginvaltuuston ja hallituksen päätöksenteon valmistelusta ja päätösten toimeenpanosta ja konsernijohtamisen tuesta. 2. Tuottavuustoimenpiteet ja hankkeet Talous-, tieto-, henkilöstö- ja hallinto- ja viestintäpalvelujen tehtävänä on tukea kaupunkiorganisaation ja konsernin toimintaa tarjoamalla asiantuntevat, laadukkaat ja kustannustehokkaat tukipalvelut johtamiseen, päätöksentekoon ja toimintaympäristön muutokseen. Toimintoja kehitetään osana tavoiteorganisaatiotyötä ja palveluiden toimintaprosesseja uudistetaan vastaamaan kustannustehokkaammin nykytarpeita. Hallinto- ja tukipalvelut toimivat vuoden 2016 alusta keskitetyn mallin mukaisesti ja tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että toimistohinnoittelussa oleva toimistohenkilöstö ja hallinnon asiantuntijatehtävissä toimivat ovat suoraan palvelualuejohtajan alaisuudessa. Tämä tehostaa henkilöstöresurssien käyttöä ja mahdollistaa kokonaisvaltaisin toimintaprosessien uudistamisen. Näin pystytään myös seuraamaan paremmin kustannusten muodostumista ja kaupungin toimintojen eri osa-alueiden toiminnan tehokkuutta. Vuoden 2016 aikana toteutetaan taloushallinnon digitalisointi, mikä näkyy suoraan osto- ja myyntilaskujen käsittelyn automatisoitumisena sähkö-, vuokra- ym. kuukausittain toistuvien laskulajien osalta ja vapauttaa sekä palvelualueen laskuttajien että laskunkäsittelijöiden työaikaa vaativimpiin työtehtäviin. Tämän muutostyön vaikutuksia arvioidaan syksyllä Henkilöstöhallinnon osalta ohjeet ja säännöt päivitetään ja esimiesten osaamista vahvistetaan omalla henkilöstöpalvelujen toteuttamalla koulutuksella. Myös kaupungin johtoryhmätyöskentelyä kehitetään kouluttamalla ja ohjauksella. Henkilöstöhallinnon uudet järjestelmät Personec FK (palkanlaskentaohjelma Taitoa Oy:llä), ESS (HR-työkalu; työsopimukset, viranhoitomääräykset, lakisääteiset ja harkinnanvaraiset vapaat sekä HR-raportointi) ja Travelmatkanhallintajärjestelmä otetaan käyttöön ja käyttäjät koulutetaan niiden käyttöön 2015/2016 vuodenvaihteessa. Asianhallintajärjestelmä päivitetään ja uudet ominaisuudet otetaan käyttöön ja ao. henkilöstö koulutetaan. Vuoden 2016 valmistellaan kaupungin julkaisujärjestelmän uudistamista ja hanke investointeineen toteutetaan vuonna Myös arkistoinnissa varaudutaan e-arkistoinnin laajentumiseen ja osallistutaan ao. koulutuksiin. Tietohallinnossa hyödynnetään hyvää yhteistyötä LapIT:n kanssa ja lähitukipalvelut ostetaan jatkossa kokonaan LapIT:lta. Kuiturakentamiseen tehdyt satsaukset ovat tärkeitä ja tukevat niin kaupungin omien palvelujen kuin elinkeinoelämän toimintaa ja auttavat palvelujen sähköistämisessä. Vuorovaikutus kylien kanssa jatkuu vähintään pari kertaa vuodessa järjestettävien kylien iltojen ja kylille suunnattujen avustusten ja Leader-toiminnan kautta. Myös kylille suunnattujen palvelujen toteutusmahdollisuuksia kartoitetaan ja valmistellaan toteutusta. Kuntalaisten aktiivisuutta pyritään tukemaan avoimen keskusteluyhteyden, asiakaspalautteiden ja palveluihin liittyen kuulemistilaisuuksien kautta.

6 3. Toiminnalliset tavoitteet Päämäärät/tavoitteet Toimenpiteet Mittarit Toteutuma Tasapainoinen kuntatalous 1. Tuotetaan palvelut kustannustehokkaasti ja kustannusvastaavasti Keskittämällä talous-, henkilöstö- ja hallintopalvelut vähennetään päällekkäisyyttä ja erillistä resurssitarvetta sekä parannetaan toiminnan laatua 2. Tulot riittävät menojen kattamiseen Käyttötaloudessa ja investoinneissa ei oteta lisää velkaa Hyvinvoiva ja osaava henkilöstö 1. Henkilöstöresurssien joustava ja tehokas käyttö 2. Henkilöstön osaaminen ja hyvinvointi Viihtyisä elinympäristö ja luonnonvarojen kestävä hyödyntäminen 1. Ympäristön ja ihmisen hyvinvointi ja ympäristöarvot otetaan huomioon suunnittelussa ja toiminnassa 2. Aktiiviset kuntalaiset ja hyvät vaikutusmahdollisuudet Ennakoiva henkilöstösuunnittelu ja luonnollisen poistuman hyödyntäminen. Henkilöstövoimavarojen ja työajan suunnitelmallinen ja tehokas käyttö. Henkilöstön ammattitaidon ylläpitäminen ja kehittäminen. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelman laatiminen vuosittain. Henkilöstön työssä jaksamisen tukeminen ja varhainen puuttuminen. Korostetaan kuntalaisen oman toiminnan vaikutuksia ja vastuuta Kehitetään kylien/kaupunginosien elinvoimaa yhteistyössä kaupungin, toimijoiden ja yhdistysten välillä Viestintästrategian päivittäminen Luodaan seurantatietojen koonti ja mittarit (baseline) v Velan määrä Henkilöstömäärä ja rakenne Henkilöstön vaihtuvuus; sisäisten siirtojen ja ulkoisten rekrytointien määrä, henkilötyövuodet, henkilöstökustannukset ( ) Työkyvyttömyyspäivien määrä (pv/hlö) ja kustannukset ( /hlö), koulutuspäivät (pv/hlö) ja kustannukset ( /hlö), toteutuneet kehitys- ja puheeksiottokeskustelut (% henkilöstöstä) Kuntalaiskuulemiset ja viestintä kuntalaisille ennen päätöksentekoa Palautteet Kuntalaisten tapaamisten/ kansalaisraatien/kuulemi sten määrä/vuosi Viestintästrategia päivitetty Mittareiden ja seurantatietojen koontia kehitetään. Velan määrää ei ole kyetty pienentämään Sisäisiä siirtoja on hyödynnetty laajasti. Vakinaisia palvelussuhteita päättynyt 45, vakinaista henkilöstöä rekrytoitu 29 HTV 470 Henkilöstökustannukset Sairauspoissaolot 11 pv /hlö Koulutuspäivätiedot kerätään vuoden lopussa. Kehistyskeskustelu- ja puheeksiottokeskusteluista ei ole saatavilla tieto, kuinka monta % henkilöstöstä. Kaupungin nettisivuilla on tiedotettu ajankohtaisista hankkeista Viestintästrategia päivitetään loppuvuoden aikana uusi brändi huomioiden. 4. Henkilöstösuunnitelma Keskitettyjen hallinto- ja tukipalvelujen henkilöstömäärä vuoden 2016 alussa on yhteensä 47 vakituista.

7 Eläköityminen jatkuu vuonna 2016 vahvana ja toimintoja uudistamalla ja työtehtäviä suunnittelemalla pyritään henkilötyövuosissa saamaan kahden henkilötyövuoden säästö/vuosi mikä tarkoittaa talouden tasapainottamisohjelmassa luvattua vähintään euron säästöä henkilöstökuluissa. Tämä edellyttää uuden toimintamallin mukaiseen toimintaan sitoutumista ja panostusta henkilöstön koulutukseen.

8 5. Talous TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Toimintamenot Toimintatulot Toimintakate Tunnusluvut TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Vakin.virat ja toimet ,1 43,1 41,5 41, Henkilöstömenot Muutos % -11,2 87, ,2 Palvelujen ostot Muutos % 31,3-10,5-8,1-6,3-2,8 Toimintakate /as Tilinpäätös 2014 ja talousarvio 2015 lukuihin lisätty maaseutuhallinto.

9 ELINKEINOPALVELUT Vastuuhenkilö: Rantanen Atte Virka-asema: kaupunginjohtaja 1. Toiminta-ajatus Elinkeinotoiminnan aktiivinen ja pitkäjänteinen kehittäminen on Itä-Lapin keskeinen menestystekijä. Riskinottokyvyn lisäksi tarvitaan olemassa olevien resurssien tehokasta hyödyntämistä sekä investointeja yksityiselle ja julkiselle sektorille. Myös paikallinen erikoistuminen, kansainvälistyminen ja monipuolinen yhteistyö edistävät yritysten tulosten kasvua. 2. Tuottavuustoimenpiteet ja hankkeet Elinkeinoyksikön tehtävänä on tarjota laadukkaat, joustavat ja tehokkaat palvelut elinkeinoelämän tueksi ja kehittämiseksi. Erityisenä painopisteenä ovat yritystapaamiset, erilaiset aktivointitoimenpiteet, ja yritysten omistusjärjestelyt. Erityistä huomiota kiinnitetään kaupan ja palveluiden toimialaan. Vahvassa kasvussa oleva metsä- ja puuala luo erityisiä mahdollisuuksia uudelle liiketoiminnalle, joihin kohdistetaan erilaisia toimenpiteitä. Kemijärven kaupunki tuottaa yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa laadukkaat palvelut yritystoiminnan ja elinkeinoelämän kehittämisessä. Kaupunki pyrkii tarjoamaan yksilöllisesti laadukkaat ja toimivat tilat yritystoiminnan tarpeisiin yhdessä yksityisten toimijoiden kanssa. Osaamista lisätään yhteistyössä paikallisten toisen asteen oppilaitosten, yliopiston, korkeakoulujen ja yritysten kanssa. Hanketoiminnassa painopiste on elinkeinostrategian mukaisissa päätoimialoissa. Hankkeissa pyritään itse hallinnoitaviin tehokkaisiin hankkeisiin. Uusi ohjelmakausi antaa hyvät mahdollisuudet uusien kehittämishankkeiden ja erilaisten selvitysten tekemiselle. Hankkeita käytetään lisäresurssina, jotta kärkitoimialoille saadaan riittävästi resursseja ja osaamista. Hankeyhteistyössä pyritään löytämään parhaat mahdolliset yhteistyökumppanit ja tahot. 3. Toiminnalliset tavoitteet Päämäärät/Tavoitteet Toimenpiteet Mittarit toteutuma Aktiivinen elinkeinoelämä 1. Yritysten toiminnan tukeminen ja työpaikkojen määrän lisääminen Kattavat neuvontapalvelut ja yritysvaikutusten arviointi 2. Kärkitoimialojen kehittäminen Kärkihankkeiden valmistelu ja toteuttaminen (edellytykset kannattavalle yritystoiminnalle) 3. Selvitetään elinkeinopalvelujen tuottamistapa Arvioidaan tuottamistapa yhtiö/kaupunki Asiakaspalaute/ asiakaskyselyn toteutus toteutunut yritysvaikutusten arviointi/määrä Työpaikkojen määrän kehitys, tuloverokehitys Päätös elinkeinopalveluj en tuottamistavasta Suullisesti kyselty palveluita käyttäneiltä asiakkailta. Palaute ollut pääsääntöisesti positiivista. Päätös tehdään lokakuussa Henkilöstösuunnitelma Henkilöstöön ei ole lisärekrytointeja vuodelle Tarvittaessa lisäresurssit toteutetaan hankerahoituksen kautta.

10 5. Talous TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Toimintamenot Toimintatulot Toimintakate Tunnusluvut TP 2014 TA 2015 TA 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Vakin.virat ja toimet Henkilöstömenot Muutos % -38,2-17, Palvelujen ostot Muutos % 3,1-9,3-5,2 0 0 Toimintakate /as Vuoden 2014 ja 2015 ostopalvelumenot ja henkilöstömenot sisältävät myös projektien osuuden.